Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr ref.: DOA-ZP-VII.271.79.2016 Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zamówienia jest: Wykonanie działań wspierających kandydaturę Rzeczypospolitej Polskiej i Miasta Łodzi do organizacji Wystawy EXPO 2022 - opracowanie koncepcji wystawy podczas EXPO 2017 Astana i nadzór autorski nad projektem wykonawczym. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą (formularzem ofertowym): 1) opis wstępnej koncepcji wystawy o charakterze multimedialnym i interaktywnym w Sali Ogólnej na poziomie 1 pawilonu Polski, spójnej z koncepcją Sali Ogólnej przedstawioną w załączeniu oraz Sali-Restauracja na poziomie 2 pawilonu Polski w Astanie (opis maksymalnie 7 znormalizowanych stron A4 maszynopisu, tj. 1800 znaków na stronie); Kryteria oceny i wyboru ofert 1. Oryginalność pomysłu 40% 2. Spójność koncepcji 40% 3. Cena oferty 20% Wykonawcy zaproszeni do składania ofert obowiązani będą dołączyć do oferty opis wstępnej koncepcji wystawy EXPO 2022 Łódź Polska w Sali-Restauracja i Sali Ogólnej. Na podstawie dokumentów złożonych wraz z ofertą Zamawiający dokona oceny ofert w ramach kryterium: Oryginalność pomysłu koncepcja zaproponowana przez Wykonawcę będzie oceniania pod kątem innowacyjności i oryginalności koncepcji oraz integralności koncepcji, wykorzystania nowoczesnych technik i metod wystawienniczych, aranżacyjnych i multimedialnych, a także możliwości realizacyjnych, zaproponowanych rozwiązań architektoniczno-przestrzennych. Spójność koncepcji - koncepcja zaproponowana przez Wykonawcę oceniania będzie pod kątem komplementarności oraz jej dostosowania do przedmiotu zamówienia, a w konsekwencji zapewnienia wysokiej jakości produktów prac, w tym w zakresie zgodności koncepcji z tematyką Wystawy Astana EXPO 2017, opracowania koncepcji przy założeniu wyeksponowania tematyki rewitalizacji, szczególnie istotnej dla Polski i Łodzi, w szczególności poprzez pokazanie energii i aktywności człowieka jako przedmiotu rewitalizacji, mając na uwadze kandydaturę Polski i Łodzi do organizacji EXPO 2022, spójności aranżacji z koncepcją tematyczną udziału Polski w Astana EXPO 2017, spójności aranżacji z zaproponowaną koncepcją scenariusza udziału Łodzi w Astana EXPO 2017.
1.1 Informacje o przedmiocie Zamówienia na etapie realizacji umowy nr ref.: DOA-ZP-VII.271.79.2016 Przedmiotem zamówienia jest opracowanie koncepcji aranżacji wystawy podczas EXPO 2017 Astana i nadzór autorski nad projektem wykonawczym - działania wspierające kandydaturę Rzeczpospolitej Polskiej i Miasta Łodzi do organizacji Wystawy EXPO 2022. Celem zamówienia jest uzyskanie najlepszego scenariusza wystawy/ekspozycji, uwzględniającego charakter i rangę miejsca, który pozwoli na nowoczesne, oryginalne i innowacyjne zaprezentowanie kandydatury Polski i Łodzi do organizacji EXPO 2022 podczas Astana EXPO 2017. Cele projektu: Głównym celem projektu jest promocja Rzeczpospolitej Polskiej i Miasta Łodzi, jako kandydata do organizacji EXPO 2022 w temacie kompleksowej rewitalizacji obszarów miejskich, pod hasłem City Re:Invented; Celem pośrednim jest wzbudzanie zainteresowania prowadzonymi przez Łódź i inne polskie miasta procesami rewitalizacyjnymi oraz zbudowanie pozytywnego wizerunku państwa i Miasta poprzez prezentację walorów kulturowych oraz unikatowych cech wyróżniających Polskę i Miasto Łódź, w tym w szczególności rewitalizacji, tradycji filmowej, wielokulturowej przeszłości, oferty kulturalnej opartej na modzie, designie oraz sektorze kreatywnym. Planowane efekty: zwrócenie uwagi na Polskę i Łódź, jako kandydata do organizacji Wystawy International EXPO 2022; pozostawienie silnego, pozytywnego śladu emocjonalnego; wyróżnienie się spośród innych prezentacji/wystaw w pawilonie/pawilonach na EXPO 2017 Astana. Działania w ramach zamówienia I. Opracowanie koncepcji wystawy dla Sali-Restauracja na poziomie 2 pawilonu II. Opracowanie koncepcji ekspozycji EXPO 2022 Łódź Polska w Sali Ogólnej na poziomie 1 pawilonu 1. Zadaniem wykonawcy jest opracowanie pełnej koncepcji zagospodarowania przestrzeni Sali-Restauracja w pawilonie Polski podczas EXPO 2017 Astana Kazachstan. W ramach przestrzeni, wykonawca powinien określić przestrzeń kawiarniano-restauracyjną, przestrzeń na prowadzenie sklepu z pamiątkami i produktami Łodzi, Polski, regionu łódzkiego i innych regionów. Podstawowym zadaniem koncepcji jest ukazanie energii człowieka jako energii przyszłości i jednego z kluczowych elementów rewitalizacji uzależnienie przemiany miasta od energii tworzących je ludzi. 2. Zadaniem wykonawcy jest opracowanie koncepcji części wystawy w Sali Ogólnej pawilonu Polski podczas EXPO 2017 Astana Kazachstan. Koncepcja powinna
dotyczyć jedynie elementów wystawy dotyczących kandydatury Polski i Łodzi do organizacji International EXPO 2022, tj. a. ekspozycji logo (w formie np. liter przestrzennych/multimedialnejmonitora/nadruku-naklejki) na ścianach okalających stoisko promujące kandydaturę Łodzi do Expo 2022, b. ekspozycji przy części pawilonu przeznaczonej do prezentacji konturów map regionów i Polski. Zagospodarowanie dwóch z trzech ścian/przestrzeni w części Ściana Regionów tu m.in. umiejscowienie Łodzi w Polsce, Europie i na świecie; zachęcenie do odwiedzenia przestrzeni na 1 piętrze; ekspozycja Łodzi będzie jednocześnie spójna z pozostałą przestrzenią wystawy Polski jak i wyróżniać się wizualnie w odniesieniu do pozostałej części; c. treści dla części ściany-wyspy posadowionej w centralnej części ekspozycji, przy ścieżce komunikacyjnej (w sytuacji podjęcia decyzji o dwustronnej lub interaktywnej ekspozycji na ścianie). d. narzędzia wirtualnej rzeczywistości lub peryskopu z widokiem na działania na poziomie 1 lub przenosin do rewitalizowanej Łodzi. Jednocześnie, aby skorzystać z tego narzędzia, należy np. ułożyć puzzle z logo EXPO 2022 Łódź Polska (np. forma ekranu dotykowego). e. uwzględnienia możliwości działań informacyjno-promocyjnych na poziomie 0, o charakterze impulsowym zachęcające do odwiedzenia restauracji, takiej jak otrzymanie kuponu promocyjnego po naciśnięciu ekspozytora lub otrzymanie kartki 3d z wizerunkiem rewitalizowanej przestrzeni w Łodzi. 3. Wystawa powinna mieć charakter multimedialny i interaktywny. Zamawiający oczekuje oryginalnego charakteru koncepcji liczy na pomysłowość, niepowtarzalność i inwencję w opracowaniu dokumentu. Koncepcja powinna odzwierciedlać nowatorskie podejście, świeżość, śmiałość w podejściu do zadanego tematu oraz wysoką wartość artystyczną w warstwie graficznej. Istotnym elementem projektu jest również klimat prezentacji stwarzający odpowiedni nastrój i koloryt, wywołujący pozytywne wrażenia, a także klarowność, prostota i dosadność całego przekazu. Istotna jest precyzja sformułowania komunikatu, tak aby dotarł do odpowiednich grup docelowych. Elementem istotnym jest zwarta i logiczna komunikacja z odbiorcą przekazu. 4. Wystawa w Sali-Restauracji i wystawa EXPO 2022 Łódź Polska w Sali Ogólnej ma wykorzystywać najnowsze rozwiązania technologiczne, zawierać elementy interaktywne z uwzględnieniem wyróżników polskich i łódzkich w przekazywanych treściach (ze szczególnym uwzględnieniem rewitalizacji), zachęcać odwiedzających do poznania historii i kultury Polski i Łodzi oraz pozwalać na ciekawą prezentację i promocję kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska na arenie międzynarodowej. Wystawa ma być wydarzeniem zrealizowanym zgodnie z najnowszymi trendami obowiązującymi w zakresie organizacji tego typu wydarzeń. Przy wykorzystaniu nowych technik multimedialnych wystawa powinna dostarczać zwiedzającym doznań audio-wizualnych, dzięki którym Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź jako kandydat do organizacji EXPO 2022 Łódź Polska może się wyróżnić i zostać zapamiętanym jako miejsce ciekawe, inspirujące, o bogatej ofercie kulturalnospołecznej, zwłaszcza pod kątem procesów rewitalizacyjnych i tworzenia przemian, do których energia pochodzi z działań człowieka. Jako miejsca o tradycji filmowej, wielokulturowej przeszłości, ofercie kulturalnej opartej na modzie, designie i sektorze kreatywnym, które jest warte odwiedzenia.
