Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 176 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za obsługę szkoleń w następujących miastach: Białystok, Gdańsk, Katowice, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Toruń, Warszawa, Wrocław w terminach od kwietnia do czerwca 2015 roku. Strona 1 Szczegółowe warunki realizacji zamówienia: Planowany harmonogram szkoleń wraz z planowaną liczbą uczestników znajduje się w załączniku nr 6 do przedmiotu zamówienia. Szkolenia będą się odbywać w trybie dwudniowym (piątek-sobota; sobota-niedziela). Harmonogram może ulec zmianie. Termin każdego ze szkoleń, liczba uczestników oraz miasto zostaną podane drogą mailową na 3 tygodnie przed terminem wydarzenia. Wykonawca jest zobowiązany określić miejsce, w którym zostanie zorganizowane szkolenie w terminie 7 dni od dnia otrzymania prognozowanego zakresu usług poprzez podanie: nazwy hotelu i danych kontaktowych hotelu w którym odbędzie się szkolenie. Zamawiający ma prawo wezwać Wykonawcę do przedawnienia potencjału technicznego zaproponowanego obiektu pod kątem zapisów przedmiotu zamówienia i warunków, jakie ma spełniać obiekt ( w tym standard hotelu, liczba i wielkość sal, liczba pokoi). Określenie dokładnej liczby osób korzystających z danych usług oferowanych przez Wykonawcę zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Wykonawcy nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia każdego ze szkoleń. Zamawiający jest uprawniony do zmniejszenia liczby uczestników szkolenia o nie więcej niż 40% w stosunku do podanej na 3 tygodnie przed terminem wydarzenia (prognozowany zakres usług). Ww. uprawnienie Zamawiającego oznacza, że Zamawiający może zmniejszyć ilości poszczególnych usług określonych w treści niniejszego zapytania ofertowego oraz przedstawione w prognozowanym zakresie usług, a Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielanie zamówień do maksymalnych ilości wskazanych w ww. dokumentach. Obiekty, w których będą realizowane usługi muszą spełniać następujące warunki: A. standard minimum 2-gwiazdkowy potwierdzony decyzją o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego. Zamawiający rozumie pojęcie standard w oparciu o przepisy 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.); B. znajdować się w miejscu z dojazdem (razem z dojściem) nie dłuższym niż 30 min. bez przesiadek od dworca głównego PKP, z zastrzeżeniem, że w przypadku Lublina będzie to dworzec główny PKS, a w przypadku Łodzi Dworzec Łódź Kaliska (lista miast w zał. nr 6 do zapytania ofertowego). Czas dojazdu i liczba przesiadek weryfikowalne za pomocą strony internetowej jakdojade.pl dla dojazdu w godzinach 9-10 oraz w przypadku Opola www.mzkopole.pl. C. sale szkoleniowe:
sale szkoleniowe przygotowane przez Wykonawcę w następujący sposób: krzesła ustawione w podkowę, bez stołów. sale konferencyjne ustawienie krzeseł- teatralne, 1 stolik dla osoby prowadzącej. Z doświadczenia realizacji tego typu szkoleń wynika, ze sale szkoleniowe muszą pomieścić od 20-30 osób, zaś konferencyjne od 46 do 80. O zapotrzebowaniu na wielkość sal zamawiający poinformuje na 3 tygodnie przed planowanym wydarzeniem szkoleniem. Strona 2 D. W ramach usług związanych z wyżywieniem uczestników szkolenia, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie: śniadanie dla osób nocujących (śniadanie w cenie noclegu); obiad, kolację oraz serwis kawowy dla wszystkich uczestników szkolenia. E. W ramach usług związanych z noclegami, Wykonawca jest zobowiązany zapewnić uczestnikom i trenerom szkolenia zaplecze noclegowe w tym: noclegi w pokojach 2-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. noclegi w pokojach 1-osobowych z pełnym węzłem sanitarnym. Wykonawca na dzień przed planowanym szkoleniem zapewni nocleg trenerom. Pokoje 2-osobowe muszą mieć powierzchnię minimum 12 m2 zaś pokoje 1-osobowe o powierzchni minimum 9 m2. Nocleg Wykonawca jest zobowiązany zapewnić w tym samym budynku, w którym będzie prowadzone szkolenie oraz serwowane wyżywienie. Zamawiający szacuje, że połowa uczestników każdego ze szkoleń korzysta z noclegów a 10% osób nocujących będzie wymagało zapewnienia pokoju 1- osobowego. Wykonawca jest zobowiązany