Instrukcja uŝytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK Cykl Ŝycia projektu

Transkrypt

1 Instrukcja uŝytkownika Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK Cykl Ŝycia projektu 1

2 SPIS TREŚCI I. BEZPIECZEŃSTWO 7 1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa 7 2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione UŜytkownikom 7 3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji 8 II. SERVICE DESK 9 1. Service desk - elementy docelowe 9 2. Service desk procedury 9 3. Service desk zadania uczestników Service desk Clear Quest Service desk Baza wiedzy Service desk Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk Service desk Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdroŝenia Bazy wiedzy oraz ClearQuest ) 12 III. START/ PIERWSZE KROKI Pierwsze logowanie do aplikacji Następne logowania do aplikacji Wybór profilu uŝytkownika 20 2

3 4. Menu 21 IV. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie 41 V. DUśE PROJEKTY Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŝych projektów Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŝych projektów Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie duŝych projektów 63 VI. UMOWY/ DECYZJE O DOFINANSOWANIU Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji Edycja danych dotyczących umowy o dofinansowanie/ decyzji 84 3

4 4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji 85 VII. WSKAŹNIKI POSTĘPU RZECZOWEGO Wybór zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego Rejestracja wskaźników postępu rzeczowego Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników Edycja danych na zakładce Lista wskaźników Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników Tworzenie powiązań wskaźnik typ projektu kategoria interwencji Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego oraz przypisanie wskaźników do odpowiednich poziomów wdraŝania zakładka Wartości wskaźników 106 4

5 7.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników 110 VIII. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność Edycja danych dotyczących wniosków o płatność Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność 134 IX. KONTROLE Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu Edycja danych dotyczących kontroli Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli 142 X. REJESTR OBCIĄśEŃ NA PROJEKCIE Wprowadzenie danych dotyczących obciąŝeń na projekcie Wprowadzenie danych dotyczących informacji ogólnych Wprowadzenie danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych Wprowadzenie danych dotyczących Kwot odzyskanych Walidacja i zapisanie danych 168 5

6 XI. ORACLE DISCOVERER Informacje ogólne Połączenie z Oracle Discoverer Plus 170 6

7 I. Bezpieczeństwo Polityka bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13) określa zasady i środki ochrony wszystkich elementów tego systemu oraz informacji w nim przetwarzanych. Uwaga: KaŜdy UŜytkownik KSI (SIMIK 07-13) musi zostać przeszkolony w zakresie Polityki Bezpieczeństwa. Za przeszkolenie UŜytkowników odpowiadają administratorzy merytoryczni w poszczególnych instytucjach. 1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa Administratorzy Merytoryczni IK NSRO (AM IK NSRO) Administratorzy Merytoryczni w Instytucji Zarządzającej (AM IZ) Administratorzy Merytoryczni w Instytucji (AM I) UŜytkownicy Koordynatorzy SIMIK Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI) Uwaga: Adresy AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR: 2. Polityka Bezpieczeństwa - Procedury udostępnione UŜytkownikom Po utworzeniu konta w KSI (SIMIK 07-13), nowemu UŜytkownikowi zostają udostępnione poniŝsze dokumenty z zakresu Polityki Bezpieczeństwa KSI (SIMIK 07-13): Wykaz skrótów (uŝywanych w dokumentach dot. Polityki Bezpieczeństwa) oraz procedury: 7

8 Procedura bezpieczeństwa haseł UŜytkowników Procedura rozpoczynania, zawieszania i kończenia pracy w systemie przez UŜytkownika Instrukcja Postępowania UŜytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK oraz instrukcja powiadamiania Koordynatora/Administratora Merytorycznego przez UŜytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Opis szkoleń z bezpieczeństwa Uwaga: Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji zostało równieŝ opisane w Tymczasowych procedurach zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego, zamieszczonych na stronie MRR: które zostaną zastąpione w przyszłości przez dokument: Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, który takŝe zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR. 3. Polityka Bezpieczeństwa - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Zgłoszenie incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji PrzełoŜony UŜytkownika UŜytkownik Postępowanie zgodnie z Polityką Bezpieczeństwa obowiązującą w Instytucji UŜytkownika. (I poziom obsługi incydentu) Koordynator SIMIK (do wiadomości AM I lub AM IZ oraz zawsze do AM IK NSRO na adres KSI.incydenty@mrr.gov.pl) (Analiza i rozwiązanie problemu) ABI 8

9 II. Service desk 1. Service desk - elementy docelowe Docelowo Service Desk będzie składał się z poniŝszych elementów: 1. Procedury dotyczące Service Desk 2. Administratorzy Merytoryczni, Koordynatorzy SIMIK 3. W pełni wdroŝone narzędzie informatyczne Clear Quest 4. WdroŜona baza wiedzy 2. Service desk procedury Do czasu pełnego wdroŝenia narzędzia informatycznego Clear Quest (słuŝącego do zgłaszania problemów/zmian/incydentów) będą stosowane: Tymczasowe procedury zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego. Dokument zamieszczony jest na stronie MRR: Po pełnym wdroŝeniu Clear Quest stosowany będzie dokument: Service Desk dla Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13, który zostanie zamieszczony na ww. stronie MRR. 9

10 3. Service desk zadania uczestników Administratorzy Merytoryczni i Koordynatorzy SIMIK stanowią pierwszy poziom wsparcia dla UŜytkowników. Zadania UŜytkowników, Administratorów Merytorycznych i Koordynatorów SIMIK zostały szczegółowo określone w procedurach dot. Service Desk, o których mowa powyŝej w punkcie 5. Adresy AM I, AM IZ, Koordynatorów SIMIK wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR: 4. Service desk Clear Quest Jest to narzędzie informatyczne umoŝliwiające rejestrowanie i obsługę zgłoszonych problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informatycznego. Będzie udostępnione Administratorom Merytorycznym i Koordynatorom SIMIK Nie będzie udostępnione UŜytkownikom. 5. Service desk Baza wiedzy Jest to baza danych, w której zebrane zostaną i udostępnione: informacje typu FAQ. informacje opracowane na podstawie odpowiedzi na problemy zgłoszone poprzez Clear Quest. Z Bazy wiedzy korzystać będą mogli wszyscy UŜytkownicy KSI (SIMIK 07-13). Baza wiedzy zaprojektowana zostanie w postaci nowego modułu systemu KSI (SIMIK 07-13). 10

11 6. Service desk Główne rodzaje zgłoszeń realizowanych w Service Desk Zgłoszenia mogą dotyczyć: Problemu merytorycznego (jest to wadliwe merytorycznie działanie KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer, niezgodne z opisem wymagań) Problemu obsługowego (jest to problem związany z obsługą lub uŝytkowaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer) Problemu technicznego (jest to problem związany z: 1. nieprawidłowym technicznym działaniem KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer lub innej aplikacji lub 2. nieprawidłowym działaniem stacji roboczej uŝytkownika lub 3. nieprawidłowym działaniem sieci uŝytkownika lub 4. inny problem nie będący problemem merytorycznym lub obsługowym) Zmian (zmiana w KSI (SIMIK 07-13)lub SIMIKXML spowodowana nowymi wymaganiami) Naruszenia bezpieczeństwa (jest to zdarzenia zdefiniowane w dokumencie "Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji" Polityki Bezpieczeństwa) 11

12 7. Service desk Podstawowy schemat przepływu informacji w Service Desk (po zakończeniu wdroŝenia Bazy wiedzy oraz ClearQuest ) Zgłoszenie Problemu/zmiany/incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji Baza wiedzy podstawowy poziom wsparcia merytorycznego (umieszczona na stronie internetowej aktualizowana. UŜytkownik powinien przed zgłoszeniem problemu zapoznać się z informacjami zamieszczonymi w bazie) UŜytkownik ClearQuest narzędzie do rejestracji i obsługi zgłoszeń AM I Koordynator SIMIK AM IZ AM IK NSRO Legenda: - zgłoszenie - informacja zwrotna - dostęp do ClearQuest - samodzielne zapoznanie się z informacjami w Bazie wiedzy Powrót do spisu treści 12

13 III. Start/ Pierwsze kroki STOSOWANE SKRÓTY I OZNACZENIA PO Program Operacyjny NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia KE Komisja Europejska IK NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia IZ Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym IP Instytucja Pośrednicząca IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Instytucja WdraŜająca) RM Rada Ministrów KSI (SIMIK 07-13) Krajowy System Informatyczny SIMIK dla perspektywy AM- Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13) AM IK NSRO Administrator merytoryczny w Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia AM IZ - Administrator merytoryczny w Instytucji Zarządzającej AM I Administrator merytoryczny w Instytucji (Pośredniczącej/ Pośredniczącej II stopnia) <Nazwa pola> pole bezwzględnie wymagane do wypełnienia <Nazwa pola> - pole fakultatywne lub wypełniane automatycznie 1. Pierwsze logowanie do aplikacji W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSI (SIMIK 07-13) naleŝy uruchomić przeglądarkę: a) Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyŝej) b) Mozilla Firefox 2+ (wersja 2.0 i powyŝej) 13

14 Uwaga: Przed przystąpieniem do pracy w systemie naleŝy sprawdzić ustawienia w przeglądarkach internetowych i wyłączyć moŝliwość blokowania wyskakujących okienek. W tym celu: a) w przypadku przeglądarki Internet Explorer 6+ naleŝy w górnym pasku przycisków wybrać menu Narzędzia i wyłączyć opcję blokowania wyskakujących okienek. b) w przypadku przeglądarki Mozilla Firefox 2+ naleŝy wybrać w menu narzędzia funkcję Opcje i w zakładce Treść wyłączyć opcję zablokuj wyskakujące okienka. W pasku adresu naleŝy wpisać odpowiedni adres: w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) naleŝy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa domeny KaŜdy uŝytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania naleŝy zwrócić uwagę, do której bazy loguje się uŝytkownik. Po załadowaniu strony wyświetli się okno Logowanie, gdzie naleŝy wpisać nazwę uŝytkownika przekazaną za pomocą poczty elektronicznej przez administratora merytorycznego IK NSRO. Następnie naleŝy wybrać przycisk Przypomnienie hasła. 14

15 Potem naleŝy wpisać ponownie swój login i wybrać przycisk Wyślij nowe hasło, a następnie wybrać przycisk tutaj. Hasło jest przesyłane do uŝytkownika niezwłocznie na adres poczty elektronicznej podany we Wniosku o nadanie/ zmianę uprawnień do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK zgłaszającego uprawnienia danego UŜytkownika. UŜytkownik wpisuje swój login i otrzymane hasło, a następnie wybiera przycisk Podłącz. Uwaga: Przekazane za pomocą poczty elektronicznej hasło wykorzystuje się tylko raz - podczas pierwszego logowania do Systemu. 15

16 Po wybraniu przycisku Podłącz System wymusza zmianę hasła. Po zatwierdzeniu zmiany hasła i wyborze przycisku Zmień hasło i loguj uŝytkownik zostaje poinformowany, Ŝe hasło zostało zmienione i aby wejść do KSI (SIMIK 07-13) naleŝy wybrać przycisk tutaj. Uwaga: UŜytkownik wprowadza nowe, unikalne, które będzie wykorzystywane w dalszej pracy w KSI (SIMIK 07-13). Nowe hasło powinno składać się z minimum 8 znaków, zaczynać się od litery i zawierać co najmniej 2 cyfry. Przykład prawidłowo skonstruowanego hasła: aaaa12aa 16

17 2. Następne logowania do aplikacji W pasku adresu naleŝy wpisać odpowiedni adres: w celu zalogowania się do bazy szkoleniowej: w celu zalogowania się do bazy produkcyjnej: Uwaga: Ze względu na bezpieczny protokół połączenia z KSI (SIMIK 07-13) naleŝy pamiętać aby w adresie była odpowiednia nazwa domeny KaŜdy uŝytkownik ma dwa odrębne konta do bazy szkoleniowej i bazy produkcyjnej. Podczas logowania naleŝy zwrócić uwagę, do której bazy loguje się uŝytkownik. Po załadowaniu strony wyświetli się okno Logowanie, gdzie naleŝy wpisać nazwę uŝytkownika i hasło, a następnie wybrać przycisk Podłącz. 17

18 W przypadku kiedy występują problemy z zalogowaniem się do KSI (SIMIK 07-13) i pojawia się komunikat Niepoprawny uŝytkownik lub hasło naleŝy sprawdzić, czy login i hasło zostało poprawnie wprowadzone (np. sprawdzić wielkość wprowadzanych znaków). Jeśli uŝytkownik nie pamięta swojego hasła istnieje moŝliwość uzyskania nowego hasła poprzez przycisk. W celu uzyskania nowego hasła uŝytkownik powinien podać swój login wówczas System automatycznie nada nowe hasło uŝytkownika, które zostanie przesłane na adres poczty elelktronicznej podany w karcie nadania/zmiany uprawnień uŝytkownika. Uwaga: Po ponownym zalogowaniu się uŝytkownika do KSI (SIMIK 07-13) przy wykorzystaniu hasła otrzymane mailowo System automatycznie będzie wymagał od uŝytkownika zmiany hasła, analogicznie jak przy pierwszym logowaniu. 18

19 JeŜeli uŝytkownik wykona 5 kolejnych nieudanych prób logowań do Systemu, to nastąpi zablokowanie konta uŝytkownika na kilka minut. Po ok. 2 minutach uŝytkownik moŝe ponownie spróbować się zalogować (nowe 5 kolejnych prób logowania) lub wybrać opcję przypomnienia hasła. Uwaga: Po 20 min bezczynności od zalogowania do KSI (SIMIK 0713) uŝytkownik zostaje automatycznie wylogowany. Aby ponownie wejść do systemu konieczne jest powtórzenie procesu autoryzacji uŝytkownika (Logowanie). JeŜeli podczas logowania do systemu uŝytkownik napotka na komunikat Konto zablokowane przez administratora to oznacza to, Ŝe konto uŝytkownika jest nieaktywne ze względu na przekazanie informacji o wycofaniu uŝytkownika. Jeśli konto zostało zablokowane na skutek nie aktywowania go w wymaganym terminie, uŝytkownik powinien przekazać do AM IK NSRO prośbę odblokowanie konta. Po odblokowaniu konta uŝytkownik otrzyma na adres poczty elektronicznej podany w zgłoszeniu informacje o moŝliwości jego ponownego aktywowania wraz ze stosowną instrukcją postępowania.. 19

20 3. Wybór profilu uŝytkownika Funkcjonalność związana z profilem jest wykorzystywana w sytuacji, gdy uŝytkownik ma moŝliwość edytowania danych w więcej niŝ jednym programie operacyjnym. Wówczas przyporządkowywane mu są odpowiednie profile uŝytkownika (dwa lub więcej). Wyboru profilu uŝytkownika dokonuje się poprzez podświetlenie kursorem menu Logowanie Wybór profilu i naciśnięcie przycisku właściwego profilu. obok Uwaga: Większość uŝytkowników KSI (SIMIK 07-13) nie będzie wykorzystywała tej funkcji z uwagi na przyporządkowanie tylko jednego profilu. 20

21 4. Menu Widok systemu KSI (SIMIK 07-13) zawsze składa się z trzech bloków informacji I Blok menu systemu, który zawiera zakładki do następujących modułów: Administracja Logowanie Projekty Wnioski o dofinansowanie, DuŜe projekty Umowy/decyzje o dofinansowanie Wnioski o płatność Kontrole Rejestr obciąŝeń na projekcie Programowanie Informacje o NSRO Informacje o PO Prognozy i płatności Prognozy wydatków szacunki Deklaracje IC 21

22 Deklaracje wydatków własne instytucji Deklaracje wydatków przychodzące do instytucji EWT Wnioski o dofinansowanie Umowy o dofinansowanie Raporty z realizacji projektów Deklaracje wydatków własne instytucji Deklaracje wydatków przychodzące do instytucji Wybór właściwej pozycji menu następuje poprzez podświetlenie za pomocą kursora, a następnie kliknięcie na odpowiedniej zakładce w górnej części okna ekranu. II Blok - Informacje o uŝytkowniku, gdzie zawarte są informacje takie jak: login uŝytkownika, który jest zalogowany do bazy Imienny profil uŝytkownika, szczególnie waŝny w przypadku obsługi przez tego samego uŝytkownika kilku programów operacyjnych skrót nazwy instytucji, w której pracuje uŝytkownik III Blok Nawigacja po systemie, składająca się z: informacji w którym miejscu systemu znajduje się uŝytkownik w danej chwili Przycisku Koniec pracy - umoŝliwiającego wylogowanie z systemu nr wersji systemu na której pracuje uŝytkownik Powrót do spisu treści IV. Wnioski o dofinansowanie Podmiot zamierzający zrealizować projekt współfinansowany z funduszy strukturalnych występuje do instytucji odpowiedzialnej za wdraŝanie funduszy strukturalnych z formalnym wnioskiem, którego zawartość określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym. Wniosek taki podlega weryfikacji formalnej oraz ocenie merytorycznej. 22

