Warszawa, 02.04.2014r. Zapytanie ofertowe Na wyłonienie wykonawcy/dostawcy wartości niematerialnych i prawnych w zakresie: Aplikacja B2B wraz z wdrożeniem w ramach realizacji projektu Wdrożenie aplikacji B2B optymalizującej współpracę z zleceniodawcami i dostawcami w zakresie organizacji realizacji projektów event marketing oraz ambient marketing - współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zamawiający (beneficjent): MEDIACAP Spółka Akcyjna ul. Francuska 37 03-905Warszawa e- mail: office@mediacap.pl Tel: +48 22 463 99 70, Faks: +48 22 463 99 08 NIP: 521-279- 33-67, Regon: 012976217 Wymagania dotyczące Oferentów: 1. Oferent winien posiadać doświadczenie, wykwalifikowaną kadrę i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. W szczególności Oferent musi wykazać się min. 3 wdrożeniami powyżej 500.000 zł netto. 2. Oferent w dniu składania Oferty musi istnieć na rynku min. 4 lata (licząc od dnia wpisu do odpowiedniego rejestru) 3. Zamawiający może uznać za nieważną ofertę jeżeli: - została złożona po wyznaczonym terminie, - nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania oferty bez podania przyczyny. 5. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych. 6. Zamawiający przewiduje konieczność wniesienia wadium w wysokości 50.000 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) do dnia 16.04.2014r. do godz 12:00, w gotówce w siedzibie firmy lub na rachunek bankowy Zamawiającego: mbank SA 04 1140 1977 0000 3026 0800 1001, tytułem Zapytanie ofertowe wadium. Wadium zostanie zwrócone Oferentom w wartości nominalnej na wskazany rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia wyboru najkorzystniejszej oferty. Nie przyjęcie lub odrzucenie ofert, unieważnienie przetargu lub zamknięcie bez wybrania którejkolwiek z ofert nie daje prawa do naliczania odsetek od wpłaconego wadium. Strona 1
Oferty: 7. Wszelka korespondencja z oferentami będzie prowadzona w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być poprawnie przetłumaczone przez zgłaszającego na język polski. Oferta powinna: - obejmować kompleksowe wykonanie prac wyszczególnione w zapytaniu ofertowym, które są uszczegółowione w modelu funkcjonalnym aplikacji B2B, - być złożona w formie pisemnej na formularzu ofertowym, - być opatrzona datą, - zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, telefon, NIP, Regon, osobę do kontaktu - odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego, - być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym, - cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo i słownie w wartości netto, - cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie składniki związane z wykonaniem prac oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego, w szczególności zawierać wszelkie opłaty związane z przeniesieniem pełni autorskich praw majątkowych, Zamawiający w ramach niniejszego zamówienia wymaga przeniesienia pełni autorskich praw majątkowych do Aplikacji na wszelkich możliwych i dostępnych polach eksploatacji, w szczególności na następujących: a) trwałe lub czasowe utrwalanie oraz zwielokrotnianie w całości lub w części dowolną techniką, w tym techniką komputerową, w jakiejkolwiek dostępnej formie, w tym w formie materiałów zdjęciowych, klisz filmowych, ulotek reklamowych, b) wprowadzanie do pamięci komputerów, c) wprowadzanie do sieci komputerowych, w tym do sieci Internet i publiczne udostępnianie w tych sieciach, d) wystawianie (publiczne lub niepubliczne), np. wykorzystywanie do prezentacji na targach, e) wyświetlanie (publiczne lub niepubliczne), w tym za pośrednictwem TV, kaset video, nośników DVD, f) odtwarzanie (publiczne lub niepubliczne), g) nadawanie za pomocą wizji lub fonii przewodowej albo bezprzewodowej przez stację naziemną, nadawanie za pośrednictwem satelity i sieci komputerowych, h) wprowadzanie do obrotu, i) najem, dzierżawa, j) wydanie utworu drukiem w formie publikacji książkowej lub prasowej w całości lub częściowo, Strona 2
k) eksploatacja polegająca na wykorzystywaniu części lub całości każdego utworu razem lub osobno dla celów reklamowych, w tym utrwaleniu go w ramach ekspozycji reklamowanych, niezależnie od: materiałów reklamowych (w tym ich wielkości i materiałów, z których zostały sporządzone), techniki utrwalania, miejsca ekspozycji (w tym w broszurach, ulotkach, wizytówkach reklamowych i katalogach, niezależnie od ich ilości, nakładu, techniki sporządzenia i sposobu dystrybucji), l) modyfikowanie i wprowadzanie zmian, dokonywanie opracowań, tłumaczenie i przystosowywanie, np. w celu osiągnięcia współdziałania z programami komputerowymi, m) sporządzanie kopii zapasowej i używanie jej razem z oryginałem utworu, n) wszelkich innych, a niewymienionych powyżej, polach eksploatacji w tym określonych w art. 50 i art. 74 ust. 4 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Niespełnienie któregokolwiek wymagania może skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu: 1. Załącznik Nr 1 do zapytania Ofertowego harmonogram prac związanych z realizacją 2. Formularz ofertowy, 3. odpisu dokumentu rejestrowego Oferenta (nie straszy niż 3 miesiące na dzień złożenia oferty) 4. potwierdzenie wpłaty wadium. Miejsce składania ofert Oferty należy przesłać pocztą, kurierem lub dostarczyć osobiście na adres: MEDIACAP Spółka Akcyjna ul. Francuska 37 03-905 Warszawa Termin składania ofert 16.04.2014r. do godz. 12:00 Okres ważności oferty Okres ważności oferty - 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert. Kryteria oceny oferty Kryterium oceny ofert wybrana zostanie oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów, a tym samym będzie najbardziej korzystna ekonomicznie dla Zamawiającego Strona 3
