POLSKA NORMA ICS 13.020.10 PN-EN ISO 14001 Wprowadza, IDT ISO 14001:2015, IDT Zastępuje PN-EN ISO 14001:2005 Systemy zarządzania środowiskowego Wymagania i wytyczne stosowania Norma Europejska Environmental management systems Requirements with guidance for use (ISO 14001:2015) ma status Polskiej Normy Copyright by PKN, Warszawa 2016 nr ref. PN--09 Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Żadna część niniejszej publikacji nie może być zwielokrotniana jakąkolwiek techniką bez pisemnej zgody Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego
PN--09 Przedmowa krajowa Niniejsza norma jest identycznym tłumaczeniem angielskiej wersji Normy Europejskiej, stanowiącej wprowadzenie bez żadnych modyfikacji Normy Międzynarodowej ISO 14001:2015. Została zatwierdzona przez Prezesa PKN 29 września 2015 r. Komitetem krajowym odpowiedzialnym za normę i jej tłumaczenie jest KT nr 270 ds. Zarządzania Środowiskowego. W zakresie tekstu Normy Europejskiej wprowadzono odsyłacz krajowy oznaczony N1). Niniejsza norma zastępuje PN-EN ISO 14001:2005. W sprawach merytorycznych dotyczących treści normy można zwracać się do właściwego Komitetu Technicznego lub właściwej Rady Sektorowej PKN, kontakt: www.pkn.pl. 2
NORMA EUROPEJSKA EUROPEAN STANDARD NORME EUROPÉENNE EUROPÄISCHE NORM EN ISO 14001 wrzesień 2015 ICS 13.020.10 Zastępuje EN ISO 14001:2004 Wersja polska Systemy zarządzania środowiskowego Wymagania i wytyczne stosowania (ISO 14001:2015) Environmental management systems Requirements with guidance for use (ISO 14001:2015) Systèmes de management environnemental Exigences et lignes directrices pour son utilisation (ISO 14001:2015) Umweltmanagementsysteme Anforderungen mit Anleitung zur Anwendung (ISO 14001:2015) Niniejsza norma jest polską wersją Normy Europejskiej. Została ona przetłumaczona przez Polski Komitet Normalizacyjny i ma ten sam status co wersje oficjalne. Niniejsza Norma Europejska została przyjęta przez CEN 14 września 2015 r. Zgodnie z Przepisami wewnętrznymi CEN/CENELEC członkowie CEN są zobowiązani do nadania Normie Europejskiej statusu normy krajowej bez wprowadzania jakichkolwiek zmian. Aktualne wykazy norm krajowych, łącznie z ich danymi bibliograficznymi, można otrzymać na zamówienie w Centrum Zarządzania CEN-CENELEC lub w krajowych jednostkach normalizacyjnych będących członkami CEN. Niniejsza Norma Europejska istnieje w trzech oficjalnych wersjach (angielskiej, francuskiej i niemieckiej). Wersja w każdym innym języku, przetłumaczona na odpowiedzialność danego członka CEN na jego własny język i notyfikowana w Centrum Zarządzania CEN-CENELEC, ma ten sam status co wersje oficjalne. Członkami CEN są krajowe jednostki normalizacyjne następujących państw: Austrii, Belgii, Bułgarii, Byłej Jugosłowiańskiej Republiki Macedonii, Chorwacji, Cypru, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Islandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Norwegii, Polski, Portugalii, Republiki Czeskiej, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Szwecji, Turcji, Węgier, Włoch i Zjednoczonego Królestwa. CEN Europejski Komitet Normalizacyjny European Committee for Standardization Comité Européen de Normalisation Europäisches Komitee für Normung Centrum Zarządzania CEN-CENELEC: Avenue Marnix 17, B-1000 Brussels 2015 CEN All rights of exploitation in any form and by any means reserved worldwide for CEN Members. nr ref. E
Spis treści 2 Stronica Przedmowa do Normy Europejskiej... 4 Wprowadzenie... 5 1 Zakres normy... 8 2 Powołania normatywne... 8 3 Terminy i definicje... 8 3.1 Terminy dotyczące organizacji i przywództwa... 8 3.2 Terminy dotyczące planowania... 9 3.3 Terminy dotyczące wsparcia i działań operacyjnych... 11 3.4 Terminy dotyczące oceny efektów działalności i doskonalenia...12 4 Kontekst organizacji...13 4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu...13 4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych...13 4.3 Określenie zakresu systemu zarządzania środowiskowego...13 4.4 System zarządzania środowiskowego...14 5 Przywództwo...14 5.1 Przywództwo i zaangażowanie...14 5.2 Polityka środowiskowa...14 5.3 Role, odpowiedzialność i uprawnienia w organizacji...15 6 Planowanie...15 6.1 Działania odnoszące się do ryzyk i szans...15 6.1.1 Postanowienia ogólne...15 6.1.2 Aspekty środowiskowe...16 6.1.3 Zobowiązania dotyczące zgodności...16 6.1.4 Planowanie działań...16 6.2 Cele środowiskowe i planowanie ich osiągnięcia...17 6.2.1 Cele środowiskowe...17 6.2.2 Planowanie działań prowadzących do osiągnięcia celów środowiskowych...17 7 Wsparcie...17 7.1 Zasoby...17 7.2 Kompetencje...18 7.3 Świadomość...18 7.4 Komunikacja...18 7.4.1 Postanowienia ogólne...18 7.4.2 Komunikacja wewnętrzna...19 7.4.3 Komunikacja zewnętrzna...19 7.5 Udokumentowane informacje...19 7.5.1 Postanowienia ogólne...19 7.5.2 Opracowywanie i aktualizowanie...19 7.5.3 Nadzór nad udokumentowanymi informacjami...19 8 Działania operacyjne...20 8.1 Planowanie i nadzór nad działaniami operacyjnymi...20 8.2 Gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne...20 9 Ocena efektów działalności...21 9.1 Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena...21 9.1.1 Postanowienia ogólne...21 9.1.2 Ocena zgodności...21 9.2 Audit wewnętrzny...22 9.2.1 Postanowienia ogólne...22 9.2.2 Program auditów wewnętrznych...22 9.3 Przegląd zarządzania...22
10 Doskonalenie...23 10.1 Postanowienia ogólne...23 10.2 Niezgodności i działania korygujące...23 10.3 Ciągłe doskonalenie...24 Załącznik A (informacyjny) Wytyczne dotyczące stosowania niniejszej Normy Międzynarodowej... 25 Załącznik B (informacyjny) Powiązania między ISO 14001:2015 a ISO 14001:2004...39 Bibliografia...41 Indeks alfabetyczny terminów...42 3
