Zarządzenie Nr 42/2006 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 2 marca 2006r

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 42/2006 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 2 marca 2006r W sprawie procedur obowiązujących przy realizacji przedsięwzięć w ramach Programu Phare 2003 Promocja Zatrudnienia i Rozwoju Zasobów Ludzkich Projekt regionalny Wsparcie na modernizację oferty edukacyjnej, którego ostatecznymi beneficjentami są placówki kształcenia zawodowego Miasta, określone w konkretnej umowie. Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz z późn. zm. ) art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), art. 47 oraz art ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005r Nr 249 poz ) Prezydent Miasta Nowego Sącza zarządza: 1 1) Beneficjentem wsparcia przedsięwzięć realizowanych w ramach Programu Phare 2003 Promocja Zatrudnienia i Rozwój Zasobów Ludzkich projekt regionalny, Program Wsparcie na modernizację oferty edukacyjnej jest Miasto Nowy Sącz. Przedsięwzięcia realizowane będą w następujących placówkach kształcenia zawodowego: - Zespół Szkół Ekonomicznych im. O. Langego w Nowym Sączu ul. Grodzka 34 zgodnie z umową o udzielenie wsparcia numer PL 2003/ / tytuł przedsięwzięcia: Nowoczesna szkoła zawodowa szansą na pracę - Centrum Kształcenia Praktycznego w Nowym Sączu ul. Zamenhofa 18 zgodnie z umową o udzielenie wsparcia numer PL 2003/ / tytuł przedsięwzięcia: Mechatronika nowa jakość w edukacji zawodowej 2) Nadzór nad realizacją przedsięwzięć począwszy od opracowania wniosków, podpisania umów, jak również przez cały okres ich realizacji pełni w Urzędzie Miasta w imieniu beneficjenta wsparcia, Biuro Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą. 3) Zobowiązuje się Dyrektora Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą do wykonywania w/w czynności osobiście lub przez upoważnionego pracownika. 4) Zobowiązuje się kierowników placówek kształcenia zawodowego wymienionych w pk 1 niniejszego paragrafu będących realizatorami przedsięwzięć stanowiących przedmiot wsparcia, do bezwzględnego przestrzegania postanowień w tym zakresie, zawartych w umowie o wsparcie finansowe przedsięwzięcia. 5) Kierownik placówki kształcenia zawodowego wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację przedsięwzięcia. Osoba ta zobowiązana jest do ścisłej współpracy z Biurem Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą Urzędu Miasta w sprawach określonych w postanowieniach umowy o wsparcie oraz Referatem Informatyki Wydziału Organizacji, Administracji i Obsługi a także Wydziałem Zamówień Publicznych Urzędu Miasta w sprawach związanych z zakupem towarów i usług dokonywanych w ramach przedsięwzięcia zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r Prawo Zamówień Publicznych. 1

2 6) Nadzór oraz odpowiedzialność za zakup sprzętu umożliwiającego realizację przedsięwzięcia, którego realizatorami są Zespół Szkól Ekonomicznych im. O. Langego w Nowym Sączu oraz Centrum Kształcenia praktycznego w Nowym Sączu, sprawują kierownicy tych placówek. 2 1) Środki pomocowe na współfinansowanie tychże przedsięwzięć przekazywane będą przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości - jednostkę kontraktującą na wyodrębnione w tym celu rachunki bankowe funkcjonujące przy Urzędzie Miasta ( jako jednostce budżetowej ) w tym na: - realizację przedsięwzięcia o nr referencyjnym Phare 2003/ zatytułowanego Mechatronika nowa jakość edukacji zawodowej rachunek bankowy nr dla przedsięwzięcia o nr referencyjnym Phare 2003/ Nowoczesna szkoła zawodowa szansą na pracę rachunek bankowy nr ) Z wyżej wymienionych rachunków, na które będą wpływały środki pomocowe, będą również realizowane wydatki tych przedsięwzięć w części, w której są współfinansowane ze środków pomocowych zgodnie z warunkami umowy o udzielenie wsparcia. Wyciągi bankowe z w/w rachunków bankowych stanowić będą podstawę księgowania na kontach