23 Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie, które spełniają wymogi formalne, a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz po pozytywnej weryfikacji formalnej wniosku Natomiast po zakończeniu procesu oceny w systemie aktualizowane są informacje o statusie wniosku. PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) 23

24 1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie W celu wyboru zakładki Wnioski o dofinansowanie naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie UŜytkownik przechodzi do rejestru wniosków o dofinansowanie. W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o dofinansowanie naleŝy wybrać ikonę Dodaj wniosek. 24

25 Zostaje wyświetlony formularz Nowy wniosek. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. BLOK STATUS WNIOSKU Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdraŝania projektu. NaleŜy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być nadawany zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2. 25

26 Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałoŝona maska wprowadzania danych. Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdraŝania uzupełnia się automatycznie, następnie uŝytkownik, korzystając z ikony wybiera dwucyfrowy kod regionu. UŜytkownik ma moŝliwość wyboru wartości z listy pozycji zgodnej z 2 poziomem NTS słownika jednostek geograficznych zawartego w KSI oraz pozycji 00 cały kraj. Następnie uŝytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie projektu (NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów uŝytkownik ma moŝliwość kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter alfabetu wówczas konstrukcja NRK będzie składała się z duŝej litery oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99. Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku uŝytkownik określa z rozwijanej listy dwucyfrowy rok złoŝenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru: 07;08;09;10;11;12;13;14;15 Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13): POIG /00 W polu <Data przyjęcia> naleŝy wprowadzić datę złoŝenia pierwszej wersji wniosku o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania wymaganych dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium wykonalności) lub wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia> naleŝy wprowadzić datę złoŝenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja wykonawcza instytucji przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej). 26

27 <Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego wniosku o dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako domyślna ustawiona jest wartość w trakcie oceny. Uwaga: Po zakończeniu procesu oceny wniosku o dofinansowanie uŝytkownik ma obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze właściwą pozycję zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu. UŜytkownik ma moŝliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>: - lista rezerwowa gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, - odrzucony gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową, - zatwierdzony wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. Ponadto, w sytuacji kiedy wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie ocenę formalną, i został zarejestrowany w systemie, a: - wnioskodawca podjął decyzję o rezygnacji z realizacji projektu - podczas oceny merytorycznej został cofnięty do ponownej oceny formalnej a po ponownej ocenie formalnej został rozpatrzony negatywnie, - z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej. JednakŜe w ramach programu nie została przewidziana opcja lista rezerwowa, - w systemie wdraŝania RPO oraz w ramach LSI przewidziany został status wniosku "Wycofany" na skutek decyzji beneficjenta na etapie oceny wniosku, 27

28 naleŝy zmienić status takiego wniosku w systemie na odrzucony. BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Program operacyjny> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę osi priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Działanie> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę działania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania. W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania naleŝy za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. NaleŜy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to

29 W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> naleŝy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza. Korzystając z kalendarza naleŝy wprowadzić datę w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu naleŝy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŝy wprowadzić datę planowanego poniesienia pierwszego wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu lub datę planowanego podpisania umowy o dofinansowanie. W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> naleŝy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza. Korzystając z kalendarza naleŝy wprowadzić datę w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu naleŝy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŝy wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego wydatku w ramach projektu lub datę złoŝenia wniosku o płatność końcową. W polu <Wartość ogółem> naleŝy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. W polu <Wydatki kwalifikowane> naleŝy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych. 29

30 W polu <Wnioskowane dofinansowanie> naleŝy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca. Pole <% dofinansowania> jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych. Pole <Planowany cross-financing> naleŝy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego mechanizmu w danym projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością ustawioną w systemie jest NIE. Pole <DuŜy projekt> było wprowadzone na wczesnym etapie projektowania Systemu i umoŝliwiało wprowadzenie informacji, czy projekt stanowi duŝy projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006. Uwaga: W sytuacji, gdy uŝytkownik stwierdzi, Ŝe wprowadzany do systemu projekt stanowi duŝy projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego 1083/2006 powinien zakończyć pracę w menu wnioski o dofinansowanie i przejść do zakładki duŝe projekty w menu głównym. BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość TAK. W sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest moŝliwe jednoznaczne przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku województw wówczas naleŝy pozostawić zaznaczono pole. 30

31 W sytuacji, gdy jest moŝliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno zostać odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym na uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. UŜytkownik powinien kliknąć na link i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości. Uwaga: W przypadku projektów przewidujących udział w targach i misjach zagranicznych za miejsce realizacji projektu naleŝy przyjąć siedzibę beneficjenta realizującego projekt W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału terytorialnego tj. <Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk pozwala na rozwinięcie kaŝdej z list. Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony. W systemie moŝna określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów lub gmin. 31

32 Uwaga: Nie moŝna powtarzać juŝ raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas naleŝy określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne. Uwaga: Nie naleŝy mylić bloku miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku klasyfikacja projektu, który nie ma nic wspólnego ze stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych zaproponowanych w przepisach prawa wspólnotowego. BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU W bloku Klasyfikacja projektu uŝytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą pogrupowanych według kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy. Uwaga: Dla jednego projektu naleŝy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach danej grupy kodów. Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej znajdują się kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. NaleŜy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. 32

33 BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta naleŝy sprawdzić czy nie został on juŝ wcześniej wprowadzony do systemu. JeŜeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów istnieje moŝliwość dodania go do listy z poziomu tego bloku. Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest moŝliwe po naciśnięciu ikony, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>. Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta. UŜytkownik ma moŝliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania danych o beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu juŝ wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu beneficjenta z listy dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) moŝliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku informacja o beneficjencie. Pole <Kraj> naleŝy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta. Domyślną wartością jest PL Polska Pole <NIP beneficjenta> stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP beneficjenta> moŝna wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w Polsce tj. 10 cyfrowego naleŝy wprowadzić ciąg znaków bez Ŝadnych znaków pośrednich (np. - ) W przypadku wybrania innego kraju niŝ Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25 znaków. Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka cyfr) i opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po wybraniu określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane. 33

34 Pole <Nazwa beneficjenta> naleŝy podać pełną nazwę beneficjenta. Pole <Kod Pocztowy> naleŝy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie moŝna wprowadzić 6 znaków. Nie są stosowane Ŝadne maski wyświetlania. Pole <Miejscowość> naleŝy podać nazwę miejscowości Pole <Ulica> naleŝy podać nazwę ulicy. Dalsze pola adresowe <Nr budynku> oraz <Nr lokalu> są wypełniane opcjonalnie. Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie. Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej formy prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. 34

35 Pole uzupełniane automatycznie wyświetlające pełną nazwę formy prawnej wybraną z listy wartości w polu <Forma prawna beneficjenta> WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie naleŝy zachować wniosek w Systemie poprzez wybranie ikony (znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza). Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do rejestru wniosków o dofinansowanie, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najwaŝniejszych naleŝy wymienić: data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie moŝe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie moŝe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie moŝe być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.> i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera, Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>, Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź równa zeru, Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach <Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>. 35

36 Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŝliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd. Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest równieŝ dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas równieŝ pojawiają się komunikaty oznaczone na czerwono. 36

37 Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, Ŝe dane zostały zapisane poprawnie. Wówczas naleŝy wybrać ikonę po czym uŝytkownik zostaje przeniesiony do listy wniosków o dofinansowanie. Aby ułatwić uŝytkownikowi odnalezienie zapisanego wniosku o dofinansowanie wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry ekranu. 37

38 2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie znajdującym się w bazie danych (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych po zakończeniu procesu wyboru projektów do dofinansowania) naleŝy w menu Wnioski o dofinansowanie poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych wybranej pozycji rejestru., znajdującą po lewej stronie Po otwarciu okna dialogowego moŝna przystąpić do edytowania kolejnych rubryk formularza Szczegóły wniosku Na zakończenie edycji danych naleŝy je zapisać za pomocą ikony. Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących wniosku o dofinansowanie będzie zmiana statusu projektu aktualizacja statusu wniosku o dofinansowanie. Po zakończeniu procesu oceny i wyboru wniosków o dofinansowanie uŝytkownik ma obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu naleŝy wyszukać (korzystając z opcji Wyszukiwania/Filtrowania) w systemie zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu. UŜytkownik ma moŝliwość wybrania następujących wartości: - lista rezerwowa gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, - odrzucony gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową, - zatwierdzony gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. Uwaga: W module Wnioski o dofinansowanie rejestrowane są informacje z wniosku poprawnie formalnego, złoŝonego przez 38

39 Wnioskodawcę. Po zakończeniu procesu oceny zmianie ulega jedynie status wniosku pozostałe informacje nawet jeśli uległy zmianie w wyniku dalszych etapów oceny oraz podczas podejmowania decyzji ostatecznej nie zostają wprowadzone na poziomie wniosku o dofinansowanie. Zmiany te są rejestrowane na poziomie modułu Umowy o dofinansowanie. Jeśli w trakcie wprowadzania do KSI danych z wniosku poprawnie formalnego złoŝonego przez Wnioskodawcę UŜytkownik wprowadzający dane do KSI popełnił błąd edytorski - to naleŝy taki błąd poprawić na poziomie Wniosku o Dofinansowanie. Uwaga: W przypadku konieczności zmiany numeru wniosku o dofinansowanie (sygnatury) wcześniej wprowadzonego przez uŝytkownika do KSI (SIMIK 07-13), System sprawdza czy zostały juŝ wprowadzone inne dokumenty, w których numeracji został wykorzystany dany numer projektowy (wniosku o dofinansowanie). a. Jeśli nie występują takie dokumenty to uŝytkownik ma moŝliwość zmiany numeru wniosku o dofinansowanie. b. Jeśli istnieją takie dokumenty wówczas System wyświetla okno dialogowe z komunikatem, 39

40 W oknie tym zostaje wyświetlona lista wszystkich dokumentów (numeru umowy/wniosku o płatność/informacji o kontroli) wraz z kodami dokumentów, umieszczonymi przed numerem dokumentu, oraz przyciskiem POTWIERDŹ, umieszczonym po prawej stronie numeru dokumentu, który umoŝliwia zmianę numeru danego dokumentu zgodnie z aktualnym/zmienianym właśnie przez uŝytkownika numerem projektowym (wniosku o dofinansowanie). W prawym dolnym rogu okna znajdują się dwa przyciski słuŝące do zatwierdzenia całego procesu zmiany sygnatury we wszystkich dokumentach oraz moŝliwość anulowania całego procesu. System nie pozwala na zmianę numeru projektowego jeśli nie została potwierdzona przez uŝytkownika zmiana numerów wszystkich 40

41 dokumentów, które wykorzystują dany numer projektowy. Po zaakceptowaniu wprowadzonych zmian w oknie dialogowym system automatycznie zaktualizuje numery właściwych dokumentów, których zmianę potwierdzano. WAśNE Zmiany będzie mógł dokonać jedynie uprawniony do tego uŝytkownik (administrator merytoryczny w instytucji, której uŝytkownicy wprowadzili dane do systemu). Sytuacja ta dotyczy tylko przypadku gdy zostały utworzone kolejne dokumenty na podstawie wniosku o dofinansowanie czyli umowa/decyzja o dofinansowanie, wniosek o płatność, kontrola. W związku z tym Przyciski POTWIERDŹ, ZAPISZ są zablokowane dla zwykłych uŝytkowników. W przypadku gdy nie zostały utworzone ww. dokumenty uŝytkownik ma moŝliwość zmiany sygnatury wniosku o dofinansowanie w trybie edycji danych całego formularza wniosku o dofinansowanie. 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE (z moŝliwością drukowania) W menu Wnioski wybierz właściwy wniosek o dofinansowanie projektu poprzez wybranie ikony. Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o dofinansowanie, którą następnie uŝytkownik moŝe wydrukować. Aby powrócić do listy wniosków naleŝy wybrać ikonę. 41

42 USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie znajdującego się w bazie danych naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŝytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu dane są usuwane dopiero po zatwierdzeniu przyciskiem TAK. Po pojawieniu się zapytania naleŝy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o dofinansowanie naciskając przycisk. W przypadku rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. FILTROWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Filtrowanie (wyszukiwanie wniosków) jest moŝliwe po wybraniu ikony 42

43 Po kliknięciu ikony pojawi się okno wraz z parametrami wyszukiwania. KRYTERIA WYSZUKIWANIA Poziom wdraŝania w celu wyboru właściwego poziomu wdraŝania, na jakim ma być dokonywane filtrowanie, naleŝy wybrać ikonę się obok pola. znajdującą Data rejestracji, Data rozpoczęcia realizacji projektu lub Data zakończenia realizacji projektu naleŝy wybrać ikonę kalendarza obok właściwego pola i wskazać szukaną datę. Sygnatura wniosku w rubrykę naleŝy wprowadzić dokładny nr sygnatury lub jego część. 43

44 Cross-financing w przypadku wyszukiwania według stosowania zasady cross-financing u naleŝy zaznaczyć obok pola Tak, Nie albo Wszystkie. Wartość ogółem, Wnioskowane dofinansowanie, Wydatki kwalifikowane naleŝy wpisać wyszukiwaną wartość w odpowiednie pole. W przypadku, gdy wyszukiwane mają być projekty spełniające dodatkowe kryteria (wartość większa niŝ, większa równa niŝ, mniejsza niŝ, mniejsza równa niŝ) naleŝy wybrać przycisk i wskazać odpowiednie kryterium. W przypadku zaznaczenia kryterium: wartość większa niŝ, większa równa niŝ moŝliwe jest wybranie drugiej wartości (wartość mniejsza niŝ, mniejsza równa niŝ) poprzez zaznaczenie pola Zakres. W pozostałych przypadkach naleŝy wpisać w odpowiednim polu szukaną nazwę (np. tytuł projektu, kod tematu priorytetu, itp.). SORTOWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE W celu posortowania danych naleŝy kliknąć na napis w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdraŝania, Numer wniosku, Data rejestracji, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną posortowane rosnąco według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco. Powrót do spisu treści 44

45 V. DuŜe projekty Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie duŝych projektów, które spełniają wymogi formalne, a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz po pozytywnej weryfikacji formalnej wniosku. Natomiast po podjęciu decyzji w sprawie dofinansowania projektu przez KE w systemie aktualizowane są informacje dotyczące statusu wniosku oraz daty podjęcia decyzji. Przykładowo, jeśli złoŝono wniosek o dofinansowanie dla duŝego projektu to jego rejestracja w systemie powinna nastąpić po uzyskaniu pozytywnego wyniku oceny formalnej wykonanej przez instytucję, do której został on złoŝony. 45

46 PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie duŝego projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13). 46

47 1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŝych projektów W celu wyboru zakładki DuŜe projekty naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie UŜytkownik przechodzi do rejestru wniosków o dofinansowanie duŝych projektów. W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o dofinansowanie duŝego projektu naleŝy wybrać ikonę Dodaj wniosek. 47

48 Zostaje wyświetlony formularz Nowy duŝy projekt. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. 48

49 BLOK DODATKOWE INFORMACJE W polu <Numer CCI> naleŝy wpisać numer CCI nadany projektowi przez KE. W polu <Data przekazania do KE> naleŝy wprowadzić datę przekazania pozytywnie ocenionego na poziomie krajowym wniosku do KE, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. W polu <Data decyzji KE> naleŝy wprowadzić datę otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej duŝego projektu, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. BLOK STATUS WNIOSKU Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdraŝania projektu. NaleŜy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być nadawany zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2. 49

50 Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałoŝona maska wprowadzania danych. Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdraŝania uzupełnia się automatycznie, następnie uŝytkownik, korzystając z ikony wybiera dwucyfrowy kod regionu. UŜytkownik ma moŝliwość wyboru wartości z 17 elementowej listy rozwijalnej. Następnie uŝytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie projektu (NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów uŝytkownik ma moŝliwość kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter alfabetu wówczas konstrukcja NRK będzie składała się z duŝej litery oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99. Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku uŝytkownik określa z rozwijanej listy dwucyfrowy rok złoŝenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru: 07;08;09;10;11;12;13;14;15 Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13): POIG /00 50

51 W polu <Data przyjęcia> naleŝy wprowadzić datę złoŝenia pierwszej wersji wniosku o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania wymaganych dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium wykonalności) lub wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia> naleŝy wprowadzić datę złoŝenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja wykonawcza instytucji przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej). <Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego wniosku o dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako domyślna ustawiona jest wartość w trakcie oceny. Uwaga: Po otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej duŝego projektu uŝytkownik ma obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze właściwą pozycję zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu. UŜytkownik ma moŝliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>: - lista rezerwowa gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, - odrzucony gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową, - zatwierdzony wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. 51

