Ryszard Masłowski GROMADZENIE WOJSKOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO Uwagi wstępne Przedmiotem artykułu są najważniejsze problemy gromadzenia wojskowego zasobu archiwalnego ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki występującej w siłach zbrojnych. Celem opracowania jest przedstawienie zasad rozmieszczania zasobu oraz przejmowania, selekcji i brakowania dokumentacji archiwalnej w warunkach narastającego zasobu archiwalnego. W artykule podjęto próbę dokonania analizy problemu zakładając, że prawidłowe gromadzenie zasobu jest możliwe, ale przy sprawnie funkcjonującej sieci archiwalnej i wydolnych strukturach archiwów. Jest też powszechnie wiadomo, że właściwe kształtowanie narastającego zasobu może odbywać się przy poszanowaniu naukowych metod i zasad selekcji i brakowania akt. Dlatego też zakres artykułu obejmuje, obok informacji o powstawaniu i charakterystyce zasobu CAW, przede wszystkim problemy o których wspomniano. Za podstawę konstrukcji opracowania przyjęto wykładnię gromadzenia zasobu przedstawioną przez Bohdana Ryszewskiego 1. W ujęciu tym gromadzenie archiwaliów obejmuje: 10. 1 Zob. B. R y s z e w s k i, Wprowadzenie do archiwistyki [w:] Archiwistyka, Warszawa 1989, s. 9
zagadnienia ogólne gromadzenia; problematykę rozmieszczenia archiwaliów; kształtowanie zasobu archiwalnego. Podział ten stanowił podstawę wyjściową do studiowania literatury, własnych obserwacji i analiz oraz wypracowania struktury opracowania. Obok wymienionego podręcznika najbardziej użyteczne okazały się prace traktujące wprost o zasobie CAW i jego filii, które ukazywały się w Biuletynie Wojskowej Służby Archiwalnej. W części drugiej zajęto się zasadami rozmieszczenia wojskowego zasobu archiwalnego. Wyjaśniono w niej tryb przejmowania dokumentów w wojskowej sieci archiwalnej. Część trzecia przedstawia problemy nadzoru nad narastającym, wojskowym zasobem archiwalnym. Poddane analizie są też w niej sposoby selekcji i brakowania materiałów archiwalnych w siłach zbrojnych. Pominięto materiały archiwalne zgromadzone w archiwum Wojskowego Instytutu Historycznego. Jest to archiwum wydzielone z powierzonym zasobem archiwalnym. Zasób jego stanowią interesujące materiały pochodzące z zakupów, m.in. mikrofilmy akt najwyższych władz III Rzeszy, relację i wspomnienia uczestników ruchu oporu, prasa konspiracyjna, mapy itp. Należy stwierdzić, że problematyka podjęta w opracowaniu jest obszerna, przez co temat nie został w pełni wyczerpany. Jednak artykuł powinien przyczynić się do pełniejszego wyjaśnienia podstawowych problemów gromadzenia wojskowego zasobu archiwalnego. I. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA ZASOBU CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO Aktualnie istniejący zasób narastał od listopada 1918 roku. Wtedy to, funkcjonujące Archiwum Instytutu Naukowo-Wojskowego Sztabu Generalnego, a następnie Centralne Archiwum Wojskowe otrzymało część akt Generał Gubernatora Warszawskiego, Warszawskiego Okręgu Wojskowego, Polskiej Siły Zbrojnej, I Korpusu Wschodniego, akta Komendy Legionów Polskich i Polskiego
Korpusu Posiłkowego oraz I Brygady Legionów. W skład zasobu weszły również materiały zgromadzone w archiwum Komisji Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu Królestwa Polskiego. Podległe CAW zarządy archiwalne we Lwowie, Przemyślu, Krakowie i Poznaniu gromadziły akta władz austriackich i niemieckich. W 1919 roku CAW otrzymało akta rosyjskich dowództw z I wojny światowej, akta armii gen. Hallera oraz akta dowództw likwidowanych w toku wojny polsko-radzieckiej 2. W okresie tym trudności występujące w gromadzeniu akt spowodowane były przede wszystkim powstawaniem i kształtowaniem