5. Uwzględnienie w koncepcji faktu, że planuje się transmisję z Pawilonu Polskiego bezpośrednio do Polski i Łodzi, tak aby mieszkańcy mogli na bieżąco śledzić organizowane w ramach wystawy wydarzenia. Rolą Wykonawcy będzie wskazanie, które części wystawy lub działania, czy aktywności (lub też całość wystawy), należy transmitować w postaci streamingu. Wykonawca powinien wskazać ilość oraz dane techniczne sprzętu niezbędnego do realizacji transmisji. 6. Wykonawca podczas opracowywania koncepcji będzie miał na uwadze, że Zamawiający dysponuje materiałami promocyjnymi i informacyjnymi. Materiały mogą być prezentowane i rozdawane uczestnikom EXPO oraz stanowić element działań promocyjnych podczas EXPO 2017. Rolą Wykonawcy będzie ustalenie, które z nich i w jakiej formie winny zostać wykorzystane, tak aby zachować spójność przekazu. 7. Zaproponowane w koncepcji rozwiązania architektoniczno-techniczne muszą spełniać warunek montażu i demontażu Wystawy w neutralnej przestrzeni oraz dostosowania wystawy do ponownego montażu całości lub części ponownie po zakończeniu EXPO 2017 Astana. 8. Razem z koncepcją, wykonawca dostarczy zamawiającemu wstępny przedmiar i kosztorys wdrożenia przedmiotowego zamówienia i zaproponowanego projektu. Kosztorys winien zawierać pozycje dotyczące zarówno wykonania przedmiotu zamówienia, jak i nakładów w fazie operacyjnej i bieżącej obsługi wystawy/instalacji. 9. Przy przygotowaniu przedmiotu zamówienia kluczowe jest uwzględnienie założeń organizatora EXPO oraz koncepcji udziału Polski w EXPO 2017 Astana Kazachstan (koncepcja udziału Polski w EXPO 2017 Astana), zawartej w załączeniu. Wykonawca zachowa spójność z dokumentami i parametrami Pawilonu Polskiego. 10. W toku prac nad przedmiotem zamówienia Wykonawca uwzględni w szczególności system identyfikacji wizualnej EXPO 2022 Łódź Polska (w załączeniu) oraz system identyfikacji wizualnej Miasta Łodzi (Księga znaku Łódź kreuje, http://www.kreatywna.lodz.pl/page/14,glowne-zalozenia.html). W uzasadnionych przypadkach Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym może zaproponować inne rozwiązania aniżeli te wynikające z identyfikacji wizualnej Miasta Łodzi i EXPO 2022 Łódź Polska. 11. W toku prac nad przedmiotem zamówienia Wykonawca uwzględni dodatkowo założenia strategii marki Łódzkie Promuje http://lodzkie.pl/strategia oraz Księgę Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego, http://www.lodzkie.pl/urzad/system-identyfikacji. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym może zaproponować inne rozwiązania aniżeli te wynikające ze wskazanych dokumentów. 12. Wszystkie elementy przedmiotu zamówienia muszą nawiązywać do tematyki Wystawy EXPO 2017 Astana Kazachstan, ale tak aby wyeksponować temat rewitalizacji, szczególnie istotny dla Polski i Łodzi, a także wypromować Polskę i Łódź jako miejsce oferujące wysoką jakość życia. 13. Elementy aranżacji muszą zostać zaprojektowanie w taki sposób aby zapewnić bezpieczeństwo przewozu wszystkich elementów.
