Kwitariusz 2.1 System wspomagający pracę intendenta w zakresie naliczania opłat za dzieci ul. Chrzanowskiego 15 81-338 Gdynia NIP: 586-132-94-31 INFOLINIA tel. tel./fax Pomoc techniczna 801-005-095 58 669-83-22 58 669-83-23 58 661-74-21 www.netkomp.com.pl www.wikt.pl e-mail: biuro@netkomp.com.pl Copyright 2010 NET-KOMP Usługi informatyczne. All rights reserved.
Spis treści 1. Licencja...4 2.Wymagania systemowe...5 3.Instalacja...5 4.Rozpoczęcie pracy z programem...8 4.1Wpisanie danych placówki...8 4.2Dane placówki - oddzielne konta bankowe...9 4.3Opłaty dodatkowe za zajęcia dodatkowe...9 4.4Konfiguracja ustawień dzieci...11 4.5Ustawienie stawek godzinowych...13 4.6Wprowadzenie liczby godzin dla poszczególnych dzieci...14 5.Kartoteka Grupy...15 6.Kartoteka Dzieci...18 6.1Poprawianie danych dziecka...23 6.2Zmiana grupy przez dziecko...23 7.Tworzenie nowego miesiąca...25 8.Zaznaczanie nieobecności dziecka w miesiącu (Dziennik Aktualny)...26 8.1Wprowadzanie nieobecności...28 9.Dziennik Poprzednie...28 10.Naliczanie płatności...29 11.Odpisy...33 12.Zestawienia...34 12.1Zestawienia płatności...34 12.2Zestawienia rozliczenie dziecka...35 12.3Zestawienie do Księgowości...35 12.4Zestawienie Osobodni...36 13.Rejestracja płatności...36 13.1Naliczanie odsetek do bieżącego miesiąca...38 14.Archiwizacja...38 15.Administracja, Kasowanie miesiąca...39 16.Pracownicy...39 17.Pomoc...39 18.Kontakt...40 3
1. Licencja UMOWA LICENCYJNA Produkt softwarowy chroniony jest przez ustawodawstwo o ochronie praw autorskich oraz przez umowy międzynarodowe o prawach autorskich, jak i przez inne ustawy i umowy o ochronie praw własności intelektualnej. 1. Niniejszy dokument jest potwierdzeniem zawarcia umowy licencyjnej na program Ewidencja opłat (Kwitariusz). Umowę uważa się za zawartą z chwilą zainstalowania lub użycia programu. 2. Stronami umowy są NET-KOMP Usługi informatyczne i każda osoba lub instytucja, która zakupiła program zwana dalej Użytkownikiem. Właścicielem programu Ewidencja opłat (Kwitariusz) jest firma NET-KOMP Usługi informatyczne, która nie sprzedaje produktu softwarowego, lecz jedynie udziela Użytkownikowi prawa do użytkowania programu zgodnie z warunkami niniejszej umowy. 3. Firma NET-KOMP Usługi informatyczne jest jedynym właścicielem praw autorskich do programu. NET-KOMP Usługi informatyczne udziela licencji na użytkowanie programu osobie lub instytucji na jednym stanowisku komputerowym (zastrzega, że nie może być to serwer sieciowy). Uzyskanie większej liczby licencji wymaga pisemnej zgody NET-KOMP Usługi informatyczne. 4. Użytkownik zobowiązuje się do nie używania programu na większej liczbie stanowisk niż to wynika z licencji, do nie odstępowania osobom trzecim programu ani żadnej jego części, jak również do nie wykorzystywania programu w innym celu niż wynikający z zastosowania programu. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy kodu aktywacyjnego i do nie udostępniania go osobom trzecim. Użytkownik nie będzie dokonywał przeróbek programu, dekompilacji ani innych czynności zmierzających do zmiany działania programu lub wywołujących podobny skutek. 5. Użytkownik ma prawo do sporządzania kopii plików programu wyłącznie w celach związanych z bezpieczeństwem danych. Na Użytkowniku spoczywa obowiązek zabezpieczenia programu przed nieprawnym kopiowaniem. 6. NET-KOMP Usługi informatyczne udostępnia Użytkownikowi możliwość dokonywania automatycznej aktualizacji oprogramowania. Nie gwarantuje jednak dostępności tej usługi, jak również żadnej częstotliwości aktualizacji. Całkowita odpowiedzialność, koszty i ryzyko z tytułu używania tych funkcji obciążają Użytkownika. 7. Umowa, a wraz z nią wszystkie prawa przysługujące Użytkownikowi tracą moc, jeśli Użytkownik nie spełni któregokolwiek z postanowień niniejszej umowy. Firma NETKOMP Usługi informatyczne zażąda naprawienia szkody w przypadku bezprawnego działania Użytkownika. 8. Użytkownik wyraża zgodę na przetwarzania swoich danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji niniejszej umowy i wszelkich innych umów wynikających z tej umowy. Użytkownik wyraża zgodę na otrzymywanie od NET-KOMP Usługi informatyczne informacji o nowościach i uaktualnieniach, o ile nie wyrazi sprzeciwu na piśmie. 9. NET-KOMP Usługi informatyczne nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody wynikające bezpośrednio lub pośrednio z użycia programu. 10. NET-KOMP Usługi informatyczne gwarantuje, że płyta zawierająca wersję instalacyjną programu Kwitariusz oraz dokumentacja są wolne od wad materiałowych. W razie stwierdzenia wad przez Nabywcę firma NET-KOMP Usługi informatyczne zapewnia wymianę na egzemplarz wolny od wad. Okres ważności tej gwarancji wynosi 3 miesiące od daty zakupu. 4
