Procedury w służbie HR Melodia do kreowania zmiany, czy hamulec innowacji?
Agenda: Procesy a procedury Dobre praktyki Czego unikać? Intuicja czy biurokracja? Pisanie procedur Rola HR Podsumowanie
Ewaluacja procesów
Procedura: Słownik języka polskiego Wydawnictwo Naukowe PWN: «określone reguły postępowania w jakiejś sprawie, zwykle o charakterze urzędowym lub prawnym» «unormowany przepisami, zwyczajami sposób prowadzenia, załatwiania jakiejś sprawy; tok, tryb, przebieg czegoś» Nazwa procedura pochodzi z języka łacińskiego procedo co oznacza postępuję naprzód.
Rodzaje procedur obowiązkowe, narzucone przez Kodeks pracy: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS, akty, które odnoszą się do zarządzania pracą: statut spółki, regulamin organizacyjny, uchwały zarządu i rady nadzorczej, zatwierdzony budżet, nieobowiązkowe regulaminy/procedury: rekrutacji, adaptacji pracowników, zatrudniania, antymobbingowa, szkoleń i rozwoju, oceny pracowników, premiowania, motywacji pracowników, ocena kompetencji pracowników, kodeksy etyczne.
Regulamin pracy: Dobre praktyki kwestie wrażliwe: mobbing, dyskryminacja, dane osobowe, dobra osobiste, tajemnica pracodawcy, zasady współżycia społecznego, kwestie porządkowe: alkohol, papierosy, ubiór, wyjścia z pracy itp.. dla sądu : lista podstawowych obowiązków pracownika, przykłady ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracownika, ustalić jako termin wypłaty wynagrodzenia konkretny dzień miesiąca, stworzyć wykazy prac wzbronionych młodocianym i wykazy prac lekkich dozwolonych, ustalić systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe mając na uwadze, że nie mogą być one sprzeczne z przepisami o czasie pracy, określić porę nocną, wskazując konkretny okres 8 godzin w przedziale pomiędzy 21.00 a 7.00 jako obowiązującą w zakładzie pracy, określić sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy, ustalić w jaki sposób pracownicy usprawiedliwiają nieobecność w pracy, określić dowody, wymagane do usprawiedliwienia tej nieobecności oraz wskazać termin i sposób dostarczania tych dokumentów do zakładu pracy.
Dobre praktyki c.d. Regulamin wynagrodzeń: stworzyć podstawę polityki antydyskryminacyjnej firmy, uwzględnić wartościowanie stanowisk, wprowadzić rozróżnienie premii od nagrody, uwzględnić aktualne trendy polityki płacowej. Procedura motywacji pracowników wprowadzić urlop nagrodowy. Polityka antymobbingowa uwzględnić zakaz dyskryminacji (pamiętając o równym traktowaniu), wprowadzić blokady ewentualnych roszczeń. Świadczenia socjalne: stosować kryterium socjalne ustalić nawet minimalne różnice, doprecyzować pojęcia małżeństwa, związku partnerskiego, czy rodziców.
Czego się wystrzegać? Błędy w regulaminie wynagradzania: brak przejrzystości zasad wynagradzania pracowników, brak elastyczności sztywny awans stanowiskowy czy płacowy, kazuistyczne określenie wymagań na dane stanowisko, pomieszanie nazewnictwa w zakresie premii i nagrody. Błędy w regulaminie pracy: przepisywanie Kodeksu pracy, nieuwzględnianie nowinek tj. ochrona danych osobowych, mobbing, dyskryminacja, chaos w określaniu systemów czasu pracy i wymiaru czasu pracy. Dyskryminacja: brak prawidłowego wartościowania dyskryminacja grup zawodowych, 80% wynagrodzenia podczas umowy na okres próbny, dyskryminowanie np. zatrudnionych tymczasowo, na czas określony, czy w niepełnym wymiarze (nie chodzi tu o płacę proporcjonalną do wymiaru etatu). dowartościowanie ze względu na staż pracy nie jest dyskryminacją.