Przedmowa do Normy Europejskiej Niniejszy dokument () został opracowany przez Komitet Techniczny ISO/TC 207 Zarządzanie środowiskowe. Niniejsza Norma Europejska powinna uzyskać status normy krajowej, przez opublikowanie identycznego tekstu lub uznanie, najpóźniej do marca 2016 r., a normy krajowe sprzeczne z daną normą powinny być wycofane najpóźniej do marca 2016 r. Zwraca się uwagę, że niektóre elementy niniejszego dokumentu mogą być przedmiotem praw patentowych. CEN [i/lub CENELEC] nie będzie [nie będą] ponosić odpowiedzialności za zidentyfikowanie jakichkolwiek ani wszystkich takich praw patentowych. Niniejszy dokument zastępuje EN ISO 14001:2004. Niniejszy dokument został opracowany na podstawie mandatu, udzielonego CEN przez Komisję Europejską i Europejskie Stowarzyszenie Wolnego Handlu, i wspiera zasadnicze wymagania dyrektywy (dyrektyw) UE. Zgodnie z Przepisami wewnętrznymi CEN/CENELEC do wprowadzenia niniejszej Normy Europejskiej są zobowiązane krajowe jednostki normalizacyjne następujących państw: Austrii, Belgii, Bułgarii, Byłej Jugosłowiańskiej Republiki Macedonii, Chorwacji, Cypru, Danii, Estonii, Finlandii, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Irlandii, Islandii, Litwy, Luksemburga, Łotwy, Malty, Niemiec, Norwegii, Polski, Portugalii, Republiki Czeskiej, Rumunii, Słowacji, Słowenii, Szwajcarii, Szwecji, Turcji, Węgier, Włoch i Zjednoczonego Królestwa. Nota uznaniowa Tekst ISO 14001:2015 został zatwierdzony przez CEN jako bez żadnych modyfikacji. 4
Wprowadzenie 0.1 Podstawy Osiągnięcie równowagi między środowiskiem, społeczeństwem i gospodarką jest traktowane jako warunek zaspokojenia obecnych potrzeb bez zagrożenia dla potrzeb przyszłych pokoleń. Zrównoważony rozwój, jako cel działania, jest osiągany przez zachowanie równowagi między tymi trzema filarami zrównoważenia. Oczekiwania społeczne dotyczące zrównoważonego rozwoju, przejrzystości i wiarygodności ewoluują w związku z zaostrzającymi się wymaganiami prawa, wzrostem presji zanieczyszczeń na środowisko, nieefektywnym wykorzystaniem zasobów, niewłaściwą gospodarką odpadami, zmianami klimatu oraz degradacją ekosystemów i zmniejszaniem bioróżnorodności. Chcąc wzmocnić swój udział w środowiskowym filarze zrównoważonego rozwoju, organizacje wprowadzają do stosowania systemowe podejście do zarządzania środowiskowego poprzez wdrażanie systemów zarządzania środowiskowego. 0.2 Cel systemu zarządzania środowiskowego Intencją niniejszej Normy Międzynarodowej jest dostarczenie organizacjom narzędzia ułatwiającego ochronę środowiska i reagowanie na zmiany warunków środowiskowych w zgodzie z potrzebami społecznymi i gospodarczymi. Norma określa wymagania, które umożliwiają organizacji osiągnięcie zamierzonych wyników przyjętych dla jej systemu zarządzania środowiskowego. Systemowe podejście do zarządzania środowiskowego może dostarczyć najwyższemu kierownictwu informacji umożliwiających osiągnięcie długofalowego sukcesu i stworzyć możliwość wniesienia wkładu w zrównoważony rozwój poprzez: ochronę środowiska przez zapobieganie lub łagodzenie niekorzystnych wpływów na środowisko, łagodzenie niekorzystnego wpływu warunków środowiskowych na organizację; wspieranie organizacji w spełnianiu zobowiązań dotyczących zgodności; poprawianie środowiskowych efektów działalności; nadzorowanie lub wpływanie na to, jak wyroby i usługi organizacji są projektowane, wykonywane, rozprowadzane, konsumowane i unieszkodliwiane przez zastosowanie perspektywy cyklu życia, co może zapobiec zjawisku nieumyślnego przenoszenia wpływów na środowisko do innych elementów cyklu; osiąganie korzyści finansowych i operacyjnych, które mogą wynikać z zastosowania alternatywnych, korzystnych dla środowiska rozwiązań wzmacniających pozycję rynkową organizacji; przekazywanie informacji środowiskowych odpowiednim stronom zainteresowanym. Niniejsza Norma Międzynarodowa, podobnie jak inne Normy Międzynarodowe, nie ma na celu zaostrzenia lub zmiany wymagań prawnych dotyczących organizacji. 0.3 Czynniki sukcesu Sukces systemu zarządzania środowiskowego zależy od zaangażowania wszystkich szczebli i funkcji organizacji pod przewodnictwem najwyższego kierownictwa. Organizacje mogą zwiększać możliwości zapobiegania lub łagodzenia niekorzystnych wpływów na środowisko i zwiększenia korzystnych wpływów na środowisko, zwłaszcza tych, które wpływają na ich strategię bądź konkurencyjność. Najwyższe kierownictwo może skutecznie odnieść się do ryzyk i szans przez integrację zarządzania środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji, kierunkiem strategicznym i podejmowaniem decyzji, powiązanie ich z innymi priorytetami biznesowymi, a także powiązanie zarządzania środowiskowego z ogólnym systemem zarządzania organizacją. Wykazanie zakończonego sukcesem wdrożenia niniejszej Normy Międzynarodowej może być wykorzystane w celu zapewnienia stron zainteresowanych o skuteczności systemu zarządzania środowiskowego organizacji. Przyjęcie niniejszej Normy Międzynarodowej nie będzie jednak, samo w sobie, gwarantować optymalnych wyników środowiskowych. Zastosowanie niniejszej Normy Międzynarodowej może być odmienne w różnych 5
organizacjach w zależności od kontekstu organizacji. Dwie organizacje prowadzące podobną działalność mogą różnić się zobowiązaniami dotyczącymi zgodności, zobowiązaniami w polityce środowiskowej, technologiami środowiskowymi i celami dotyczącymi środowiskowych efektów działalności. Mimo to obie mogą spełniać wymagania niniejszej Normy Międzynarodowej. Poziom szczegółowości i złożoności systemu zarządzania środowiskowego będzie zależeć od kontekstu organizacji, zakresu systemu zarządzania środowiskowego, zobowiązań dotyczących zgodności, a także charakteru jej działań, wyrobów i usług, w tym jej aspektów środowiskowych i związanych z nimi wpływów na środowisko. 0.4 Model: Planuj Wykonaj Sprawdź Działaj Podstawą podejścia będącego fundamentem systemu zarządzania środowiskowego jest koncepcja Planuj Wykonaj Sprawdź Działaj (PDCA). Model PDCA jest iteracyjnym procesem wykorzystywanym przez organizację do osiągnięcia ciągłego doskonalenia. Może on być zastosowany w systemie zarządzania środowiskowego jako całości i w poszczególnych jego elementach. Może być zwięźle opisany w następujący sposób. Planuj: ustal cele środowiskowe i procesy niezbędne do osiągnięcia wyników zgodnych z polityką środowiskową organizacji. Wykonaj: wdróż procesy zgodnie z planem. Sprawdź: monitoruj i mierz procesy w odniesieniu do polityki środowiskowej, w tym do zobowiązań w niej zawartych, celów środowiskowych i kryteriów operacyjnych oraz informuj o wynikach. Działaj: podejmij działania w celu ciągłego doskonalenia. Aby ułatwić nowym i obecnym użytkownikom zrozumienie znaczenia systemowego podejścia na Rysunku 1, przedstawiono sposób, w jaki koncepcja określona w niniejszej Normie Międzynarodowej może być wpisana w model PDCA. Rysunek 1 Powiązania między PDCA a strukturą niniejszej Normy Międzynarodowej 0.5 Zawartość niniejszej Normy Międzynarodowej Niniejsza Norma Międzynarodowa jest zgodna z wymaganiami ISO odnoszącymi się do norm systemów zarządzania. Wymagania te obejmują strukturę głównych rozdziałów, identyczny podstawowy tekst oraz wspólne terminy i podstawowe definicje, zaprojektowane tak, aby przyniosły korzyść użytkownikom wdrażającym więcej niż jedną normę ISO dotyczącą systemu zarządzania. 6
