ZARZĄDZENIE NR 84/WF/ 2018 BURMISTRZA SKARSZEW. z dnia 15 czerwca 2018 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 84/WF/ 2018 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 15 czerwca 2018 roku w sprawie wprowadzenia w życie zasad obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowego planu kont w Gminie Skarszewy i Urzędzie Miejskim w Skarszewach związanych z realizacją operacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, działanie Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER, poddziałanie Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz ze zm.) oraz 20 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017r. poz ze zm.) zarządza się, co następuje: 1 1. Wprowadza się Zasady (politykę) rachunkowości, Zakładowy plan kont oraz zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych wraz z Procedurą kontroli zarządczej w celu wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych, stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Realizację zasad i procedur, o których mowa w ust.1 powierza się Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 1 do zarządzenia Wprowadza się zmiany w Zarządzeniu Burmistrza Skarszew Nr 104/WF/2017 z dnia 23 czerwca 2017r. ze zm. w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach oraz w Zarządzeniu Nr 66/WF/2018 Burmistrza Skarszew z dnia 30 maja 2018r. ze zm. w sprawie wprowadzania Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy, stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2 2. Realizację zasad, o których mowa w ust.1 powierza się Naczelnikowi Wydziału Finansowego oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 2 do zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje na czas realizacji projektu Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych. 2

3 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 84/WF/2018 Burmistrza Skarszew z dnia 15 czerwca 2018r. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI, ZAKŁADOWY PLAN KONT ORAZ ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WRAZ Z PROCEDURĄ KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU W GMINIE SKARSZEWY Program Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Numer i nazwa działania Wsparcie dla rozwoju lokalnego w ramach inicjatywy LEADER Numer i nazwa poddziałania Wsparcie na wdrażanie operacji w ramach strategii rozwoju lokalnego kierowanego przez społeczność Tytuł operacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych Numer umowy UM /17 z dnia 28 maja 2018 roku Okres realizacji projektu 28 maja 2018 roku 31 grudnia 2022 roku Do okresu realizacji projektu dolicza się okres archiwizowania dokumentacji. Wprowadza się następujące zasady wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy operacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych 3

4 I. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI 1. Gmina Skarszewy prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2018r. poz. 395 ze zm.), z uwzględnieniem zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017r. poz ze zm.), a także z uwzględnieniem regulacji wprowadzonych niniejszym zarządzeniem w celu ewidencji operacji związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. 2. Księgi rachunkowe prowadzi się z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy o dofinansowanie projektu oraz z uwzględnieniem właściwych przepisów i wytycznych określonych w podstawie prawnej umowy o dofinansowanie projektu. 3. Pracownicy służb finansowo księgowych zobowiązani są dokonywać pełnych, bieżących i uzgodnionych księgowań operacji gospodarczych w celu zapewnienia rzetelnego przedstawienia przepływów finansowych związanych z realizacją projektu. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, natomiast okresem sprawozdawczym jest okres ustalony we właściwych przepisach o sprawozdawczości a także okresy, o których mowa w umowie o dofinansowanie projektu. II. ZAKŁADOWY PLAN KONT 1. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA Wprowadza się następujące zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu: Dział: 630 Rozdział Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2014 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2014 r. poz ze zm) czwarta cyfra dodana do paragrafu rodzajowego wskazuje źródło pochodzenia środków finansowych i źródło sfinansowania wydatku. W związku z powyższym do ewidencji realizacji projektu stosuje się odpowiednio: - cyfrę 7 do wydatków finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach budżetu środków europejskich - cyfrę 9 do wydatków finansowanych z budżetu samorządowego. 4

5 2. ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Dofinansowanie projektu z środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich przekazane będzie przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa na rachunek bankowy Nr Wyodrębnienie ewidencyjne rachunku dla projektu: 133/000/00000/0000/77. Zwrot niewykorzystanych środków odbywać się będzie analogiczną drogą powrotną. W księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy zapisy księgowe dokonywane są w rejestrze na wyodrębnionych kontach przy użyciu programu komputerowego Firmy RADIX na podstawie: a) wyciągów bankowych z wyodrębnionych rachunków Organu Finansowego, b) sprawozdań Rb 28 Urzędu Miejskiego w Skarszewach jako jednostki budżetowej o zrealizowanych wydatkach, c) poleceń księgowania dla operacji związanych z ewidencją planu finansowego projektu, d) poleceń księgowania dla operacji związanych z okresowym przeksięgowaniem dochodów i wydatków projektu. Plan kont Rachunek budżetu Pochodzące z budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich 223 Rozliczenie wydatków Pochodzące z budżetu gminy 133/000/00000/0000/77 133/077/00000/0000/77 223/000/00000/0000/77 223/077/00000/0000/77 Pochodzące z budżetu środków europejskich 224 Rozrachunki budżetu 224/030/63095/2057/77 224/030/63095/6259/ Pozostałe rozrachunki 240/000/00000/0000/ Dochody budżetu Pochodzące z budżetu środków europejskich 901/630/63095/2057/77 901/630/63095/6257/ Wydatki Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich 902/630/63095/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/77 902/630/63095/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/ Rozliczenia międzyokresowe 960 Skumulowane wyniki budżetu 961 Wynik wykonania budżetu 991 Plan dochodów budżetu 991/630/63095/2057/77 991/630/63095/6257/ Plan wydatków 992/630/63095/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/77 992/630/63095/paragrafy

6 rodzajowe z cyfrą 9/77 Ewidencja księgowa głównych operacji Lp. Treść Wn *) Ma *) Ewidencja bilansowa 1 Przekazanie zasilenia na wydatki projektu (odtworzenie zasilenia) 223/ /077 2 Sprawozdanie okresowe Rb /77 223/77 3 Przeksięgowanie roczne zrealizowanych wydatków Należność z tytułu dofinansowania projektu (refundacji) na dzień Wpływ dofinansowania (refundacji) na wyodrębniony rachunek Organu Finansowego 7 133/ Odprowadzenie otrzymanego dofinansowania na rachunek podstawowy Organu Finansowego / Przeniesienie dofinansowania na dochody 7 (dokonywane w następnym roku budżetowym) Przeniesienie dofinansowania na dochody 7 (dokonywane w bieżącym roku budżetowym) Zwrot niewykorzystanego dofinansowania na rachunek Instytucji Zarządzającej / Przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów Ewidencja pozabilansowa 1 Planowane dochody projektu Planowane wydatki projektu 992 *) z rozwinięciem analitycznym jak w planie kont 6

7 III. ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych projektu Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Oprócz ogólnych cech charakteryzujących dowód księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, dowód księgowy dotyczący realizacji operacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych, powinien zawierać nazwę zadania, w ramach którego dokonywana jest operacja. Opis dokumentu powinien zawierać potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli (merytorycznej, formalnorachunkowej). Dowody powinny być zatwierdzone poprzez podpisanie, ponumerowane, powinny zawierać dekretację adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, wskazanie miesiąca księgowania, wskazanie kont księgowych, na których dokonano zapisu oraz nadanie numeru ewidencji księgowej a także podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji. Wykaz podstawowych dowodów księgowych i ich obieg Polecenie przelewu - Stosuje się w celu przekazania środków na realizację projektu na wskazany rachunek bankowy Nr Urzędu Miejskiego w Skarszewach (zasilenie) oraz w celu dokonania zwrotu niewykorzystanego dofinansowania. - Polecenie przelewu wystawia Inspektor w Wydziale Finansowym (księgowość organu ) Urzędu Miejskiego w Skarszewach na podstawie dokumentu uzasadniającego przygotowanie polecenia przelewu zatwierdzonego przez Skarbnika Gminy (w zastępstwie: Naczelnika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego). - Polecenie przelewu zatwierdzają do realizacji dwie osoby w składzie określonym w bankowej karcie wzorów podpisów osób upoważnionych do składania dyspozycji finansowych. Osobami upoważnionymi do podpisywania przelewów są: Burmistrz Skarszew, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy oraz Skarbnik Gminy lub Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Skarszewach). - Obsługa bankowego systemu elektronicznego osobami upoważnionymi do akceptowania, zatwierdzania, złożenia indywidualnego podpisu elektronicznego i przetransportowania drogą elektroniczną przelewów są pracownicy wskazani zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów obowiązującą w Gminie Skarszewy. 7

8 Wyciąg bankowy - Wyciąg bankowy odzwierciedlający przepływy pieniężne na rachunku bankowym Organu Finansowego Gminy Skarszewy oraz na rachunku wyodrębnionym do przyjęcia dofinansowania - refundacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych sprawdza pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz kwalifikuje dowody do ujęcia w księgach rachunkowych Inspektor w Wydziale Finansowym. Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach projektu - Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach poniesionych w ramach projektu przez Urząd Miejski w Skarszewach jako jednostkę budżetową wstępnie sprawdza Skarbnik Gminy. - Kserokopia sprawozdania, o którym wyżej mowa, jest podstawą wystawienia przez Inspektora w Wydziale Finansowym, polecenia księgowania w sprawie częściowego lub końcowego rozliczenia środków na realizację projektu przekazanych w formie zasilenia na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach. Polecenie księgowania - Polecenie księgowania wystawia się w celu przeniesienia otrzymanej pomocy na dochody gminy w ciągu roku, ujęcia należnej pomocy w ewidencji międzyokresowej z tytułu dochodów przyszłych okresów (pod datą 31 grudnia) oraz w celu rocznego przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków projektu a także w celu ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy planu dochodów i planu wydatków związanych z realizacją projektu. Pracownikiem upoważnionym do wystawienia PK Polecenia księgowania jest Inspektor w Wydziale Finansowym (w zastępstwie: Podinspektor w Wydziale Finansowym). - Polecenia księgowania zatwierdza Burmistrz Skarszew i Skarbnik Gminy (w zastępstwie: Zastępca Burmistrza lub Sekretarz Gminy i Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego). Nadzór finansowo księgowy w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego Gminy sprawuje Skarbnik Gminy. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW Siedziba Gminy Skarszewy - Dokumenty związane z ewidencją projektu w księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy, takie jak: polecenia przelewu, wyciągi bankowe, sprawozdania Rb 28 o wydatkach, polecenia księgowania, księgi rachunkowe wraz z zestawieniem obrotów i sald, wydruki oraz 8

9 pozostała dokumentacja, która powstała w siedzibie Gminy Skarszewy w związku z realizacją przez Urząd Miejski w Skarszewach projektu Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych są przechowywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera Oryginały dowodów księgowych dotyczących projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym w czasie realizacji projektu oraz dwa lata po zakończeniu i rozliczeniu projektu. - Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące projektu przechowywane są w odrębnym segregatorze (segregatorach). - Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18, które zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca w składnicy, w którym przechowuje się dokumentację projektu. Dokumentację archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. - Dokumentację związaną z projektem opisaną na teczkach, oznaczoną numerem projektu oraz informacją o wymaganym okresie przechowywania, przekazuje się za potwierdzeniem pracownikowi Urzędu Miejskiego w Skarszewach prowadzącemu składnicę archiwum. - Całość dokumentacji związanej z przyznaną pomocą przechowuje się do dnia 31 grudnia 2028 roku. - Za przekazanie dokumentacji projektu do archiwum zakładowego odpowiedzialny jest - Inspektor w Wydziale Finansowym, natomiast za przyjęcie dokumentacji do archiwum - Inspektor w Wydziale Organizacyjnym. IV. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU Dla zapewnienia prawidłowego ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy projektu Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej Miasta i Gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych konieczne jest wykonanie czynności kontrolnych przez niżej wymienionych pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach: 1. Inspektor w Wydziale Finansowym ( obsługa Organu Finansowego), w zastępstwie Podinspektor w Wydziale Finansowym a) Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wyciągów bankowych, b) Kontrola dokumentów zakwalifikowanych do ujęcia w księgach rachunkowych, c) Kontrola operacji bankowych wykonanych drogą elektroniczną. d) Kontrola stanu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 28 o wydatkach, e) Kontrola stanu dokumentów przekazywanych do archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. 9

10 2. Skarbnik Gminy, w zastępstwie Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego a) Kontrola dokumentów stanowiących podstawę wystawienia polecenia przelewu, b) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań Rb 28 o wydatkach na realizację projektu złożonych przez Urząd Miejski w Skarszewach, c) Kontrola przygotowanych poleceń księgowania dotyczących dochodów i wydatków projektu, d) Kontrola kompletności dokumentu przed zatwierdzeniem do przelania zapłaty. e) Kontrola wykonywana w ramach ogólnego nadzoru finansowo księgowego w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego. 3. Kontrola następna sprawowana jest przez Inspektora d/s kontroli finansowej upoważnionego przez Burmistrza Skarszew. 10

11 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 84/WF/2018 Burmistrza Skarszew z dnia 15 czerwca 2018r. ZASADY OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW ORAZ ZAKŁADOWY PLAN KONT W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH Realizację projektu prowadzi się na podstawie i zgodnie z: - umową o dofinansowanie Projektu Nr UM /17 z dnia 28 maja 2018 roku - zaleceniami Instytucji Zarządzającej, zwłaszcza w zakresie zamówień publicznych, kwalifikalności wydatków, oznaczania projektu, opisu faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zasad finansowania, sprawozdawczości, - obowiązującymi Gminę i Urząd przepisami prawnymi oraz wewnętrznymi uregulowaniami. Poniżej przedstawiono osoby odpowiedzialne za realizacje projektu: 1. Naczelnik Wydziału Funduszy Europejskich - odpowiedzialność w zakresie - nadzorowania poprawności realizacji projektu w zakresie określonym umową o przyznaniu pomocy, - składania wniosków o płatność oraz wymaganych sprawozdań z realizacji projektu i innych wymaganych dokumentów, - prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach realizacji projektu, - kontakt z Samorządem Województwa Pomorskiego oraz innymi instytucjami nadzorującymi poprawność realizacji projektu, - dotrzymania terminów i rozliczeń 2. Sekretarz Gminy odpowiedzialność w zakresie: - nadzoru nad wyborem wykonawców zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych, - poprawności zawieranych umów z wykonawcami, 4. Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego odpowiedzialność w zakresie: - nadzorowanie poprawności przebiegu realizacji robót budowlanych, zgodnie z zawartą umową na realizację, - nadzorowania odbioru końcowego robót, - nadzorowania prawidłowego przygotowania protokołów OT 5. Naczelnik Wydziału Finansowego odpowiedzialność w zakresie - nadzoru finansowo księgowego nad ewidencją księgową operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu 6. Inspektor w Wydziale Organizacyjnym - odpowiedzialność w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów 11

12 Burmistrz Skarszew ( w zastępstwie Zastępca Burmistrza Skarszew lub Sekretarz Gminy): - podpisuje umowy o dofinansowaniu projektu, - podpisuje umowy w ramach realizacji projektów, - zatwierdza i podpisuje wnioski o płatność, - zatwierdza i podpisuje sprawozdania z realizacji projektów, - potwierdza dokumenty za zgodność z oryginałem, - wydaje odpowiednie, niezbędne upoważnienia. Skarbnik Gminy (w zastępstwie Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego): - kontrasygnuje umowę o dofinansowaniu projektu, - kontrasygnuje wnioski beneficjenta o płatność, - kontrasygnuje sprawozdanie z realizacji projektu. Uszczegóławia się zapisy Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach w części Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług Rodzaje dowodów księgowych 1. Faktura VAT 2. Faktura korygująca 3. Nota korygująca 4. Nota księgowa 6. Rachunek za wykonanie umowy zlecenie lub umowy o dzieło Ogniwo początkowe w obiegu dokumentów zakupu Ogniwo drugie 12 - Sekretariat Urzędu Miejskiego Stawia na dowodzie zakupu pieczątkę wpływu dokumentu. Termin przekazania - następnego dnia po otrzymaniu dowodów i zarejestrowaniu w EZD korespondencji przekazuje elektronicznie do Naczelnika Wydziału Inwestycyjnego lub Wydziału Funduszy Europejskich. Dowody w formie papierowej na każdym etapie towarzyszą obiegowi elektronicznemu. Kontrola merytoryczna Upoważniony pracownik merytoryczny lub w zastępstwie naczelnik wydziału sprawdza pod względem merytorycznym informacje zawarte w dowodzie. Opisuje dowód. * zgodnie z treścią proponowaną na fakturze lub jako załącznik trwale związany z fakturą ( rachunkiem) jeżeli faktura nie zawiera wystarczająco miejsca na kompletny opis. Stwierdza, że operacja została ujęta wcześniej w zaangażowaniu wydatków budżetowych. Załącza pozostałe dokumenty związane z fakturą lub rachunkiem, jak: dokumentację podstawowych czynności postępowania o