umożliwić uczestnikom szkoleń wprowadzenie się do pokoju od godziny 10.00 pierwszego dnia szkolenia lub zapewnić szatnię lub miejsce, gdzie uczestnicy, trenerzy będą mogli bezpiecznie przechować bagaż przed zameldowaniem się do pokoju. Nieprzekraczalny termin zakwaterowania: do godziny 14:30 w dniu zakwaterowania. Trenerzy z zasady przyjeżdżają dzień przed planowanym szkoleniem i w związku z tym Wykonawca jest zobowiązany umożliwić wprowadzenie się do pokoju w dniu zakwaterowania od godz. 14.30 Zapewnienie szatni lub miejsca gdzie uczestnicy mogą bezpiecznie przechować bagaż po wymeldowaniu z pokoju, a przed zakończeniem szkolenia. Szczegółowy opis usług najmu sal szkoleniowych/konferencyjnych (wymagania minimalne) dotyczący szkolenia 1. Wykonawca jest zobowiązany udostępnić salę (wydać klucze) szkoleniową Zamawiającemu na co najmniej 1 godzinę przed planowanym terminem rozpoczęcia każdego ze szkoleń. 2. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe podłączenie i rozstawienie sprzętu multimedialnego w każdym dniu trwania wydarzenia: zarówno przed, jak i w trakcie trwania każdego z wydarzeń oraz gwarantuje prawidłowość działania tego sprzętu. 3. Wykonawca jest odpowiedzialny za ustawienie krzesłem i stołów zgodnie z zapisami z opisem przedmiotu zamówienia.
4. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić następujące wyposażenie: tablicę typu flipchart wraz z pasującymi do niej arkuszami papieru (minimum 12 sztuk), piszące markery (minimum 3 sztuki-kolor zielony, czarny, granat); laptop z głośnikami, rzutnik multimedialny, ekran, możliwość podłączenia rzutnika i komputera, właściwe oświetlenie sal (przepisy BHP), oświetlenie naturalne, wentylacja, klimatyzacja. 5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezawaryjność działania wszystkich urządzeń. W przypadku awarii urządzenia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę techniczną, która przystąpi do natychmiastowego usunięcia awarii i niezwłocznie usunie jej skutki, które uniemożliwiają lub utrudniają dalszą realizację wydarzenia (poprzez usunięcie awarii lub wymianę wadliwego sprzętu na sprzęt o co najmniej tożsamych parametrach, sprawny i pozbawiony wad). 6. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu miejsca na rozstawienie 2 banerów informujących o wydarzeniu, w tym jeden- przy wejściu do budynku, drugi przy recepcji oraz umożliwić oznakowanie drogi do recepcji. Umieszczenie oznakowań na drzwiach pomieszczeń, w których będą odbywać się szkolenia oraz wywieszenie programu szkolenia na tablicy informacyjnej na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego. 7. W ramach najmu sali Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu recepcję dla uczestników wydarzenia tzn. udostępnienie 2 stolików i 2 krzeseł oraz miejsca bądź standu do zamieszczenie materiałów takich jak program wydarzenia, lista obecności. Zamawiający potwierdzi potrzebę udostępnienia recepcji. 8. W przypadku szkoleń, konferencji dwudniowych lub dłuższych Wykonawca będzie zobowiązany udostępnić Zamawiającemu miejsce, w którym zostaną zdeponowane materiały szkoleniowe lub konferencyjne po zakończeniu działań przewidzianych w ramach danego dnia szkolenia, konferencji. 9. Wykonawca określi i poinformuje Zamawiającego o salach w których będą odbywać się szkolenia tzn. określi nazwę bądź numer sali, na trzy dni przed każdym planowanym Wydarzeniem. 10. Wykonawca jest zobowiązany oddelegować do powyższych zadań ( pkt.1-9) co najmniej jedną osobę obecną na miejscu podczas trwania każdego ze szkoleń. Strona 3 Szczegółowy opis usług w zakresie wyżywienia dotyczący szkolenia 1. Wykonawca jest zobowiązany przygotować inne menu każdym dniu trwania wydarzenia. Całodzienny jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka (zasada urozmaicania). 2. Wykonawca nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia każdego ze szkoleń prześle Zamawiającemu przykładowe menu. 3. Jeśli zaistnieje potrzeba Wykonawca zobowiązany jest przygotować dania wegetariańskie. Liczba wegetarian będzie podana nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia szkolenia. Przez wegetarianizm rozumiemy wyłączenie z diety mięsa (w tym ryb i owoców morza).
