www.cui.wroclaw.pl Obieg Faktury
Spis treści OBIEG FAKTURY... 1 1 PROCES OBIEGU FAKTURY... 8 1.1 PROCES OBIEGU FAKTURY... 9 1.1.1 Elementy procesu... 9 1.1.1.1 Zdarzenie... 9 1.1.1.2 Przekazanie FV... 9 1.1.1.3 Przekazanie do pracownika... 9 1.1.1.4 Obsługa faktury w wydziale... 9 1.1.1.5 Sprawdzenie formalno -rachunkowe... 9 1.1.1.6 Bramka decyzyjna... 9 1.1.1.7 Zatwierdzenie... 9 1.1.1.8 Zaksięgowanie FV na kontach ZPK... 10 1.1.1.9 Błędy w CRZ... 10 1.1.1.10 Błędy w CRZ... 10 1.1.1.11 Zlecenie płatności... 10 1.1.1.12 Zdarzenie... 10 1.1.1.13 Zdarzenie... 10 1.1.1.14 Kancelaria... 10 1.1.1.15 Sekretariat wydziału merytorycznego... 10 1.1.1.16 Wydział merytoryczny... 10 1.1.1.17 WFN... 10 1.1.1.18 WKS... 11 1.2 SPRAWDZENIE FORMALNO -RACHUNKOWE... 11 1.2.1 Elementy procesu... 11 1.2.1.1 Zdarzenie... 11 1.2.1.2 Czy dokument prawidłowo wystawiony... 11 1.2.1.3 Czy jest podpięta umowa/ zamówienia... 12 1.2.1.4 Czy dokument jest na właściwą kwotę... 12 1.2.1.5 Czy są wymagane podpisy sprawdzające i zatwierdzające... 12 1.2.1.6 Weryfikacja terminu płatności... 12 www.bizagi.com Confidential 2
1.2.1.7 Poprawnie... 12 1.2.1.8 Przesłanie do wyjaśnienia... 12 1.2.1.9 Niepoprawnie... 12 1.2.1.10 Zdarzenie... 12 2 OBSŁUGA FV W WYDZIALE... 13 2.1 OBSŁUGA FV W WYDZIALE MERYTORYCZNYM... 14 2.1.1 Elementy procesu... 14 2.1.1.1 Zdarzenie... 14 2.1.1.2 Bramka decyzyjna wykluczająca (łącząca)... 14 2.1.1.3 Bramka decyzyjna równoległa... 14 2.1.1.4 Celowość... 14 2.1.1.5 Legalność... 14 2.1.1.6 Sprawdzenie formalno-rachunkowe... 14 2.1.1.7 Bramka decyzyjna równoległa (łącząca)... 14 2.1.1.8 Zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym... 14 2.1.1.9 Powiązanie z umową... 14 2.1.1.10 Rezerwacja CRZ... 15 2.1.1.11 Weryfikacja terminu płatności... 15 2.1.1.12 pod kątem: VAT, wydatków strukturalnych, projektów unijnych, środków trwałych. 15 2.1.1.13 Dekretacja(przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej)... 15 2.1.1.14 Podpisanie FV... 15 2.1.1.15 Zdarzenie końcowe... 15 2.1.1.16 Wyjaśnienia pracownika merytorycznego... 15 2.1.1.17 Zdarzenie... 15 2.1.1.18 Pracownicy merytoryczni... 15 2.1.1.19 Dyrektor wydziału... 15 3 OBSŁUGA FV (PROJEKTY UNIJNE) W WYDZIALE... 16 3.1 OBSŁUGA FV (PROJEKTY UNIJNE) W WYDZIALE MERYTORYCZNYM... 17 3.1.1 Elementy procesu... 17 3.1.1.1 Zdarzenie... 17 3.1.1.2 w zależności od wytycznych w projekcie... 17 www.bizagi.com Confidential 3