Wybór Oferenta będzie odbywał się w następujących etapach: etap 1: Podpisanie umowy o zachowaniu poufności stanowiącej Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego i dostarczenia jej Zamawiającemu. etap 2: zapoznanie się z oczekiwaniami oraz polityką firmy Zamawiającego, zapoznanie się z dokumentacją Zamawiającego (model funkcjonalny aplikacji B2B) etap 3: Złożenie w terminie do 16.04.2014 r. do godz 12:00 następujących dokumentów: a) odpisu dokumentu rejestrowego Oferenta (nie straszy niż 3 miesiące na dzień złożenia oferty), b) podpisanego zgodnie z reprezentacją Oferenta formularza ofertowego, c) parafowanie wzoru umowy o wykonanie oraz wdrożenie aplikacji B2B (która zostanie przesłana po podpisaniu umowy o zachowaniu poufności) i która zostanie w tej formie podpisana z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana, d) potwierdzenie wpłaty wadium. METODA PRZYZNAWANIA PUNKTÓW (suma punktów 100) 1. Cena netto (max - 50 pkt) - więcej punktów otrzyma oferta z niższą ceną; Sposób wyliczenia kryterium: (cena najniższej oferty z pośród ocenianych ofert/cena oferty ocenianej) x 50 = liczba punktów 2. Gwarancja/ serwis (max - 13 pkt) a. okres udzielonej gwarancji (max 3 pkt) punktowany będzie okres udzielonej gwarancji (w miesiącach). Im dłuższa gwarancja tym większa liczba punktów. Sposób wyliczenia kryterium: (liczba miesięcy gwarancji zaproponowanej przez Oferenta / liczba miesięcy najdłuższej zaoferowanej gwarancji) x 3 = liczba punktów b. serwis błędy krytyczne (max 6 pkt) tj. błędy uniemożliwiające korzystanie z funkcjonalności systemu; punktowany będzie czas usunięcia błędów o krytycznym poziomie ważności Sposób wyliczenia kryterium: (liczba najniższej zaoferowanej wartości godzin / liczba godzin zaproponowanej przez Oferenta) x 6 = liczba punktów Strona 4
c. serwis błędy ważne (max 4 pkt) tj. błędy utrudniające korzystanie z funkcjonalności systemu; punktowany będzie czas usunięcia błędów o ważnym poziomie ważności Sposób wyliczenia kryterium: (liczba najniższej zaoferowanej wartości godzin / liczba godzin zaproponowanej przez Oferenta) x 4 = liczba punktów 3. Jakość (max 7 pkt) punktowana będzie deklarowana liczba godzin przebywania w siedzibie Zamawiającego w czasie realizacji projektu Sposób wyliczenia kryterium: (czas przebywania w siedzibie zamawiającego zaproponowany przez Oferenta/ czas przebywania w siedzibie zamawiającego oferty z najdłuższym czasem przebywania w siedzibie zamawiającego) x 7= liczba punktów 4. Wartość techniczna (max 15 pkt) punktowana będzie adekwatność sposobu realizacji zamówienia do jego przedmiotu. a. poziom wymagań technicznych niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania systemu (max 5 pkt) należy opisać techniczne wymagania systemowe, tj. systemy operacyjne, bazy danych, serwery (aplikacyjne i www), oprogramowanie. b. zasady współpracy i wymiany danych (max 5 pkt) zasady wymiany danych pomiędzy modułami i współpracy modułów. Wiele modułów jest ze sobą połączonych i pobierają dane od siebie nawzajem. Należy scharakteryzować zasady wymiany danych, które dane i w jaki sposób będą wymieniane pomiędzy modułami. c. architektura systemu i niezbędne parametry jej konfiguracji (max 5 pkt) opis budowy systemu i jego otoczenia. W otoczeniu systemu znajdują się systemy komputerowe Mediacap oraz zleceniobiorców i zleceniodawców. Są też grupy użytkowników systemu, tj. pracownicy Mediacap oraz pracownicy zleceniodawców i dostawców. Należy przedstawić logikę podziału modułów i ich umiejscowienie w systemie. 5. Kryterium doświadczenia wykonawcy (max 2 pkt) punkty będą przyznane za wykazanie wdrożenia powyżej 500.000 pln netto (min. 3) Sposób wyliczenia kryterium: (liczba wdrożeń oferty ocenianej/najwyższa liczba wdrożeń z pośród ofert ocenianych) x 2 = liczba punktów 6. Wartości dodane (max - 13 pkt). a. Dodatkowe funkcjonalności (max 4 pkt) punktowane będzie czy aplikacja będzie dawała możliwość tworzenia dodatkowych funkcjonalności przez pracowników zamawiającego będących programistami bez angażowania zasobów Oferenta. Strona 5