się instytucji państwowych i wojskowych, wojną polsko-radziecką, a także reorganizacją niektórych archiwów. W latach dwudziestych zasób CAW zasiliły akta Centralnego Urzędu Ewidencyjnego Legionów Polskich, zarządów archiwalnych okręgów korpusów w Krakowie, Przemyślu, Poznaniu i we Lwowie. Od stycznia 1924 zaczęły napływać do CAW akta powstań śląskich. W latach 1929 1932 Archiwum Wojskowe otrzymało akta Ministerstwa Spraw Wojskowych z lat 1918 1928 oraz Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych z lat 1926 1928. W tym czasie cały zasób Archiwum Wojskowego został podzielony na cztery grupy. Do pierwszej zaliczono akta formacji paramilitarnych sprzed I wojny światowej, polskich formacji wojskowych z I wojny światowej oraz powstań śląskich. W skład drugiej grupy weszły akta obcego pochodzenia, w tym akta władz zaborczych i okupacyjnych. Trzecią grupę stanowiły akta wytworzone przez instytucje i jednostki wojskowe po odzyskaniu niepodległości Polski. Czwarta grupa obejmowała kolekcje rękopisów, materiałów drukowanych, rozkazów dziennych, fotografii i archiwaliów prywatnych. Do 1939 roku opracowano tylko niewielką część zasobu, tj. akta organizacji paramilitarnych, formacji polskich z okresu I wojny światowej oraz powstań śląskich. Rozpoczęto porządkowanie akt Naczelnego Dowództwa Wojska Polskiego z lat 1969, s. 47. 2 Zob. B. W o s z c z y ń s k i, Archiwum Wojskowe po odzyskaniu niepodległości, Archeion nr L,
1919 1921 oraz armii i frontów z tego okresu. W czasie wojny obronnej i okupacji hitlerowskiej, ale także z powodu popełnienia szeregu błędów co do postępowania z dokumentami w sytuacji zagrożenia wojennego, poniesiono znaczne straty w zasobie aktowym. W czasie wojny obronnej 15 września 1939 roku na stacji kolejowej Brody w wyniku bombardowania uległa zniszczeniu część wywożonych akt. Z ocalałej części wydzielono materiały o mniejszej wartości, które następnie spalono, pozostałe zaś przewieziono do Rumunii. Były wśród nieb m.in. akta I Brygady Legionów Polskich z 1914 roku, akta Sztabu Głównego i Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych 3. Podczas ewakuacji zniszczona została znaczna część akt Referatu Historycznego DOK nr VII oraz relacji uczestników powstania wielkopolskiego. Najważniejsze akta, tj. Ministerstwa Spraw Wojskowych, Sztabu Głównego i Sztabu Naczelnego Wodza w ogromnej większości uległy zniszczeniu w trakcie przekraczania granicy rumuńskiej. Przepadły niemal wszystkie akta Oddziału I i IV Sztabu Naczelnego Wodza. Poza granice kraju trafiły tylko fragmenty akt. Są one obecnie przechowywane w archiwum Instytutu im. gen. Wł. Sikorskiego w Londynie. Znajdują się tam głównie materiały wytworzone przez najwyższe władze wojskowe oraz te akta dowództw armii, które były przedkładane do wiadomości Sztabu Głównego, a następnie Sztabu Naczelnego Wodza 4. Niewielka grupa akt najwyższych władz wojskowych z okresu międzywojennego przechowywana jest ponadto w Archiwum Instytutu Józefa Piłsudskiego w Nowym Jorku. Znajdują się tam również akta Adiutantury Naczelnego Wodza z lat 1918 1922 oraz cześć akt powstań śląskich. W czasie okupacji, pozostałe w kraju akta wojskowe, zarówno przechowywane w Archiwum Wojskowym, jak i archiwach i składnicach centralnych instytucji i jednostek wojskowych, Niemcy zgromadzili w filii Poczdamskiego Archiwum Wojskowego, którą utworzyli w Gdańsku-Oliwie. Tam też znalazły się 3 Por. L. L e w a n d o w i c z, Polskie archiwalia wojskowe w czasie okupacji 1939 1945, Wojskowy Przegląd Historyczny nr 2, 1972, s. 477. 4 Zob. L. G o n d e k, Zbiory Instytutu Polskiego i Muzeum im. gen. Władysława Sikorskiego w Londynie, Kwartalnik Historyczny nr 3, 1977, s. 783 790.
