Moduł Delegacje Instrukcja Zalogowany UŜytkownik modułu Delegacje ma dostępne następujące formularze: 1. Rejestracja delegacji UŜytkownik w celu wypełnienia nowego polecenia wyjazdu słuŝbowego uŝywa opcji Dodaj delegację. Kolejny numer delegacji nadawany jest automatycznie przez system a na formularzu naleŝy uzupełnić następujące dane: Pracownik - pracownik wybierany jest z rozwijanej listy: zalogowany UŜytkownik+ grupa jego podwładnych. Data kursów walut - data kursów pole automatycznie uzupełniane przez system datą systemową. Data wyjazdu data wyjazdu pracownika w podróŝ słuŝbową, wybierana z kalendarza, pole obowiązkowe do wypełnienia. Data przyjazdu data przyjazdu pracownika z delegacji, wybierana z kalendarza, pole obowiązkowe do wypełnienia. Proponowany transport - pole uzupełniane wartościami z rozwijanej listy w tym: - samochód słuŝbowy pole uzupełniane wartościami z rozwijanej listy - samochód prywatny (samochód<900, samochód>900) widoczny przy wydruku Ewidencji przebiegu pojazdu (nr. samochodu zgodny z Umową uŝywania samochodu prywatnego do celów słuŝbowych). 1
Kraj./Zagr. wybór rodzaju delegacji pomiędzy krajową a zagraniczną. Cel delegacji pole tekstowe; pole nie jest obowiązkowe do uzupełnienia np.: szkolenie, rozmowy handlowe, itp. Zgłoszenia dot. przekroczenia limitów pole tekstowe; pole nie jest obowiązkowe do uzupełnienia Przyciskiem Zapisz UŜytkownik rejestruje delegację. Następuje przeładowanie strony, delegacja otrzymuje status Zarejestrowana i pojawia się lista zakładek, na których uzupełniane są szczegóły dotyczące delegacji. 2.Uzupełnienie danych o planowanym wyjeździe słuŝbowym UŜytkownik powinien wypełnić: Zapotrzebowanie na waluty, jeśli chce skorzystać z zaliczki Miejscowości docelowe. Nie jest moŝliwa juŝ zmiana rodzaju delegacji oraz proponowanego transportu wcześniej zarejestrowanej delegacji, moŝna ją natomiast anulować. 2
Zapotrzebowanie na waluty UŜytkownik na zakładce Zapotrzebowanie na waluty uzupełnienia informacje o walutach jakie będą potrzebne podczas planowanej podróŝy słuŝbowej. Po wybraniu przycisku Dodaj otwiera się formularz, na którym naleŝy uzupełnić następujące pola: Miejscowości docelowe Analogicznie UŜytkownik uzupełnia miejscowości docelowe podróŝy słuŝbowej. W tym celu naleŝy wybrać przycisk Dodaj na zakładce Miejscowości docelowe. Miasta wybierane są z listy nazw miast. W zaleŝności od rodzaju delegacji jaką UŜytkownik rejestruje system wyświetli: w przypadku delegacji zagranicznej wszystkie zdefiniowane miasta w przypadku delegacji krajowej listę miast przypisanych do kraju Polska. Opcja Szukaj słuŝy do szybkiego znajdowania nazw miast zawierających wcześniej zdefiniowany poszukiwany ciąg liter ( % - zastępuje ciąg znaków). Miasta docelowe moŝna usunąć wybierając napis Usuń! W przypadku braku miejscowości naleŝy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych i Płac (kadry) Po wybraniu miejscowości docelowej w dolnym menu pojawia się przycisk Prześlij (kierownik). W dolnym menu formularza delegacji znajdują się przyciski: Anuluj delegację powoduje anulowanie delegacji. Drukuj otwiera się formularz, który moŝna wydrukować. Prześlij (kierownik) informację o wyjeździe słuŝbowym moŝna przesłać do odpowiedniego Kierownika / PrzełoŜonego, system pilnuje by wypełnić pole: Prześlij do: 3
Zapisz powoduje zapisanie dokonanych wpisów 3. Przesłanie informacji o delegacji do PrzełoŜonego Osoba, do której moŝna przesłać informacje o delegacji - poprzez Prześlij (kierownik) - jest wybierana spośród osób mających uprawnienia do zatwierdzania delegacji. Po wybraniu PrzełoŜonego, do którego UŜytkownik chce przesłać informację o planowanym wyjeździe słuŝbowym, naleŝy wybrać przycisk Prześlij (kierownik). Nastąpi przeładowanie strony i z dolnego menu zniknie przycisk Prześlij(kierownik). Delegacja otrzymuje status Przesłana kierownik bądź Zatwierdzona kierownik, w zaleŝności od tego czy przy danym pracowniku PrzełoŜony ma zaznaczone automatyczne zatwierdzanie delegacji (Dyrektorzy Pionów dla Kierowników). PrzełoŜony otrzymuje emailem prośbę pracownika o zaakceptowanie delegacji. UŜytkownik moŝe przeglądać historię nadawania statusów danego wyjazdu słuŝbowego. W tym celu naleŝy kliknąć w napis Historia nadawania statusów. 4a. Odrzucenie bądź zaakceptowanie delegacji przez PrzełoŜonego. Delegacja oczekująca na zatwierdzenie przez PrzełoŜonego ma status Przesłana (kierownik). Kierownik ma moŝliwość odrzucenia bądź zaakceptowania delegacji w systemie TETA HRM. I. Jeśli PrzełoŜony chce odrzucić przesłaną do niego delegację naleŝy: 1) Wybrać przycisk Odrzuć (kierownik); 2) Na formularzu Odrzuć delegację podać powód odrzucenia wyjazdu słuŝbowego. Pole Powód odrzucenia jest obowiązkowe do uzupełnienia; 3) Zatwierdzić odrzucenie delegacji wybierając przycisk Wyślij. II. Jeśli PrzełoŜony chce zatwierdzić przesłany do niego wyjazd słuŝbowy naleŝy: 1) wybrać przycisk Zatwierdź (kierownik); 2) W zaleŝności od rodzaju wyjazdu słuŝbowego (delegacja krajowa czy zagraniczna) system inaczej się zachowa i tak: a. W przypadku delegacji krajowej - nastąpi przeładowanie strony i z dolnego menu znika przycisk Zatwierdź(kierownik) oznacza to, Ŝe PrzełoŜony AKCEPTUJE WYJAZD i przesyła formularz pracownikowi; b. W przypadku delegacji zagranicznej pojawi się odpowiedni komunikat: Po zatwierdzeniu delegacji poprzez kliknięcie przycisku OK (na formularzu komunikatu) a następnie Zatwierdź(kierownik) następuje przeładowanie strony i zmiana statusu delegacji na Zatwierdzona (kierownik). Pracownik otrzymuje drogą emailową informację o odrzuceniu bądź akceptacji przez PrzełoŜonego wyjazdu słuŝbowego. 4
4b. Przekazanie informacji do Działu Kadr Po zatwierdzeniu Wyjazdu słuŝbowego Kierownik wybiera przycisk Prześlij do Kadr celem uzupełnienia absencji w systemie TETA. Dodatkowo PrzełoŜony moŝe wydrukować przesłaną do niego delegację (wybierając przycisk Drukuj) 5