Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu. Kontrolę w dniach 07 11.04.2008 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 19/08 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 31 marca 2008 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Udzielanie zamówień publicznych. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali: 1. Anna Kwiecińska Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu, 2. Maria Krajdocha - Główna Księgowa. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 05-22.06.2007 roku i była przeprowadzona przez zespół w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Bogusław Maciejczak członek, 3. Czesław Toczyński członek, 4. Grażyna Tomaszewska członek, 5. Małgorzata Skrzypczak członek, 6. Damian Makowski członek, 7. Mirosław Szulga członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. opublikować w Biuletynie Informacji Publicznej Regulamin Organizacyjny Warsztatu Terapii Zajęciowej, 2. na bieżąco aktualizować strony BIP, 3. zaprowadzić rejestr dotyczący skarg i wniosków, w takiej formie aby można było go uznać za właściwie prowadzony, 4. opracować normy żywienia w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu, 5. zwrócić uwagę aby kopie świadectwa pracy i świadectwa potwierdzające kwalifikacje pracowników znajdujące się w aktach osobowych były potwierdzone, 6. umieszczać w aktach osobowych pracownika wszystkie wymagane oświadczenia i informacje wymagane przepisami kodeksu pracy (przepisy: art.188, art. 178 2, art. 11 2 oraz 18 3a 18 3e Kodeksu Pracy), 7. określić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy o czym mówi rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, 8. w przypadku wywieszania ogłoszeń o naborze na wolne stanowisko pracy bezwzględnie umieszczać na ogłoszeniach datę wywieszenia, 1
9. uporządkować treść wprowadzonych zarządzeniami Dyrektora Domu Pomocy Społecznej przepisów wewnętrznych w sprawie: instrukcja ochrony danych osobowych, polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych oraz ograniczyć ich zawartość do wymaganego minimum m.in. usunięcie powtarzających się zagadnień, 10. ustalić z imienia i nazwiska Administratora Bezpieczeństwa Informacji, 11. dokładnie ustalić i nadać osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych identyfikatorów w systemie informatycznym i programach służących do przetwarzania danych osobowych; identyfikator powinien być przypisany raz, konkretnej osobie i oczywiście różny dla wszystkich pracowników, 12. ustalić poziom bezpieczeństwa, 13. utworzyć rejestry: - osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (przetwarzanie jakich zbiorów i w jakich programach) oraz osób pracujących w systemie, - zewnętrznych nośników informacji na których przetwarzane są dane osobowe, - kopii bezpieczeństwa, - osób upoważnionych do przeprowadzania konserwacji systemu, - programów służących przetwarzaniu danych osobowych, - konserwacji systemu, - udostępniania danych. 14. określić częstotliwość wykonywania i sposób przechowywania kopii bezpieczeństwa, 15. monitorować i rejestrować realizowane połączenia oraz próby ich podejmowania przez pracowników i osoby zewnętrzne z sieci i do sieci wewnętrznych LAN za pomocą sieci Internet kontrola przepływu danych, 16. odpowiednio zorganizować stanowiska pracy fizyczne umiejscowienie monitorów, ustawienie wygaszaczy ekranów, pozostawienie niezablokowanych systemów operacyjnych podczas chwilowych nieobecności na stanowisku pracy, 17. stosować odpowiednio długie i niepowtarzalne hasła zabezpieczające logowanie się do systemów operacyjnych i programów oraz ich regularna zmiana. 18. wyposażenie wszystkich stanowisk w zasilacze awaryjne UPS. 19. każdy zakup dokonany ze środków pieniężnych mieszkańców DPS należy udokumentować, a dokument (faktura, rachunek, paragon) powinien być wystawiony na konkretnego mieszkańca, na odwrocie powinien być dokładny opis, 20. dowody na dokonanie wydatku ze środków mieszkańców powinny zawierać jego podpis potwierdzający ten wydatek, a jeżeli złożenie podpisu jest niemożliwe, należy stosować ogólnie przyjętą metodę podpisu odcisk palca, 21. dokumenty potwierdzające dokonanie zakupów na imprezy zbiorowe (np. grill, wspólne podwieczorki itp.) powinny być odpowiednio opisane, powinna być dołączona lista uczestników wraz z podpisem potwierdzającym uczestnictwo, 22. we wnioskach o wypłatę zaliczki bezwzględnie określać termin rozliczenia zaliczki, 23. stosować się do zapisu 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2006 roku (Dz. U. Nr 236 poz. 1990 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, od 01.01 br. istnieje obowiązek dokumentowania poszczególnych wydatków w krajowych podróżach służbowych. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik dołącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki, nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtem, 24. prawidłowo prowadzić ewidencję wydatków środków przeznaczonych do treningu ekonomicznego, prowadzić rozliczenia pełnej wysokości kwoty przyznanego kieszonkowego, 2