różnego rodzaju akta wojskowe, odnalezione przez wojska niemieckie w czasie działań wojennych. W grudniu 1944 i styczniu 1945 roku w związku ze zbliżającym się frontem Niemcy wywieźli kilka wagonów akt w kierunku Berlina. Część z nich została następnie odnaleziona i zabezpieczona przez wojska radzieckie i w latach sześćdziesiątych wróciła do kraju w ramach rewindykacji. Pozostałe, mimo spalenia się jednego baraku udało się ocalić. Wśród uratowanych materiałów znajdowały się zespoły akt przechowywane przed wojną w Archiwum Wojskowym. Największe procentowo ubytki odnotowano w zespołach akt formacji paramilitarnych sprzed 1914 roku, powstań śląskich, powstania wielkopolskiego i zbiorze rękopisów. Ocalałe akta stanowiły podstawę utworzonego w sierpniu 1945 roku Centralnego Archiwum Wojskowego. Jednocześnie polecono jednostkom i instytucjom wojskowym przekazać do CAW wszystkie zbędne akta finansowe i gospodarcze 5. Archiwum miało również obowiązek przyjęcia akt z jednostek i instytucji, które zostały zlikwidowane po zakończeniu wojny. W pierwszych latach po zakończeniu wojny Centralne Archiwum Wojskowe zgromadziło m.in. akta 1 Korpusu Polskich Sił Zbrojnych w ZSRR, 1 Korpusu Pancernego, Dowództwa Wojsk Pancernych i Zmotoryzowanych, 1 AWP, sztabu kwatermistrzostwa 1 AWP, Głównego Inspektoratu Broni Pancernej, Departamentu Służby Zdrowia MON, kilku dywizji i brygad, wielu pułków i batalionów. Od 1951 roku, po wznowieniu działalności CAW w Warszawie, przyjmowano systematycznie akta z archiwów instytucji i jednostek wojskowych. W latach siedemdziesiątych przyjmowanie przerwano z powodu braku miejsca w magazynach. Wznowiono je w 1989 roku po utworzeniu Archiwum Instytucji Centralnych MON (filia nr 1 CAW). Znaczny nabytek stanowiły akta otrzymane w 1964 roku w ramach rewindykacji ze Związku Radzieckiego. Wśród nich były materiały wytworzone przez GISZ, Sztab Główny i MSWojsk. Najcenniejsze są akta z wojny obronnej 1939 roku, które do tej pory CAW posiadało w znikomej ilości. 5 Akta operacyjne trafiły natomiast początkowo do Biura Historycznego Głównego Zarządu Polityczno-Wychowawczego i Oddziału Historycznego Sztabu Generalnego i dopiero w późniejszych latach zostały przekazane do CAW.
Zasób Centralnego Archiwum Wojskowego liczy obecnie około 14.000 mb akt całość można podzielić na kilka grup: a) Pierwszą obejmują zespoły akt z lat 1914 1939 (akta sprzed I wojny światowej stanowią znikomą ilość), a więc Legionów Polskich, Polskiego Korpusu Posiłkowego, Polskiej Siły Zbrojnej, Polskiej Organizacji Wojskowej, formacji wschodnich. Armii gen. Hallera, Departamentu Wojskowego Naczelnego Komitetu Narodowego, Komisji Wojskowej Tymczasowej Rady Stanu, powstań śląskich, powstania wielkopolskiego i Armii Wielkopolskiej, Ministerstwa Spraw Wojskowych, Sztabu Generalnego i Głównego, Naczelnego Dowództwa WP, Generalnego Inspektoratu Sił Zbrojnych, dowództw okręgów korpusów, szkół i jednostek, instytucji i zakładów wojskowych z lat 1918 1939; b) Drugą grupę stanowią szczątkowe zespoły i zbiory akt wojny obronnej 1939 roku, ruchu oporu z lat 1939 1945 oraz Polskich Sił Zbrojnych na Zachodzie; c) Trzecia grupa to akta Wojska Polskiego z lat 1943 1965, w tym m.in. Sztabu Głównego i Generalnego, Ministerstwa Obrony Narodowej, 1 i 2 Armii oraz dowództw okręgów wojskowych. W skład zasobu CAW wchodzi także kolekcja fotograficzna z lat 1900 1949 (ok. 400 tys. zdjęć), kartograficzna z lat 1940 1950 (ok. 11 tys. map i planów) oraz wydawnictw i regulaminów wojskowych. Ponadto CAW posiada akta personalne i odznaczeniowe (Virtuti Militari, Krzyża i Medalu Niepodległości, Orderu Odrodzenia Polski, Krzyża Zasługi) oraz zbiór prasy cywilnej i wojskowej. W 1991 roku zasób CAW wzbogacony został o interesujące akta Oddziału II Sztabu Głównego z lat 1918 1939 przekazane z b. Archiwum MSW. W 1992 roku CAW przyjęto materiały dotyczące stanu wojennego następujących instytucji: Centralna Grupa Operacyjna; Gabinet ministra Obrony Narodowej; Zarząd I Sztabu Gen.; Zarząd IV Sztabu Gen.; KOK.