2. Wymagania systemowe System operacyjny: Windows 95/98/Me/2000/XP/VISTA/7 Komputer: Napęd CD-ROM, 20 MB wolnego miejsca na dysku twardym, drukarka 3. Instalacja Wkładamy płytę CD-ROM do komputera, automatycznie uruchomi się okno instalatora (jeżeli okno nie uruchomi się automatycznie, należy uruchomić plik Instalacja.exe, znajdujący się na płycie). Pojawi się okno widziane poniżej. W wyświetlonym oknie klikamy przycisk Dalej. Następnie uruchomi się okno, w którym wyświetlona zostanie umowa licencyjna, należy zapoznać się z treścią umowy i jeżeli zgadzamy się z nią, wówczas klikamy przycisk Akceptuję warunki umowy. 5
Potem klikamy Dalej. W następnym oknie klikamy Dalej. 6
W kolejnym znów Dalej. W kolejnym Instaluj. 7
Po prawidłowej Instalacji wyświetli się okno, w którym klikamy Zakończ. A następnie w kolejnym oknie OK. Następnie podczas pierwszego uruchamiania programu po instalacji pojawi się okno autoryzacji programu, w celu otrzymania numery licencji Odpowiedzi należy zadzwonić do firmy NET-KOMP Usługi informatyczne, podać nazwę placówki oraz numer wyświetlony w oknie. Po uzyskaniu odpowiedzi należy kliknąć OK. Program należy zainstalować zgodnie z opisem. Jeśli w trakcie instalacji pojawi się komunikat, że folder o takiej nazwie już istnieje należy zatwierdzić klikając na "Tak". Jeśli podczas instalacji pokaże się komunikat o treści "Istniejący serwer Firebird (...)", wówczas należy wybrać "OK" (Windows XP) lub "Przerwij" w przypadku Windows Vista i Windows 7. Wszystkie dane, które zostały do tej pory wprowadzone powinny być widoczne w programie (pod warunkiem, że program został zainstalowany w tej samej lokalizacji, co poprzednia wersja). 4. Rozpoczęcie pracy z programem 4.1 Wpisanie danych placówki Aby rozpocząć pracę, należy wejść w Parametry -> Dane placówki. Otworzy sie okno Dane placówki. Należy wpisać tu wszelkie dane placówki, które następnie będą widoczne na wydrukach, m. in. drukach do przelewów bądź kwitkach. Aby zapisać wpisane dane należy kliknąć Zapisz, jeśli nie chcemy ich zapisać, klikamy na Zamknij. 8
4.2 Dane placówki - oddzielne konta bankowe Najnowsza wersja programu Kwitariusz pozwala na wprowadzenie oddzielnych nr kont bankowych do opłat za wyżywienie, opłatę stałą oraz zajęcia dodatkowe. Aby to zrobić należy kliknąć: Parametry->Dane placówki Jeżeli numery kont niewiele się różnią (np.ostatnią cyfrą), to najwygodniej jest zaznaczyć pole wybory przy napisie "Takie same jak dla opłaty stałej", a następnie kliknąć w pole "Nr rachunku" i zmienić jego dany fragment. Jeżeli nr konta dla wszystkich opłat jest taki sam - pola mogą pozostać puste. 4.3 Opłaty dodatkowe za zajęcia dodatkowe Jeżeli chcemy, aby w programie były liczone opłaty dodatkowe za zajęcia dodatkowe, należy wejść w Parametry -> Opłaty Dodatkowe wybrać przedszkole, jeśli dotyczą przedszkola, jeśli żłobka żłobek. 9
Pojawi się okno Opłaty dodatkowe. Wybieramy tu Nowe. Pojawi się okno Dopisywanie opłat dodatkowych. Wypełniamy nazwę zajęcia dodatkowego i wpisujemy kwotę. Klikamy Zapisz. Jeśli nie chcemy nic zapisać, klikamy Zamknij. Opłaty te możemy poprawić. Wówczas klikamy na zajęcie dodatkowe, które chcemy zmienić podświetli się na niebiesko. A następnie na przycisk Popraw. Pojawi się okno, w którym poprawiamy dane, jeśli chcemy je zapisać klikamy Zapisz, jeśli nie, klikamy na Zamknij. Opłaty możemy też przenieść do Archiwum klikamy na zajęcie, które chcemy przenieść do archiwum podświetli się na niebiesko i następnie na Archiwum. Pojawi się komunikat Czy na pewno chcesz przenieść wybraną pozycję do archiwum?, jeśli tak klikamy Tak, jeśli nie, klikamy Nie. Okno Opłaty dodatkowe zamykamy klikając na Zamknij. 10
4.4 Konfiguracja ustawień dzieci Aby przejść do menu ustawień należy w głównym menu wybrać: Parametry->Ustawienia->Dzieci Pojawi się okno: Naliczanie opłat z dołu (odpis za bieżący miesiąc) W niektórych placówkach odpisy za nieobecność nie mogą być odliczane od przyszłego miesiąca. Dzieje się tak gdy na przykład rodzice nie chcą płacić z góry całej kwoty, lecz tylko faktycznie należną opłatę (już po odliczeniu nieobecności). W tej sytuacji termin płatności powinien przypadać na następny miesiąc (czyli np. termin płatności za wrzesień przypada na 10 października). Tylko w takim przypadku, to ma sens, gdyż wszystkie nieobecności danej osoby są znane z reguły dopiero na koniec miesiąca. Aby program działał w takim trybie należy najpierw wejść w ustawienia i zaznaczyć Naliczanie opłat z dołu. Przy naliczaniu z góry program oblicza wszystkie płatności już przy założeniu nowego miesiąca. Może się tak dziać dlatego, że już w tym momencie są znane wszystkie informacje dotyczące opłat za dany miesiąc (w tym liczba dni nieobecnych). Przy wybranej opcji naliczania z dołu założenie miesiąca i naliczenie opłat zostało rozdzielone na 2 części. 11
Standardowo dzieje się to w następujący sposób: Zakładamy nowy miesiąc (np. wrzesień) Dziennik->Nowy miesiąc->szkoła/przedszkole/żłobek/pracownicy (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 7) Po wykonaniu tej czynności pojawi się komunikat Miesiąc został założony W tym momencie wszystkie osoby zostały dodane do dziennika (dzięki temu można będzie im przypisać nieobecności) jednak nie mają jeszcze naliczonych żadnych opłat. Na koniec miesiąca (w tym przypadku na koniec września), kiedy mamy kompletne informacje o nieobecnościach, możemy wprowadzić je do dziennika (szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w rozdziale 8). Zaleca się korzystanie opcji Ręcznie liczba dni, gdyż przy wprowadzaniu nieobecności do kalendarza istnieje możliwość odliczania tylko opłat za wyżywienie. Dni odliczone z opłaty stałej można odliczyć już po założeniu miesiąc w naliczaniu płatności (zakładka obecność). Ostatnim etapem jest naliczenie płatności wszystkim osobom. Może się to odbyć w tym momencie, gdyż informacje o nieobecnościach już zostały wprowadzone. W celu naliczenia płatności wszystkim osobom jeszcze raz wchodzimy w menu: Dziennik->Nowy miesiąc->szkoła/przedszkole/żłobek/pracownicy Kolejnym krokiem jest wybór miesiąca (tego samego który wcześniej założyliśmy, czyli w tym przypadku września). Pojawią się informacje, które wcześniej wprowadziliśmy. Jedyną czynnością jaką należy teraz zrealizować jest kliknięcie przycisku Nalicz i zaakceptowanie informacji pojawiających się w następnym okienkach. Kiedy program zakończy naliczanie pojawi się stosowny komunikat. Po wykonaniu powyższych czynności wszystkie opłaty pomniejszone o odliczenia wynikające z nieobecności zastały naliczone. Zanim przyjdziemy do rejestracji płatności dobrze jest założyć kolejny miesiąc (wykonać pierwszy punkt powyższej instrukcji), gdyż wtedy rejestracja płatności będzie otwierała się na odpowiednim miesiącu (czyli na wrześniu). Samo założenie października spowoduje utworzenie tego miesiąca i dodanie dzieci do dziennika październikowego. Sposób naliczania opłaty stałej Opcja ta pozwala wybrać sposób naliczania opłaty stałej. Można wybrać inny sposób dla przedszkola, inny dla żłobka. Jeżeli wybierzemy "godzinowo", wówczas automatycznie zostanie zaznaczone ręczne wprowadzanie nieobecności. Przy naliczaniu godzinowym nie ma możliwości wprowadzania nieobecności wg kalendarza. Sposób wprowadzania nieobecności Opcja dostępna jedynie przy naliczaniu za cały miesiąc. Sposób działania opcji "wg kalendarza" - zgodnie z opisem w instrukcji głównej. Przy naliczaniu godzinowym wprowadzanie nieobecności może odbywać się tylko przez wpisanie liczby dni. Naliczanie odsetek Naliczanie odsetek do tej pory było możliwe tylko do przyszłego miesiąca. Dzięki nowej funkcji odsetki mogą być naliczane do bieżącego miesiąca. Sposób naliczania odsetek i rejestracji płatności za odsetki omówiony jest w dalszej części instrukcji. Uwaga! Jeżeli chcemy korzystać z tej funkcji, to nie może być żadnych odsetek z miesiąca poprzedzającego wprowadzenie tych ustawień. Aby to osiągnąć można zmienić daty wpłat na 12
wcześniejsze, tak aby nie przekraczały terminu płatności, a następnie dopisać odsetki jako zwiększenie opłaty w naliczaniu następnego miesiąca. 4.5 Ustawienie stawek godzinowych Jeżeli wybrane zostało godzinowe naliczanie opłaty stałej, to należy wprowadzić początkowe ustawienia stawek godzinowych. W tym celu klikamy: Parametry->Stawki godzinowe Pojawi się okno: W powyższym oknie mamy możliwość określenia wysokości stawek za godzinę pobytu dziecka w placówce oraz zakresu obowiązywania tychże stawek. Przykładowo w sytuacji gdy w placówce obowiązują 2 stawki: 0 zł za pobyt dziecka w godzinach od 8.00 do 13.00 (5 godzin); 2,5 zł za pozostałe godziny. Zakładając, że placówka pracuje w godzinach od 7.00 do 17.00 oraz że godzinowe naliczanie dotyczy tylko przedszkola, okno stawek godzinowych mogłoby wyglądać np. w ten sposób: 13
Wprowadzone w tym oknie parametry są domyślnymi ustawieniami początkowymi. Można je zmienić przy zakładaniu nowego miesiąca. 4.6 Wprowadzenie liczby godzin dla poszczególnych dzieci Aby przypisać poszczególnym dzieciom ilość i zakres godzin na jakie będą uczęszczały należy przejść do edycji kartotek dzieci. W tym celu klikamy: Kartoteki->Dzieci lub wybieramy ikonkę "Dzieci" w oknie głównym aplikacji. Następnie z listy dzieci należy wybrać dziecko którego ustawienia chcemy zmienić i kliknąć "Popraw". Otworzy się okno kartoteki dziecka, gdzie przechodzimy do zakładki "Opłaty": Do ustawienia ilości godzin po poszczególnych stawkach służy obszar zaznaczony czerwonym prostokątem. Przykładowo jeżeli dziecko przychodzi do przedszkola w godzinach od 7:00 do 14:00 wówczas fragment formularza zaznaczony czerwonym kolorem może wyglądać np. tak: 14
Ze względu na to, że stawka 1 i stawka 3 mają taką samą kwotę, wpisanie 2h do stawki 1 i zera do stawki 3 lub odwrotnie da taki sam wynik jak powyższe ustawienie, jednak ucierpi na tym czytelność, więc nie zaleca się robienia tego w ten sposób. Dzienny koszt opłaty stałej obliczany jest przez pomnożenie ilości godzin przez kwoty poszczególnych stawek. 5. Kartoteka Grupy W celu założenia poszczególnych grup należy kliknąć na Grupy. Aby założyć nową grupę należy kliknąć Nowa. Pojawi się okno Dodawanie grupy. 15
W oknie tym wpisujemy nazwę grupy, wypełniamy opis, np. dzieci w wieku od 3 do 4 lat, następnie wybieramy, czy jest to grupa przedszkolna czy żłobek przez kliknięcie na białe kółko - znajduje się obok Przedszkole lub Żłobek, następnie wpisujemy imię i nazwisko Opiekuna. W celu zapisu danych klikamy Zapisz, jeśli nie chcemy Zapisać, klikamy Zamknij. W programie można również zmienić dane zapisanej placówki poprzez kliknięcie na wybraną grupę; (Należy pamiętać, że możemy również wyszukać grupę do zmiany poprzez wybranie kategorii, według której chcemy szukać klikamy na strzałkę i następnie po rozwinięciu wybieramy czy chcemy szukać według nazwy, opisu, opiekuna. Następnie w kolejnym polu wpisujemy pierwsze litery np. Nazwy grupy, jeśli jako kryterium wyszukiwania wybraliśmy Nazwa. Pojawią się wówczas grupy, które zaczynają się na B.) Po kliknięciu na grupę, którą chcemy poprawić lub po wyszukaniu jej za pomocą przycisku strzałki obok Szukaj wg, podświetli się szukana grupa na niebiesko. Aby ją poprawić klikamy na Popraw. 16
Wyświetli się okno jak poniżej. Po dokonaniu zmian należy kliknąć Zapisz, jeśli chcemy zapisać zmiany, na Zamknij, jeśli nie chcemy zapisać zmian. 17
W programie można również przenieść wybraną grupę do archiwum. W tym celu również klikamy na daną grupę podświetli sie na niebiesko, a potem na przycisk Archiwum. Aby przenieść do Archiwum, należy kliknąć na Archiwum. Pojawi się komunikat: Czy chcesz przenieść wybraną grupę do archiwum?, jeśli tak klikamy Tak, jeśli nie klikamy Nie. Aby usunąć daną grupę, należy kliknąć na daną grupę podświetli sie na niebiesko, a potem na przycisk Usuń. Aby zamknąć okno Grupy, klikamy Zamknij. 6. Kartoteka Dzieci Aby założyć kartotekę dziecka, należy wybrać Dzieci. Następnie klikamy Nowy. 18