Niniejsza Norma Międzynarodowa nie zawiera wymagań specyficznych dla innych systemów zarządzania, takich jak zarządzanie jakością, bezpieczeństwem i higieną pracy, energią lub finansami. Niemniej jednak niniejsza Norma Międzynarodowa umożliwia organizacji zastosowanie wspólnego podejścia i podejścia opartego na ryzyku w celu zintegrowania jej systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami dotyczącymi innych systemów zarządzania. Niniejsza Norma Międzynarodowa zawiera wymagania będące podstawą oceny zgodności. Organizacja może wykazać zgodność z niniejszą Normą Międzynarodową poprzez: samoocenę i własną deklarację, lub dążenie do potwierdzenia tej zgodności przez strony zainteresowane organizacji takie jak klienci, lub dążenie do potwierdzenia własnej deklaracji przez strony zewnętrzne w stosunku do organizacji, lub dążenie do certyfikacji/rejestracji systemu zarządzania środowiskowego przez zewnętrzną organizację. W Załączniku A podano wyjaśnienia mające na celu zapobieganie niewłaściwej interpretacji wymagań niniejszej Normy Międzynarodowej. Załącznik B wskazuje szerokie techniczne powiązania między obecnym a poprzednim wydaniem niniejszej Normy Międzynarodowej. Wytyczne dotyczące wdrażania systemu zarządzania środowiskowego zawarte są w ISO 14004. W niniejszej Normie Międzynarodowej stosuje się poniższe formy słowne: powinien, należy oznacza wymaganie; zaleca się oznacza zalecenie; dopuszcza się oznacza dopuszczenie; może oznacza możliwość lub zdolność. Informacje oznaczone jako UWAGA mają na celu ułatwienie zrozumienia lub stosowania niniejszego dokumentu. Uwagi do hasła stosowane w Rozdziale 3 zawierają dodatkowe informacje, które uzupełniają dane terminologiczne i mogą zawierać postanowienia dotyczące stosowania danego terminu. Terminy i definicje w Rozdziale 3 zostały uporządkowane według obszarów tematycznych, a ich indeks alfabetyczny znajduje się na końcu niniejszego dokumentu. 7
Systemy zarządzania środowiskowego Wymagania i wytyczne stosowania 1 Zakres normy W niniejszej Normie Międzynarodowej określono wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego, który organizacja może wykorzystać, aby poprawiać środowiskowe efekty swojej działalności. Niniejsza Norma Międzynarodowa jest przeznaczona do stosowania przez organizację zamierzającą zarządzać swoimi obowiązkami dotyczącymi środowiska w sposób systemowy, który wspiera środowiskowy filar zrównoważonego rozwoju. Niniejsza Norma Międzynarodowa ułatwia organizacji osiągnięcie zamierzonych wyników systemu zarządzania środowiskowego, które stanowią wartość dla środowiska, samej organizacji i jej stron zainteresowanych. Zgodnie z polityką środowiskową organizacji zamierzone wyniki systemu zarządzania środowiskowego obejmują: poprawę środowiskowych efektów działalności; wypełnianie zobowiązań dotyczących zgodności; osiągnięcie celów środowiskowych. Niniejsza Norma Międzynarodowa może być zastosowana przez każdą organizację niezależnie od jej wielkości, rodzaju i charakteru; norma ma także zastosowanie do tych aspektów środowiskowych działań, wyrobów i usług, które organizacja określiła jako pozostające pod jej nadzorem lub na które może mieć wpływ, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia. W niniejszej Normie Międzynarodowej nie określono specyficznych kryteriów dotyczących środowiskowych efektów działalności. Niniejsza Norma Międzynarodowa może być stosowana w całości lub w części w celu systematycznego doskonalenia zarządzania środowiskowego. Jednak deklarowanie zgodności z niniejszą Normą Międzynarodową jest akceptowalne tylko wtedy, gdy wszystkie jej wymagania zostały ujęte w systemie zarządzania środowiskowego organizacji oraz spełnione bez żadnych wyłączeń. 2 Powołania normatywne Brak powołań normatywnych. 3 Terminy i definicje Dla celów niniejszego dokumentu stosuje się terminy i definicje wymienione niżej. 3.1 Terminy dotyczące organizacji i przywództwa 3.1.1 system zarządzania zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów organizacji (3.1.4) służących ustanowieniu polityk i celów (3.2.5) oraz procesów (3.3.5) do osiągania tych celów Uwaga 1 do hasła: System zarządzania może obejmować jedną lub kilka dziedzin (np. jakość, środowisko, bezpieczeństwo i higienę pracy, energię, zarządzanie finansami). Uwaga 2 do hasła: Elementy systemu obejmują strukturę organizacyjną, role i odpowiedzialność, planowanie i prowadzenie działań operacyjnych, ocenę efektów działalności i doskonalenie. Uwaga 3 do hasła: Zakres systemu zarządzania może obejmować całą organizację, określone i zidentyfikowane funkcje organizacji, określone i zidentyfikowane działy organizacji, lub co najmniej jedną funkcję w grupie organizacji. 8
3.1.2 system zarządzania środowiskowego część systemu zarządzania (3.1.1) wykorzystywana do zarządzania aspektami środowiskowymi (3.2.2), spełniania zobowiązań dotyczących zgodności (3.2.9) oraz odniesienia się do ryzyk i szans (3.2.11) 3.1.3 polityka środowiskowa zamierzenia i ukierunkowanie organizacji (3.1.4) dotyczące środowiskowych efektów działalności (3.4.11) formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo (3.1.5) 3.1.4 organizacja osoba lub grupa osób, pełniąca określone funkcje z przypisanymi odpowiedzialnością, uprawnieniami i zależnościami służącymi osiąganiu swoich celów (3.2.5) Uwaga 1 do hasła: Pojęcie organizacja obejmuje co najmniej: samodzielnego handlowca, spółkę, korporację, firmę, przedsiębiorstwo, organ władzy, organizację partnerską, organizację charytatywną lub instytucję, lub ich część albo kombinację, niezależnie od posiadania osobowości prawnej, państwową lub prywatną. 3.1.5 najwyższe kierownictwo osoba lub grupa osób, które na najwyższym szczeblu kierują organizacją (3.1.4) i ją nadzorują Uwaga 1 do hasła: Najwyższe kierownictwo ma kompetencje do delegowania uprawnień i zapewnienia zasobów w organizacji. Uwaga 2 do hasła: Jeżeli zakres systemu zarządzania (3.1.1) obejmuje tylko część organizacji, wówczas termin najwyższe kierownictwo odnosi się do osób, które kierują tą częścią organizacji i ją nadzorują. 