Intuicja czy biurokracja
Pisanie procedur Procedury/regulaminy/polityki/kodeksy/zarządzenia/uchwały powinny być podporządkowane podstawowym celom strategicznym przedsiębiorstwa, a dodatkowo należy: określić cel, przedmiot oraz zakres obowiązywania procedury (czy dotyczy wszystkich pracowników, czy tez wybranych), określić kto będzie tworzył procedurę (jaka komórka organizacyjna, jaki pracownik), a kto będzie współuczestniczył przy tworzeniu, wskazać, kto będzie koordynował tworzenie procedury, zadbać o przejrzystość dokumentu (tj. tekst krótki, z wyodrębnionymi z punktami, sposób postępowania opisany w sposób prosty i zrozumiały dla każdego pracownika, a ewentualne odstępstwa precyzyjnie wyjaśnione), przeanalizować, czy zapisy procedury nie są mniej korzystne dla pracowników niż przepisy prawa, przewidzieć możliwość potwierdzenia wykonania czynności rutynowych przez osobę, która wykonała czynność oraz sprawdzenie poszczególnych kroków realizacji przez innego pracownika, określić sposób w jaki procedura będzie przekazana do wiadomości pracowników oraz gdzie dokument będzie dostępny, wskazać datę rozpoczęcia obowiązywania procedury, czasami datę końca obowiązywania ewentualnie częstotliwość uaktualniania. Po zatwierdzeniu procedury : dołożyć starań, aby pracownicy nie dysponowali wcześniejszymi wersjami procedury, wskazać stanowisko, komórkę organizacyjną, pracownika, który będzie nadzorował przestrzeganie zapisów procedury, ustalić zasady audytu.
Role HR STRATEGICZNY PARTNER DLA BIZNESU TWÓRCA (WSPÓŁTWÓRCA) WŁAŚCICIEL REGULATOR AGENT ZMIAN STRAŻNIK RÓWNOPRAWNY PARTNER DLA ZARZĄDU RZECZNIK PRACOWNIKÓW PROFESJONALISTA
Rola HR jako strategicznego partnera biznesu w zakresie procedur diagnozować potrzeby i potencjał organizacji, aktywnie uczestniczyć w opracowaniu dokumentów, stworzyć warunki, aby pracownicy chętnie posiłkowali się procedurami, czuwać nad tym, aby w procedurach nie tworzyć fikcji, sprawić, aby procedury żyły wraz z rozwojem firmy, zapewnić funkcję doradczą w zakresie jak stosować procedury, jak je rozumieć, jak wypełnić wnioski itp., zadbać, aby każdy pracownik zapoznał się z regulaminami obowiązkowymi i potwierdził na piśmie, że zobowiązuje się do przestrzegania, zapobiegać, wykrywać, analizować przyczyny negatywnych zjawisk opisanych w procedurach, organizować okresowe audyty, wychwytywać sytuację, gdy prawdziwa przyczyna, która kiedyś spowodowała powstanie tych procedur przestaje istnieć, a procedury nadal istnieją, eliminować sytuację, gdy procedury nie służą ochronie interesu firmy jako całości ale realizacji indywidualnych celów pracowników, komórek organizacyjnych itp. przeciwstawiać się przypadkom, gdy procedury były pisane dlatego, aby ochronić lub wzmocnić czyjąś pozycje lub też po to, aby wręcz uzasadnić potrzebę istnienia danej komórki. racjonalnie zarządzać wyjątkami od procedur (w sytuacji, w której literalne brzmienie procedury jest sprzeczne z rzeczywistym celem, któremu miała służyć może świadomie zdecydować o odejściu od ustalonych zasad).
Co z tymi procedurami??? Melodia do kreowania zmiany Hamulec innowacji dostosowują ogólnie obowiązujące przepisy prawa do specyfiki danego zakładu pracy, wprowadzają jasne zasady działania, usprawniają procesy i systematyzują działania, powodują wzrost produktywności i efektywności, wspierają procesy biznesowe firmy, skracają czas wykonywania czynności, załatwiają sprawy nie uregulowane przepisami, np. używanie telefonu i samochodu służbowego, opisują określoną ścieżkę postepowania np. w sytuacji wymagającej natychmiastowej reakcji pracownicy wiedzą co maja robić, wówczas nie liczymy się na ich spontaniczność, która w takich przypadkach często zawodzi, dodatkowe regulacje typu: procedura antymobbingowa, regulamin używania telefonu i samochodu służbowego, korzystania z poczty elektronicznej, obligują pracownika do określonego zachowania. jeśli ich tworzenie polega na przepisywaniu kodeksu pracy lub innych przepisów, ograniczają się do minimum treści wymaganego przez kodeks pracy lub inne przepisy, zawierają zbyt szczegółowe zapisy lub zbyt ogólne, rozbudowują regulacje wewnętrzne o nieuzasadnione lub jednostkowe sytuacje, nie regulują kwestii dotyczących respektowania przez pracodawcę zasady równego traktowania, przeciwdziałania mobbingowi, ochrony dóbr osobistych i danych osobowych, ograniczają elastyczność w działaniu, blokują inicjatywę pracowników, kreują wizję wykonywania wszystkich nawet najdrobniejszych czynności wg ustalonego w procedurze schematu, nie dopuszczają zmiany raz zatwierdzonych procedur lub wyraźnie blokują wszelkie działania zmierzające do ich udoskonalenia.
Dziękuję za uwagę