52 BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Program operacyjny> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę osi priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Działanie> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę działania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania. W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania naleŝy za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zaleŝne od poziomu uprawnień uŝytkownika. NaleŜy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> naleŝy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu naleŝy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŝy wprowadzić datę planowanego poniesienia pierwszego wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu lub datę planowanego podpisania umowy o dofinansowanie. 52

53 W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> naleŝy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu naleŝy wziąć pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, naleŝy wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego wydatku w ramach projektu lub datę złoŝenia wniosku o płatność końcową. W polu <Wartość ogółem> naleŝy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. W polu <Wydatki kwalifikowane> naleŝy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych. W polu <Wnioskowane dofinansowanie> naleŝy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca. <% dofinansowania> pole to jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o które ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych. Pole <Planowany cross-financing> naleŝy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego mechanizmu w danym projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością ustawioną w systemie jest NIE. UŜytkownik ma moŝliwość wybrania z rozwijanej listy następujących wartości pola <Typ projektu>: - inwestycje w infrastrukturę (załącznik XXI rozporządzenia 1828/2006) - inwestycje produkcyjne (załącznik XXII rozporządzenia 1828/2006) 53

54 BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość TAK. W sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest moŝliwe jednoznaczne przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku województw wówczas naleŝy pozostawić zaznaczono pole. W sytuacji, gdy jest moŝliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno zostać odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym na uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. UŜytkownik powinien kliknąć na link i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości. W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału terytorialnego tj. <Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk pozwala na rozwinięcie kaŝdej z list. Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony 54

55 Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony. W systemie moŝna określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów lub gmin. Uwaga: Nie moŝna powtarzać juŝ raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas naleŝy określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne. Uwaga: Nie naleŝy mylić bloku miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku klasyfikacja projektu, który nie ma nic wspólnego ze stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych zaproponowanych w przepisach prawa wspólnotowego. BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU W bloku Klasyfikacja projektu uŝytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą pogrupowanych według kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy. Uwaga: Dla jednego projektu naleŝy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach danej grupy kodów. Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej znajdują się kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. NaleŜy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. 55

56 NaleŜy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta naleŝy sprawdzić czy nie został on juŝ wcześniej wprowadzony do systemu. JeŜeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów istnieje moŝliwość dodania go do listy z poziomu tego bloku. Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest moŝliwe po naciśnięciu ikony, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>. Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta. UŜytkownik ma moŝliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania danych o beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu juŝ wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu beneficjenta z listy dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) moŝliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku informacja o beneficjencie. Pole <Kraj> naleŝy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta. Domyślną wartością jest PL Polska Pole <NIP beneficjenta> stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP beneficjenta> moŝna wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w Polsce tj. 10 cyfrowego naleŝy wprowadzić ciąg znaków bez Ŝadnych znaków pośrednich (np. - ) W przypadku wybrania innego kraju niŝ Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25 znaków. 56

57 Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka cyfr) i opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po wybraniu określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane. Pole <Nazwa beneficjenta> naleŝy podać pełną nazwę beneficjenta. Pole <Kod Pocztowy> naleŝy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie moŝna wprowadzić 6 znaków. Nie są stosowane Ŝadne maski wyświetlania. Pole <Miejscowość> naleŝy podać nazwę miejscowości Pole <Ulica> naleŝy podać nazwę ulicy. Dalsze pola adresowe <Nr budynku> oraz <Nr lokalu> są wypełniane opcjonalnie. 57

58 Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie. Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej formy prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk pozwala na rozwinięcie listy. 58

59 WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie duŝego projektu naleŝy zachować wniosek w Systemie poprzez wybranie ikony (znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza). Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do rejestru wniosków o dofinansowanie duŝych projektów, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najwaŝniejszych naleŝy wymienić: data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie moŝe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie moŝe być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie moŝe być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.> i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku, Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera, Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>, Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź równa zeru, Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach <Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>. Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŝliwe ich 59

60 zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd: Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest równieŝ dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas równieŝ pojawiają się komunikaty oznaczone na czerwono. 60

61 Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, Ŝe dane zostały zapisane poprawnie. Wówczas naleŝy wybrać ikonę po czym uŝytkownik zostaje przeniesiony do rejestru DuŜe projekt. Aby ułatwić uŝytkownikowi odnalezienie zapisanego wniosku o dofinansowanie wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry ekranu. 61

62 2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie duŝych projektów W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie duŝego projektu znajdującym się w bazie danych (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych po podjęciu decyzji przez KE) naleŝy w menu DuŜe projekty poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły duŝego projektu naleŝy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŝy je zapisać za pomocą ikony. Po otwarciu okna dialogowego moŝna przystąpić do edytowania kolejnych rubryk formularza. Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących duŝego projektu będzie rejestracja danych po otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej duŝego projektu. UŜytkownik ma obowiązek dokonania zmiany statusu projektu aktualizacja wartości pola <status wniosku> oraz uzupełnienia danych w polu <data decyzji KE>. W tym celu musi odnaleźć w systemie zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych. W polu <status wniosku> uŝytkownik ma moŝliwość zaznaczenia następujących wartości: 62

63 - lista rezerwowa gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej, - odrzucony wówczas gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową, - zatwierdzony wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie duŝych projektów PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE DUśEGO PROJEKTU (z moŝliwością drukowania) W menu DuŜe Projekty wybierz właściwy wniosek o dofinansowanie projektu poprzez wybranie ikony. Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o dofinansowanie, którą następnie uŝytkownik moŝe wydrukować. Aby powrócić do listy wniosków naleŝy wybrać ikonę. USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie duŝego projektu znajdującego się w bazie danych naleŝy wybrać ikonę. 63

64 Następnie po pojawieniu się zapytania naleŝy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o dofinansowanie duŝego projektu naciskając przycisk. W przypadku rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. FILTROWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE Filtrowanie (wyszukiwanie wniosków) jest moŝliwe po wybraniu ikony Po kliknięciu ikony pojawi się okno wraz z parametrami wyszukiwania. Wyszukiwanie jest moŝliwe w oparciu o szereg kryteriów: Poziom wdraŝania w celu wyboru właściwego poziomu wdraŝania, na jakim ma być dokonywane filtrowanie, naleŝy wybrać ikonę się obok pola. znajdującą 64

65 Data rejestracji, Data przekazania do KE, Data decyzji KE, Data rozpoczęcia realizacji projektu lub Data zakończenia realizacji projektu naleŝy wybrać ikonę kalendarza obok właściwego pola i wskazać szukaną datę. Sygnatura wniosku. Wyszukiwać moŝna równieŝ wg sygnatury wniosku. W rubrykę sygnatura wniosku w rubrykę naleŝy wprowadzić dokładny nr sygnatury lub jego część. W celu wyszukania pod kątem numeru CCI projektu naleŝy wprowadzić dokładny nr CCI lub jego część. Cross-financing w przypadku wyszukiwania według stosowania zasady cross-financing u naleŝy zaznaczyć obok pola Tak, Nie albo Wszystkie. Wartość ogółem, Wnioskowane dofinansowanie, Wydatki kwalifikowalne naleŝy wpisać wyszukiwaną wartość w odpowiednie pole. W przypadku, gdy wyszukiwane mają być projekty spełniające dodatkowe kryteria (wartość większa niŝ, większa równa niŝ, mniejsza niŝ, mniejsza równa niŝ) naleŝy wybrać przycisk i wskazać odpowiednie kryterium. W przypadku zaznaczenia kryterium: wartość większa niŝ, większa równa niŝ moŝliwe jest wybranie drugiej wartości (wartość mniejsza niŝ, mniejsza równa niŝ) poprzez zaznaczenie pola Zakres. W pozostałych przypadkach naleŝy wpisać w odpowiednim polu szukaną nazwę (np. tytuł projektu, kod tematu priorytetu, itp.). 65

66 SORTOWANIE LISTY DUśYCH PROJEKTÓW W celu posortowania danych naleŝy kliknąć na napis w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdraŝania, Numer wniosku, Data rejestracji, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną posortowane rosnąco według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco. Powrót do spisu treści 66

67 VI. Umowy/ decyzje o dofinansowaniu Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie dane o podpisanych umowach/ decyzjach o dofinansowaniu (oraz analogicznie dane o zatwierdzonych zmianach nie wymagających aneksu, podpisanych aneksach do umowy/zmianach do decyzji). PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu podpisywania umów/decyzji o dofinansowaniu (oraz aneksów/zmian) z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) Weryfikacja formalna wniosku Rejestracja wniosku w KSI Weryfikacja merytoryczna wniosku Aktualizacja wniosku w KSI Decyzja o przyznaniu dofinansowania Rejestracja umowy / decyzji / aneksu / zmiany decyzji w KSI Podpisanie umowy/ decyzji / aneksu / zmiany decyzji KONIEC 67

68 1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu W celu wyboru zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wyborze zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu zostaje wyświetlony rejestr umów/decyzji. W celu wprowadzenia danych o nowej umowie. decyzji o dofinansowaniu naleŝy przejść do zakładki wybrać ikonę Dodaj umowę. Istnieją dwie moŝliwości wprowadzenia danych dotyczących umowy/ decyzji: na podstawie wniosku o dofinansowanie (podrozdział 1.1) bez wniosku o dofinansowanie (podrozdział 1.2) 68

69 1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie W tym celu naleŝy wybrać ikonę. Pojawi się okno WskaŜ wniosek, w którym będzie moŝliwe wyszukanie i wybór wniosku o dofinansowanie, dla którego ma zostać zarejestrowana umowa/ decyzja. Uwaga: W oknie tym zostaną wyświetlone wyłącznie wnioski o dofinansowanie o statusie zatwierdzony. Wniosek moŝna wyszukać według: numeru wniosku (sygnatury), daty przyjęcia, tytułu projektu, nazwy beneficjenta. Po wypełnieniu kryterium wyszukiwania naleŝy wybrać ikonę. Po odnalezieniu właściwego wniosku o dofinansowanie, dla którego jest wprowadzana umowa/ decyzja naleŝy zatwierdzić wybór przy pomocy ikony znajdującej się w lewej części ekranu. 69

70 Pojawi się formularz Nowa umowa, w którym część pól zostaje automatycznie wypełniona danymi pobranymi z wniosku o dofinansowanie. MoŜna przystąpić do uzupełniania pustych pól oraz ewentualnej edycji i zmiany danych przeniesionych z wniosku o dofinansowanie Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie Po wybraniu pozycji menu Umowy o dofinansowanie zostaje wyświetlona lista zarejestrowanych umów/decyzji. W celu wprowadzenia danych o nowej umowie o dofinansowanie naleŝy wybrać ikonę. Pojawi się okno WskaŜ wniosek. NaleŜy wybrać przycisk, znajdujący się w dolnym lewym rogu okna. Następnie pojawi się formularz Nowa umowa, który naleŝy wypełnić zgodnie z instrukcją zawartą w podrozdziale 1.3. W celu rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. 70

71 1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie BLOK INFORMACJE O UMOWIE/DECYZJI Pole <Numer umowy/decyzji> - Numer umowy/decyzji powinien być nadawany zgodnie z załoŝeniami opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2. Uwaga: W przypadku umów o dofinansowanie wprowadzanych na podstawie wniosku o dofinansowanie numer umowy generuje się automatycznie. Jest on taki sam jak numer wniosku o dofinansowanie (pole Numer wniosku (sygnatura) rozszerzony na końcu poprzez znak myślnika - oraz dwa zera 00, np. POIG /07-00 W przypadku wprowadzania aneksu/zmiany do wprowadzonej wcześniej umowy/decyzji o dofinansowanie, pole <numer umowy/decyzji> wypełniane jest automatycznie numerem identyfikatora projektu (pole Numer wniosku (sygnatura) ) dodatkowo na końcu uŝytkownik wybiera wartości z listy rozwijalnej:

72 Uwaga: System po wyborze przycisku utwórz aneks wymaga wypełnienie wersji aneksu/zmiany. System nie pozwala na nadanie tego samego numeru aneksu/zmiany dla dwóch róŝnych dokumentów. Po wprowadzeniu do systemu 2 aneksów/zmian przy wyborze opcji utworzenia nowego aneksu/zmiany dla danego projektu system widzi dotychczas wprowadzone wersje aneksów/zmian i rozpoczyna numerację od kolejnej wersji aneksu/zmiany w takim przypadku lista wartości rozpoczyna się od pozycji 03. W przypadku, gdy któraś z wersji aneksu/zmiany zostanie usunięta z systemu przy tworzeniu nowego aneksu/zmiany w systemie dostępne będą wszystkie niewykorzystane numery aneksów/zmian (lista będzie się rozpoczynać od właściwej wartości). W przypadku tworzenia umowy bez wniosku o dofinansowanie numer umowy powinien zostać utworzony zgodnie z maską zastosowaną w ramach wniosków o dofinansowanie opisaną powyŝej. Uwaga: Jeśli uŝytkownik będzie próbował wprowadzić numer umowy bez wniosku przed określeniem poziomu wdraŝania dla danego projektu system wyświetli komunikat o następującej treści Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru umowy o dofinansowanie proszę określić najpierw poziom wdraŝania projektu. Pole <Nazwa instytucji zawierającej umowę o dofinansowanie/wydającą decyzję> pole uzupełniane automatycznie przez system nazwą instytucji, do której przypisany jest uŝytkownik wprowadzający dane. Data rozwiązania/anulowania Pole <Data rozwiązania/anulowania> pole naleŝy wypełnić jeśli umowa została rozwiązana lub podjęto decyzję o anulowaniu umowy/odstąpiono od realizacji projektu. NaleŜy uzupełnić datę rozwiązania/anulowania umowy za pomocą ikony kalendarza, lub wprowadzenie daty w pole edycyjne w ramach aktualnej wersji umowy/decyzji. System automatycznie uzupełnia wszystkie wcześniejsze wersje umowy/decyzji, jeśli zostały wprowadzone do systemu, wartością wprowadzoną dla aktualnej wersji umowy/decyzji w obszarze pola <Data rozwiązania/anulowania>. 72

73 Data podpisania Pole <Data podpisania> naleŝy uzupełnić datę podpisania umowy za pomocą ikony kalendarza, lub wprowadzenie daty w pole edycyjne. Pole <Wartość ogółem> - naleŝy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. Wyd. kwalifik. Pole <Wydatki kwalifikowane> naleŝy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych objętych umową. Dofinansowanie Pole <Dofinansowanie> naleŝy wprowadzić informację o wartości wsparcia przyznanego beneficjentowi zgodnie z umową. w tym UE Pole <w tym dofinansowanie UE> naleŝy podać wysokość środków dofinansowania z UE w ogólnej wartości dofinansowania projektu. Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub naleŝy wpisać wartość 0 Pole <Wkład własny> róŝnica między wartością wydatków kwalifikowanych, a wartością wnioskowanego dofinansowania. Pole <% dofinansowania> pole wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia do wartości wydatków kwalifikowanych. 73

74 BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE Pola <Program operacyjny>, <Oś priorytetowa> <Działanie>, <Poddziałanie>, <Tytuł projektu> są wypełnianie zgodnie z regułami określonymi dla wniosków o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV). Pole <Data rozpoczęcia realizacji> data rozpoczęcia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie. Pole <Data zakończenia realizacji> data zakończenia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie. 74

75 Pole <Pomoc publiczna> - domyślna wartość: bez pomocy publicznej. UŜytkownik wybiera wartość pola z listy rozwijalnej, składającej się z trzech elementów: bez pomocy publicznej pomoc publiczna pomoc de minimis Uwaga: Jeśli w ramach projektu występują dwa rodzaje pomocy jednocześnie naleŝy wybrać tylko jedną pozycję, której udział w wartości wydatków związanych z tą pomocą w ramach projektu jest większy. Pole <Wartość ogółem> naleŝy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. Pole <Wkład krajowy publiczny> naleŝy wpisać kwotę środków publicznych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu Pole <Wkład prywatny> naleŝy wpisać kwotę środków prywatnych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu. Uwaga: W ramach umowy o dofinansowanie konieczne jest przedstawienie danych finansowych w oparciu o dwa montaŝe finansowe: w rozbiciu na dofinansowanie i wkład własny w rozbiciu na wkład publiczny i wkład prywatny Pole <% udziału wydatków podlegających cross-financingowi> naleŝy wpisać udział procentowy kwoty przeznaczonej na cross-financing w wydatkach kwalifikowalnych. Pole <DuŜy projekt> w przypadku, gdy wprowadzana jest umowa dla DuŜego projektu w rozumieniu przepisów unijnych naleŝy zaznaczyć check-box. 75

76 BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU Blok wypełniany zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV). BLOK KLASYFIKACJACJA PROJEKTU Pola w bloku klasyfikacja projektu są wypełniane zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie(opisanymi w rozdziale IV). BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE 76