Ogółem przyjęto 859 jednostek archiwalnych. W ostatnim okresie CAW przyjęto z Archiwum Szefostwa Wojskowych Służb Informacyjnych 600 mb akt Informacji Wojskowej z lat 1944 1957. Materiały te są szczególnie ważne w sytuacji badania zbrodni stalinowskich i toczących się procesów rehabilitacyjnych. II. ROZMIESZCZENIE WOJSKOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO W SIECI ARCHIWÓW WOJSKOWYCH Wojskową służbę archiwalną tworzą: a) Centralne Archiwum Wojskowe; b) filie CAW archiwum Instytucji Centralnych MON oraz archiwa okręgów wojskowych i rodzajów sil zbrojnych. Zadaniem wojskowej służby archiwalnej jest wyodrębnianie z dokumentacji powstającej w wyniku działalności instytucji i jednostek wojskowych materiałów o wartości historycznej, ich gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie oraz udostępnianie. Archiwa wojskowe świadczą też usługi w zakresie wydawania wszelkiego rodzaju zaświadczeń, odpisów i reprodukcji aktowej 6. Materiały archiwalne o charakterze wojskowym i obronnym gromadzą także komórki spraw obronnych ministerstw i urzędów centralnych. Funkcjonują również archiwa jednostek organizacyjnych z powierzonym zasobem archiwalnym (np. akademie wojskowe, Wojskowy Instytut Historyczny, Centralna Biblioteka Wojskowa). Archiwa wojskowe pod względem organizacyjnym podlegają: 1) Centralne Archiwum Wojskowe Szefowi Sztaba Generalnego WP; 2) archiwum IC MON oraz archiwa okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych, merytorycznie szefowi CAW, organizacyjnie odpowiednim dowódcom 6 Zob. Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4.04.84 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, poz. 25).
okręgów i rodzajów sił zbrojnych, przy których funkcjonują. Do zadać archiwów wojskowych należy: 1) prowadzenie konsultacji i instruktażu w zakresie archiwalizacji dokumentacji wojskowej; 2) kontrola postępowania z dokumentacją w instytucjach i jednostkach wojskowych; 3) przejmowanie dokumentacji i prowadzenie, ewidencji zasobu archiwum; 4) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; 5) zapewnianie właściwych warunków przechowywania i konserwacji materiałów archiwalnych; 6) opracowywanie zespołów (zbiorów) archiwalnych; 7) prowadzenie działalności informacyjnej i popularyzatorskiej; 8) udostępnianie dokumentacji wojskowej 7. Wojskowy zasób archiwalny stanowią wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, dokumentacja techniczna, finansowa i statystyczna, mapy, plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i video oraz inne dokumenty i materiały bez względu na sposób ich wytworzenia będące źródłem informacji o działalności sił zbrojnych w kraju i zagranicą. Wojskowy zasób archiwalny rozmieszczony jest w archiwach stanowiących wojskową sieć archiwalną. W sieci tej zasób rozmieszczony jest według ściśle określonych zasad. Dokumenty wytworzone u wykonawców bezpośrednio przekazywane są do kancelarii. Kancelarie cześć z nich przekazują do właściwych archiwów okręgów wojskowych i rodzajów sił zbrojnych, skąd po upływie 20 lat akta są przejmowane przez CAW. W siłach zbrojnych zorganizowanych jest sześć filii CAW: archiwum Instytucji Centralnych MON; archiwum Warszawskiego Okręgu Wojskowego; archiwum Pomorskiego Okręgu Wojskowego; archiwum Śląskiego Okręgu Wojskowego;. 7 Por. Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (Sygn. Szt. Gen. WP 1344/88).
