WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII.431.2.2016 Łódź, 11 lipca 2016 r. Pan Ryszard Rytter Starosta Poddębicki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Marcin Barański inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Teresa Kuźnik inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 8/1/2016 i Nr 8/2/2016 z 7 kwietnia 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Poddębickim, ul. Łęczycka 16, 99 200 Poddębice, w okresie od 11.04.2016 r. do 16.06.2016 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 11, 20, 22 kwietnia 2016 r. oraz 11, 18 i 19 maja 2016 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2015 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz. 71015 Nadzór budowlany. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. [dowód: akta kontroli, str. 1 18] 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) 664-13-64, +48 (42) 664-16-05, fax +48 (42) 664-10-78, www.lodzkie.eu

2 Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Poddębickim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Poddębicach jest Pan Marian Kuźniak, pełniący to stanowisko od dnia 18.05.1999 r., na podstawie powołania przez Starostę Poddębickiego. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Poddębicach będący jednostką zespolonej administracji powiatowej za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale 71015 Nadzór budowlany. Wydatki wykonane ogółem przez PINB w Poddębicach w roku 2015, wg stanu na 31.12.2015 r. wyniosły w dziale 710, rozdziale 71015 367.067,00 zł. II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w jednostce realizującej ustawowe zadania powiatowej inspekcji nadzoru budowlanego, tj.: 1) Zarządzenie Nr 1/10 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach z dnia 27 grudnia 2010 r. wprowadzające zmiany do Zarządzenia Nr 10/99 z dnia 5 listopada 1999 r. oraz do Zarządzenia Nr 1/04 z dnia 1 lipca 2004 r., w zakresie: Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Poddębicach, w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 1 do Zarządzenia, Zakładowego Planu Kont w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Poddębicach, w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 2 do Zarządzenia, 2) Regulamin Organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Poddębicach, stanowiący Załącznik do Zarządzenia Nr 1/04 z dnia 28.06.2004 r.; [dowód: akta kontroli, str. 29 37] 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290)

3 2. prawidłowość ujęcia w budżecie powiatu oraz planie finansowym jednostki realizującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego kwot otrzymanych dotacji, wraz z jego zmianami, wynikającymi z: 2 decyzji Wojewody Łódzkiego 4 zwiększających plan wydatków budżetowych dla Powiatu Poddębickiego, 2 Uchwał Zarządu Powiatu w Poddębicach 5 wprowadzających zmiany do budżetu powiatu, wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego, 3 Uchwał Zarządu Powiatu w Poddębicach 6 oraz 6 Zarządzeń Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach 7 wprowadzających zmiany w planie finansowym, polegających na przeniesieniu kwot pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej, w oparciu o dokumenty źródłowe oraz prowadzoną ewidencję księgową. [dowód: akta kontroli, str. 93 169] 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami otrzymanych dotacji z budżetu państwa, z planowanym przeznaczeniem; 4. kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, tj.: sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego, listy płac i inne) będące podstawą poniesienia wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej, na łączną kwotę 367.067,00 zł, tj. 100 % poniesionych wydatków w roku 2015, [dowód: akta kontroli, str. 295 340 oraz 349 353] prawidłowość i kompletność naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu o wymienione w tiret pierwszy dowody, w tym pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenie przez kierownika jednostki, 4 decyzja Wojewody Łódzkiego Nr FN I.3111.2.42.2015 z dnia 01.04.2015 r. oraz Nr FN I.3111.2.307 z 27.10.2015 r. 5 Uchwała Zarządu Powiatu Poddębickiego Nr 8/65/15 z dnia 13 kwietnia 2015 r. oraz Nr 33/314/15 z dnia 10 listopada 2015 r. 6 Uchwała Zarządu Powiatu Poddebickiego Nr 18/179/15 z 14.05.2015 r., Nr 28/270/15 z 24.09.2015 r. oraz Nr 37/365/15 z 10.12.2015 r. 7 Zarządzenie Nr 2 PINB z 28.05.2015 r., Nr 3 PINB z 15.07.2015 r., Nr 4 PINB z 02.09.2015 r., Nr 5 PINB z 23.11.2015 r., Nr 6 PINB z 14.12.2015 r. oraz Nr 7 PINB z 28.12.2015 r.

4 prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, [dowód: akta kontroli, str. 199 249] terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe; 5. prawidłowość kwalifikowania wydatków do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, w oparciu o dokumenty źródłowe i zapisy zawarte w ewidencji księgowej; 6. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, w oparciu o: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego, w okresie objętym kontrolą, porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie oraz Powiatu Poddębickiego, z danymi wykazanymi w rocznych sprawozdaniach Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami; [dowód: akta kontroli, str. 175 179 oraz 357 386] 7. prawidłowość rozliczenia dotacji oraz terminowość zwrotu niewykorzystanej dotacji, w oparciu o ewidencję księgową oraz wyciągi bankowe. III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) procesu planowania wydatków, 2) dokonywania zmian w planie finansowym Powiatu Poddębickiego oraz jednostki wykonującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Poddębicach, w trakcie 2015 roku, 3) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, 4) prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków,

