CZĘŚĆ IV ZAMÓWIENIA Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa Zamawiającego w ramach cyklu szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców Programu Operacyjnego PL13 Ograniczanie społecznych nierówności w zdrowiu dofinansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. W skład zamówienia wchodzi: 1) Zapewnienie sali konferencyjnej w 4 lokalizacjach wraz z wyposażeniem; 2) Zapewnienie usługi gastronomicznej; 3) Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych; 4) Zapewnienie noclegu dla trenerów; 5) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. Ad.1 Zapewnienie sali konferencyjnej w 4 lokalizacjach wraz z wyposażeniem Lokalizacja: cykl szkoleń odbędzie się w następujących miastach (jedno szkolenie/miasto): Gdańsk Poznań Kraków Warszawa Miejscem realizacji szkoleń mają być centra konferencyjne lub hotele (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowane w centrum ww. miast do 3 km od głównego dworca kolejowego, z bezpośrednim dojazdem komunikacją miejską. Liczba uczestników: Gdańsk 40 osób
Poznań 40 osób Kraków 40 osób Warszawa 40 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia do 20% liczby uczestników każdego ze szkoleń nie później niż na 5 dni roboczych przed jego realizacją. Uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: obiad i całodniowa przerwa kawowa. Planowane terminy: Szkolenia mają się odbyć w okresie listopad grudzień 2013 r. Cykl 4 szkoleń powinien się odbyć maksymalnie w ciągu 5 tygodni (w tygodniu należy zaplanować 1 szkolenie). Kolejność miast, w których odbywają się szkolenia: Gdańsk Poznań Kraków Warszawa Godziny realizacji szkolenia: 9.00-15.00. Wykonawca przedstawi do 10 września 2013 r. po 2 propozycje terminów szkoleń w każdym z ww. miast w ww. okresie do akceptacji Zamawiającego. Wyposażenie sali konferencyjnej: miejsca siedzące dla uczestników (w ustawieniu szkolnym ze stołami przystosowanymi do notowania), stół prezydialny dla 3 osób z mikrofonami pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) wraz z tabliczkami koziołkami, mównica, nagłośnienie, dodatkowe 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran projekcyjny, laptop wraz z rzutnikiem, klimatyzacja, 2
hol lub inne pomieszczenie obok sali na rozstawienie całodziennego serwisu kawowego, recepcja miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące), umożliwiające podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej, zaplecze sanitarne, szatnia. Zamawiający w terminie do dwóch dni przed szkoleniem przekaże Wykonawcy pliki, które będą wyświetlane w trakcie szkolenia. Wizualizacja: a) Wykonawca przygotuje projekt oraz wykona roll-up informacyjny, który będzie ustawiony w sali konferencyjnej. Parametry techniczne roll-up u: Kolorystyka: kolor/grafika zabezpieczona podwójnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, Nadruk: 4+0 w wysokiej rozdzielczości Wymiary: (ok. 200 x 100 cm) Projekt: Wykonawca na najpóźniej na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem opracuje graficznie 3 projekty 1 (do wyboru przez Zamawiającego, ostatecznie Zamawiający wybierze jeden wzór), w tym zapewni zdjęcia, uwzględniając wytyczne dotyczące kolorystyki charakterystycznej dla obszaru Rozwój Społeczny (Human and Social Development) Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, przy uwzględnieniu wymogów dotyczących pozycjonowania znaków oraz wskazówek odnośnie projektu graficznego określonych w Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej - dokument w wersji elektronicznej oraz dostępny pod adresem http://www.eog.gov.pl/dokumenty/informacja_i_promocja/documents/wytyczn_podrecz nik_wizualizacji.pdf oraz wzoru roll-up a zamieszczonego na stronie http://www.eog.gov.pl/dokumenty/informacja_i_promocja/wzory_materialow_info_prom o/strony/start.aspx. 1 każdy prezentujący inny pomysł artystyczny 3
