Kurs ECDL Moduł 3 Korespondencja seryjna w programie Microsoft Office Word 2003 Autor: Piotr Dębowski piotr.debowski@konto.pl
Wolno: Creative Commons License Deed Uznanie autorstwa - Użycie niekomercyjne - Na tych samych warunkach 3.0 Polska. kopiować, rozpowszechniać, odtwarzać i wykonywać utwór tworzyć utwory zależne Na następujących warunkach: Uznanie autorstwa - Musisz przypisać Korespondencja seryjna w programie Microsoft Office Word 2003 do Piotr Dębowski (http://piotrdebowski.blogspot.com). Użycie niekomercyjne - Nie wolno używać tego utworu do celów komercyjnych. Na tych samych warunkach - Jeśli zmienia się lub przekształca niniejszy utwór, lub tworzy inny na jego podstawie, można rozpowszechniać powstały w ten sposób nowy utwór tylko na podstawie takiej samej licencji. Ze świadomością, że: Zrzeczenie - Każdy z tych warunków może zostać uchylony, jeśli uzyska się zezwolenie właściciela praw autorskich. Public Domain - Jeżeli utwór lub jakiekolwiek jego elementy, zgodnie z prawem właściwym, należą do domeny publicznej, to licencja w żaden sposób nie wpływa na ten status prawny. Inne prawa - Licencja nie wpływa w żaden sposób na następujące prawa: Uprawnienia wynikające z dozwolonego użytku ani innych obowiązujących ograniczeń lub wyjątków prawa autorskiego. Autorskie prawa osobiste autora; Ewentualne prawa osób trzecich do utworu lub sposobu wykorzystania utworu, takie jak prawo do wizerunku lub prawo do prywatności. Uwaga - W celu ponownego użycia utworu lub rozpowszechniania utworu należy wyjaśnić innym warunki licencji, na której udostępnia się utwór. - 1 -
Spis treści: 1. Wprowadzenie do korespondencji seryjnej...- 3-2. Omówienie...- 3-2.1. Jak to działa?...- 3-2.2. Dokument z danymi...- 3-2.3. Korespondencja seryjna adresowanie listu - metoda 1...- 4-2.3.1. Krok 1: Wybór rodzaju dokumentu (list / koperta)...- 6-2.3.2. Krok 2: Wybór dokumentu początkowego...- 8-2.3.3. Krok 3: Wybieranie listy adresatów...- 9-2.3.4. Krok 4: Wstawianie pól automatycznego adresowania...- 11-2.3.5. Krok 5: Przeglądanie listów...- 12-2.3.6. Krok 6: Ukończenie scalania...- 13-3. Korespondencja seryjna adresowanie listu - metoda 2...- 14-3.1. Po co?...- 14-3.2. O co chodzi?...- 14-3.3. Włączanie paska narzędzi korespondencja seryjna...- 14-3.4. Korespondencja seryjna...- 16-3.4.1. Krok 1...- 16-3.4.2. Krok 2...- 17-3.4.3. Krok 3...- 17-3.4.4. Krok 4...- 18-3.4.5. Krok 5: Przeglądanie listów / adresatów...- 19-3.4.6. Krok 6: Kończenie scalania...- 20-4. Adresowanie kopert...- 21-4.1. Wybór rodzaju dokumentu koperta...- 21-4.1.1. Wybór wielkości koperty...- 22-4.1.2. Wprowadzanie adresu...- 22 - - 2 -
1. Wprowadzenie do korespondencji seryjnej Korespondencja seryjna jest to narzędzie program Word umożliwiające automatyzację i znaczne usprawnienie pracy w przypadku konieczności zaadresowania wielu listów czy kopert (przy założeniu, że pozostała część dokumentu pozostaje niezmienna). Narzędzie to można również z powodzeniem zastosować w wielu innych sytuacjach np. wypełnianie pola Dla na dyplomach gratulacyjnych, certyfikatach itp. 2. Omówienie 2.1. Jak to działa? Wykorzystanie narzędzia korespondencji seryjnej polega na przygotowaniu dwóch oddzielnych dokumentów: Dokument główny jest to wzór dokumentu do którego będą wstawiane nazwisko adresata czy dane adresowe. Dokument zawierający zbiór danych opisujących adresata. Następnie na ich podstawie możemy rozpocząć konstruowanie pojedynczego dokumentu, w którym znajdą się pola automatycznie pobierające dane z tabeli z danymi adresata. Po czym następuje utworzenie serii dokumentów w każdym z nich znajda się dane innego adresata. 