Bełchatów, dn. 25.11.2013r. Zapytanie ofertowe W związku z realizacją projektu PGE SKRA BEŁCHATÓW Sportową Perłą Województwa Łódzkiego realizowanego przez KPS SKRA Bełchatów S.A. współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Działania III. 2 Podnoszenie innowacyjności i konkurencyjności przedsiębiorstw. Oś Priorytetowa III: Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 zapraszamy do składania ofert na: Przygotowanie i kompleksową obsługę konferencji pt. Media w sporcie I. Zamawiający KLUB PIŁKI SIATKOWEJ SKRA BEŁCHATÓW S.A. z siedzibą: w Bełchatowie przy ul Dąbrowskiego 11 wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000223371 przez Sąd Rejonowy dla Łodzi Śródmieście w Łodzi XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego,, II. Miejsce publikacji ogłoszenia 1. Siedziba Zamawiającego (, ) 2. Strona internetowa Zamawiającego: www.skra.pl III. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz kompleksowa obsługa konferencji tematycznej na około 50 osób, które wezmą udział w spotkaniu.
Organizacja konferencji obejmuje: - kontakt z Zamawiającym - wynajem sali konferencyjnej - usługę cateringową - zaproszenie gości na konferencję wg listy dostarczonej przez KPS SKRA BEŁCHATÓW S.A. - zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji oraz rozstawienie sprzętu - zapewnienie promocji w mediach - zaproszenie gościa specjalnego - zaproszenie dwóch prelegentów, którzy poprowadzą wykłady na konferencji - zapewnienie noclegu oraz transportu dla zaproszonych gości (gość specjalny, dwóch prelegentów) - przygotowanie certyfikatów dla uczestników konferencji - oznakowanie miejsca konferencji zgodnie z wymogami RPO WŁ - zakup materiałów biurowych - obsługa foto i video konferencji. 3.1. Kontakt z Zamawiającym. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z ta osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie. 3.2. Wynajem sali konferencyjnej. Wynajęcie sali klimatyzowanej w hotelu minimum 3* lub w innym miejscu spełniającym standardy sali konferencyjnej na minimum 50 osób wraz z wyposażeniem technicznym: miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji
nagłośnienie dostęp do Internetu bezprzewodowego sprzęt do prezentacji ekran, rzutnik multimedialny laptop 2 bezprzewodowe mikrofony. Sala konferencyjna powinna znajdować się w bliskiej odległości od siedziby KPS SKRA BEŁCHATÓW S.A. 3.3. Obsługa konferencji Wykonawca zapewni osoby do obsługi konferencji: osobę do prowadzenia konferencji (konferansjer/moderator) 1 hostessę obecną podczas trwania konferencji min. 1 osobę do obsługi techniczno-organizacyjnej konferencji, która będzie dostępna według potrzeb. 3.4. Usługa cateringowa. Przygotowanie i zaserwowanie cateringu w postaci: dwóch przerw kawowych w postaci: kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, napoje gazowane, kruche ciasteczka, obiad w postaci bufetu: dwa danie ciepłe (jedno mięsne, jedno rybne), z dodatkami: np. sałatki, ryż, ziemniaki opiekane, przystawki na ciepło i zimno. Z racji tego, iż konferencja zakończy się meczem pokazowym usługa cateringowa powinna zostać zapewniona w postaci bufetu również w trakcie meczu dla wszystkich uczestników konferencji. Menu należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. Ponadto obsługa cateringowa będzie obejmować zapewnienie odpowiedniego sprzętu, obsługę kelnerską oraz serwis sprzątający. 3.5. Koordynacja działań zaproszenie gości. Zamawiający przekaże listę gości, dla których powinny zostać przygotowane zaproszenia wraz z grafiką logotypów oraz haseł, które muszą zostać zawarte w zaproszeniach. Dystrybucja zaproszeń
powinna odbyć się drogą elektroniczną oraz drogą pocztową w formie składanych zaproszeń z logotypami i hasłami, umieszczone w kopertach. W zaproszeniach powinna być zawarta prośba o potwierdzenie obecności w wyznaczonym terminie. 3.6. Zapewnienie sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniego sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia konferencji (nagłośnienie, 2 bezprzewodowe mikrofony, rzutnik multimedialny). 3.7. Promocja w mediach. Wykonawca zapewnia odpowiednią promocję konferencji w mediach. Zamawiający preferuje następujące formy promocji do wyboru: 1. dodatek do gazety o zasięgu wojewódzkim lub ogólnopolskim 2. spoty reklamowe w radio lub telewizji o zasięgu wojewódzkim lub ogólnopolskim Proponowaną formę promocji należy przedłożyć do akceptacji Zamawiającego. 3.8. Gość specjalny. Zaproszenie gościa specjalnego bezpośrednio związanego z tematyką konferencji. Preferowany jest gość z wyższej kadry zarządzającej dedykowanej telewizji sportowej lub osoba odpowiedzialna za media w Europejskiej Konfederacji Siatkówki. Dla gościa specjalnego przewidziane jest honorarium za przygotowanie i przeprowadzenie wykładu. 