nr postępowania: BZP.2421.26.2013.BD Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 6 do SIWZ strona z ogólnej liczby stron Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia W przetargu nieograniczonym na realizację zadania pn.: Kompleksowa organizacja konferencji International Workshop on Nitride Semiconductors Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja międzynarodowej konferencji International Workshop on Nitride Semiconductors w dniach 24-29 sierpnia 2014r. we Wrocławiu, zwanej dalej Konferencją. I. Informacje ogólne: Organizator konferencji: Uniwersytet Wrocławski, Wydział Fizyki i Astronomii, Instytut Fizyki Doświadczalnej. Maksymalna liczba uczestników Konferencji: 1000 osób. Data realizacji: 24-29.08.2014. Język Konferencji: angielski. Miejsce: Wykonawca zapewni, że Konferencja odbędzie się w miejscu, które łącznie spełnia następujące warunki: - znajduje się na terenie miasta Wrocławia, - ma dogodne połączenia komunikacją miejską z centrum Wrocławia, - spełnia wymagania techniczne, kubaturowe, instalacyjne, o których mowa w części III SOPZ. - ma bezpłatny, bezprzewodowy dostęp do Internetu o szybkości nie mniejszej niż 30MB/s i pozwalający na jednoczesny dostęp przynajmniej 800 komputerów, - oferuje strzeżony lub monitorowany parking dla minimum 100 samochodów osobowych. II. Agenda Konferencji Za stronę merytoryczną Konferencji odpowiedzialny jest Zamawiający. Do jego zadań należy prowadzenie rekrutacji uczestników, prowadzenie korespondencji, ustalenie szczegółowego programu, druk materiałów konferencyjnych, rejestracja gości i prowadzenie biura Konferencji. Do Wykonawcy należy natomiast zapewnienie realizacji zadań zgodnie z planowanym rozkładem zajęć: Dzień Zdarzenie Czas trwania Miejsce Niedziela, 24.08 Rejestracja gości 16.00 21.00 Biuro Koktajl powitalny Poniedziałek, 25.08 Rejestracja gości 18.00 21.00 Restauracja 8.00 20.00 Biuro Sesja plenarna 10.00 13.00 Sala 1 Sesja plenarna 14.00 18.00 Sala 1 Przerwa kawowa 15.45 16.15 Sesja posterowa 18.00 20.00 Sala 6 Wtorek, 26.08 Rejestracja gości 8.00 20.00 Biuro Strona 1/5
Sesje równoległe 14.00 16.00 Sale 2, 3, 4, 5 Sesja posterowa 16.00 18.00 Sala 6 Sesja rump 18.00 20.00 Sale 2, 3, 4, 5 Środa, 27.08 Rejestracja gości 8.00 20.00 Biuro Sesje równoległe 14.00 18.00 Sale 2, 3, 4, 5 Przerwa kawowa 15.45 16.15 Sesja posterowa 18.00 20.00 Sala 6 Zebranie Komitetu Sterującego 18.00 20.00 Sala 8 Spotkanie Komitetu sterującego 20.00 23.00 Restauracja 1 Czwartek, 28.08 Rejestracja gości 8.00 20.00 Biuro Wystawa producentów 10.00 14.00 Sala 7 Wycieczka/zwiedzanie Wrocławia 14.00 19.00 Uroczysta kolacja 19.00 22.00 Restauracja 2 Piątek, 29.08 Rejestracja gości 8.00 14.00 Biuro Sesja plenarna 9.00 13.00 Sala 1 III Zadania Wykonawcy Kompleksowa organizacja Konferencji składa się z czterech Zadań: 1. Najem sal konferencyjnych oraz powierzchni wystawienniczych i obsługa techniczna Konferencji. 2. Kompleksowa obsługa gastronomiczna zgodnie z częścią III.2 SOPZ (koktajl powitalny, gastronomia podczas konferencji, uroczysta zasiadana kolacja, spotkanie Komitetu Sterującego) 3. Koordynacja usług hotelowych dla uczestników Konferencji. 4. Organizacja imprez kulturalnych. Wykonawca zobowiązany jest do wyznaczenia koordynatora bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji Konferencji, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w jej realizację, sprawującego nadzór na całością przebiegu działań. Koordynator na czas trwania realizacji Konferencji dysponować będzie telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego. III.1. Najem sal konferencyjnych oraz powierzchni wystawienniczych i obsługa techniczna Konferencji. W ramach tego Zadania Wykonawca zobowiązany jest do: 1. zapewnienia pomieszczenia do zorganizowania recepcji Konferencji (zwanego biurem), składającej się z co najmniej 5 stanowisk recepcyjnych wyposażonych w stoły i krzesła. 