Wyświetli się okno Imię Nazwisko. Wpisujemy tutaj w odpowiednich polach dane dziecka, tj. imię, nazwisko, ulicę, kod, miejscowość, datę i miejsce urodzenia oraz uwagi. Następnie przechodzimy na zakładkę Rodzic/Opiekun, tutaj wypełniamy pola imię, nazwisko, ulica itd. Jeżeli Państwo nie potrzebują wypełniać tych danych, należy przejść do zakładki Grupa, tu wybieramy grupę, do której uczęszcza dziecko klikamy Znajdź. 19
Pojawi się okno Grupa, klikamy na odpowiednią grupę podświetli się na niebiesko (możemy również wybrać daną grupę przez Szukaj wg), następnie klikamy Wybierz. Następnie klikamy na zakładkę Opłaty. Tu wybieramy opłaty, które są przyporządkowane do danego dziecka. Jeżeli dziecko korzysta z wyżywienia klikamy na pusty kwadrat (zaznaczamy ptaszkiem). Wybieramy z kalendarza od kiedy do kiedy korzysta z wyżywienia. Jeśli korzysta bezterminowo zaznaczamy ptaszkiem, jeśli do określonego dnia wybieramy datę z kalendarza. Wybieramy posiłki, z których korzysta dziecko przez kliknięcie myszką w odpowiedni kwadrat. Dalej wpisujemy dzienną liczbę godzin, procent opłaty stałej i opłaty za wyżywienie oraz kwotę zwolnienia za wyżywienie, jeżeli wynosi 0, wpisujemy 0. 20
Możemy również przyporządkować dziecku odpowiednie zajęcia dodatkowe, których tworzenie zostało opisane w punkcie drugim Opłaty dodatkowe za zajęcia dodatkowe. Aby je przyporządkować, klikamy na daną grupę podświetli się na niebiesko, a następnie na przycisk Wybierz. Jeśli pomyłkowo wprowadziliśmy zajęcie dodatkowe, wówczas klikamy na nie podświetli się na niebiesko, a następnie na przycisk Usuń. Pojawi się komunikat, w którym musimy potwierdzić, że chcemy usunąć dane zajęcie. 21
Aby zapisać wszystkie dane, które przyporządkowaliśmy danemu dziecku, klikamy na Zapisz (obojętnie, w której zakładce, tj. w zakładce Dziecko bądź Rodzic/Opiekun/Grupa/opłaty). 22
6.1 Poprawianie danych dziecka Aby poprawić dane dziecka, należy kliknąć na dziecko w oknie głównym podświetli się na niebiesko, a następnie kliknąć na Popraw. Wyświetli się okno z danymi dziecka i tu zmieniamy odpowiednie dane, po dokonaniu zmian klikamy Zapisz., jeśli nie chcemy nic zapisać, klikamy Zamknij. (Uwaga!!! Aby zmienić dane dotyczące płatności musimy wejść w Naliczanie płatności patrz dalej w Instrukcji). 6.2 Zmiana grupy przez dziecko Aby dokonać zmiany grupy, klikamy na dane dziecko (może je również wyszukać za pomocą rozwijalnych strzałek) podświetli sie na niebiesko, a następnie na Zmień Grupę. 23
Pojawi się okno Grupa. W oknie tym należy kliknąć na nazwę grupy, na którą chcemy zmienić podświetli się na niebiesko (możemy również wyszukać ją przez menu rozwijalne), a następnie kliknąć na Zapisz. Jeśli nic nie chcemy zmieniać, klikamy na Zamknij. Możemy dziecko przenieść do Archiwum, wówczas klikamy na dziecko, które chcemy przenieść podświetli się na niebiesko, a następnie na Archiwum. Jeśli chcemy usunąć dziecko, wówczas klikamy na dziecko podświetli się na niebiesko, potem na Usuń. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 24
7. Tworzenie nowego miesiąca. Aby założyć nowy miesiąc należy kolejno kliknąć: Dziennik->Otwórz nowy miesiąc->przedszkole/żłobek Jeżeli nie było wcześniejszego miesiąca z naliczaniem godzinowym, to do obszaru zaznaczonego na czerwono zastaną wczytane dane z ustawień początkowych (czyli to co zostało wprowadzone w punkcie 3.3). W przeciwnym wypadku wczytane zastaną dane z poprzedniego miesiąca. Po wczytaniu danych obszar zaznaczony czerwonym prostokątem może wyglądać np. tak: 25
Jeżeli wysokości stawek i ich zakres we wprowadzanym miesiącu są inne niż te, które zostały wczytane, to w należy je zmienić. W następnym miesiącu zostaną wczytane już te zmienione wartości. 8. Zaznaczanie nieobecności dziecka w miesiącu (Dziennik Aktualny) Aby zaznaczyć nieobecność dziecka w miesiącu, należy wejść w Dziennik -> Aktualny. Następnie wybrać dziecko, które było nieobecne. Możemy wybrać je poprzez klikniecie na dane dziecko podświetli się na niebiesko lub przez przycisk Szukaj wg. Wybieramy według jakiego kryterium chcemy wyszukać np. nazwisko, wpisujemy w następnym polu nazwisko lub pierwsze litery nazwiska. Zaznaczamy ptaszkiem, dni, w którym było nieobecne oraz czy odliczać wyżywienie. Klikamy Zapisz, by zapisać nieobecność danemu dziecku. Jeśli chcemy przyporządkować nieobecność i odliczenie nowemu dziecku, znów wybieramy dziecko podświetli się na niebiesko i w dzienniku zaznaczamy nieobecność i odliczenie. Uwaga!!! Pozostałe pola np. Dzienna liczba godzin, od kiedy korzysta z wyżywienia itd. program generuje sam automatycznie na podstawie wcześniej wpisanych przez nas ustawień. Pola zatem są nieaktywne. 26
