Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. International-zdobywamy doświadczenie!.

Transkrypt

1 Zasady (polityka) rachunkowości projektu pn. International-zdobywamy doświadczenie!. I. Zasady ogólne 1. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej projektu pn. International - zdobywamy doświadczenie!. realizowanego przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach Programu Erasmus+, Akcja 1-Mobilność edukacyjna. Projekt nr PL01-KA Dotacja na realizację projektu wpłynęła na numer konta w Banku Millennium w Malborku, w wysokości Euro. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunku bankowym upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów. 3. Realizatorem zadania jest Starostwo Powiatowe w Malborku. Księgi rachunkowe prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Starostwa Powiatowego w Malborku Plac Słowiański Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie Finansowo-Księgowym ProgMan. Każdy użytkownik programu posiada indywidualne hasło zabezpieczające dostęp do wprowadzenia danych. 5. W planie finansowym Starostwa Powiatowego w Malborku wydatki na realizację projektu ujęte są w dziale 801 Oświata i Wychowanie, w rozdziale Szkoły Zawodowe. 6. Wydatków dokonuje się z wyodrębnionego rachunku bankowego otwartego do realizacji projektu o numerze Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu refundacji wydatków ujmowane są w księgach budżetu Powiatu Malborskiego (Organ). Wpływ środków dokonywany jest na rachunek bankowy projektu. Zrealizowane dochody Organu ujmowane są na koniec roku, jako przychody w jednostce budżetowej. 8. Wydatki ujmuje się jako środki unijne. 9. Rachunkowość budżetu Organu obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków oraz sprawozdania, a rachunkowość w Starostwie operacje kasowe tj. przepływy środków, koszty, rozrachunki między kontrahentami, Starostwem i Organem.

2 II. Klasyfikacja budżetowa Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacja budżetową określona w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm). W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego projektu stosuje się czwartą cyfrę 1. III. Obieg, opis i kontrola dokumentów księgowych 1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego przelewu, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu / zapłaty jest wyciąg bankowy. 3. W Przypadku płatności gotówkowych dokumentem potwierdzającym odbiór gotówki jest własnoręczny podpis złożony na dokumencie księgowym (wraz z numerem okazanego dokumentu tożsamości). 4. Poniesiony koszt w walucie obcej EUR przeliczać należy z EUR na PLN na każdej fakturze wg kursu z dnia zawarcia umowy projektowej, tj. ERU z dnia EUR to 4,1426 PLN. 5. Na dowodach księgowych ( fakturach) powinny się znaleźć następujące elementy opisu: Opis Nr ewidencyjny dokumentu: Operacja gospodarcza dotyczy projektu pn.:.. Projekt realizowany przy wsparciu finansowym Komisji Europejskiej w ramach Programu Erasmus+, Aacja 1-Mobilność edukacyjna. Projekt nr PL01-KA

3 Nazwa zadania zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu Kwota wydatku kwalifikowalnego w tym zadaniu Treść Data, czytelny podpis, pieczęć Sprawdzono pod względem merytorycznym Sprawdzono pod względem formalnorachunkowym Nie zachodzi/ zachodzi potrzeba stosowania przepisów ustawy z dn r. Prawo zamówień publicznych art. 4 pkt 7 (tekst jednolity Dz. U. z r. poz. 907 z późn.zm.) Udział środków kwalifikowalnych do wypłaty: 100 % środki z budżetu programu ERASMUS + Sprawdzono pod względem merytorycznym i legalności Data. Podpis.. Podlega/nie podlega wydatkom strukturalnym Symbol klasyfikacji Pieczątka i podpis Sprawdzono pod względem gospodarności i celowości Data.. podpis. Zatwierdzono na sumę.. zł gr. Słownie.. Do wypłaty sum budżetowych, pozabudżetowych, środków specjalnych Dział, rozdział, paragraf złotych Dnia. Podpis