archiwum Marynarki Wojennej; archiwum Wojak Lotniczych i Obrony Powietrznej. Archiwa te gromadzą, przechowują, wstępnie opracowują oraz częściowo udostępniają swoje zasoby instytucjom i obywatelom. Ich zasięg działania i oddziałania jest ograniczony istniejącą strukturą sił zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej. Zasób ich powstał po II wojnie światowej. Ilość zgromadzonych dokumentów w wymienionych archiwach wynosi ponad 23,5 tys. mb. Gromadzi się w nich materiały archiwalne wytwarzane przez komórki organizacyjne odpowiednich dowództw i podległych im jednostek. Do najważniejszych zadań filii CAW stanowiących archiwa przejściowe należy: nadzór i kontrola działalności podległych kancelarii; prowadzenie ekspertyz akt w instytucjach i jednostkach wojskowych; organizowanie szkoleń dla personelu kancelarii i wykonawców; przyjmowanie z kancelarii materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej; brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. B ; przekazywanie do CAW materiałów archiwalnych kat. A. Istniejąca struktura CAW wynika z miejsca, roli i funkcji jakie spełnia ono w kraju, siłach zbrojnych i wojskowej sieci archiwalnej. Wewnętrzna struktura archiwum i przyjęty podział zadań odpowiada ogólnie przyjętym zasadom archiwalnym oraz praktyce stosowanej dotychczas w wojskowej służbie archiwalnej (załącznik nr 1). Struktura Centralnego Archiwum Wojskowego przedstawia się następująco: 1. Wydział nadzoru archiwalnego 2. Wydział gromadzenia zasobu 3. Wydział opracowywania akt 4. Wydział informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt 5. Sekcja ogólna. Najbardziej rozbudowany i liczny jest wydział opracowywania akt oraz informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt. Wybór takiej koncepcji organizacyjnej spowodowany był specyfiką posiadanego zasobu i funkcji
spełnianych przez CAW. Pozwoliło to zwiększyć zakres funkcji informacyjnych i dokumentacyjnych. Wydział nadzoru archiwalnego prowadzi m.in.: ekspertyzy archiwalne w podległych filiach; szkolenia fachowe personelu archiwów; wydaje zezwolenia na niszczenie akt; nadzoruje i kontroluje archiwa i kancelarie. Wydział gromadzenia zasobu m.in.: przyjmuje z filii materiały archiwalne kat. A ; określa zasady gromadzenia zasobu; ustala system rozmieszczenia narastającego zasobu archiwalnego; odpowiada za sposób przechowywania zasobu. Wydział opracowania zasobu m.in.: prowadzi badania w zakresie teorii i metodyki archiwalnej; ustala zasady opracowywania poszczególnych rodzajów dokumentów; określa zasady porządkowania i inwentaryzacji materiałów archiwalnych. Wydział informacji archiwalnej, kwerend osobowych i udostępniania akt m.in.: kształtuje system informacji naukowej; prowadzi bibliotekę i pracownię naukową; udziela odpowiedzi na pisma i zapytania. Sekcja ogólna m.in.: organizuje zabezpieczenie finansowe, materiałowe i sposób funkcjonowania; załatwia sprawy administracyjno-biurowe; prowadzi kancelarię CAW. W CAW zatrudnionych jest ponad sześćdziesiąt osób. Większość z nich spełnia funkcje merytoryczne. Zarówno kierownicza kadra zawodowa jak i wielu pracowników posiada wysokie kwalifikacje i umiejętności oraz praktykę pracy w archiwum. Wielu uzupełnia wykształcenie i pogłębia wiedzę fachową. Czworo z pośród nich jest na studiach doktoranckich tematycznie związanych z archiwistyką.