3.1.6 strona zainteresowana osoba lub organizacja (3.1.4), która może mieć wpływ na decyzje lub działania, podlegać ich wpływom lub która postrzega siebie jako podlegającą wpływom decyzji lub działań PRZYKŁAD Klienci, społeczności, dostawcy, organy regulacyjne, organizacje pozarządowe, inwestorzy i pracownicy. Uwaga 1 do hasła: Wyrażenie postrzegać siebie jako podlegającą wpływom oznacza, że to postrzeganie jest znane organizacji. 3.2 Terminy dotyczące planowania 3.2.1 środowisko otoczenie, w którym działa organizacja (3.1.4), z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności Uwaga 1 do hasła: Otoczenie może rozciągać się od wnętrza organizacji aż do systemu lokalnego, regionalnego i globalnego. Uwaga 2 do hasła: Otoczenie może być charakteryzowane ze względu na bioróżnorodność, ekosystemy, klimat lub inne cechy. 3.2.2 aspekt środowiskowy element działań lub wyrobów lub usług organizacji (3.1.4), który wzajemnie oddziałuje lub może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem (3.2.1) Uwaga 1 do hasła: Aspekt środowiskowy może powodować wpływ(-y) na środowisko (3.2.4). Znaczącym aspektem środowiskowym jest ten, który ma lub może mieć jeden lub więcej znaczących wpływów na środowisko. Uwaga 2 do hasła: Znaczące aspekty środowiskowe są określane przez organizacje przy użyciu jednego kryterium lub większej liczby kryteriów. 9
3.2.3 warunki środowiskowe stan lub charakterystyka środowiska (3.2.1) określone w danym czasie 3.2.4 wpływ na środowisko zmiana w środowisku (3.2.1), zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana aspektami środowiskowymi (3.2.2) organizacji (3.1.4) 3.2.5 cel wynik do osiągnięcia Uwaga 1 do hasła: Cel może być strategiczny, taktyczny lub operacyjny. Uwaga 2 do hasła: Cele mogą odnosić się do różnych dziedzin (takich jak finanse, zdrowie i bezpieczeństwo oraz środowisko) i mogą mieć zastosowanie na różnych poziomach (takich jak: poziom strategiczny, cała organizacja, projekt, wyrób, usługa i proces (3.3.5). Uwaga 3 do hasła: Cel może być wyrażony w różny sposób, np. jako zamierzony wynik, zamysł, kryterium operacyjne, cel środowiskowy (3.2.6) lub też innymi słowami o podobnym znaczeniu. 3.2.6 cel środowiskowy cel (3.2.5) ustalony przez organizację (3.1.4) spójny z jej polityką środowiskową (3.1.3) 3.2.7 zapobieganie zanieczyszczeniom stosowanie procesów (3.3.5), praktyk, technik, materiałów, wyrobów, usług lub energii w celu uniknięcia, ograniczenia lub nadzorowania (osobno lub łącznie) powstawania i wprowadzania do środowiska dowolnego rodzaju zanieczyszczeń lub odpadów w celu zmniejszenia niekorzystnych wpływów na środowisko (3.2.4) Uwaga 1 do hasła: Zapobieganie zanieczyszczeniom może obejmować ograniczanie lub eliminację zanieczyszczeń u źródła, zmiany procesu, wyrobu lub usługi, efektywne wykorzystanie zasobów, zastępowanie materiałów i energii, ponowne użycie, odzysk, recykling, odzyskiwanie surowców wtórnych lub przetwarzanie. 3.2.8 wymaganie potrzeba lub oczekiwanie, które zostało ustalone, przyjęte zwyczajowo lub jest obowiązkowe Uwaga 1 do hasła: Przyjęte zwyczajowo oznacza, że jest zwyczaj lub powszechna praktyka organizacji (3.1.4) i stron zainteresowanych (3.1.6), że rozpatrywana potrzeba lub oczekiwanie są przyjęte. Uwaga 2 do hasła: Wymaganie wyspecyfikowane to takie, które jest ustalone, na przykład w udokumentowanej informacji (3.3.2). Uwaga 3 do hasła: Wymagania inne niż prawne stają się obowiązujące, jeśli organizacja podejmie decyzję o ich spełnianiu. 3.2.9 zobowiązania dotyczące zgodności (termin zalecany) wymagania prawne i inne (termin dopuszczalny) wymagania (3.2.8) prawne, które organizacja (3.1.4) jest obowiązana spełniać, oraz inne wymagania, które organizacja jest obowiązana spełniać lub które wybrała do spełniania Uwaga 1 do hasła: Zobowiązania dotyczące zgodności są związane z systemem zarządzania środowiskowego (3.1.2). Uwaga 2 do hasła: Zobowiązania dotyczące zgodności mogą mieć swoje źródło w wymaganiach prawnych, takich jak przepisy ustawowe i wykonawcze lub w dobrowolnych zobowiązaniach, takich jak normy branżowe i zakładowe, ustalenia kontraktowe, dobre praktyki oraz uzgodnienia z grupami społecznymi lub organizacjami pozarządowymi. 10
3.2.10 ryzyko wpływ niepewności Uwaga 1 do hasła: Wpływ niepewności powoduje odchylenie od oczekiwań pozytywne lub negatywne. Uwaga 2 do hasła: Niepewność to stan, również częściowy, braku informacji związanej ze zrozumieniem lub wiedzą na temat zdarzenia, jego następstw lub prawdopodobieństwa. Uwaga 3 do hasła: Ryzyko jest często określane w odniesieniu do potencjalnych zdarzeń (jak zdefiniowano w ISO Guide 73:2009, 3.5.1.3) i następstw (jak zdefiniowano w ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3) lub ich kombinacji. Uwaga 4 do hasła: Ryzyko jest często wyrażane jako kombinacja następstw zdarzenia (z uwzględnieniem zmian okoliczności) i związanego z nim prawdopodobieństwa (jak zdefiniowano w ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) jego wystąpienia. 3.2.11 ryzyka i szanse potenscjalne niekorzystne wpływy (zagrożenia) i potencjalne korzystne wpływy (szanse) 3.3 Terminy dotyczące wsparcia i działań operacyjnych 3.3.1 kompetencje zdolność do stosowania wiedzy i umiejętności w celu osiągnięcia zamierzonych wyników 3.3.2 udokumentowana informacja informacja, która powinna być nadzorowana i utrzymywana przez organizację (3.1.4), oraz nośnik, na jakim jest zawarta Uwaga 1 do hasła: Udokumentowana informacja może być w dowolnej formie i na dowolnym rodzaju nośnika i może pochodzić z dowolnego źródła. Uwaga 2 do hasła: Udokumentowana informacja może odnosić się do: systemu zarządzania środowiskowego (3.1.2), łącznie ze związanymi procesami (3.3.5); informacji stworzonej dla potrzeb prowadzonej działalności organizacji (może być nazywana dokumentacją); dowodów uzyskanych wyników (mogą być nazywane zapisami). 3.3.3 cykl życia kolejne i powiązane ze sobą etapy systemu wyrobu (lub usługi), od pozyskania lub wytworzenia surowca z zasobów naturalnych do końcowego unieszkodliwienia Uwaga 1 do hasła: Cykl życia obejmuje pozyskanie surowców, projektowanie, wytwarzanie, transport/dostawę, użytkowanie, przetwarzanie po zakończeniu użytkowania i końcowe unieszkodliwienie. [ŹRÓDŁO: ISO 14044:2006, 3.1, zmodyfikowane Do definicji dodano słowa (lub usługi) oraz dodano Uwagę 1 do hasła] 3.3.4 zlecać na zewnątrz (czasownik) zawrzeć porozumienie, na mocy którego organizacja (3.1.4) zewnętrzna realizuje część funkcji lub procesów (3.3.5) organizacji Uwaga 1 do hasła: Organizacja zewnętrzna nie jest objęta zakresem systemu zarządzania (3.1.1), chociaż zlecane na zewnątrz funkcje lub procesy znajdują się w zakresie systemu. 11