4 Dokonano kontroli wstępnej Data. Podpis Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym Data podpis Zatwierdzenie dowodu księgowego do wypłaty: Proporcja udziału środków unijnych Pozycja księgowa, dekret i klasyfikacja budżetowa znajdująca się na wydruku zadekretowanego dowodu księgowego z programu finansowo księgowego ProgMan; Zatwierdzenie do wypłaty; Pieczątka z treścią: Zapłacono przelewem / gotówką, data dokonania przelewu ; Pieczątka z treścią: Starostwo Powiatowe w Malborku, Kancelaria ogólna, wpłynęło dnia, ilość załączników, podpis; 6. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji projektu finansowanego ze środków unijnych podpisane są przez Starostę Malborskiego lub osobę przez niego upoważnioną. Kontroli wstępnej dokonuje Skarbnik Powiatu. Pod względem merytorycznym faktury podpisuje dyrektor Wydziału Rozwoju Powiatu, Infrastruktury i Inwestycji, który dokonuje kontroli tych dokumentów, poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdza czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą, zadaniami oraz harmonogramem rzeczowofinansowym. Sprawdzenia pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych dokonuje pracownik upoważniony ds. zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym dowody księgowe podpisywane są przez Dyrektora Wydziału Finansowego. 7. Procedura dokonywania płatności w ramach realizowanego projektu powinna obejmować następujące etapy: Rejestracja wpływu faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej, kontrola merytoryczna faktury polega na sprawdzeniu, czy zdarzenie gospodarcze przedstawione w dokumencie księgowym jest zgodne z rzeczywistością i zawartymi umowami.

5 Sprawdzenie z procedurami wynikającymi z umowy o zamówieniach publicznych przez upoważnionego pracownika ds. zamówień. Złożenie przez Dyrektora Wydziału Finansowego podpisu wraz z datą oznacza, iż dokument: a) odpowiada wymogom ustawy o rachunkowości, b) został wystawiony na właściwym druku, formularzu, arkuszu, zestawieniu, c) jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, który ją dokumentuje i zawiera, co najmniej: - określenie rodzaju dowodu, - opis operacji gospodarczej oraz jej wartości - datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą także datę sporządzenia dowodu, - podpis wystawcy dowodu. d) jest kompletny i wolny od błędów rachunkowych. Skarbnik lub Dyrektora Wydziału Finansowego zapewnia kontrolę zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Przeprowadzenie kontroli musi być uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Po zakończeniu czynności kontrolnych dowody księgowe uznane za prawidłowe są akceptowane przez Starostę Powiatu Malborskiego lub osoby przez niego upoważnione. IV. Ewidencja księgowa dokumentów i operacji finansowych Dla celów projektu nie prowadzi się odrębnych ksiąg rachunkowych, lecz tworzy nowy dziennik, polegający na wprowadzeniu kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych określonych w Zarządzeniu Nr 28/2012 Starosty Malborskiego z dnia 21 maja 2012 r. w sprawie określenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego w Malborku, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem. Do prowadzenia ewidencji projektu zostaje wydzielony częściowy dziennik pt..international-zdobywamy doświadczenie!. Ewidencję księgową prowadzi się na wyodrębnionym rachunku bankowym. Podstawę do ewidencji wydatków w Starostwie Powiatowym w Malborku stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne za świadczone usługi, decyzje, polecenia księgowania.

6 Podstawę do ewidencji operacji w Organie stanowią dowody zewnętrzne i wewnętrzne /wyciągi bankowe, polecenia księgowania, sprawozdania/. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w Organie korzysta się z bilansowych kont syntetycznych określonym Zarządzeniu Nr 28/2012 Starosty Malborskiego z dnia 21 maja 2012 r. w sprawie określenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego w Malborku, w szczególności: 133- Rachunek bankowy 223- Rozliczenie wydatków budżetowych 240- Pozostałe rozrachunki 901- Dochody budżetu 902- Wydatki budżetu 960- Skumulowane wyniki budżetu 961- Wynik wykonania budżetu Ewidencja księgowa Ogólną zasadą systemu płatności dla działań finansowanych ze środków UE jest przekazywanie środków finansowych zgodnie z umową projektu. Zrefundowane wydatki poniesione przez Starostwo Powiatowe w Malborku środki ewidencjonowane są na rachunku wydzielonym dla tego projektu /Organ/, na następujących kontach: 133/- Rachunek International zdobywamy doświadczenie " i na 901/ Dochody budżetu. Otrzymane przez Powiat Malborski środki ujmuje się w dziale 801 rozdział Oświata i wychowanie- Szkoły zawodowe. Ewidencja księgowa typowe księgowania /Organ/ Lp. Treść WN MA 1. Zasilenie konta projektu Wpływ refundacji poniesionych wydatków dot. projektu Dopisane odsetki bankowe do rachunku bankowego projektu

