ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA ZDARZEŃ Instrukcja obsługi 1. WSTĘP... 2 2. LOGOWANIE DO SYSTEMU... 2 3. STRONA GŁÓWNA... 3 4. EWIDENCJA RUCHU... 4 4.1. Dodanie osoby wchodzącej na teren obiektu... 4 4.2. Dodanie pojazdu wjeżdżającego na teren obiektu... 5 4.3. Potwierdzenie opuszczenia obiektu... 6 5. PRZEBIEG SŁUŻBY... 7 5.1. Menu podrzędne zarządzanie służbą... 7 5.2. Nowa służba... 8 5.3. Szczegóły i przebieg służby... 9 5.3.1. Skład zmiany... 9 5.3.2. Posterunki... 9 5.3.3. Przebieg służby... 10 5.4. Instruktaż do służby... 11 5.5. Uwagi osób kontrolujących... 11 5.6. Nowe zdarzenie... 12 5.7. Nowa notatka - sposób realizacji / wydane polecenia... 12 5.8. Podgląd danych... 13 5.9. Koniec służby... 13 6. RAPORT EWIDENCJI RUCHU... 14 7. RAPORT PRZEBIEGU SŁUŻBY... 14 8. UŻYTKOWNICY... 15 8.1. Dodanie użytkownika... 15 8.2. Edycja danych użytkownika... 15 9. Ustawienia... 17 9.1. Cel wizyty... 17 10. Raport danych osobowych... 18 10.1. Użycie danych osobowych... 18 10.2. Raport... 18 1
1. WSTĘP Aplikacja umożliwia prowadzenie elektronicznej książki służby oraz rejestrację ruchu osobowego i ruchu pojazdów na chronionym obiekcie. Za jej pomocą pracownik ochrony może rejestrować zdarzenia na obiekcie podczas pełnienia służby. Do każdego zdarzenia istnieje możliwość dopisania notatki z podjętych działań. Narzędzie umożliwia również prowadzenie elektronicznej ewidencji osób i pojazdów znajdujących się na terenie obiektu, dzięki czemu możliwy jest podgląd, kto aktualnie znajduje się na terenie oraz wygenerowanie listy gości znajdujących się na chronionym obszarze. Pracownik ochrony wprowadza do systemu osoby lub pojazdy, które wchodzą na teren obiektu. W momencie, kiedy dana osoba opuszcza obiekt, czynność ta również zostaje potwierdzona w aplikacji. Aplikacja działa niezależnie i nie jest wymagana instalacja na stacji roboczej, przez co może być uruchomiona na każdym komputerze lub urządzeniu mobilnym z dostępem do Internetu.. 2. LOGOWANIE DO SYSTEMU Tutaj wpisujemy login użytkownika Tutaj wpisujemy hasło Wpisz swój login i hasło, a następnie naciśnij przycisk Zaloguj się. 2
Po zalogowaniu się użytkownik, w zależności od nadanych uprawnień, ma do wyboru następujące zakładki w menu: 1. Strona główna strona startowa systemu 2. Ewidencja ruchu moduł do prowadzenia elektronicznej ewidencji ruchu osobowego i ruchu pojazdów 3. Przebieg służby moduł do prowadzenia elektronicznej książki służby 4. Raport ewidencji ruchu zestawienie osób/pojazdów, które przebywały na terenie obiektu 5. Raport przebiegu służby zestawienie informacji związanych z przebiegiem służby na chronionym obiekcie 6. Użytkownicy zarządzanie kontami i uprawnieniami użytkowników 7. Ustawienia zarządzenie danymi i konfiguracja systemu 8. Pomoc instrukcji obsługi 3. STRONA GŁÓWNA Po zalogowaniu pojawi się ekran tytułowy. Menu Wyloguj 3
4. EWIDENCJA RUCHU Dodaj osobę Wyszukaj Dodaj pojazd Eksport do pliku Potwierdź opuszczenie obiektu W tabeli wyświetlona jest lista osób lub pojazdów aktualnie przebywających na terenie obiektu. System umożliwia filtrowanie wyświetlonej listy poprzez wybranie odpowiedniego parametru z sekcji Wyszukaj. Użytkownik może również wyeksportować aktualną listę do pliku Excel. 4.1. Dodanie osoby wchodzącej na teren obiektu 1. Wyszukaj osobę 2. Wybierz z listy 3. Dane zostały dodane do formularza 4