3.1.1.3 Zdarzenie końcowe... 17 4 OBSŁUGA FV (WYDATKI STRUKTURALNE) W WYDZIALE... 18 4.1 OBSŁUGA FV (WYDATKI STRUKTURALNE) W WYDZIALE MERYTORYCZNYM... 19 4.1.1 Elementy procesu... 19 4.1.1.1 Zdarzenie... 19 4.1.1.2 Powiązanie z wydatkiem strukturalnym... 19 4.1.1.3 Uzupełnienie kwoty wydatku strukturalnego... 19 4.1.1.4 Uzupełnienie daty... 19 4.1.1.5 Zatwierdzenie sporządzającego... 19 4.1.1.6 Zatwierdzenie Dyrektora Wydziału... 19 4.1.1.7 Zdarzenie końcowe... 19 4.1.1.8 Pracownicy merytoryczni... 19 4.1.1.9 Dyrektor wydziału... 19 5 OBSŁUGA FV Z WROCŁAWSKICH INWESTYCJI W DIG/WIM... 20 5.1 OBSŁUGA FV WROCŁAWSKICH INWESTYCJI W DIG/WIM... 21 5.1.1 Elementy procesu... 21 5.1.1.1 Zdarzenie... 21 5.1.1.2 Rejestracja wpływu dokumentu w systemie... 21 5.1.1.3 Dekretacja na pracownika... 21 5.1.1.4 Przekazanie do Zespołu ds. Ekonomicznych Departamentu i Jednostek... 21 5.1.1.5 Weryfikacja dokumentów... 21 5.1.1.6 Przekazanie do Dyrektora DIG/WIM... 21 5.1.1.7 Zdarzenie końcowe... 21 5.1.1.8 Zwrot dokumentów do WI... 21 5.1.1.9 Zdarzenie... 21 6 OBSŁUGA FV W WIM... 22 6.1 OBSŁUGA FV W WIM... 23 6.1.1 Elementy procesu... 24 6.1.1.1 Zdarzenie... 24 6.1.1.2 Wprowadzenie do systemu... 24 6.1.1.3 Dekretacja... 25 6.1.1.4 Wstępna weryfikacja... 25 www.bizagi.com Confidential 4
6.1.1.5 Zdarzenie... 25 6.1.1.6 Wyjaśnienia... 25 6.1.1.7 Wyjaśnienie, uzupełnienie braków lub doręczenie faktury korygującej... 25 6.1.1.8 Wystawienie noty... 25 6.1.1.9 Zdarzenie... 25 6.1.1.10 Zwrot FV... 25 6.1.1.11 Przekazanie do działu merytorycznego... 26 6.1.1.12 Sprawdzenie poprawności faktury... 26 6.1.1.13 Przekazanie do pracownika prowadzącego umowę... 26 6.1.1.14 Zwrot do zespołu ds. Ekonomicznych... 26 6.1.1.15 Zatwierdzenie pod względem formalno rachunkowym... 26 6.1.1.16 Sprawdzenie poprawności faktury... 26 6.1.1.17 Zatwierdzenie kwoty wypłaty i kwoty wydatków strukturalnych... 26 6.1.1.18 Zdarzenie końcowe... 26 6.1.1.19 Sekretariat... 26 6.1.1.20 Dyrektor ds. Organizacyjno-Ekonomicznych... 26 6.1.1.21 Pracownicy merytoryczni... 27 6.1.1.22 Zespół ds. Ekonomicznych... 27 6.1.1.23 Dyrektor DIG/WIM... 27 7 OBSŁUGA FV W WOU... 28 7.1 OBSŁUGA FV W WOU... 29 7.1.1 Elementy procesu... 29 7.1.1.1 Zdarzenie... 29 7.1.1.2 Dekretacja... 29 7.1.1.3 Dystrybucja FV do pracowników merytorycznych... 29 7.1.1.4 anie faktury... 29 7.1.1.5 Wyliczenie ceny brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT... 29 7.1.1.6 Wpisanie wartości do systemu Q-inwentaryzacja 3000 (QBS)... 30 7.1.1.7 Zakwalifikowanie FV pod względem wydatku strukturalnego... 30 7.1.1.8 FV pod względem budżetowym... 30 7.1.1.9 Weryfikacja... 30 www.bizagi.com Confidential 5
7.1.1.10 Przekazanie FV... 31 7.1.1.11 Zatwierdzenie... 31 7.1.1.12 Opieczętowanie faktur VAT... 31 7.1.1.13 Dystrybucja do pracowników merytorycznych... 31 7.1.1.14 Przekazanie faktury VAT do Działu Centralnej Obsługi Finansowej Wydziału Finansowego... 31 7.1.1.15 Zdarzenie końcowe... 31 7.1.1.16 Zdarzenie... 32 7.1.1.17 Kierownik / koordynator... 32 7.1.1.18 Pracownik merytoryczny... 32 7.1.1.19 Dział Planowania, Sprawozdawczości i Analiz... 