3.9. Prelegenci. Zaproszenie dwóch prelegentów, którzy związani są bezpośrednio z tematyką konferencji. Prelegentami mogą być przedstawiciele Instytutu Monitorowania Mediów bądź ekspert z zakresu tematyki sport w mediach, tj. wykładowca na uczelni wyższej lub pracownik naukowy. Dla prelegentów przewidziane jest wynagrodzenie za przygotowanie i przeprowadzenie wykładu. 3.10. Zapewnienie noclegu oraz transportu dla zaproszonych gości. Zapewnienie noclegu dla gościa specjalnego na dzień przed konferencją oraz w dniu konferencji pokój jednoosobowy o podwyższonym standardzie w hotelu, w którym odbywać będzie się konferencja. W przypadku gościa specjalnego z zagranicy Wykonawca zobowiązany jest do
zapewnienia transportu w postaci rezerwacji i zakupu biletów lotniczych, transportu z lotniska do hotelu i z powrotem. Jeśli gość specjalny będzie z Polski, Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania transportu z miejsca zamieszkania do miejsca konferencji i z powrotem. Zapewnienie noclegu dla dwóch prelegentów na dzień przed konferencją oraz w dniu konferencji pokój jednoosobowy w hotelu, w którym odbywać będzie się konferencja. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu dla zaproszonych prelegentów (terytorium Polski) z miejsca zamieszkania do miejsca konferencji oraz z powrotem. 3.11. Certyfikaty. Wydruk certyfikatów (50 szt.) na papierze o gramaturze 200 dla uczestników konferencji zgodnie z załączonym wzorem do zapytania ofertowego. 3.12. Oznakowanie miejsca konferencji. Wykonawca zobowiązany jest do ustawienia sprzętów, standów z plakatami zgodnie z Zasadami promocji projektów dla Beneficjentów RPO WŁ na lata 2007-2013. 3.13. Przewóz materiałów promocyjnych. Wykonawca jest zobowiązany do odbioru materiałów (plakatów, standów, ścianki, itp.) z siedziby Zamawiającego i dostarczenia ich na miejsce, w którym odbywać się będzie konferencja. Materiały, które zostaną po organizacji konferencji Wykonawca zobowiązany jest przekazać je do siedziby Zamawiającego. 3.14. Zakup materiałów konferencyjnych. Wykonawca zobowiązuje się do zakupienia materiałów biurowych niezbędnych przy realizacji konferencji tematycznej, tj.: pamięć USB 2GB z zamocowaną obrotową nakładką 30 szt. segregator czarny A4, twarda tektura, mechanizm dźwigniowy z dociskiem, dwustronna wymienna etykieta do opisu 4 szt. Zakreślacze kolorowe 2 opakowania Markery granatowe 4 szt Teczka polipropylenowa umożliwiająca wpięcie do segregatora A4, przeźroczysta 10 szt. Teczka polipropylenowa umożliwiająca wpięcie do segregatora A4, zielona 10 szt.
Taśma jednostronnie klejąca (wąska) 3 szt. Taśma dwustronnie klejąca (szeroka) - 3 szt. Zszywacz 1 szt. Dziurkacz 1 szt. Papier kolorowy uniwersalny do drukarek kolor żółty 2 ryzy papieru. Wydruk plakietek informacyjnych z możliwością naklejenia ich na środkach trwałych zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Regionalnego programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013. ( wymiary 8cmx5cm) - 10 szt. Papier ksero ryza 80g/m2 5 sztuk ryz papieru. 3.15. Obsługa foto i video konferencji. Wykonawca zapewnia obsługę foto oraz video konferencji. Obsługa foto powinna obejmować minimum 40 zdjęć o parametrach 2200 x 2200, w jakości do druku, 300 dpi, format jpg., 3 płyty DVD z kolorowym nadrukiem ze zdjęciami do archiwizacji. Obsługa video obejmuje wykonanie materiału filmowego w jakości full HD, około 8-10 minut z całości imprezy połączone z wywiadami z prelegentami, 3 płyty DVD z kolorowym nadrukiem z filmami. Na początku i na końca materiału filmowego powinny się znaleźć plansze dotyczące projektu tj.: 1) plansza - plakat, 2) plansza logotypy oraz informacja o kwocie dofinansowania. 3.16. Ankieta ewaluacyjna Wykonawca zobowiązuje się do powielenia i rozdania wszystkim uczestnikom konferencji ankiet ewaluacyjnych według wzoru dostarczonego przez Zamawiającego oraz zebranie wypełnionych ankiet od minimum 80% uczestników konferencji po jej zakończeniu. IV. Wymagania szczegółowe 1. Wykonawca przygotowuje sprawozdanie merytoryczno - finansowe z przeprowadzonej konferencji i przedłoży Zamawiającemu w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od dnia zakończenia konferencji. 2. Wszystkie działania promocyjno informacyjne podjęte przez Wykonawcę musza w jasny sposób podkreślać rolę Unii Europejskiej w dofinansowaniu projektu. 3. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę muszą zawierać informację o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską oraz EFRR.
4. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę w ramach działań promocyjnych zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego. Koszty transportu Wykonawca musi uwzględnić w swojej ofercie. V. Termin i sposób składania ofert Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania wraz z pozostałymi dokumentami w terminie 5 dni roboczych od dnia odebrania zapytania ofertowego, jednak nie później niż do 02.12.2013r. do godz. 15:00 w Siedzibie Zamawiającego, osobiście, drogą pocztową, drogą elektroniczną na email: marketing@skra.pl. Oferta musi być opatrzona pieczątką firmową i podpisem osoby odpowiedzialnej za koordynację działań w zakresie przygotowania zamówienia. W przypadku nadesłania oferty na drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: KPS SKRA BEŁCHATÓW Z dopiskiem Media w sporcie. VI. Termin wykonania zamówienia. Data konferencji: 05.12.2013r. VII. Wymagania wobec Wykonawcy 1. Wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności. 2. Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje sprzętem technicznym potrzebnym do wykonania zamówienia. 3. Szczegółowe uzgodnienia związane z rozliczeniami finansowymi będą zawarte w umowie. 4. Wykonawca odpowiada za prawidłowe wykonanie zamówienia. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany parametrów zamówienia w trakcie obowiązywania terminu złożenia ofert, przy czym każdy z oferentów zostanie o tym poinformowany. 9. Wykonawca zobowiązuję się do przeniesienia na rzecz Zamawiającego autorskich praw majątkowych do projektów materiałów będących przedmiotem zamówienia bez żadnych ograniczeń na następujących polach eksploatacji: 1) zwielokrotnianie 2) utrwalanie 3) publikowanie 4) dystrybuowanie 5) zamieszczanie w mediach( Internet, prasa, telewizja) 6) publicznie udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp). 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów wykonawcy związanych z realizowaniem przedmiotu zamówienia, w tym dokumentów finansowych. VIII. Kryteria oceny ofert. 1. Koszt brutto waga 70% Głównym kryterium oceny złożonych ofert jest cena. W przypadku, gdy dwóch lub więcej oferentów zaoferuje taką samą kwotę brutto za całość zamówienia, każdy z nich otrzyma identyczną liczbę punktów. 2. Jakość usługi (proponowani prelegenci, umiejscowienie sali konferencyjnej oraz hotelu) - waga 30%. Ocenie w tym kryterium podlegać będzie jakość zaoferowanych usług opisanych w punktach 3.2. 3.16. Ocena w każdego kryterium, przeliczenie oferty na punkty zostanie dokonane według następującego wzoru: Gdzie: KBN Najniższy Koszt Brutto wśród złożonych ofert KBB Koszt Brutto Badanej oferty W Waga kryterium
Jeśli po zsumowaniu punktów za oba kryteria okaże się, że kilku oferentów uzyskało taką samą liczbę punktów, rozstrzygająca będzie w pierwszej kolejności punktacja za kryterium kosztu brutto, a dopiero później kryterium jakości usługi. IX. Zawartość oferty. 1. Oferta powinna zawierać : Załącznik nr 1 (załącznik cenowy) Propozycja realizacji części organizacyjnej konferencji Propozycja promocji w mediach Propozycja miejsca konferencji Propozycja menu na konferencję X. Postanowienia końcowe. 1. Oferty złożone po terminie wskazanym w powyższym zapytaniu ofertowym nie będą brane pod uwagę. 2. Wyniki wyboru oferty zostaną przekazane do wiadomości wszystkim składającym ofertę droga mailową w terminie 1 dnia roboczego od daty zakończenia składania ofert. 3. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie droga mailową w terminie 1 dnia roboczego od daty zakończenia składania ofert. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej oferty wśród najkorzystniejszych w przypadku, gdy wcześniej wybrany Wykonawca nie zdecyduje się na podpisanie umowy o wykonanie zamówienia. XI. Kontakt z Zamawiającym Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Nina Rechenek, email: n.rechenek@skra.pl, tel: 501 448 45.