3.3.5 proces zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia Uwaga 1 do hasła: Proces może być udokumentowany lub nie. 3.4 Terminy dotyczące oceny efektów działalności i doskonalenia 3.4.1 audit audyt systematyczny, niezależny i udokumentowany proces (3.3.5) uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu Uwaga 1 do hasła: Audit wewnętrzny jest prowadzony przez samą organizację (3.1.4) lub w jej imieniu przez stronę zewnętrzną. Uwaga 2 do hasła: Audit może być auditem połączonym (obejmującym co najmniej dwie dziedziny). Uwaga 3 do hasła: Niezależność może być wykazana przez brak odpowiedzialności auditora za obszar działalności, który jest auditowany lub przez brak uprzedzeń i konfliktu interesów. Uwaga 4 do hasła: Na dowód z auditu składają się zapisy, stwierdzenia faktu lub inne informacje, które są istotne ze względu na kryteria auditu i możliwe do zweryfikowania. Kryteria auditu to zestaw polityk, procedur lub wymagań (3.2.8) używanych jako odniesienie, do których porównuje się dowody z auditu, jak określono w ISO 19011:2011, 3.3 i 3.2 odpowiednio. 3.4.2 zgodność spełnienie wymagania (3.2.8) 3.4.3 niezgodność niespełnienie wymagania (3.2.8) Uwaga 1 to hasła: Niezgodność odnosi się do wymagań niniejszej Normy Międzynarodowej i innych wymagań systemu zarządzania środowiskowego (3.1.2), które organizacja (3.1.4) przyjęła do stosowania. 3.4.4 działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny niezgodności (3.4.3) i zapobieżenia ponownemu wystąpieniu Uwaga 1 to hasła: Niezgodność może mieć jedną lub więcej przyczyn. 3.4.5 ciągłe doskonalenie powtarzające się działania mające na celu poprawę efektów działalności (3.4.10) Uwaga 1 do hasła: Poprawianie efektów działalności w odniesieniu do funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego (3.1.2) oznacza poprawę środowiskowych efektów działalności (3.4.11) zgodnie z polityką środowiskową (3.1.3) organizacji (3.1.4). Uwaga 2 do hasła: Nie jest konieczne prowadzenie tych działań we wszystkich obszarach jednocześnie lub bez przerw. 3.4.6 skuteczność stopień, w jakim planowane działania są zrealizowane i planowane wyniki osiągnięte 3.4.7 wskaźnik mierzalna prezentacja stanu lub statusu działań operacyjnych, zarządczych lub warunków [ŹRÓDŁO: ISO 14031:2013, 3.15] 12
3.4.8 monitorowanie określenie statusu systemu, procesu (3.3.5) lub działania Uwaga 1 do hasła: Do określenia statusu może być potrzebne sprawdzenie, nadzorowanie lub szczegółowa obserwacja. 3.4.9 pomiar proces (3.3.5) mający na celu określenie wartości 3.4.10 efekt działalności N1) mierzalny wynik Uwaga 1 do hasła: Efekt działalności może odnosić się do ustaleń ilościowych lub jakościowych. Uwaga 2 do hasła: Efekt działalności może odnosić się do zarządzania działaniami, procesami (3.3.5), wyrobami (łącznie z usługami), systemami lub organizacjami (3.1.4). 3.4.11 środowiskowy efekt działalności efekt działalności (3.4.10) związany z zarządzaniem aspektami środowiskowymi (3.2.2) Uwaga 1 do hasła: Dla potrzeb systemu zarządzania środowiskowego (3.1.2) wyniki mogą być mierzone w odniesieniu do polityki środowiskowej (3.1.3) organizacji (3.1.4), celów środowiskowych (3.2.6) lub innych kryteriów, przy wykorzystaniu wskaźników (3.4.7). 4 Kontekst organizacji 4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu Organizacja powinna określić czynniki zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla celu jej działania i takie, które wpływają na zdolność organizacji do osiągnięcia zamierzonych wyników jej systemu zarządzania środowiskowego. Czynniki takie powinny obejmować warunki środowiskowe będące pod wpływem organizacji lub mogące mieć wpływ na organizację. 4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych Organizacja powinna określić: a) strony zainteresowane, istotne dla systemu zarządzania środowiskowego; b) istotne potrzeby i oczekiwania (tj. wymagania) tych stron zainteresowanych; c) które z tych potrzeb i oczekiwań stają się jej zobowiązaniami dotyczącymi zgodności. 4.3 Określenie zakresu systemu zarządzania środowiskowego Organizacja powinna określić granice i możliwości zastosowania systemu zarządzania środowiskowego w celu ustalenia jego zakresu. Przy określaniu zakresu organizacja powinna rozważyć: a) czynniki zewnętrzne i wewnętrzne, o których mowa w 4.1; b) zobowiązania dotyczące zgodności, o których mowa w 4.2; c) swoje jednostki organizacyjne, funkcje i granice fizyczne; d) własne działania, wyroby i usługi; e) własne uprawnienia i możliwości sprawowania nadzoru i wywierania wpływu. N1) Odsyłacz krajowy: Odpowiednikami polskimi angielskiego terminu performance, w odniesieniu do norm systemów zarządzania środowiskowego, są (w zależności od kontekstu) również terminy: efekt funkcjonowania i efekt działania. 13
Gdy zakres jest określony, wszystkie działania, wyroby i usługi organizacji objęte tym zakresem powinny być włączone do systemu zarządzania środowiskowego. Zakres powinien być utrzymywany jako udokumentowana informacja i być dostępny dla stron zainteresowanych. 4.4 System zarządzania środowiskowego Aby osiągnąć zamierzone wyniki, w tym poprawę swoich środowiskowych efektów działalności, organizacja powinna ustanowić, wdrożyć, utrzymywać i ciągle doskonalić system zarządzania środowiskowego łącznie z potrzebnymi procesami i ich wzajemnym oddziaływaniem, zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej. Podczas ustanawiania i utrzymywania systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna rozważyć wiedzę zdobytą zgodnie z 4.1 i 4.2. 5 Przywództwo 5.1 Przywództwo i zaangażowanie Najwyższe kierownictwo powinno wykazywać przywództwo i zaangażowanie w odniesieniu do systemu zarządzania środowiskowego poprzez: a) przyjęcie odpowiedzialności za skuteczność systemu zarządzania środowiskowego; b) zapewnienie, aby polityka środowiskowa oraz cele środowiskowe były ustanowione i zgodne z kierunkiem strategicznym i kontekstem organizacji; c) zapewnienie zintegrowania wymagań systemu zarządzania środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji; d) zapewnienie dostępności zasobów potrzebnych w systemie zarządzania środowiskowego; e) komunikowanie znaczenia skutecznego zarządzania środowiskowego i zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego; f) zapewnienie, aby system zarządzania środowiskowego osiągał zamierzone wyniki; g) kierowanie osobami, które mają wpływ na skuteczność systemu zarządzania środowiskowego i wspieranie ich; h) promowanie ciągłego doskonalenia; i) wspieranie innych istotnych ról kierownictwa w celu wykazania ich przywództwa w obszarach, za które odpowiadają. UWAGA Określenie biznes w niniejszej Normie Międzynarodowej można interpretować szeroko w znaczeniu tych działań, które są podstawowe dla celu istnienia organizacji. 5.2 Polityka środowiskowa Najwyższe kierownictwo powinno ustanowić, wdrożyć i utrzymywać politykę środowiskową, która w określonym zakresie systemu zarządzania środowiskowego: a) jest odpowiednia do celu istnienia organizacji i jej kontekstu, w tym charakteru i skali wpływów na środowisko jej działań, wyrobów i usług; b) tworzy ramy do ustanowienia celów środowiskowych; c) zawiera zobowiązanie do ochrony środowiska, w tym do zapobiegania zanieczyszczeniom, oraz inne specyficzne zobowiązanie(-a) istotne dla kontekstu organizacji; 14
