WOJEWODA ŁÓDZKI PNK.IV.0932-2-69/10 Łódź, 13 sierpnia 2010 r. Pan Stanisław Rył Wójt Gminy Klonowa ul. Czajkowska 1A 98-273 Klonowa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) w związku z art. 20 ust 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003 o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006, Nr 139, poz. 992) i art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 roku, Nr 1 poz. 7), dokonano kontroli w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Klonowej, zwanym dalej GOPS, w ramach realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej dotyczących: terminowości i prawidłowości przyznawania świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenia postępowań wobec dłużników alimentacyjnych w okresie od 1 stycznia 2009 roku do 18 czerwca 2010 roku. W związku z kontrolą problemową przeprowadzoną w dniach 17-18 czerwca 2010 roku, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli z dnia 8 lipca 2010 roku, podpisanym bez zastrzeżeń przez Wójta Gminy Klonowa w dniu 13 lipca 2010 roku, stosownie do art. 46 ust. 6
ustawy o wojewodzie i administracji rządowej, przekazuję Panu Wójtowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Działalność GOPS w kontrolowanym zakresie została oceniona pozytywnie z nieprawidłowościami. W 2, pkt 2 Statutu wskazano, że Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Klonowej realizuje zadania wynikające z ustawy z dnia 28 listopada 2004 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. 2006 nr 139 poz. 992 ze zm.). Należy nadmienić, że wyżej wymieniona ustawa została przyjęta w 2003 roku, a nie w 2004 roku, zatem zapis ten jest niewłaściwy. W 15 Statutu wskazano, że Pracownicy Ośrodka oprócz wykonywania zadań wynikających z ustawy o pomocy społecznej prowadzą także postępowanie w sprawach związanych z wypłatą świadczeń rodzinnych. Natomiast w 3 Regulaminu Organizacyjnego wyszczególniono w strukturze GOPS w Klonowej stanowiska pracy dla pracowników socjalnych prowadzących świadczenia rodzinne. Ustalono, że w wyniku przyjęcia do realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów nie dokonano stosownych zmian w Statucie GOPS w Klonowej. Podczas rozmowy z Kierownikiem Ośrodka ustalono, iż Ośrodek nie posiada opracowanych procedur w zakresie realizacji zadań wynikających z ustaw: z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych oraz z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Podczas kontroli 20 spraw z zakresu świadczeń rodzinnych oraz 5 z zakresu świadczeń z funduszu alimentacyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które dotyczyły: braków w dokumentacji (dot. 6 sprawy), nieprawidłowo wyliczonego kryterium dochodowego (dot. 3 spraw), braku w decyzji daty wypłaty świadczenia przyznanego jednorazowo (dot. 1 sprawy), braku aktualnego orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (dot. 1 sprawy), braku oświadczeń o wyrażeniu zgody na przekazywanie przyznanej pomocy na konto osobiste (dot. 6 spraw), realizacji decyzji nieprawomocnych (dot. 2 spraw). Ponadto, w 7 sprawach Ośrodek nie dysponował datą odbioru decyzji, a w 1 sprawie stwierdzono wydłużony czas dostarczenia decyzji. Dodatkowo we wszystkich skontrolowanych decyzjach wskazano niewłaściwy organ je wydający GOPS w Klonowej zamiast Wójta Gminy Klonowa. W 2 sprawach stwierdzono brak daty wpływu wniosku do Ośrodka, przez co nie można było jednoznacznie stwierdzić czy sprawa ta została opracowana w ustawowo przewidzianym terminie. Terminy załatwienia pozostałych skontrolowanych spraw z zakresu świadczeń ul. Piotrkowska 104, 90-926 ŁÓDŹ 2
rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego były zgodne z wymogami art. 26 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych, art. 20 ust. 4 i 5 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Po kontroli 5 spraw dotyczących prowadzenia postępowań wobec dłużników alimentacyjnych stwierdzono, że podejmowane były działania wynikające z ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów mające na celu aktywizację zawodową dłużników alimentacyjnych jak i zwiększenie skuteczności prowadzonych działań. Ponadto, we wszystkich pismach wskazano, że w przedmiotowych sprawach Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Klonowej działał z upoważnienia Wójta Gminy Klonowa. Za wszystkie nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli w zakresie przyznawania pomocy finansowej na podstawie ustawy z 28 listopada 2003 roku pracowników świadczeniach rodzinnych oraz ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, odpowiada Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Klonowej, nadzorujący pracę pracownika opracowującego sprawy z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Na poprawność realizacji zadań wpłynąć może opracowanie i przestrzeganie wewnętrznych procedur w zakresie dotyczącym postępowania w sprawach przyznawania świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenia postępowań wobec dłużników alimentacyjnych. W związku ze stwierdzonymi podczas kontroli problemowej nieprawidłowościami zalecam: 1. Dokonać stosownych zmian w Statucie GOPS w Klonowej w związku z przyjęciem do realizacji ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów patrz: część I protokołu z dnia 8 lipca 2010 roku. 2. Decyzje administracyjne o przyznaniu świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego wydawać w oparciu o pełną dokumentację niezbędną do ustalenia prawa do tej pomocy. 3. Uzupełnić o kserokopie aktualnych dowodów osobistych dokumentację spraw: GOPS: Nr 8182/52/2010, GOPS: Nr 8180/164/A/2009 patrz: część II, pkt 2 protokołu. 4. Dokumentację sprawy o numerze: GOPS: Nr 8180/164/A/2009 uzupełnić o akt urodzenia dziecka, na które przyznano pomoc finansową, - patrz: część II, pkt 3 protokołu. 5. Dokumentację sprawy GOPS: Nr 8180/360/2009 uzupełnić o zaświadczenie pracodawcy ul. Piotrkowska 104, 90-926 ŁÓDŹ 3
o udzieleniu urlopu wychowawczego wraz z okresem na jaki urlop ten został udzielony, natomiast dokumentacje spraw: GOPS: Nr 8180/360, GOPS: Nr 8180/384B/2009 i GOPS: Nr 8180/354/2009 o zaświadczenie pracodawcy o co najmniej sześciomiesięcznym okresie zatrudnienia - patrz: część II, pkt 4 protokołu. 6. Dokumentację sprawy GOPS: Nr 8184/FA/02/2009 uzupełnić o informację na temat wysokości wyegzekwowanych przez komornika sądowego i przekazanych wierzycielce alimentów w roku poprzedzającym okres zasiłkowy - patrz: część III, pkt 2 protokołu. 7. Podjąć czynności celem uaktualnienia orzeczeń o stopniu niepełnosprawności dla celów korzystania przez wnioskodawcę z uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego - patrz: część II, pkt 5 protokołu. 8. Zadbać by we wszystkich sprawach, w których świadczenia przekazywane są na konto osobiste w aktach znajdowały się oświadczenia wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przekazywanie przyznanej pomocy na rachunek bankowy - patrz: część II, pkt 6 protokołu. 9. We wszystkich decyzjach przyznających świadczenia przysługujące jednorazowo, wskazywać miesiąc, w którym nastąpi ich wypłata patrz: część II, pkt 7 protokołu. 10. Uzyskiwać potwierdzenie odbioru decyzji administracyjnej wskazujące datę i podpis osoby będącej stroną w postępowaniu lub osoby upoważnionej do jej odbioru patrz: część II, pkt 8 protokołu. 11. Zadbać by wszystkie sprawy opatrzone były datą wpływu wniosku do Ośrodka patrz: część II, pkt 9 protokołu. 12. Nie używać korektora, w przypadku konieczności naniesienia poprawki dokonać skreślenia, nanosząc jednocześnie datę i podpis osoby dokonującej korekty patrz: część II, pkt 10 protokołu. 13. Dołożyć staranności przy wypełnianiu części wniosku o przyznanie świadczeń dotyczącej wyliczania miesięcznego kryterium dochodowego na osobę w rodzinie, będącego podstawą do przyznania pomocy finansowej patrz: część II, pkt 11 oraz część III, pkt 3 protokołu. 