Komunikacja
KOMUNIKACJA Co kojarzy się z komunikacją? Czego potrzebujemy do komunikacji? Jak się komunikujemy?
Komunikacja obejmuje przekazywanie i rozumienie znaczeń oznacza łączność, wymianę, rozmowę. W relacji między ludźmi komunikacja to przekaz informacji (komunikatu) i zdolność do odbioru i rozumienia tego przekazu. Przekaz komunikatów odbywa się za pomocą umownych znaków, takich jak: słowa, gesty, dźwięki, litery, liczby, symbole. Porozumiewanie się polega na słownym bądź bezsłownym przesyłaniem informacji, kształtuje relacje między ludźmi.
Schemat komunikacji:
Funkcje komunikacji: kontrolowanie motywacja wyrażanie uczuć informowanie
Formy komunikowania się w organizacji: Komunikacja formalna (oficjalna) i nieformalna (nieoficjalna) Komunikacja jedno- i dwukierunkowa Komunikacja pionowa i pozioma (horyzontalna)
Rodzaje komunikacji Komunikacja werbalna Komunikacja niewerbalna
Odbiór komunikatu
Komunikacja niewerbalna:
Gospodarowanie przestrzenią (strefy kontaktu): Intymna (0-45 cm) Osobista (45-120 cm) Społeczna (1,2 3,6 m) Publiczna (3,6 6 m)
Cechy komunikacji niewerbalnej: Zawsze jesteśmy zaangażowani w zachowania niewerbalne; Zachowania niewerbalne w znacznym stopniu pozostają poza świadomością; Znaczenie zachowań niewerbalnych jest bardziej niejednoznaczne niż znaczenie słów; Znaczenie zachowań niewerbalnych zależy od kontekstu, w którym się pojawiają. Ważne jest, aby treść słów zgadzała się z naszym zachowaniem niewerbalnym. Należy dbać o harmonię słów, gestów, mimiki. Dzięki temu jesteśmy odbierani jako wiarygodni.
Ćwiczenie 1 i 2
Bariery komunikacyjne: Utrudnienia percepcyjne; Wybiórczość uwagi; Brak umiejętności decentracji (przyjęcia perspektywy rozmówcy); Różnice kulturowe.
Wybrane błędy w komunikacji: Stereotypy (np. ktoś niechlujnie ubrany jest niekompetentny) Filtrowanie słuchamy wybiórczo Porównywanie oceniamy czy porównujemy siebie z rozmówcą Skojarzenia treść wypowiedzi rozmówcy wywołuje skojarzenia, w które się zagłębiamy
Komunikacja jest nieefektywna, gdy: Słucha się tylko tego co chce się usłyszeć Przerywa się czyjąś wypowiedź Kończy się za kogoś zdanie Skupia się głównie na własnej osobie i na tym co się samemu powie Nie zadaje się pytań otwartych Ocenia się zamiast wyrażać własną opinię
10 zasad dla dobrego słuchacza: Nie przerywaj rozmówcy. Stwarzaj dobry klimat, by rozmówca nie czuł się skrępowany. Bądź cierpliwy i opanowany. Okazuj zainteresowanie. Koncentruj się tylko na mówiącym -nie przeglądaj w tym czasie dokumentów, nie spoglądaj na zegarek, telewizor, czy za okno. Zadawaj pytania. Posługuj się językiem zrozumiałym dla rozmówcy. Upewnij się, że dobrze zrozumiałeś partnera. Skupiaj się na najważniejszych informacjach. Staraj się je zapamiętać. Stosuj potwierdzenia niewerbalne (uśmiech!).
Aktywne słuchanie Techniki aktywnego słuchania: Parafrazowanie Odzwierciedlanie Zadawanie pytań otwartych
PARAFRAZOWANIE powtórzenie sensu wypowiedzi naszego rozmówcy własnymi słowami: Chodzi o to, że Chcesz powiedzieć, że ODZWIERCIEDLANIE dostosowanie się do osoby z którą rozmawiamy, do jej odczuć i nastrojów po to by ją lepiej zrozumieć. W praktyce upodobnianie się do rozmówcy przez zbliżone zachowanie: mowa ciała, głos i język.
PYTANIA OTWARTE nie sugerujące i nie narzucające rozmówcy jednej interpretacji, dzięki nim można uzyskać wiele odpowiedzi Co sądzisz o
Rola lidera polega na: Planowaniu Organizowaniu Przewodzeniu Kontrolowaniu
LIDER Liderem można określić osobę, która prowadzi ludzi z punktu A do punktu B, przez co przybliża zespół do realizacji celu. Lider zna cel i potrafi zmotywować innych by podążali za nim. Pod kątem osiągnięcia celu pokieruje pracą zespołu oraz określi role, które musi spełnić i role w jakich najlepiej odnajdą się członkowie zespołu.
By prowadzić innych, lider musi umieć zarządzać samym sobą. Zarządzanie sobą wiąże się z samodyscypliną konieczną w podążaniu za swoim systemem wartości i zasad. Lider musi wyznaczać priorytety dla siebie i swojego zespołu, musi też skutecznie je realizować. ROBIENIE NAJPIERW TEGO CO WAŻNIEJSZE CZYLI SZTUKA WYŁANIANIA I REALIZACJI PRIORYTETÓW.
