Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 74 /11 Wójta Gminy Subkowy z dnia 30 września 2011 r.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 74 /11 Wójta Gminy Subkowy z dnia 30 września 2011 r. Plan kont oraz zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych dla projektu Kształtowanie obszaru przestrzeni publicznej w centrum wsi Subkowy poprzez budowę miasteczka rowerowego i stworzenie terenów rekreacyjnych 1 1. Realizację projektu prowadzi się na podstawie i zgodnie z: - umową o przyznaniu pomocy Nr UM /10 z dnia 4 maja 2011 r. i rozporządzeniem Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 8 lipca 2008 r. w sprawie szczegółowych warunków i trybu przyznawania oraz wypłat pomocy finansowej w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata (Dz. U. Nr138 poz.868 oraz z 2009 r. Nr 71 poz. 613) w tym zwłaszcza w zakresie: 1) kwalifikowalności wydatków, oznaczania projektu, opisu faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zasad finansowania, sprawozdawczości, 2) innymi zaleceniami instytucji upoważnionych w zakresie wdrażania, realizacji i kontroli operacji, 3) obowiązującymi Gminę i Urząd przepisami prawnymi, 4) wewnętrznymi uregulowaniami Urzędu Gminy w Subkowach, w szczególności w zakresie - organizacji jednostki,kontroli wewnętrznych, zasad rachunkowości, obiegu dokumentów, kontroli finansowej, zamówień publicznych, ochrony danych, z zastrzeżeniem zasad ustalonych niniejszym zarządzeniem. 2.Ogólne zasady obiegu dokumentów W kierowaniu i zarządzaniu każdą jednostką podstawowe znacznie ma ład organizacyjny, dokumentacyjny i informacyjny. Istotą obiegu dokumentów wewnątrz jednostki jest utworzenie sieci stanowisk biorących bezpośredni udział w tworzeniu, gromadzeniu, przetwarzaniu, wykorzystywaniu i przechowywaniu dokumentów. W tym celu występuje: - odpowiedzialność indywidualna, - samokontrola obiegu dokumentów, 1

2 - systematyczność, - terminowość, - okresowość, - sprawozdawczość. Przestrzeganie i stosowanie wyżej wymienionych zasad umożliwi systematyczny przepływ dokumentów. Szczegółowo zostały określone obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracowników biorących udział w realizacji projektu 1). Odpowiedzialność: a) Wójt Gminy: - podpisywanie umów o dofinansowanie projektów i innych dokumentów wynikających z jego realizacji, - podpisywanie umów w ramach realizacji projektów, - zatwierdzanie i podpisywanie wniosków o płatność, - zatwierdzanie i podpisywanie sprawozdań z realizacji projektów, - potwierdzanie dokumentów za zgodność z oryginałem, - wydawanie odpowiednich, niezbędnych upoważnień. b) Skarbnik Gminy: kontrasygnata umowy o dofinansowanie projektu. 2). Za prawidłowe wykonanie projektu odpowiedzialne są następujące osoby: a) Grzywacz Lech zorganizowanie procesu budowy tj. zapewnienie opracowania projektu budowlanego, uzyskania wymaganych pozwoleń dot. budowy, koordynacji przy realizacji i odbiorze, rozliczenie budowy zgodnie z umową wykonawczą. Nadzór nad przygotowaniem wniosku o finansowanie inwestycji. Opisywanie faktur pod względem merytorycznym. Monitorowanie projektu, b) Recka Emilia przygotowanie wniosku o pozyskanie środków, rozliczenie wniosku, prowadzenie sprawozdawczości z realizacji projektu, monitorowanie projektu, przygotowanie wniosku o płatność c) Cymanowska Aleksandra przygotowanie i księgowanie dowodów księgowych, uzgadnianie danych, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, pomoc w przygotowaniu wniosku o płatność d) Pokorska Anna - przygotowanie i księgowanie dowodów księgowych, uzgadnianie danych, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, pomoc w przygotowaniu wniosku o płatność e) Patocka Grażyna - rozliczanie umów zleceń, umów o dzieło, rozliczenia z ZUS-em i Urzędem Skarbowym, f) Kolińska Maria - rozliczanie umów zleceń, umów o dzieło, rozliczenia z ZUS-em i Urzędem 2