77 W bloku Informacje o beneficjencie pola <Kraj>, <NIP beneficjenta>, <Nazwa beneficjenta>, <Forma prawna beneficjenta> oraz informacje teleadresowe naleŝy uzupełnić zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie. Pole <Typ beneficjenta> naleŝy wybrać wartość słownikową, do której moŝna zakwalifikować danego beneficjenta. Dostępne wartości prezentuje tabela zawierająca słownik typów i form prawnych beneficjentów, znajdująca się w rozdziale dotyczącym wniosków o dofinansowanie. Pole <REGON> jest polem opcjonalnym, wypełnianym tylko w przypadku beneficjentów posiadających REGON. BLOK PLAN FINANSOWANIA PROJEKTU Tabela Plan finansowy projektu aby wypełnić dane odnośnie planu finansowego naleŝy wybrać ikonę. Plan finansowy powinien zostać przygotowany w podziale na lata i kwartały. Następnie naleŝy wpisać kwoty wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych, jakie zostaną poniesione w danym kwartale i nacisnąć ikonę. Uwaga:: UŜytkownik moŝe jednocześnie wprowadzić dane w ramach tylko jednego kwartału, nie moŝna wprowadzić kilku kwartałów naraz. W powyŝszy sposób naleŝy wypełniać rubryki dla kolejnych kwartałów aŝ do kwartału roku, w którym planowane jest zakończenie realizacji projektu. Kwota wydatków ogółem i wydatków kwalifikowalnych powinna być równa kwocie wartości ogółem i wydatków kwalifikowalnych w 77

78 bloku formularza Informacje o umowie. Uwaga: Kwartały wykazane w planie finansowym muszą mieścić się w okresie realizacji projektu. Uwaga: Wszystkie płatności dla danego kwartału kalendarzowego powinny być łączone i wprowadzana jest łączna wartość w ramach planu finansowego. Uwaga: : Jeśli beneficjent ponosi wydatki przed datą rozpoczęcia realizacji projektu naleŝy wykazywać je w systemie w ramach I kwartału planu finansowego projektu, który jest zgodny z okresem realizacji projektu. BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTANĄ SFINANSOWANE WYDATKI Tabela Źródła finansowania dla wybranego źródła finansowania naleŝy wybrać ikonę edycji wiersza, wpisać kwoty w rubrykach kwota wydatków ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych. a następnie zapisać dany wiersz za pomocą ikony. Kwota wydatków ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych w wierszu suma ogółem powinna być równa kwocie wartości ogółem i wydatków kwalifikowalnych w bloku formularza Informacje o umowie. 78

79 Uwaga: System sprawdza następujące warunki dla tabeli Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki: czy suma w poszczególnych kolumnach dla wierszy budŝet państwa, budŝet jednostek samorządu terytorialnego oraz inne krajowe środki publiczne równają się wartościom w odpowiednich kolumnach wiersza Krajowe środki publiczne. czy w poszczególnych kolumnach suma wartości wiersza Środki wspólnotowe, Krajowe środki publiczne oraz Prywatne równa się wartościom odpowiednich kolumn wiersza Suma ogółem. System nie pozwala zapisać danych, jeśli powyŝsze warunki nie są spełnione. Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe naleŝy pozostawić niewypełnione lub naleŝy wpisać wartość 0. System sprawdza, czy suma wskazana w kolumnach Krajowe środki publiczne oraz prywatne wskazuje 100% wartości projektu. 79

80 BLOK WSKAŹNIKI PRODUKTU Tabela Wskaźniki produktu aby wprowadzić dane o wskaźniku naleŝy wybrać ikonę. Następnie naleŝy przy pomocy przycisku rozwinąć listę wyboru w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. NaleŜy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość docelowa. Rubryka J.m. (jednostka miary) zostanie wypełniona automatycznie. Po wybraniu ikony nastąpi zapisanie informacji dotyczących wprowadzonego wskaźnika produktu. Po zapisaniu danych moŝna przy pomocy ikony dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla kolejnego wskaźnika produktu. BLOK WSKAŹNIKI REZULTATU Tabela Wskaźniki rezultatu - aby wprowadzić dane o wskaźnikach rezultatu naleŝy wybrać ikonę. Następnie naleŝy przy pomocy przycisku rozwinąć listę wyboru w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. NaleŜy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość docelowa.. Rubryka J.m. (jednostka miary) zostanie wypełniona automatycznie. Po wybraniu ikony nastąpi zapisanie informacji dotyczących wprowadzonego wskaźnika rezultatu. Po zapisaniu danych moŝna przy pomocy ikony dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla kolejnego wskaźnika rezultatu. 80

81 Uwaga: W Krajowym Systemie Informatycznym SIMIK rejestrowane są informacje na temat wybranych wskaźników określonych w załączniku nr 3 do Wytycznych w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. JeŜeli projekt moŝna opisać za pomocą któregoś ze wskaźników z listy wówczas uŝytkownik wprowadza informacje o wartości bazowej i wartości docelowej. W sytuacji, gdy w ramach projektu nie występuje Ŝaden ze wskaźników zawartych na liście wówczas obie tabele pozostają niewypełnione, a dane dotyczące postępu rzeczowego w ramach określonego projektu gromadzone są i przechowywane poza Krajowym Systemem Informatycznym np. w Lokalnym Systemie Informatycznym lub w formie papierowej. WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowa umowa jest moŝliwe po wybraniu ikony. W sytuacji poprawnie wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu umowy. Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do rejestru umów, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Podczas zapisywania System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najwaŝniejsze zostały opisane powyŝej w ramach charakterystyki poszczególnych pól. W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŝliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd. 81

82 POPRZEDNIE WERSJE UMOWY UŜytkownik ma moŝliwość wyszukiwania i wyboru wcześniejszych wersji umowy. Za pomocą przycisku moŝna edytować poprzednie, nieaktualne wersje umowy. Uwaga: W systemie przechowywane są wcześniejsze wersje umowy/decyzji. Zmiany umowy/decyzji mogą następować na dwa sposoby: zmiany wymagające aneksu zmiany nie wymagające aneksu NaleŜy zapoznać się z zasadami wprowadzania danych dla obu przypadków, opisanymi w podrozdziale 2. tego rozdziału. Opcja umoŝliwia pogląd i wydruk Karty informacyjnej wniosku o dofinansowanie dla którego tworzona jest dana umowa/decyzja. 2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji Uwaga: MoŜliwe są dwie formy aktualizowania danych zawartych w umowie/decyzji o dofinansowanie: wymagające aneksu do umowy/zmiany decyzji nie pociągające za sobą konieczności aneksowania umowy/zmiany decyzji W pierwszym przypadku konieczne jest zapisanie aneksu i uwzględnienie odpowiedniej zmiany w sygnaturze umowy/decyzji. W przypadku zmian nie wymagających aneksowania uŝytkownik wprowadza odpowiednie modyfikacje w trybie edycji formularza umowy i zapisania danych zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale 3. W przeciwieństwie do zmian wprowadzanych w formie aneksu nie naleŝy modyfikować numeru i daty podpisania umowy. Jednocześnie pole <Data ostatniej aktualizacji> jest automatyczne wypełniane wartością bieŝącej daty, która jest róŝna od daty podpisania umowy. Nie jest konieczne zapisywanie nowego aneksu dane zostają nadpisane na aktualnej wersji formularzu. NaleŜy takŝe pamiętać, Ŝe bez względu na rodzaj i charakter wprowadzanych zmian w systemie przechowywana jest historia dokonanych modyfikacji tj. kto i kiedy dokonał modyfikacji przechowywanych danych. 82

83 WPROWADZANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH ANEKSU DO UMOWY/ ZMIANY DECYZJI W celu wprowadzenia informacji odnośnie aneksu do podpisanej umowy, naleŝy najpierw otworzyć menu Umowy o dofinansowanie. Pojawi się lista zarejestrowanych umów. Po pojawieniu się listy aktualnych wersji umów, naleŝy przy wybranej umowie nacisnąć przycisk. Pojawi się okno Szczegóły umowy. Aby dodać aneks, naleŝy wybrać ikonę potwierdzić, poprzez kliknięcie OK., znajdującą się w bloku Informacje o umowie, a następnie W otwartym formularzu Nowa umowa/aneks, naleŝy w pierwszej kolejności zmodyfikować pole <Numer umowy/ decyzji>, a następnie zaktualizować pole <Data podpisania>. 83

84 Następnie naleŝy wprowadzić zmiany w polach, zgodnie ze zmianami wynikającymi z aneksu, np. jeŝeli zmieniono harmonogram finansowy projektu naleŝy wprowadzić zmiany w bloku Plan finansowy. Aby zapisać zmiany do umowy, naleŝy nacisnąć przycisk w lewym górnym lub dolnym rogu formularza. 3. Edycja danych dotyczących umowy o dofinansowanie/ decyzji W celu edycji danych w formularzu umowy (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub wprowadzenia do umowy zmian nie wymagających aneksu), naleŝy w menu Umowy o dofinansowanie poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wybraną umowę/decyzję, a następnie wybrać ikonę edycji danych, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły umowy naleŝy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŝy je zapisać za pomocą ikony. 84

85 4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji Na liście umów/decyzji o dofinansowanie widoczne są najbardziej aktualne wersje umów/decyzji o dofinansowanie. UŜytkownicy mają jednak dostęp do wcześniejszych wersji umów/decyzji. W celu edycji danych dotyczących wcześniejszej wersji umowy/decyzji, naleŝy w menu Umowy o dofinansowanie wyszukać poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wybraną umowę/decyzję wybraną umowę na liście umów, a następnie wybrać ikonę edycji, znajdującą po lewej stronie wybranej umowy. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły umowy, naleŝy w oknie Wcześniejsze wersje umowy, poprzez naciśnięcie ikony, wybrać numer nieaktualnej wersji umowy z rozwijalnej listy i nacisnąć przycisk, w celu edytowania. Następnie naleŝy potwierdzić, klikając OK. 5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji USUWANIE UMOWY/DECYZJI Z REJESTRU Po wyszukaniu wybranej umowy/decyzji w rejestrze Umowy o dofinansowanie (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) dane dotyczące umowy/decyzji moŝna usunąć wybierając ikonę. Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŝytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu. Po pojawieniu się zapytania naleŝy potwierdzić zamiar usunięcia umowy/decyzji o dofinansowanie naciskając przycisk. 85

86 W przypadku rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. PODGLĄD I WYDRUK FORMLARZA W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie umowy/decyzji naleŝy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Umowy o dofinansowanie, a następnie wybrać ikonę podglądu. Zostanie wyświetlona karta informacyjna umowy/decyzji. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŝy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty naleŝy wybrać anuluj w oknie drukowanie FILTROWANIE I WYSZUKOWANIE DANYCH W celu wyszukania umowy/decyzji o dofinansowanie naleŝy wybrać ikonę. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których moŝliwe będzie wyszukanie umowy: 86

87 - poziom wdraŝania po naciśnięciu ikony, naleŝy wybrać w oknie poziom wdraŝania, tj. program operacyjny, oś priorytetową, działanie, oraz w wybranych przypadkach poddziałanie, - sygnatura wniosku naleŝy wpisać w numer/sygnaturę wniosku o dofinansowanie, którego dotyczy umowa. - data ostatniej modyfikacji przy pomocy ikony kalendarza, naleŝy wybrać datę, w której ostatnio dokonano zmiany w umowie, - numer umowy/decyzji naleŝy wpisać całość lub część numeru umowy, - tytuł projektu naleŝy wpisać cały tytuł projektu, bądź teŝ jego fragment, zastępując dowolny ciąg znaków symbolem %, - data rozpoczęcia realizacji - przy pomocy ikony kalendarza, naleŝy wybrać datę rozpoczęcia realizacji projektu, wartość cross-financing - moŝna wyszukać umowy, w których wartości spełniają określone warunki, poprzez naciśnięcie przycisku, znajdującego się obok powyŝszych rubryk. NaleŜy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >=, < lub <=, oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony kwoty. Po wypełnieniu parametrów wyszukiwania, naleŝy przycisnąć.w celu posortowania danych naleŝy kliknąć znacznik w nagłówku widocznej kolumny (np. Poziom wdraŝania, Sygnatura Numer umowy/decyzji, Data podpisania umowy, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Wartość projektu). Dane zostaną posortowane rosnąco według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco. Powrót do spisu treści 87

88 VII. Wskaźniki postępu rzeczowego Rozwiązania zaimplementowane w module Wskaźniki postępu rzeczowego mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów wynikających z art. 58 lit d i art. 60 lit. c Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999. Dane dotyczące wskaźników postępu rzeczowego wprowadzane są na podstawie następujących źródeł: listy wskaźników kluczowych, stanowiącej załącznik do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej (zakres, powiązania z typem projektu i kategorią interwencji); poszczególnych programów operacyjnych (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat. interwencji); szczegółowych opisów priorytetów programów operacyjnych (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat. interwencji). Moduł Wskaźniki postępu rzeczowego stanowi element KSI (SIMIK 07-13), który pozwala wypełnić obowiązki poszczególnych IZ i całego państwa członkowskiego, dotyczące monitorowania postępów rzeczowych realizacji poszczególnych operacji, jak i całych programów (osi priorytetowych / działań / poddziałań). Moduł ten zapewnia gromadzenie i przechowywanie danych na temat zakresu wskaźników produktu i rezultatu przyjętych dla poszczególnych programów oraz ich wartości bazowych i docelowych. Zasila (poprzez listę wskaźników) pozostałe moduły, w których rejestrowane są wartości wskaźników na poziomie pojedynczej operacji (umowy o dofinansowanie/ decyzje oraz wnioski o płatność). WYJAŚNIENIE POJĘĆ Wskaźniki rzeczowe produktu odnoszą się do działalności podjętej bezpośrednio w ramach operacji (i na wyŝszych poziomach realizacji poddziałań, działań, osi priorytetowych, programów). Są wykorzystywane do monitorowania bezpośrednich postępów produktów materialnych i usług, które otrzymują / wytwarzają beneficjenci w trakcie realizacji projektu, przy wykorzystaniu zaangaŝowanych zasobów (np. postęp prac liczba zbudowanych km drogi, liczba dni przeprowadzonych szkoleń itp.). Mierzą stopień osiągnięcia celów operacyjnych w jednostkach fizycznych. 88

89 Wskaźniki rzeczowe rezultatu odnoszą się do bezpośredniego efektu spowodowanego przez operację (i na wyŝszych poziomach realizacji jw.). Dostarczają informacji np. o zmianach zachowań, zdolności, czy efektywności bezpośrednich beneficjentów (np. skrócenie czasu podróŝy, liczba uczestników, którzy ukończyli szkolenie z wynikiem pozytywnym, zmiana liczby wypadków drogowych, skrócenie czasu przejazdu, oszczędność kosztów itp.). Na potrzeby KSI (SIMIK 07-13) wskaźniki rezultatu są mierzone w okresie do roku od zakończenia realizacji operacji (z wyjątkiem horyzontalnych wskaźników słuŝących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc pracy). Mierzą stopień osiągnięcia celów szczegółowych w jednostkach fizycznych. Wartość bazowa wskaźnika przedstawia sytuację wyjściową, w stosunku do której mierzy się następnie postęp realizacji monitorowanej operacji, (programu itd. jw.). W przypadku wskaźników produktu jest to przewaŝnie zero. Wartość docelowa przedstawia zakładaną (na początku realizacji) lub osiągniętą (na etapie zakończenia realizacji) wartość wskaźnika. Wartość zakładana powinna zostać określona na podstawie: wartości bazowej i jej dotychczasowych zmian w czasie, wyznaczonego celu i oceny stopnia realności jego osiągnięcia w określonym czasie. Wartość osiągnięta na podstawie danych uzyskanych w wyniku prowadzonego monitorowania. Wartości bazowe i docelowe wskaźników są wprowadzane do KSI (SIMIK 07-13) na etapie umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu, a postęp w ich realizacji jest mierzony na podstawie danych deklarowanych we wnioskach beneficjenta o płatność (wszystkich wnioskach w odniesieniu do wskaźników produktu i co najmniej wniosku o płatność ostateczną w odniesieniu do wskaźników rezultatu). 89

90 Schemat standardowy przebieg cyklu Ŝycia projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13), w tym wprowadzania danych dotyczących wskaźników raport ewaluacyjny wniosek o dofinansowanie rejestracja wniosków, które spełniają wymogi formalne, następnie aktualizacja danych w zakresie statusu wniosku protokół pokontrolny, wniosek o płatność umowa/ decyzja o dofinansowanie wprowadzanie osiągniętych wartości wskaźników (część sprawozdawcza wniosku) wniosek o płatność wprowadzenie wartości bazowych i docelowych wskaźników 90

91 1. Wybór zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego W celu wyboru zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego naleŝy rozwinąć pozycję menu Administracja. Uwaga: Dostęp do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego mają wyłącznie uŝytkownicy posiadający uprawnienia do wprowadzania informacji o wskaźnikach do listy wskaźników postępu rzeczowego (wyłącznie administrator merytoryczny IK NSRO), do definiowania powiązań wskaźnik typ projektu kategoria interwencji (administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ) oraz do ewidencji bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego na poszczególnych poziomach wdraŝania (administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ). 91