25. przeprowadzać comiesięczną kontrolę rozliczeń wydatków przeznaczonych do treningu ekonomicznego prowadzonych przez instruktorów, 26. zwiększyć kontrolę kierownictwa jednostki w zakresie prowadzenia ewidencji wydatków ze środków mieszkańców oraz sposobu ich dokumentowania, 27. drzwi do archiwum składnicy akt należy obić blachą (ogniotrwałą) zgodnie z 3 pkt 2 ppkt a rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15.02.2005 roku w sprawie warunków przechowywania dokumentacji aktowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284), 28. wskazane jest ukończenie przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie archiwum składnicę akt szkolenia dla archiwistów, 29. porównać zawartość biuletynu z wymogami narzuconymi przez ustawę z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej, uzupełnić braki w zawartości BIP. Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 19-26: Ad. 19-21 Zakupy dokonywane ze środków pieniężnych mieszkańców DPS są odpowiednio dokumentowane, a dokument (faktura, rachunek, paragon) jest dokładnie opisany, wskazane jest którego mieszkańca dotyczy zakup oraz umieszczony jest jego podpis. Dokumenty potwierdzające dokonanie zakupów na imprezy zbiorowe (grill, andrzejki) są odpowiednio opisane, dołączona jest liczba uczestników wraz z podpisami potwierdzającymi uczestnictwo. Ad. 22 Na wnioskach o wypłatę zaliczki określa się termin rozliczenia zaliczki, termin ten jest dotrzymywany. Ad. 23 Kontrolujący nie mógł dokonać sprawdzenia wykonania zalecenia z zakresie stosowania się do zapisu 8a ust. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (poszczególne wydatki w krajowych podróżach służbowych muszą być udokumentowane), ponieważ w okresie objętym kontrolą nie były wystawione żadne polecenia wyjazdu służbowego. Ad. 24 Prawidłowo prowadzi się ewidencję wydatków środków przeznaczonych do treningu ekonomicznego, prowadzi się rozliczenie do pełnej wysokości kwoty przyznanego kieszonkowego. Dokonano sprawdzenia ewidencji prowadzonej przez wszystkich instruktorów. Ad. 25-26 Kierownik WTZ przeprowadza comiesięczną kontrolę rozliczeń wydatków przeznaczonych do treningu ekonomicznego prowadzonych przez instruktorów. Pani Dyrektor wraz z Główną Księgową przeprowadza okresowe kontrole w zakresie prowadzenia ewidencji i dokumentowania wydatków dokonywanych ze środków mieszkańców. W dniu 04.02.2008 roku przeprowadzono kontrolę na stanowisku pracownika socjalnego w zakresie prowadzenia dokumentacji rozliczeń wewnętrznych kieszonkowego. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 27 z dnia 28.12.2006 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu wprowadzono zasady (politykę) rachunkowości, instrukcję obiegu i kontroli 3
dokumentów, instrukcję kasową, instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, instrukcję magazynową. Pracownicy złożyli oświadczenia o przyjęciu do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasad wprowadzonych w/w zarządzeniem. Załącznikami do zarządzenia są: 1. Załącznik nr 1 - Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2. Załącznik nr 2 Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. 3. Załącznik nr 3 Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, 4. Załącznik nr 4 System ochrony danych w jednostce, 5. Załącznik nr 5 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, 6. Załącznik nr 6 Instrukcja kasowa, 7. Załącznik nr 7 Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 8. Załącznik nr 8 Instrukcja w sprawie gospodarki magazynowej. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka przestrzega procedur obiegu i kontroli dokumentów, dokumenty źródłowe przedłożone do kontroli za m-ce styczeń, luty, marzec zawierały opisy merytoryczne oraz podpisy osób upoważnionych do kontroli merytorycznej zgodnie z obowiązującą instrukcją obiegu i kontroli dokumentów. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Z dokumentów wynika, w jakim trybie zamówień publicznych dokonano wydatków. Zgodnie z instrukcją kasową kasjer złożył deklaracje o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki. Pani Dyrektor ustaliła pogotowie kasowe w wysokości 700,00 zł. Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowi załącznik nr 7 do w/w Zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej. W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu do druków ścisłego zarachowania zalicza się: - czeki gotówkowe i rozrachunkowe, - kwitariusze przychodowe K 103, - arkusze spisu z natury, - zastępcze dowody wpłaty KP, - zastępcze dowody wypłaty KW, - karty drogowe. W myśl pkt 8 instrukcji wydanie druków ścisłego zarachowania może nastąpić wyłącznie na podstawie pisemnego upoważnienia do ich pobrania zaakceptowanego przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. Pracownik prowadzący ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi rejestr upoważnień do pobrania druków ścisłego zarachowania. Wydano jedno upoważnienie nr 1/05 dla Pana K. W. do pobrania druków ścisłego zarachowania : - KP, - KW, - kwitariusze, - karty drogowe, 4
- czeki gotówkowe upoważnienie wydaje się na czas do odwołania. Druki ścisłego zarachowania inwentaryzuje się nie rzadziej niż raz w roku Stwierdzoną podczas kontroli nieprawidłowością jest wystawianie dowodów KW kasa wypłaci i KP kasa przyjmie przez nieupoważnioną osobę (stażystka). Zgodnie z zapisem 20 instrukcji obiegu i kontroli dokumentów - dowód wpłaty wystawiany jest przez kasjera, podobnie 21 instrukcji mówi, iż dowód wypłaty wystawiany jest przez upoważnionego pracownika księgowości. Przykłady: 1. RK 3/08 za okres 01-15 luty 2008 roku dowody KP i KW wystawione przez nieupoważnioną osobę, 2. RK 6/08 za okres 03-07 marzec 2008 roku KP wystawione przez nieupoważnioną osobę, 3. RK 1/WTZ/ 08 za okres 01-30 styczeń 2008 roku dowody KP i KW wystawione przez nieupoważnioną osobę, 4. RK 3/WTZ/08 za okres 01-15 luty 2008 roku dowody KP i KW wystawione przez nieupoważniona osobę, 5. RK 5/WTZ/08 za okres 23-29 luty 2008 roku dowód KP wystawione przez nieupoważniona osobę. Dom Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu w terminie wywiązywał się w okresie objętym kontrolą ze swoich zobowiązań. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatkówanalityka do konta 130 za okres od początku roku do dnia 31.03.2008 roku. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB 66 z dnia 31.03.2008 rok. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od dnia 01.01.2008 roku do 31.03.2008 roku potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki na realizację zadań zgodnie z planem rzeczowofinansowym w ramach środków pieniężnych ustalonych na dany rok budżetowy. Wydatki realizowano w sposób celowy. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówień publicznych. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. III. Sposób prowadzenia inwentaryzacji. Zarządzeniem nr 14 z dnia 06.11.2006 roku Pani Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu wprowadziła do użytku wewnętrznego Instrukcję inwentaryzacyjną. 5
W Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu prowadzona jest księga inwentarzowa dla środków trwałych oraz księga inwentarzowa dla pozostałych środków trwałych. Pozostałe środki trwałe o wartości od 600 do 3500 ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej, natomiast do wartości 600 ujmuje się w ewidencji ilościowej. Kontrolujący dokonał sprawdzenia ewidencji środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych na koniec roku 2007. Prowadzono ewidencja analityczna do środków trwałych i pozostałych środków trwałych była zgodna z ewidencją księgową prowadzoną d kont: 011 środki trwałe, 013 pozostałe środki trwałe, 071 umorzenie środków trwałych, 072 umorzenie pozostałych środków trwałych. Na dzień 31.12.2008 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie. Sprzęt, wyposażenie posiada numery inwentarzowe, jest prawidłowo oznaczone. Zarządzeniem nr 20/2007 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej z dnia 14.12.2007 roku zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej. W/w zarządzeniem powołano 3 osobową komisję inwentaryzacyjną Główna Księgowa przeszkoliła przewodniczącą komisji inwentaryzacyjnej w zakresie sposobu przeprowadzania spisu z natury w Domu Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu, na tę okoliczność sporządziła protokół. Opracowano plan inwentaryzacji następujących składników majątkowych: - towary osoba materialnie odpowiedzialna S. S., - środki pieniężne osoba materialnie odpowiedzialna K. W., - towary- osoba materialnie odpowiedzialna W. Z. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia, że wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały zaewidencjonowane i przekazywane do komórki księgowości przed terminem rozpoczęcia inwentaryzacji. Przewodniczącej komisji inwentaryzacyjnej wydano arkusze spisu z natury o numerach od 6/07 do numeru 12/07. Na arkuszach o nr 06/07 do 08/07- dokonano spisu w magazynie art. spożywczych, na arkuszu nr 09/07 spisano druki ścisłego zarachowania, na arkuszach od nr 10/07 do nr 12/07 dokonano spisu w magazynie art. spożywczych w pracowni kulinarnej. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia poinwentaryzacyjne. Oświadczyły, iż wszystkie składniki majątku znajdujące się w podległej im komórce organizacyjnej zostały ujęte w spisie i zostały spisane w ich obecności, nie wniosły żadnych pretensji i zastrzeżeń. Zespół spisowy sporządził protokół z przebiegu spisu z natury, nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych, w czasie dokonania spisu nie stwierdzono usterek i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia i przechowywania składników majątkowych. Na dzień 31.12.2007 roku przeprowadzono inwentaryzację kasy Domu. Komisja w składzie 3 osobowym sporządziła protokoły z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy: 6
1. konta ZFŚS stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 15 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -28 i KW 31, ostatni numer czeku 3034818827, 2. konto dochody własne - stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 26 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -80, ostatni numer czeku 3034824294, różnic nie stwierdzono komisja nie wniosła uwag. 3. konto podstawowe - stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 27 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -95 i KW 62, ostatni numer czeku 3035425278, 4. konto ZFŚS-WTZ - stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 12 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -23 i KW 10, ostatni numer czeku 3032701748, 5. konto dochody budżetowe - stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 12 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -34 i KW 84, ostatni numer czeku 3034824306, 6. konto WTZ - stan gotówki w kasie zerowy, stan gotówki wg RK nr 26 z dnia 31.12.2007 zero, ostatni nr KP -113 i KW 44, ostatni numer czeku 3035425381, Podczas spisu z natury Główna Księgowa przeprowadziła kontrolę kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury, kontrolę objęto pole spisowe magazyn art. spożywczych nie stwierdzono nieprawidłowości, brak zastrzeżeń do zespołu spisowego, brak uwag. Na tę okoliczność sporządzono protokół. Na zakończenie spisu Główna Księgowa rozliczyła inwentaryzację, sporządziła wykaz różnic inwentaryzacyjnych ustalonych drogą spisu z natury brak różnic inwentaryzacyjnych. Na koniec roku przeprowadzono weryfikację sald i sporządzono: protokół z weryfikacji sald metodą potwierdzenia sald za rok 2007 - inwentaryzacją objęto stany sald wykazane w bilansie jednostkowym jednostki organizacyjnej DPS Międzyrzecz, protokół z weryfikacji sald z dokumentacją źródłową za rok 2007 - weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa. W wyniku weryfikacji stwierdzono, że jest to saldo realne i prawidłowo ustalone, protokół z weryfikacji sald DPS-WTZ z dokumentacją źródłową za rok 2007 - weryfikacji zostały poddane aktywa i pasywa- w wyniku weryfikacji stwierdzono, iż salda są realnie i prawidłowo ustalone. IV. Udzielanie zamówień publicznych. Kontrolę w zakresie przestrzegania prawa zamówień publicznych oraz procedur postępowań o zamówienie publiczne w zakresie obowiązujących umów przeprowadził p. Paweł Lachowicz. Kontrolę przeprowadzono metodą badania dokumentów w obecności Pani Dyrektor Anny Kwiecińskiej. Sprawozdanie z udzielonych zamówień w roku 2007 nie zostało przesłane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, ponieważ jednostka nie prowadziła w tym okresie żadnych postępowań, z których wynikałby obowiązek przesłania sprawozdania. 7
W kontrolowanej jednostce nie prowadzono postępowań objętych procedurą zamówień publicznych. Regulamin udzielania zamówień publicznych jest sporządzony, należy jednak dokonać aktualizacji podstawy prawnej dla ustawy Prawo zamówień publicznych - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 Nr 223, poz. 1655 tekst jednolity). W załączniku do Regulaminu udzielania zamówień publicznych pn. Wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne dokonać należy aktualizacji średniego kursu złotego zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Anna Kwiecińska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. z których jeden Międzyrzecz, dnia...29.04.2008 rok... Dyrektor Domu G łówna Księgowa Zespó ł kontrolujący: Pomocy Społecznej w Międzyrzeczu Beata Waltrowska 1.... Anna Kwiecińska Maria Krajdocha...... Paweł Lachowicz 2.... 8