Moduł Handlowo-Magazynowy Dodawanie faktur zaliczkowych Wersja 3.85.324 22.07.2015 r. Aby w systemie Streamsoft Prestiż dodać fakturę zaliczkową, w pierwszej kolejności należy wystawić zamówienie od odbiorcy. Na zamówieniu należy wykazać towary/usługi, za które klient przekazuje nam zaliczkę. Ważną rzeczą podczas tworzenia zamówienia od odbiorcy są ceny sprzedaży, czyli to czy są one z góry uzgodnione, czy może podczas finalnej sprzedaży cena ma być naliczona na dzień sprzedaży. Aby cena na zamówieniu była zawsze ceną uzgodnioną, w momencie przyjęcia zamówienia, służy do tego parametr w menu System Konfiguracja Ustawienia Dokumenty Zamówienia Przyjmij domyślnie cenę jako uzgodniono TAK. Kolejną ważną opcją w programie jest rezerwacja stanu magazynowego i rezerwacja dostaw. Opcje te możemy włączyć w menu System Konfiguracja Ustawienia Dokumenty Zamówienia: Obsługa rezerwacji stanu magazynowego rezerwacje polegają na zablokowaniu określonej ilości aktualnego stanu magazynowego pod realizację zamówienia. Zarezerwowana ilość może zostać rozchodowana jedynie poprzez dokumenty rozchodu realizujące zamówienie, dla którego powstała rezerwacja. Rezerwacje stanu magazynowego umożliwiają zablokowanie ilości z aktualnego stanu danej kartoteki na danym magazynie (podczas realizacji zamówienia system sam dobierze dostawy wg FIFO). Ponadto włączenie parametru spowoduje, że w zamówieniach od odbiorców i w zamówieniach wewnętrznych, w oknie edycji pozycji zamówienia pojawi się dodatkowe pole Rezerwacja na magazynie. Obsługa rezerwacji dostaw włączenie opcji umożliwia zablokowanie określonej ilości z aktualnego stanu danej kartoteki na danym magazynie, ale z wybranych dostaw (czyli w ten sposób można określić które dostawy zostaną pobrane do rozchodu, podczas realizacji zamówienia oraz jaka ilość z danej dostawy ma być rozchodowana).
Jeżeli na zamówieniu od odbiorcy z jakiś powodów zmieniamy stawkę VAT dla kartoteki, to ważne jest aby włączyć w konfiguracji opcję dotyczącą faktur zaliczkowych: Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Umożliwiaj wystawienie faktury zaliczkowej wg stawek VAT podanych na zamówieniu TAK / Stawki VAT ustalane są na podstawie aktualnych stawek VAT kartotek z zamówienia NIE. Włączenie tej opcji spowoduje, że w oknie, w którym wpisujemy wartość zaliczki pojawi się do zaznaczenia parametr Stawki VAT zaliczki wg stawek na zamówieniu. Tworzenie faktur zaliczkowych rozpoczynamy od otworzenia okna Dokumenty sprzedaży, klikamy na ikonę Dodaj i wybieramy faktura zaliczkowa. Wskazujemy kontrahenta, na którego wystawiliśmy Zamówienie od odbiorcy, wyświetli się okno ze wszystkimi zamówieniami dla wskazanego kontrahenta.
Wybieramy jedno z zamówień, do którego przyjmujemy zaliczkę, dwukrotnym kliknięciem myszki bądź za pomocą ikony Wybierz i zamknij. Kolejny krok to wpisanie kwoty zaliczki: Gdy na zamówieniu od odbiorcy mamy kartoteki z różnymi stawkami VAT, wówczas kwota zaliczki zostanie proporcjonalnie rozbita na stawki VAT. Faktur zaliczkowych możemy mieć wiele do jednego Zamówienia od odbiorcy.
Zamówienie od odbiorcy możemy realizować bezpośrednio na Fakturze VAT końcowej bądź na dokument WZ, za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl+R> lub z okna Zamówienia od odbiorców. Służą do tego ikony dwóch strzałek na pasku ikon: Ikona niebieskiej strzałki realizacja wykona się na taką definicję dokumentu, jaka jest wskazana na dokumencie zamówienia na zakładce Inne. Ikona pomarańczowej strzałki - przeznaczona jest dla zamówień, które mają ustawione, aby wydanie towaru odbyło się na dokumencie magazynowym WZ, wówczas tworzone są automatycznie dwa dokumenty: WZ i FaWZ.