Jeżeli chcemy zapisać dane, klikamy Zapisz. Aby dopisać nowe dziecko do miesiąca, klikamy na Dopisz Dziecko. Wyświetli się okno Dopisz nowe dziecko do miesiąca. Tu klikamy na dziecko, które chcemy dopisać podświetli się na niebiesko i na Wybierz. Możemy tutaj również usunąć dziecko, jednak tylko te, dla którego nie były robione naliczenia. W tym celu klikamy na dziecko, które chcemy usunąć podświetli się na niebiesko i na Usuń. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 27
8.1 Wprowadzanie nieobecności Aby wprowadzić nieobecności należy przejść do dziennika. W tym celu klikamy: Dziennik->Aktualny->Dzieci lub klikamy ikonkę "Dziennik" w oknie głównym aplikacji. Pojawi się okno dziennika. Należy wybrać dziecko, którego nieobecności chcemy wprowadzić, a następnie wpisać liczbę dni w dolnej części okna. Jeśli placówka nie zwraca opłaty za stałej może to wyglądać np. tak: W przypadku, gdy wszystkie dni nieobecne są odliczane z żywienia i opłaty stałej można zaznaczyć pole wyboru przy "wszystkie nb". Gdy to zrobimy liczba dni odliczonych z wyżywienia i opłaty stałej będzie automatycznie ustawiana na taką samą jak liczba dni nieobecnych. Kwota odliczenia za 1 dzień wynika z pomnożenia dziennej liczby godzin po poszczególnych stawkach (z ustawień dziecka) przez wartości tych stawek (z ustawień miesiąca). 9. Dziennik Poprzednie Po kliknięciu na Dziennik -> Poprzednie możemy zobaczyć nieobecności poszczególnych dzieci w poprzednich miesiącach oraz odliczenie Żywienia. W tym celu klikamy na dane dziecko- podświetli się na niebiesko, oraz z dziennika wybieramy miesiąc, za który chcemy zobaczyć obecność dziecka. (Dziecko można wyszukać za pomocą Szukaj według z menu rozwijalnego wybieramy czy chcemy szukać według Imienia, czy Nazwiska, w kolejnym polu wpisujemy pierwsze litery imienia lub nazwiska szukanego dziecka. Aby powrócić do wszystkich dzieci, klikamy Wszyscy. 28
Aby po wyszukaniu przejść do wyświetliły się wszystkie dzieci, klikamy Wszyscy. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 10. Naliczanie płatności. Jeżeli w trakcie miesiąca zmieniają się opłaty, jakie rodzic powinien uiścić za dziecko, wówczas należy wejść w Naliczanie -> Naliczanie płatności. Wówczas wybieramy dziecko klikając na nie podświetli się na niebiesko (możemy również przez Szukaj wg) i klikając na zakładkę Żywienie zmieniamy mu posiłki, na które uczęszcza. Program sam automatycznie wyliczy odpowiednie opłaty po wpisaniu nowych wartości. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. Aby powrócić do pełnej listy dzieci, klikamy na Wszyscy. 29
30
Jeżeli zmieniają się zajęcia dodatkowe wybieramy dziecko, któremu zmieniły się opłaty dodatkowe podświetli się na niebiesko (możemy je również wybrać przez Szukaj wg), wówczas klikamy na Opłaty Dodatkowe i przypisujemy nowe opłaty dziecku przez kliknięcie na Dodaj, lub jeśli chcemy usunąć jakieś opłaty dodatkowe, które były przyporządkowane danemu dziecku, klikamy na Usuń. Program sam automatycznie wyliczy odpowiednie opłaty po dokonaniu zmian. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. Aby powrócić do pełnej listy dzieci, klikamy na Wszyscy. 31
W zakładce Obecność możemy zmienić liczbę dni nieobecnych obniżających opłatę stałą i dzienną liczbę godzin. Musimy wybrać z listy odpowiednie dziecko kliknąć na nie, potem na Opłaty. Pozostałe elementy są wczytywane przez program. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. W zakładce Opłata stała możemy zmienić procent opłaty stałej i kwotę innych zwolnień z opłaty stałej. Musimy wybrać z listy odpowiednie dziecko kliknąć na nie, potem na Opłata stała. Pozostałe elementy są wczytywane przez program. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. W zakładce Opłata Żywienie możemy zmienić Procent opłaty za wyżywienie i kwotę zwolnienia za wyżywienie oraz kwotę Zwiększenia opłaty za wyżywienie. Musimy wybrać wpierw z listy odpowiednie dziecko kliknąć na nie, potem na Opłata Żywienie. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. Wszystkie okna, które nie umożliwiają wpisania ręcznego, opłaty w nich są automatycznie generowane przez program. Okno zamykamy przyciskiem Zamknij. W zakładce Zaległości możemy zmienić Zwiększenie opłaty zaległości. Musimy wybrać wpierw z listy odpowiednie dziecko kliknąć na nie, potem na Zwiększenie opłaty. Po dokonaniu zmian klikamy Zapisz. Pozostałe elementy są wczytywane przez program Okno Naliczanie płatności zamykamy klikając na Zamknij. Uwaga czerwonym kolorem są zaznaczone dzieci odpisane.!!!! 32