32 7.1.1.20 Pracownicy merytoryczni w działach... 32 7.1.1.21 Samodzielne stanowisko ds. finansowych / kierownik... 32 7.1.1.22 Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WOU... 32 7.1.1.23 Sekretariat... 32 8 OBSŁUGA FV W WI... 33 8.1 OBSŁUGA FV WE WROCŁAWSKICH INWESTYCJACH... 34 8.1.1 Elementy procesu... 34 8.1.1.1 Zdarzenie... 34 8.1.1.2 Odbiór faktury... 34 8.1.1.3 Sprawdzenie zasadności wystawienia FV... 34 8.1.1.4 Sprawdzenie kompletności załączników... 34 8.1.1.5 Zeskanowanie... 34 8.1.1.6 Sprawdzenie zgodnie z list sprawdzającą... 34 8.1.1.7 Zeskanowanie... 34 8.1.1.8 Zatwierdzenie pod kątem merytorycznym... 34 8.1.1.9 Przyjęcie kompletu dokumentów... 35 8.1.1.10 Zatwierdzenie FV... 35 8.1.1.11 Przesłanie do WZF/DIG??... 35 8.1.1.12 PM... 35 8.1.1.13 DR/DP... 35 www.bizagi.com Confidential 6
8.1.1.14 DM... 35 8.1.1.15 Kierownik DM... 35 www.bizagi.com Confidential 7
1 Proces obiegu faktury www.bizagi.com Confidential 8
Version: 1.0 Author: umkawo06 1.1 Proces obiegu faktury 1.1.1 Elementy procesu 1.1.1.1 Zdarzenie Istotna data wpływu FV 1.1.1.2 Przekazanie FV 1.1.1.3 Przekazanie do pracownika Rozdysponowanie na pracownika merytorycznego 1.1.1.4 Obsługa faktury w wydziale 1.1.1.5 Sprawdzenie formalno -rachunkowe Go to details 1.1.1.6 Bramka decyzyjna Poprawne Niepoprawne 1.1.1.7 Zatwierdzenie www.bizagi.com Confidential 9
1.1.1.8 Zaksięgowanie FV na kontach ZPK 1.1.1.9 Błędy w CRZ Wymagana weryfikacja i wyjaśnienie pracownika merytorycznego 1.1.1.10 Błędy w CRZ Wymagana weryfikacja i wyjaśnienia w WKS 1.1.1.11 Zlecenie płatności 1.1.1.12 Zdarzenie 1.1.1.13 Zdarzenie Istotna data pływu FV 1.1.1.14 Kancelaria 1.1.1.15 Sekretariat wydziału merytorycznego 1.1.1.16 Wydział merytoryczny 1.1.1.17 WFN www.bizagi.com Confidential 10
1.1.1.18 WKS 1.2 Sprawdzenie formalno -rachunkowe 1.2.1 Elementy procesu 1.2.1.1 Zdarzenie 1.2.1.2 Czy dokument prawidłowo wystawiony www.bizagi.com Confidential 11
1.2.1.3 Czy jest podpięta umowa/ zamówienia 1.2.1.4 Czy dokument jest na właściwą kwotę 1.2.1.5 Czy są wymagane podpisy sprawdzające i zatwierdzające 1.2.1.6 Weryfikacja terminu płatności 1.2.1.7 Poprawnie 1.2.1.8 Przesłanie do wyjaśnienia 1.2.1.9 Niepoprawnie 1.2.1.10 Zdarzenie www.bizagi.com Confidential 12
2 Obsługa FV w wydziale www.bizagi.com Confidential 13
Version: 1.0 Author: umkawo06 2.1 Obsługa FV w wydziale merytorycznym 2.1.1 Elementy procesu 2.1.1.1 Zdarzenie 2.1.1.2 Bramka decyzyjna wykluczająca (łącząca) 2.1.1.3 Bramka decyzyjna równoległa 2.1.1.4 Celowość 2.1.1.5 Legalność 2.1.1.6 Sprawdzenie formalno-rachunkowe 2.1.1.7 Bramka decyzyjna równoległa (łącząca) 2.1.1.8 Zatwierdzenie pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym 2.1.1.9 Powiązanie z umową www.bizagi.com Confidential 14