TAK 4 pkt NIE 0 pkt b. Konsultacje telefoniczne (max 4 pkt) punktowane będzie czy wykonawca zapewnia bezpłatne konsultacje związane z obsługą oprogramowania po wdrożeniu w okresie 3 lat od wdrożenia. TAK 4 pkt NIE 0 pkt c. Doświadczenie osoby (max 5 pkt) punktowane będzie czy w zespole wdrożeniowym będzie osoba, która ma doświadczenie co najmniej we wdrożeniu 2 projektów IT dla branży eventowej lub w zespole projektowym będzie osoba która ma co najmniej 5 letnie doświadczenie w prowadzeniu projektów eventowych na stanowisku project managera. Jeśli tak to do oferty należy dołączyć CV tej osoby. TAK- 5 pkt NIE 0 pkt W przypadku uzyskania przez więcej niż jedną ofertę tej samej ilości punktów zostanie wybrana oferta złożona jako pierwsza, Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo w wartości netto, Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia: Aplikacja B2B wraz z wdrożeniem aplikację należy rozumieć jako oprogramowanie składające się z modułów informatycznych pozwalających na osiągnięcie zaplanowanych funkcjonalności w zakresie określonych obszarów współpracy z partnerami. Wdrożona aplikacja B2B będzie posiadać budowę modułową moduły te zintegrowane zostaną w jedną całość zapewniając szybki przepływ danych wewnątrz struktury rozwiązania B2B. Taka budowa pozwoli na uzyskanie funkcjonalnego narzędzie zgodnego z potrzebami. Aplikacja odpowiadać będzie za komunikację z partnerami oraz realizację wszystkich procesów biznesowych w sposób pośredni. Będzie ona spełniać funkcje integracyjne w stosunku do innych modułów. Aplikacja będzie dostarczać dane, informacje i komunikaty pomiędzy poszczególnymi modułami. Odpowiedzialna będzie ona również za zarządzanie obiegiem informacji w standardzie XML. Koncepcja ta będzie realizowana za pośrednictwem eksportu/importu danych przez odpowiednio przygotowane pliki (w formacie XML). Ponad to zostaną ujednolicone formaty danych/dokumentów, co umożliwi swobodne ich pobieranie oraz przesyłanie w ramach aplikacji. Aplikacja B2B składać będzie się z dwóch części: administracyjnej, dla partnerów (osobno dla zleceniodawców i dostawców). Strona 6
Część administracyjna będzie ściśle związana z systemem zarządzania procesami w firmie Mediacap i stanowić będzie główne narzędzie pracy naszych pracowników. Z kolei część dla kontrahentów będzie umożliwiać pracę w systemie pracownikom partnerów biznesowych. Tym samym, stanowić ona będzie główny łącznik wymiany informacji między stronami projektu. Część dla partnerów będzie posiadać analogiczne moduły jak część administracyjna, jednak będą one ograniczone do tych funkcjonalności, które będą niezbędne z punktu widzenia optymalizacji procesów biznesowych i usprawnienia działań po stronie partnerów (będą powielone w poszczególnych modułach niektóre z funkcjonalności). Zostanie to szczegółowo opracowane na etapie wykonywania projektu funkcjonalnego systemu B2B. Elementem aplikacji B2B będzie możliwość logowania się i korzystania z rozwiązania za pomocą przeglądarki internetowej. Firmy partnerskie uzyskają dostęp do prostego i intuicyjnego narzędzia, które poprzez przyjazny interfejs umożliwi szybki dostęp do wydzielonych partnerowi funkcjonalności oprogramowania w ramach przydzielonych definiowanych uprawnień. Do panelu tego przekazywane będą wszystkie dane i dokumenty aplikacja B2B będzie odpowiednio pobierała je z części administracyjnej dostępnej tylko dla naszej firmy. Z uwagi, iż rozwiązanie B2B będzie miało charakter aplikacji webowej nie będą wykorzystywane systemy informatyczne partnerów. Modułowa budowa systemu pozwoli zastosować architekturę trójwarstwową, gdzie interfejs użytkownika będzie zupełnie oddzielony od części przetwarzającej systemu oraz części przechowywania danych. Zapewni to także możliwość łatwej kontroli nad danymi, bezpieczeństwo poprzez zastosowanie mechanizmów archiwizacji danych oraz wykorzystanie protokołów komunikacji umożliwiających szyfrowanie przesyłanych danych. Budowa modułowa systemu B2B zapewni skalowalność rozwiązania możliwość objęcia automatyzacją dodatkowych procesów biznesowych oraz udostępnienie rozwiązania większej liczbie użytkowników (możliwość tworzenia dodatkowych panelów systemu oraz przypisywanie partnerom nowych loginów). W ramach aplikacji B2B funkcjonować będą moduły odpowiedzialne za poszczególne obszary aktywności biznesowej: Moduł zarządzania użytkownikami Moduł kontaktowy Moduł zarządzania projektami Moduł zarządzania dokumentami Moduł zarządzania płatnościami Moduł zarządzania wierzytelnościami Moduł raportowania Moduł raportowania finansowego Moduł zamówień Strona 7
Moduł monitoringu zamówień Moduł wymiany danych Moduł integracji System XML Moduł baz danych Moduł harmonogramowania prac montażowych i ich zarządzania Moduł projektów Moduł zarządzania użytkownikami Moduł ten stanowił będzie bazę wszystkich użytkowników systemu. Zapewni on możliwość logowania się do aplikacji oraz zapewni algorytm, który będzie odpowiedzialny za przydział loginów, haseł, definiowanie poziomów uprawnień. Moduł ten będzie przeprowadzał weryfikację danych, a także obsługiwał bazę danych aplikacji B2B. Będzie on pełnił funkcje kontrolne w stosunku do pozostałych modułów (przydzielanie dostępu do modułu zdefiniowanemu użytkownikowi) oraz udostępniał będzie pliki przypisane do danego użytkownika z poziomu panelu klienta. Umożliwi on: - Dodawanie użytkowników; - Usuwanie użytkowników; - Automatyczne przypisywanie oraz nadawanie użytkownikom określonej roli typu pracownik, dostawca, zleceniodawca. - Określenie uprawnień na wszystkich etapach aplikacji. Moduł kontaktów Moduł ten składał będzie się z narzędzi łączących różne elementy komunikowania się firmy Mediacap z partnerami w zakresie zarządzania przebiegiem realizacji poszczególnych procesów. Moduł