92 2. Rejestracja wskaźników postępu rzeczowego Po wyborze zakładki Wskaźniki rzeczowe następuje przejście do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego (automatycznie otwierana jest zakładka Lista wskaźników). 92

93 2.1 Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników W celu wprowadzenia nowego wskaźnika na zakładce Lista wskaźników, naleŝy wybrać ikonę, po wybraniu której pojawiają się pola do wypełnienia, charakteryzujące nowy wskaźnik. Uwaga: UŜytkownik wypełnia pola <Kod wskaź.>, <Nazwa>, <Jedn. miary> oraz <Rodzaj>. W chwili zapisu System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol. Zapisanie danych będzie niemoŝliwe. 93

94 Kod wskaź. W polu <Kod wskaź.> naleŝy podać kod wskaźnika. Uwaga: Kod wskaźnika powinien być unikatowy. Para <Nazwa> oraz <Kod wskaź.> powinna być unikatowa. Uwaga: Docelowo przewidziane jest następujące rozwiązanie: Dla wskaźników rzeczowych produktu kod będzie miał postać P.k.t.w, gdzie: P oznacza wskaźnik produktu; k jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji; k.t oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k; w oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu. Przykładowy kod wskaźnika produktu: P (kategoria nr 29, typ projektu 29.1, drugi wskaźnik produktu w tym typie). Wyjątkiem jest horyzontalny wskaźnik produktu P.100. Dla wskaźników rzeczowych rezultatu kod będzie miał postać R.k.t.w, gdzie: R oznacza wskaźnik rezultatu; k jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji; k.t oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k; w oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu. Przykładowy kod wskaźnika rezultatu: R (kategoria nr 28, typ projektu 28.1, trzeci wskaźnik rezultatu w tym typie). Wyjątkiem jest np. horyzontalny wskaźnik rezultatu R.100. Nazwa W polu <Nazwa> naleŝy podać pełną nazwę wskaźnika. Uwaga: Kombinacja danych w polach <Nazwa wskaźnika> oraz <Kod wskaź.> powinna być unikatowa. 94

95 Jedn. miary W polu <Jedn. miary> naleŝy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić jednostkę miary wskaźnika. Zawartość listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK NSRO. Rodzaj W polu <Rodzaj> naleŝy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić rodzaj wskaźnika (Produkt lub Rezultat). Zawartość listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK NSRO. Po wprowadzeniu wszystkich danych, naleŝy wybrać ikonę, zapisując tym samym dane dotyczące nowego wskaźnika na liście wskaźników. W przypadku rezygnacji z wprowadzania nowego wskaźnika, naleŝy wybrać ikonę. 3. Edycja danych na zakładce Lista wskaźników Wszystkie pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony. Po edycji danych, naleŝy wybrać ikonę, zapisując tym samym zmienione dane wskaźnika na liście wskaźników. W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, naleŝy wybrać ikonę. W przypadku modyfikacji danych o wskaźnikach z poziomu zakładki Lista wskaźników juŝ wykorzystanych na zakładkach Wskaźniki w kategoriach czy Wartości wskaźników, aktualizacji podlegają dane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki postępu rzeczowego. Przy próbie zapisu zmodyfikowanych danych uŝytkownik (administrator merytoryczny IK NSRO) otrzymuje komunikat generowany przez System z informacją, iŝ wskaźnik ten został uŝyty na zakładkach Wskaźniki w kategoriach i/lub Wartości wskaźników i pytaniem, czy na pewno chce zaktualizować wszystkie dane. MoŜliwe są odpowiedzi OK i ANULUJ. Po wybraniu opcji OK aktualizacji podlegają wszystkie dane nt. danego wskaźnika zarejestrowane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki postępu rzeczowego. Wybór opcji ANULUJ powoduje anulowanie operacji modyfikacji. 95

96 4. Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników Usunięcie wskaźnika z listy jest moŝliwe po wybraniu ikony przy wybranym wskaźniku na zakładce Lista wskaźników. Uwaga: Nie moŝna usunąć wskaźnika postępu rzeczowego, jeśli został on dołączony do przynajmniej jednej kategorii interwencji lub jeśli zostały dla niego dodane bazowe lub docelowe wartości. 5. Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników Po wybraniu ikony, moŝliwe jest wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników opisanych na zakładkach Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników. System pozwala na zapoznanie się z danymi dotyczącymi wszystkich poziomów wdraŝania. 96

97 Wyświetlony zostaje formularz Parametry wyszukiwania, zawierający pola przeznaczone do opisania szukanych danych. Są to pola: - nazwa programu operacyjnego, - nazwa osi priorytetowej, - działanie, - poddziałanie, - kod kategorii interwencji, - nazwa kategorii interwencji, - typ projektu, - kod wskaźnika, - nazwa wskaźnika, - wartość bazowa docelowo w określonym zakresie (oddo), - wartość docelowa docelowo w określonym zakresie (oddo), - jednostka. Po wypełnieniu formularza Parametry wyszukiwania w poŝądanym zakresie, wybranie ikony powoduje wyświetlenie wyników wyszukiwania - rekordów spełniających określone parametry. Uwaga: Niewypełnienie Ŝadnego z pól na formularzu Parametry wyszukiwania jest moŝliwe (tzw. zapytanie puste) po wciśnięciu ikony wyszukiwania wyświetlone zostaną wówczas dane dotyczące wszystkich wskaźników. Wypełnienie pola opisującego niŝszy poziom wdraŝania (np. <Działanie>), powoduje automatyczne wypełnienie pól opisujących wyŝsze poziomy wdraŝania (<Nazwa osi priorytetowej>, <Nazwa programu operacyjnego>). Wypełnianie parametrów wyszukiwania dot. poziomów wdraŝania kolejno, począwszy od pola opisującego najwyŝszy poziom wdraŝania (<Nazwa programu operacyjnego>), powoduje ograniczenie listy moŝliwych wyborów w polach opisujących niŝsze poziomy wdraŝania (<Nazwa osi priorytetowej>, <Działanie>, <Poddziałanie>) do tych, które występują w ramach danego scharakteryzowanego wyŝej poziomu. Np. wybranie w pierwszym z pól Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka spowoduje ograniczenie moŝliwości wyboru osi priorytetowych do tych, które występują w tym programie. Następnie wybór osi, np. Kapitał dla innowacji, spowoduje ograniczenie moŝliwości wyboru w polu <Działanie>. Wybór konkretnego działania spowoduje ograniczenie moŝliwości wyboru w polu <Poddziałanie>. 97

98 JeŜeli w danym działaniu nie wyodrębniono poddziałań, to przy próbie wyboru poddziałania z listy, wyświetlony zostanie komunikat o treści: Brak danych spełniających kryteria wyszukiwania. Wybranie ikony Wybranie ikony na formularzu Parametry wyszukiwania powoduje wyczyszczenie filtra. powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego. Wyświetlane są najpełniejsze dane zawarte w trzech zakładkach: Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników, bez wierszy, w których występowałoby niepotrzebne powtórzenie informacji z wierszy wcześniejszych (szczegóły opisano poniŝej). 1. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i nie przypisano do niego kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach ani poziomu wdraŝania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to w wyniku wyszukania wyświetla się pozycja zawierająca dane tylko w kolumnach Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (są to dane z zakładki Lista wskaźników). 2. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce Wskaźniki w kategoriach, ale nie określono poziomu wdraŝania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to wyświetlają się takie pozycje, które zawierają informację wynikającą z kombinacji wskaźnika i kategorii interwencji oraz typu projektu. Widoczne są wówczas tylko takie pozycje, które zawierają dane w kolumnach Kod kategorii interwencji, Nazwa kategorii interwencji, Typ projektu, Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (dane z zakładek Lista wskaźników oraz Wskaźniki w kategoriach) - nie wyświetla się pozycja określona w punkcie 1, która zawierałaby niepotrzebne powtórzenie danych z samej zakładki Lista wskaźników. 3. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce Wskaźniki w kategoriach i określono poziom wdraŝania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to widoczne się pozycje, które stanowią kombinacje wskaźnika, kategorii interwencji i typu projektu oraz poziomów wdraŝania (dane z wszystkich trzech zakładek: Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników). Nie wyświetlają się pozycje określone w punkcie 1 i 2. Uwaga: MoŜliwa jest sytuacja, w której wyświetlają się wartości we wszystkich kolumnach, z pominięciem kolumn Kod kategorii interwencji oraz Nazwa kategorii interwencji (przykład poniŝej). Wskazuje to na umieszczenie wskaźnika na konkretnym poziomie wdraŝania i nadanie wartości bazowej i docelowej (na zakładce Wartości wskaźników), przy jednoczesnym braku powiązania wskaźnika z kategorią interwencji i typem projektu (na zakładce Wskaźniki w kategoriach). Taka sytuacja jest niewskazana dane powinny zostać uzupełnione. 98

99 Wybranie na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego ikony powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników. Wybranie ikony powoduje powrót do formularza Parametry wyszukiwania. Wybranie ikony powoduje wyczyszczenie filtra i automatyczne wyświetlenie wszystkich rekordów. System zapewnia moŝliwość wydrukowania wyników filtrowania. Wybranie ikony powoduje otwarcie okna z widokiem wydruku oraz okna drukowania. 6. Tworzenie powiązań wskaźnik typ projektu kategoria interwencji Wskaźniki zawarte w zakładce Lista wskaźników naleŝy powiązać z typem projektu i kategorią interwencji, w ramach których operacja mierzona danym wskaźnikiem jest realizowana. 99

100 Dany wskaźnik powinien występować tylko raz w danej kategorii interwencji oraz typie projektu. Do konkretnego wskaźnika produktu, jak i wskaźnika rezultatu, powinien być przyporządkowany tylko jeden typ projektu i jedna domyślna kategoria interwencji, została jednak zapewniona moŝliwość powiązania wskaźnika (w tym typu projektu, do którego jest przypisany) takŝe z innymi kategoriami interwencji. Po wybraniu zakładki Wskaźniki w kategoriach wyświetlona zostaje lista kategorii interwencji zawartych w KSI (SIMIK 07-13) w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) oraz przypisanych do tych kategorii wskaźników produktu i rezultatu w bloku Wskaźniki w kategorii. 100

101 W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii wyświetlane są wyłącznie wskaźniki dla jednej kategorii, wybranej w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy), która po wybraniu jest podświetlana na zielono. W bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) istnieje moŝliwość dodania kategorii i usunięcia danej kategorii z listy W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii istnieje moŝliwość dodania wskaźnika i usunięcia danego wskaźnika z listy Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) Po wybraniu ikony w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) istnieje moŝliwość dodania do listy nowej kategorii. UŜytkownik wypełnia pola <Kod kat.> oraz <Nazwa>, wybierając wartości z listy wyświetlanej po wybraniu ikony. W chwili zapisu System sprawdza, 101

102 czy wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol będzie niemoŝliwe.. Zapisanie danych Kod kat. Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Kod kat.> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Nazwa>. Nazwa Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Kod kat.>. 102

103 6.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) Usunięcie kategorii z listy w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) jest moŝliwe po wybraniu ikony. Uwaga: Nie moŝna usunąć kategorii, jeśli zostały przypisane do niej wskaźniki Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu Po wybraniu jednej z kategorii w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) podświetlonej po dokonaniu wyboru na zielono istnieje moŝliwość dodania do listy wskaźników w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii nowego wskaźnika (ikona ). 103

104 UŜytkownik wypełnia pola <Typ projektu>, <Kod wskaź.> oraz <Nazwa> wybierając wartości z list wyświetlanych po wybraniu znacznika listy rozwijanej lub ikony. Wypełnienie pola <Kod wskaź.> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Nazwa>. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie pola<kod wskaź.>. W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii moŝna umieścić odpowiednio wyłącznie wskaźniki produktu lub rezultatu. 104

105 W chwili zapisu (po wybraniu ikony ), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol. Zapisanie danych będzie niemoŝliwe. Uwaga: MoŜliwe jest przypisanie tej samej kombinacji wskaźnika i typu projektu do róŝnych kategorii interwencji. W przypadku rezygnacji z dodawania nowego wskaźnika, naleŝy wybrać ikonę. Dane moŝna edytować po wybraniu ikony. Uwaga: Nie moŝna zmienić typu projektu przypisanego do wskaźnika, jeśli zastosowana dotychczas kombinacja występuje takŝe w innej kategorii interwencji Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii Pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony,. Po edycji danych, naleŝy wybrać ikonę, zapisując tym samym zmienione dane wskaźnika na liście wskaźników. W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, naleŝy wybrać ikonę Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii Usunięcie wskaźnika z listy jest moŝliwe po wybraniu ikony przy wybranym wskaźniku na zakładce Wskaźniki w kategoriach. Uwaga: Nie moŝna usunąć wskaźnika, jeśli zostały przypisane do niego wartości w zakładce Wartości wskaźników. Usunięcie wskaźnika z listy wskaźników powiązanych z wybraną kategorią interwencji i typem projektu nie powoduje usunięcia zebranych danych historycznych. 105

106 7. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego oraz przypisanie wskaźników do odpowiednich poziomów wdraŝania zakładka Wartości wskaźników UŜytkownik po wybraniu poziomu wdraŝania (programu operacyjnego / osi priorytetowej / działania / poddziałania) z listy poziomów wdraŝania utworzonej na podstawie słownika poziomów wdraŝania i wyświetlonej w postaci rozwijanego drzewa, ma moŝliwość dodania wskaźnika z listy wskaźników postępu rzeczowego (zakładka Lista wskaźników), powiązanego wcześniej z typem projektu i kategorią interwencji (zakładka Wskaźniki w kategoriach) do odpowiedniego poziomu wdraŝania oraz wprowadzenia informacji o wartościach bazowych i docelowych wskaźnika. Listy wskaźników wykorzystywane w blokach Wartości wskaźników produktu oraz Wartości wskaźników rezultatu na zakładce Wartości wskaźników są ograniczone odpowiednio do wskaźników produktu oraz wskaźników rezultatu. 106

107 107

108 Po wybraniu poziomu wdraŝania wyświetla się komunikat informujący o dokonanym wyborze. Pod drzewem wyświetlone zostają przypisane do wybranego poziomu wdraŝania wskaźniki postępu rzeczowego, podzielone na dwa bloki: Wartości wskaźników produktu oraz Wartości wskaźników rezultatu. Widoczne są wartości bazowe oraz docelowe wyświetlonych wskaźników. 108

109 Po wybraniu poziomu wdraŝania, istnieje moŝliwość dodania do listy wskaźników w bloku Wartości wskaźników produktu lub Wartości wskaźników rezultatu nowego wskaźnika (ikona ). UŜytkownik wypełnia pola <Kod wskaź.> oraz <Nazwa> wybierając wartości z list wyświetlanych po wybraniu ikony. Pola <Wartość bazowa> oraz <Wartość docelowa> wypełniane są odpowiednimi wartościami liczbowymi. Pole <Jedn. miary> jest wypełniane automatycznie, zgodnie z informacjami dot. wskaźnika, umieszczonymi na zakładce Lista wskaźników. Wypełnienie pola <Kod wskaź.> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Nazwa>. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie pola<kod wskaź.>. Uwaga: Pole <Wartość bazowa> jest domyślnie wypełnione wartością zero, nie powoduje to jednak zablokowania edycji. Istnieje moŝliwość edycji pola i wstawienia innej wartości. W chwili zapisu (po wybraniu ikony ), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. JeŜeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol Uwaga: Wskaźnik rzeczowy moŝe wystąpić tylko raz na danym poziomie wdraŝania.. Zapisanie danych będzie niemoŝliwe. W przypadku rezygnacji z dodawania nowego wskaźnika, naleŝy wybrać ikonę. 109

110 7.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników Pola opisujące wartości wskaźnika na wybranym poziomie wdraŝania są edytowalne - po wybraniu ikony, z tym, Ŝe pole <Jedn. miary> jest wypełniane automatycznie, zgodnie z informacjami dot. wskaźnika, umieszczonymi na zakładce Lista wskaźników. Po edycji danych, naleŝy wybrać ikonę, zapisując tym samym zmienione dane wskaźnika na liście wskaźników. W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych, naleŝy wybrać ikonę Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników Usunięcie wartości wskaźnika jest moŝliwe po wybraniu ikony przy wybranym wskaźniku na zakładce Wartości wskaźników. Uwaga: Usunięcie wskaźnika z listy wskaźników powiązanych z wybranym poziomem wdraŝania nie powoduje usunięcia zebranych dla niego danych historycznych. Powrót do spisu treści 110