UWAGA Inne szczególne zobowiązanie(-a) do ochrony środowiska mogą obejmować zrównoważone wykorzystanie zasobów, łagodzenie zmian klimatu i adaptację do nich oraz ochronę bioróżnorodności i ekosystemów. d) zawiera zobowiązanie do spełniania zobowiązań dotyczących zgodności; e) zawiera zobowiązanie do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego w celu poprawy środowiskowych efektów działalności. Polityka środowiskowa powinna być: utrzymywana jako udokumentowana informacja; zakomunikowana w organizacji; dostępna dla stron zainteresowanych. 5.3 Role, odpowiedzialność i uprawnienia w organizacji Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, aby odpowiedzialność i uprawnienia osób pełniących istotne role zostały przydzielone i zakomunikowane w organizacji Najwyższe kierownictwo powinno przydzielić odpowiedzialność i uprawnienia w zakresie: a) zapewnienia zgodności systemu zarządzania środowiskowego z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej; b) przedstawiania najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących efektów działania systemu zarządzania środowiskowego, w tym środowiskowych efektów działalności. 6 Planowanie 6.1 Działania odnoszące się do ryzyk i szans 6.1.1 Postanowienia ogólne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny(-e) do spełniania wymagań określonych w 6.1.1 do 6.1.4. Planując system zarządzania środowiskowego, organizacja powinna rozważyć: a) czynniki, o których mowa w 4.1; b) wymagania, o których mowa w 4.2; c) zakres systemu zarządzania środowiskowego; oraz określić ryzyka i szanse związane z jej aspektami środowiskowymi (patrz 6.1.2), zobowiązaniami dotyczącymi zgodności (patrz 6.1.3) oraz innymi czynnikami i wymaganiami, określonymi w 4.1 i 4.2, do których należy się odnieść, w celu: zapewnienia, aby system zarządzania środowiskowego mógł osiągnąć zamierzone wyniki; zapobiegania lub ograniczenia niepożądanych skutków, w tym możliwości wpływu zewnętrznych warunków środowiskowych na organizację; osiągnięcia ciągłego doskonalenia. W ustalonym zakresie systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna określić potencjalne sytuacje awaryjne, w tym te, które mogą mieć wpływ na środowisko. 15
Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące: ryzyk i szans, do których powinna się odnieść; procesu(-ów), o których mowa w 6.1.1 do 6.1.4 w zakresie niezbędnym dla zapewnienia, że są one prowadzone tak, jak zaplanowano. 6.1.2 Aspekty środowiskowe W zdefiniowanym zakresie systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna określić aspekty środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, które może nadzorować i na które może mieć wpływ, a także powiązane z nimi wpływy na środowisko, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia. Podczas określania aspektów środowiskowych organizacja powinna uwzględnić: a) zmiany, w tym planowane lub nowe przedsięwzięcia oraz nowe lub modyfikowane działania, wyroby i usługi; b) warunki nietypowe i racjonalnie przewidywalne sytuacje awaryjne. Organizacja powinna określić te aspekty, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, tj. znaczące aspekty środowiskowe, na podstawie ustanowionych kryteriów. Organizacja powinna przekazywać informacje o swoich znaczących aspektach środowiskowych, jeśli jest to odpowiednie, między różnymi szczeblami i funkcjami organizacji. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące jej: aspektów środowiskowych i związanych z nimi wpływów na środowisko; kryteriów użytych do określenia znaczących aspektów środowiskowych; znaczących aspektów środowiskowych. UWAGA Znaczące aspekty środowiskowe mogą skutkować zaistnieniem ryzyk i szans związanych z wpływami na środowisko, zarówno niekorzystnymi (zagrożenia), jak i korzystnymi (szanse). 6.1.3 Zobowiązania dotyczące zgodności Organizacja powinna: a) określić zobowiązania dotyczące zgodności związane z jej aspektami środowiskowymi i mieć do nich dostęp; b) określić jak te zobowiązania dotyczące zgodności stosują się do organizacji; c) uwzględnić te zobowiązania dotyczące zgodności przy ustanawianiu, wdrażaniu, utrzymywaniu i doskonaleniu jej systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące zobowiązań dotyczących zgodności. UWAGA Zobowiązania dotyczące zgodności mogą skutkować zaistnieniem ryzyk i szans dla organizacji. 6.1.4 Planowanie działań Organizacja powinna zaplanować: a) działania odnoszące się do jej: 1) znaczących aspektów środowiskowych; 2) zobowiązań dotyczących zgodności; 16
3) ryzyk i szans zidentyfikowanych zgodnie z 6.1.1; b) sposób: 1) zintegrowania działań i wdrożenia ich do procesów systemu zarządzania środowiskowego (patrz 6.2, Rozdział 7, Rozdział 8 i 9.1) lub innych procesów biznesowych; 2) oceny skuteczności tych działań (patrz 9.1). Planując te działania, organizacja powinna rozważyć swoje opcje technologiczne oraz wymagania finansowe, operacyjne i biznesowe. 6.2 Cele środowiskowe i planowanie ich osiągnięcia 6.2.1 Cele środowiskowe Organizacja powinna ustanowić cele środowiskowe dla odpowiednich funkcji i szczebli, uwzględniając znaczące aspekty środowiskowe organizacji i związane z nimi zobowiązania dotyczące zgodności oraz biorąc pod uwagę ryzyka i szanse. Cele środowiskowe powinny być: a) spójne z polityką środowiskową; b) mierzalne (jeśli jest to wykonalne); c) monitorowane; d) zakomunikowane; e) aktualizowane, jeśli jest to odpowiednie. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje dotyczące celów środowiskowych. 6.2.2 Planowanie działań prowadzących do osiągnięcia celów środowiskowych Organizacja, planując, jak osiągnąć cele środowiskowe, powinna określić: a) co ma być zrobione; b) jakie zasoby będą wymagane; c) kto będzie odpowiedzialny; d) kiedy będzie to zakończone; e) jak oceniane będą wyniki, w tym wskaźniki do monitorowania postępu w osiąganiu mierzalnych celów środowiskowych (patrz 9.1.1). Organizacja powinna rozważyć, w jaki sposób działania prowadzące do osiągania celów środowiskowych mogą być zintegrowane z procesami biznesowymi organizacji. 7 Wsparcie 7.1 Zasoby Organizacja powinna określić i zapewnić zasoby potrzebne do ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego. 17