ten będzie realizował dwukierunkową komunikację pomiędzy naszą firmą a partnerami pozwoli to na sprawne przekazywanie informacji/dokumentacji drogą elektroniczną. Będzie miał on na celu wsparcie wszystkich procesów biznesowych ogółem, ze szczególnym uwzględnieniem komunikacji z partnerami, przyczyniając się bezpośrednio do wzmocnienia współpracy biznesowej. Dzięki niemu będzie możliwy swobodny przepływ informacji. Dodatkowo stanowił będzie on bazę wszystkich kontaktów pojawiających się na którymkolwiek etapie funkcjonowania aplikacji (możliwość wyszukiwania danych kontaktowych, filtrowanie oraz sortowanie kontaktów). Moduł zarządzania projektami Moduł ten udostępni formularz za pomocą, którego zleceniodawcy będą mogli złożyć zapytanie ofertowe. Zapytanie to zostanie odpowiednio przetworzone i rozdysponowane do poszczególnych działów firmy Mediacap odpowiedzialnych za przygotowanie poszczególnych elementów oferty (projektu, wyceny). Tą samą drogą partner otrzyma odpowiedź na złożone zapytanie pobranie dokumentacji. Moduł ten będzie również odpowiedzialny za pobieranie akceptacji, odrzucenia, zdefiniowanych zmian bezpośrednio oraz ponowne przekazanie tych informacji do poszczególnych Strona 8
działów. Jest to jeden z kluczowych elementów funkcjonowania aplikacji. Umożliwi on również realizację następujących zadań: - Założenie nowego projektu w aplikacji z podaniem nazwy zleceniodawcy, nazwy projektu, czasu trwania projektu, przydzielenie osób biorących udział w realizacji projektu. Dane te automatycznie pobierane będą ze złożonego zamówienia. - Automatyczne usuwanie zrealizowanych już projektów (ich archiwizacja). - Zlecenie fakturowania projektu (przekazanie komunikatu do modułu zarządzania finansowego). - Udostępnianie zleceniodawcą informacji o realizowanych dla niego projektach oraz aktualnym statusie prac nad danym projektem. Moduł zarządzania dokumentami Moduł ten będzie ściśle związany z modułem zarządzania projektami. Odpowiedzialny będzie on za tworzenie kosztorysu na rzecz zleceniodawcy (zgodnie ze złożonym zamówieniem). Tworzone kosztorysy będą zawierać następujące pozycje: - Nazwa pozycji kosztowej. - Ilość i jednostka miary. - Planowany koszt zewnętrzny. - Cena dla zleceniodawcy. - Typ pozycji kosztowej. - Komentarze do pozycji. Każdy kosztorys przechodził będzie proces akceptacji w systemie. Będą to następujące etapy: - Stworzenie kosztorysu przez pracownika firmy Mediacap. - Akceptacja kosztorysu przez firmę Mediacap. - Przekazanie kosztorysu bezpośrednio z aplikacji w formie elektronicznej do akceptacji zleceniodawcy. Partner z poziomu panelu klienta dokonuje akceptacji kosztorys lub nie, przekazuje swoje uwagi. - Przekazanie przez aplikację informacji naszej firmie o akceptacji kosztorysu lub braku akceptacji. Zleceniodawcy z poziomu panelu klienta będą mieli wgląd w kosztorys, będą mogli sprawdzać ich status. Bezpośrednio w aplikacji partnerzy będą mogli dodawać komentarze oraz propozycję ewentualnych zmian w kosztorysie. Moduł zarządzania płatnościami Strona 9
Moduł ten odpowiedzialny będzie za zarządzanie fakturami otrzymanymi od dostawców odbieranie faktury z systemu, przypisywanie do zamówienia oraz zapisanie do bazy pliku faktury. Moduł ten pozwoli na: - Automatyczne generowanie i przekazywanie faktury przez aplikację B2B. - Automatyczne nadawanie unikalnego numeru identyfikującego. - Automatyczne dopisywanie faktury do budżetu projektu realizowanego dla zleceniodawcy. - Automatyczne oznaczanie faktury jako gotowej do zaksięgowania w systemie księgowym. - Automatyczne przekazywanie faktury do systemu księgowego. - Automatyczne oznaczenie faktury jako zapłacona. - Możliwość weryfikacji przez dostawcę przewidywanego terminu płatności za fakturę z uwzględnieniem terminu płatności przez zleceniodawcę do projektu, którego dana faktura została przypisana. - Generowanie raportów i zestawień. - Możliwość sortowania i filtrowania faktur z uwzględnieniem wielu parametrów. - Możliwość generowania przez partnera raportów o obrotach oraz bieżąca ewidencja statusu płatności faktur. - Generowanie potwierdzeń sald. Moduł zarządzania wierzytelnościami W przypadku współpracy z zleceniodawcami moduł ten pozwoli na generowanie faktur rozliczeniowych z tytułu wykonanych akcji marketingowych. Wystawiane będą faktury, które uprzednio zostały zlecone w module zarządzania projektami. Element ten zapewni: - Automatyczne generowanie i przekazywanie zleceniodawcy faktury. - Przekazywanie faktury do systemu księgowego w celu zaksięgowania i utworzenia rozrachunku po zrealizowanej płatności. - Możliwość podglądu wystawianych faktur w systemie przez zleceniodawcę. - Możliwość generowania zestawień dotyczących obrotów. - Możliwość bezpośredniego generowania potwierdzenia sald na dany moment z zleceniodawcą. Moduł raportowania Moduł ten będzie służył do monitorowania ewidencji czasu pracy nad projektem na rzecz danego zleceniodawcy oraz całego przebiegu zadań. W module tym przygotowywane będą bieżące zestawienia dla partnerów na podstawie, których będą oni mogli sprawdzać postęp prac nad ich projektem. Tworzenie tych zestawień odbywać będzie się w oparciu o dane pobierane z pozostałych modułów (dane te będą odpowiednio pobierane i przetwarzane). Moduł raportowania finansowego Strona 10