7 4. Przelew odsetek bankowych na dochody /Organu/ Powiatu Wydatki Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów: wydatki zrealizowane ramach projektu dochody pochodzące z refundacji wydatków przeksięgowanie w roku następnym pod data zatwierdzenia bilansu Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków europejskich w Starostwie Powiatowym t.j jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych i pozabilansowych kont syntetycznych określonych w Zarządzeniu Zarządzeniu Nr 28/2012 Starosty Malborskiego z dnia 21 maja 2012r. w sprawie określenia zasad (polityki) rachunkowości dla Starostwa Powiatowego w Malborku a w szczególności: Środki trwałe Środki trwałe w budowie /inwestycje/ Rachunek bieżący jednostki - analityczne dla projektu 130/ Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Rozliczenie wydatków budżetowych Podatek dochodowy od osób fizycznych- rozrachunki z budżetami ZUS- Pozostałe rozrachunki publiczno- prawne Rozrachunki z tytułu wynagrodzenia Pozostałe rozrachunki Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie analitycznie dla projektu Przychody finansowe Pozostałe przychody operacyjne Fundusz jednostki Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje Wynik finansowy Konta pozabilansowe: Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.

8 Ewidencja księgowa- typowe księgowania /Jednostka/ Lp Treść WN MA 1. Wpływ środków z rachunku budżetu powiatu na wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony na realizację projektu dotacja 2. Faktura wykonawcy za wykonane usługi Wydatki objęte planem finansowym Starostwa 3. Powiatowego zrealizowane z wyodrębnionego 201 rachunku bankowego w postaci przelewu z tytułu spłaty zobowiązań. Wydatki projektu wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 130 Przeksięgowanie na koniec roku obrotowego poniesionych kosztów ujmowanych na kontach zespołu 4/jeśli wystąpi/ Równowartość dokonanych wydatków inwestycyjnych - przeksięgowanie na fundusz Refundacja poniesionych wydatków 130 Odsetki bankowe dopisane do rachunku bankowego pozostałe przychody operacyjne 750 przychody finansowe 8. Refundacja odsetek bankowych na konto jednostki Przeksięgowanie zrealizowanych wydatków zgodnie ze sprawozdaniem Rb- 28 S Przeksięgowanie salda konta 810 na fundusz Jednostki na koniec roku obrotowego Przychód środków trwałych na podstawie 11. protokołu odbioru końcowego dowód OTprzychód środków trwałych 12. Przekazanie środków trwałych dowodem PT Przeksięgowanie funduszu na wynik finansowy na koniec roku obrotowego Przeksięgowanie w następnym roku pod datą przyjęcia bilansu ujemnego wyniku za rok poprzedni

9 Sumy do wyjaśnienia pozostałe rozrachunki Wynagrodzenie brutto rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Składki emerytalne i rentowe, zdrowotne Zaliczka na podatek dochodowy Składka emerytalna i rentowa ZUS( pozostałe rozrachunki publicznoprawne) 225- podatek dochodowy od osób fizycznych- rozrachunki z budżetami Wypłata wynagrodzenia Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego V. Sprawozdawczość i rozliczenia w trakcie poszczególnych etapów działania-określenia osób odpowiedzialnych 1. Powiat Malborski jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości /100%/ środków przeznaczonych na dany Projekt. 2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Projekt realizowany w ramach Programu Erasmus + jest wdrażany zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie Projektu nr PL01-KA Wydatki zostały faktycznie poniesione a dokumentacja pomocnicza / faktury, dokumenty o podobnej wartości dowodowej/ jest dostępna. 5. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy. 6. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania. Odpowiedzialność merytoryczną w zakresie realizacji Projektu - ponosi Mirosław Czapla członek Zarządu.

10 Odpowiedzialność w zakresie realizacji Projektu za właściwą i zgodną z przepisami ewidencję księgową analizę i archiwizację ponosi Rozalia Ćwirko-Godycka Dyrektor Wydziału Finansowego. Nadzór nad ewidencją ponosi Anna Załęska Skarbnik Powiatu. VI. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektu. 1. Wydział Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje dokumenty księgowe. 2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach w siedzibie Starostwa Powiatowego w Malborku. Segregatory są czytelnie opisane i zawierają informację o nazwie projektu. 3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego w Malborku i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydatki. 4. Komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym. 5. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Powiat Malborski dowody księgowe Projektu oraz wszelka dokumentacja związana z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Starostwa Powiatowego w Malborku. 6. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Powiat Malborski przechowywana będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu.