Strona 1 z 19
Archiwum dokumentów Saldeo to aplikacja online, która odpowiada na potrzeby nowoczesnej Firmy. Umożliwia: tworzenie elektronicznego archiwum dokumentów z dostępem 24h/dobę, sprawne wyszukiwanie dokumentów przy użyciu zaawansowanej wyszukiwarki, kontrolę należności dokumentów sprzedaży i zakupu, automatyczne generowanie przelewów elektronicznych na podstawie danych z dokumentów. Poniższe opracowanie przedstawi Państwu kolejne kroki, które umożliwią szybkie i efektywne wykorzystanie archiwum dokumentów Saldeo w codziennej pracy. Zawiera również zestaw wskazówek i dobrych praktyk, które pozwolą zmaksymalizować efekty korzystania z aplikacji. Korzyści dla Twojej firmy: elektroniczny przepływ dokumentów między firmą a księgowością, szybkie odnajdywanie dokumentów: archiwum jest uporządkowane, sklasyfikowane, przez co znacznie mniej czasu poświęca się na poszukiwanie dokumentów, znaczna oszczędność miejsca, czasu i zasobów, łatwa i szybka kontrola nad dokumentami i usystematyzowane zarządzanie nimi, łatwy dostęp, możliwy dla wszystkich upoważnionych osób, zwiększenie wydajności pracowników, metoda przyjazna ekologii i środowisku, zabezpieczenie dokumentów przed przypadkowym zniszczeniem, bezpieczeństwo i wygoda dostęp do dokumentów jest profesjonalnie zabezpieczony i chroniony. Strona 2 z 19
Spis treści Pierwsze kroki z Archiwum dokumentów Saldeo...4 Krok 1. Ustawienia skanera...4 Krok 2. Skanowanie dokumentów do archiwum...6 Krok 3. Załączanie skanów dokumentów do Saldeo...8 Załączanie dokumentów z poziomu aplikacji Saldeo...8 Wysyłanie dokumentów do Saldeo mailem...9 Konfiguracja kont użytkowników...11 Dodanie Użytkowników i nadanie im uprawnień...11 Elektroniczne Archiwum dokumentów Saldeo...12 Archiwum dokumentów...12 Skróty klawiszowe...13 Kontrola należności...14 Generowanie przelewów bankowych (*opcja dodatkowa)...16 Wyszukiwarka dokumentów...20 Strona 3 z 19
Pierwsze kroki z Archiwum dokumentów Saldeo Po otrzymaniu konta dostępowego do aplikacji, wykonaj 3 proste kroki, aby przygotować program i skaner do pracy z Saldeo. Krok 1. Ustawienia skanera Jakość wykonanych skanów dokumentów ma kluczowe znaczenie dla późniejszej obsługi archiwum dokumentów. Dobry skan jest warunkiem poprawnego opisu dokumentu w archiwum przez księgowość dzięki temu można korzystać później z łatwego wyszukiwania tych dokumentów. Czytelny skan jest także konieczny aby móc korzystać z podglądu w systemie. Przeczytaj poniższe wskazówki, aby dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę przy skanowaniu dokumentów. Ułożenie tekstu Dokument należy zeskanować zgodnie z orientacją tekstu (od góry do dołu). Nie powinien być ułożony do góry nogami, ani krzywo w ten sposób komfort przegadania dokumentów w archiwum będzie najwyższy. Nie ma możliwości zmiany orientacji tekstu bezpośrednio w Saldeo. Strona 4 z 19
Kontrast tekstu Im większy kontrast między tekstem na fakturze, a tłem, tym lepsza jakość tworzonego archiwum (czytelność dla firmy i biura). Dlatego należy ustawić na skanerze maksymalny kontrast, tak aby tło było możliwie białe, a litery na fakturze maksymalnie wyostrzone. Ustawienia skanera Zalecamy skanowanie z rozdzielczością 300dpi w kolorze. Zalecamy również zastosowanie następujących ustawień (jeśli skaner je posiada): jasny oryginał, maksymalne zaciemnienie, pełny kolor, usuwanie tła standardowe, maksymalna ostrość. Strona 5 z 19
Krok 2. Skanowanie dokumentów do archiwum Ważne: Nie musisz skanować wszystkich faktur pojedynczo. Możesz skanować je partiami, z zachowaniem określonych zasad (informacje poniżej). W toku pracy nad tymi dokumentami w księgowości, zostaną one podzielone na poszczególne faktury. Aby optymalnie skanować dokumenty należy: 1. Pogrupować dokumenty na 3 typy: faktury sprzedażowe, kosztowe, towary. 2. Gdy wśród dokumentów znajdują się faktury wielostronicowe należy przed pierwszą stroną i po ostatniej stronie takiej faktury włożyć białą kartkę. Rysunek poniżej pokazuje, jak wskazane jest układanie faktur do skanowania. Ważne: Faktury wielostronicowe dajemy na koniec stosu z dokumentami, tak aby skanowane były jako ostatnie w grupie. Tzn. najpierw dajemy faktury jednostronicowe, a potem po kolei wielostronicowe. Dzięki temu, na etapie opracowywania dokumentów przez księgowość, plik dokumentów zostanie prawidłowo podzielony na poszczególne faktury. 3. Każdą grupę dokumentów zeskanować (najlepiej z wykorzystaniem automatycznego podajnika to znacznie przyspieszy tworzenie archiwum dokumentów). Strona 6 z 19
Krok 3. Załączanie skanów dokumentów do Saldeo W zależności od wykorzystywanego skanera, zeskanowane dokumenty trafiają na dysk komputera w Firmie lub mogą być bezpośrednio ze skanera wysłane do Saldeo (gdy skaner ma opcję wysyłki mailem). Załączanie dokumentów z poziomu aplikacji Saldeo Aby dodać dokumenty bezpośrednio z aplikacji Saldeo należy wybrać w menu głównym opcję +Dodaj Dokument. Pojawi się formularz dodania nowego dokumentu. Aby poprawnie dodać dokument należy wybrać miesiąc i rok, dla których ten dokument ma być dodany a następnie plik, który chcemy załączyć do aplikacji. Po dodaniu dokument pojawi się na Liście dokumentów, w dokumentach z miesiąca i roku, do których był dodany. Strona 7 z 19
Wysyłanie dokumentów do Saldeo mailem Aby dokumenty trafiły do Saldeo należy wysłać je mailem na swój indywidualny adres w aplikacji. Adres email znajdziesz w: Ustawienia Konta. Pojawi się strona z ustawieniami profilu część 3 dotyczy ustawianie numeru PIN W tym celu należy stworzyć następującą wiadomość email: 1. W polu ODBIORCA wpisz swój indywidualny adres email. 2. W polu TEMAT wpisz miesiąc, do którego chcesz dodać dokument oraz kod PIN (znajduje się on w aplikacji klikając w link Ustawienia w górnym prawym rogu Saldeo. Miesiąc, do którego chcesz dodać dokumenty musi być wpisany w formacie mm/rrrr - np. 01/2012. Gdy nie podasz oznaczenia miesiąca, dokument trafi do bieżącego. Możesz również zamiast podawania konkretnego miesiąca, wpisać w temacie -1 (minus jeden), aby dokument trafił do miesiąca poprzedniego. Kod PIN musi być wpisany razem z nawiasami - np. (1234a). Strona 8 z 19
Przykłady dla tematu wiadomości: (1234a) 10/2012 dokument trafi do października 2012, (1234a) -1 dokument trafi do miesiąca poprzedniego niż bieżący, (1234a) dokument zostanie dodany do bieżącego miesiąca. 3. Dokumenty, które chcesz dodać, załącz jako załączniki. 4. Nie ważne co wpiszesz w treści wiadomości. Nie będzie ona brana pod uwagę. Wskazówka: Aby załączanie dokumentów do Saldeo było szybkie i proste, zalecamy korzystanie ze skanerów z możliwością wysyłki dokumentów mailem. Wówczas należy wprowadzić w ustawieniach skanera swój indywidualny email i bezpośrednio podczas skanowania przesyłać dokumenty do swojego archiwum. Po wysłaniu maila trzeba chwilę poczekać i dokument pojawi się na Liście dokumentów, w dokumentach z miesiąca i roku, do których był dodany. Strona 9 z 19
Konfiguracja kont użytkowników Dodanie Użytkowników i nadanie im uprawnień Firma ma możliwość tworzyć w obrębie swojego konta Użytkowników i dodawać im uprawnienia. Aby dodać nowego Użytkownika należy wejść w zakładkę Użytkownicy Wyświetlona zostaje lista użytkowników danej firmy z informacją, jakie moduły mają dostępne. Użytkownik Administrator (Ja) ma włączone wszystkie moduły, on ma także możliwość dodawania nowych użytkowników i zarządzania nimi. Aby dodać nowego Użytkownika należy kliknąć +Dodaj (1). Wyświetlony zostanie formularz dodania nowego użytkownika, po uzupełnieniu jego danych i określeniu do jakich modułów ma dostęp należy kliknąć Dodaj nowy użytkownik zostanie dodany i pojawi się na liście użytkowników. Strona 10 z 19
Elektroniczne Archiwum dokumentów Saldeo Archiwum dokumentów w Saldeo pozwala nie tylko na szybkie i sprawne przeszukiwanie dokumentów, ale także na kontrolę płatności oraz generowanie przelewów bankowych. Dzięki temu zarządzenie firmą stanie się łatwiejsze a zasoby firmy zostaną maksymalnie wykorzystane. Archiwum dokumentów Aby zobaczyć listę dokumentów należy wybrać w menu głównym Dokumenty Lista dokumentów Zostanie wyświetlona lista dokumentów z bieżącego miesiąca. Listę dokumentów można filtrować wybierając: Typ dokumentu, Dodane przez (biuro, klienta, wszystkie), Rejestr, Dodane (dziś, wczoraj, w ostatnim tygodniu), Nazwa, numer lub opis dokumentu, Kontrahenta, Zakres kwot brutto, na które zostały wystawione dokumenty, Status zapłaty, czyli: dokumenty zapłacone, niezapłacone lub wszystkie. Strona 11 z 19
Wyświetlone na liście dokumenty można sortować po dacie: dodania, wystawienia lub wpływu. Po ustawieniu wymagań i kliknięciu Filtruj zostaje wyświetlona lista dokumentów spełniających określone przez nas parametry. Wyświetlone dokumenty można pobrać do pliku Excel (rejestr dokumentów każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny poszczególne informacje o dokumencie) lub do ZIP (plik z pojedynczymi dokumentami w PDF) przyciski dostępne są nad listą dokumentów. Skróty klawiszowe W celu usprawnienia procesu przeglądania dokumentów zostały wprowadzone skróty klawiszowe na widoku edycji dokumentu. Ctrl + K Kliknięcie w pole Numer dokumentu Ctrl + S Zapisz zmiany Ctrl + backspace Powrót do listy Ctrl + strzałka w prawo Przejdź do następnego dokumentu Ctrl + Shift + strzałka w prawo Zapisz i przejdź do następnego dokumentu Ctrl + strzałka w lewo Przejdź do poprzedniego dokumentu Ctrl + Shift + strzałka w lewo Zapisz i przejdź do poprzedniego dokumentu Ctrl + strzałka w górę przesuwa widok dokumentu w górę (działa jak scroll) Ctrl + strzałka w dół przesuwa widok dokumentu w dół (działa jak scroll) Strona 12 z 19
Kontrola należności Na stronie głównej (zaraz po zalogowaniu się do aplikacji) dostępna jest lista dokumentów niezapłaconych. Jeśli termin zapłaty jest przekroczony, to data zapłaty będzie podświetlona na czerwono. Saldeo pomaga także zapanować nad płatnościami w związku z koniecznością wycofania faktury z kosztów jeśli 30 dni po terminie nie będzie ona zapłacona: gdy data będzie się zbliżać do 30 dni po terminie to obok daty płatności pojawi się żółty wykrzyknik, jeśli minie 30 dni po terminie zapłaty to pojawi się ikona z czerwonym wykrzyknikiem (jak w przykładzie poniżej) Aby zaznaczyć dokument jako zapłacony należy kliknąć przycisk Zapłata przy odpowiedniej pozycji. Pojawi się wtedy okienko z potwierdzeniem, czy dokument zapłacono. Strona 13 z 19
Aplikacja pozwala także na kontrolę płatności częściowych. Jeśli została zapłacona część z całości, to w polu kwota wpłaty wpisujemy wartość, która została zapłacona, wybieramy datę i klikamy tak. Jeśli dla danego dokumenty zostały odnotowane jakieś wpłaty, to w oknie Zapłaty dokumentu pojawi się informacja o dotychczasowych wpłatach (przykład poniżej). Lista dokumentów niezapłaconych i zapłaconych dostępna jest w archiwum dokumentów (Dokumenty lista dokumentów). Dokumenty zapłacone oznaczone są zieloną parafką w kolumnie Zapłata. Także z poziomu listy dokumentów dokumenty niezapłacone można oznaczać jako zapłacone. Strona 14 z 19
Generowanie przelewów bankowych (*opcja dodatkowa) Opcja automatycznego generowania przelewów pozwala na generowanie z poziomu listy dokumentów zleceń przelewów. Aby moc wygenerować przelew należy wybrać w menu głównym: Dokumenty Lista dokumentów Następnie należy wyświetlić listę dokumentów z miesiąca (lub wszystkich miesięcy), dla którego chcemy przygotować przelewy i zaznaczyć te pozycje, dla których będziemy generować przelewy. Jeśli dokument nie posiada uzupełnionego numeru konta bankowego kontrahenta, należy wejść w jego podgląd (klikają nazwę dokumentu). W sekcji Kontrahent patrzymy na pozycję Konto bankowe. Konto bankowe możemy: Dodać (1) jeśli ten kontrahent nie miał wcześniej zapisanego numeru konta Wybrać z bazy (2) jeśli w danych kontrahenta są już zapisane numery konta bankowego Strona 15 z 19
Po uzupełnieniu kont bankowych należy wrócić do listy dokumentów i przejść do generowania przelewów. Po zaznaczeniu na Liście dokumentów wybranych dokumentów należy kliknąć Pobierz przelewy (przycisk dostępny nad listą dokumentów). Przejdziemy na podstronę generowania poleceń przelewów. Strona 16 z 19
Aby móc wygenerować przelewy dla dokumentów należy kolejno: 1. Wybrać konto bankowe, z którego zostaną zrealizowane przelewy. Opcja dodawania dodatkowych kont bankowych została opisana w rozdziale Ustawienia konta, 2. Określić datę płatności, z jaką zostaną wygenerowane przelewy, 3. Określić, dla których przelewów wybrana data płatności ma zostać uwzględniona: dla wszystkich, czyli wszystkie przelewy zostaną wykonane z taką datą, tylko dla faktur, które nie mają ustalonego terminu płatności, czyli dla faktur, które mają ustawioną datę płatności, przelewy zostaną wygenerowane z tą datą, która przy nich widnieje, a dla pozostałych faktur (bez daty płatności) zostanie ustawiona data wybrana we wcześniejszym kroku, 4. Zdecydować, czy po wygenerowaniu przelewu faktura, której dotyczył ma zostać oznaczona jako zapłacona czy nie, 5. W kolumnie Uwagi znajdują się informacje, czy dane niezbędne do wykonania przelewów są poprawne (kolor zielony). Jeśli w opisie dokumentu były błędy (np. brak numery konta bankowego lub niewłaściwy format konta bankowego) to pojawi się informacje, że przelew jest niemożliwy (kolor czerwony). 6. Żeby wygenerować przelewy należy kliknąć Generuj. Zostanie wyświetlona lista z Podsumowaniem przelewów Żeby pobrać plik z przelewami, które importuje się poprzez swoje konto bankowe należy kliknąć przycisk Pobierz i zapisać na dysku plik z przelewami. Następnie należy zalogować się do bankowości internetowej i wybrać opcję importuj przelewy (koszyk płatności lub nazwane inaczej zależnie od banku). Przelewy są generowane do pliku w standardzie Elixir 0 jeśli jest taka możliwość podczas importu należy wybrać Standard strony kodowej CP852. Strona 17 z 19
Wyszukiwarka dokumentów Aby uprościć i przyspieszyć wyszukiwanie odpowiednich dokumentów została stworzona zaawansowana wyszukiwarka dostępna z menu głównego: Dokumenty Wyszukaj Dokumenty można szukać dowolnie zadając parametry i klikając Pokaż. Wyświetlona zostaje wtedy lista dokumentów, które spełniają wybrane parametry. Dokumenty można wyszukiwać po: dokument dowolny ciąg znaków, który znajduje się w numerze, opisie lub nazwie pliku, kontrahent nazwie kontrahenta, zapłata dokumenty, które zostały oznaczone jako zapłacone lub niezapłacone, dodano do przedział czasu (w miesiącach), do którego wyszukiwane dokumenty zostały dodane, data dodania dokumentu zakres czasu, w którym dodano dokumenty do systemu, data wystawienia data wystawienia dokumentu, data wpływu parametr określany przez Biuro rachunkowe data wpływu dokumentu do księgowości, Strona 18 z 19
termin płatności przedział czasu dla terminu płatności wyszukiwanego dokumentu, typ typ, jako który został oznaczony szukany dokument: kosztowa, inny, towar/materiał, faktura dowód wewnętrzny, dokument sprzedaży, rejestr parametr określany przez Biuro rachunkowe rejestr, do którego został przypisany szukany dokument, kategoria parametr określany przez Biuro rachunkowe kategoria nadana dokumentowi przez Biuro, kwota brutto przedział kwot na dokumencie Po wyświetleniu wyników wyszukiwania, nad listą dokumentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania pojawi się możliwość pobrania tych dokumentów do pliku Excel (rejestr dokumentów każdy wers dotyczy jednego dokumentu, kolumny poszczególne informacje o dokumencie) lub do folderu ZIP (plik z pojedynczymi dokumentami w PDF). Zostanie także wyświetlone podsumowanie wartości wyświetlonych na liście dokumentów, tzn. suma brutto (w tym suma netto i suma VAT). Strona 19 z 19