III. Nadzór autorski nad projektem wykonawczym Zadaniem wykonawcy będzie sprawowanie nadzoru autorskiego nad realizacją projektu wykonawczego obejmującego punkty I i II, a w szczególności: 1. Wykonawca będzie zobowiązany do współpracy z Wykonawcą wyłonionym w postępowaniu dotyczącym wdrożenia przedmiotu zamówienia, tj. projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu. 2. reprezentowanie interesów Zamawiającego w zakresie spraw technicznych, technologicznych i ekonomicznych w ramach realizacji projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu. 3. wspieranie Zamawiającego we wszystkich czynnościach technicznych i merytorycznych związanych z realizacją zamówienia, 4. udział w spotkaniach koordynacyjnych organizowanych przez Zamawiającego w jego siedzibie lub miejscu przez niego wyznaczonym, (głównie siedzibie Ministerstwa Rozwoju lub siedzibie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości), w tym poprzez łączenie na odległość. 5. zatwierdzenie i kontrolowanie jakości wykonywanego zamówienia w ramach projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu. 6. udział w czynnościach odbioru zamówienia na zaprojektowanie i budowę pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu, tj. projektu wykonawczego dla koncepcji opisanej w punktach I i II 7. udział w weryfikacji harmonogramu zadania i jego ewentualnych aktualizacji, w ramach projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu. 8. sprawowanie kontroli w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia interesów Zamawiającego w ramach projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu., w tym: a. sprawdzanie jakości wykonywanych usług, b. sprawdzenie i odbiór usług wynikających z harmonogramu prac; c. kontrola ilości i wartości wykonywanych działań z obowiązującym
harmonogramem oraz terminowość ich wykonania; d. potwierdzenie faktycznie wykonanych prac. 9. rozstrzyganie w porozumieniu z przedstawicielem Zamawiającego wątpliwości natury technicznej powstałych w toku wykonywania robót w ramach projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu., 10. sprawdzanie, w ramach projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu, posiadania przez Wykonawcę nadzorowanego zamówienia odpowiednich dokumentów (atestów, świadectw jakości, wyników badań), dotyczących elementów w ramach wykonywania zamówienia,. 11. Wszelkie koszty sprawowania nadzoru na rzecz zamawiającego w ramach realizacji projektu wykonawczego pawilonu Polski podczas Astana EXPO 2017 w zakresie objętym koncepcją opisaną w niniejszym zamówieniu, spoczywają na wykonawcy. Grupa docelowa Rolą Wykonawcy jest stworzenie koncepcji tak, by wystawa/instalacja była interesująca dla widza masowego, którego należy zainteresować kandydaturą Polski i Łodzi do organizacji Wystawy EXPO 2022 Łódź Polska, przedstawiając miejsce, jako ciekawe, warte odwiedzenia, gdzie można spędzić czas. Wystawa/instalacja winna przyciągnąć jak największą liczbę odwiedzających, tak aby zwrócić uwagę przedstawicieli innych państw oraz delegatów krajów członkowskich Bureau International des Expositions (BIE). Szacuje się, iż Wystawę EXPO 2017 Astana w ciągu trzech miesięcy odwiedzi 5 milionów zwiedzających (w trakcie 90 dni ekspozycji) Prace w ramach przedmiotu zamówienia zakończą się: 1. Koncepcja - przygotowaniem prezentacji Wykonawca opracuje prezentację multimedialną dotyczącą opracowanego przedmiotu zamówienia. Prezentacja pozwoli na przedstawienie proponowanych przez Wykonawcę rozwiązań. 2. Akceptacją protokołu odbioru wykonania zamówienia na zaprojektowanie pawilonu Polski w ramach Astana EXPO 2017 w zakresie objętym niniejszym zamówieniem. Płatność: Rata 1 za wykonanie zadań opisanych w punkcie I i II (opracowanie koncepcji) Rata 2 za wykonanie zadania opisanego w punkcie III (nadzór autorski nad projektem wykonawczym)
