Instrukcja użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13

Instrukcja użytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 1

SPIS TREŚĆI I. BEZPIECZEŃSTWO 8 1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa 8 2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione Użytkownikom 8 3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji 9 II. SERVICE DESK 10 1. Service desk - elementy docelowe 10 2. Service desk procedury 10 3. Service desk zadania uczestników 11 4. Service desk Clear Quest 11 5. Service desk Baza wiedzy 11 6. Service desk Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk 12 7. Service desk Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdrożenia Bazy wiedzy oraz ClearQuest ) 13 III. START/ PIERWSZE KROKI 14 1. Pierwsze logowanie do aplikacji 14 2. Następne logowania do aplikacji 18 2

3. Wybór profilu użytkownika 21 4. Menu 22 IV. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE 23 1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie 25 2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie 39 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie 42 V. DUŻE PROJEKTY 45 1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów 47 2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów 61 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie dużych projektów 62 VI. UMOWY/ DECYZJE O DOFINANSOWANIU 66 1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu 67 1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie 68 1.2. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie 69 1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie 70 2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji 81 3

3. Edycja danych dotyczących umowy o dofinansowanie/ decyzji 83 4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji 83 5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji 84 VII. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ 86 1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność 87 3. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność 104 4. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność 104 VIII. KONTROLE 106 1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu 107 2. Edycja danych dotyczących kontroli 111 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli 111 IX. PROGRAMY OPERACYJNE 113 1. Informacja o Narodowych Strategicznych Ramach Odniesienia 113 2. Informacja o Programie Operacyjnym 113 2.1. Wprowadzanie i edycja danych dotyczących Informacji o PO 114 X. ORACLE DISCOVERER 130 4

1. Informacje ogólne 130 2. Połączenie z Oracle Discoverer Plus 131 XI. PROGNOZY WYDATKÓW 135 1. Prognozy wydatków na podstawie danych z umów/decyzji o dofinansowanie oraz wniosków o płatność 136 2. Prognozy wydatków w oparciu o szacunki instytucji 137 2.1 Rejestracja danych dotyczących prognozy wydatków w oparciu o szacunki instytucji 141 XII. REJESTR OBCIĄŻEŃ NA PROJEKCIE 147 1. Wprowadzenie danych dotyczących obciążeń na projekcie 150 1.1. Wprowadzenie danych dotyczących informacji ogólnych 152 1.2 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych 155 1.3 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot odzyskanych 162 2. Walidacja i zapisanie danych 167 XIII. DEKLARACJA WYDATKÓW 168 1. Rejestracja Deklaracji wydatków 172 1.1 Wprowadzanie danych dotyczących Deklaracji wydatków 173 1.2 Wprowadzanie danych dotyczących Rejestru wydatków 177 5

1.3 Wprowadzanie danych dotyczących Wydatków w podziale na oś priorytetową/ działanie/ poddziałanie 179 1.4 Wprowadzanie danych dotyczących Rejestru kwot odzyskanych 181 1.5 Wprowadzanie danych dotyczących Kwot odzyskanych w podziale na oś priorytetową/ działanie/ poddziałanie 184 1.6 Wprowadzanie danych dotyczących Rejestru kwot wycofanych 186 1.7 Wprowadzanie danych dotyczących Kwot wycofanych w podziale na oś priorytetową/ działanie/ poddziałanie 189 2. Moduł Deklaracje IC 190 2.1 Wprowadzanie danych dot. Deklaracji wydatków IC 192 XIV. WSKAŹNIKI POSTĘPU RZECZOWEGO 194 1. Wybór zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego 197 2. Rejestracja wskaźników postępu rzeczowego 198 2.1 Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników 199 3. Edycja danych na zakładce Lista wskaźników 201 4. Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników 202 5. Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników 202 6. Tworzenie powiązań wskaźnik typ projektu kategoria interwencji 205 6.1. Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) 206 6.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) 208 6

6.3. Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu 208 6.4. Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Wskaźniki w kategorii 209 6.5. Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Wskaźniki w kategorii 209 7. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego oraz przypisanie wskaźników do odpowiednich poziomów wdrażania 210 7.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników 214 7.2. Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników 214 ZAŁĄCZNIKI: 1. Słowniki form prawnych i typów beneficjentów 2. Wskazówki w zakresie numeracji i identyfikacji dokumentów Prognozy wydatków, Poświadczenia i deklaracje wydatków 3. Określenie wartości pola numer NIP w KSI (SIMIK 07-13) dla beneficjentów, którzy nie posiadają NIP 4. Zasady rejestrowania danych dotyczących projektów zintegrowanych w KSI (SIMIK 07-13) 7