Należy pamiętać, że opcje realizacji z okna zamówień od odbiorców nie powiążą faktury końcowej z fakturą zaliczkową. Dostaniemy wyłącznie informację w treści raportu. W takim przypadku należy wejść w edycję faktury końcowej i na zakładce Zestawienie VAT wybrać opcję Dodaj rozliczenie zaliczek z zamówienia:
Do jednej faktury końcowej możemy wskazać różne zamówienia, które są powiązane z fakturami zaliczkowymi. Jeżeli Zamówienie od odbiorcy nie jest realizowane na pełną ilość, wówczas mamy również możliwość ograniczenia rozliczenia zaliczki do określonej kwoty. Służy do tego opcja w konfiguracji: Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Możliwość rozliczenia faktur zaliczkowych do określonej kwoty. Wówczas po wskazaniu zamówienia otworzy się okno:
Nie mając włączonej powyższej opcji, można również zmienić wartość zaliczki na kolejnym oknie w kolumnach Dok. Netto lub Dok. Brutto. Zestawienie VAT po odjęciu zaliczek wygląda następująco:
UWAGA! Najprostszym sposobem na wystawienie faktury końcowej jest dodanie w oknie Dokumenty sprzedaży odpowiedniej definicji dokumentu, np. FaVAT, wybranie kontrahenta dla którego realizujemy zamówienie, kliknięcie <Ctrl+R> Realizacja zamówienia, wskazanie zamówienia oraz kliknięcie na Tak podczas pojawienia się poniższego komunikatu. System automatycznie podepnie faktury zaliczkowe i odpowiednio pomniejszy należność na dokumencie. Wydruk faktury końcowej będzie wyglądał następująco:
Ważne parametry w konfiguracji dotyczące zamówień, faktur zaliczkowych oraz końcowych (z dokładnym opisem poszczególnych parametrów można zapoznać się w podręczniku do modułu Handlowo-Magazynowego) znajdują się w menu System Konfiguracja: Ustawienia Dokumenty Zamówienia Po zrealizowaniu zamówienia ustaw status na "Anulowany", Ustawienia Dokumenty Zamówienia Zamówienia od odbiorcy - umożliwić poprawę nawet gdy są faktury zal.do zam., Ustawienia Dokumenty Zamówienia Automatycznie przepisz ilość zamawianą do ilości rezerwowanej na magazyn w zamówieniach od odbiorców, Ustawienia Dokumenty Zamówienia Obsługa zamówień od odbiorców w przygotowaniu, Ustawienia Dokumenty Zamówienia Niebieska strzałka wywołuje akcję,
Ustawienia Dokumenty Zamówienia Podpowiadaj termin dostawy dla zam. Od odb. i zamówień wew., Ustawienia Dokumenty Zamówienia Pozwól na pełną edycję zamówień anulowanych, Ustawienia Dokumenty Widok Filtr na zakres dat dla aktualnych zamówień i ofert, Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Możliwość zmiany kontrahenta na fakturze sprzedaży powstałej z zamówienia od odbiorcy, a także na zamówieniu od odbiorcy powstałym z oferty dla odbiorcy, Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Na dokumencie końcowym rozliczającym zaliczki, ustaw wartość 0 gdy wartość zaliczek równa wartości zamówienia, Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Umożliwiaj wystawienie faktury zaliczkowej wg stawek VAT podanych na zamówieniu - TAK / Stawki VAT ustalane są na podstawie aktualnych stawek VAT kartotek z zamówienia NIE, Ustawienia Dokumenty Edycja pozycji Przenoszenie zmienionej nazwy kartoteki z zamówienia od odbiorcy na realizowany dokument, Ustawienia Dokumenty Limity, blokady, ostrzeżenia Wyłączyć sprawdzanie limitów w zamówieniach od odbiorców i ofertach dla odbiorców, Ustawienia Dokumenty Limity, blokady, ostrzeżenia Wliczaj aktualnie wystawiane zamówienie od odbiorców do limitów kontrahenta, Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Możliwość rozliczenia faktur zaliczkowych do określonej kwoty, Ustawienia Dokumenty Edycja dokumentu Edycja faktur zaliczkowych i końcowych na podstawie wpłat NIE.