Projekt musi zawierać co najmniej logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Roll-up musi posiadać solidną i trwałą aluminiową konstrukcję. Oparty ma być na szerokiej podstawie gwarantującej stabilność systemu. b) Dodatkowo w miejscu widocznym Wykonawca umieści informację o współfinansowaniu szkolenia. Napis: Przedsięwziecie finansowane ze środków norweskich pochodzących z funduszy norweskich oraz z budżetu państwa. Project supported by a grant from Norway through the Norway Grants and co-financed by the Polish state budget. Ad.2 Zapewnienie usługi gastronomicznej a) Całodzienny serwis kawowy (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu + dwie osoby prowadzące): świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (2 rodzaje), 4 rodzaje kruchych ciasteczek, owoce, serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). b) Obiad w formie bufetu (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu + dwie osoby prowadzące): zupa, dwa dania mięsne, jedno bezmięsne, ryż, ziemniaki opiekane, warzywa gotowane (2 rodzaje), surówki (2 rodzaje), deser (wyroby cukiernicze, owoce), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sztućce, sprzątanie). 4
Obiad będzie podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanymi wyłącznie dla uczestników szkolenia, odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie do 10 dni przed organizacją pierwszego szkolenia, na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Ad. 3 Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych 180 kompletów materiałów opisanych w pkt a i b. Specyfikacja techniczna: a) segregator-teczka (zawierająca notatnik, wydruk prezentacji, płytę CD): materiał: tektura co najmniej 2,5 mm pokryta folią projekt graficzny: Wykonawca wykona projekt graficzny oparty na projekcie przygotowanym dla roll-up u, zaakceptowanym przez Zamawiającego kolorystyka: CMYK 4+0 format: A4 grzbiet o szerokości 4 5 cm mechanizm dwuringowy umożliwiający wpięcie wydruku prezentacji oraz notatnika kieszeń na płytę CD W teczce-segregatorze Wykonawca umieści: płytę CD z nadrukiem (projekt nadruku musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego i zawierać co najmniej nazwę szkolenia i logotypy Mechanizmów Finansowych). Na płycie Wykonawca nagra przekazane przez Zamawiającego prezentacje i inne materiały szkoleniowe; notatnik wpięty do mechanizmu ringowego, 20 stron, papier biały liniowany lub w kratkę; wydruk prezentacji dostarczonych przez Zamawiającego (wydruk czarnobiały, dwustronny, 3 slajdy na stronie). Zamawiający przewiduje ok. 90 slajdów w prezentacji. 5
Podany wzór przykładowy teczki-segregatora b) długopis Materiał: metal co najmniej 70%, plastik do 30%, Wymiary (minimalne): 13,5 cm x 1 cm, Wykończenie: długopis automatyczny, korpus metalowy, końcówka dolna przykręcana, uchwyt mocujący, mechanizm przyciskany, gumka pod palce, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim o grubości 0,3 - max. 0,4 mm, kolor: srebrny korpus, przycisk i klip, fioletowa gumka pod palce, Nadruk: grawer laserowy po prawej stronie klipsa logotypy Mechanizmów Finansowych, po lewej stronie klipsa napis: www.zdrowie.gov.pl Podany wzór przykładowy długopisu 6
c) pozostałe Wykonawca przygotuje i dostarczy identyfikatory dla trenerów. Wykonawca dostarczy z siedziby Zamawiającego na miejsce realizacji szkoleń dodatkowe materiały informacyjne (broszury, ulotki), przygotowane przez Zamawiającego oraz odbierze materiały pozostałe po szkoleniu. Projekt: do 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem projekt/próbka materiałów konferencyjnych zostanie ustalony z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Projekty muszą zawierać logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, logotyp Ministerstwa Zdrowia. Dostawa: Wykonawca dostarczy gotowe materiały na miejsce realizacji szkoleń. Ad. 4 Zapewnienie noclegu dla trenerów Wykonawca zapewni w dniu poprzedzającym szkolenie noclegi dla dwóch trenerów (pokoje jednoosobowe) w Gdańsku, Poznaniu i Krakowie w hotelach, w których realizowane będą szkolenia lub w ich bezpośredniej bliskości. Hotele mają mieć co najmniej standard 3-gwiazdkowy. Ad 5. Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. a) Wykonawca w trakcie obowiązywania umowy zapewni osobę odpowiedzialną za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie kompleksowej obsługi cyklu szkoleń. b) W trakcie wszystkich szkoleń Wykonawca zapewni: co najmniej jedną osobę obsługującą recepcję oraz co najmniej jedną osobę obecną na sali w razie zaistnienia problemów technicznych oraz do podawania mikrofonów uczestnikom. Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy niezbędne logotypy. 7