I. Bezpieczeństwo Polityka bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13) określa zasady i środki ochrony wszystkich elementów tego systemu oraz informacji w nim przetwarzanych. Uwaga: Każdy Użytkownik KSI (SIMIK 07-13) musi zostać przeszkolony w zakresie Polityki Bezpieczeństwa. Za przeszkolenie Użytkowników odpowiadają administratorzy merytoryczni w poszczególnych instytucjach. 1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa Administratorzy Merytoryczni IK NSRO (AM IK NSRO) Administratorzy Merytoryczni w Instytucji Zarządzającej (AM IZ) Administratorzy Merytoryczni w Instytucji (AM I) Użytkownicy Koordynatorzy SIMIK 2004-2006 Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) Uwaga: Adresy e-mail AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR: http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/nss/ksi 2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione Użytkownikom Po utworzeniu konta w KSI (SIMIK 07-13), nowemu Użytkownikowi zostają udostępnione poniższe dokumenty z zakresu Polityki Bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13): Wykaz skrótów (używanych w dokumentach dot. Polityki Bezpieczeństwa) oraz procedury: 8

Procedura bezpieczeństwa haseł Użytkowników Procedura rozpoczynania, zawieszania i kończenia pracy w systemie przez Użytkownika Instrukcja Postępowania Użytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 oraz instrukcja powiadamiania Koordynatora/Administratora Merytorycznego przez Użytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Opis szkoleń z bezpieczeństwa Uwaga: Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji zostało również opisane w Tymczasowych procedurach zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego, zamieszczonych na stronie MRR: http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/nss/ksi, które zostaną zastąpione w przyszłości przez dokument: Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, który także zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR. 3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Zgłoszenie incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji Przełożony Użytkownika Użytkownik Postępowanie zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa obowiązującą w Instytucji Użytkownika. (I poziom obsługi incydentu) Koordynator SIMIK 2004-2006 (do wiadomości AM I lub AM IZ oraz zawsze do AM IK NSRO na adres KSI.incydenty@mrr.gov.pl) (Analiza i rozwiązanie problemu) ABI Powrót do spisu treści 9

II. Service desk 1. Service desk - elementy docelowe Docelowo Service Desk będzie składał się z poniższych elementów: 1. Procedury dotyczące Service Desk 2. Administratorzy Merytoryczni, Koordynatorzy SIMIK 3. W pełni wdrożone narzędzie informatyczne Clear Quest 4. Wdrożona baza wiedzy 2. Service desk procedury Do czasu pełnego wdrożenia narzędzia informatycznego Clear Quest (służącego do zgłaszania problemów/zmian/incydentów) będą stosowane: Tymczasowe procedury zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego. Dokument zamieszczony jest na stronie MRR: http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/nss/ksi Po pełnym wdrożeniu Clear Quest stosowany będzie dokument: Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, który zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR. 10

3. Service desk zadania uczestników Administratorzy Merytoryczni i Koordynatorzy SIMIK 2004-2006 stanowią pierwszy poziom wsparcia dla Użytkowników. Zadania Użytkowników, Administratorów Merytorycznych i Koordynatorów SIMIK 2004-2006 zostały szczegółowo określone w procedurach dot. Service Desk, o których mowa powyżej w punkcie 5. Adresy e-mail AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR: http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/nss/ksi 4. Service desk Clear Quest Jest to narzędzie informatyczne umożliwiające rejestrowanie i obsługę zgłoszonych problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informatycznego. Będzie udostępnione Administratorom Merytorycznym i Koordynatorom SIMIK 2004-2006. Nie będzie udostępnione Użytkownikom. 5. Service desk Baza wiedzy Jest to baza danych, w której zebrane zostaną i udostępnione: informacje typu FAQ. informacje opracowane na podstawie odpowiedzi na problemy zgłoszone poprzez Clear Quest. Z Bazy wiedzy korzystać będą mogli wszyscy Użytkownicy KSI (SIMIK 07-13). Baza wiedzy zaprojektowana zostanie w postaci nowego modułu systemu KSI (SIMIK 07-13). 11

6. Service desk Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk Zgłoszenia mogą dotyczyć: Problemu merytorycznego (jest to wadliwe merytorycznie działanie KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer, niezgodne z opisem wymagań) Problemu obsługowego (jest to problem związany z obsługą lub użytkowaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer) Problemu technicznego (jest to problem związany z: 1. nieprawidłowym technicznym działaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer lub innej aplikacji lub 2. nieprawidłowym działaniem stacji roboczej użytkownika lub 3. nieprawidłowym działaniem sieci użytkownika lub 4. inny problem nie będący problemem merytorycznym lub obsługowym) Zmian (zmiana w KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML spowodowana nowymi wymaganiami) Naruszenia bezpieczeństwa (jest to zdarzenia zdefiniowane w dokumencie "Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji" Polityki Bezpieczeństwa) 12