3 Skarbowym, g) Linda Mariola sprawdzanie pod względem formalno rachunkowym, sporządzanie przelewów bankowych, h) Wojcicka Żaneta - sprawdzanie pod względem formalno rachunkowym, sporządzanie przelewów bankowych, i) Gibas Dorota - sprawdzanie pod względem formalno rachunkowym, sporządzanie przelewów bankowych, Wzory podpisów na dokumentach dotyczących projektu pn. Adaptacja budynku pod potrzeby świetlicy wiejskiej w Wielgłowach przedstawia załącznik Nr 2 do zarządzenia. 3. Zasady rachunkowości i zakładowy plan kont Zgodnie z podpisaną umową Nr UM /10 przyznaniu pomocy na projekt pn. Kształtowanie obszaru przestrzeni publicznej w centrum wsi Subkowy poprzez budowę miasteczka rowerowego i stworzenie terenów rekreacyjnych objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata zawartej w dniu 4 maja 2011r. pomiędzy Samorządem Województwa Pomorskiego a Gminą Subkowy wprowadza się dodatkowe zapisy w polityce rachunkowości i zakładowym planie kont. W Urzędzie Gminy prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji projektu w systemie księgowym RADIX FKW/FKJ Urzędu Gminy jako zadanie Nr 06. Wydzielono z jednostki Urzędu plan finansowy na lata w części dotyczącej projektu w dziale 630rozdziale Dla potrzeb realizacji Projektu- operacji / wydatków / funkcjonować będzie odrębny rachunek bankowy. Ewidencję księgową projektu realizuje się zgodnie z wykazem i zasadami funkcjonowania kont przyjętymi w Urzędzie Gminy w zakresie koniecznym dla prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdań budżetowych i projektu, z tym że ewidencję analityczną prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej rozszerza się po ukośniku o cyfry oznaczające rodzaj wydatku. Cyfra czwarta paragrafu oznacza: 7- dla operacji finansowanych ze środków unijnych 9- dla operacji finansowanych ze środków krajowych 0- dla operacji wydatkowanych nie objętych umową o dofinansowanie. Przykład: konto dział rozdział paragraf - klasyfikacja wydatku 130 / 630 / / 605 / 4. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: 3

4 1) dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków w projekcie są wszelkie dokumenty finansowo - księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie księgowym jednostki realizującej projekt i dokonuje płatności w związku z realizacją tego projektu. 2) każdy dokument podlega: a) wstępnej ocenie zgodności, celowości i gospodarności poniesionego kosztu dokonywanej w formie merytorycznej kontroli i zgodności operacji z harmonogramem i budżetem projektu; b) formalno - rachunkowej kontroli dowodów księgowych (wewnętrznych i zewnętrznych) polegającej na zbadaniu wiarygodności dowodu oraz ustaleniu przed dokonaniem operacji finansowo - gospodarczej czy: - dokument spełnia formalne wymogi dowodu księgowego, - wystawiony został przez osobę uprawnioną, - zawiera prawidłowe wyliczenia i cyfry, - poddany został kontroli merytorycznej, - jest zgodny z procedurami przetargowymi określonymi w ustawie o zamówieniach publicznych, - znajduje pokrycie w budżecie projektu, - został zapłacony w okresie kwalifikowalności kosztów; c) kontroli merytorycznej polegającej na ustaleniu ich rzetelności i zgodności z harmonogramem działań. Głównym celem tej kontroli jest sprawdzenie zgodności danych zawartych w dowodzie ze stanem rzeczywistym. Dokumenty finansowo- księgowe to dokumenty potwierdzające dokonanie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie; 3) każdy dowód księgowy powinien charakteryzować się cechami takimi jak: a) podmiotowość - określenie podmiotów biorących udział w zdarzeniu gospodarczym; b) kompletność - dane zawarte w dowodzie powinny być kompletne i spełniać co najmniej wymogi określone w przepisach prawa art.21 ustawy o rachunkowości; c) rzetelność; d) trwałość; e) chronologiczność - dowody księgowe jednego rodzaju powinny być datowane zgodnie ze stanem faktycznym i zawierać numerację kolejną od początku roku obrotowego. Numeracja dowodów tego samego rodzaju nie może się powtarzać. f) indentyfikowalność; g) poprawność formalno merytoryczna; h) dowodowość - dokument księgowy dokumentuje zaistniałe zdarzenia gospodarcze. Dowód księgowy spełniający powyższe wymagania można uznać za prawidłowo sporządzony, mogący stanowić podstawę do ujęcia operacji w księgach rachunkowych; 4) wykaz podstawowych dokumentów księgowych: 4