2.1.1.10 Rezerwacja CRZ 2.1.1.11 Weryfikacja terminu płatności 2.1.1.12 pod kątem: VAT, wydatków strukturalnych, projektów unijnych, środków trwałych. 2.1.1.13 Dekretacja(przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej) Dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej 2.1.1.14 Podpisanie FV 2.1.1.15 Zdarzenie końcowe 2.1.1.16 Wyjaśnienia pracownika merytorycznego Wyjaśnienia niezgodności z kontrahentem. 2.1.1.17 Zdarzenie Zgłoszenie błędu do faktury, konieczna weryfikacja przez pracownika merytorycznego 2.1.1.18 Pracownicy merytoryczni 2.1.1.19 Dyrektor wydziału www.bizagi.com Confidential 15
3 Obsługa FV (projekty unijne) w wydziale www.bizagi.com Confidential 16
Version: 1.0 Author: umkawo06 3.1 Obsługa FV (projekty unijne) w wydziale merytorycznym 3.1.1 Elementy procesu 3.1.1.1 Zdarzenie 3.1.1.2 w zależności od wytycznych w projekcie W każdym projekcie inne dane 3.1.1.3 Zdarzenie końcowe www.bizagi.com Confidential 17
4 Obsługa FV (wydatki strukturalne) w wydziale www.bizagi.com Confidential 18
Version: 1.0 Author: umkawo06 4.1 Obsługa FV (wydatki strukturalne) w wydziale merytorycznym 4.1.1 Elementy procesu 4.1.1.1 Zdarzenie 4.1.1.2 Powiązanie z wydatkiem strukturalnym 4.1.1.3 Uzupełnienie kwoty wydatku strukturalnego 4.1.1.4 Uzupełnienie daty 4.1.1.5 Zatwierdzenie sporządzającego 4.1.1.6 Zatwierdzenie Dyrektora Wydziału 4.1.1.7 Zdarzenie końcowe 4.1.1.8 Pracownicy merytoryczni 4.1.1.9 Dyrektor wydziału www.bizagi.com Confidential 19
5 Obsługa FV z Wrocławskich Inwestycji w DIG/WIM www.bizagi.com Confidential 20
Version: 1.0 Author: umkawo06 5.1 Obsługa FV Wrocławskich Inwestycji w DIG/WIM 5.1.1 Elementy procesu 5.1.1.1 Zdarzenie 5.1.1.2 Rejestracja wpływu dokumentu w systemie 5.1.1.3 Dekretacja na pracownika 5.1.1.4 Przekazanie do Zespołu ds. Ekonomicznych Departamentu i Jednostek 5.1.1.5 Weryfikacja dokumentów 5.1.1.6 Przekazanie do Dyrektora DIG/WIM 5.1.1.7 Zdarzenie końcowe 5.1.1.8 Zwrot dokumentów do WI 5.1.1.9 Zdarzenie Dokument nie poprawny, konieczne wyjaśnienia ze strony WI. www.bizagi.com Confidential 21
6 Obsługa FV w WIM www.bizagi.com Confidential 22
Version: 1.0 Author: umkawo06 6.1 Obsługa FV w WIM W zależności od procedur ustalonych dla zadań realizowanych przez jednostki Gminy (ZDiUM, ZIM), wprowadzonych Pismem Okólnym Dyrektora DIG, dla których dysponentem środków jest WIM/DIG obowiązują dwa warianty obiegu dokumentów: WARIANT I (ZADANIA REALIZOWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ, W WIM/DIG TYLKO OBSŁUGA EKONOMICZNA) www.bizagi.com Confidential 23
WARIANT II (ZADANIA REALIZOWANE PRZEZ JEDNOSTKĘ, W WIM/DIG OBSŁUGA MERYTORYCZNA I EKONOMICZNA) 6.1.1 Elementy procesu 6.1.1.1 Zdarzenie 6.1.1.2 Wprowadzenie do systemu www.bizagi.com Confidential 24