7.2 Kompetencje Organizacja powinna: a) określić niezbędne kompetencje osoby (osób) wykonującej(-ych) pod jej nadzorem prace mające wpływ na jej środowiskowe efekty działalności oraz jej zdolność do spełniania zobowiązań dotyczących zgodności; b) zapewnić, aby te osoby były kompetentne dzięki odpowiedniemu wykształceniu, szkoleniu lub doświadczeniu; c) określić potrzeby szkoleniowe związane z jej aspektami środowiskowymi i systemem zarządzania środowiskowego; d) tam, gdzie ma to zastosowanie, podjąć działania w celu uzyskania niezbędnych kompetencji i ocenić skuteczność podjętych działań. UWAGA Stosownymi działaniami mogą być na przykład zapewnienie szkoleń, mentoring, przeniesienie pracowników do innych zadań, zatrudnienie lub zaangażowanie kompetentnych osób. Organizacja powinna przechowywać odpowiednie udokumentowane informacje jako dowód kompetencji. 7.3 Świadomość Organizacja powinna zapewnić, aby osoby pracujące pod nadzorem organizacji były świadome: a) polityki środowiskowej; b) znaczących aspektów środowiskowych i związanych z nimi rzeczywistych lub potencjalnych wpływów na środowisko związanych z ich pracą; c) ich wkładu w skuteczność systemu zarządzania środowiskowego, w tym korzyści z poprawy środowiskowych efektów działalności; d) konsekwencji niezgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego, w tym niespełniania zobowiązań dotyczących zgodności. 7.4 Komunikacja 7.4.1 Postanowienia ogólne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny (potrzebne) do wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji istotny(-e) dla systemu zarządzania środowiskowego, w tym: a) co ma być komunikowane; b) kiedy ma być komunikowane; c) z kim należy się komunikować; d) jak należy się komunikować. Ustanawiając proces(-y) komunikacji, organizacja powinna: uwzględnić zobowiązania dotyczące zgodności; zapewnić, aby przekazywana informacja dotycząca środowiska była spójna z informacją powstającą w ramach systemu zarządzania środowiskowego oraz aby była wiarygodna. Organizacja powinna odpowiadać na sygnały dotyczące jej systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna, jeśli jest to odpowiednie, przechowywać udokumentowane informacje jako dowód prowadzenia komunikacji. 18
7.4.2 Komunikacja wewnętrzna Organizacja powinna: a) przekazywać między różnymi szczeblami i funkcjami wewnątrz organizacji, jeśli jest to odpowiednie, informacje istotne dla systemu zarządzania środowiskowego w tym dotyczące zmian w systemie zarządzania środowiskowego; b) zapewnić, aby jej proces(-y) komunikacji umożliwiał(-y) każdej osobie pracującej pod nadzorem organizacji uczestniczyć w ciągłym doskonaleniu. 7.4.3 Komunikacja zewnętrzna Organizacja powinna przekazywać na zewnątrz informacje dotyczące jej systemu zarządzania środowiskowego, jak ustanowiono w procesie (procesach) komunikacji i zgodnie z zobowiązaniami dotyczącymi zgodności. 7.5 Udokumentowane informacje 7.5.1 Postanowienia ogólne System zarządzania środowiskowego w organizacji powinien zawierać: a) udokumentowane informacje wymagane przez niniejszą Normę Międzynarodową; b) udokumentowane informacje, określone przez organizację jako niezbędne dla skuteczności systemu zarządzania środowiskowego. UWAGA Zakres udokumentowanych informacji w systemie zarządzania środowiskowego może być różny dla różnych organizacji ze względu na: wielkość organizacji i rodzaj jej działań, procesów, wyrobów i usług; konieczność wykazania spełniania zobowiązań dotyczących zgodności; złożoność procesów i oddziaływań między nimi; kompetencje osób wykonujących prace pod nadzorem organizacji. 7.5.2 Opracowywanie i aktualizowanie Opracowując i aktualizując udokumentowane informacje, organizacja powinna zapewnić: a) odpowiednią identyfikację i opis (np. tytuł, data, autor lub numer referencyjny); b) właściwy format (np. język, wersja oprogramowania, grafika) i nośnik (np. papierowy, elektroniczny); c) przegląd i zatwierdzanie pod kątem przydatności i adekwatności. 7.5.3 Nadzór nad udokumentowanymi informacjami Udokumentowane informacje wymagane przez system zarządzania środowiskowego i niniejszą Normę Międzynarodową powinny być nadzorowane, aby zapewnić: a) ich dostępność i przydatność do zastosowania, tam, gdzie są potrzebne i wtedy gdy są potrzebne; b) ich odpowiednią ochronę (np. przed utratą poufności, niewłaściwym użyciem lub utratą integralności). W celu nadzoru nad udokumentowanymi informacjami organizacja powinna uwzględnić następujące działania, jeżeli ma to zastosowanie: dystrybucję, dostęp, wyszukiwanie i wykorzystywanie; 19
przechowywanie i zabezpieczanie, łącznie z zachowaniem czytelności; nadzorowanie zmian (np. kontrola wersji); przechowywanie i likwidację. Udokumentowane informacje pochodzące spoza organizacji, uznane przez nią za niezbędne do planowania i działań operacyjnych systemu zarządzania środowiskowego powinny być zidentyfikowane, jeśli jest to odpowiednie, i nadzorowane. UWAGA Dostęp może oznaczać decyzję dotyczącą zezwolenia jedynie na wgląd do udokumentowanych informacji lub zezwolenie i uprawnienie do wglądu i zmiany udokumentowanych informacji. 