Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Strona 1 z 5

Transkrypt

1 Zakres obowiązków Koordynatora merytorycznego: 1) Opracowanie szczegółowego harmonogramu prac przewidzianych do realizacji w ramach zadania nr 1 (zgodnie z etapami 1-17 harmonogramu będącego elementem Wniosku), w tym uzgodnienie niniejszego harmonogramu szczegółowego z Kierownikiem Projektu, zapewnienie zgodności realizacji działań na stanowisku Koordynatora merytorycznego z niniejszym harmonogramem i założeniami opisanymi we Wniosku, wprowadzanie (po uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu) modyfikacji w harmonogramie zgodnych z założeniami Wniosku (przy czym modyfikacje do ww. harmonogramu i założeń we Wniosku są dopuszczalne tylko w wyjątkowych sytuacjach i wymagają każdorazowo zgody Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS). 2) Opracowanie założeń do badań opisanych w etapach 1-3 ww. harmonogramu, zwanych dalej Badaniami, na potrzeby zapytania ofertowego, w tym określenie szczegółowego celu i zakresu Badań, zakresu działań do wykonania przez wykonawcę Badań, kryteriów wyboru wykonawcy Badań. 3) Wskazanie co najmniej 3 agencji badawczych, do których zostanie wysłane zapytanie ofertowe. 4) Nadzór merytoryczny nad procesem wyboru wykonawcy Badań, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące merytorycznego zakresu zapytania, udział w pracach komisji oceniającej oferty, ocena ofert. 5) Weryfikację i zatwierdzenie umowy z wykonawcą Badań. 6) Opracowanie we współpracy z wybranym wykonawcą Badań szczegółowych założeń realizacji Badań, w tym uzgodnienie i zatwierdzenie ankiety, scenariusza do Badań, kryteriów wyboru respondentów do Badań, formy raportu z Badań. 7) Nadzór nad realizacją Badań przez wykonawcę, w tym: 1. udział w spotkaniach roboczych z wykonawcą Badań, 2. bieżący monitoring postępu w realizacji Badań, 3. weryfikację, zatwierdzanie i odbiór cząstkowy poszczególnych etapów Badań, 4. dyscyplinowanie wykonawcy Badań, 5. proponowanie, uzgadnianie i podejmowanie (we współpracy z Kierownikiem we współpracy z wykonawcą Badań. 8) Weryfikację i zatwierdzenie raportu z Badań (analiza raportów, zgłoszenie poprawek, zatwierdzenie protokołów odbioru będących zatwierdzeniem płatności dla wykonawcy Badań). 9) Przygotowanie założeń merytorycznych realizacji zleceń dotyczących monitoringu gospodarczo-legislacyjnego i opracowania 4 (czterech) instrukcji (zgodnie z etapami 4-8 ww. harmonogramu we Wniosku), zwanych dalej Monitoringiem i Instrukcjami, na potrzeby zapytania ofertowego, w tym określenie szczegółowego celu i zakresu Strona 1 z 5

2 niniejszych zleceń, zakresu działań do wykonania przez wykonawcę/wykonawców, kryteriów wyboru wykonawcy/wykonawców. 10) Wskazanie co najmniej 3 potencjalnych oferentów, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe w postępowaniu dotyczącym wyboru wykonawcy/wykonawców Monitoringu i Instrukcji. 11) Nadzór merytorycznym nad procesem wyboru wykonawcy/wykonawców Monitoringu i Instrukcji, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące merytorycznego zakresu niniejszego zapytania, udział w pracach komisji oceniającej oferty, ocenę ofert. 12) Nadzór nad realizacją usługi Monitoringu i Instrukcji, w tym: 1. udział w spotkaniach roboczych z wykonawcą/wykonawcami Monitoringu i Instrukcji, 4. dyscyplinowanie wykonawcy/wykonawców Monitoringu i Instrukcji, 5. proponowanie, uzgadnianie i podejmowanie (we współpracy z Kierownikiem we współpracy z wykonawcą/wykonawcami Monitoringu i Instrukcji. 13) Weryfikację i zatwierdzenie końcowe usługi Monitoringu i Instrukcji (analiza dokumentów, zgłoszenie poprawek, zatwierdzenie protokołów odbioru będących zatwierdzeniem płatności dla wykonawcy/wykonawców), w tym: 1. zatwierdzenie zestawienia ekspertyz, o których mowa w punkcie 26), które powstaną jako wynik prowadzonego Monitoringu, 2. weryfikacja zgodności zestawienia ekspertyz z wnioskami z Badań. 14) Powołanie 4 Komisji tematycznych ZP BCC (zwanych dalej Komisjami) zgodnie z etapem 9 harmonogramu we Wniosku, w tym: 1. wybór obszarów tematycznych 4 (czterech) Komisji zgodnych z wnioskami z Badań, 2. ustalenie szczegółowego zakresu merytorycznego każdej Komisji, sposobu działania, 3. wyznaczenie przewodniczących Komisji, 4. wskazanie i nabór ekspertów, którzy będą działać w ramach każdej Komisji, 5. przygotowanie zasobów i dokumentacji niezbędnych do uruchomienia Komisji, 6. uzgodnienie z ZP BCC składu Komisji, ich zakresu, sposobu działania i innych szczegółów organizacyjnych zapewniających aktywność Komisji, 7. opracowanie zestawienia aktywnych Komisji ZP BCC w celu potwierdzenia wzrostu (w wyniku realizacji Projektu) liczby aktywnych Komisji ZP BCC z 10 do ) Przygotowanie założeń merytorycznych realizacji szkoleń (zgodnie z etapami harmonogramu we Wniosku), zwanych dalej Szkoleniami, na potrzeby zapytania ofertowego, w tym określenie celu i zakresu oczekiwanego Szkoleń, kryteriów wyboru wykonawcy Szkoleń i wskazanie co najmniej 3 potencjalnych oferentów. 16) Nadzór merytoryczny nad procesem wyboru wykonawcy Szkoleń, w tym udzielanie odpowiedzi na pytanie merytoryczne dotyczące zapytania ofertowego, ocena ofert. Strona 2 z 5

