Łódź, dnia sierpnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W ŁODZI ul. Kilińskiego 210, 90-980 Łódź 7 tel. 683-11-00 (fax) 683-11-29 skr. poczt. 243 P/08/045 LLO-410-18-03/08 P a n Jerzy SOKÓŁ Prezydent Miasta Zgierza WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi skontrolowała w Urzędzie Miasta Zgierza (zwanego dalej Urzędem ), realizację projektów dotyczących elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e-puap) i Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej (STAP). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 11 lipca 2008 r. - NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Prezydentowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania Urzędu zmierzające do pełnej obsługi spraw zgłaszanych przez obywateli, przedsiębiorców i urzędy administracji publicznej, w tym przyjmowania przez Urząd dokumentów w formie elektronicznej. Pozytywnie oceniono takŝe, pomimo stwierdzonych uchybień, udostępnianie informacji wymaganych przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej 2. 1 Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), 2 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.),
2 1. Urząd, poprzez udostępnienie Elektronicznej Skrzynki Podawczej oraz adresu poczty e-mailowej, umoŝliwił zgodnie z dyspozycją art. 58 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym 3 wnoszenie podań i wniosków drogą elektroniczną i potwierdzanie ich odbioru generowanym programowo świadectwem poświadczenia odbioru. Urząd wywiązał się z obowiązku opublikowania na portalu e-urząd i w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP), informacji o udostępnionych formularzach i zakresie świadczonych usług. Do dnia 2 maja 2008 r. opublikowano 44 formularze elektroniczne (w formacie XML, zawierające definicję struktury w formacie XSD i opis wizualizacji dokumentu elektronicznego w formacie XSL), a takŝe 153 dokumenty do pobrania w wersji pdf. Działająca w Urzędzie wewnętrzna sieć informatyczna (Intranet) pozwalała na uŝytkowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. 2. Stosowane w Urzędzie procedury publikacji zapewniały zgodność treści wersji elektronicznych aktów normatywnych zamieszczonych w BIP z ich oryginałami. 3. W ocenie NIK, zadawalający był poziom usług świadczonych przez Urząd z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Niemniej jednak Urząd nie udostępniał wszystkich danych na stronach BIP, określonych w art. 6 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W BIP nie publikowano informacji o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, o długu publicznym i majątku, którym Urząd dysponuje (informacje te zamieszczono dopiero w trakcie kontroli NIK), oraz o wynikach kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie. W złoŝonych wyjaśnieniach Pani Aleksandra Wiaderkiewicz Inspektor Informacji Publicznej w Urzędzie podała, Ŝe brakująca dokumentacja dotycząca kontroli zewnętrznych zostanie,,zamieszczona w BIP w moŝliwie jak najkrótszym czasie. 4. Urząd nie był informowany o projekcie Sieci Teleinformatycznej Administracji Publicznej i nie podejmował prac w tym zakresie. 5. NIK pozytywnie ocenia stopień komputeryzacji Urzędu. Wszystkie stanowiska, na których istnieje konieczność pracy przy uŝyciu komputera, zostały wyposaŝone w niezbędny sprzęt, a pracownicy obsługujący komputery przeszli stosowne przeszkolenia. Poniesione przez Urząd wydatki na informatyzację w latach 2005-2008 (do czerwca), wyniosły łącznie 5.176 tys. zł, z których to środków, 2.342 tys. zł wydatkowano na uruchomienie i utrzymania elektronicznej obsługi podmiotów. Realizując projekt pn. 3 ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.)
3 Kompleksowy rozwój infrastruktury społeczeństwa informacyjnego w Gminie Miasto Zgierz, uzyskano refundację ze środków Unii Europejskiej w wysokości 670 tys. zł., przy ogólnej wartości zrealizowanego projektu na kwotę 1.874 tys. zł. Kontrola dokumentacji dotyczącej zamówienia publicznego na zakup sprzętu komputerowego, dostawę i instalację urządzeń aktywnych oraz wykonanie sieci światłowodowej, realizowanych w ramach tego projektu, wykazała iŝ zamówienie to udzielono w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 4. 6. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działania Urzędu w odniesieniu do umów zawartych z firmą EURON Sp. z o.o. w Zgierzu, a dotyczących korzystania i udostępniania danych za pośrednictwem internetu. Za taką oceną przemawia m.in. to, Ŝe w umowie z dnia 6 września 2005 r. i w dwóch umowach z dnia 8 maja 2006 r., nie określono trybu w jakim zostały one zawarte, jak teŝ nie ujęto zapisów o okresach i częstotliwości płatności za świadczone przez tę firmę usługi. Zdaniem NIK, umowy te zawarto z pominięciem ustawy Prawo zamówień publicznych, bowiem wartość netto wynikająca z faktur wystawionych w okresie ich obowiązywania wynosiła odpowiednio: 51.200 zł i 48.000 zł. NaleŜności te przekraczały równowartość kwoty 6.000 euro, stanowiącej wg obowiązującego wówczas brzmienia art. 4 ust. 8 limit, powyŝej którego zamówienie winno być dokonane w oparciu o przepisy tej ustawy. Udzielenie zamówienia publicznego w sytuacji, gdy naruszenie przepisów o zamówieniach publicznych dotyczyło przesłanek stosowania poszczególnych trybów, stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych - stosownie do postanowień art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 5. Analizowane umowy, mimo Ŝe powodowały powstanie zobowiązań pienięŝnych, nie zawierały - wymaganej postanowieniami art. 46 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 6 - kontrasygnaty Skarbnika Miasta Zgierza. Nie były takŝe ujęte w centralnym rejestrze umów jak i nie zostały zaakceptowane przez radcę prawnego Urzędu. 4 ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) 5 ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.) 6 ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)
4 Krytycznie zatem naleŝy ocenić fakt, Ŝe wszystkie faktury na świadczone przez firmę EURON usługi (69 na łączną kwotę 206.546 zł brutto), były zatwierdzone pod względem merytorycznym przez kierownictwo Wydziału Informatyki i Telekomunikacji (wcześniej Biuro ds. Informatyki), mimo Ŝe umowy które dotyczyły tych usług zostały przekazane wykonawcy do podpisania dopiero w kwietniu 2008 r. W złoŝonych wyjaśnieniach naczelnik Wydziału Informatyki i Telekomunikacji Urzędu Pan Kamil Wasiak (zatwierdzający merytorycznie część faktur w latach 2006-2007) podał, iŝ wykonywał w tym zakresie polecenie słuŝbowe bezpośredniego przełoŝonego, ówczesnego Sekretarza Miasta Pana Andrzeja Glinki, przy czym uwzględniał jednocześnie fakt rzeczywistego świadczenia usług na rzecz Urzędu przez firmę EURON. W dalszej części wyjaśnień wskazał, Ŝe odnalezione przez niego w kwietniu 2008 r. umowy z firmą EURON, obejmujące okres lat 2003-2006 podpisane były jednostronnie przez byłego Prezydenta Miasta Zgierza Pana Karola Maślińskiego oraz sygnowane podpisem ówczesnego Naczelnika Biura ds. Informatyki Pana Andrzeja Glinki. Wiceprezydent Miasta Pan Stanisław Łodwig, w złoŝonych wyjaśnieniach, potwierdził powyŝsze okoliczności i wskazał, Ŝe odnalezione umowy były przekazane do wykonawcy, celem uzupełnienia brakujących podpisów po wspólnych ustaleniach z kierownictwem Wydziału Informatyki i Telekomunikacji. W ocenie NIK, potwierdzanie zgodności dokumentów księgowych z umowami, w sytuacji braku obustronnie podpisanych umów, świadczy o braku właściwej kontroli wewnętrznej w Urzędzie. Przesłuchany w charakterze świadka Pan Karol Maśliński - pełniący funkcję Prezydenta Miasta Zgierza w latach 2002-2006 - wskazał m.in. na prowadzone przez sąd postępowanie w sprawie fałszowania dokumentów Miasta Zgierza, w tym skanowanie podpisów oraz wyraził wątpliwość co do autentyczności swoich podpisów, zwłaszcza w sytuacji braku akceptacji tych umów przez Skarbnika Miasta Zgierza oraz radcę prawnego. W związku z powyŝszym, w ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli, zachodzi uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu określonego w art. 270 1 k.k. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: - zamieszczanie w BIP wszystkich danych wymaganych postanowieniami ustawy o dostępie do informacji publicznej, - prowadzenie bieŝącego i efektywnego nadzoru oraz kontroli wewnętrznej w zakresie obowiązujących w Urzędzie procedur obiegu dokumentów.
5 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Prezydenta w terminie 15 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Prezydentowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Łodzi umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji o której wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.