14. Zadbać by decyzje były w krótkim czasie dostarczane do wnioskodawcy - patrz: część II, pkt 12 protokołu. 15. Nie realizować decyzji nieprawomocnych patrz: część II, pkt 13 protokołu. 16. Zadbać by wniosek był prawidłowo wypełniony przez wnioskodawcę, w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wzywać wnioskodawcę do jego uzupełnienia. W przypadku, gdy osoba złoży wniosek o przyznanie świadczeń rodzinnych bez wymaganych dokumentów, bądź złożony wniosek będzie nieprawidłowo wypełniony, wzywać pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenia do poprawienia bądź uzupełnienia wniosku lub uzupełnienia ul. Piotrkowska 104, 90-926 ŁÓDŹ 4
dokumentacji, zgodnie z art. 24a ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych. Wezwanie powinno spełniać wymogi art. 54 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego oraz zawierać informację, że niezastosowanie się do wezwania skutkować będzie pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. W przypadku, gdy osoba złoży wniosek o przyznanie świadczeń z funduszu alimentacyjnego bez wymaganych dokumentów, bądź złożony wniosek będzie nieprawidłowo wypełniony, wzywać pisemnie osobę ubiegającą się o świadczenia do poprawienia bądź uzupełnienia wniosku lub uzupełnienia dokumentacji, zgodnie z 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 lipca 2008 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania, sposobu ustalania dochodu oraz wzorów wniosku, zaświadczeń i oświadczeń o ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego (Dz. U. z 2008 roku nr 136, poz. 855). Wezwanie powinno spełniać wymogi art. 54 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kpa oraz zawierać informację, że niezastosowanie się do wezwania skutkować będzie pozostawieniem wniosku bez rozpatrzenia. Ustalenie powyższego następuje w formie decyzji, zgodnie z 5.3 ww. rozporządzenia. 17. W decyzjach administracyjnych z zakresu świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego jako organ je wydający wskazywać Wójta Gminy Klonowa patrz: część V, pkt 1 protokołu. 18. W podstawach prawnych wskazywać upoważnienie Wójta Gminy Klonowa dla Kierownika GOPS do realizacji zadań w zakresie świadczeń rodzinnych bądź świadczeń z funduszu alimentacyjnego, a także do podpisywania decyzji administracyjnych w tych sprawach - patrz: część V, pkt 2 protokołu. 19. W sytuacji nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności oprócz wskazania w podstawie prawnej art. 108 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kpa umieszczać w niej stosowną klauzulę wykonalności oraz uzasadnienie zastosowania tego przepisu. Rygor natychmiastowej wykonalności decyzji administracyjnej, tj. art. 108 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kpa, nadawać jedynie w takich przypadkach, gdzie występuje wyjątkowo ważny interes strony patrz: część V, pkt 3 protokołu. 20. W stosunku do dłużników alimentacyjnych kontynuować / podejmować działania wynikające z rozdziału 2 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów Zasady pomocy państwa osobom uprawnionym do alimentów na podstawie tytułu wykonawczego w przypadku bezskuteczności egzekucji oraz działania podejmowane wobec dłużników alimentacyjnych oraz ustawy z dnia 14 lutego 2003 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych. 21. Opracować wewnętrzne procedury postępowania w sprawach dotyczących świadczeń ul. Piotrkowska 104, 90-926 ŁÓDŹ 5
rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz prowadzenia postępowań wobec dłużników alimentacyjnych. Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 26 lutego 2009, Nr 31 poz.206) należy poinformować o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Powyższa informacja powinna zostać przekazana do jednostki kontrolującej w terminie do 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli ul. Piotrkowska 104, 90-926 ŁÓDŹ 6