Płatności wszystkich dzieci są naliczane automatycznie przy zakładaniu nowego miesiąca. Jeżeli jednak parametry wg których są naliczane płatności danego dziecka są inne niż w poprzednim miesiącu, wówczas musimy to wprowadzić w naliczaniu. W tym punkcie omówione zostanie tylko naliczanie opłaty stałej z uwzględnieniem stawek godzinowych. Wszystkie pozostałe parametry opisane są w instrukcji głównej. Aby przejść do naliczania należy kliknąć: Naliczanie->Naliczanie płatności->dzieci oraz wybrać zakładkę "Opł. stała". Jeśli rodzice dziecka z przykładu w punkcie 3.5 w nowym miesiącu zadeklarują, że będzie ono przychodziło w godzinach od 7:00 do 15:00 (a nie jak w poprzednim miesiącu do 14:00), wówczas pole stawek godzinowych w naliczaniu opłaty stałej będzie wyglądało tak: 11. Odpisy W programie Kwitariusz 2.1 został również zmieniony sposób odpisywania dzieci. Aby odpisać dziecko należy kliknąć: Naliczanie->Odchodzące->Dzieci Wyświetli się okno takie samo jak przy zwykłym naliczaniu. Aby dodać dziecko do odpisu należy je zaznaczyć i kliknąć przycisk przycisku "Zapisz" wybrane dziecko zostanie podświetlone na czerwono. Aby usunąć dziecko z odpisu należy wejść w zwykłe naliczanie (Naliczanie>Naliczanie płatności->dzieci) wybrać dziecko i zapisać. Odpisane dziecko będzie widoczne w następnym miesiącu, jednak nie będą mu naliczane żadne opłaty. Dzięki temu będzie można rozliczyć zaległości lub nadpłaty. Po założeniu kolejnego miesiąca dziecko nie będzie już dodane do dziennika. 33
12. Zestawienia 12.1 Zestawienia płatności. Aby wejść w zestawienia, klikamy Zestawienia -> Płatności. Aby wybrać, za który miesiąc chcemy robić zestawienie należy wybrać miesiąc z menu rozwijalnego kliknąć na strzałkę, możemy również wybrać grupę, dla której robimy zestawienie (również wybieramy grupę z menu rozwijalnego grupy). Możemy zobaczyć zestawienie zapłaconych klikamy na biały kwadrat obok Zapłacone, analogicznie postępujemy jak chcemy zobaczyć niezapłacone, wszyscy, odchodzące. Aby przejść do wszystkich, klikamy Wszyscy. Aby wydrukować zestawienie, klikamy Drukuj Zestawienie. Wydruku zestawienia drukujemy klikając na drukarkę, zamykamy klikając na Close. Aby wydrukować kwitki dla rodziców, klikamy na Drukuj kwitki Na wydruku pojawią się dane naszej placówki (wpisaliśmy je na początku pracy z programem) oraz dane dziecka. Aby wydrukować kwitki, klikamy na ikonę drukarki, tu również możemy wpisać liczbę stron, którą chcemy wydrukować. Jeśli muszą Państwo drukować przelewy, należy kliknąć Drukuj Przelewy. Dalej postępujemy jak przy drukowaniu kwitków. 34
12.2 Zestawienia rozliczenie dziecka. Aby wejść w zestawienie rozliczenia dziecka, należy kliknąć na Zestawienia -> Rozliczenia Dziecka. Pojawi się okno Wybór dziecka do rozliczenia. I tu klikamy na dziecko, którego chcemy mieć zestawienie rozliczenia podświetli się na niebiesko (możemy je też wybrać przez Szukaj wg i w następnym polu wpisać jego nazwisko lub pierwsze litery nazwiska), a następnie klikamy na Wybierz. Pojawi się okno z widocznym zestawieniem danego dziecka, możemy je wydrukować klikamy Drukuj Zestawienie i postępujemy analogicznie jak przy drukowaniu zestawienia płatności, tj. klikamy na ikonę drukarki, okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 12.3 Zestawienie do Księgowości Aby wejść w to zestawienie, klikamy Zestawienie -> Do księgowości. Pojawi się okno poniżej. Tu również możemy wybrać miesiąc, za jaki chcemy zobaczyć zestawienie. Drukuj Zestawienie postępujemy analogicznie jak przy drukowaniu zestawienia płatności, okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 35