7. Service desk Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdrożenia Bazy wiedzy oraz ClearQuest ) Zgłoszenie Problemu/zmiany/incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji Baza wiedzy podstawowy poziom wsparcia merytorycznego (umieszczona na stronie internetowej aktualizowana. Użytkownik powinien przed zgłoszeniem problemu zapoznać się z informacjami zamieszczonymi w bazie) Użytkownik ClearQuest narzędzie do rejestracji i obsługi zgłoszeń AM I Koordynator SIMIK 2004-2006 AM IZ AM IK NSRO Legenda: - zgłoszenie - informacja zwrotna - dostęp do ClearQuest - samodzielne zapoznanie się z informacjami w Bazie wiedzy Powrót do spisu treści 13

III. Start/ Pierwsze kroki STOSOWANE SKRÓTY I OZNACZENIA PO Program Operacyjny NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia KE Komisja Europejska IK NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IZ Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym IP Instytucja Pośrednicząca IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Instytucja Wdrażająca) RM Rada Ministrów KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny SIMIK dla perspektywy 2007-2013 AM- Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) AM IK NSRO Administrator merytoryczny w Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia AM IZ - Administrator merytoryczny w Instytucji Zarządzającej AM I Administrator merytoryczny w Instytucji (Pośredniczącej/ Pośredniczącej II stopnia) <Nazwa pola> pole bezwzględnie wymagane do wypełnienia <Nazwa pola> - pole fakultatywne lub wypełniane automatycznie 1. Pierwsze logowanie do aplikacji W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSI (SIMIK 07-13) należy uruchomić przeglądarkę: a) Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyżej) b) Mozilla Firefox 2+ (wersja 2.0 i powyżej) 14

Uwaga: Przed przystąpieniem do pracy w systemie należy sprawdzić ustawienia w przeglądarkach internetowych i wyłączyć możliwość blokowania wyskakujących okienek. W tym celu: a) w przypadku przeglądarki Internet Explorer 6+ należy w górnym pasku przycisków wybrać menu Narzędzia i wyłączyć opcję blokowania wyskakujących okienek. b) w przypadku przeglądarki Mozilla Firefox 2+ należy wybrać w menu narzędzia funkcję Opcje i w zakładce Treść wyłączyć opcję zablokuj wyskakujące okienka. W pasku adresu należy wpisać odpowiedni adres: w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: https://www.0713.simik.gov.pl/szkol/flogin/flogin.aspx w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: https://www.0713.simik.gov.pl/prod/flogin/flogin.aspx Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) należy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa domeny https://... Każdy użytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania należy zwrócić uwagę, do której bazy loguje się użytkownik. Po załadowaniu strony wyświetli się okno Logowanie, gdzie należy wpisać nazwę użytkownika przekazaną za pomocą poczty elektronicznej przez administratora merytorycznego IK NSRO. Następnie należy wybrać przycisk Przypomnienie hasła. 15

Potem należy wpisać ponownie swój login i wybrać przycisk Wyślij nowe hasło, a następnie wybrać przycisk tutaj. Hasło jest przesyłane do użytkownika niezwłocznie na adres poczty elektronicznej podany we Wniosku o nadanie/ zmianę uprawnień do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 zgłaszającego uprawnienia danego Użytkownika. Użytkownik wpisuje swój login i otrzymane hasło, a następnie wybiera przycisk Podłącz. Uwaga: Przekazane za pomocą poczty elektronicznej hasło wykorzystuje się tylko raz - podczas pierwszego logowania do Systemu. 16

Po wybraniu przycisku Podłącz System wymusza zmianę hasła. Po zatwierdzeniu zmiany hasła i wyborze przycisku Zmień hasło i loguj użytkownik zostaje poinformowany, że hasło zostało zmienione i aby wejść do KSI (SIMIK 07-13) należy wybrać przycisk tutaj. Uwaga: Użytkownik wprowadza nowe, unikalne, które będzie wykorzystywane w dalszej pracy w KSI (SIMIK 07-13). Nowe hasło powinno składać się z minimum 8 znaków, zaczynać się od litery i zawierać co najmniej 2 cyfry. Przykład prawidłowo skonstruowanego hasła: aaaa12aa 17