4. Miejsce wydawania i spożywania posiłków oraz serwowania przerw kawowych powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą noclegi oraz w którym będą odbywały się szkolenia, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale szkoleniowe lub konferencyjne, w pobliżu sal szkoleniowych lub konferencyjnych, w których organizowane jest wydarzenie. 5. Sposób realizacji usług żywieniowych: Wykonawca jest zobowiązany: i. przygotować miejsca serwowania posiłków, utrzymać je na bieżąco w czystości w trakcie serwowania wyżywienia i w czasie przerw pomiędzy posiłkami oraz uprzątnąć je po zakończeniu wydarzenia; Strona 4 ii. iii. iv. zapewnić zastawę stołową niezbędną do serwowania posiłków i korzystania z przerwy kawowej w zakresie gwarantującym wszystkim uczestnikom skorzystanie z zastawy w trakcie wydarzenia w tym jej bieżące uzupełnianie; wyposażyć wszystkie stoły wykorzystywane do serwowania wyżywienia w obrusy; terminowo przygotować posiłki zgodnie z ostatecznym zakresem usług; 2) gramatura wyżywienia: L.p. Nazwa j.m. minimalna gramatura/na osobę 1. Zupa litr 0,25 2. Porcja mięsa, ryby, dania mięsnego gr. 150 3. Ziemniaki pieczone gr. 200 4. Ryż, ziemniaki, kasza, kluski, makaron gr. 150 5. Przystawki zimne gr. 50 6. Surówki gr. 150 7. Sałatki gr. 150 8. Warzywa gotowane gr. 150 9. Przekąski zimne (każda z przekąsek) gr. 50 10. Przekąski gorące gr. 300 3) menu i. Przerwa kawowa wymóg minimalny: Przerwa kawowa powinna zawierać co najmniej: - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca wydarzenia;
- wodę: niegazowaną i gazowaną - ciastka kruche co najmniej 2 rodzaje. ii. Obiad wymóg minimalny: Obiad z usługą kelnerską (serwowany) w obiekcie, w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stolikach. Obiad dwudaniowy: zupa, danie główne, napoje Strona 5 iii. Kolacja i śniadanie: wymóg minimalny: Kolacja i śniadanie serwowane będą w formie bufetu. Kolacja i śniadanie powinny zawierać: - przekąski zimne w tym półmisek serów, wędliny, wędliny pieczone, serki topione, dżemy; - co najmniej 1 przekąskę gorącą (z uwzględnieniem wegetarian) - co najmniej 2 rodzaje sałatek np. mix sałat z pomidorami, ogórkiem, - pieczywo mieszane, masło; - soki (2 rodzaje w dzbanku, co najmniej 0,4 litra na osobę); - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko, śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca kolacji/śniadania; Pozostałe usługi: W ramach realizacji zamówienia Wykonawca jest zobowiązany zapewnić następujące usługi dodatkowe uczestnikom każdego z Wydarzeń: 1) bezpłatny dostęp do sieci bezprzewodowej (WiFi) ze stałym dostępem do Internetu. Łącze co najmniej 20 Mbit/s. 2) zapewnienie kawiarni lub/i baru gdzie uczestnicy szkolenia będą mogli spotkać się i spędzić czas wieczorem w miłej atmosferze (usługi zamawiane w ww. miejscach płatne przez uczestników szkoleń.) 3) zapewnienie miejsca w częściach wspólnych obiektu na nieformalne spotkania w czasie wolnym (foyer). 4) zapewnienie bezpłatnego parkingu dla wszystkich uczestników przyjeżdżających własnym transportem (szacujemy, że na szkolenie 20%-45% uczestników przyjeżdża samochodami) 5) zapewnienie osoby technicznej, która pomoże w przeniesieniu paczek z materiałami konferencyjnymi, rozstawieniem recepcji oraz banerów. 6) zapewnienie możliwości bezpłatnego wydruku lub xero do 50 stron na każde szkolenie 7) odebranie paczki z materiami przed szkoleniem oraz Wysłanie materiałów po szkoleniu.