Moduł ten zapewni przegląd wszystkich projektów jakie są realizowane przez naszą firmę na rzecz zleceniodawców pokazując: - Kwoty faktur sprzedażowych do każdego projektu. - Kwoty faktur kosztowych do każdego projektu. - Brakujące kwoty faktur sprzedażowych i kosztowych. - Wynik finansowy dla danego projektu. - Wynik finansowy dla danego projektu z uwzględnieniem kosztów pracowników. W module widnieć będą informacje o bieżącym wykonaniu budżetu danego projektu dla zleceniodawcy. Partnerzy będą mogli bezpośrednio sprawdzić stopień wykonania ich budżetu generowanie zestawień/ raportów w oparciu o zdefiniowane parametry. Moduł ten będzie bezpośrednio zintegrowany z modułem zarządzania wierzytelnościami oraz płatnościami (z modułów tych pobierane będą i przetwarzane dane do zestawień). Moduł zamówień Moduł ten odpowiedzialny będzie za automatyczne wyliczanie zasobów (rozwiązania technologiczne, scenograficzne, infrastrukturalne, materiałów, itp.) potrzebne do realizacji projektu. W oparciu o te dane wygenerowane zostanie zlecenie zamówienia do dostawcy. Zamówienia te, wraz z dołączonym kosztorysem, specyfikacją rozwiązań, harmonogramem przekazywane będzie do danego dostawcy (dostawca po otrzymaniu komunikatu o pojawieniu się zamówienia w systemie będzie mógł je pobrać z poziomu panelu klienta). Moduł ten będzie posiadał opcję automatycznego rozróżniania dostawcy do którego ma zostać wysłane zamówienie. Za pośrednictwem modułu przekazywana będzie również informacja zwrotna o dostępnych lub niedostępnych zasobach w danym terminie po stronie dostawcy. Moduł monitoringu zamówień Moduł ten będzie odpowiedzialny za przeprowadzanie kontroli nad zgodnością realizacji zmówienia z dokumentacją projektową. Będzie on sygnalizował pojawiające się nieprawidłowości. Moduł umożliwi także przypisanie każdej dostawie terminu jego realizacji i aktywacji funkcji powiadomień w związku z nieterminową realizacją zadań przewidzianych w harmonogramie dostaw. Każdemu zleceniu zostanie przypisany status, stąd będziemy mieć wiedzę o etapie jego realizacji. Moduł wymiany danych Moduł ten pozwoli na wymianę i obieg danych w ramach aplikacji B2B. Moduł ten zapewni skuteczne zarządzanie relacjami między danymi. Zakup tego modułu jest niezbędny do zapewnienia płynnego i bezpiecznego przepływu danych. Jest to rozwiązanie pozwalające na pełne zintegrowanie oraz sprawne działanie rozwiązań opartych o elektroniczny przepływ danych.implementacja modułu pozwoli w pełni zarządzać obiegiem informacji oraz zadaniami z uwzględnieniem czynnika czasu. Do głównych funkcji modułu należeć będzie: - Elektroniczne zarządzanie dokumentami/danymi przychodzącymi/wychodzącymi. Strona 11
- Automatyczne wprowadzanie cyfrowej wersji dokumentów do bazy danych oraz ich katalogowanie. - Efektywne zarządzanie (sterowanie) obiegiem informacji i dokumentów. - Monitoring przepływu informacji w ramach systemu. - Szybki dostęp do potrzebnych informacji dzięki możliwości automatycznego wyszukiwania dokumentów/danych według zdefiniowanych parametrów. - Zasilanie realizowanych procesów biznesowych odpowiednimi danymi. Moduł integracji Moduł ten będzie odpowiedzialny za synchronizację wewnętrzną pracy poszczególnych modułów stanowiących komponenty aplikacji B2B. Odpowiadał będzie również za nawigowanie poszczególnych procesów biznesowych, jakie będą przeprowadzane. Rozwiązanie to pozwoli standaryzować i nadzorować w sposób elektroniczny przebieg procesów. Moduł wyposażony będzie w elementy wymaganej struktury uprawień, gwarancji bezpieczeństwa informacji niejawnych i danych wrażliwych. Moduł integracji będzie spełniał wszystkie zasady niezbędne do prawidłowego działania aplikacji B2B: - Zapewni odpowiedni przepływ informacji w ramach aplikacji B2B. - Umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych miejscach aplikacji. - Pozwoli na ujednolicenie tych informacji, w konsekwencji prowadzi do efektywniejszego wykorzystania posiadanych danych. - Usprawni organizację działalności aplikacji B2B. - Zsynchronizuje przepływ danych i dokumentów. System XML Moduł ten będzie odpowiadał za komunikację występującą pomiędzy naszą firmą a partnerami. Jego zadaniem będzie dokonywanie konwekcji plików na format XML i ich przesyłanie do partnerów, między innymi na etapie składania zmówienia. Będzie on także przetwarzał pliki udostępnione przez partnera w celu wykorzystania i przetworzenia danych w aplikacji B2B na potrzeby realizacji poszczególnych operacji. Moduł ten będzie odpowiedzialny zatem w sposób pośredni za przeprowadzanie procesów biznesowych związanych z wykorzystaniem elektronicznej wymiany danych w standardzie XML. Moduł baz danych Moduł ten zapewni obsługę stworzonej oraz na bieżąco poszerzanej bazy danych aplikacji. Będzie on odpowiedzialny za przeprowadzanie procesu gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania danych. Moduł ten zapewni możliwość wykorzystania przez nasz personel i pracowników partnerów bazy danych w codziennej pracy, które dotyczą każdej z realizowanych bądź zrealizowanych prac nad projektem. Moduł ten zapewni możliwość udostępniania poszczególnych informacji oraz dokumentów (harmonogramów dostaw, projektu scenariusza, kosztorysów, specyfikacji materiałów, Strona 12