2. Następne logowania do aplikacji W pasku adresu należy wpisać odpowiedni adres: w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: https://www.0713.simik.gov.pl/szkol/flogin/flogin.aspx w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: https://www.0713.simik.gov.pl/prod/flogin/flogin.aspx Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) należy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa domeny https://... Każdy użytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania należy zwrócić uwagę, do której bazy loguje się użytkownik. Po załadowaniu strony wyświetli się okno Logowanie, gdzie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło, a następnie wybrać przycisk Podłącz. 18

W przypadku kiedy występują problemy z zalogowaniem się do KSI (SIMIK 07-13) i pojawia się komunikat Niepoprawny użytkownik lub hasło należy sprawdzić, czy login i hasło zostało poprawnie wprowadzone (np. sprawdzić wielkość wprowadzanych znaków). Jeśli użytkownik nie pamięta swojego hasła istnieje możliwość uzyskania nowego hasła poprzez przycisk. W celu uzyskania nowego hasła użytkownik powinien podać swój login wówczas System automatycznie nada nowe hasło użytkownika, które zostanie przesłane na adres poczty elelktronicznej podany w karcie nadania/zmiany uprawnień użytkownika. Uwaga: Po ponownym zalogowaniu się użytkownika do KSI (SIMIK 07-13) przy wykorzystaniu hasła otrzymane mailowo System automatycznie będzie wymagał od użytkownika zmiany hasła, analogicznie jak przy pierwszym logowaniu. 19

Jeżeli użytkownik wykona 5 kolejnych nieudanych prób logowań do Systemu, to nastąpi zablokowanie konta użytkownika na kilka minut. Po ok. 2 minutach użytkownik może ponownie spróbować się zalogować (nowe 5 kolejnych prób logowania) lub wybrać opcję przypomnienia hasła. Uwaga: Po 20 min bezczynności od zalogowania do KSI (SIMIK 0713) użytkownik zostaje automatycznie wylogowany. Aby ponownie wejść do systemu konieczne jest powtórzenie procesu autoryzacji użytkownika (Logowanie). Jeżeli podczas logowania do systemu użytkownik napotka na komunikat Konto zablokowane przez administratora to oznacza to, że konto użytkownika jest nieaktywne ze względu na przekazanie informacji o wycofaniu użytkownika. Jeśli konto zostało zablokowane na skutek nie aktywowania go w wymaganym terminie, użytkownik powinien przekazać do AM IK NSRO prośbę odblokowanie konta. Po odblokowaniu konta użytkownik otrzyma na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu informacje o możliwości jego ponownego aktywowania wraz ze stosowną instrukcją postępowania.. Powrót do spisu treści 20

3. Wybór profilu użytkownika Funkcjonalność związana z profilem jest wykorzystywana w sytuacji, gdy użytkownik ma możliwość edytowania danych w więcej niż jednym programie operacyjnym. Wówczas przyporządkowywane mu są odpowiednie profile użytkownika (dwa lub więcej). Wyboru profilu użytkownika dokonuje się poprzez podświetlenie kursorem menu Logowanie Wybór profilu i naciśnięcie przycisku właściwego profilu. obok Uwaga: Większość użytkowników KSI (SIMIK 07-13) nie będzie wykorzystywała tej funkcji z uwagi na przyporządkowanie tylko jednego profilu. 21

4. Menu Widok systemu KSI (SIMIK 07-13) zawsze składa się z trzech bloków informacji I Blok menu systemu, który zawiera zakładki do następujących modułów: Administracja Logowanie Projekty Wnioski o dofinansowanie, Duże projekty Umowy/decyzje o dofinansowanie Wnioski o płatność Kontrole Rejestr obciążeń na projekcie Programowanie Informacje o NSRO Informacje o PO Prognozy i płatności 22

Prognozy wydatków szacunki Deklaracje IC Deklaracje wydatków własne instytucji Deklaracje wydatków przychodzące do instytucji Wybór właściwej pozycji menu następuje poprzez podświetlenie za pomocą kursora, a następnie kliknięcie na odpowiedniej zakładce w górnej części okna ekranu. II Blok - Informacje o użytkowniku, gdzie zawarte są informacje takie jak: login użytkownika, który jest zalogowany do bazy Imienny profil użytkownika, szczególnie ważny w przypadku obsługi przez tego samego użytkownika kilku programów operacyjnych skrót nazwy instytucji, w której pracuje użytkownik III Blok Nawigacja po systemie, składająca się z: informacji w którym miejscu systemu znajduje się użytkownik w danej chwili Przycisku Koniec pracy - umożliwiającego wylogowanie z systemu nr wersji systemu na której pracuje użytkownik Powrót do spisu treści IV. Wnioski o dofinansowanie Podmiot zamierzający zrealizować projekt współfinansowany z funduszy strukturalnych występuje do instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie funduszy strukturalnych z formalnym wnioskiem, którego zawartość określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym. Wniosek taki podlega weryfikacji formalnej oraz ocenie merytorycznej. Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie, które spełniają wymogi formalne, a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz po pozytywnej weryfikacji formalnej wniosku Natomiast po zakończeniu procesu oceny w systemie aktualizowane są informacje o statusie wniosku. 23

Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) 24

1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie W celu wyboru zakładki Wnioski o dofinansowanie należy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie Użytkownik przechodzi do rejestru wniosków o dofinansowanie. W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o dofinansowanie należy wybrać ikonę Dodaj wniosek. 25

Zostaje wyświetlony formularz Nowy wniosek. Należy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. BLOK STATUS WNIOSKU Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdrażania projektu. Należy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być nadawany zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2. 26

Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałożona maska wprowadzania danych. Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdrażania uzupełnia się automatycznie, następnie użytkownik, korzystając z ikony wybiera dwucyfrowy kod regionu. Użytkownik ma możliwość wyboru wartości z 17 elementowej listy rozwijalnej. Następnie użytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie projektu (NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów użytkownik ma możliwość kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter alfabetu wówczas konstrukcja NRK będzie składała się z dużej litery oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99. Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku użytkownik określa z rozwijanej listy dwucyfrowy rok złożenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru: 07;08;09;10;11;12;13;14;15 Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13): POIG.02.01.00-00-999/00 W polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę złożenia pierwszej wersji wniosku o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania wymaganych dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium wykonalności) lub wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę złożenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja wykonawcza instytucji przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej). <Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego wniosku o dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako domyślna ustawiona jest wartość w trakcie oceny. 27

Uwaga: Po zakończeniu procesu oceny wniosku o dofinansowanie użytkownik ma obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze właściwą pozycję zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu. Użytkownik ma możliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>: - lista rezerwowa gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, - odrzucony gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową, - zatwierdzony wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Program operacyjny> należy wybrać odpowiednią nazwę programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> należy wybrać odpowiednią nazwę osi priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Działanie> należy wybrać odpowiednią nazwę działania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień 28

użytkownika. Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania. W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania należy za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika. Należy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to 1000. W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza. Korzystając z kalendarza należy wprowadzić datę w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia pierwszego wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu lub datę planowanego podpisania umowy o dofinansowanie. W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza. Korzystając z kalendarza należy wprowadzić datę w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu 29

należy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego wydatku w ramach projektu lub datę złożenia wniosku o płatność końcową. W polu <Wartość ogółem> należy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. W polu <Wydatki kwalifikowane> należy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych. W polu <Wnioskowane dofinansowanie> należy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca. Pole <% dofinansowania> jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych. Pole <Planowany cross-financing> należy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego mechanizmu w danym projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością ustawioną w systemie jest NIE. 30

Pole <Duży projekt> było wprowadzone na wczesnym etapie projektowania Systemu i umożliwiało wprowadzenie informacji, czy projekt stanowi duży projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006. Uwaga: W sytuacji, gdy użytkownik stwierdzi, że wprowadzany do systemu projekt stanowi duży projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006 powinien zakończyć pracę w menu wnioski o dofinansowanie i przejść do zakładki duże projekty w menu głównym. BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość TAK. W sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest możliwe jednoznaczne przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku województw wówczas należy pozostawić zaznaczono pole. W sytuacji, gdy jest możliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno zostać odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym na uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. Użytkownik powinien kliknąć na link i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości. 31

W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału terytorialnego tj. <Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk pozwala na rozwinięcie każdej z list. Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony. W systemie można określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów lub gmin. Uwaga: Nie można powtarzać już raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas należy określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne. Uwaga: Nie należy mylić bloku miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku klasyfikacja projektu, który nie ma nic wspólnego ze stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych zaproponowanych w przepisach prawa wspólnotowego. 32

BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU W bloku Klasyfikacja projektu użytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą pogrupowanych według kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy. Uwaga: Dla jednego projektu należy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach danej grupy kodów. Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej znajdują się kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. Należy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta należy sprawdzić czy nie został on już wcześniej wprowadzony do systemu. Jeżeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów istnieje możliwość dodania go do listy z poziomu tego bloku. Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest możliwe po naciśnięciu ikony, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>. 33