Stan osobowy CAW w pełni zabezpiecza realizację statutowych zadań archiwum, a umiejętności pracowników odpowiadają współczesnym wymogom archiwistyki. W kancelariach instytucji i jednostek wojskowych akta narastają w sposób planowy. W celu zapewnienia prawidłowej klasyfikacji, kwalifikacji oraz właściwego kompletowania wytworzonej dokumentacji, opracowuje się rzeczowe wykazy akt jednostki (załącznik nr 2). Rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę do podziału dokumentacji wytworzonej w jednostce wojskowej na grupy rzeczowe (teczki przedmiotowe) i kwalifikowania jej do odpowiednich kategorii archiwalnych. Materiały archiwalne powstałe w jednostce lub instytucji, po skompletowaniu są przekazywane do jednej z filii CAW. Do filii przekazuje się materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną kat. B po upływie 5 lat od daty ich wytworzenia. Wyjątek stanowią jednostki badawczo-rozwojowe, szkoły, szpitale, składnice, wojewódzkie komendy uzupełnień, instytucje obsługi prawnej, gdzie obowiązek ten upływa po 10 latach. Departamenty spraw obronnych ministerstw i urzędów centralnych przekazują wyłącznie materiały archiwalne o charakterze obronnym do filii CAW po upływie 20 lat. Teczki akt personalnych generałów i pułkowników przesyłane są do Departamentu Kadr MON, skąd po upływie 3 lat przekazywane są do CAW. Teczki akt personalnych, pozostałej kadry zawodowej przekazywane są do właściwych komend uzupełnień, stąd po upływie 3 lat do archiwów okręgów wojskowych filii CAW. Akta przekazywane są na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych oddzielnie dla materiałów archiwalnych kat. A i niearchiwalnych kat. B. Termin przekazania dokumentacji przez jednostkę do archiwum określa dowódca, któremu dane archiwum podlega. Jednostki wojskowe i instytucje przekazują akta do archiwów na podstawie spisów akt przekazanych, sporządzonych oddzielnie dla kat. A i B 8. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, materiały kat B są niszczone po upływie ustalonego okresu przechowywania, zaś materiały kat. A są wstępnie opracowywane w formie inwentarza kartkowego. Po upływie 20 lat od momentu przekazania, akta te są przejmowane przez CAW, gdzie są opracowywane ostatecznie pod kątem naukowo-archiwalnym. 8 Tamże, s. 15.
Sposób przyjmowania akt do CAW jest podobny jak w przypadku przekazywania z kancelarii do filii. Tylko w 1990 roku filie CAW przyjęły z kancelarii instytucji i jednostek wojskowych ponad 58 tys. jednostek archiwalnych, natomiast CAW przyjęło z filii ok. 8 tys. jednostek archiwalnych. III. KSZTAŁTOWANIE WOJSKOWEGO ZASOBU ARCHIWALNEGO Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego to oddziaływanie władz archiwalnych na twórców zespołów poprzez instruktaż i nadzór w zakresie klasyfikacji, systematyzacji, kwalifikacji, brakowania, przechowywania i ewidencjonowania wytworzonych przez tych twórców materiałów archiwalnych 9. W działalności normatywno-kontrolnej wojskowej służby archiwalnej wyodrębnia się opracowywanie przepisów archiwalnych, opiniowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych opracowywanych przez inne instytucje. Działalność kontrolną prowadzi CAW w stosunku do filii kancelarii wszystkich jednostek i instytucji sił zbrojnych. Filie CAW realizują ją w odniesieniu do kancelarii okręgów wojskowych, rodzajów sił zbrojnych oraz instytucji centralnych MON. Zakres kontroli obejmuje ocenę realizacji planowanych zamierzeń, sprawdzenie prawidłowości ewidencji zasobu oraz zgodności stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym wybranego elementu zasobu, ocenę stanu fizycznego i zabezpieczenia przechowywanych materiałów oraz aktualność planów ewakuacyjnych, analizę obsady etatowej oraz ocenę warunków pracy w archiwum. Działalnością szkoleniowo-konsultacyjną, wojskowa służba archiwalna obejmuje pracowników archiwów wojskowych i kancelarii. Pracowników archiwów szkoli się na kursach archiwalnych I-go i II-go stopnia organizowanych przez CAW. Szkolenie kierowników i pracowników 9 Problematyką kształtowania wojskowego zasobu archiwalnego zajmowali się m.in.: H. F a b i j a ń s k i, Kształtowanie narastającego zasobu aktowego i selekcja materiału archiwalnego LWP w świetle założeń i praktyki, [w:] Wybrane zagadnienia z teorii i praktyki wojskowej służby archiwalnej, Warszawa 1967, s. 109 116; Z. B a r a n o w s k i, Zadania wojskowej służby archiwalnej w zarządzaniu archiwami oraz kształtowaniu narastającego zasobu aktowego jednostek, instytucji i zakładów wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 11, 1981, s. 5 11.