itp.). Moduł bazy danych będzie udostępniał wyszukiwarkę danych, która wskaże odpowiedzi spełniające kryteria zapytania (poprzez wskazanie odpowiednich parametrów). Moduł harmonogramowania prac montażowych i ich zarządzania Moduł ten będzie przeznaczony do przeprowadzania efektywnego harmonogramowania. Poprzez moduł harmonogramowania i koordynacji działań Mediacap i partnerów będzie możliwe uzyskanie dostępów do aktualnych harmonogramów prac wszystkich zaangażowanych dostawców w zakresie wolnych i zajętych terminów prac, dostępu do zasobów. Moduł ten będzie także umożliwiał zlecenie pracy konkretnemu partnerowi, po czym po akceptacji dokona automatycznej aktualizacji danych w harmonogramie. Ten element aplikacji będzie także odpowiedzialny za wysyłanie powiadomień o zleconych pracach do wszystkich użytkowników oraz sugerowanie innego terminu w przypadku odmowy bądź zmianach w harmonogramie poprzez weryfikację dostępnych danych. Podczas przydzielania prac montażowych pod uwagę będą brane również takie czynniki jak, uprawnienia, posiadane zasoby, itp. Podstawą realizacji tego procesu będą dane wprowadzone przez partnera do bazy danych. Po wytypowaniu partnera do wykonania prac montażowych otrzyma on bezpośrednio w aplikacji szczegółowe informacje o przedmiocie zamówienia. Kreator projektów Moduł ten będzie udostępniał zleceniodawcy parametry, dostępne szablony, układy, zasoby niezbędne do przygotowania projektu scenariusza. Użytkownik podczas projektowania wybiera szablony/układy, kolejno umieszcza w obszarze roboczym assety oraz swoje własne treści. Funkcjonalnością modułu będzie udostępnianie panelu szablonów i układów, pobieranie listy dostępnych układów i szablonów, ich otwieranie, dokonywanie zmian i zapis. Zamawiający określił zakres prac wdrożeniowych aplikacji B2B, prac konfiguracyjnych oraz prac dodatkowych: 1. Prace wdrożeniowe - Wdrożenie platformy B2B (przeniesienie aplikacji B2B do środowiska produkcyjnego, instalacja aplikacji B2B w środowisku produkcyjnym) - Migracja danych z dotychczasowego oprogramowania do aplikacji B2B. 2. Prace konfiguracyjne (Konfiguracja poszczególnych modułów aplikacji B2B, zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów, zdefiniowanie odpowiednich wydruków, zdefiniowanie praw dostępu). 3. Prace dodatkowe - Opracowanie projektu wdrożeniowego (opis procesów przyszłych oraz opis sposobu ich odzwierciedlenia w systemie, zasady współpracy i wymiany danych, opis architektury systemu oraz niezbędnych parametrów jej konfiguracji, opis infrastruktury technicznej niezbędnej dla zapewnienia sprawnego funkcjonowania systemu, harmonogram realizacji wdrożenia). Zaewidencjonowanie stanu obecnego procesów biznesowych zachodzących w relacji Mediacap partnerzy biznesowi. Optymalizacja Strona 13
zewidencjonowanych procesów pod kątem wdrożenia aplikacji B2B. Określenie mierników procesów. - Testowanie aplikacji B2B. W ramach aplikacji B2B automatyzacji poddane zostaną procesy biznesowe, przypisane poszczególnym partnerom projektu: Procesy biznesowe realizowane we współpracy z zleceniodawcami 1. Proces złożenie zapytania ofertowego 2. Proces projektowania 3. Proces akceptacji projektu oraz zamówienia wyceny 4. Proces rozliczenia Proces złożenie zapytania ofertowego. Za pośrednictwem aplikacji B2B zleceniodawca będzie mógł złożyć zapytanie ofertowe (na wycenę projektu z zakresu event marketing oraz ambient marketing), poprzez wypełnienie udostępnionego formularza w zakresie parametrów realizacji zlecenia. Zamówienie to zostanie przekazane do firmy Mediacap. Przekazane zostanie ono itp. do poszczególnych działów zajmujących się przygotowaniem kosztorysu, wyceną zlecenia, definiowaniem zakresu prac związanych z realizacją projektu. W odpowiedzi na otrzymane zapytanie przekazana zostanie partnerowi za pośrednictwem aplikacji B2B oferta wykonania zlecenia (wycena). Wskazana funkcjonalność pozwoli ograniczyć ilość zapytań ofertowych kierowanych do naszej firmy drogą tradycyjną. Po otrzymaniu takiego zapytania zobowiązani jesteśmy do przetworzenia danych w nich zawartych oraz przekazania go do poszczególnych działów w celu przygotowania oferty. Proces ten znacznie wydłużał czas jej przygotowania, w szczególności w przypadku otrzymania od partnera niepełnych danych, wymagających ich uszczegółowienia drogą telefoniczną. Proces Projektowania. Aplikacja B2B będzie narzędziem za pomocą, którego zleceniodawcy będą mogli samodzielnie stworzyć projekt scenariusza działań event marketing oraz ambient marketing. Udostępnione oprogramowanie będzie posiadało szereg opcji do wykorzystania, które pozwolą na stworzenie optymalnego dla partnerów projektu. Po zaakceptowaniu projektu zostanie on przekazany naszej firmie. W ramach procesu udostępniony zostanie partnerom kreator projektu, który udostępni narzędzia do zaprojektowania scenariusza. Udostępnione zostaną niezbędne parametry, szablony, układy i zasoby. Zleceniodawca podczas projektowania wybierał będzie szablony/układy kolejno umieszczane w obszarze roboczym oraz będzie mógł dodawać własne treści. Aktualnie nie posiadamy możliwości udostępniania naszym partnerom narzędzi, które pozwolą im na samodzielne projektowanie scenariusza działań event marketing oraz ambient marketing. W chwili Strona 14
