1 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia na dostawę, wdrożenie i utrzymanie Elektronicznego biznesu typu B2B dla Mo-Bruk SA
2 Opis zamówienia 1 Tryb udzielania zamówienia Zamówienie nie będzie realizowane w oparciu o Ustawę Prawo zamówień publicznych. 2 Określenie przedmiotu zamówienia Przedmiotem zapytania jest dostawa, wdrożenie i utrzymanie wybranych modułów Elektronicznego biznesu typu B2B: implementacja zaawansowanego rozwiązania elektronicznej wymiany danych w przedsiębiorstwie Zamawiającego dla około 60 użytkowników, zwanego dalej Elektronicznym biznesem B2B. Jednym z zadań Elektronicznego biznesu B2B będzie wsparcie wdrożenia Międzynarodowych Standardów Rachunkowości w przedsiębiorstwie Zamawiającego. W wyniku realizacji zamówienia Dostawca powinien dostarczyć Zamawiającemu: 1 Oprogramowanie oraz licencje umożliwiające korzystanie z Elektronicznego biznesu B2B przez Zamawiającego; 2 Sprzęt informatyczny niezbędny do prawidłowego funkcjonowania Elektronicznego biznesu B2B (wybrani w pierwszym etapie Wykonawcy będą poproszeni o dokonanie weryfikacji oferty z uwzględnieniem posiadanych zasobów sprzętowych przez Zamawiającego); 3 Platformę umożliwiającą komunikowanie się w okresie wdrożenia, w szczególności w odniesieniu do przechowywania kluczowych informacji (Repozytorium) jak i do komunikowania się w zakresie obsługi zauważonych przez Zamawiającego błędów; 4 Opis funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B w wersji pisemnej; 5 Wersję testową Elektronicznego biznesu B2B; 6 Scenariusze testowe do formalnego wykonania przez Zamawiającego w zakresie kluczowych funkcjonalności przy akceptacji Elektronicznego biznesu B2B; 7 Materiały szkoleniowe zgodne z przyjętą przez Zamawiającego funkcjonalnością;
3 8 Przeprowadzenie migracji danych z obecnie użytkowanych przez Zamawiającego rozwiązań od 1 stycznia 2011; 9 Ustawienie dostępów do danych zgodnie z odpowiednimi decyzjami podjętymi przez Zarząd Spółki; 10 Procedury związane z utrzymaniem Elektronicznego biznesu B2B po okresie wdrożenia, w tym związane z archiwizacją danych i wgrywaniem uaktualnień i modyfikacji. 3 Wymagania odnośnie Elektronicznego biznesu B2B oraz jego wdrożenia i utrzymania Ogólne wymagania Elektroniczny biznes B2B w sposób kompleksowy powinien wspierać prowadzoną przez Zamawiającego działalność. Przewiduje się, że dostęp do Elektronicznego biznesu B2B będzie miało do 60 pracowników, z czego jednocześnie pracować będzie nie więcej niż 40. Liczba jednoczesnych użytkowników w ciągu 5 lat nie przekroczy 60. Opracowując ofertę należy wziąć pod uwagę następujące uwarunkowania: Wdrożenie jednocześnie w dwóch firmach (Mo-Bruk i Raf Ekologia); Mo-Bruk ma obecnie 3 lokalizacje, docelowo 5 (horyzont 2 lat); W dłuższym horyzoncie przewidywane jest dalszy rozwój również poprzez kolejne akwizycje; Ze względu na dynamiczny wzrost spółki większość procesów podlegać będzie podczas wdrożenia Elektronicznego biznesu B2B przemodelowaniu, np. utworzone zostanie Centrum Usług Wspólnych; Prowadzone inwestycje doprowadzą w ciągu najbliższych lat do kilkukrotnego wzrostu firmy (w ujęciu przychodowym); Zamawiający nie posiada własnych służb informatycznych i nie planuje ich rozwoju. Serwerownia zostanie zlokalizowana w centrali Zamawiającego. Przewiduje się uruchomienie większości modułów Elektronicznego biznesu B2B w dniu 1 lipca 2011, a modułu Kadr i płace 1 stycznia 2012. Oczekiwane zasady wdrożenia Elektronicznego biznesu B2B: Zastosowanie metodologii projektowej Podział wdrożenia na etapy: - Analiza i modelowanie (zakończony dokumentem opisującym funkcjonalność Elektronicznego biznesu B2B, który podlegać będzie zatwierdzaniu przez Zamawiającego); - Testowanie i szkolenia dla pracowników Zamawiającego; - Uruchomienie Elektronicznego biznesu B2B. Oczekiwane zasady utrzymania Elektronicznego biznesu B2B: Praca 7 dni w tygodniu przez 24 godziny na dobę (proszę opisać częstotliwość wyłączania Elektronicznego biznesu B2B niezbędną do jego serwisowania); Gwarancja uruchomienia Elektronicznego biznesu B2B w przypadku awarii powodującej jego zatrzymanie lub działanie częściowo lub całkowicie wadliwe w ciągu 24 godzin od nastąpienia awarii, z dopuszczeniem utraty danych za nie więcej niż 24 godziny przed awarią Elektronicznego biznesu B2B; z jednoczesnym uruchomieniem rozwiązania umożliwiającego prowadzenie sprzedaży przez stacje
4 paliw. Utrzymywanie wersji testowej Elektronicznego biznesu B2B, wgrywanie wszelkich uaktualnień i modyfikacji najpierw na wersję testową, a potem na wersję produkcyjną; Utrzymywanie Help desku 8 godzin na dobę. 4 Informacje ogólne Mo-BRUK Spółka Akcyjna (notowana na GPW rynek New Connect) jest wiodącą polską firmą z branży utylizacji odpadów. Spółka koncentruje swoją działalność w czterech powiązanych ze sobą liniach biznesowych: Gospodarka odpadami; Produkcja paliw alternatywnych; Budowa nawierzchni betonowych; Pozostała działalność (stacje paliw, stacja kontroli pojazdów, laboratorium). Spółka od wielu lat inwestuje w innowacyjne rozwiązania stale podnosząc jakość oferowanych produktów i usług, systematycznie uzupełniając swoją ofertę. Nowatorskie rozwiązania są wynikiem prac własnych i przed wprowadzeniem do oferty przechodzą etap badań wewnętrznych (zakładowe laboratorium) oraz zewnętrznych (współpraca z instytutami i jednostkami certyfikującymi). 5 Działalność operacyjna W niniejszej części opisano zasady funkcjonowania poszczególnych obszarów działalności Zamawiającego. Przy każdym z obszarów zamieszczono część zatytułowaną Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B wskazującą jakie funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B są w sposób szczególny oczekiwane przez Zamawiającego. Wskazane funkcjonalności nie stanowią zamkniętego katalogu i w toku negocjacji i wdrożenia mogą zostać zmodyfikowane. 5.1 Utylizacja odpadów Jednym z najważniejszych obszarów działalności Zamawiającego jest utylizacja odpadów. Charakterystyczną cechą tej działalności jest fakt, że to dostawcy odpadów płacą za ich utylizację. Podczas utylizacji odpady są: Składowane; Spalane (powstaje produkt w postaci ciepła); Przetwarzane na paliwo alternatywne (powstaje produkt w postaci paliwa); Przetwarzane na granulat, który może być używany np. w drogownictwie (powstaje produkt w postaci granulatu) Odbierane są także odpady, które przekazywane są do utylizacji zewnętrznym kontrahentom. Zamawiający w procesie pozyskiwania odbiorców w pierwszej kolejności zabiega o zdobycie dostawców odpadów. Produkty utylizacji odpadów dostarczane są najczęściej do dużych, jednostkowych odbiorców (np. cementowni). Odpady nie są traktowane jako aktywo spółki i nie są wyceniane, nawet, jeśli można z nich wyprodukować użyteczne dobra. Proces produkcyjny związany z utylizacją odpadów jest jednofazowy. Receptura produktów utylizacji jest zmienna i zależy od aktualnej charakterystyki utylizowanych odpadów. Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B: Wspieranie planowania przyjęć odpadów i produkcji powstającej w ramach utylizacji (proces nie jest w tej chwili planowany);
5 Wspieranie kalkulacji cen za przyjęcie odpadów i produkty utylizacji (kalkulacja obecnie odbywa się ad hoc ); Ewidencja realizacji procesu utylizacji; Ewidencja kosztów ponoszonych na poszczególne linie produkcyjne oraz jednostki sprzętu; Umożliwienie prowadzania na bieżąco receptur na granulat przez technologa z możliwością podglądu przez brygadzistę, Wspieranie utrzymania poszczególnych linii produkcyjnych i jednostek sprzętu, także w zakresie pozwoleń środowiskowych; Obsługę transgranicznych przesunięć odpadów (w ramach UE); Ewidencja przyjmowania odpadów, w szczególności konieczność zapewnienia sprawozdawczości związanej z gospodarowaniem odpadami. Są trzy możliwe podejścia (proszę wskazać wybrane): Integracja Elektronicznego biznesu B2B z systemem Gospodarka Odpadami firmy Voerlag Deshofer (ten program stosowany jest obecnie); Integracja Elektronicznego biznesu B2B z innym podobnym rozwiązaniem; Zapewnienie funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B Gospodarka Odpadami (konieczność zapewnienia zgodności z aktualnymi przepisami prawa); 5.2 Układanie nawierzchni betonowych i produkcja betonu. Zamawiający startuje w przetargach na wykonanie nawierzchni betonowych (dróg, placów). Posiada własne służby budowlane i wyspecjalizowany sprzęt, produkuje beton (w zdecydowanej większości używany na własne potrzeby). Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B: Planowanie i rozliczenie produkcji betonu (potencjalna konieczność integracji z systemem informatycznym sterującym betoniarnią); Możliwość kontrolowania kosztów sprzętu i jego czasu pracy (jak wyżej); Możliwość kontrolowania i rozliczenia czasu pracy pracowników na cele danego działu (ci sami pracownicy są przerzucani między działem budowy dróg a zakładem w miejscowości Niecew) Zapewnienie kontrolowania kosztów planowanych i rzeczywistych dla projektu budowlanego. 5.3 Transport wewnętrzny Pewne rodzaje odpadów mogą podlegać utylizacji tylko w wybranych lokalizacjach w związku z powyższym wymaga to transportu wewnętrznego pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami Zamawiającego. Co do zasady Zamawiający korzysta z transportu wewnętrznego, możliwe jest jednak korzystanie również z zewnętrznych dostawców usług transportowych. Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B: Wspieranie kompletacji transportów odpadów Opcjonalnie optymalizacja i planowanie tras i ich terminów 5.4 Stacje paliw Spółka posiada 2 stacje paliw, w ramach których prowadzi sprzedaż paliwa, sklep oraz działalność gastronomiczną. Sprzedaż paliwa odbywa się zarówno w walucie krajowej jak i Euro. Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B: Integracja z kasami fiskalnymi; Integracja z czytnikami kart płatniczych;
6 Konieczna integracja z oprogramowaniem obsługującym dystrybutory. 5.5 Laboratorium Laboratorium działa na wewnętrzne potrzeby Zamawiającego obsługując wszystkie obszary działalności operacyjnej. W ramach prac laboratorium badane są próbki: Odpadów; Betonu; Wyrobów powstających w procesie utylizacji; Wody, gleby, powietrza. Kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B: Oczekuje się, że Elektroniczny biznes B2B będzie obsługiwał w pełnym zakresie laboratorium, przechowując wyniki badań, łącząc je tam gdzie zaistnieje taka potrzeba z klientami, partiami dostaw lub produkcji, umożliwiając jednocześnie wydruki zgodne ze standardem stosowanym przez Zamawiającego. 6 Pozostałe procesy Opisane w niniejszej części procesy mają charakter standardowy dla większości spółek, w związku z czym skupiono się tutaj na wskazaniu zakresu w jakim Elektroniczny biznes B2B powinien wspierać ich realizację. Podobnie jak w działalności operacyjnej wskazane obszary są kluczowymi miejscami wsparcia procesów przez Elektroniczny biznes B2B, ale nie stanowią zamkniętej listy. 6.1 Zakupy Elektroniczny biznes B2B powinien umożliwić tworzenie kartotek dostawców i generowanie zamówień (w tym obieg wewnętrzny w celu akceptacji przez uprawnione osoby). Po dokonaniu zakupu księgowanie faktury powinno odbywać się jako kontynuacja procesu zamówienia, z możliwości sprawdzenia warunków i akceptacji. Nie przewiduje się generowania propozycji zakupów na podstawie planu produkcji lub minimalnych stanów magazynowych. Przewiduje się umowy handlowe z dostawcami, usprawniające proces akceptacji (np. dostawcy energii). 6.2 Sprzedaż Elektroniczny biznes B2B powinien umożliwiać: Wystawianie faktur i faktur korygujących, faktury pro-forma, faktur wewnętrznych, faktur zaliczkowych; Możliwość obsługi kilku klientów jednocześnie w jednym momencie chodzi o sytuacje występujące na stacjach paliw, kiedy w trakcie fakturowania klient dokonuje innych zakupów wtedy można obsłużyć innych klientów(tworzenie kartotek dla klientów obecnych i pozyskiwanych; Umożliwianie wpisywania uzgodnień z klientami (także archiwowanie maili); Kontrolowania aktywności przedstawicieli handlowych; Awizowanie dostaw przez klientów (np. przez stronę internetową lub formularz mailowy do zaproponowania przez Wykonawcę);
7 Obsługa umów handlowych ze stałymi klientami (dostawcami odpadów); Śledzenie terminowości realizacji zapłat i limitów kredytowych; Akcje mailingowe prowadzone dla pewnych grup klientów; Śledzenie terminów wygasania umów na dostawę odpadów; Wspieranie procesu ofertowania w zakresie tworzenia dokumentów i monitorowania terminów. 6.3 Inwestycje Elektroniczny biznes B2B powinien wspierać proces zarządzania realizowanymi inwestycjami, w tym: zarządzanie zezwoleniami; harmonogramowanie i nadzorowanie realizacji harmonogramu; planowanie i monitorowanie kosztów. 6.4 Obsługa kancelarii Rejestracja pisma wchodzącego z rejestracją komórek je załatwiających; monitorowanie, czy sprawy zostały załatwione. 6.5 Raportowanie zarządcze Elektroniczny biznes B2B powinien posiadać przyjazny dla użytkownika generator raportów, który mógłby być obsługiwany samodzielnie przez przeszkolonych pracowników i który umożliwi sporządzanie raportów łączących w jednym raporcie dane z różnych modułów. 6.6 Finanse i księgowość Poniżej wskazano kluczowe funkcjonalności Elektronicznego biznesu B2B, oczekiwane przez Zamawiającego. We wdrożeniu należy uwzględnić fakt prowadzenia przez Zamawiającego rachunkowości według standardów MSSF. Księga główna, wprowadzenie standardowych schematów księgowań wprowadzenie zmodyfikowanego planu kont Środki trwałe Prowadzenie ewidencji według zasad podatkowych i MSSF Możliwość wydruków wg. różnych filtrów (wg. grup, lokalizacji, osób materialnie odpowiedzialnych) Rozrachunki prowadzenie rozrachunków w walucie obcej generowanie potwierdzeń sald wysyłanie wezwań do zapłaty w sposób wybiórczy (nie automatycznie) wystawianie not odsetkowych dla klientów (wystawianie not odsetkowych bez automatycznego zaksięgowania rozliczeń, wybiórczo dla poszczególnych klientów) generowanie struktury wiekowej należności i zobowiązań Kasa wspieranie wielu kas (w tym kas walutowych) integracja z terminalami kart kredytowych wspieranie wyceny waluty w kasie wg różnych zasad wyceny kasa powinna móc obsługiwać: delegacje transakcje elektroniczne - karty kredytowe/ płatnicze sprzedaż zaliczki
8 wynagrodzenia inne wypłaty np. kontrahentom generowanie raportów kasowych dla każdej zmiany Magazyny możliwość przeliczania stanów magazynowych po różnych cenach (np. ceny średnie, FIFO, koszt rzeczywisty) - dotyczy zarówno produktów jak i materiałów możliwość nie wykazywania odpadów w stanach magazynowych (ujęcie księgowe) kartoteki magazynowe powinny wspierać procesy sprawozdawczości związanej z odzyskiem odpadów możliwość wydruku stanów magazynowych na dowolny dzień Sprawozdawczość (format MSSF) automatyczne generowanie: bilansu RZiS raporty wspierające przygotowanie: rachunku przepływów zmian w kapitale własnym noty do sprawozdania finasowego (format MSSF) możliwość generowania F01 raporty dające wsparcie przy tworzeniu innych standardowych raportów GUS generowanie danych do GUS nie tylko z modułu finanse i księgowość, ale również z modułu kadrowo płacowego oraz sprzedażowego drukowanie deklaracji podatkowych CIT, VAT tworzenie dziennika i zestawienia obrotów i sald drukowanie rejestrów VAT Inne funkcjonalności Integracja z systemami bankowymi (dotyczy również modułu kadry i płace) obsługa e-faktur obsługa sprzedaży