2 Szacowane terminy realizacji Zamówienia wykonanie koncepcji i kosztorysu nie później niż 14 dni po podpisaniu umowy. realizacja nadzoru autorskiego od momentu podpisania umowy wdrożeniowej (w przedmiocie której znajdzie się m.in. realizacja-wdrożenie projektów opisanych w niniejszym zamówieniu) do momentu zakończenia realizacji umowy wynikłej z zamówienia na zaprojektowanie pawilonu Polski podczas EXPO 2017 w Astanie (szacowany termin 15 grudnia 2016 roku). 3 Forma przekazania Zamówienia Całość przedmiotu zamówienia musi być sporządzona w języku polskim. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu materiały w wersji papierowej i elektronicznej, wykonane zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Liczba egzemplarzy - 3 egzemplarze w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja elektroniczna opracowania na nośniku elektronicznym powinna zawierać: - wszystkie rysunki w formacie DWG, DXF lub DGN, - teksty w formacie MS Office, - zestawienia powierzchni w formacie MS Excel, - rysunki projektu w formacie PDF i TIFF, w rozdzielczości min. 600 dpi, - wizualizacje w formacie PDF,TIFF lub BMP, w rozdzielczości min. 600 dpi, - prezentacja w formacie Power Point. Przedmiot zamówienia zostanie przekazany przez Wykonawcę w wersji edytowalnej, numerycznej (formaty plików: MS Office, AutoCad) i nieedytowalnej (formaty plików: pdf, jpg, bmp). Dopuszczalne są również inne formaty plików, po wcześniejszym uzgodnieniu tego z Zamawiającym. 4 Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 1. Komunikacja w trakcie realizacji Zamówienia odbywać się będzie w języku polskim. 2. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym, celem dokonania uzgodnień istotnych dla realizacji przedmiotu zamówienia i zachowania spójności z działaniami Urzędu Miasta Łodzi. 3. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiąże się do współpracy, przy udziale Zamawiającego, z Ministerstwem Rozwoju i Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości odpowiedzialnych za udział Rzeczpospolitej Polskiej w Astana
EXPO 2017, celem dokonania uzgodnień istotnych dla realizacji przedmiotu zamówienia i zachowania spójności z działaniami w Pawilonie Polski. 4. Spotkania projektowe polegające na osobistym uczestnictwie przedstawicieli stron, będą się odbywać w siedzibie Zamawiającego, lub w siedzibie Ministerstwa Rozwoju lub Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu Miasta Łodzi. Za zgodą Zamawiającego spotkania mogą odbywać się w innym miejscu. 5. Spotkania projektowe odbywać się będą w zależności od potrzeb, w terminach uzgodnionych przez strony. 6. Przewiduje się możliwość koordynowania i uzgadniania wszelkich zagadnień oraz kwestii problemowych za pośrednictwem telekonferencji, bądź w zależności od potrzeb, za pośrednictwem rozmów telefonicznych i korespondencji przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. 5 Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy 1. Wykaz dokumentów i opracowań, które Zamawiający przekazuje Wykonawcy wraz z zapytaniem ofertowym: a) Koncepcja Programowa udziału projektu EXPO 2022 Łódź Polska w Wystawie EXPO 2017 w Astanie w Kazachstanie; b) Koncepcja udziału Rzeczpospolitej Polskiej w Wystawie EXPO 2017 w Astanie w Kazachstanie; c) System identyfikacji wizualnej EXPO 2022 Łódź Polska d) Opis skrócony marki Łódzkie Promuje e) Podział funkcjonalny poziom drugi 2. Zamawiający zwraca uwagę, iż realizacji zamówienia przez Wykonawcę służyć mogą dodatkowe materiały znajdujące się m.in. na poniższych stronach internetowych: Art Inkubator http://www.artinkubator.pl EC1 www.ec1lodz.pl/ Ulica Piotrkowska www.ulicapiotrkowska.pl Manufaktura http://www.manufaktura.com/ Muzeum Sztuki http://www.msl.org.pl Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna http://www.sse.lodz.pl/pl Miasto kamienic http://mia100kamienic.lodz.pl/ http://uml.lodz.pl/rewitalizacja https://www.facebook.com/wydarzeniaksiezymlyn[z1]
Light Move Festiwal http://lightmovefestival.pl/ nr ref.: DOA-ZP-VII.271.79.2016 Łódź Design Festiwal http://lodzdesign.com/ Galeria Urban Forms http://www.urbanforms.org/ Fashion Philosophy Fashion Week Poland http://www.fashionweek.pl/ Strategia promocji marki "Łódzkie promuje" http://lodzkie.pl/strategia System Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego http://www.lodzkie.pl/urzad/system-identyfikacji Guidebook EXPO 2017 Astana Kazachstan (opracowanie w języku angielskim) Participation Guide http://www.kazembassy.cz/kz/files/download/829