6.1.1.3 Dekretacja 6.1.1.4 Wstępna weryfikacja 6.1.1.5 Zdarzenie Błędy w dokumentach 6.1.1.6 Wyjaśnienia Wyjaśnienia, zwrot faktury, prośba o korektę, prośba o uzupełnienie, wystawienie noty obciążeniowej, wystawienie noty korygującej 6.1.1.7 Wyjaśnienie, uzupełnienie braków lub doręczenie faktury korygującej Wyjaśnienia, prośba o uzupełnienie, prośba o korektę faktura wstrzymana do czasu złożenia przez Wykonawcę wyjaśnień, uzupełnienia braków lub doręczenia faktury korygującej (powinna być możliwość wprowadzenia do obiegu elektronicznego faktury korygującej oraz uzupełnionych dokumentów). Możliwe pismo do Wykonawcy o wstrzymaniu biegu terminu płatności do czasu wyjaśnienia, uzupełnienia, korekty (powinna być możliwość zmiany terminu płatności w systemie). Czynności mogą wystąpić na etapie weryfikacji: w dziale merytorycznym, u pracownika prowadzącego umowę lub w Zespole ds. Ekonomicznych. 6.1.1.8 Wystawienie noty Wystawienie noty obciążeniowej, wystawienie noty korygującej Zespół ds. Ekonomicznych wystawia notę. Dokument powinien być wprowadzony do obiegu elektronicznego wraz z fakturą. 6.1.1.9 Zdarzenie Zwrot faktury odesłanie faktury do Wykonawcy. Zwrotu faktury mogą dokonać: Dyrektor ds. Organizacyjno Ekonomicznych, dział merytoryczny, pracownik prowadzący umowę lub Zespół ds. Ekonomicznych 6.1.1.10 Zwrot FV www.bizagi.com Confidential 25
6.1.1.11 Przekazanie do działu merytorycznego Zatwierdzenie pod względem merytorycznym 6.1.1.12 Sprawdzenie poprawności faktury 6.1.1.13 Przekazanie do pracownika prowadzącego umowę potwierdzający zgodność z umową 6.1.1.14 Zwrot do zespołu ds. Ekonomicznych 6.1.1.15 Zatwierdzenie pod względem formalno rachunkowym 6.1.1.16 Sprawdzenie poprawności faktury nr. CRZ, klasyfikacja budżetowa, nazwa zadania, odliczenie VAT, kwota do wypłaty, kwoty zatrzymane, potrącenia 6.1.1.17 Zatwierdzenie kwoty wypłaty i kwoty wydatków strukturalnych 6.1.1.18 Zdarzenie końcowe 6.1.1.19 Sekretariat 6.1.1.20 Dyrektor ds. Organizacyjno-Ekonomicznych www.bizagi.com Confidential 26
6.1.1.21 Pracownicy merytoryczni 6.1.1.22 Zespół ds. Ekonomicznych 6.1.1.23 Dyrektor DIG/WIM www.bizagi.com Confidential 27
7 Obsługa FV w WOU www.bizagi.com Confidential 28
Version: 1.0 Author: umkawo06 7.1 Obsługa FV w WOU 7.1.1 Elementy procesu 7.1.1.1 Zdarzenie 7.1.1.2 Dekretacja Zaewidencjonowanie faktury VAT w EZD- nadanie numeru. Czynność ta wykonywana jest przez Sekretariat WOU. 7.1.1.3 Dystrybucja FV do pracowników merytorycznych 7.1.1.4 anie faktury - numer umowy / zamówienia - data umowy / zamówienia - numer CRZ/SAP wraz z numerem korekty - kwota do zapłaty - liczbowo, słownie - kwota zwrotu - liczbowo, słownie - potwierdzenie terminu płatności - przypisanie wydatków do wydziałów, budynków - netto, stawka VAT, podatek VAT, wartość brutto - przypisanie wydatków do najemców - netto, stawka VAT, podatek VAT, wartość brutto - zatwierdzenie faktury pod względem merytorycznym wraz z podpisem - kontrola dokumentu pod względem legalności, celowości i gospodarności Do każdej faktury podłączone są : zamówienia/umowy, protokoły, kosztorys, 'OT', 'WZ', druki rozliczenia zaliczki, druki delegacji zgodnie z Zarządzeniem Prezydenta o obiegu dokumentów- finansowo księgowych. 7.1.1.5 Wyliczenie ceny brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT www.bizagi.com Confidential 29
Zostaje uruchomiony tzw. kalkulator, w którym wpisujemy stawkę podatku VAT-23%, 8%, 5%,0%, wartość netto oraz wartość podatku VAT. Wartość podatku VAT przeliczana jest przez wartość prewspółczynnika 37 % i wartość struktury- 71% (są to wielkości określone przez ustawodawcę). Następnie tworzymy tabelę j.n. F-ra nr FS 351245/2016 z dnia 20.06.2016 r.- YZX s. j. ilość cena netto 1 szt. cena brutto 1 szt. kwota vat po uwzględnieniu struktury i prewspółczynnika 1 szt. wartość brutto po uwzględnieniu odliczenia podatku VAT (wg struktury i prewspółczynnika) 1 szt. niszczarka X 1 2 406,00 2 959,38 145,37 2 814,01 0,00 0,00 7.1.1.6 Wpisanie wartości do systemu Q-inwentaryzacja 3000 (QBS) Który sprzężony jest z Wydziałem Księgowości. Przyjęcia towaru, usługi, nadanie numeru inwentarzowego wraz z kwotą, wpisanie do kartoteki osobistego wyposażenia pracownika 7.1.1.7 Zakwalifikowanie FV pod względem wydatku strukturalnego Wpisanie wartości wydatku strukturalnego, kodu wydatku strukturalnego, daty, podpis kierownika Działu/ koordynatora/ głównego specjalisty- to należy do właściwości poszczególnych kierowników/ koordynatorów 7.1.1.8 FV pod względem budżetowym Przyjęcie faktury Vat i przydzielenie jej do pracownika 7.1.1.9 Weryfikacja www.bizagi.com Confidential 30
- sprawdzenie pod względem rachunkowym FV oraz prowadzenie analizy porównawczej wydatków z zawieranymi zamówieniami i umowami pod względem wartości i ilości asortymentu lub rodzaju usługi - kontrola dokumentu pod względem legalności, celowości i gospodarności - uzupełnienie - nadanie klasyfikacji budżetowej - dział, rozdział, paragraf, kod dysponenta, analityka do paragrafu, numer zadania, obszar funkcjonalny - odliczenia od podatku VAT od najemców pieczątka o treści: VAT od odliczenia (dane z faktury), podpis pracownika oraz od pozostałych zakupów- opieczętowanie faktury pieczątką, podpis pracownika, data, kwota odliczenia, miesiąc, rok- patrz: Zostaje uruchomiony tzw. kalkulator, w którym wpisujemy stawkę podatku VAT-23%, 8%, 5%,0%, wartość netto oraz wartość podatku VAT. Wartość podatku VAT przeliczana jest przez wartość prewspółczynnika 37 % i wartość struktury- 71% (są to wielkości określone przez ustawodawcę). - Każda faktura