2. wynajmu sali (sal) do organizacji koktajlu powitalnego (restauracja), 3. wynajmu sali konferencyjnej mogącej pomieścić co najmniej 1000 osób w ustawieniu teatralnym, w której odbędą się sesje plenarne (Sala 1). 4. wynajmu 4 sal konferencyjnych, z których każda może pomieścić minimum 300 osób w ustawieniu teatralnym na sesje równoległe (Sale 2, 3, 4, 5). Strona 2/5
Strona 3/5 5. wynajmu sali na organizację trzech sesji posterowych (Sala 6). Powierzchnia sali musi umożliwić ustawienie jednorazowo co najmniej 200 dwustronnych tablic posterowych o wymiarach pozwalających na umieszczenie na każdej ze stron plakatu o wymiarach co najmniej A0 w orientacji pionowej, oraz zapewniać swobodne przemieszczanie się uczestników Konferencji. Wykonawca zapewni tablice posterowe oraz ich montaż i demontaż. Koszt wynajmu tablic będzie wliczony do ceny wynajmu sali. Sala musi być dostępna dla gości co najmniej od godziny 10 dnia 25.08 do godziny 14 dnia 28 sierpnia. 6. wynajmu powierzchni wystawienniczej (Sala7) gwarantującej ustawienie co najmniej 30 stanowisk dla wystawców (każde o powierzchni minimum 5 m 2 ) i swobodne poruszanie się uczestników konferencji. Wykonawca zapewni stanowiska wystawiennicze wraz z montażem i demontażem. Koszt wynajmu stanowisk będzie wliczony do ceny wynajmu sali. Sala musi być do dyspozycji wystawców w terminach wskazanych w harmonogramie konferencji tzn. od godz. 8 dnia 25.08 do godz. 19 dnia 28.08. 7. zapewnienia sali restauracyjnej wraz z odpowiednim wyposażeniem dla organizacji obiadu (lunch) w formie bufetu dla 1000 osób w dniach 25 29 sierpnia. 8. zapewnienia przestrzeni do zorganizowania przerw kawowych wraz z koniecznym wyposażeniem zgodnie z agendą konferencji. 9. wynajmu reprezentacyjnej sali (Sala 8) na posiedzenie Komitetu Sterującego Konferencji. Sala musi pomieścić minimum 50 osób w ustawieniu w podkowę. Terminy wynajmu sal (z wyjątkiem pomieszczeń o których mowa w pkt. III.1.5 SOPZ) są określone w podanym w punkcie II rozkładzie zajęć. Zamawiający wymaga, żeby wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia zlokalizowane były w jednym obiekcie, a czas przejścia między nimi nie przekraczał 5 min. Wszystkie pomieszczenia muszą być klimatyzowane. Sale, w których odbywają się obrady (sale 1, 2, 3, 4, i 5) muszą być wyposażone co najmniej w: ekran o wymiarach co najmniej 180x240 cm 2, rzutnik multimedialny, laptop, stoły prezydialne, krzesła w odpowiednim ustawieniu i ilości odpowiadającej ilości uczestników zdarzenia, nagłośnienie, oświetlenie, zaciemnienie zaplecze sanitarne Wykonawca zapewni obsługę techniczną, logistyczną i organizacyjną na potrzeby realizacji wszystkich elementów Zadania. Niezbędne służby nadzoru, ochrony, ppoż., bhp, ewakuacji, techniczno-elektryczne, medyczne, sprzątające, uwarunkowane potrzebami i przepisami bezpieczeństwa w wynajętym obiekcie, zatrudnia i opłaca Wykonawca. Wykonawca zapewni osoby odpowiedzialne za dostosowanie sal, o których mowa w pkt. III.1. do potrzeb Konferencji (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno - informatyczną sprzętu, itp.). Wykonawca wykona baner promujący konferencję i umieści go na zewnątrz budynku, w którym będą odbywały się obrady. Na ścianach sal, w których będą się odbywały sesje równoległe zostaną umieszczone plakaty z nazwą i logiem konferencji. Projekty graficzne banera i plakatów