obecnej projekty te są nam przedstawiane na spotkaniach osobistych. Stanowią one wydrukowane wizje projektu przygotowanego przez zleceniodawców. Następnie nad wizją tego projektu pracuje nasz grafik (zmuszony jest on do odtworzenia otrzymanego projektu w oprogramowaniu przez niego wykorzystywanym). Proces akceptacji projektu zamówienia oraz wyceny Aplikacja B2B znacznie przyśpieszy działania związane z akceptacją zamówienia (kosztorysu). Po przygotowaniu kosztorysu nasza firma prześle dokumenty do zleceniodawcy za pomocą aplikacji B2B uprawnionemu przedstawicielowi partnera. Będzie on mógł z poziomu udostępnionego panelu klienta pobrać dokumentację oraz dokonać jej akceptacji, odrzucenia, zasugerowania zamian bezpośrednio w aplikacji. Zaakceptowanie kosztorysy przez partnera wiązać będzie się z automatycznym przesłaniem informacji do naszej firmy i pozwoli na rozpoczęcie prac na projektem. Po akceptacji przez klienta projektu oraz kosztorysu dokumenty przekazane zostaną do działu zajmującego się realizacją projektów marketingowych. Istotnym elementem jest uzyskanie dokładnych wyliczeń zapotrzebowania (materiałowego, na rozwiązania techniczne, scenograficzne, infrastrukturalne) oraz estymacja potrzeb pod kątem dostawców. Aktualnie przekazujemy partnerowi kosztorys w formie tradycyjnej. Tą samą drogą zleceniodawca dokonuje jego akceptacji lub odrzucenia. Kontakt telefoniczny lub email znacznie dezorganizuje pracę naszej firmy. Obecna forma współpracy i sposób akceptacji kosztorysu oraz wnoszenia przez klientów uwag jest powodem wielu nieporozumień powodem tego jest brak systemu do weryfikowania przydzielonych uprawnień dla osób kontaktujących się z nami ze strony zleceniodawców w efekcie często pomimo wykonania zaleceń od partnera rezultat ostateczny jest kwestionowany i podnoszony jest zarzut wniesienia uwag przez osobę nieuprawnioną bądź uprawnioną w innym obszarze. Naszym celem jest poprzez rozwiązanie systemowe zastosowanie metody przydzielania uprawnień przez przedstawiciela zleceniodawcy własnemu personelowi wówczas sytuacja ta ulegnie zmianie a system pozwoli prześledzić poprzez rejestr czynności proces uzgadniania ze zleceniodawcę oraz czas, uwagi i akceptacje ze strony zamawiającego. Proces rozliczania Aplikacja B2B poprawi efektywność wykonywanych działań związanych z rozliczaniem wykonanego zlecenia poprzez generowanie faktur i protokołów potwierdzających zrealizowanie danej usługi. Rozliczanie dokonane zostanie na podstawie prowadzonej rejestracji w aplikacji B2B wykonanych prac w zakresie liczby godzin, wykorzystanych zasobów, wykorzystanych materiałów, itp. Definiowane będą tutaj i wyceniane prace dodatkowe. Zleceniodawca będzie posiadał możliwość pobrania elektronicznej postaci faktury z poziomu panelu klienta, gdzie będzie mógł również sprawdzać poziom należności, historię zamówień, saldo, itp. Proces monitorowanie przebiegu realizacji prac nad projektem Strona 15
Zleceniodawca z poziomu aplikacji B2B uzyska dostęp do informacji opisujących przebieg realizacji prac nad projektem. Partner poprzez zdefiniowanie odpowiednich parametrów będzie mógł wygenerować wszystkie zestawienia mówiące na jakim etapie jest jego zamówienie (wartość wykorzystanego dotychczas budżetu, czasochłonność prac, ilość zaangażowanych zasobów, itp.) informacje te będą pobierane z bazy danych, na bieżąco aktualizowanej przez firmę Mediacap. Poprzez aplikację zleceniodawcy będą widzieć postępy w pracach nad ich projektem. Procesy biznesowe realizowane we współpracy z dostawcami: 1. Proces składania zamówień. 2. Proces zarządzania harmonogramem dostaw. 3. Proces zarządzania procesami montażowymi. 4. Proces kontroli realizacji zamówień. 5. Proces rozliczania. Proces składanie zamówień Na podstawie zaakceptowanego przez zleceniodawcę projektu oraz kosztorysu nastąpi wyliczenie zasobów potrzebnych do realizacji usługi. Określone zostaną rozwiązania technologiczne, scenograficzne, infrastrukturalne, materiałowe, itp. oraz na tej podstawie przygotowane zostanie zamówienie i przekazane do dostawcy za pomocą aplikacji B2B. Do zamówienia dołączany będzie kosztorys realizowanego przedsięwzięcia, specyfikacja zamówionych rozwiązań. Partner będzie mógł pobrać dokumenty bezpośrednio z poziomu panelu klienta. W sytuacji pełnej dostępności zamówionych rozwiązań po stronie dostawcy w określonym terminie w zamówieniu nastąpi ich rezerwacja. Wdrożona aplikacja będzie ewidencjonowała zamówienia wysłane do dostawców, co pozwoli na bieżące śledzenie statusu zamówień oraz wykonywanie raportów i zestawień w tym zakresie. Aplikacja będzie posiadać funkcjonalność automatycznego rozróżniania dostawcy danego materiału, do którego ma zostać wysłane zamówienie oraz podpowiadania zamienników w sytuacji braku określonych rozwiązań po stronie dostawcy. Proces zarządzania harmonogramem dostaw Aplikacja B2B pozwoli na usprawnienie procesu związanego z ustalaniem harmonogramu dostarczenia nam zamówionych zasobów wraz z wymaganymi pracami montażowymi. Możliwe to będzie poprzez sprawdzanie terminów dostępności określonych zasobów poszczególnych partnerów określonych w stworzonej bazie danych. Na podstawie zdefiniowanych wolnych terminów i zasobów aplikacja automatycznie zaproponuje termin dostaw oraz wymaganych prac montażowych i dokona jego rezerwacji. Aplikacja odpowiedzialna będzie również za automatyczną aktualizację harmonogramów w zakresie zaznaczenia danego terminu jako zarezerwowany oraz określenia czasu rezerwacji. Proces zarządzania pracami montażowymi Strona 16