8 Działania operacyjne 8.1 Planowanie i nadzór nad działaniami operacyjnymi Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć, nadzorować i utrzymywać procesy potrzebne do spełnienia wymagań systemu zarządzania środowiskowego oraz wdrożyć działania określone w 6.1 i 6.2 przez: ustanowienie kryteriów operacyjnych dla procesu(-ów); wdrożenie nadzoru nad procesem(-ami) zgodnie z przyjętymi kryteriami operacyjnymi. UWAGA Środki nadzoru mogą obejmować zabezpieczenia techniczne i procedury. Środki nadzoru powinny być wdrażane zgodnie z określoną hierarchią (np. eliminowanie, zastępowanie, działania administracyjne) i mogą być stosowane pojedynczo lub łącznie. Organizacja powinna nadzorować zaplanowane zmiany oraz dokonać przeglądu następstw niezamierzonych zmian, podejmując działania w celu złagodzenia wszelkich niekorzystnych skutków, jeśli jest to niezbędne. Organizacja powinna zapewnić, aby procesy zlecone na zewnątrz były nadzorowane lub pozostawały pod jej wpływem. Rodzaj i zakres nadzoru lub wpływu zastosowany do tego procesu (tych procesów) powinien być zdefiniowany w ramach systemu zarządzania środowiskowego. Zgodnie z perspektywą cyklu życia organizacja powinna: a) ustanowić, jeśli jest to odpowiednie, środki nadzoru zapewniające uwzględnienie wymagania (wymagań) środowiskowego(-ych) w procesie projektowania i rozwoju wyrobu lub usługi uwzględniając każdy etap ich cyklu życia; b) określić, jeśli jest to odpowiednie, wymaganie(-a) środowiskowe stosowane przy zamawianiu wyrobów i usług; c) przekazywać istotne wymaganie(-a) środowiskowe dostawcom zewnętrznym, w tym podwykonawcom; d) rozważyć potrzebę przedstawiania informacji o potencjalnych znaczących wpływach na środowisko związanych z transportem lub dostawą, użytkowaniem, przetwarzaniem po zakończeniu użytkowania i końcowym unieszkodliwianiem jej wyrobów lub usług. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje w zakresie niezbędnym do uzyskania pewności, że procesy zostały zrealizowane tak, jak zaplanowano. 8.2 Gotowość i reagowanie na sytuacje awaryjne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny (potrzebne) do przygotowania się i reagowania na potencjalne sytuacje awaryjne, zidentyfikowane zgodnie z. 6.1.1. Organizacja powinna: a) przygotować sposób reagowania przez zaplanowanie działań służących zapobieganiu lub łagodzeniu niekorzystnych wpływów na środowisko wynikających z sytuacji awaryjnych; 20
b) reagować na zaistniałe sytuacje awaryjne; c) podejmować działania mające na celu zapobieganie sytuacjom awaryjnym lub łagodzenie ich następstw, odpowiednio do rozmiaru sytuacji awaryjnej i jej potencjalnego wpływu na środowisko; d) poddawać planowane sposoby reagowania okresowym testom, jeżeli jest to wykonalne; e) poddawać okresowym przeglądom i korygować proces(-y) oraz planowane sposoby reagowania, w szczególności po zaistnieniu sytuacji awaryjnej lub przeprowadzeniu testów; f) przekazywać właściwym stronom zainteresowanym, w tym osobom pracującym pod nadzorem organizacji, istotne informacje związane z gotowością i reagowaniem na sytuacje awaryjne i, jeśli jest to odpowiednie, prowadzić dla nich szkolenia w tym zakresie. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowane informacje w zakresie niezbędnym dla utrzymania pewności, że proces(-y) jest (są) realizowany(-e) tak, jak zaplanowano. 9 Ocena efektów działalności 9.1 Monitorowanie, pomiary, analiza i ocena 9.1.1 Postanowienia ogólne Organizacja powinna monitorować, mierzyć, analizować i oceniać środowiskowe efekty swojej działalności. Organizacja powinna określić: a) co należy monitorować i mierzyć; b) metody monitorowania, pomiaru, analizy i oceny, tam gdzie ma to zastosowanie, w celu zapewnienia poprawności wyników; c) kryteria, względem których organizacja będzie oceniać środowiskowe efekty swojej działalności oraz odpowiednie wskaźniki; d) kiedy należy monitorować i wykonywać pomiary; e) kiedy należy analizować i oceniać wyniki monitorowania i pomiarów. Organizacja powinna zapewnić, że używa i utrzymuje, wzorcowane lub sprawdzane wyposażenie do monitorowania i pomiarów, jeśli jest to odpowiednie. Organizacja powinna oceniać środowiskowe efekty swojej działalności i skuteczność systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna przekazywać istotne informacje o środowiskowych efektach swojej działalności, zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz, jak to wskazano w jej procesie (procesach) komunikacji i zgodnie z zobowiązaniami dotyczącymi zgodności. Organizacja powinna przechowywać odpowiednie udokumentowane informacje jako dowód prowadzenia monitorowania, pomiarów i analizy oraz oceny wyników. 9.1.2 Ocena zgodności Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać proces(-y) potrzebny(-e) do oceny spełniania zobowiązań dotyczących zgodności. Organizacja powinna: a) określić częstość, z jaką zgodność będzie oceniana; b) oceniać zgodność i w razie potrzeby podejmować działania; 21
c) utrzymywać znajomość i zrozumienie swojego stanu zgodności. Organizacja powinna przechowywać udokumentowane informacje jako dowód wyniku(-ów) oceny zgodności. 9.2 Audit wewnętrzny 9.2.1 Postanowienia ogólne Organizacja powinna przeprowadzać audity wewnętrzne w zaplanowanych odstępach czasu, w celu uzyskania informacji o tym, czy system zarządzania środowiskowego: a) jest zgodny z: 1) własnymi wymaganiami organizacji dotyczącymi systemu zarządzania środowiskowego; 2) wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej. b) jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. 9.2.2 Program auditów wewnętrznych Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać program(-y) auditów wewnętrznych, w tym określić częstość auditów, metody, odpowiedzialność, wymagania dotyczące planowania oraz raportowania jej auditów wewnętrznych. Ustanawiając program auditów wewnętrznych, organizacja powinna wziąć pod uwagę środowiskowe znaczenie procesów objętych auditami, zmiany mające wpływ na organizację oraz wyniki poprzednich auditów. Organizacja powinna: a) określić kryteria auditu i zakres każdego auditu; b) wybierać auditorów i prowadzić audity w sposób zapewniający obiektywność i bezstronność procesu auditu; c) zapewnić przedstawianie wyników auditów właściwym członkom kierownictwa. Organizacja powinna przechowywać udokumentowane informacje jako dowód realizacji programu auditów i wyników auditów. 9.3 Przegląd zarządzania Najwyższe kierownictwo powinno przeprowadzać przegląd systemu zarządzania środowiskowego organizacji w zaplanowanych odstępach czasu, w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przegląd zarządzania powinien obejmować rozważenie: a) statusu działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania; b) zmian dotyczących: 1) czynników zewnętrznych i wewnętrznych, istotnych dla systemu zarządzania środowiskowego; 2) potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych, w tym zobowiązań dotyczących zgodności; 3) jej znaczących aspektów środowiskowych, 4) ryzyk i szans; c) stopnia, w jakim osiągnięto cele środowiskowe; 22