Koalicja Rzeczników Etyki w ramach Programu Biznes a Prawa Człowieka

Transkrypt

1 Koalicja Rzeczników Etyki w ramach Programu Biznes a Prawa Człowieka KWESTIONARIUSZ Poniższe pytania zostały przygotowane w ramach Koalicji Rzeczników Etyki UN Global Compact w Polsce. Naszym celem jest wypracowanie standardów zarządzania programem etycznym w przedsiębiorstwach i instytucjach publicznych. Pierwszym krokiem jest uzyskanie informacji na temat już stosowanych systemów zarządzania etyką. Dlatego prosimy tych respondentów, którzy mają wdrożone takie systemy - lub przynajmniej ich elementy - o odpowiedź na poniższe pytania. Udzielone odpowiedzi nie będą służyły do oceny poziomu etyczności badanych organizacji, czy jakości zarządzania etyką. Wyniki badania będą przedstawione publicznie jedynie w postaci ogólnego omówienia przyjmowanych rozwiązań formalnych w tym zakresie w Polsce, bez podawania szczegółowych informacji o poszczególnych respondentach. Przewidujemy jednocześnie, że do kilku wybranych respondentów zwrócimy się z prośbą o szczegółowy opis wyzwań i sukcesów w procesie wdrażania programu etycznego, by przygotować kazusy edukacyjne. W dalszej kolejności Koalicja Rzeczników Etyki planuje przeprowadzenie badania ilościowego na reprezentatywnej próbie przedsiębiorstw w Polsce dotyczącego istotnych zagadnień etyki biznesu, m.in. zidentyfikowanych w poniższym badaniu, a także percepcji kadry kierowniczej w zakresie wprowadzania infrastruktury etycznej. Prosimy o zaznaczenie tych stwierdzeń, które odpowiadają stanowi faktycznemu w Państwa organizacji. Uwaga: Przy każdym pytaniu można zaznaczyć dowolną liczbę odpowiedzi. Dziękujemy za udział w badaniu.

2 1. Jakie dokumenty wyznaczają w sposób formalny zasady etycznego postępowania w organizacji? Kodeks etyki Kodeks postępowania Kodeks / zasady dobrych praktyk Polityka poszanowania godności w miejscu pracy Deklaracja wartości Zasady powoływania Rzecznika etyki Opis kompetencji / zadań Rzecznika etyki Zasady powoływania Komisji etyki System zarządzania programem etycznym Inne: 2. W jaki sposób powstał kodeks etyki lub inny obowiązujący dokument o podobnym charakterze? Został przetłumaczony na język polski bez zmian w stosunku do kodeksu etyki obowiązującego w spółce-matce / ponadnarodowej korporacji Został opracowany na podstawie kodeksu etyki obowiązującego w spółce-matce / ponadnarodowej korporacji lub w innej organizacji, ale z pewnymi zmianami Został opracowany na podstawie dokumentów wcześniej istniejących w Grupie Kapitałowej / związku branżowym, nadrzędnej instytucji lub w innej organizacji Został w całości opracowany lokalnie przez osoby zatrudnione w spółce / instytucji Został opracowany we współpracy z zewnętrzną firmą doradczą Został opracowany we współpracy z różnymi grupami interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych Zbiór zasad etycznego postępowania jest przynajmniej raz w roku modyfikowany, poszerzany, uszczegóławiany jest dokumentem żywym Inne rozwiązanie:

3 3. Co zawiera Kodeks etyki? Zasady dotyczące pożądanych zachowań wewnątrzorganizacyjnych Zasady dotyczące dopuszczalnych zachowań organizacji w relacjach z podmiotami zewnętrznymi Standardy postępowania organizacji wobec różnych grup społecznych Zasady dobrych praktyk w poszczególnych obszarach działania organizacji Powinności kadry kierowniczej w zakresie kształtowania kultury etycznej organizacji Powinności pracowników w zakresie kształtowania kultury etycznej organizacji Sposób postępowania w przypadku naruszenia zasad określonych w kodeksie Dostępne kanały zgłoszeniowe dla sygnalistów Konsekwencje nieprzestrzegania przez pracowników kodeksu etyki Inne elementy: 4. W jaki sposób kodeks etyki jest stosowany i do czego zobowiązuje? Jest częścią całościowej infrastruktury etycznej / formalnie przyjętego programu etycznego / systemu zarządzania etyką w organizacji Jest formalnie przyjęty przez Zarząd / kierownictwo jako odrębny dokument Jest podstawą innych, podobnych polityk w organizacji, np. polityki antykorupcyjnej, antymobbingowej, polityki przeciwdziałania nadużyciom Jest zgodny z zasadami stosowanymi w politykach dotyczących zachowania rynkowego, np. w kodeksie postępowania dla dostawców, w polityce zakupowej, marketingowej i innych Jest przekazywany partnerom biznesowym i społecznym organizacji przy okazji zawierania umów Obliguje kontrahentów do podpisania zobowiązania do przestrzegania zasad w nim określonych Obliguje kontrahentów do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią Stanowi załącznik do Regulaminu pracy / jest częścią umowy o pracę Obliguje pracowników do podpisania zobowiązania do przestrzegania zasad w nim określonych Obliguje pracowników do podpisania oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią Jest dostępny w witrynie internetowej spółki / organizacji w języku polskim Inne:

4 5. Kto jest odpowiedzialny za proces zarządzania programem etycznym? Prezes lub inny członek Zarządu, spełniający jednocześnie funkcję Rzecznika etyki Rzecznik etyki - dedykowany wyłącznie do tej funkcji pracownik, podlegający bezpośrednio Zarządowi Rzecznik etyki - wyznaczony pracownik organizacji, w ramach dodatkowych, powierzonych zadań Rzecznik etyki - osoba wybrana w głosowaniu pracowniczym Rzecznik etyki - pracownik naukowy współpracujący z organizację wyłącznie w tym zakresie Komisja etyki składająca się z przedstawicieli różnych działów/departamentów Zewnętrzna firma, kancelaria prawna, konsultant Menedżer ds. compliance Inne rozwiązanie: 6. Jakie procedury obowiązują w ramach programu etycznego / systemu zarządzania etyką? Możliwość zapisana w dokumentach - zachowania pełnej anonimowości osoby zgłaszającej Możliwość zapisana w dokumentach - zachowania ograniczonej anonimowości osoby zgłaszającej, np. w formie zachowania poufności danych zgłaszającego przez Rzecznika etyki Naruszenia i odstępstwa od zasad etyki zgłaszane są jawnie, z zachowaniem drogi służbowej Zgłoszenia odbywają się osobiście / drogą mailową /pocztową / telefoniczną Zgłoszenia odbywają się z wykorzystaniem dedykowanej platformy internetowej Naruszenia i odstępstwa od zasad etyki są zgłaszane w języku polskim Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie przez pracowników, tzn. osoby zatrudnione na etacie, niezależnie od stanowiska Zgłoszenia mogą być dokonywane wyłącznie przez osoby pracujące dla organizacji, niezależnie od formy zatrudnienia Zgłoszenia mogą być dokonywane przez każdego interesariusza organizacji, np. pracownika etatowego, osobę zatrudnioną na podstawie umowy zlecenia, klienta, przedstawiciela organizacji współpracującej, kontrahenta Przestrzeganie zasad etyki jest monitorowane na co dzień - przy wykorzystaniu instrumentów działu compliance, kontroli wewnętrznej, audytu Nie ma możliwości indywidualnego zgłaszania nieprawidłowości w zakresie przestrzegania zasad etyki Inne procedury:

5 7. Jakie działania są podejmowane w organizacji w ramach doskonalenia kultury etycznej? Prowadzone są szkolenia okresowe dla pracowników z różnych poziomów zatrudnienia dotyczące zagadnień etyki i obowiązującego programu etycznego Dla nowo przyjętych pracowników prowadzone są szkolenia w zakresie procedury zgłaszania naruszeń zasad etyki Dla kandydatów na wybrane stanowiska prowadzone są dedykowane szkolenia dodatkowe z zakresu zasad etyki i pożądanych wartości Przestrzeganie zasad etyki jest elementem formalnej oceny pracowniczej, np. oceny rocznej Organizowane są dobrowolne spotkania pracowników z Rzecznikiem etyki / inną osobą odpowiedzialną za doskonalenie kultury etycznej Przynajmniej raz w roku odbywają się konsultacje wewnętrzne w zakresie dylematów etycznych pojawiających się w codziennym funkcjonowaniu organizacji Prowadzone są okresowe badania dotyczące oceny poziomu kultury etycznej organizacji Istnieją procedury umożliwiające nagradzanie pracowników, zespołów, realizujących najlepsze praktyki w zakresie pożądanych wartości i zasad etyki Prowadzone są aktualnie projekty związane z upowszechnianiem zasad etyki, np. w intranecie lub z partnerami, kontrahentami organizacji Prowadzone są aktualnie projekty z zakresu edukacji etycznej adresowane do podmiotów w łańcuchu dostaw organizacji Potwierdzone naruszenia zasad etyki w organizacji są analizowane przez właściwych kierowników w kontekście zmian obowiązujących zasad postępowania, procedur, polityk, systemów zarządzania Istnieją procedury dotyczące komunikacji, umożliwiające przekazywanie informacji zwrotnej sygnalistom po zakończeniu postępowania Istnieją procedury dotyczące komunikacji wewnętrznej, umożliwiające przekazywanie informacji wszystkim pracownikom o potwierdzonych przypadkach naruszenia zasad etyki Inne działania z obszaru zarządzania etyką: Od kiedy istnieje w organizacji program etyczny / system zarządzania etyką: od roku lub krócej 1 rok 3 lata powyżej 3 lat

6 Jaką terminologię przyjęto w stosunku do określenia stanowiska osoby odpowiedzialnej za zarządzanie programem etycznym: Rzecznik etyki Pełnomocnik ds. etyki Menedżer ds. etyki Menedżer ds. compliance Inną, jaką? Wielkość organizacji według kryterium zatrudnienia: mała (do 50 pracowników etatowych) średnia ( pracowników etatowych) duża (250 i powyżej pracowników etatowych) Typ organizacji: publiczna komercyjna z większościowym udziałem prywatnego kapitału polskiego komercyjna z udziałem Skarbu Państwa komercyjna z większościowym udziałem kapitału zagranicznego społeczna Dziękujemy za wypełnienie kwestionariusza