Aplikacja B2B pozwoli na usprawnienie obszaru związanego z zarządzaniem poszczególnymi zleceniami przydzielanie zadań pomiędzy poszczególnych dostawców oraz zdefiniowane przedmiotu prac bezpośrednio w aplikacji. W efekcie partner przydzielony do realizacji określonych zadań będzie posiadał wszystkie niezbędne informacje do wykonania prac w formie elektronicznej. Proces kontroli realizacji zamówienia W ramach tego procesu firma Mediacap będzie posiadać możliwość stałego monitorowania przebiegu realizacji zamówienia pod kątem zgodności z kosztorysem realizowanego przedsięwzięcia, specyfikacji zamówionych rozwiązań, harmonogramu dostarczenia, itp. Informacje te będą bezpośrednio przekazywane w ramach aplikacji B2B. Obecnie w celu kontroli przebiegu realizacji zamówienia kontaktujemy się z dostawcą telefonicznie, czasem email. Brak automatyzacji tego procesu powoduje liczne rozbieżności pomiędzy zamówieniem a otrzymaną dostawą, niedotrzymanie harmonogramu dostaw, niezgodność z przedstawioną specyfikacją materiałów, itp. Proces rozliczania W ramach tego procesu generowane będą raporty, rozliczenia oraz wystawiane będą na ich podstawie faktury. Dostawca za pomocą aplikacji będzie mógł przekazać nam elektroniczną postać faktury wraz z jej zawartością oraz sprawdzać jej stan akceptacji, status płatności. W ramach realizacji projektu będzie miała miejsce implementacja elektronicznej wymiany danych w standardzie XML w następujących procesach: 1. Proces złożenie zapytania ofertowego. Przedmiotem automatycznej wymiany danych w tym procesie będzie oferta (kosztorys) przygotowana przez firmę Mediacap, stanowiąca odpowiedź na złożone zapytanie przez zleceniodawcę. Przygotowana oferta w systemie będzie automatycznie konwertowana do formatu XML i przesyłana partnerowi. Dzięki temu wyeliminowana zostanie z obiegu tradycyjna, papierowa forma dokumentu. 2. Proces akceptacji projektu zamówienia oraz wyceny. Przekazywany do akceptacji kosztorys w tradycyjnej formie (Word, Excel) po wczytaniu do aplikacji B2B będzie automatycznie konwertowany do formatu XML i przekazywany do panelu klienta danego zleceniodawcy. Pozwoli to na całkowite wyeliminowanie z odbiegu tradycyjnej formy dokumentów. 3. Proces składania zamówień. Do formularza zamówienia składanego u dostawcy dołączane będą dokument takiej jak: kosztorys projektu, specyfikacja rozwiązań, harmonogram dostarczenia. Dokumenty te posiadać będą tradycyjna formę (Word, Excel) po wczytaniu ich do aplikacji B2B pliki te będą automatycznie konwertowane do formatu XML i przekazywane do panelu klienta dostawcy. Wyeliminuje to z obiegu tradycyjną, papierową formę dokumentów. 4. Proces rozliczania z zleceniodawcami. Wygenerowana w systemie faktura rozliczeniowa z zleceniodawcą będzie automatycznie konwertowana w formacie XML oraz przesyłana do partnera. Partner ten będzie mógł pobrać fakturę i wprowadzić ją do swojego systemu Strona 17
księgowego. Dzięki temu wyeliminowana zostanie z obiegu tradycyjna, papierowa forma dokumentu. 5. Proces projektowania. Przygotowany projekt scenografii działań event marketing oraz ambient marketing przez zleceniodawców będzie automatycznie konwertowany do formatu XML i przekazywany do naszego programu graficznego. Brak potrzeby przetwarzania otrzymanej wizji projektu w formie tradycyjnej w programie, w którym pracuje nasz grafik. Wyeliminuje to z obiegu tradycyjną, papierową formę dokumentów. 6. Proces zarządzania pracami montażowymi. Za pomocą aplikacji B2B będzie definiowany przedmiot prac montażowych i automatycznie przekazywany partnerowi w pliku XML. Wyeliminuje to z obiegu tradycyjną, papierową formę dokumentów w postaci przedmiotu i charakteru zamówienia (prac). System XML będzie jednym z elementów (modułów) aplikacji B2B. Elastyczna i skalowalna architektura rozwiązania pozwoli na ich zastosowanie w dodatkowych procesach biznesowych oraz we współpracy większą liczbą partnerów. Wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 Zapytania Ofertowego Strona 18
Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Harmonogram prac związanych z realizacją projektu okres realizacji Od dnia podpisania umowy do 31.05.2014 01.06.2014-30.09.2014 01.10.2014-31.01.2015 01.02.2015-31.05.2015 dotyczy 1. zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 1/4) 1. zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 2/4) 1. zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 3/4) 1. zakup wartości niematerialnych i prawnych a) Aplikacja B2B (część 4/4) Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Umowa o zachowanie poufności. Strona 19