2.2. Dokument z danymi Poniżej przedstawiam zawartość przykładowego dokumentu z danymi adresowymi (Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.). Po wprowadzeniu danych plik taki należy zapisać na dysku twardym (ja zapisałem w Moje dokumenty pod nazwą dane_adresowe.doc). - 3 -
Tabela 1. Przykładowa zawartość pliku dane_adresowe.doc LP Zwrot Imię Nazwisko Ulica Nr domu Kod Miasto Nazwa firmy 1. Pan Jan Kowalski Błotna 13 45-273 Moria Meble sp. z o.o. 2. Pan Adam Nowak Drewniana 71 45-270 Stara Caldera Rowery i spółka 3. Pani Joanna Iksińska Odciętych 12 18-300 Kartezy Matematyka dla domu. SC. 4. Pan Roman Igrekowski Rzędnych 14 21-300 Jańskie Piękny ogród. Tak przygotowany dokument może zawierać nawet setki linii (rekordów) i stanowi bazę danych, którą można wykorzystywać wielokrotnie jako źródło danych adresowych. 2.3. Korespondencja seryjna adresowanie listu - metoda 1 Rozpoczynamy od utworzenia nowego dokumentu i wprowadzenia treści listu. Na tym etapie miejsca gdzie będziemy wprowadzali dane adresata należy pozostawić puste (lub tez możemy wpisać słowo Imię Nazwisko czy adres tak aby potem łatwiej odnaleźć te miejsca w dokumencie) (Rysunek 1). Następnie uruchamiamy kreator korespondencji seryjnej (Rysunek 2). i od tego miejsca rozpoczynamy opracowywanie dokumentu automatyzującego adresowanie. - 4 -
Rysunek 1. Przykładowa zawartość listu od której zaczynamy. Rysunek 2. Uruchamianie kreatora korespondencji seryjnej. - 5 -
2.3.1. Krok 1: Wybór rodzaju dokumentu (list / koperta) Po uruchomieniu kreatora po prawej stronie ekranu otrzymujemy panel w którym wykonujemy kolejne operacje. Część panelu oznaczona 1 (Rysunek 3) umożliwia wybieranie dostępnych opcji. Częśc oznaczona jako 2 pozwala na przechodzenie do kolejnego/poprzedniego kroku procesu adresowania. Rysunek 3. Okno kreatora (1- dostępne opcje; 2 kolejne kroki operacji). - 6 -
W pierwszym kroku wybieramy rodzaj dokumentu jaki będzie tworzony zwykle będzie to list (Rysunek 4) lub koperta. Rysunek 4. Krok 1 wybieramy rodzaj dokumentu. Na dole okna (Rysunek 3) przełączamy do kolejnego kroku (Rysunek 5). Rysunek 5. Przejście do kolejnego kroku - 7 -
2.3.2. Krok 2: Wybór dokumentu początkowego Po wybraniu listu jako dokumentu głównego wybieramy źródło dokumentu początkowego (Rysunek 6). w naszym przypadku będzie to bieżący dokument. Inne możliwości to rozpoczęcie od gotowego szablonu listu albo wskazanie na dysku istniejącego już listu. Rysunek 6. Wybór dokumentu początkowego. Przechodzimy dalej (na dole okna kreatora. - 8 -
2.3.3. Krok 3: Wybieranie listy adresatów Kolejnym krokiem jest wybranie listy adresatów (Rysunek 7) tutaj po naciśnięciu Przeglądaj wskazujemy utworzony wcześniej plik z danymi adresowymi - dane_adresowe.doc (Rysunek 8). Rysunek 7. Wybieranie listy adresatów. - 9 -