111 VIII. Wnioski o płatność Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są dane o wnioskach o płatność, które zostały zatwierdzone. Dane o wniosku o płatność są wprowadzane do systemu w dwóch etapach: 1) rejestracja danych na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność (tj. wniosku, który przeszedł pozytywnie wszystkie etapy oceny formalnej i merytoryczno-rachunkowej) 2) aktualizacja wniosku o dane dotyczące daty wypłaty środków na rachunek beneficjenta (po dokonaniu przelewu/bądź wypłacie środków na rzecz beneficjenta). Uwaga: Zgodnie z wytycznymi MRR w zakresie sprawozdawczości wniosek o płatność pełni oprócz funkcji rozliczeniowej takŝe funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosków beneficjenta o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. W związku z powyŝszym w KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane powinny być dwa rodzaje wniosków o płatność pełniące funkcję: 1) sprawozdawczą - wypełniona jest tylko część wniosku o płatność przedstawiająca przebieg realizacji projektu, 2) sprawozdawczą i rozliczeniową - obok informacji dotyczącej realizacji projektu przekazywana jest informacja o wydatkach poniesionych w związku z realizacją projektu. Częstotliwość składania wniosków o płatność jest określona przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym w Umowie o Dofinansowanie. 111

112 PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o płatność z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) Wniosek o płatność Weryfikacja formalna wniosku Weryfikacja merytoryczna wniosku Weryfikacja rachunkowa wniosku Rejestracja wniosku o płatność w KSI Decyzja o zatwierdzeniu płatność Aktualizacja wniosku o płatność w KSI Wypłata refundacji 112

113 1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność W celu wyboru zakładki Wnioski o płatność naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wybraniu zakładki Wnioski o płatność UŜytkownik przechodzi do rejestru wniosków o płatność. W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o płatność naleŝy wybrać ikonę. 113

114 Zostaje wyświetlony formularz Nowy wniosek o płatność. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. 114

115 BLOK INFORMACJA O PROJEKCIE W celu wprowadzenia danych dotyczących nowego wniosku o płatność naleŝy w bloku Informacja o beneficjencie uzupełnić pole <Numer umowy/decyzji>. W tym celu naleŝy wybrać ikonę. Pojawi się lista zarejestrowanych umów. Następnie z wyświetlonej listy naleŝy wybrać nr umowy, w ramach której wprowadzony zostanie nowy wniosek o płatność. Istnieje moŝliwość wyszukania odpowiedniej umowy korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki naleŝy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie, której dotyczy wniosek o płatność. Wyszukanie umowy jest dostępne takŝe po wprowadzaniu jedynie część numeru. W celu powrotu do listy umów naleŝy wyczyścić dane w polu Wyszukaj. 115

116 Uwaga: Lista umów/decyzji jest ograniczona zgodnie z uprawnieniami uŝytkownika do danego poziomu wdraŝania programu i regionu. Po wyborze umowy system automatycznie wypełnia pola odpowiadające wybranej umowie o dofinansowanie, tj. <Numer umowy/decyzji>, <Numer aneksu/zmiany>, <Nazwa beneficjenta> oraz <NIP beneficjenta> na podstawie wybranej [rzez uŝytkownika wersji Uwaga: W sytuacji, gdy umowa była aneksowana, uŝytkownik ma moŝliwość wyboru umowy oraz poszczególnych aneksów, w zaleŝności od tego, za jaki okres ujęto wydatki w ramach wprowadzanego wniosku o płatność. BLOK INFORMACJA O WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Na pole <numer wniosku o płatność> nałoŝona została maska analogiczna jak w przypadku umów o dofinansowanie. UŜytkownik wybiera tylko z listy rozwijalnej (pozycje od 01 do 99) ostatnią cześć numeru wniosku o płatność; pozostała cześć numeru wniosku o płatność wypełniana jest automatycznie zgodnie z numerem projektu, dla którego wprowadzany jest wniosek o płatność. Pierwszy wniosek o płatność składany przez beneficjenta oznaczany jest na końcu numerem 01, drugi numerem 02 itd. Pole <Data wpłynięcia wniosku o płatność> naleŝy uzupełnić datę złoŝenia pierwszej wersji wniosku o płatność przez beneficjenta (niezaleŝnie od późniejszych dat składania przez beneficjenta wersji wniosku po ewentualnych poprawkach), korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. W polu <Wniosek za okres do> naleŝy wprowadzić datę kończącą okres, za jaki składany jest wniosek przez beneficjenta do właściwej instytucji odpowiadającej za jego rozliczenie, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. W polu <wniosek o płatność końcową> przy pomocy przycisku naleŝy wybrać jedną z dostępnych wartości Nie i Tak. Nie moŝna zarejestrować wniosku 116

117 o płatność, jeśli w ramach danego projektu wprowadzono juŝ wcześniej w tym polu wartość Tak. Wprowadzenie wniosku o płatność końcową jest informacją dla systemu, Ŝe dany projekt został juŝ zakończony i w jego ramach nie będą składane kolejne wnioski o płatność. Wartością domyślną dla pola jest Nie. Dla wniosków z polem Wniosek o płatność końcową o wartości Tak nie ma konieczności wypełnienia bloku Harmonogramu płatności na cztery kolejne kwartały. W polu <Data zatwierdzenia wniosku> naleŝy wprowadzić datę zatwierdzenia wniosku przez właściwą instytucję, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: Wprowadzenie danych do systemu powinno nastąpić niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku o płatność. w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wprowadzić datę wypłaty środków na rachunek beneficjenta, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. W sytuacji, gdy beneficjentem jest PJB, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wpisać datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data zatwierdzenia wniosku>). Jeśli projekt jest finansowany w systemie zaliczkowania, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wpisać datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data zatwierdzenia wniosku>). Jeśli projekt jest finansowany w systemie mieszanym, wówczas: - jeśli wniosek o płatność jest rozliczeniem wcześniej wypłaconych zaliczek i nie będzie refundacji, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wpisać 117

118 datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data zatwierdzenia wniosku>), - jeśli wniosek o płatność jest rozliczeniem wcześniej wypłaconych zaliczek i będzie wypłacona refundacja, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wpisać datę przekazania środków na rachunek beneficjenta. Jeśli projekt finansowany jest ze środków własnych beneficjenta i następuje refundacja poniesionych wydatków, wówczas w polu <Data wypłaty środków> naleŝy wpisać datę przekazania środków na rachunek beneficjenta. W przypadku, gdy beneficjentem jest samorządowa jednostka budŝetowa, która dokonuje płatności w ramach projektów z pomocy technicznej RPO na zasadzie płatności bieŝących, <Data wypłaty środków> powinna być toŝsama z wartością wykazaną w polu <Data zatwierdzenia wniosku> beneficjenta o płatność przez IZ. W przypadku rejestracji wniosku, w ramach którego środki nie zostały jeszcze wypłacone, wypełnienie pola nie jest wymagane. Wówczas wniosek o płatność będzie wymagał aktualizacji polegającej na uzupełnienia danych w tym polu po faktycznym przekazania środków na rzecz beneficjenta. Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w polu <Data wypłaty środków> naleŝy podać datę toŝsamą z datą w polu <Data zatwierdzenia wniosku>). Uwaga: W przypadku refundacji realizowanej kilkoma przelewami, w polu <Data wypłaty środków> wykazujemy datę ostatniego przelewu. Uwaga: W ramach tego pola nie rejestruje się daty przekazania środków w ramach zaliczki. 118

119 CZĘŚĆ INFORMACJE FINANSOWE Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki> naleŝy wypełnić wprowadzając wartość środków, jaka została wypłacona beneficjentowi w ramach zaliczki. W przypadku, gdy zaliczka nie została wypłacona, wypełnienie pola nie jest wymagane (pozostawiamy domyślną wartość 0,00). JeŜeli pierwsza transza zaliczki wypłacona jest na podstawie wniosku o płatność, wówczas w celu zachowania ciągłości numeracji w KSI, 119

120 powinien on zostać zarejestrowany w systemie. Taki wniosek powinien zawierać następujące dane: Numer wniosku, Kwotę przyznanej zaliczki, Datę wpłynięcia wniosku, Wniosek za okres do... (toŝsamy z datą wpłynięcia wniosku o płatność), Data zatwierdzenia wniosku. Harmonogram płatności na 4 kolejne kwartały Jeśli rejestrowany jest wniosek o zaliczkę bez części sprawozdawczej, z poziomu modułu wniosku o płatność naleŝy usunąć wskaźniki postępu rzeczowego, które zostały wykazane na poziomie modułu Umowy/decyzje o dofinansowanie, Data wypłaty środków (rozumiana jako data rzeczywistej wypłaty środków dotyczy pierwszego wniosku o płatność zaliczkową). W ramach kolejnych wniosków o płatność (rozliczających poniesione wydatki i/lub sprawozdawczych), naleŝy wykazywać kolejne transze wypłacanej zaliczki zgodnie z procedurami przyjętymi przez instytucję zarządzająca danym programem operacyjnym. Uwaga: Informacje o zaliczkach wypłaconych na rzecz beneficjenta są wprowadzone do systemu z opóźnieniem w stosunku do faktycznego momentu przekazania zaliczki. jeśli została ona przyznana z chwilą podpisania umowy. Informacja jest wówczas wprowadzana do systemu dopiero w momencie złoŝenia przez beneficjenta wniosku o płatność w którym rozlicza juŝ wydatki faktycznie poniesione i sfinansowane w części lub całości ze środków zaliczkowych. Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> naleŝy wypełnić wprowadzając kwotę całkowitych wydatków (łącznie kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) związanych z realizacją projektu, poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek o płatność. Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. 120

121 Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> naleŝy wypełnić podając kwotę wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem, poniesionych i uznanych przez beneficjenta za kwalifikowane w okresie, za który składany jest wniosek o płatność. Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> naleŝy wypełnić podając kwotę wydatków uznanych przez właściwą instytucję dokonującą oceny za kwalifikowalne, która jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji oceniającej wniosek, tj. wynika z pomniejszenia kwoty wykazanej w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> o wydatki uznane za niekwalifikowalne oraz inne korekty finansowe, jak równieŝ o dochód wykazany w polu <Dochód odliczony od wniosku o płatność> (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złoŝenia poprzedniego wniosku o płatność). Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po autoryzacji) narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowane (po autoryzacji)> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <w części objętej pomocą publiczną> naleŝy wskazać kwotę wydatków kwalifikowanych objętych pomocą publiczną (o ile dotyczy). Pole <w części objętej pomocą publiczną narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <w części objętej pomocą publiczną> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Wydatki kwalifikowane podstawa certyfikacji> naleŝy podać wartość wydatków kwalifikowanych, które zgodnie z zapisami programu operacyjnego stanowią podstawę do certyfikacji na wyŝszych poziomach. Pole <Wydatki kwalifikowane podstawa certyfikacji narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki kwalifikowane podstawa certyfikacji> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność 121

122 dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Dofinansowanie> naleŝy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków uznanych przez właściwą instytucję dokonującą oceny za podlegające refundacji lub stanowiące podstawę do sporządzenia poświadczenia i deklaracji wydatków na wyŝszym poziomie (np. z poziomu instytucji pośredniczącej do instytucji zarządzającej). Uwaga:: Dofinansowanie to kwota wydatków uznanych za kwalifikowane, po autoryzacji przez daną instytucję dokonującą oceny, pomnoŝona przez % dofinansowania wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie. Uwaga: W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budŝetowymi którzy w wersji papierowej wniosku o płatność w polu wnioskowane dofinansowanie wpisują wartość 0 dofinansowanie oznacza kwotę wydatków kwalifikowanych, uznanych za kwalifikowane po autoryzacji przez daną instytucję dokonującą oceny, pomnoŝoną przez % dofinansowania wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie. Pole <Dofinansowanie narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Dofinansowanie> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <w tym dofinansowanie UE> naleŝy podać wartość odpowiadającą części kwoty wykazanej w polu <Dofinansowanie>, która zgodnie z zapisami umowy/decyzji/aneksu/zmiany o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE. Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub naleŝy wpisać wartość 0 Pole <w tym dofinansowanie UE narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości w polu <w tym dofinansowanie UE> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Wydatki objęte cross-financingiem> - w polu naleŝy wpisać ręcznie właściwą kwotę wydatków w całości wydatków kwalifikowalnych. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w ramach wniosku o płatność nie są objęte cross-financingiem. 122

123 Pole <Wydatki objęte cross-financingiem narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki objęte cross-financingiem> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów> naleŝy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem, wydatków na zakup gruntów [w granicach, określonych w Art. 7 ust. 1 lit b) Rozporządzenia 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole31.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w ramach rejestrowanego wniosku o płatność nie zostały poniesione na zakup gruntów. Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki poniesione na zakup gruntów> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> naleŝy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem, wydatków na mieszkalnictwo [w granicach określonych w z Art. 7 ust. 2 lit c) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole 30.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowane w ramach wniosku nie zostały poniesione na mieszkalnictwo. Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo> naleŝy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, objętych wnioskiem o płatność, wydatków związanych z kosztami pośrednimi/kosztami ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo [w granicach określonych w Art. 11 Rozporządzania (WE) nr 1081/2006 lub Art. 52 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ujętą w Załączniku III (Pole 32.) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku braku wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach danego wniosku. 123

124 Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Wydatki rozliczane ryczałtowo> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność> w polu naleŝy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złoŝenia poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 3 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z Uwaga: NaleŜy pamiętać aby w ramach KSI (SIMIK 07-13) tak jak w ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki pomniejszać kwotę środków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) o dochód wykazany w tym punkcie. Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) nie są rejestrowane informacje dotyczące odsetek jakie wystąpiły w ramach projektu. NaleŜy jednak pamiętać, aby w ramach ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki pomniejszać kwotę środków wypłaconych beneficjentowi o występujące w ramach projektu odsetki. Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność narastająco> wypełniane jest automatycznie przez system jako suma wartości wprowadzonych w polu <Dochód odliczony od wniosku o płatność> w ramach wszystkich wcześniejszych wniosków o płatność dla tego samego projektu oraz wartości dla bieŝąco wprowadzanego wniosku o płatność. 124

125 BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI W tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki naleŝy wskazać źródła finansowania wydatków objętych danym wnioskiem o płatność. Uwaga: System umoŝliwia występowanie rozbieŝności w wartościach poszczególnych źródeł finansowania wykazywanych na etapie rozliczenia projektu (wniosek o płatność) w porównaniu do wartości zadeklarowanych na etapie kontraktacji projektu (umowa/decyzja o dofinansowaniu) PowyŜsze rozbieŝności mogą wynikać z wykrytych nieprawidłowości bądź korekt/potrąceń stwierdzonych na etapie weryfikacji wniosku o płatność. Uwaga: W kolumnie kwota wydatków kwalifikowalnych naleŝy wykazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> Uwaga: Suma ogółem dla kolumn Kwota wydatków ogółem i Kwota wydatków kwalifikowanych powinna być zgodna z wartościami zapisanymi odpowiednio w polach <całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem> i <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> w części Informacje finansowe. Uwaga: Wartość kwoty podanej w wierszu Środki wspólnotowe w kolumnie Kwota wydatków kwalifikowanych musi być równa wartości kwoty podanej w polu <w tym dofinansowanie UE> z części Informacje finansowe. 125

126 W celu edycji danych przy danej kategorii źródła finansowania naleŝy wybrać ikonę. JeŜeli do danego wiersza zostały wprowadzone błędne dane, moŝna usunąć błędnie wprowadzone dane przy pomocy ikony, a następnie ponownie wprowadzić poprawne dane. Po zapisaniu danych przy pomocy ikony, naleŝy przejść do kolejnego wiersza tabeli. Uwaga: UŜytkownik ma moŝliwość wprowadzania wartości tylko w tych kategoriach źródeł finansowania, które zostały określone na poziomie umowy/decyzji o dofinansowanie. Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe naleŝy pozostawić niewypełnione lub naleŝy wpisać wartość 0. System sprawdza, czy suma wskazana w kolumnach Krajowe środki publiczne oraz prywatne wskazuje 100% wartości projektu. 126

127 BLOK HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY W tabeli Harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały naleŝy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, które beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w ciągu najbliŝszych czterech kalendarzowych kwartałów realizacji projektu. W celu wprowadzenia danych w bloku harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały naleŝy wybrać ikonę w pierwszym wierszu. W ramach rozwiniętych pól naleŝy wprowadzić odpowiednie wartości: Rok naleŝy wprowadzić odpowiedni rok realizacji projektu ( ). Kwartał z rozwiniętej listy kwartałów przy pomocy przycisku naleŝy wybrać kolejny kalendarzowy kwartał realizacji projektu w danym roku rozpoczynając od kwartału następującego po kwartale, w którym został sporządzony rozpatrywany wniosek o płatność (Pole: <Wniosek za okres do>). Planowane wydatki kwalifikowalne naleŝy wprowadzić planowaną kwotę wydatków kwalifikowalnych, które planowane są do poniesienia w danym kwartale. Po zapisaniu danych przy pomocy ikony, naleŝy przejść do kolejnego wiersza tabeli, wypełniając dane analogicznie jak w przypadku 127

