ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia zamkniętego pn. Poprawność językowa pism urzędowych i kultura komunikacji językowej. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia. Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa szkolenia zamkniętego pn. Poprawność językowa pism urzędowych i kultura komunikacji językowej dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. 2. Termin i miejsce szkolenia. Termin realizacji szkolenia planowany jest w IV kwartale 2015 r., a szczegółowo zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Miejsce szkolenia: sala szkoleniowa w Warszawie, zagwarantowana przez Wykonawcę. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej: - dotarcie do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej nie może trwać dłużej niż 20 min (zgodnie z rozkładem www.ztm.waw.pl w godz. 7:00-9:00 oraz 16:00-18:00), biorąc pod uwagę fakt, iż punktem odniesienia jest Dworzec Centralny w Warszawie lub przystanek/stacja Centrum. odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - spełnia warunki bhp i ppoż, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu. 3. Zakres, uczestnicy i metoda szkolenia. W ramach niniejszego szkolenia zorganizowanych zostanie 5 dwudniowych sesji szkoleniowych (maksymalnie 5 grup liczących każda ok. 15-20 osób) dla maksymalnie 100 pracowników Ministerstwa. Liczba sesji szkoleniowych zostanie ostatecznie ustalona po wyborze najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba sesji lub uczestników może ulec zmniejszeniu do minimalnie 3 sesji (zmniejszeniu może ulec liczebność osób w grupie lub liczba sesji szkoleniowych). Każda sesja szkoleniowa będzie trwała 2 dni po 6 godzin szkoleniowych dziennie nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia nie mogą odbywać się w tym samym dniu jednocześnie. Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Szkolenia będą realizowane w godzinach nie wcześniej niż 8:15 i nie później niż 16:30, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. Strona 1 z 7
Uczestnikami szkolenia będą pracownicy Ministerstwa grupy niejednorodne pod kątem doświadczenia, realizowanych zadań i zajmowanego stanowiska. 4. Cel i program szkolenia. Celem szkolenia jest doskonalenie umiejętności w zakresie poprawnego językowo redagowania pism urzędowych oraz komunikatywności języka w pismach i wypowiedziach o charakterze oficjalnym. Program szkolenia opracowany przez Wykonawcę powinien zawierać następujące elementy: Podstawowe pojęcia z językoznawstwa i komunikacji interpersonalnej w odniesieniu do potrzeb administracji publicznej Język prawny i język prawniczy a język potoczny: - konstrukcja decyzji administracyjnych w świetle KPA - różnice w zakresie stosowanych form językowych na przykładzie decyzji administracyjnej (sentencja, uzasadnienie, pouczenie) - zasady i techniki dostosowania treści przekazu do odbiorcy (styl komunikatywny) Zagadnienia poprawności językowej, ortograficznej, fleksyjnej, składniowej i stylistycznej Skróty i skrótowce najczęściej stosowane w pismach urzędowych Znaczenie podstawowe i metaforyczne wyrazu i grup wyrazowych Błąd, uzus, norma. Najczęściej występujące błędy w polszczyźnie mówionej i pisanej na przykładach pism urzędowych Wybrane zagadnienia z etykiety językowej, ze szczególnym uwzględnieniem języka oficjalnego i urzędowego. Struktura akapitowa tekstu Rodzaje pism urzędowych (grupa pism prawno-administracyjnych, pisma przewodnie, listy grzecznościowe, pisma informacyjne, pisma transakcyjne, decyzje lub postanowienia, wewnętrzne akty normatywne, listy urzędowe, notatki, ogłoszenia / zawiadomienia, podania, prośby) Formy pisemnej komunikacji z mediami i opinią publiczną (komunikaty prasowe, wywiady, opracowania prasowe, informacje bieżące, komunikaty informacyjne, oświadczenia prasowe, sprostowania) Adresowanie i przesyłanie pism urzędowych. Zasady odpowiadania na pismo Analiza rekomendacji Komunikacja pisemna opracowana w ramach projektu Inicjatywa Obywatel Ćwiczenia redakcyjne: - kompozycja i dekompozycja wypowiedzeń: równoważników, zdań pojedynczych nierozwiniętych i rozwiniętych, zdań złożonych i wielokrotnie złożonych - poprawianie błędów w tekstach ćwiczeniowych, porównywanie z tekstami wzorcowymi - redagowanie różnorodnych pism urzędowych i użytkowych z zachowaniem zasad poprawnościowych Stosowanie w praktyce podstawowych elementów komunikatywnego i poprawnego językowo pisma urzędowego dostosowanego do odbiorcy. Ramowy program szkolenia może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną szkolenia. 5. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - opracowania i realizacji programu sesji szkoleniowej dostosowanego do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia szkolenia w określonej formie przez trenera spełniającego wymagania Zamawiającego, - przeprowadzenia pre-testu sprawdzającego poziom wiedzy przed szkoleniem i post-testu - sprawdzającego poziom wiedzy po szkoleniu, Strona 2 z 7
- opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych odzwierciedlających program sesji szkoleniowej (w tym notatnik + długopis), - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu, - przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, wyniki testów, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju- - zapewnienia konsultacji merytorycznych z trenerem szkolenia po zakończeniu sesji szkoleniowych przez okres jednego miesiąca. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia sali szkoleniowej w dniach szkolenia w terminach ustalonych z Zamawiającym, spełniającej wymagania określone w zapytaniu ofertowym; 3) zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkolenia w tym: serwis kawowy ciągły w formie bufetu samoobsługowego tj. woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe, kawa czarna bez ograniczeń, herbata w saszetkach (czarna, zielona, owocowa) bez ograniczeń parzona wrzątkiem, świeże ciastka i owoce, cukier biały i brązowy, śmietanka lub mleko do kawy; lunch w formie bufetu samoobsługowego z dwóch dań w tym: zupa (2 rodzaje), drugie danie mięsne (2 rodzaje), surówki oraz napoje, Sposób podania: w formie bufetu samoobsługowego z zapewnieniem miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników spotkania (lub wydzielone w tym celu miejsce). 6. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu tj.: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. dyskusje, studia przypadków, ćwiczenia, praca zespołowa); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenera, spełniającego łącznie następujące warunki: - posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy trenerskiej/szkoleniowej w zakresie przeprowadzenia szkoleń, - posiada wykształcenie wyższe z zakresu filologii polskiej lub dziennikarstwa, Strona 3 z 7