Rysunek 8. Wybieranie pliku z danymi adresowymi. Po wskazaniu pliku zawierającego dane adresowe otworzy się kolejne okno (Rysunek 9) w którym możemy dokonać korekty listy adresowej, poprzez odznaczenie osób (rekordów) do których tym razem nie piszemy listu. Rysunek 9. Na tym etapie możemy odznaczyć osoby do których nie chcemy pisać listu - 10 -
2.3.4. Krok 4: Wstawianie pól automatycznego adresowania Kolejnym krokiem jest wstawienie do dokumentu (w odpowiednie miejsca pól łączących tworzony list z odpowiednimi danymi zawartymi w bazie adresów (Rysunek 10). Ustawiamy kursor w odpowiednim miejscu dokumentu (tam gdzie chcemy wstawiać dane). Następnie klikamy w opcję Więcej elementów i wstawiamy pożądane pola w takiej kolejności jak maja być ułożone w dokumencie np. <<nazwa firmy>> <<zwrot>> <<Imię>> <<Nazwisko>> <<ulica>> <<nr domu>> <<kod>> <<Miasto>> UWAGA: Możemy albo dwukrotnie klikać na każdym z pól albo zaznaczać myszką i klikać wstaw Rysunek 10. Wstawianie do dokumentu pól automatycznego adresowania. - 11 -
Po wstawieniu Pol adresowych należy ustawić w odpowiedniej kolejności wstawiając we właściwych miejscach spacje oraz przenosząc do następnej linii enterem. Jeżeli w liście pola te chcemy wstawić w różnych miejscach dokumentu to operację ta należy powtórzyć wybierając właściwe pola przypisane danym z tabeli dokumentu: dane_adresowe.doc. Rysunek 11. Wygląd dokumentu po wstawieniu pól adresowych. 2.3.5. Krok 5: Przeglądanie listów W tym momencie należy przejrzeć wszystkie listy (Rysunek 12) w celu weryfikacji poprawności danych i ich ułożenia co jest szczególnie istotne w przypadku długich nazw (część nazwy może przeskoczyć do kolejnej linijki). Możemy tutaj wprowadzić konieczne zmiany czy nawet wykluczyć adresata. Następnie przechodzimy do kolejnego kroku ukończenia scalania. - 12 -
Rysunek 12. Przeglądanie kolejnych listów. 2.3.6. Krok 6: Ukończenie scalania Następna czynnością jest ukończenie scalania. Na tym etapie zamiast przejść bezpośrednio do drukowania dobrze jest wybrać opcję Edytuj poszczególne listy (Rysunek 13) co spowoduje wygenerowanie nowego dokumentu zawierającego wszystkie listy do wszystkich adresatów wybranych na liście. Rysunek 13. Ukończenie scalania / edycja poszczególnych listów. Plik taki można jeszcze raz przejrzeć w celu znalezienia ewentualnych błędów. Należy go zapisać i można przystąpić do drukowania. - 13 -
3. Korespondencja seryjna adresowanie listu - metoda 2 3.1. Po co? Chcę być profesjonalistą 3.2. O co chodzi? Metoda ta opisuje te same operacje jakie zostały przedstawione w metodzie 1. Jednak nie za pomocą kreatora lecz bezpośrednio z wykorzystaniem narzędzi paska korespondencja seryjna. 3.3. Włączanie paska narzędzi korespondencja seryjna W celu pokazania paska narzędzi korespondencja seryjna klikamy prawym klawiszem myszy (RMB) na wolnym miejscu górnego paska zawierającego ikony programy Word. (Lub z menu widok wybieramy Paski narzędzi) i zaznaczamy Pole korespondencja seryjna (Rysunek 14). Rysunek 14. Dodawanie paska ikon korespondencji seryjnej. - 14 -
Rysunek 15. Pasek narzędzia Korespondencja seryjna. - 15 -
3.4. Korespondencja seryjna Przygotowanie listu z wykorzystaniem narzędzia korespondencja seryjna zostanie opisane w skondensowanej formie ponieważ szczegóły zostały pokazane w opisie metody 1 (kreatora korespondencji seryjnej Rozdział 2). 3.4.1. Krok 1 Rysunek 16. Wybór typu dokumentu - 16 -