5 5) prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych w księgach rachunkowych, za wyjątkiem przypadków opisanych w punkcie III. 2. projektu wystąpienia pokontrolnego, 6) terminowości regulowania zobowiązań finansowych, 7) zgodności z przeznaczeniem ponoszonych wydatków, 8) prawidłowości wykorzystania dotacji, 9) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności danych zawartych w objętych kontrolą sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, 2. Kontrolerzy stwierdzili następujące nieprawidłowości: 1) w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Poddębicach nie zostały opracowane, w formie pisemnej, procedury wewnętrzne dotyczące zasad sprawowania kontroli zarządczej. Z wyjaśnienia złożonego przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach wynika, że Elementem kontroli zarządczej w kierowanej przeze mnie jednostce są bieżące działania podejmowane dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, jak również aktualizacja wszelkich podstaw prawnych związanych z zabezpieczeniem majątku jednostki, rzetelnością zapisów finansowych, wiarygodnością sprawozdań oraz wykonywaniem zadań merytorycznych Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego. [dowód: akta kontroli, str. 393] Zgodnie z zapisami art. 69 ust. 3 ustawy o finansach publicznych Minister Finansów określi w formie komunikatu i ogłosi, w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów, standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodne z międzynarodowymi standardami. Minister Finansów w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. 8 określił standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki sektora finansów publicznych, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 3) ustawy o finansach publicznych należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. 2) w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Poddębicach nie zostały opracowane, w formie pisemnej, procedury wewnętrzne opisujące przyjęte zasady 8 Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)

6 (politykę) rachunkowości w formie wymaganej zapisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 9, zwanej dalej ustawą o rachunkowości. Z wyjaśnienia złożonego przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach wynika, że w przyjętych przez jednostkę zasadach rachunkowości stosuje się uregulowania zawarte w Zakładowym Planie Kont a także w Instrukcji Sporządzania, Obiegu i Kontroli Dokumentów Finansowo Księgowych, która to zawiera elementy, jakie powinny znaleźć się w polityce rachunkowości w formie wymaganej ustawą o rachunkowości. Wymogi stawiane zapisami art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości zostały częściowo spełnione zapisami zawartymi w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 1/10 z dnia 27 grudnia 2010 r. Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach. W żadnym dokumencie, stanowiącym procedury wewnętrzne PINB w Poddębicach, nie zawarto informacji wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 1) i 2), pkt 3 litera b) i c) ustawy o rachunkowości, tj.: a) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, b) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, c) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: wykazu ksiąg rachunkowych ( ), opisu systemu przetwarzania danych ( ). Zgodnie z zapisami art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje m.in. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Natomiast, zgodnie z art. 4 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. [dowód: akta kontroli, str. 393] 3) zobowiązania wynikające z 3 dokumentów księgowych (faktur VAT) wystawionych na podstawie zawartej umowy na usługę serwisowania oprogramowania użytkowanego w jednostce zostały ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z datą ich wpływu, pomimo, że dotyczyły zdarzeń gospodarczych mających miejsce w miesiącach poprzedzających miesiące, w których wystawiono faktury VAT. Dokumenty te wpłynęły do jednostki 9 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.)

7 kontrolowanej w terminie umożliwiającym ich ujęcie w księgach właściwego okresu sprawozdawczego. Z wyjaśnienia złożonego przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach wynika, że W Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego księgowość prowadzona jest metodą kasową (tzw. uproszczoną), która polega na ujmowaniu kosztów w dacie ich poniesienia (data zapłaty), niezależnie od tego, do jakiego okresu się odnoszą ( ). Zgodnie z zapisami art. 20 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Dla jednostek sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc kalendarzowy. [dowód: akta kontroli, str. 319 333 oraz 393] 4) wartości wynikające z dwóch zawartych umów, tj. umowy najmu lokali zajmowanych jako siedziba PINB w Poddębicach oraz umowy na serwisowanie oprogramowania użytkowanego w jednostce, nie zostały zaewidencjonowane na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych wraz z początkiem roku 2015 r. Roczne wydatki z tego tytułu były już znane na etapie planowania wydatków i winny być ujęte na koncie 998 równolegle z dokonaniem zapisów na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. PINB w Poddębicach ujął w ewidencji księgowej zaangażowanie z tytułu powyższych umów dopiero po otrzymaniu faktur wystawionych przez kontrahentów. Zgodnie z treścią załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) 10 konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Natomiast, zgodnie z opisem konta 998 zawartym w ww. załączniku Nr 3, na stronie Ma tego konta ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. 10 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289)

8 [dowód: akta kontroli, str.199 219, 303 304 oraz 319 334] Przyczyną stwierdzonych nieprawidłowości było niestosowanie się do uregulowań prawnych, wskazanych w punkcie III. 2. ppkt. 1) 4) niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego, tj. do zapisów zawartych w: art. 69 ust. 1 pkt 3) i art. 69 ust. 3 w związku z art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, art. 10 ust. 1 w związku z art. 4 ust. 3 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) 11, co skutkowało naruszeniem postanowień w nich zawartych. Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Poddębicach, który jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Do otrzymanego 20 czerwca 2016 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z 16 czerwca 2016 r. kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował Wydział Finansów i Budżetu w piśmie znak: OR.033.20.2016 z 27 czerwca 2016 r., które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 29 czerwca 2016 r. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym uprzejmie proszę Pana Starostę o zobowiązanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego do podjęcia skutecznych działań mających na celu: 1) opracowanie, w formie pisemnej, procedur wewnętrznych dotyczących: zasad sprawowania w jednostce kontroli zarządczej (Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. 12, w związku z art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 13 ), zasad (polityki) rachunkowości, w formie wymaganej zapisami art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 14, 11 patrz przypis 10 12 patrz przypis 8 13 patrz przypis 2 14 patrz przypis 9

9 2) przestrzeganie zapisów art. 20 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 15, poprzez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, 3) stosowanie się do zapisów zawartych w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 16, poprzez ewidencjonowanie na koncie 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego prawnego zaangażowania wydatków budżetowych, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 17 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 15 patrz przypis 9 16 patrz przypis 10 17 patrz przypis 1.