kancelarii oraz inspektorów ochrony tajemnicy wojskowej odbywa się raz w roku. W czasie szkolenia omawia się zasady archiwizacji dokumentacji wojskowej ze szczególnym podkreśleniem funkcjonowania w kancelarii właściwie opracowanego rzeczowego wykazu akt. Konsultacje archiwalne prowadzone są na prośbę instytucji lub jednostki wojskowej oraz w czasie wizytacji i kontroli. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania w archiwum upłynął, podlega brakowaniu 10. Problematykę kwalifikowania archiwalnego oraz brakowania dokumentacji reguluje uprzednio wymieniona instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej. Podstawą kwalifikacji do odpowiednich kategorii archiwalnych i ustalenia okresów przechowywania dokumentacji niearchiwalnej w wojsku jest rzeczowy wykaz akt. Przy opracowywaniu tych wykazów stosuje się specjalne kryteria oceny materiałów archiwalnych: a) znaczenie twórców zespołu dla funkcjonowania jednostki wojskowej (instytucji); b) znaczenie historyczne twórcy zespołu; c) wartości informacyjnej; d) niepowtarzalności tekstów, e) niepowtarzalności informacji. Prawidłowa kwalifikacja akt z jednej strony orzeka o wartości źródłowej akt dla badań naukowych, z drugiej gwarantuje zgodność kwalifikacji z rzeczywistą treścią brakowania akt. W wojsku brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna zaliczona do kat. B, której okres przechowywania w archiwum upłynął. Brakowania dokonuje komisja, której skład zatwierdza szef CAW. Podstawowym jej zadaniem jest: sprawdzenie prawidłowości kwalifikacji dokumentacji kat. B wydzielonej do zniszczenia; w wypadku wystąpienia niewłaściwej kwalifikacji ustalenie nowych 10 Zob. Z. K r u p s k a, M. T a r a k a n o w s k a, Problem kształtowania narastającego zasobu aktowego w Polsce Ludowej, Archeion t. 64, 1974; M. M o t a s, Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego, Archeion t. 61, 1974; J. M a l c z e w s k i, Selekcja akt w archiwach wojskowych, Biuletyn Wojskowej Służby Archiwalnej nr 4, 1972, s. 14 21; B. R y s z e w s k i, Metodyka archiwalna ogólna [w.] Archiwistyka, Warszawa 1989.
okresów przechowywania akt; sporządzenie spisu akt wydzielonych do zniszczenia. Komisja taka po zakończeniu prac sporządza protokół zawierający spisy teczek akt przeznaczonych do zniszczenia i przesyła go do CAW w celu akceptacji. W miarę potrzeby, szef CAW zarządza przeprowadzenie ekspertyzy mającej za zadanie ostateczne ustalenia, czy akta przeznaczone do zniszczenia nie posiadają dalszej, praktycznej wartości. W koniecznych przypadkach specjaliści CAW dokonują ekspertyz i podejmują stosowne decyzje. Spis akt wydzielonych do zniszczenia podpisany przez komisję selekcji każdorazowo zatwierdza szef odpowiedniej instytucji. Komisja przeprowadzająca brakowanie dokumentacji zobowiązana jest zastosować się do wniosków i zaleceń z ekspertyzy akt przeprowadzonej przez pracowników CAW. CAW zwraca spis akt wydzielonych do zniszczenia wraz z zezwoleniem szefa CAW na ich zniszczenie. Dokumenty te przechowuje się trwale w archiwum. Po uzyskaniu zezwolenia CAW, akta przeznaczone do zniszczenia wyłącza się z miejsca dotychczasowego przechowywania. Należy z nich wyłączyć oryginały dokumentów osobistych (np. metryki, świadectwa szkolne itp.). Dokumenty takie są przechowywane w archiwum i zwracane na prośbę osób zainteresowanych. Fakt zniszczenia akt członkowie komisji potwierdzają podpisami na odwrotnej stronie zezwolenia na