jest zaewidencjonowana w arkuszu Excel. Arkusz zawiera szereg kolumn z różnymi danymi. Umożliwia to nam sortowanie danych - i systematyczne tworzenie rejestru sprzedaży i zakupu podatku VAT.Na koniec każdego miesiąca (do 5-go) przygotowywany jest wydruk, który po podpisie Dyrektora WOU przekazywany jest do Wydziału Księgowości -Przekazanie faktury VAT do Dyrektora Wydziału celem zatwierdzenia wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty 7.1.1.10 Przekazanie FV Przekazanie FV do Dyrektora/ Zastępcy Dyrektora celem zatwierdzenia wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty 7.1.1.11 Zatwierdzenie Zatwierdzenie wydatku strukturalnego oraz kwoty do wypłaty. Dyrektor podpisuje także inne dokumenty finansowo- księgowe wymagane w danym momencie np. OT, LT, druk delegacji, druk zaliczki, 7.1.1.12 Opieczętowanie faktur VAT Opieczętowanie faktur VAT i innych dokumentów finansowo- księgowych 7.1.1.13 Dystrybucja do pracowników merytorycznych 7.1.1.14 Przekazanie faktury VAT do Działu Centralnej Obsługi Finansowej Wydziału Finansowego 7.1.1.15 Zdarzenie końcowe www.bizagi.com Confidential 31
7.1.1.16 Zdarzenie 7.1.1.17 Kierownik / koordynator 7.1.1.18 Pracownik merytoryczny 7.1.1.19 Dział Planowania, Sprawozdawczości i Analiz 7.1.1.20 Pracownicy merytoryczni w działach 7.1.1.21 Samodzielne stanowisko ds. finansowych / kierownik 7.1.1.22 Dyrektor/ Zastępca Dyrektora WOU 7.1.1.23 Sekretariat www.bizagi.com Confidential 32
8 Obsługa FV w WI www.bizagi.com Confidential 33
Version: 1.0 Author: umkawo06 8.1 Obsługa FV we Wrocławskich Inwestycjach 8.1.1 Elementy procesu 8.1.1.1 Zdarzenie 8.1.1.2 Odbiór faktury 8.1.1.3 Sprawdzenie zasadności wystawienia FV 8.1.1.4 Sprawdzenie kompletności załączników Weryfikacja nazwy zadania, danych dotyczących umowy, sprawdzenie pod względem legalności, celowości i gospodarności, podatek VAT do odliczenia, kwota do wypłaty, kwoty zatrzymane, potrącenia 8.1.1.5 Zeskanowanie 8.1.1.6 Sprawdzenie zgodnie z list sprawdzającą zgodność PŚP z fakturą, poprawność obliczeń, kompletność oświadczeń podwykonawców 8.1.1.7 Zeskanowanie 8.1.1.8 Zatwierdzenie pod kątem merytorycznym www.bizagi.com Confidential 34
8.1.1.9 Przyjęcie kompletu dokumentów wskazanie przez osobę monitorującą dane zadanie klasyfikacji budżetowej, źródła finansowania, dysponenta, nr CRZ, wniosek do BZF o uruchomienie środków - wskazanie rachunku bankowego, wydatek strukturalny, załączenie oryginału umowy jeżeli jest to pierwsza faktura 8.1.1.10 Zatwierdzenie FV 8.1.1.11 Przesłanie do WZF/DIG?? 8.1.1.12 PM Kierownik Projektu 8.1.1.13 DR/DP Dział Realizacji Inwestycji / Dział Przygotowania Inwestycji 8.1.1.14 DM Dział Funduszy Europejskich i Monitoringu Inwestycji 8.1.1.15 Kierownik DM www.bizagi.com Confidential 35