13 zamówienie publiczne(wynik postępowania), zlecenie bądź umowę, protokół odbioru. Na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym wpisuje datę i składa pieczątkę imienną i podpis. Naczelnik Wydziału lub w zastępstwie Burmistrz Skarszew, jego Zastępca lub Sekretarz Gminy podpisując dowód potwierdza wykonanie kontroli legalności, celowości i gospodarności w związku z ponoszonym wydatkiem. W przypadku zakupu pozostałych środków trwałych pracownik ds. organizacyjnych wpisuje zakup do księgi inwentarzowej, ze wskazaniem miejsca użytkowania i osoby użytkownika. Opisuje dowód. Pracownik, któremu powierzono nabyty przedmiot podpisuje jego odbiór. Termin przekazania następnego dnia po otrzymaniu przekazuje w formie papierowej oraz elektronicznej w EZD do Naczelnika Wydziału Finansowego. Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego przekazuje do komórki księgowości budżetowej (po uprzednim sprawdzeniu dokumentu przez Sekretarza Gminy w zakresie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych) Ogniwo trzecie Sekretarz Gminy sprawdza, czy operacja jest zgodna z ustawą o zamówieniach publicznych, lub podaje podstawę prawną nie stosowania przepisów tej ustawy. Składa podpis i pieczątkę. Ogniwo czwarte Kontrola formalno rachunkowa Po otrzymaniu w formie papierowej oraz elektronicznej w EZD, pracownicy komórki księgowości budżetowej stempluje dowody na dowód przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym i rachunkowym wpisuje datę i stawia podpis. Termin przekazania następnego dnia po otrzymaniu, przekazuje do zatwierdzenia. Ogniwo piąte Zatwierdzenie dokumentu (akceptacja) Burmistrz Skarszew, Zastępca Burmistrza lub Sekretarz Gminy na dowód zatwierdzenia do zapłaty składają podpisy Ogniwo szóste Dowód księgowy wymaga sprawdzenia przez Głównego Księgowego. Główny Księgowy Urzędu Miejskiego lub w zastępstwie Skarbnik Gminy sprawdza czy właściwe osoby opisały i podpisały dowód księgowy. Fakt sprawdzenia dokumentu potwierdza podpisem. Podpis Głównego Księgowego oznacza, że sprawdził, czy operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników - za prawidłową pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, - za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy dana operacja gospodarcza podlega przepisom tej ustawy, - za nie podlegającą przepisom ustawy o zamówieniach publicznych, gdy operacja nie wymaga stosowania przepisów tej ustawy, - nie zgłasza zastrzeżeń, co do rzetelności i kompletności dowodu księgowego, - stwierdza, że w planie finansowym przewidziano środki finansowe na ponoszony wydatek, - stwierdza, że dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony przez Burmistrza Skarszew, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza do wypłaty. Ogniwo siódme Komórka księgowości: - dokonuje zapłaty z konta bankowego na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta nie później niż w terminie przewidzianej w umowie lub fakturze. Realizacja działania nie przewiduje operacji gotówkowych 13