Metoda wyznaczania celów SMART: S simple, specific prosty, konkretny M measurable- mierzalny A achievable, ambitious osiągalny, ambitny R relevant, realistic istotny, realistyczny T timelydefined określony w czasie
Ćwiczenie 3 Wyznaczanie celów, priorytetów 6m-cy, rok, 5 lat co chcę osiągną skupienie się na rzeczach ważnych (najważniejszych).
Szukając swoich priorytetów odpowiedz na pytania: Czy ma znaczenie to ile robisz, jeśli nie robisz tego co ważne? Co oznacza dla Ciebie słowo ważne? Jakie stosujesz kryteria ważności? Jaka jest różnica między tym co ważne, a tym co pilne? Jakie pełnisz role społeczne? Co ważnego się z nimi wiąże? Jaką najważniejszą rzecz mógłbyś zrobić w najbliższym tygodniu w obrębie tych ról? Rozważ, jak Twoje jednostkowe działania mają się do zasadniczych celów i dążeń. Na ile przybliżają Cię do nich? Czy kierujesz swoje działania zgodnie z wizją tego, co finalnie chcesz osiągnąć?
7 etapów efektywnego osiągania celów: Sprecyzuj czego chcesz; Zapisz to; Wyznacz termin końcowy; Sporządź listę czynności konieczną do osiągnięcia celu; Nadaj jej formę planu ustal hierarchię; Zacznij natychmiast realizować plan; Rozłóż pracę tak, aby codziennie zrobić coś, co zbliża Cię do osiągnięcia celu.
Macierz Eisenhowera Ćwiartka A Ćwiartka B Ćwiartka C Ćwiartka D Macierz Eisenhowera Matryca Priorytetów jest jednym z popularnych sposobów rozplanowania czasu. Musimy się skupić na czynnościach najistotniejszych dla nas oraz ludziach dla nas ważnych.
Ćwiartka A: rzeczy ważne, ale też pilne, które powinniśmy zrealizować sami. Czynności te musimy wykonać jak najszybciej, ponieważ ich niewykonanie może spowodować daleko idące konsekwencje, w tym również nawał dodatkowej pracy. Czynności, które możemy zaliczyć do tej ćwiartki to zazwyczaj sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania regularnej pracy, np.: sytuacje kryzysowe, efekt niewykonanych wcześniej zadań.
Ćwiartka B: rzeczy ważne ale nie pilne, które możemy rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Przykłady czynności które mogłyby się znaleźć w tej części to: ćwiczenia fizyczne, przygotowania do ważnego ale odległego projektu, regularna praca nad sobą i własnym rozwojem.
Ćwiartka C: rzeczy pilne, jednak mało ważne powinniśmy wykonać w drugiej kolejności lub zlecić. Czynności z tego pola nie są istotne lecz wymagają jak najszybszej realizacji, możemy do nich zaliczyć np. uregulowanie rachunków.
Ćwiartka D: rzeczy mało ważne i mało pilne jednym słowem należy je zignorować. Najlepszym miejscem dla czynności z tej części jest kosz. Nie są one dla nas istotne, więc bez trudu powinniśmy się ich pozbyć. Zazwyczaj to one są tzw. pożeraczami czasu bezcelowe patrzenie w TV podczas nudnego programu, całogodzinne granie w gry komputerowe, próby czytania książki podczas złego samopoczucia.
PILNE NIE PILNE WAŻNE ĆWIARTKA A sprawy naglące ĆWIARTKA B zapobieganie, planowanie NIE WAŻNE ĆWIARTKA C niektóre telefony, spotkania ĆWIARTKA D złodzieje czasu
Metoda ABCDE Jest to najskuteczniejsza i najprostsza metoda, dzięki której z łatwością zorganizujesz swoje zadania. A są to najważniejsze zadania, których niewykonanie będzie miało poważne konsekwencje. B to zadania ważne, które powinieneś zrealizować, jednak ich niewykonanie nie wiąże się z tak dużymi konsekwencjami. Pamiętaj, że zanim je wykonasz, powinieneś najpierw zakończyć wszystkie zadania z rangi A. C to zadania, które przyjemnie jest wykonać, ale ich niewykonanie nie niesie żadnych ważnych konsekwencji. D oznacza zadania, których nie musisz sam wykonywać i które spokojnie możesz oddelegować innej osobie. Właściwie może to być każde zadanie, które inni mogą za Ciebie zrobić. E to zadania nieistotne, które możesz spokojnie wyeliminować. Zadania te w żaden sposób nie wpłyną na Twój sukces czy osiągnięcie celu. Jeśli zdarzy się, że na liście pojawi się kilka bardzo ważnych spraw (oznaczonych literą A), przypisz im cyfry, w zależności od pilności ich wykonania, np. A1, A2, B1, B2, B3, etc.
Zasada Pareto Zasada ta została odkryta w roku 1897 przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto. 80/20 głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej mówiąc skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty, np.: 20% produktów firmy daje jej 80% zysków 20% klientów przynosi nam 80% wartości sprzedaży 20% kierowców powoduje 80% wypadków Nie zdarza się, aby 100% nakładów przynosiło 100% efektów. Kierując się tą zasadą należy wyszukiwać te czynności, które przynoszą największe efekty pomijając inne mniej wartościowe, optymalizując w ten sposób nasze działania. Człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego, dlatego dobrze jest wybierać te czynności, które przynoszą najwięcej efektów.
Dziękuję za uwagę Kontakt: rusiecka@prz.edu.pl