Aby dodać osobę kliknij przycisk. Na ekranie pojawi się formularz do uzupełnienia. Pola oznaczone * są obowiązkowe do uzupełnienia. Użytkownik ma do wyboru 2 możliwości uzupełnienia formularza: a) Jeśli osoba była wcześniej rejestrowana w EKS użytkownik może wyszukać jej dane i automatycznie wypełnić formularz. 1. Wpisz całe słowo lub jego fragment, po którym chcesz wyszukać osobę (np. kow aby wyszukać nazwisko Kowal), a następnie kliknij. 2. Jeśli dane osoby zostały znalezione, wybierz pozycję z listy rozwijalnej. 3. Dane osoby zostaną automatycznie wprowadzone do formularza. 4. Wypełnij pozostałe pozycje i kliknij przycisk Zapisz. b) Jeśli danych osoby nie ma w bazie wpisz je ręcznie, a następnie kliknij przycisk Zapisz. Dane osoby wchodzącej na teren obiektu zostaną zapisane w systemie. 4.2. Dodanie pojazdu wjeżdżającego na teren obiektu 1. Wyszukaj 2. Wybierz z listy 3. Dane dotyczące wjeżdżającego pojazdu Aby dodać pojazd kliknij przycisk. Na ekranie pojawi się formularz. Jego uzupełnienie odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku dodawania osoby. 5
4.3. Potwierdzenie opuszczenia obiektu Aby potwierdzić opuszczenie obiektu kliknij ikonę na liście osób/pojazdów znajdujących się na terenie obiektu. System wyświetli szczegóły wizyty na terenie obiektu. W przypadku konieczności uzupełnienia dodatkowych informacji należy uzupełnić pola formularza po prawej stronie Dane przy wyjściu. Aby potwierdzić kliknij ikonę. Aby anulować kliknij. Pola formularza do uzupełnienia Potwierdź Zrezygnuj 6
5. PRZEBIEG SŁUŻBY Informacje o służbie Nazwa obiektu Menu podrzędne szczegóły służby Lista zdarzeń Dodaj nową notatkę (sposób realizacji / wydane polecenia) W zakładce Przebieg służby prowadzona jest na bieżąco dokumentacja opisująca realizację czynności służbowych w chronionym obiekcie. W tabeli na stronie głównej wyświetlone są informacje o zarejestrowanych zdarzeniach w trakcie aktualnej służby. Do każdego zdarzenia istnieje możliwość dopisania notatki opisującej sposób realizacji lub wydane polecenia. Do danej służby mogą również zostać wprowadzone notatki z przeprowadzonego instruktażu do służby lub uwagi osób kontrolujących. Przed zakończeniem służby użytkownik może zaznaczyć zdarzenia, które powinny być widoczne dla następnej służby. 5.1. Menu podrzędne zarządzanie służbą W zakładce Przebieg służby dostępne jest menu podrzędne. W zależności od nadanych uprawnień, użytkownik ma do wyboru następujące ikony: - nowa służba - szczegóły i przebieg służby - instruktaż do służby - uwagi osób kontrolujących - koniec służby - podgląd danych - nowe zdarzenie 7
5.2. Nowa służba Jeśli w systemie nie ma aktywnej służby, można dodać nową służbę (wyświetli się komunikat Brak aktywnej służby). Aby tego dokonać kliknij przycisk. Na ekranie wyświetli się formularz dodawania nowej służby. Użytkownik, który doda nową służbę staje się automatycznie osobą funkcyjną i tylko on będzie mógł prowadzić dalszą dokumentację dotyczącą przebiegu aktualnej służby oraz potwierdzić jej zakończenie. Uwaga! Nie ma możliwości dodania nowej służby bez zakończenia poprzedniej aktywnej służby w systemie. 8
5.3. Szczegóły i przebieg służby W zakładce Szczegóły służby użytkownik może uzupełniać na bieżąco informacje dotyczące aktualnej służby: Skład zmiany Posterunki Przebieg 5.3.1. Skład zmiany Określając skład zmiany należy wprowadzić do systemu dane pracowników. Nr w pierwszej kolumnie tabeli jest numerem osoby pełniącej służbę i jest automatycznie nadany przez system. Aby dodać pracownika wypełnij imię i nazwisko, a następnie kliknij przycisk. Po dodaniu pracownik pojawi się na liście. 5.3.2. Posterunki Określają posterunki należy wprowadzić do systemu wszystkie posterunki na danej służbie. Umożliwi to wypełnienie tabeli przebiegu służby. Aby dodać posterunek wypełnij nazwę, a następnie kliknij przycisk. Po dodaniu posterunek pojawi się na liście. 9