walutowej integracja z terminalami kart kredytowych 6.7 Kadry i płace Prowadzenie ewidencji czasu pracy (integracja z systemem ewidencji czasu pracy); Wspieranie planowania i rozliczania różnych systemów pracy, w tym czterobrygadówka, kierowcy; Obsługa typowych dokumentów kadrowych wsparcie naliczania płac, obsługa różnych systemów wynagrodzeń: ryczałtowy; akordowy; godzinowy; premie i dodatki. Możliwość automatycznego zbiorczego księgowania płac; Możliwość opodatkowania niefinansowych dodatków dla pracowników bez dopisywania do wynagrodzeń; Drukowanie deklaracji PIT; Integracja z programem Płatnik; Automatyczne generowanie: deklaracji PFRO. Generowanie automatycznych monitów o terminach:
9 przeprowadzenia szkoleń; wygasania uprawnień; przeprowadzenia badań zdrowotnych. raporty dające wsparcie przy tworzeniu innych standardowych raportów GUS 6.8 Inne wymagania Elektroniczny biznes B2B powinien umożliwiać przechowywanie plików i skanów dokumentów (np. korespondencji z klientami) generowanie alertów do pracowników Zamawiającego w przypadku pewnych zdarzeń (zostaną one zdefiniowane w trakcie modelowania). Elektroniczny biznes B2B powinien dawać możliwość stwierdzenia jednoznacznie kto wprowadził zmianę w programie (zamówienia, kasowanie i wszystko co robią pracownicy) np. na podstawie loginu i hasła
10 Wymagania wobec oferty, Wykonawcy oraz kryteria oceny ofert 7 Oczekiwana wobec oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. Oferta powinna być podpisana przez uprawnionych przedstawicieli Wykonawcy. Koszt udziału w postępowaniu ponosi w całości Wykonawca. Oferta powinna zawierać następujące elementy: 1 Opis Elektronicznego biznesu B2B należy w sposób syntetyczny opisać jak dostawca planuje zrealizować wszystkie funkcjonalności opisane w poprzednim punkcie niniejszego zapytania wraz z zaznaczeniem jakie funkcjonalności są standardowym elementem Elektronicznego biznesu B2B, a jakie mogłyby zostać opracowane w ramach modyfikacji. Wspomniane modyfikacje powinny zostać wstępnie wycenione i uwzględnione w cenie. 2 Opis metodologii projektowej stosowanej przez Wykonawcę oraz wspierających wdrożenie narzędzi informatycznych. 3 Harmonogram prac. 4 Całkowita cena wdrożenia w podziale na: Koszt licencji; Koszty przewidywanych modyfikacji; Koszty wdrożenia; Koszty zakupu i instalacji sprzętu i oprogramowania systemowego (wybrani w pierwszym etapie Wykonawcy będą poproszeni o dokonanie weryfikacji oferty z uwzględnieniem posiadanych zasobów sprzętowych Zamawiającego); Koszty abonamentu w okresie użytkowania; Koszty obsługi serwisowej oprogramowania i sprzętu;
11 Stawki obowiązujące przy wykonywaniu modyfikacji Elektronicznego biznesu B2B. 5 Projekt umowy. 8 Ogólne wymagania wobec dostawców Dostawca powinien posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie (wskazane jest doświadczenie w branży gospodarki odpadami) oraz potencjał techniczny w realizacji przedmiotu zamówienia Oddział dostawcy musi być położony nie dalej niż 200 km od siedziby Mo-Bruk w Korzennej Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę na jedno zamówienie. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: Dostawców, którzy zalegają z opłatami podatków i składek ZUS; Dostawców, którzy w okresie ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania względem grupy Mo-Bruk S.A., nie wykonali zamówienia lub wykonali je nienależycie; Dostawców, w stosunku do których wszczęto postępowanie upadłościowe; Dostawców, których urzędujących członków władz zarządzających prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia; Dostawców, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w SIWZ lub innym dokumencie, w którym określono wymogi udziału w postępowaniu; Oferty częściowe, nie obejmujące całego przedmiotu zamówienia. 9 Kryteria oceny ofert Ocena kompletności Oferty (wymogi formalne) Oferty, w których nie zostały zawarte: Wymagane informacje; Wymagane załączniki; Wymagane oświadczenia; zostaną odrzucone bez oceny. Szczegółowe zasady oceniania ofert Oferty zostaną ocenione według trzech aspektów. Każdy z nich będzie punktowany w skali od 1 do 5, gdzie 5 oznacza ocenę najwyższą. Ocena ostateczna będzie składała się z sumy ważonych ocen szczegółowych. Niniejsze zasady opisuje poniższa tabela:
12 Kryteria Waga Komentarz Definicja kryteriów Spełnianie wymagań funkcjonalnych bez istotnych modyfikacji. Cena Elektronicznego biznesu B2B (wraz z wdrożeniem, infrastrukturą techniczną) oraz roczny koszt utrzymania. Doświadczenie firmy wdrażającej. 40% Ocena najwyższa - Dostawca spełnia wszystkie określone w zapytaniu wymagania przewidując najmniejszą kwotę na modyfikację. Ocena najniższa - Dostawca proponuje realizację reltywnie (do innych ofert) dużej części wymagań w ramach dodatkowego wynagrodzenia. 40% Ocena najwyższa Łączna cena Elektronicznego biznesu B2B z wdrożeniem i pierwszego pełnego roku eksploatacji najniższa. Ocena najniższa Łączna cena Elektronicznego biznesu B2B z wdrożeniem i cena pierwszego pełnego roku eksploatacji najwyższa. 10% Ocena najwyższa - Dostawca legitymuje się wieloletnim doświadczeniem w realizacji projektów wdrożeniowych, w tym posiada co najmniej kilka projektów w firmach o podobnym charakterze (gospodarka odpadami). Doświadczenia firmy i konsultantów zostały zaprezentowane w ofercie. Dostawcy w ramach zapytania ofertowego otrzymali opis funkcjonowania odbiorcy i listę szczególnych wymagań funkcjonalnych dla Elektronicznego biznesu B2B jakie zdefiniował Odbiorca na podstawie analizy organizacyjnej, oceny potrzeb informatycznych i wewnętrznych dyskusji. Pożądany Elektroniczny biznes B2B powinien spełniać wszystkie określone wymagania funkcjonalne. Cena według oferty dostawcy. Firma ubiegająca się o kontrakt na wdrożenie Elektronicznego biznesu B2B powinna legitymować się co najmniej kilkuletnim doświadczeniem w realizacji usług wdrożeniowych, w szczególności w zakresie implementacji zaawansowanych rozwiązań elektronicznej wymiany danych w przedsiębiorstwach. Preferowany dostawca zrealizował minimum kilkanaście projektów pełnych wdrożeń Elektronicznych biznesów B2B.
13 Stosowanie prawidłowej metodologii wdrożenia. Ocena najniższa - Dostawca zrealizował stosunkowo (w relacji do innych oferentów) najmniej projektów wdrożeniowych, ma najsłabsze doświadczenia w firmach o podobnej specyfice. 10% Ocena najwyższa - Oferent przedstawił w zrozumiały sposób proponowany tryb prac wdrożeniowych, zgodny z zapytaniem ofertowym. Przygotowany został szczegółowy harmonogram prezentujący podział prac i dostosowany do specyfiki klienta program szkoleniowy o największym zakresie merytorycznym i czasowym. Ocena najniższa - Oferent ogólnie przedstawił tryb prac wdrożeniowych oraz harmonogram wdrożenia, nie spełnił także oczekiwań związanych z organizacją wdrożenia. Poziom ogólności nie pozwala jednoznacznie ocenić wymaganych oczekiwań i zaangażowania wobec zespołu wdrożeniowego po stronie Zamawiającego. Oferent powinien przedstawić szczegółowy plan szkoleń powiązany z etapami wdrożenia obejmujący: - harmonogram, - opis organizacji szkoleń, - liczbę uczestników, - formę prowadzenia szkoleń, - materiały szkoleniowe, - sposób oceny szkoleń, - cenę szkoleń, - cv wykładowców. Oferent przedstawi kompletny, spójny i zrozumiały sposób realizacji zamówienia. Prace związane z wdrożeniem będą prowadzone według metodologii oferenta, która była stosowna wcześniej w co najmniej kilkunastu projektach oferenta. Z metodologii wdrożenia jednoznacznie wynikają: - kolejne fazy i etapy projektu, - rezultaty poszczególnych faz i etapów, - zaangażowanie z obu stron, - kamienie milowe lub punkty krytyczne projektu, - czas realizacji, - wymagane zasoby, - czynniki ryzyka.