128 pierwszego wiersza, dla kolejnego kalendarzowego kwartału realizacji projektu. JeŜeli do końca realizacji projektu zostały np. tylko trzy kwartały naleŝy wypełnić wiersze dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu czwartym podać rok oraz kolejny kwartał, natomiast jako kwotę planowanych wydatków kwalifikowalnych naleŝy wprowadzić 0. JeŜeli dane w wierszu nie zostały wprowadzone poprawnie, moŝna usunąć błędne dane przy pomocy ikony i następnie wprowadzić poprawne dane. Uwaga: W tabeli harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały suma pozycji w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowane oraz wartość pola <Wydatki uznane za kwalifikowane narastająco> w bloku Informacje o wniosku o płatność nie moŝe przekroczyć wartości pola <Wydatki kwalifikowane> zawartej w umowie/decyzji o dofinansowanie. BLOK ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM UŜytkownik posiada dwie moŝliwości uzupełnienia danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność: 1) wybranie i załączenie dokumentu w formacie PDF, zawierającego wyciąg z dokumentacji księgowej beneficjenta dokumentującej operacje dokonane w związku z realizowanym projektem 2) wypełnienia tabeli Funkcjonalności te są zamienne. 128

129 Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Wybierz dokument pdf do załączenia Przeglądaj... Załącz dokument Usuń załączony dokument PokaŜ załączony dokument Lp. Numer dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota brutto dokumentu kwota netto dokumentu kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT suma ogółem w PLN 1) W celu dołączenia pliku PDF, naleŝy wybrać przycisk Przeglądaj, a następnie po wybraniu danego dokumentu przycisk Załącz dokument. W oknie poniŝej widoczna będzie nazwa wybranego pliku. Przycisk PokaŜ załączony dokument umoŝliwia przeglądanie załączonego dokumentu. UŜytkownik ma takŝe moŝliwość usunięcia dokumentu PDF za pomocą przycisku Usuń załączony dokument (jeśli np. załączony plik jest nieprawidłowy). 2) JeŜeli uŝytkownik nie załączył zestawienia dokumentów w formie pliku PDF, powinien wypełnić tabelę znajdującą się poniŝej. Aby wprowadzić nowe wartości do tabeli naleŝy wybrać ikonę. W otwartym oknie naleŝy wypełnić pola, według następujących zasad: 129

130 Numer dokumentu numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków nadany przez wystawcę. Numer księgowy lub ewidencyjny numer dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe u beneficjenta Data wystawienia dokumentu datę wystawienia dokumentu przez dostawcę naleŝy wprowadzić korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Data zapłaty datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego naleŝy wprowadzić korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: JeŜeli natomiast wystąpiło więcej dat zapłaty, wówczas po wypełnieniu i zapisaniu wszystkich danych w wierszu (poprzez wybranie ikony ) pojawi się okno Daty zapłat. Aby dodać kolejne daty zapłaty naleŝy wybrać ikonę. W kolumnie Kilka dat zapłat, moŝna wprowadzić kolejną datę zapłaty, natomiast jeŝeli data zapłaty mieści się w przedziale czasowym, to daty graniczne tego przedziału zapisywane są w dwóch kolumnach: Przedział dat od do. Nazwa towaru lub usługi nazwa towaru lub usługi wykazana w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Uwaga: JeŜeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT moŝliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. W przypadku wystąpienia róŝnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego pozycje z faktury naleŝy pogrupować według stawek VAT i wpisać kaŝdą z grup w odrębnym wierszu (poprzez wybranie ikony ), z tymŝe dane wprowadzane w pozycjach Nr dokumentu, Data wystawienia dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same wartości we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego. 130

131 Kwota brutto dokumentu naleŝy wprowadzić kwotę brutto dla danego towaru lub usługi, bądź teŝ ich grup. Kwota netto dokumentu róŝnica pomiędzy wartościami brutto i wartością wynikającą z wysokości podatku VAT. Kwota wydatków kwalifikowalnych Kwota Razem dla tej kolumny powinna być równa wartości w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> w tym VAT - kwota VAT, uwzględniona w kolumnie kwota wydatków kwalifikowalych, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. Zapisanie wypełnionego wiersza następuje poprzez wybranie ikony. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po wybraniu ikony. Aby usunąć dany wiersz naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: W sytuacji wystąpienia wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach wniosków o płatność, gdy kwota Razem w kolumnie 6 "Kwota brutto dokumentu" będzie róŝna niŝ kwota podana w polu "Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem" lub jeśli kwota "Razem" w kolumnie 8. Kwota wydatków kwalifikowalnych będzie róŝna niŝ kwota podana w polu "Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem", system poinformuje uŝytkownika, o rozbieŝnościach. Komunikat ma jednak charakter informacyjny i nie blokuje zapisu danych w systemie, uŝytkownik decyduje czy zapisać dane w systemie. BLOK POSTĘP RZECZOWY Część wniosku o płatność odnosząca się do wskaźników, słuŝy określeniu stopnia zaawansowania rzeczowego oraz określeniu efektów realizacji projektu. Rejestrowane są wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu. W tabeli Wskaźniki produktu dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza Umowa o dofinansowanie dla danego projektu. UŜytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony, uzupełnia wartość w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu. JeŜeli ze względu na charakter wskaźnika, nie jest moŝliwe wypełnienie danej kolumny (np. nie została osiągnięta jeszcze Ŝadna wartość), moŝna wprowadzić wartość 0, bądź usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę. Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez system, poprzez porównanie z wartością docelową wskaźnika produktu 131

132 określoną w formularzu Umowa o dofinansowanie. Po wybraniu ikony nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika produktu. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony, natomiast edycja juŝ wprowadzonych danych po naciśnięciu ikony znajdujące się po lewej stronie wiersza. Tabela Wskaźniki rezultatu dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza Umowa o dofinansowanie dla danego projektu. UŜytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony, uzupełnia wartość w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, wpisując rzeczywiście osiągniętą wartość w wyniku zrealizowania projektu, bądź teŝ planowaną do osiągnięcia w krótkim okresie po zakończeniu projektu. Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez system, poprzez porównanie z wartością bazową (o ile jest róŝna od 0 ) oraz docelową wskaźnika rezultatu określoną w formularzu Umowa o dofinansowanie. Uwaga: UŜytkownik jest zobowiązany do wprowadzenia wartości w tabeli Wskaźniki rezultatu jedynie w przypadku wprowadzania danych odnośnie wniosku o płatność końcową. W innej sytuacji, beneficjent moŝe wprowadzić wartość 0 w kolumnie Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, bądź teŝ usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę. Po wybraniu ikony nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika rezultatu. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony. WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowy wniosek o płatność jest moŝliwe po wybraniu ikony. W sytuacji poprawnie wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu wniosku o płatność. Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do rejestru wniosków o płatność, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najwaŝniejsze zostały opisane powyŝej w ramach charakterystyki poszczególnych pól. W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest 132

133 moŝliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd. 2. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność W celu edytowania danych w formularzu wniosku o płatność naleŝy w menu Wnioski o płatność poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Następnie naleŝy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŝy je zapisać za pomocą ikony. 133

134 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność USUWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Z REJESTRU Po wyszukaniu wybranego wniosku o płatność w rejestrze (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) dane dotyczące wniosku moŝna usunąć wybierając ikonę. Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŝytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu. Po pojawieniu się zapytania naleŝy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o płatność naciskając przycisk. W przypadku rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. PODGLĄD I WYDRUK FORMULARZA W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie wniosku o płatność umów/decyzji naleŝy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Wnioski o płatność, a następnie wybrać ikonę podglądu. Zostanie wyświetlona karta informacyjna wniosku o płatność. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŝy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty naleŝy wybrać anuluj w oknie drukowanie 134

135 FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DANYCH W celu wyszukania danego wniosku o płatność, naleŝy wybrać ikonę których moŝliwe będzie wyszukanie wniosku. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według Istnieje moŝliwość wyszukiwania w/g powyŝszych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku. NaleŜy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >=, < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria >, >=, istnieje moŝliwość określenie przedziałów wartości od do, poprzez odznaczenie rubryki Zakres. Powrót do spisu treści 135

136 IX. Kontrole Uwaga: w Krajowym Systemie Informatycznym nie będą rejestrowane dane dotyczące kontroli systemowych prowadzonych w instytucjach zaangaŝowanych w proces zarządzania programów operacyjnych. W systemie przechowywane będę wyłącznie informacje na temat kontroli poszczególnych projektów. PoniŜszy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu kontroli projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) Decyzja o kontroli projektu Przeprowadzenie kontroli Informacja pokontrolna Weryfikacja informacji pokontrolnej Rejestracja danych o kontroli w KSI Zatwierdzenie ostatecznej informacji pokontrolnej KONIEC 136

137 1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu W celu wyboru zakładki Kontrole naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wybraniu zakładki Kontrole UŜytkownik przechodzi do rejestru kontroli projektów. W celu rejestracji danych o nowej kontroli naleŝy wybrać ikonę. 137

138 Zostaje wyświetlony formularz Nowa kontrola. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. BLOK INFORMACJE O KONTROLI Pole < Numer kontroli> na pole została nałoŝona maska analogiczna jak na poziomie wniosków o płatność oraz umów o dofinansowanie. UŜytkownik wybiera jedynie z listy rozwijalnej (od 01 do 99). Pozostała część numeru kontroli wypełniana jest zgodnie z numerem projektu, którego dotyczyła kontrola. 138

139 Pole <Numer umowy/decyzji> dzięki wprowadzeniu numeru umowy moŝliwa jest identyfikacja projektu, którego dotyczyły prowadzone działania kontrolne i dla którego sformułowano określone zalecenia pokontrolne. Wyboru numeru moŝna dokonać: naciskając ikonę. Pojawi się lista zarejestrowanych umów. Następnie z wyświetlonej listy naleŝy wybrać nr umowy dotyczącej projektu, w ramach którego przeprowadzona została kontrola wyszukując odpowiednią umowę korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki naleŝy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie projektu, którego dotyczyła kontrola. Istnieje moŝliwość wyszukania umowy, wprowadzając jedynie część numeru. Pole <Numer wniosku o płatność> dzięki wprowadzeniu numeru/ów wniosku/ów o płatność, określany jest zakres dokumentów, a takŝe zakres działań w projekcie, których dotyczyła kontrola. Pole jest fakultatywne, co oznacza, Ŝe nie ma obowiązku jego wypełniania w sytuacji, gdy kontrola dotyczyła całego projektu, a nie tylko jego określonego fragmentu. Po wybraniu ikony zostaną wyświetlone wnioski o płatność, które zostały zatwierdzone i zarejestrowane w Systemie w ramach danego projektu. Następnie naleŝy wskazać numer odpowiedniego wniosku o płatność. Istnieje moŝliwość dodania dowolnej liczby numerów wniosków o płatność; aby dodać kolejny nr wniosku naleŝy wybrać ikonę. Aby usunąć wprowadzoną wcześniej pozycję naleŝy wybrać ikonę. Pole <Instytucja przeprowadzająca kontrolę> pole jest uzupełniane automatycznie o wartość odpowiadającą instytucji, do której przypisany jest uŝytkownik wprowadzający dane. Istnieje takŝe moŝliwość edycji pola i wprowadzenia nazwy nie znajdującej się w słowniku. Pole <Data przeprowadzenia kontroli> naleŝy uzupełnić wprowadzić datę przeprowadzenia kontroli, korzystając z ikony kalendarza, w kolejności rok miesiąc dzień. Uwaga: NaleŜy wprowadzić tylko jedną datę. W przypadku kontroli trwających dłuŝej niŝ 1 dzień za datę przeprowadzenia kontroli naleŝy uznać moment zakończenia czynności kontrolnych. BLOK WYNIK KONTROLI Pole <Wynik kontroli> naleŝy wprowadzić informacje o przebiegu działań kontrolnych, stwierdzonych uchybieniach lub 139

140 nieprawidłowościach. MoŜna wpisać maksymalnie 4000 znaków. NaleŜy takŝe podać informację na jakim etapie realizacji projektu przeprowadzono kontrolę. Czy dana kontrola projektu była kontrolą w trakcie, czy teŝ na zakończenie realizacji projektu. W przypadku kontroli projektu na zakończenie jego realizacji naleŝy podać informację czy kontrola obejmowała tylko kontrolę dokumentacji, czy takŝe sprawdzenie efektu rzeczowego w miejscu realizacji projektu. Uwaga: Zalecane jest, by na podstawie informacji pokontrolnej wprowadzano w tym polu jeden z trzech wymienionych poniŝej wyników: Bez zastrzeŝeń w przypadku, gdy podczas kontroli nie stwierdzono Ŝadnych uchybień Z nieistotnymi zastrzeŝeniami w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia nie powodują skutków finansowych Z istotnymi zastrzeŝeniami w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia powodują skutki finansowe Pole <Zalecenia pokontrolne> w tym polu naleŝy wymienić zalecenia pokontrolne wraz z ewentualnym terminem wprowadzenia ich w Ŝycie. MoŜna wpisać maksymalnie 4000 znaków. Uwaga: Pole jest obowiązkowe do wypełnienia. Jeśli zalecenia pokontrolne zostaną przygotowywane w terminie późniejszym lub w wyniku kontroli nie wydano zaleceń pokontrolnych naleŝy wprowadzić w polu krótką informację na ten temat (oraz dokonać jego ewentualnej aktualizacji/ uzupełnienia po uzyskaniu odpowiednich danych). 140

141 WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie ostatecznej informacji pokontrolnej naleŝy zachować dane dotyczące kontroli w Systemie poprzez wybranie ikony (znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza). Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do rejestru kontroli, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Podczas zapisywania danych System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŝliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd. 2. Edycja danych dotyczących kontroli W celu edytowania danych w formularzu kontroli (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych w polu <Zalecenia pokontrolne>), naleŝy w menu Kontrole poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać informację dotyczącą kontroli, a następnie wybrać ikonę edycji danych, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły kontroli naleŝy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych naleŝy je zapisać za pomocą ikony. 141

142 3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli USUWANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH KONTROLI Po wyszukaniu wybranej informacji dotyczącej kontroli w rejestrze Kontrole (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) dane moŝna usunąć wybierając ikonę. Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych uŝytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu dane są usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu. Po pojawieniu się zapytania naleŝy potwierdzić zamiar usunięcia danej pozycji rejestru kontroli o dofinansowanie naciskając przycisk. W przypadku rezygnacji naleŝy wybrać przycisk. PODGLĄD I WYDRUK FORMULARZA W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie kontrolii naleŝy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Kontrole, a następnie wybrać ikonę podglądu. Zostanie wyświetlona karta informacyjna kontroli. W celu wydrukowania karty informacyjnej naleŝy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty naleŝy wybrać anuluj w oknie drukowanie 142

143 FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DANYCH W celu wyszukania danych dotyczących kontroli, naleŝy wybrać ikonę których moŝliwe będzie wyszukanie kontroli. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według Istnieje moŝliwość wyszukiwania w/g powyŝszych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku. NaleŜy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >=, < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria >, >=, istnieje moŝliwość określenie przedziałów wartości od do, poprzez odznaczenie rubryki Zakres. Powrót do spisu treści X. Rejestr obciąŝeń na projekcie Rozwiązania zaimplementowane w module Rejestr obciąŝeń na projekcie mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów wynikających z lit. f) art. 61 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., zgodnie z którym Instytucja certyfikująca programu operacyjnego odpowiada w szczególności za: prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budŝetu ogólnego UE przed zamknięciem programu operacyjnego poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków. W związku z powyŝszym rejestr obciąŝeń na projekcie powinien zawierać dane dotyczące kwot podlegających procedurze odzyskiwania, wycofanych po anulowaniu oraz odzyskanych, przypisane do konkretnego numeru projektu i nazwy beneficjenta. 143

144 Dane dotyczące obciąŝeń wprowadzane są na podstawie następujących źródeł: korespondencji prowadzonej z beneficjentem, w której zostały określone kwoty do zwrotu np. zalecenia pokontrolne; decyzji o zwrocie środków, określonej w art. 211 ust. 4 ustawy o finansach publicznych; wniosków o płatność zrefundowanych, w których była zadeklarowana kwota podlegająca zwrotowi przez beneficjenta; wniosków o płatność pomniejszonych o kwotę do odzyskania; raportów o nieprawidłowościach; przelewów na konto instytucji odpowiedzialnej za dokonywanie wypłat do beneficjenta, którymi została zwrócona kwota odzyskana/wycofana. WYJAŚNIENIE POJĘĆ Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) oraz kwoty wycofane są to środki przeznaczone na finansowanie programów i projektów realizowanych z tych środków lub dotacji, które zostały wypłacone beneficjentowi, a następnie podlegają zwrotowi przez beneficjenta, w związku z tym, Ŝe zostały one przez niego: wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur, pobrane nienaleŝnie lub w nadmiernej wysokości. W ramach KSI wyróŝnia się kwoty do odzyskania, odzyskane oraz wycofane po anulowaniu: na poziomi unijnym, czyli takie, które były wykazane w deklaracji z IC do KE, na poziomie krajowym, czyli takie, które zostały wykazane w deklaracji do instytucji wyŝszego stopnia, jednakŝe ich odzyskanie miało miejsce wcześniej niŝ deklaracja z IC do KE i deklaracja przekazana z IC do KE jest juŝ odpowiednio skorygowana o kwotę nieprawidłowo wydatkowaną, w związku z czym nie będą one wykazywane w raporcie rocznym z IC do KE. Podkreślenia wymaga fakt, Ŝe kwoty wykazywane w raporcie rocznym do KE, o którym mowa wyŝej, oprócz tego, Ŝe będą musiały być wykazane wcześniej w formie wydatków w deklaracji od IC do KE, to koniecznym jest równieŝ, Ŝeby do ich zwrotu beneficjent był zobowiązany w związku z zaistnieniem nieprawidłowości w rozumieniu art. 2 (7) rozporządzenia nr 1083/2006 (bez względu na to czy nieprawidłowość ta podlega zgłoszeniu czy nie). 144