5.3.3. Przebieg służby Tabela przebiegu służby jest uzupełniana przez osobę funkcyjną, wyznaczoną do prowadzenia dokumentacji i tylko ona ma odpowiednie uprawnienia w systemie. Należy ją uzupełniać na bieżąco, niedozwolone jest uzupełnianie tabeli przed upływem danej godziny i/lub przed zakończeniem służby. Uwaga! System rejestruje datę i godzinę dokonania wpisu. Aby dodać nowy wpis kliknij przycisk. Na ekranie wyświetli się formularz zawierający wszystkie zdefiniowane wcześniej posterunki. Do każdego posterunku można przypisać osobę wybierając ją z listy zawierającej zdefiniowany wcześniej skład zmiany. Jeśli nie zostanie wybrana żadna osoba, do danego posterunku nie będzie przypisanej osoby. W ostatniej pozycji należy wybrać godzinę rozpoczęcia służby na posterunku. Po zapisaniu kolejny wpis zostanie wyświetlony w tabeli. Uwaga! Każdy kolejny wpis powinien mieć unikatową godzinę rozpoczęcia służby na posterunku. Posterunek Wybrany pracownik Godzina rozpoczęcia 10
5.4. Instruktaż do służby Instruktażu do służby udziela zawsze osoba funkcyjna posiadająca właściwe w tym zakresie uprawnienia. Udzielenie instruktażu potwierdza odpowiedni wpis w systemie przez osobę uprawnioną. Jeśli w systemie nie ma żadnego wpisu wyświetli się komunikat Brak instruktażu. Aby dodać wpis, wprowadź notatkę, a następnie kliknij przycisk. Po dodaniu notatka pojawi się w tabeli. 5.5. Uwagi osób kontrolujących Przeprowadzenie kontroli pełnienia służby potwierdzone powinno zostać poprzez odpowiedni wpis w systemie przez osobę uprawnioną. Jeśli w systemie nie ma żadnego wpisu wyświetli się komunikat Brak uwag. Aby dodać wpis, wprowadź notatkę, a następnie kliknij przycisk. Po dodaniu notatka pojawi się w tabeli. 11
5.6. Nowe zdarzenie Aby dodać zdarzenie kliknij przycisk. Na ekranie pojawi się formularz nowego zdarzenia. Po uzupełnieniu zapisz zdarzenie w systemie. 5.7. Nowa notatka - sposób realizacji / wydane polecenia Do każdego zdarzenia jest możliwość dodania notatki opisującej sposób realizacji lub wydane polecenia. Kliknij przycisk formularza. w ostatniej kolumnie tabeli aby przejść do Informacja o zdarzeniu Dodane notatki Formularz nowej notatki 12
5.8. Podgląd danych System umożliwia wyświetlenie zbiorczo wszystkich informacji dotyczących danej służby. Aby podejrzeć dane służby kliknij przycisk. 5.9. Koniec służby Przed zakończeniem służby system umożliwia wybranie zdarzeń bieżącej służby, aby były widoczne dla następnej. Aby tego dokonać, w pierwszej kolejności zaznacz pozycje w pierwszej kolumnie tabeli zdarzeń. Po wybraniu zdarzeń kliknij przycisk, aby zakończyć służbę. System poprosi o potwierdzenie. Kliknij OK aby potwierdzić lub Anuluj aby zrezygnować. Uwaga! Po zakończeniu służby nie ma możliwości późniejszego uzupełnienia danych. Jeśli służba nie zostanie zakończona nie będzie możliwe dodania nowej służby. Zakończ służbę Zaznacz zdarzenie Zaznacz wszystkie 13
6. RAPORT EWIDENCJI RUCHU Wyszukaj Export do Excel System umożliwia raportowanie danych z modułu ewidencji ruchu. Podgląd Generowanie raportu dostępne jest w zakładce Raport Ewidencji Ruchu. W tabeli wyświetlona jest lista osób/pojazdów które przebywały na obiekcie w określonym przedziale czasu. System umożliwia filtrowanie wyświetlonej listy poprzez wybranie odpowiedniego parametru z sekcji Wyszukaj, a następnie kliknięcie ikony. Aby wynik wyszukiwania zapisać w formacie pliku Excel kliknij na ikonę. 7. RAPORT PRZEBIEGU SŁUŻBY System umożliwia raportowanie danych z przebiegu służby. Podgląd raportu dostępne jest w zakładce Raport Przebiegu Służby. W tabeli wyświetlone są zarejestrowane służby na obiekcie z określonego przedziału czasu. System umożliwia filtrowanie wyświetlonej listy poprzez wybranie odpowiedniego parametru z sekcji Wyszukaj, a następnie kliknięcie przycisku. Aby wynik wyszukiwania zapisać w formacie pliku Excel kliknij na ikonę. Aby podejrzeć szczegółowe dane dotyczące wybranej służby kliknij przycisk w ostatniej kolumnie tabeli. 14