14 10 Procedura wyboru oferty Przygotowanie tzw. krótkiej listy - wstępna ocena ofert (I Etap oceny) W wyniku analizy wstępnej zostaną wybrane Oferty najlepiej spełniające wymagania formalne i funkcjonalne, w szczególności takie, w których Oferenci wykażą się: Najlepszym doświadczeniem i referencjami, Jasno zdefiniowanymi celami i korzyściami wdrożenia dla Zamawiającego, Stabilnym i doświadczonym zespołem pracowników proponowanych do realizacji Projektu, Zaawansowaną metodyką wdrożenia i szczegółowym harmonogramem, Kalkulacją kosztów spójną z przedstawioną metodyką i harmonogramem. Rezultatem analizy wstępnej będzie krótka lista potencjalnych dostawców Elektronicznego biznesu B2B. Zamawiający nie ma obowiązku przedstawiać szczegółowego uzasadnienia swojego wyboru. Przygotowanie przez Oferentów z krótkiej listy prezentacji Elektronicznego biznesu B2B ( na żywo ) w siedzibie Zamawiającego oraz udzielenie dodatkowych informacji na temat propozycji realizacji projektu (II Etap oceny). Wszyscy Oferenci z tzw. krótkiej listy zostaną poproszeni o dokonanie prezentacji Elektronicznego biznesu B2B we wskazanym zakresie lub zorganizowanie wizyty referencyjnej u wybranego klienta, według określonego przez Zamawiającego scenariusza. Negocjacje z Oferentami i wybór ostateczny Dostawcy Po przeprowadzeniu prezentacji, oraz uzyskaniu dodatkowych informacji, Zamawiający dokona wyboru dwóch Oferentów, z którymi będzie prowadził negocjacje warunków realizacji Projektu. Niemniej jednak Zamawiający zastrzega sobie również prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Ostateczny wybór Dostawcy będzie wynikiem punktowanej oceny wynegocjowanych ofert. 11 Informacje o dokumentach, które mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków. Wszystkie własne dokumenty składane przez Wykonawcę muszą być podpisane przez: Przedstawicieli Wykonawcy uprawnionych do składania oświadczeń woli lub Prawidłowo upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, a upoważnienie musi być dołączone do oferty wstępnej. Wszystkie kserokopie dokumentów i zaświadczeń muszą być podpisane za zgodność z oryginałem przez uprawnionych lub upoważnionych przedstawicieli Wykonawcy. Do oferty należy dołączyć: Oświadczenie o zapoznaniu się ze SIWZ i miejscem lokalizacji inwestycji;
15 Oświadczenie o spełnianiu kryteriów określonych w punkcie nr 8 SIWZ; Projekt umowy; Aktualny dokument dopuszczający Wykonawcę do obrotu prawnego: Dla spółek prawa handlowego, przedsiębiorstw państwowych, spółdzielni, stowarzyszeń, fundacji -odpis z właściwego rejestru (wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert); Dla podmiotów gospodarczych osób fizycznych - zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej ( z datą j.w.), Dla spółek cywilnych zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (z datą j.w.), umowę spółki a jeżeli umowa spółki nie określa reprezentacji, Wykonawca musi dodatkowo załączyć uchwałę wszystkich wspólników dającą pełnomocnictwo konkretnemu wspólnikowi / lub wspólnikom / do składania oświadczeń woli. 12 Wymagany czas realizacji 1 lipca 2011 - Uruchomienie większości modułów Elektronicznego biznesu B2B. 1 stycznia 2012 - Uruchomienie modułu Kadry i płace. 13 Wskazanie miejsca i terminu składania ofert Termin: 4 luty 2011 Miejsce: W formie papierowej na adres: Grant Thornton Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Sp. k., Pl. Wiosny Ludów 2, 61-831 Poznań, Departament Doradztwa Gospodarczego oraz w formie elektronicznej (w tej formie bez załączników) na adres e-mail: przetarg.mb@gtfr.pl Przesłane dokumenty należy oznaczyć następująco: Oferta na dostawę, wdrożenie i utrzymanie Elektronicznego biznesu typu B2B dla Mo-Bruk SA. 14 Opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Do udzielania informacji, wyjaśnień uprawnieni zostali: Maciej Richter (richter.maciej@gtfr.pl), Tel. bezpośredni: 61 625 1463 Anatol Skitek (skitek.anatol@gtfr.pl), Tel. bezpośredni: 61 625 1461 Zapytania można składać mailowo, najpóźniej do 1 lutego.