- przeprowadził co najmniej 5 szkoleń z obszaru poprawności językowej pism urzędowych, każde dla innego odbiorcy, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert, (Załącznik Nr 2). Wskazanie usługi nieprecyzyjnie, w sposób uniemożliwiający dokonanie weryfikacji jej/ich zakresu lub wykazanie usług niezwiązanych z przedmiotem zamówienia skutkuje odrzuceniem danej usługi z wykazu. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanego trenera oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia. Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 5) zapewniają możliwość dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy i lepszego jej wykorzystania poprzez: udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane, lub zapewnienie możliwości nieograniczonego czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzania przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet). Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). Na oświadczeniu należy wybrać 1 spośród wyżej wymienionych metod możliwości dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy. 7. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - koszty przeprowadzenia szkolenia, tj. koszt jednej dwudniowej sesji szkoleniowej oraz koszt całkowity w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę oraz koszt całkowity wyżywienia (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną określającą maksymalne wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia (winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia). Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest zobowiązany podać cenę brutto, na którą składa się: wynagrodzenie wykonawcy tzw. netto, zaliczka na podatek dochodowy, Strona 4 z 7
wysokość składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (Wykonawcę) i płatnika składki (Zamawiającego) (składka na ubezpieczenie wypadkowe: 0,93 %). Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 8. Ocena ofert i kryteria oceny ofert Wstępna ocena formalna w ramach której zostanie sprawdzona kompletność oferty oraz poprawność dokumentów stanowiących składowe oferty. Ocena formalna będzie dokonywana metodą: spełnia/nie spełnia. Oferty zostaną sprawdzone pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274) zgodnie z Oświadczeniem Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1) oraz Wykazem osób (Załącznik Nr 2). Oferty, które nie przejdą pomyślnie oceny formalnej, zostaną odrzucone. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L p. Kryteria oceny 1. Całkowita cena brutto zamówienia Punkty za kryterium cena zostaną przyznane według wzoru: najniższa cena brutto Przyznane punkty = -------------------------------------------------- x 60 cena ocenianej oferty brutto 2. Doświadczenie trenera w zakresie liczby przeprowadzonych szkoleń z obszaru poprawności językowej pism urzędowych, ponad minimum wymagane w warunku, o którym mowa w ppkt. 6.3. Szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert Punkty za kryterium zostaną przyznane, na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w Wykazie osób (Załącznik Nr 2),w skali punktowej od 0 do 30 pkt., w tym: 10 pkt. za przeprowadzenie przez trenera od 6 do 10 szkoleń, 20 pkt. za przeprowadzenie przez trenera od 11 do 15 szkoleń, 30 pkt. za przeprowadzenie przez trenera więcej niż 15 szkoleń. 3. Wartość merytoryczna programu szkolenia Punkty za kryterium zostaną przyznane na podstawie załączonej propozycji programu szkolenia ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. dyskusje, studia przypadków, ćwiczenia, praca zespołowa), w skali punktowej od 0 do 10 pkt, w tym: 5 pkt. za stopień zgodności proponowanego programu z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym, 5 pkt. za liczbę zaproponowanych technik/narzędzi prowadzenia zajęć i/lub propozycję rozszerzenia programu o elementy zwiększające wartość praktyczną szkolenia - ocena zostanie dokonana pod kątem tego, w jakim stopniu liczba i rodzaj proponowanych technik/narzędzi pozwoli osiągnąć cel oczekiwany przez Zamawiającego, określony w zapytaniu ofertowym. Waga Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt. Maksy malna liczba pkt. 60 % 60 pkt. 30 % 30 pkt. 10 % 10 pkt. Strona 5 z 7
Ocen ofert odbywa się w systemie punktowym - punkty przyznane za każde kryterium oceny zostaną zsumowane i stanowić będą ocenę końcową dla poszczególnych ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. dyskusje, burze mózgów, studia przypadków, ćwiczenia, symulacje, praca zespołowa) oraz ich wymiar godzinowy; 4) informację o sali szkoleniowej, wyposażenie, dojazd do obiektu; 5) skan podpisanego oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego dot. wyłącznie Wykonawcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - wzór stanowi Załącznik nr 4; 6) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 7) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. 10. Informacje dodatkowe. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Zamawiający poinformuje każdego Wykonawcę o wyniku oceny formalnej, czy oferta spełnia/nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym oraz o wyniku postepowania. Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 3 sierpnia 2015 r. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel. 22 50 17 855, e-mail: Agata.Labeda@nauka.gov.pl. Strona 6 z 7
Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 3. Kalkulacja cenowa oferty, 4. Wzór oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Strona 7 z 7