8. UŻYTKOWNICY W tabeli wyświetlona jest lista użytkowników systemu przypisana do obiektu. System umożliwia filtrowanie wyświetlonej listy poprzez wybranie odpowiedniego parametru z sekcji Wyszukaj. 8.1. Dodanie użytkownika Aby dodać nowego użytkownika kliknij przycisk Dodaj. Na ekranie wyświetli się formularz, który należy uzupełnić, a następnie kliknąć przycisk Zapisz. 8.2. Edycja danych użytkownika Aby edytować dane użytkownika, kliknij ikonę edycji w ostatniej kolumnie tabeli. Na ekranie wyświetli się wypełniony formularz z aktualnymi danymi. Aby nadać uprawnienia użytkownikowi do danego obiektu, wybierz dostępny obiekt z listy i kliknij przycisk. Aby usunąć uprawnienia użytkownikowi do danego obiektu kliknij przycisk przy odpowiedniej pozycji na liście przypisanych obiektów. Uwaga! Zmiany dotyczące przypisania do obiektów zostaną wprowadzone natychmiast. Nie ma możliwości anulowania zmian przyciskiem anuluj. 15
Usuń przypisaną rolę z listy Przypisz rolę do użytkownika Usuń uprawnienia do obiektu z listy przypisanych obiektów Dodaj uprawnienia do wybranego obiektu Aby zmienić hasło wpisz nowe hasło 16
9. Ustawienia Administrator obiektu ma możliwość zarządzaniem danymi wyświetlanymi w systemie. W zakładce Ustawienia wyświetla się menu podrzędne, na którym dostępne są linki do opcji konfiguracji. 9.1. Cel wizyty Administrator ma możliwość definiowania listy pozycji, które będą wyświetlane przy formularzu dodawania w module ewidencji ruchu. Aby dodać nowy cel wizyty kliknij na przycisk Dodaj, a następnie wypełnij formularz i zapisz zmiany. Aby przejść do formularza edycji kliknij ikonę edycji w ostatniej kolumnie tabeli. Aby usunąć cel wizyty kliknij ikonę. Zaleca się rozważne usuwanie dodanych wpisów. Po usunięciu nie będą one dostępne w module ewidencji ruchu. Menu podrzędne Dodaj cel Wybierz obiekt Edytuj Usuń 17
10. Raport danych osobowych Administrator obiektu ma możliwość prowadzenia ewidencji użycia danych osobowych oraz tworzenia raportów dotyczących wprowadzonych danych osobowych do systemu. W zakładce Raport danych wyświetla się menu podrzędne, na którym dostępne są linki do poszczególnych opcji. 10.1. Użycie danych osobowych System umożliwia wprowadzania informacji o odbiorcach, którym dane osobowe zostały udostępnione, dacie i zakresie tego udostępnienia. Aby dodać nowy wpis kliknij przycisk Dodaj, a następnie wypełnij formularz zawierający dane dotyczące m.in. okoliczności udostępnienia danych, osoby odwiedzającej, podmiotu wskazanego z nazwy i adresu bądź imienia i nazwiska, daty udostępnienia oraz zakresu danych, które zostały udostępnione. Po uzupełnieniu formularza zapisz zmiany. 10.2. Raport Dla każdej osoby, której dane osobowe są przetwarzane w systemie, istnieje możliwość sporządzenie i wydrukowania raportu zawierającego m.in. datę pierwszego wprowadzenia danych do systemu, zakres wprowadzonych danych, który pracownik ochrony dokonał wpisu oraz informacje na temat udostępnienia danych osobowych. 18
System umożliwia wybranie konkretnej osoby z listy wyboru lub wyszukanie przy wykorzystaniu wyszukiwarki. Po wybraniu osoby raport zostanie wyświetlony na ekranie. 19