12.4 Zestawienie Osobodni. Aby wejść w to zestawienie, klikamy Zestawienie -> Do księgowości. Pojawi się okno poniżej. Tu również możemy wybrać miesiąc, za jaki chcemy zobaczyć zestawienie. Następnie klikamy Drukuj Zestawienie postępujemy jak przy drukowaniu zestawienia płatności, okno zamykamy przyciskiem Zamknij. 13. Rejestracja płatności Aby wejść w Rejestracja płatności, klikamy Płatności -> Rejestracja. Następnie wybieramy miesiąc, za który chcemy dokonać rejestracji płatności wybieramy z menu rozwijalnego, potem klikamy na dziecko, za które chcemy zarejestrować płatność podświetli się na niebiesko, potem na przycisk Rejestruj płatność. Pojawi się nowe okno Rejestracja zapłaty za przedszkole. Gdy wpiszemy kwotę i wybierzemy datę z kalendarza, klikniemy na Zapisz, zarejestrujemy płatność. 36
Uwaga!!! Jeśli chcemy wydrukować rodzicowi potwierdzenie wpłaty wówczas najpierw zaznaczamy ptaszkiem pusty kwadrat obok Potwierdzenie Zapłaty, potem klikamy na Rejestruj płatność. Zaznaczając ptaszek w kwadracie obok Odchodzące możemy zobaczyć rejestrację płatności za dzieci Odchodzące, na Zapłacone wykaz dzieci, za które uiszczono opłatę, na Niezapłacone wykaz dzieci, za które nie uiszczono opłaty. Aby przejść do pełnej listy dzieci, klikamy Wszyscy. 37
13.1 Naliczanie odsetek do bieżącego miesiąca Jeżeli w ustawieniach zostało wybrane naliczanie odsetek do bieżącego miesiąca, wówczas możemy pobierać opłatę za odsetki w momencie wpłaty. Ze względu na fakt, że wysokość odsetek będzie znana dopiero po wpłacie podstawowej należności proces ten składa się z dwóch etapów. Etap pierwszy - zapłata należności (bez odsetek): Klikamy: Płatności->Rejestracja Następnie wybieramy dziecko i klikamy "Rejestruj płatność". Płatności dokonujemy zgodnie z opisem w instrukcji głównej. Pole "zapłata odsetek" powinno zostać niezaznaczone. Etap drugi - naliczenie i zapłata odsetek: Po zarejestrowaniu płatności przechodzimy do naliczania (Naliczanie->Naliczanie płatności...) i robimy naliczenie dla osoby, od której przyjęliśmy płatność i zapisujemy. Odsetki zostały naliczone, więc możemy teraz ponownie przejść do rejestracji płatności. Tym razem zaznaczamy pole "zapłata odsetek". Płatność zapisujemy. Wygląd okna rejestracji zapłaty przedstawia poniższy rysunek. Istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowego opisu, który będzie wydrukowany na potwierdzeniu zapłaty. W tym celu należy wprowadzić tekst w pole "Opis" 14. Archiwizacja Przy każdym zamykaniu programu wyświetla się okno z pytaniem "Czy chcesz archiwizować?". Zaleca się przynajmniej raz dziennie kliknąć na "Tak". Spowoduje to utworzenie kopii bazy danych, którą będzie można wczytać w razie problemów. 38
15. Administracja, Kasowanie miesiąca Operacja ta służy temu, jeśli z jakiś względów chcemy skasować ostatni miesiąc, najczęściej stosuje się to wtedy, gdy chcemy jeszcze raz wprowadzić dane, wówczas klikamy na Administracja, Kasowanie miesiąca, wybieramy rodzaj grupy i gdy jesteśmy pewni kasujemy dany miesiąc. 16. Pracownicy Aby wprowadzić dane dotyczące pracowników, np. kartoteki, naliczanie należy postępować identycznie jak w przypadku dzieci z tą różnicą, że z menu zamiast dzieci należy wybrać pracownicy. Wszystkie kroki postępowania są identyczne jak w przypadku dzieci. 17. Pomoc Aby uzyskać pomoc zdalną wchodzimy w Pomoc, Zdalna pomoc. Następnie pojawi się okno w którym zamieszczone są informacje jak poniżej. Przed połączeniem się należy skontaktować się z producentem telefonicznie na jeden z podanych numerów telefonów. Kontakt telefoniczny jest niezbędny. Pracownik firmy Net-Komp wskaże, który nr pomocy należy kliknąć aby się z nim połączyć. 39
18. Kontakt Net-Komp Usługi informatyczne ul. Chrzanowskiego 15 81-338 Gdynia NIP: 586-132-94-31 INFOLINIA tel. tel./fax Pomoc techniczna 801-005-095 58 669-83-22 58 669-83-23 58 661-74-21 email: biuro@netkomp.com.pl www.netkomp.com.pl www.wikt.pl Zapraszamy do zapoznania się z naszą pozostałą ofertą oprogramowania. Gratulujemy udanego zakupu! Życzymy zadowolenia i satysfakcji z użytkowania naszego programu. W przypadku jakichkolwiek problemów bądź pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji. Z poważaniem Zespół Net-Komp 40