3 17) Weryfikacja i zatwierdzenie umowy z wykonawcą Szkoleń. 18) Przygotowanie listy ekspertów ZP BCC ds. legislacji (zgodnie z założeniami Wniosku) wśród których nastąpi rekrutacja uczestników do Szkoleń i którzy w konsekwencji opracują Ekspertyzy, o których mowa w punkcie ) Rekrutacja ekspertów do Szkoleń, w tym przygotowanie listy ekspertów ZP BCC uczestniczących w Szkoleniach (listy ostatecznej i listy rezerwowej) oraz skompletowanie (we współpracy z Kierownikiem Projektu) dokumentacji potwierdzającej, że współpracują z ZP BCC w sposób ciągły w rozumieniu Wytycznych kwalifikowania wydatków w ramach POKL. 20) Uzgodnienie z wykonawcą Szkoleń (we współpracy z Kierownikiem Projektu) narzędzi weryfikujących wzrost wiedzy uczestników Szkoleń (testy wiedzy przed i po udziale w Szkoleniach) oraz zatwierdzenie przygotowanego przez wykonawcę Szkoleń raportu prezentującego procentowy wzrost wiedzy uczestników jako wynik udziału w Szkoleniach. 21) Uzgodnienie z wykonawcą Szkoleń formularza weryfikującego oczekiwania uczestników Szkoleń w zakresie ich potrzeb szkoleniowych, na podstawie którego wykonawca Szkoleń przeprowadzi badanie potrzeb i przygotuje szczegółowe programy Szkoleń. 22) Zatwierdzenie szczegółowych programów szkoleniowych przygotowanych przez wykonawcę Szkoleń oraz harmonogramu szkoleń. 23) Zebranie od wszystkich uczestników Szkoleń wymaganych dokumentów niezbędnych do udziału w Szkoleniach. 24) Nadzór nad realizacją Szkoleń przez wykonawcę, w tym: 1. udział w spotkaniach roboczych w wykonawcą Szkoleń, 4. proponowanie, uzgadnianie i podejmowanie (we współpracy z Kierownikiem we współpracy z wykonawcą Szkoleń, 5. dyscyplinowanie wykonawcy Szkoleń, 6. monitoring (we współpracy z Kierownikiem Projektu) kompletności dokumentacji szkoleniowej, w tym list uczestników, listy wydanych certyfikatów, dzienników szkoleniowych. 25) Zatwierdzenie końcowe realizacji usługi Szkoleń, w tym podpisanie protokołu odbioru usługi będącego zatwierdzeniem płatności dla wykonawcy. 26) Opracowanie założeń merytorycznych dla opracowania ekspertyz dotyczących zmian legislacyjnych (zgodnie z etapem 16 harmonogramu we Wniosku), zwanych dalej Ekspertyzami (zgodnie z zestawieniem Ekspertyz wykonanym przez wykonawcę Monitoringu) na potrzeby zapytania ofertowego, w tym określenie szczegółowego celu i zakresu Ekspertyz, zakresu działań do wykonania przez wykonawcę/wykonawców, kryteriów doświadczenia i wyboru wykonawcy/wykonawców. Strona 3 z 5