5 a) faktura VAT, b) faktura VAT korygująca, c) rachunek, d) nota korygująca, e) lista płac, f) polecenie przelewu, g) wyciąg bankowy, h) polecenie wyjazdu służbowego i rozliczenie delegacji, i) polecenie księgowania. 5.Wniosek o płatność Wniosek o płatność jest zbiorczym dokumentem będącym podstawą do uzyskania pomocy przygotowanym w oparciu o warunki określone w umowie o przyznaniu pomocy Nr UM /10 z dnia 4 maja 2011 r. Wniosek o płatność wraz z wymaganymi dokumentami oraz oryginałami faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty należy złożyć po zakończeniu realizacji całości operacji w terminie od dnia15 września 2012 r. do dnia 25 września 2012 r. Wniosek o płatność jest jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przy ubieganiu się o pomoc finansową. 6.Informacja i promocja Obok dokumentacji związanej z potwierdzeniem poniesionych kosztów i wydatków oraz działań merytorycznych w projekcie niezwykle istotne jest właściwe udokumentowanie promocji projektu i informacja o prowadzonych działaniach. Działania dotyczące promocji są realizowane w oparciu o zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Okres przechowywania dokumentacji: U beneficjenta dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana będzie przez okres 7 lat od dnia dokonania przez Agencję płatności ostatecznej. 8. Przechowywaniu podlegają: - oryginalny formularz zgłoszonego wniosku o płatność, 5

6 - pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu pomocy finansowej, - umowa o dofinansowanie projektu, - faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, - wyciągi z konta bankowego projektu, - sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, - wnioski o płatność, - wszelkie istotne pisma wysyłane i otrzymywane, w tym zwłaszcza korespondencja dotycząca zmian w budżecie lub harmonogramie projektu, - umowy z wykonawcami razem z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłonienia wykonawcy (pełna dokumentacja przetargowa), - dokumentacja potwierdzająca przekazanie środka trwałego, - księgi/karty środków trwałych, - dokumentacja potwierdzająca prowadzoną promocję, - dokumentacja z postępowania poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, - umowy z wykonawcami, - dokumentacja z postępów realizacji robót, - dokumentacja odbiorcza dla robót budowlanych i innych działań w projekcie. 9. Dokumenty potwierdzające działania merytoryczne muszą być opatrzone takimi cechami identyfikującymi, jak: - logo Unii Europejskiej, - logo programu/projektu, - nazwa projektu, - numer umowy i data jej zawarcia, - opis wkładu Unii Europejskiej w realizację przedsięwzięcia, - nazwa funduszu współfinansującego projekt, - informacja o wkładzie budżetu państwa, - podpis osoby upoważnionej do akceptacji i potwierdzenia prowadzonych działań. Wójt Gminy Mirosław Murzydło 6