analitycznych utworzonych do tych zadań w zakresie wpływów i wydatków w ramach konta 137 rachunki środków funduszy pomocowych w części dotyczącej współfinansowania ze środków pomocowych. Urządzenia analityczne do w/w konta dla powyższych przedsięwzięć prowadzone będą zgodnie z ustaleniami przyjętymi w zasadach ( polityce ) rachunkowości obowiązującej w Urzędzie Miasta ( w zał. Nr 1 do zarządzenia Nr 442/2005 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 30 września 2005r ). Przy czym kserokopie wyciągów bankowych do w/w rachunków stanowić będą podstawę księgowania w księgowości budżetu Miasta - organie finansowym. Wpływ środków na wydzielone rachunki bankowe prowadzone do wymienionych przedsięwzięć, będących przedmiotem wsparcia z Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zwanej jednostką kontraktującą traktowany będzie w księgach Urzędu Miasta jednostki budżetowej, jako uruchomienie środków na finansowanie wydatków dla jednostki budżetowej z budżetu Miasta organu finansowego. Księgowanie wpływu środków na wydzielone rachunki bankowe otrzymanych od jednostki kontraktującej będzie przedstawiać się następująco: a) Urząd Miasta jednostka budżetowa Wn 137 Ma 228 b) Budżet Miasta organ finansowy Wn 137 Ma 907 równocześnie księgowanie przekazania środków na wydatki jednostce Wn 228 Ma 137 oraz zapis techniczny ze znakiem minus Wn 137 Ma 137 Dla każdego przedsięwzięcia prowadzone będą do tych kont odpowiednio utworzone konta analityczne zgodnie z przyjętymi zasadami ( polityką ) rachunkowości obowiązującymi w Urzędzie Miasta w Nowym Sączu. 3 1) Zobowiązuje się Dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta do zaprowadzenia odrębnej ewidencji księgowej prowadzonej w Urzędzie Miasta jako jednostce budżetowej dla każdego z przedsięwzięć obejmującej całkowity koszt 2

3 realizacji tych projektów, tj. tak w zakresie wydatków współfinansowanych ze środków pomocowych jak i ze środków własnych z wyodrębnieniem obowiązującej w tym zakresie klasyfikacji budżetowej. Odrębna ewidencja księgowa dla wymienionych przedsięwzięć winna być prowadzona z zachowaniem zasad opisanych w zał. Nr 1 do Zarządzenia nr 442/2005 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 30 września 2005r. w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących w Urzędzie Miasta, a w szczególności w pkt p.n. operacje księgowe dotyczące dochodów i wydatków stanowiących środki pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi 2) Dokumenty księgowe dotyczące wydatków pomocowych, przed przyjęciem do ksiąg rachunkowych w ramach budżetu danego przedsięwzięcia sprawdzane są pod względem merytorycznym (jak również w zakresie kwalifikowania lub niekwalifikowania się do objęcia wsparciem zgodnie z zawartymi umowami o wsparciu) w Biurze Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą Urzędu Miasta przez Dyrektora Biura lub upoważnioną osobę, co zostaje potwierdzone złożeniem podpisu pod pieczęcią sprawdzono pod względem merytorycznym Każdy rachunek winien zostać opisany przez upoważnionego pracownika Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą Urzędu Miasta określając kwotę w zł, która podlega pokryciu ze środków programu Phare 2003 promocja zatrudnienia i rozwój zasobów ludzkich projekt regionalny umowa o udzielenie wsparcia nr oraz kwoty w zł, która jest finansowana ze środków własnych Miasta. Ponadto rachunek powinien zawierać odpowiednią klasyfikację budżetową wydatków z wyodrębnieniem wydatków kwalifikowalnych finansowanych ze środków pomocowych, wydatków kwalifikowalnych pokrywanych ze środków własnych oraz wydatków pokrywanych ze środków własnych ale nie zaliczanych do wydatków kwalifikowalnych. Klasyfikację powyższą nadaje pracownik Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą Urzędu Miasta. Sprawdzania pod względem formalno rachunkowym dokumentów księgowych dokonuje upoważniony przez Dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta pracownik tego wydziału. Zakwalifikowanie dokumentu do ujęcia w księgach rachunkowych Urzędu Miasta dokonuje Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej, składając w tym celu swój podpis pod pozycją głównego księgowego, na pieczęci zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych. Natomiast pod pozycją kierownika jednostki - zatwierdza rachunek do zapłaty z upoważnienia Prezydenta Miasta Dyrektor Wydziału Edukacji Urzędu Miasta. 3) Dla wymienionych przedsięwzięć zapisy księgowe w księgach Urzędu Miasta winny być prowadzone na bieżąco w sposób rzetelny zachowując zasadę ewidencji memoriałowej oraz kasowej. Dokumenty księgowe dotyczące powyższych przedsięwzięć po ujęciu ich w księgach rachunkowych, przechowywane są w założonych w tym celu odrębnych segregatorach. Odpowiedzialnym za powyższe czynności jest Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta. 4) Na podstawie wyodrębnionej ewidencji księgowej Wydział Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta zobowiązany jest do sporządzenia odrębnej sprawozdawczości finansowej w obowiązującym okresie sprawozdawczym, w zakresie wydatków na wymienione przedsięwzięcia (dla każdego oddzielnie) wg wzoru Rb-28S. Sprawozdanie powyższe Dyrektor Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta Pan Wiesław Toczek zobowiązany jest sporządzić i przekazać na koniec każdego miesiąca sprawozdawczego Zastępcy Dyrektora Wydziału Wymiaru i Księgowości Podatkowej Urzędu Miasta Pani Janinie Urlik, celem ujęcia w księgach budżetu Miasta jako - organie finansowym, wydatków realizowanych przez Miasto ze środków 3

4 pomocowych. Przedłożone sprawozdanie wg wzoru Rb-28S ( kwartalnie ) sporządzane z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego dla danego przedsięwzięcia, stanowi podstawę księgowania w budżecie Miasta organie finansowym : Wn 908 wydatki z funduszy pomocowych Ma 228 rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych. 4 1) Zobowiązuje się Dyrektora Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą Urzędu Miasta do zapewnienia zgodności z wymogami wynikającymi z podpisanych umów o wsparcie przedsięwzięć do terminowego przedkładania w imieniu Miasta jako beneficjenta, jednostce kontraktującej pełnej wymaganej informacji o realizacji danego przedsięwzięcia oraz sprawozdawczości merytorycznej i finansowej. W tym celu winny być sporządzane raporty okresowe i końcowe w terminie i zakresie wynikającym z ustaleń zawartych w umowie wraz z załącznikami. 2) Zakupiony w ramach przedsięwzięcia sprzęt winien być przekazany i zainstalowany w jednostce, która będzie realizować zadania, do którego ten sprzęt został zakupiony. Tak więc sprzęt i urządzenia zakupione w ramach programu Phare 2003 Promocja zatrudnienia i rozwoju zasobów ludzkich projekt regionalny wg umowy o udzielenie wsparcia nr PL2003/ / zatytułowany mechatronika nowa jakość edukacji zawodowej do Centrum Kształcenia Praktycznego Nowy Sącz ul. Zamenhofa 1 jednostki budżetowej Miasta Nowy Sącz, - w ramach programu Phare 2003 promocja zatrudnienia i rozwoju zasobów ludzkich projekt regionalny wg umowy o udzielenie wsparcia nr PL 2003/ / zatytułowany nowoczesna szkoła zawodowa szansą na pracę do Zespołu Szkół Ekonomicznych im. O. Langego w Nowym Sączu. Zgodnie z warunkami określonymi w umowach zawieranych z dostawcami o zakupy sprzętu pod potrzeby przedsięwzięć, zakupiony sprzęt będzie dostarczony przez dostawcę bezpośrednio do placówek kształcenia zawodowego. 3) Podstawę zapłaty za dostarczony sprzęt stanowić będą faktury opisane i sprawdzone zgodnie z ustaleniami zawartymi w 3 pkt 2 niniejszego zarządzenia, wraz z załączonymi dokumentami stwierdzającymi przyjęcie sprzętu i przekazania do użytkowania. W tym celu należy wystawić dowód OT przyjęcie środka trwałego jak również dokumenty przenoszące prawo własności sprzętu z Urzędu Miasta do placówki kształcenia zawodowego w której realizowane jest przedsięwzięcie tj. dowody PT protokół przekazania środka trwałego. Tak dowód OT przyjęcia środka trwałego do użytkowania, jak i dowód PT protokół przekazania środka trwałego powinien posiadać cechy wynikające z obowiązującej w Urzędzie Miasta instrukcji obiegu i kontroli dowodów ( dokumentów ) księgowych. Dowód OT w pozycji podpis zespołu przejmującego podpisuje z ramienia Urzędu Miasta wyznaczony przez Dyrektora pracownik Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą oraz dodatkowo przy zakupie sprzętu komputerowego pracownik Referatu Informatyki Wydziału Organizacji, Administracji i Obsługi Urzędu Miasta i ze strony placówki kształcenia zawodowego w której przy pomocy tego sprzętu będzie realizowane przedsięwzięcie koordynator projektu tj. w Zespole szkół Ekonomicznych Pani Agnieszka Zawadzka natomiast w Centrum Kształcenia Praktycznego Pan Andrzej Wiktor wicedyrektor CKP. Natomiast osobami którym powierza się pieczę nad przyjętym środkiem trwałym są dyrektorzy tych placówek w których realizowane będą przedsięwzięcia. 4

5 4) Dokumentami przenoszącymi prawa własności będą dowody PT - protokoły przekazania środków trwałych które podpisuje jako przekazujący Prezydent Miasta lub jego Zastępca natomiast przejmującymi będą dyrektorzy placówek kształcenia zawodowego przyjmujący na swój majątek sprzęt. Zakupiony sprzęt w związku z tym iż służy celom dydaktycznym podlega jednorazowo spisaniu w koszty w momencie przyjęcia do używania bez względu na wartość jednostkową. 5) Przyjęty majątek trwały w Urzędzie Miasta podlega na podstawie dowodu OT wpisaniu do książki inwentarzowej ogólnej, otrzymuje numer inwentarzowy składający się z numeru pozycji pod którą został wpisany w książce inwentarzowej ogólnej prowadzonej przy Urzędzie Miasta łamany przez numer kolejny, który stanowi pozycję w której został wpisany ten sprzęt dodatkowo w książce inwentarzowej zaprowadzonej pod potrzeby danego programu. Zobowiązuje się dyrektora Wydziału Księgowości Budżetowej Urzędu Miasta do spowodowania zaprowadzenia dodatkowo odrębnej książki inwentarzowej pod potrzeby tego programu. Z kolei na podstawie dowodu PT nastąpi wyksięgowanie tego sprzętu z majątku i ewidencji urządzeń prowadzonej w Urzędzie Miasta. Zobowiązuje się również dyrektorów placówek kształcenia zawodowego które przejmą ten sprzęt do zaprowadzenia odrębnych książek inwentarzowych prowadzonych dla tych przedsięwzięć i tam zaewidencjonowania tego sprzętu na podstawie dowodów przyjęcia PT, jak również ujęcia przejętego sprzętu w księgach majątkowych jednostki. Zobowiązuje się Dyrektora Biura Rozwoju Miasta i Kontaktów z Zagranicą do spowodowania aby zakupiony sprzęt na etapie przyjęcia do w księgach rachunkowych Urzędu Miasta został odpowiednio oznakowany, tj. zaopatrzony w logo programu Cała dokumentacja związana z realizacją wymienionych przedsięwzięć ( objętych wsparciem zgodnie z umowami) winna być przechowywana co najmniej siedem lat od dnia przekazania płatności końcowej. 2. Odpowiedzialni za powyższe są Dyrektorzy Wydziałów Urzędu Miasta do których te dokumenty ostatecznie trafiają,(celem ich ujęcia w księgach rachunkowych bądź sporządzenia informacji, raportu, sprawozdania merytorycznego itp.) oraz Dyrektorzy placówek kształcenia zawodowego, którzy będą realizować przedsięwzięcia przy pomocy zakupionego sprzętu na który pozyskano wsparcie. 6 Zobowiązuje się Wydział Kontroli Wewnętrznej Urzędu Miasta do uwzględnienia w planie kontroli finansowej przeprowadzanej corocznie w jednostkach organizacyjnych Miasta, kontroli w zakresie wypełnienia wymogów wynikających z niniejszego zarządzenia w zakresie dokumentacji i ewidencji wydatków realizowanych w ramach przedsięwzięć, na które otrzymano wsparcie ze środków Phare 2003 w ramach programu wsparcia na modernizację oferty edukacyjnej. 7 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Zastępca Prezydenta Miasta Nowego Sącza (-) Zofia Pieczkowska 5