Zarządzenie Nr 263/09 Prezydenta Miasta Otwocka z dnia 30 grudnia 2009 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 263/09 Prezydenta Miasta Otwocka z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie zasad rachunkowości stosowanych przy realizacji projektu Wyrównywanie szans w dostępie do Internetu w Gminie Otwock o numerze POIG /09 w ramach działania 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu elnclusion osi priorytetowej 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ze zm.) zarządza się co następuje: 1 Wprowadza się zasady rachunkowości stosowane przy realizacji projektu Wyrównywanie szans w dostępie do Internetu w Gminie Otwock w organie i jednostce budżetowej Urząd Miasta Otwocka, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do mniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Prezydent Miasta Otwocka Zbigniew Szczepaniak 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Otwocka Nr 263/09 z dnia 30 grudnia 2009 r. 1. Rachunkowość projektu Wyrównywanie szans w dostępnie do Internetu w Gminie Otwock prowadzona jest w siedzibie Urzędu Miasta Otwocka przy ul. Armii Krajowej 5, Otwock na podstawie zakładowego planu kont dla budżetu gminy oraz jednostki budżetowej Urząd Miasta Otwocka oraz zasad określonych zarządzeniami, decyzjami w sprawie rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów finansowych. 2. Realizacja zadania następuje po podpisaniu umowy, zgodnie z wnioskami o dofinansowanie. 3. Projekt realizowany jest przez Urząd Miasta Otwocka jednostkę budżetową 4. Dla potrzeb projektu został wyodrębniony rachunek bankowy, na który zostanie przekazana dotacja rozwojowa stanowiąca dofinansowanie projektu. Udział własny w kosztach projektu finansowany jest z rachunku podstawowego budżetu gminy, również wydatki poniesione na projekt w ramach dofinansowania, ale dokonane przed otrzymaniem dotacji płacone są z rachunku podstawowego gminy, a następnie refundowane z wyodrębnionego rachunku. 5. W planie finansowym Urzędu Miasta Otwocka ujmowane są wszystkie wydatki na realizację projektu. 6. Zadanie realizowane w ramach projektu finansowane jest z: Dofinansowania z Instytucji Wdrażającej 85% ( czego 85% środki z Unii Europejskiej, 15% budżet państwa) Środki własne 15%. 7. Budżetu projektu realizowany jest w następującej klasyfikacji budżetowej: Dział 750 ADMINISTRACJA PUBLICZNA, Rozdział Pozostała działalność. Wydatki poniesione w ramach projektu klasyfikuje się: z końcówką 8 wydatki ze środków unijnych, z końcówką 9 wydatki z budżetu państwa i budżetu gminy. 8. Ewidencja zdarzeń gospodarczych dotyczących projektu dokonywana jest za pomocą programu KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA w specjalnie założonym rejestrze pod nazwą Wyrównywanie szans w dostępnie do Internetu. 9. Podstawą ewidencji zdarzeń gospodarczych są dowody księgowe oryginały. W ewidencji zarówno organu jak i jednostki zdarzenie gospodarcze związane z realizacją projektu księgowane będą chronologicznie na podstawie kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Oryginały dowodów będą przechowywane w oddzielnych segregatorach, zawierających dokumentu związane z projektem, przez okres określony w umowie. 2

3 10. Dowody księgowe dotyczące realizowanego projektu księgowane będą (zarówno w rejestrze podstawowym, jak założonym do ewidencji projektu) pod pozycją kolejną nadaną podczas dekretacji w budżecie głównym. Oddzielne numery nadawane są dla faktur i dla pozostałych dowodów (wyciągi bankowe, polecenia księgowania itp.). 11. Procedury dokonywania płatności za wykonane w ramach umów zadania związane z realizacją projektu: Wpływ faktur, rachunków do wydziału merytorycznego, Kontrola merytoryczna dowodów finansowych przez wyznaczonego pracownika, polegająca na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach finansowych są zgodne z umowami z instytucją udzielającą dotacji, wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo finansowym, czy wydatek jest zgodny z celem i wysokością ustaloną w planie finansowym jednostki, czy umożliwia terminową realizację zadania, czy zachowano terminy i wysokości wynikające z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, umów, porozumień, decyzji, itp. czy dokonano wydatki zgodnie z przepisami zamówień publicznych Na dowód potwierdzenia zgodności w tym zakresie pracownik podpisuje dokument na pieczątce sprawdzono pod względem merytorycznym. Kontrola formalno rachunkowa, polegająca na sprawdzeniu czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy, czy nie zawiera błędów rachunkowych. Dokonywana jest ona przez upoważnionego pracownika Wydziału Budżetu i potwierdzana podpisem na pieczątce sprawdzono pod względem formalno rachunkowym. Zatwierdzenie dowodów księgowych przez Skarbnika oraz Prezydenta Miasta (lub osoby przez nich upoważnione). Na podstawie zatwierdzonych dokumentów Wydział Budżetu dokonuje płatności. Prawidłowo opisane dowody księgowe podlegają dekretacji, zgodnie z przyjętymi w gminie zasadami. Wszystkie dokumenty dotyczące projektu, muszą być szczegółowo opisane, że są dofinansowane w ramach umowy numer POIG /09-00 oraz nazwę projektu. Muszą posiadać szczegółową informacją, jaka kwota wydatków finansowana jest z dotacji, a jaka ze środków własnych (takiego podziału dokonuje wydział merytoryczny nadzorujący realizację projektu). 12. Do ewidencji zadań w ramach projektu z wykorzystaniem dotacji rozwojowej korzysta się z kont syntetycznych: W organie: Rachunek budżetu wyodrębniony dla potrzeb projektu, Rachunek budżetu, 901 Dochody budżetu, 902 Wydatki budżetu 960 Skumulowana nadwyżka lub niedobór budżetu 3

4 961 Niedobór i nadwyżka budżetu, W jednostce: 011 Środki trwałe, 013 Pozostałe środki trwałe 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 0720 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), Rachunek bieżący wydatków budżetowych, Rachunek bieżący dochodów budżetowych, 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 231 Rozrachunki z pracownikami, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 400 Koszty według rodzaju, 401 Amortyzacja, 750 Przychody i koszty finansowe, 760 Pozostałe przychody i koszty, 761 Pokrycie amortyzacji, 800 Fundusz jednostki, 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy, 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych, Dla zapewnienia przejrzystości wydatkowanych środków w ramach projektu dopuszcza się tworzenie kont analitycznych (odpowiadających treścią ekonomiczną kontom danego zespołu) bez konieczności zmiany zarządzenia. Księgowania (zarówno dochodów jak i wydatków) w jednostce budżetowej Urząd Miasta dokonywane są na klasyfikacji budżetowej z pozycjami od 0 do 5000, natomiast w organie z pozycją Szczegółowy opis funkcjonowania kont jest zgodny z opisem zawartym w zarządzeniu Nr 174/09 Prezydenta Miasta Otwocka z dnia 01 września 2009 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Otwocka. 13. Do kwestii dotyczących zasad rachunkowości dotyczących projektu nie uregulowanych w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie zasady zawarte w Zarządzeniu Nr 174/09 Prezydenta Miasta Otwocka z dnia 01 września 2009 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Miasta Otwocka. 4

5 14. Wszystkie dokumenty związane z finansową realizacją projektu przechowywane są w siedzibie Urzędu Miasta Otwocka, w Wydziale Budżetu, w oddzielnych segregatorach, przez okres określony w umowie o dofinansowanie. 5