3.4.2. Krok 2 Rysunek 17. Wybór pliku z danymi 3.4.3. Krok 3 Rysunek 18. Wybór adresatów - 17 -
3.4.4. Krok 4 Rysunek 19. Wstawianie pól korespondencji seryjnej Rysunek 20. Przykładowy układ pól adresu korespondencji seryjnej - 18 -
3.4.5. Krok 5: Przeglądanie listów / adresatów Uwaga: Zaznaczenie opcji jak na Rysunek 21 spowoduje zastąpienie pól korespondencji seryjnej danymi Odznaczenie tej opcji przywraca widok z polami czyli <<imię>> <<nazwisko>> itd. Rysunek 21. Przeglądanie listów / danych - 19 -
3.4.6. Krok 6: Kończenie scalania Rysunek 22. Kończenie scalania Rysunek 23. Uzyskany wynik po przeprowadzeniu scalania Nowy dokument tóry powstał w wyniku przeprowadzenia scalania zapisujemy i ewentualnie drukujemy. - 20 -
4. Adresowanie kopert 4.1. Wybór rodzaju dokumentu koperta Cały proce jest bardzo podobny do opisanego powyżej (niezależnie od wybranej metody. koperty Różnica polega na tym że po wybraniu tworzenia koperty (Rysunek 24) musimy jeszcze wybrać wielkość Rysunek 24. Adresowanie kopert (za pomocą kreatora lub za pomocą narzędzia korespondencja seryjna). - 21 -
4.1.1. Wybór wielkości koperty 4.1.2. Wprowadzanie adresu Reszta procesu adresowania koperty jest analogiczna jak w przypadku adresowania listu: wybieramy plik z adresatami a następnie wstawiamy dane adresowe (Rysunek 25) przy czym należy zwrócić uwagę że na kopercie (w jej dolnej części) mamy już wstawione pole tekstowe, w którym umieszczamy pola korespondencji seryjnej. - 22 -
Rysunek 25. Wstawianie danych adresowych do pola tekstowego Reszta procesu adresowania koperty jest identyczna do adresowania listu. - 23 -
Spis ilustracji: Rysunek 1. Przykładowa zawartość listu od której zaczynamy....- 5 - Rysunek 2. Uruchamianie kreatora korespondencji seryjnej....- 5 - Rysunek 3. Okno kreatora (1- dostępne opcje; 2 kolejne kroki operacji)...- 6 - Rysunek 4. Krok 1 wybieramy rodzaj dokumentu...- 7 - Rysunek 5. Przejście do kolejnego kroku...- 7 - Rysunek 6. Wybór dokumentu początkowego....- 8 - Rysunek 7. Wybieranie listy adresatów....- 9 - Rysunek 8. Wybieranie pliku z danymi adresowymi...- 10 - Rysunek 9. Na tym etapie możemy odznaczyć osoby do których nie chcemy pisać listu...- 10 - Rysunek 10. Wstawianie do dokumentu pól automatycznego adresowania...- 11 - Rysunek 11. Wygląd dokumentu po wstawieniu pól adresowych....- 12 - Rysunek 12. Przeglądanie kolejnych listów...- 13 - Rysunek 13. Ukończenie scalania / edycja poszczególnych listów...- 13 - Rysunek 14. Dodawanie paska ikon korespondencji seryjnej...- 14 - Rysunek 15. Pasek narzędzia Korespondencja seryjna...- 15 - Rysunek 16. Wybór typu dokumentu...- 16 - Rysunek 17. Wybór pliku z danymi...- 17 - Rysunek 18. Wybór adresatów...- 17 - Rysunek 19. Wstawianie pól korespondencji seryjnej...- 18 - Rysunek 20. Przykładowy układ pól adresu korespondencji seryjnej...- 18 - Rysunek 21. Przeglądanie listów / danych...- 19 - Rysunek 22. Kończenie scalania...- 20 - Rysunek 23. Uzyskany wynik po przeprowadzeniu scalania...- 20 - Rysunek 24. Adresowanie kopert (za pomocą kreatora lub za pomocą narzędzia korespondencja seryjna)..- 21 - Rysunek 25. Wstawianie danych adresowych do pola tekstowego...- 23 - Spis tabel: Tabela 1. Przykładowa zawartość pliku dane_adresowe.doc...- 4 - - 24 -