14 - przeprowadza pełną kontrole wtórną dowodu. - dekretuje dowód wskazuje sposób rejestracji dowodu w urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych, - księguje dowód w programie komputerowym na wydzielonych w tym celu kontach. Czas przechowywania do dnia 31 grudnia 2028 roku. (dotyczy całości dokumentacji) w archiwum zakładowym. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów jest inspektor w Wydziale Organizacyjnym. Dowody wewnętrzne Protokół przyjęcia środka trwałego (OT) Po zrealizowaniu całego projektu, w części w jakiej realizacja dotyczy inwestycji w Wydziale Inwestycyjnym wystawia się w dwóch egzemplarzach dowód OT z przeznaczeniem: Oryginał podpięty do ostatniej faktury dokumentującej zakupy w ramach projektu przekazywany do komórki księgowości budżetowej, gdzie środek trwały ujmuje się w księgach inwentarzowych zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Kopia pozostaje w komórce merytorycznej jednostki. Dowód OT wypełnia się według wskazań na druku z podpisem osoby sprawującej pieczę nad przyjętym środkiem trwałym. Zakładowy Plan Kont W celu realizacji operacji Zwiększenie atrakcyjności turystycznej i rekreacyjnej miasta i gminy Skarszewy poprzez zakup sceny estradowej oraz gablot ekspozycyjnych obowiązują ogólne zasady zarządzenia Nr 66/WF/2018 Burmistrza Skarszew z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie wprowadzania Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy Dla spełnienia warunku odrębnej ewidencji zdarzeń dla realizowanej operacji w Urzędzie Miejskim w Skarszewach w ramach ksiąg analitycznych wyodrębniono subkonta do kont: 011/000/00000/0000/17 środek trwały ( część) z operacji w części dotyczącej udziału środków pochodzących z budżetu środków europejskich 011/000/0000/00000/00 - środek trwały z projektu w części dotyczącej udziału środków własnych 130/000/00000/0000/17 rachunek bieżący dla projektu udział własny 130/000/00000/0117/17 - rachunek bieżący dla projektu Unia Europejska 223/000/00000/0000/17 - rozliczenie wydatków budżetowych w części dotyczącej udziału środków własnych dla operacji 223/000/00000/0117/17 - rozliczenie wydatków budżetowych dla projektu Unia Europejska 800/117/00000/0000/00 fundusz środków trwałych dla operacji 800/317/00000/0000/00 fundusz inwestycyjny operacji 800/417/00000/0000/00 fundusz obrotowy operacji 14

15 Dla kont księgowych ewidencjonowanych w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej zastosowano poniższą strukturę: AAA BBB CCCCC DDDD EF gdzie: AAA numer konta księgowego BBB - dział klasyfikacji budżetowej CCCCC- rozdział klasyfikacji budżetowej DDDD- paragraf klasyfikacji budżetowej E podział wydatku na kwalifikowane i niekwalifikowane, gdzie 1 wydatki kwalifikowane pomoc finansowa z budżetu środków europejskich 2- wydatki kwalifikowane udział własny 3- wydatki towarzyszące operacji 15

16 Opis faktury 1. Numer umowy o przyznaniu pomocy:. 2. Numer pozycji w Zestawieniu rzeczowo finansowym z realizacji operacji: 3. Kwota wydatków kwalifikowalnych:... zł, w tym VAT.zł 4. Kwota wydatków niekwalifikowanych:..zł, w tym VAT zł 5. Dofinasowanie:. zł Wkład własny:.zł 6. Numer odrębnego konta księgowego / numer pozycji w wykazie faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty 1 7. Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym: data i podpis 8. Potwierdzenie poprawności rachunkowej:. data i podpis 9. Umowa /zlecenie z wykonawcą nr. z dnia. 10. Zamówienia dokonano zgodnie z art Ustawy Prawo Zamówień Publicznych Przedstawiono do refundacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata *niepotrzebne skreślić 16

17 17