zostaną dostarczone przez Zamawiającego. Cena wykonania, ustawienia i demontażu banera i plakatów zostanie uwzględniony w cenie wynajmu sal. Wykonawca będzie współpracował z Zamawiającym w oznakowaniu sal, o których mowa w pkt. III.1. (w tym: drogowskazy, informacje na drzwiach, wydrukowany program Konferencji na stojakach i drzwiach do sal, w których odbywać się będą poszczególne części Konferencji). Wykonawca zapewni sprzątnięcie sal, o których mowa w pkt. III.1., a także przestrzeni do organizacji gastronomii w trakcie Konferencji. III.2. Kompleksowa obsługa gastronomiczna. 1. Koktajl powitalny dla maksymalnie 1000 osób. Wykonawca zorganizuje koktajl powitalny (w tym miejsce jego przeprowadzenia zgodnie z pkt. III.1), w formie stołu szwedzkiego dla uczestników Konferencji w godzinach 18:00-21:00 w dniu 24 sierpnia 2014. Przykładowe menu: Vol au Vents z pastą z szynki, vol au Vents z krewetkami, mini ptysie z musem kaparowym i szynką parmeńską, mini ptysie z łososiem wędzonym i rukolą, mini ptysie z pastą cytrynową i kawiorem, tatar z łososia na surowym ogórku, krakersy z serem pleśniowym i orzechami, mini pomidory faszerowane serem kozim, pumpernikiel z wędzonym łososiem, pumpernikiel z szynką
Strona 4/5 konserwową i pomidorkami, chleb tostowy z salami, chleb tostowy z wędzonym kurczakiem, kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna. 2. Przerwy kawowe dla maksymalnie 1000 osób. Wykonawca zorganizuje siedem przerw kawowych zgodnie z harmonogramem konferencji podanym w pkt. II. Minimalne menu: świeżo parzona kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata (co najmniej 3 rodzaje herbaty do wyboru), cukier, mleko, cytryna, woda mineralna (gazowana i niegazowana), soki 0,3 l na osobę, mix ciasteczek, owoce. Ilość stanowisk i ich lokalizacja będzie ustalona z Zamawiającym po podpisaniu umowy. 3. dla maksymalnie 1000 osób. W dniach 25-29 sierpnia Wykonawca zapewni lunch dla uczestników konferencji w formie bufetu. Przykładowe menu: Żurek, mintaj zapiekany z pomidorami, pierogi (min. 3 rodzaje), ziemniaki pieczone w ziołach, marchewka z groszkiem, woda w dzbankach. 4. Obsługa gastronomiczna 3 sesji plakatowych w dniach 25, 26, 27 sierpnia (każda sesja dla maksymalnie 1000 osób). Przykładowe menu: Terina z mozarelli i pomidorów w grillowanych płatkach cukinii, tartinki (2 rodzaje), fantazja z terin z aromatycznymi farszami, parfe warzywne, deska serów wysokogatunkowych garnirowana owocami, roladki z pieczonego drobiu z warzywami, mini roladki ze schabu z aromatycznymi farszami, płatki pieczonego schabu z musem z kaparowym, zielony ogórek z aromatyczną pastą serową, soki owocowe, woda mineralna 5. Uroczysta zasiadana kolacja w dniu 28 sierpnia dla maksymalnie 1000 osób. Proponowane menu: Przystawka: wachlarz polędwicy wołowej z kremem chrzanowym, Zupa: capucino z borowików, Danie główne: kaczka pieczona z jabłkami i gołąbkami z czerwonej kapusty, szparagi zapieczone z boczkiem Deser: bawarese pomarańczowo kolendrowe, Fontanna czekoladowa 2 szt. Napoje kawa, herbata, soki owocowe, woda mineralna 6. Uroczyste spotkanie Komitetu Sterującego Konferencji. Wykonawca zorganizuje spotkanie Komitetu Sterującego w ekskluzywnej restauracji o klasie równoważnej hotelowi 4 gwiazdkowemu, będącej wizytówką Wrocławia. Maksymalna ilość uczestników spotkania nie przekroczy 50 osób. Wykonawca zapewni transport uczestników spotkania z zebrania Komitetu Sterującego (Sala 8) do miejsca uroczystego spotkania w dniu 27 sierpnia ok. godz. 20.00 oraz przewóz uczestników do centrum Wrocławia po zakończonym spotkaniu (planowane zakończenie ok. godz. 23). Menu Przysmak z polędwicy wołowej z oliwą truflową, grasica cielęca z prawdziwkami i warzywami, polędwica wołowa z truflami na szpinaku, waniliowy krem brulee z lodami z czarnego bzu, napoje. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia ilości uczestników zdarzeń wymienionych w pkt.iii.2. Liczba uczestników każdego zdarzenia zostanie przekazana Wykonawcy nie później niż 10 dni przed planowanym terminem. Wykonawca obciąży Zamawiającego kwotą faktycznie zrealizowanych usług. Wymagania dodatkowe do realizacji Zadania: Do podawanych w trakcie imprez napojów Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dodatki: śmietankę do kawy, świeżą cytrynę w plasterkach i cukier, które będą na bieżąco uzupełniane. Napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych, porcelanowych lub szklanych. Napoje zimne serwowane będą w szklanych naczyniach. Soki i woda mineralna podane będą w porcelanowych lub szklanych dzbankach. Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Cała zastawa musi być utrzymana w tym samym wzornictwie. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia i temperaturę. Napoje ciepłe będą podane w taki sposób, aby przez czas trwania imprezy utrzymywana była ich stała, odpowiednio wysoka temperatura. Usługi gastronomiczne będą świadczone wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych. Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.).
Strona 5/5 Wykonawca zobowiązany będzie także w ramach usługi gastronomicznej do: 1. Zapewnienia transportu, tj. dostarczenia usługi na miejsce jej świadczenia. 2. Zapewnienia wystarczającej obsługi kelnerskiej w trakcie trwania imprez. Zamawiający wymaga od obsługi kelnerskiej komunikatywnej znajomości języka angielskiego. 3. Zapewnienia stołów nakrytych obrusami (obrusy nie mogą być jednorazowe-papierowe). Użyte obrusy muszą być bezwzględnie czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane. 4. Zapewnienia wystarczającej liczby serwetek papierowych jednowarstwowych, stołowych z atestem PZH. 5. Zapewnienia dekoracji na stołach. 6. Uprzątnięcia i wywiezienia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach. III.3. Usługi hotelowe dla uczestników Konferencji. 1. Wykonawca zapewni noclegi w pokojach 1 osobowych dla maksimum 25 gości honorowych Konferencji w hotelu kategorii co najmniej 3 gwiazdkowej, których koszt należy uwzględnić w formularzu cenowym (pkt.iii). Ilość i terminy noclegów będą podawane Wykonawcy przez Zamawiającego na bieżąco. 2. Wykonawca będzie koordynował usługi hotelowe dla gości Konferencji. W szczególności będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie negocjacji cen z hotelami i wstępną ich rezerwację. 3. Uczestnicy konferencji pokrywają całkowite koszty zakwaterowania indywidualnie (z wyłączeniem pkt. III.3.1 koszty pokrywa Zamawiający). 4. Zamawiający na stronie internetowej Konferencji i w wysyłanych materiałach do uczestników Konferencji będzie na bieżąco zamieszczał dane dotyczące możliwości zakwaterowania we Wrocławiu, otrzymane od Wykonawcy. III.4. Organizacja imprez kulturalnych. 1. Wykonawca zorganizuje atrakcyjny pokaz multimedialny w trakcie przyjęcia koktajlowego w dniu 24.08, trwający nie krócej niż 10 min. i zawierający treści zrozumiałe dla obcokrajowców. 2. Wykonawca zapewni oprawę muzyczną uroczystej kolacji w dniu 28.08. Koncert powinien stanowić dogodne tło do prowadzonych w czasie kolacji rozmów i zawierać elementy nawiązujące do polskiej kultury i tradycji, ale także utwory światowe. 3. Atrakcją w trakcie uroczystej kolacji (28.08) będzie pokaz multimedialny promujący Wrocław i region Dolnego Śląska trwający nie krócej niż 10 min.