4 27) Wskazanie co najmniej 5 potencjalnych oferentów, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe w zakresie opracowania Ekspertyz oraz uzgodnienie z Kierownikiem Projektu procedury ich wyboru. 28) Wskazanie wykonawców Ekspertyz, w tym przypisanie do każdego eksperta określonej Ekspertyzy zgodnie z posiadanym doświadczeniem i uzgodnienie szczegółowych warunków realizacji i zakresu każdej Ekspertyzy. 29) Weryfikacja i zatwierdzenie umowy z wykonawcami Ekspertyz. 30) Nadzór nad realizacją Ekspertyz, w tym: 1. udział w spotkaniach roboczych z wykonawcami Ekspertyz, 4. dyscyplinowanie wykonawców Ekspertyz, 5. nadzór nad ekspertami w celu zapewnienia stosowania przez nich metodyki opracowania Ekspertyz zgodnej z założeniami zawartymi we Wniosku, 6. proponowanie, uzgadnianie i podejmowanie (we współpracy z Kierownikiem we współpracy z wykonawcą/wykonawcami Ekspertyz. 31) Weryfikacja i nadzór nad ekspertami w celu sprawdzenia, czy w opracowywaniu ekspertyz stosują się do instrukcji, o których mowa w punkcie 9). 32) Weryfikacja i zatwierdzenie końcowe Ekspertyz, w tym zgłoszenie poprawek i uwag, zatwierdzenie protokołów odbioru będących zatwierdzeniem płatności. 33) Wybór dostawcy bazy kontaktów do mediów w Polsce, zwanej dalej Bazą, w tym: 1. określenie wymagań dotyczących Bazy, 2. zlecenie przygotowania Bazy i nadzór nad realizacją zlecenia, 3. sprawdzenie poprawności działania Bazy i jej zgodności zgodnie z zamówieniem, 4. odbiór końcowy Bazy protokołem odbioru będącym podstawą do dokonania płatności. 34) Wysyłka Ekspertyz opracowanych przez ekspertów do mediów przy użyciu Bazy. 35) Opracowanie założeń technicznych i merytorycznych dla narzędzi informatycznych (zgodnie z etapami 14 i 15 harmonogramu we Wniosku), zwanych dalej Narzędziami IT, na potrzeby zapytania ofertowego, w tym określenie celu i zakresu Narzędzi IT, zakresu działań do realizacji przez wykonawcę i kryteriów jego wyboru. 36) Wskazanie co najmniej 3 potencjalnych oferentów, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe w postępowaniu na wybór wykonawcy Narzędzi IT. 37) Nadzór merytoryczny nad procesem wyboru wykonawcy Narzędzi IT, w tym udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące zakresu merytorycznego, udział w pracach komisji oceniającej oferty, ocena ofert Strona 4 z 5

5 38) Nadzór nad realizacją zamówienia Narzędzia IT, w tym: 1. weryfikacja i zatwierdzenie założeń dokumentacji techniczno-wdrożeniowej narzędzi IT, 2. udział w spotkaniach roboczych w wykonawcą Narzędzi IT, 3. nadzór nad wdrożeniem i bieżący monitoring postępu w realizacji zlecenia, 4. dyscyplinowanie wykonawcy Narzędzi IT, 5. weryfikacja, zatwierdzenie i odbiór cząstkowy poszczególnych etapów zlecenia, 6. proponowanie, uzgadnianie i podejmowanie (we współpracy z Kierownikiem we współpracy z wykonawcą Narzędzi IT. 39) Weryfikacja, przetestowanie i zatwierdzenie Narzędzi IT, w tym zgłoszenie poprawek i uwag, zatwierdzenie protokołów odbioru będących zatwierdzeniem płatności. 40) Zapewnienie dostępu do Narzędzi IT ekspertom tworzącym Ekspertyzy i bieżąca weryfikacja czy eksperci stosują Narzędzia IT. 41) Zdefiniowanie listy modyfikacji w Narzędziach IT na podstawie wniosków z ich zastosowania przez ekspertów w procesie tworzenia Ekspertyz. 42) Odbiór protokołem od wykonawcy zmodyfikowanych i ostatecznych Narzędzi IT, w tym zatwierdzenie płatności końcowej dla wykonawcy. 43) W ramach działań opisanych w ust. 2, pkt 1-42) Koordynator merytoryczny odpowiada za bezpośredni kontakt z ekspertami i wykonawcami zaangażowanymi w realizację ww. działań. w tym prowadzenie korespondencji z nimi, osobiste prowadzenie konsultacji, udzielnie wyjaśnień i przekazywanie materiałów niezbędnych dla prawidłowej realizacji prac. 44) Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji projektowej związanej z realizacją działań wymienionych w punktach 1-43) powyżej, w tym: a) dokumentacji z wyboru ekspertów i wykonawców, umowy i aneksy do umów, b) dokumentacji potwierdzającej wykonanie przez ekspertów i wykonawców prac objętych umowami, w tym wersje ostateczne zatwierdzonych raportów, ekspertyz, instrukcji, raportów z monitoringu, dokumentacji szkoleniowej (m.in. listy obecności, ankiety, kopie certyfikatów, raport potwierdzający wzrost wiedzy uczestników szkoleń, ankiety z badania oczekiwań uczestników Szkoleń) i inne dokumenty powstałe w ramach umów podpisanych z ekspertami i wykonawcami w ramach zadania nr 1. c) protokoły odbioru potwierdzające wykonanie wszystkich prac przewidzianych w umowach z ekspertami i wykonawcami, będące podstawą do dokonania płatności. Strona 5 z 5