wybrakowanie akt. Analizując skalę brakowań w archiwistyce wojskowej, należy stwierdzić, że tylko w 1990 roku poddano brakowania 50 tys. jednostek. Zakończenie Podjęta w niniejszym artykule problematyka jest rozległa i niezwykle dynamiczna. Wbrew dość powszechnej opinii zasób archiwalny poddany jest różnorodnym działaniom. W opracowaniach i publicystyce podejmowanie tematu gromadzenia zasobu, nie jest zbyt popularne i właściwie, zdaniem autora doceniane. A przecież wszystkie cztery funkcje jakie spełniają współczesne archiwa,
tj. gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie i udostępnianie archiwaliów mają jedynie jakikolwiek sens wtedy, kiedy dotyczą konkretnego zasobu. W opracowaniu zajęto się tylko gromadzeniem zasobu i to w wojskowej sieci archiwalnej. Jednak wnioski i uwagi jakie nasunęły się podczas zbierania materiałów i pisania artykułu, wykraczają także poza archiwa i kancelarie wojskowe. Po pierwsze, zgromadzony zasób CAW został znacznie uszczuplony podczas wojny obronnej, okupacji i w końcowym okresie II wojny światowej. Po drugie, mimo znacznych ubytków, zbiory znajdujące się w CAW zawierają niepowtarzalne i historyczne bezcenne wartości, co zostało zaznaczone w pierwszym rozdziale. Po trzecie, gromadzenie wojskowego zasobu archiwalnego zorganizowane jest w wojskowej sieci archiwalnej i odbywa się według ścisłe określonych zasad szczegółowo określonych przez Instrukcję obowiązującą w siłach zbrojnych. Po czwarte, gromadzeniem zasobu zajmują się w wojsku wyspecjalizowane i odpowiednio przygotowane służby zarówno pod względem teoretycznym jak i umiejętności praktycznych. Po piąte, kształtowanie narastającego wojskowego zasobu archiwalnego realizowane jest poprzez dokonywanie ekspertyz i brakowanie akt, opiniowanie normatywów archiwalnych i kancelaryjnych, przejmowanie akt przez archiwa wojskowe oraz kontrole, szkolenia i konsultacje archiwalne. Wnioski te nie wyczerpują tematu, są jednak najbardziej charakterystyczne i aktualne. Gromadzenie wojskowego zasobu archiwalnego w siłach zbrojnych odbywa się z poszanowaniem wszelkich zasad archiwalnych i doświadczeń praktycznych archiwów państwowych. Jednak specyfika wojskowej sieci archiwalnej wymaga dodatkowej wiedzy i umiejętności archiwistów wojskowych. Jak dotąd zadania te zdaniem autora, wykonywane są w sposób właściwy.
SCHEMAT STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ CENTRALNEGO ARCHIWUM WOJSKOWEGO Załącznik nr 1 KIEROWNICTWO Wydział Nadzoru Archiwalnego Wydział Gromadzenia Zasobu Pracownia ewidencji Pracownia magazynowania Pracownia konserwacji zasobu Pracownia fotograficzna Wydział Naukowo Archiwalny Pracownie 1) Wydział Informacji Archiwalnej Pracownia informacji naukowej Sekcja Administracji Ogólnej Pracownia kwerend osobowych Pracownia informatyczna 1) Wydział posiada siedem pracowni opracowywania akt i jedną pracownia Zbiorów specjalnych (mapy, fotografie).
ZATWIERDZAM Załącznik nr 2... (dowódca jednostki wojskowej) RZECZOWY WYKAZ AKT... (nazwa jednostki wojskowej) Lp. Hasła klasyfikacyjne Kategorie archiwalne 1 Rozkazy dzienne dowódcy jednostki. A 2 Plany szkolenia i zasadniczych przedsięwzięć oraz sprawozdania z ich realizacji roczne 3 Miesięczne plany zamierzeń Bc 4 Plany i sprawozdania jednostek podległych Bc A Uwagi 5 Plany i Sprawozdania komórek organizacyjnych jednostki 6 Ewidencja gospodarki sprzętem i materiałami trwałego użytku Bc B-10 7 Asygnaty przychodowo-rozchodowe Bc