145 RóŜnica pomiędzy kwotami do odzyskania (podlegającymi procedurze odzyskiwania) oraz kwotami wycofanymi związana jest z momentem pomniejszenia deklaracji wydatków o wartość tych środków. Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) pomniejszają deklarację wydatków dopiero w momencie ich fizycznego odzyskania. Kwoty wycofane pomniejszają deklarację wydatków w momencie podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu środków, do których zwrotu zobowiązany jest beneficjent, do tej kategorii. Decyzję o uwzględnieniu kwoty wycofanej w deklaracji wydatków podejmuje pierwsza instytucja wypełniająca deklarację/wniosek o płatność okresową. Gdy środki zostaną uznane za wycofane po anulowaniu, a w perspektywie zwrócone przez beneficjenta nie mogą ponownie pomniejszać deklaracji kierowanej do KE. Kwoty odzyskane 1. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot podlegających procedurze odzyskiwania, są to środki zwrócone przez beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, lub środki, o które została został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność lub środki odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego. Kwoty odzyskane pomniejszają deklaracje wydatków do KE 2. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot wycofanych, są to środki zwrócone przez beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, lub środki, o które została został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność (kwota do wypłaty) lub środki odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego. Przez pomniejszenie kolejnego wniosku o płatność naleŝy rozumieć jedynie pomniejszenie kwoty do wypłaty, bez ruszania wydatków kwalifikowalnych. Kwoty te nie pomniejszają deklaracji wydatków do KE, gdyŝ pomniejszenie miało miejsce w momencie zakwalifikowania środków do kwot wycofanych. Uwaga: W ramach KSI (SIMIK 07-13) dane wprowadzane mogą być niezaleŝnie od wykazania ich w deklaracji wydatków od IC do KE. Wskazanym jest wprowadzanie ich w momencie, gdy nie ma Ŝadnych wątpliwości, iŝ będą one podlegać procedurze odzyskiwania. 145

146 Standardowy przebieg procesu związanego z prowadzeniem rejestru obciąŝeń na projekcie z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13) 146

147 1. Wprowadzenie danych dotyczących obciąŝeń na projekcie Przed przystąpieniem do wprowadzania danych do modułu obciąŝenia na projekcie, naleŝy upewnić się, czy posiadane przez UŜytkownika uprawnienia są zgodne z zakresem wprowadzanych przez niego danych. W celu wyboru zakładki Rejestr obciąŝeń na projekcie naleŝy rozwinąć pozycję menu Projekty. Po wyborze zakładki ObciąŜenia na projekcie zostaje wyświetlony rejestr wprowadzonych do systemu decyzji o odzyskaniu. W celu wprowadzenia danych w nowej Karcie obciąŝeń na projekcie naleŝy wybrać ikonę 147

148 Zostaje wyświetlony formularz Karta informacyjna obciąŝeń na projekcie. NaleŜy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza. A01 Numer umowy/decyzji A02 Nazwa beneficjenta A03 NIP beneficjenta Karta informacyjna obciąŝeń na projekcie A04 Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu A05 Pozostało do odzyskania (kwota do odzyskania) A06 Pozostało do odzyskania (RAZEM) Numer sprawy/decyzji o zwrocie Data decyzji Typ kwoty Kwoty do odzyskania/kwoty wycofane Dane o wniosku Nr Całkowite Kwota do wniosku wydatki Kurs euro odzyskania o płatność kwalifikowalne Numer deklaracji wydatków Podstawa decyzji o zwrocie Typ nieprawidłowości B01 B02 B03 B04 B05 B06 B07 B08 B09 B10 B11 B12 B13 AAA AAAAAA 9 999, ,99 9,9999 AAAAAA 9 999, ,99 9,9999 Numer Raportu/ Opis AA AAAAA AAAAAAAAA AAA AAAAAA 9 999, ,99 9,9999 AA AAAAAA RAZEM środki do odzyskania: 9 999, ,99 RAZEM kwota wycofane po anulowaniu: 9 999, ,99 Uwagi. 148

149 Numer sprawy/decyzji o zwrocie Kwoty odzyskane Kwota odzyskana Odsetki Numer Karne od wniosku Data Odpowiadając Data Nr Całkowite wydatki W tym kwoty Karne od o odzyskania y wkład Ogółem Umowne przelewu przelewu kwalifikowalne wkład UE odzyskane wkładu UE płatność - publiczny j korekta C01 C02 C03 C04 C05 C06 C07 C08 C09 C10 C11 C12 C , ,99 9, ,99 999, ,99 AAAAA AAAAA 5 AAAAA Nr deklaracji wydatków AAAAA AAAAA AAAAA , ,99 9, , ,99 AAAAA AAAAA RAZEM środki odzyskane (od kwota do odzyskania): 9 999, ,99 9,999 RAZEM środki odzyskane Karta informacyjna obciąŝeń na projekcie 9, ,99 999, ,

150 1.1. Wprowadzenie danych dotyczących informacji ogólnych BLOK INFORMACJE OGÓLNE W polu <Numer umowy/decyzji> naleŝy wpisać numer umowy o dofinansowanie/ decyzji, której dotyczy sprawa, bądź po naciśnięciu ikony wybrać go z listy. 150

151 Po naciśnięciu ikony pojawia się lista, z której naleŝy wybrać numer umowy/ decyzji. Dane dotyczące konkretnej umowy/ decyzji moŝna takŝe wyszukać przy pomocy filtra wpisując początkowe znaki numeru umowy / decyzji. Po wypełnieniu kryterium wyszukiwania naleŝy wybrać ikonę. Na liście widoczne są jedynie te numery umów/ decyzji, dla których nie zostały jeszcze utworzone karty obciąŝeń na projekcie. Uwaga: JeŜeli na liście nie moŝna odnaleźć szukanego numeru umowy/ decyzji naleŝy sprawdzić, czy UŜytkownik posiada odpowiednie uprawnienia oraz czy dla szukanego numeru umowy/ decyzji nie została juŝ stworzona karta obciąŝeń na projekcie. Pole <Nazwa beneficjenta> zawiera nazwę beneficjenta, z którym została podpisana umowa/ decyzja. Pole wypełniane jest automatycznie po wypełnieniu pola <Numer umowy/decyzji>. Pole <NIP beneficjenta> jest wypełniane automatycznie przez System po wypełnieniu pola <Numer umowy/decyzji>. Za pomocą ikony znajdującej się obok pola <Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu> naleŝy wybrać odpowiednią nazwę instytucji z wyświetlonego słownika. Domyślnie wyświetlane są dane instytucji, do której przypisany 151

152 jest zalogowany uŝytkownik. Po wybraniu ikony rozwija się lista, z której naleŝy wybrać nazwę instytucji, z którą beneficjent zawarł umowę, lub która podjęła decyzję o dofinansowaniu projektu. Filtrowanie (wyszukiwanie) Instytucji jest moŝliwe według pól <NIP> i/lub <Nazwa>, po wybraniu ikony. Pole <Pozostało do odzyskania (kwota do odzyskania)> jest wypełniane automatycznie przez System. Pole <Pozostało do odzyskania (RAZEM)> jest wypełniane automatycznie przez System. 152

153 1.2 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych BLOK KWOTY DO ODZYSKANIA / KWOTY WYCOFANE Nową decyzję o odzyskaniu wprowadza się za pomocą ikony. Pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> naleŝy uzupełnić o numer sprawy/decyzji o odzyskaniu, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych. Pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> powinien być nadawany zgodnie z załoŝeniami opisanymi w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej w załączniku nr 2. Dodatkowo na pole <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> została załoŝona maska KODP.TI.KODINS-(O/W)9999/RR 153

154 W pierwszym polu się dane w tym module automatycznie uzupełnia się kod programu operacyjnego jaki został określony w ramach umowy dla której rejestruje W drugim polu naleŝy z listy wybrać dwuliterowy kod typu instytucji, gdzie odpowiednie skróty oznaczają: IZ instytucja zarządzająca, IP instytucja pośrednicząca, IW Instytucja pośrednicząca 2 stopnia/instytucja WdraŜająca, System wymusza uzupełnienie tej części numeru decyzji po uzupełnieniu kodu programu. Kolejne pole to sześcioliterowy kod instytucji. Ple to jest domyślnie uzupełniane kodem instytucji zalogowanego uŝytkownika. Po naciśnięciu ikony uŝytkownik moŝe wybrać z listy inną instytucję jaka w decyzji o zwrocie środków została określona jako odpowiedzialna za odzyskanie środków. W następnym polu uŝytkownik wybiera z listy jednoliterowy kod kwalifikujący środki jako do odzyskania bądź wycofane po anulowaniu odpowiednio: W kwota wycofana po anulowaniu O środki do odzyskania Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Typ kwoty> Brak zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu Numer sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty. W przedostatnim polu UŜytkownik wpisuje numer Decyzji o zwrocie środków wydanej przez daną Instytucję od początku realizacji Programu Operacyjnego. Dla pierwszej pozycji moŝliwy jest wybór albo cyfry albo duŝej litery. Pozostałe trzy znaki posiadają jedynie moŝliwość wyboru cyfr. Domyślnie pojawia się kolejny wolny numer dla danego programu operacyjnego, jednakŝe UŜytkownik ma moŝliwość zmiany tego numeru. W ostatnim polu wybierany jest z listy rok wydania decyzji o zwrocie. Uwaga: JeŜeli decyzja nie została wydana, gdyŝ np. sprawa dotyczy PJB w polu tym naleŝy wpisać numer sprawy, po którym moŝna ją zidentyfikować. 154

155 W polu <Data decyzji> korzystając z ikony kalendarza w kolejności rok miesiąc dzień naleŝy wprowadzić datę rozpoczęcia procedury odzyskiwania kwoty, tj. datę wydania decyzji o zwrocie, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych. Uwaga: JeŜeli decyzja nie została wydana, gdyŝ np. beneficjentem jest PJB, naleŝy wpisać datę rozpoczęcia działań administracyjnych związanych z odzyskaniem środków, bądź datę zwrotu środków. W tym drugim przypadku data wydania decyzji będzie taka sama jak data zwrotu środków. W polu <Typ kwoty> naleŝy zaznaczyć, w jaki sposób zakwalifikowane zostały obciąŝenia na projekcie. UŜytkownik zaznacza jedną z opcji: kwota wycofana po anulowaniu, środki do odzyskania; Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu>. Brak zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu Numer sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty. DANE O WNIOSKU Po wybraniu ikony uaktywniają się do wypełnienia pola dotyczące danych o wniosku o płatność, którego dotyczy decyzja o odzyskaniu. Uzupełniane są następujące pola <Numer wniosku o płatność>, <Kwota do odzyskania>, <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych>, <Kurs euro> oraz <Nr deklaracji wydatków> Uwaga: Dane o wniosku muszą zostać zapisane przed zapisaniem całego wiersza. 155

156 W polu <Numer wniosku o płatność> po naciśnięciu ikony naleŝy z listy wybrać wniosek o płatność, który został zrefundowany beneficjentowi, i w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania. Po wybraniu ikony następuje wyczyszczenie pola. Na liście dostępne są jedynie te wnioski, które były złoŝone w ramach danej umowy o dofinansowanie/ decyzji. Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność jest moŝliwe według wartości pola <Numer wniosku>, po wybraniu ikony. 156

157 W polu <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> uŝytkownik wpisuje z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, odpowiednią wartość wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę certyfikacji, których dotyczy decyzja o odzyskaniu. W polu <Kwota do odzyskania> uŝytkownik wpisuje wartość całej kwoty, dla której została podjęta decyzja o odzyskaniu, zarówno środki wspólnotowe oraz publiczny wkład krajowy. Wartość jest wpisywana ręcznie przez uŝytkownika z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Pole <Kurs euro> wypełniane jest automatycznie przez System po wyborze wniosku o płatność. Wyświetlana wartość odpowiada kursowi, według którego wyliczona została wartość Deklaracji IC kierowanej do KE, uwzględniającej wniosek, w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu/ do odzyskania. Wartość kursu przeliczeniowego przedstawiana jest z dokładnością do 4 miejsc po przecinku. Uwaga: Nie wyświetlenie kursu euro oznacza, iŝ deklaracja wydatków, uwzględniająca wniosek, w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania, nie została jeszcze wysłana do KE. 157

158 Pole <Numer deklaracji wydatków> wypełniane jest automatycznie przez System po wyborze wniosku o płatność. Wyświetlana wartość odpowiada numerowi deklaracji IZ do IC, w skład której wszedł bezpośrednio, bądź pośrednio wniosek o płatność, na podstawie którego została wypłacona kwota, której dotyczy decyzja o zwrocie. Uwaga: Nie wyświetlenie numeru deklaracji oznacza, iŝ deklaracja wydatków, uwzględniająca wniosek, w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania, nie została jeszcze wykazana w deklaracji z IZ do IC. W polu <Podstawa decyzji o zwrocie> naleŝy wybrać z listy powód zwrotu środków. UŜytkownik poprzez zaznaczenie wybiera odpowiednią opcję: Nieprawidłowość, Inne; Domyślnie na liście wyświetlana jest wartość Nieprawidłowość. Pole <Typ nieprawidłowości> wypełniane jest przez UŜytkownika w zaleŝności od opcji wybranej w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>. W przypadku zaznaczenia opcji Nieprawidłowość uŝytkownik w polu <Typ nieprawidłowości> wybiera poprzez zaznaczeniu jedną z poniŝszych opcji: Została zgłoszona, Jeszcze nie została zgłoszona, Nie podlega zgłoszeniu. W przypadku wyboru opcji Inne w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>, pole <Typ nieprawidłowości> jest nieaktywne. 158

159 Pole <Nr raportu / Opis> wypełniane jest przez uŝytkownika w zaleŝności od opcji wybranej w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>. W przypadku zaznaczenia opcji Nieprawidłowość uŝytkownik w polu <Nr raportu / Opis> wpisuje numer raportu o nieprawidłowościach. W przypadku wyboru opcji Inne w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>, w polu <Nr raportu / Opis> uŝytkownik wpisuje powód wydania decyzji o zwrocie środków. Uwaga: W przypadku, gdy pole pełni funkcję Opis w polu moŝna wprowadzić do 250 znaków. W przypadku, gdy pole funkcjonuje jako Numer raportu, nie moŝna w nim wpisać więcej niŝ 25 znaków. Pole <Uwagi> wypełniane jest przez UŜytkownika. Pole to na formularzu widoczne jest w formie ikony do edycji, bądź do podglądu w zaleŝności od uprawnień uŝytkownika. W przypadku odczytu zapisanych danych okno z moŝliwością podglądu danych pojawia się jedynie w przypadku, gdy w Notatniku są wprowadzone dane. Widoczna wtedy jest ikona podglądu danych, po wybraniu której pojawia się okno z wprowadzonymi wcześniej uwagami. W przypadku gdy Notatnik jest pusty, nie jest wyświetlana ikona podglądu danych. Po wybraniu ikony edycji pojawia się nowe wyskakujące okno edycyjne do wprowadzania uwag Notatnik. Wartości wprowadzone nie są widoczne na karcie obciąŝeń na projekcie jak równieŝ w rejestrze kart obciąŝeń. w celu odczytu trzeba wybrać ikonę podglądu wprowadzonych danych. Okno Notatnik jest polem tekstowym z moŝliwością wprowadzenia do 4000 znaków. 159

160 Pole <Razem środki do odzyskania> wartość w kolumnie <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> generowana jest automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania. Pole <Razem środki do odzyskania> wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowane jest automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania. 160

161 Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> wartość w kolumnie <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> generowana jest automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Całkowita kwota wydatków kwalifikowalnych> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu, Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowana jest automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu; 161

162 1.3 Wprowadzenie danych dotyczących Kwot odzyskanych BLOK KWOTY ODZYSKANE W momencie odzyskania środków dane te są rejestrowane w systemie informatycznym. UŜytkownik podobnie jak w przypadku zakładania karty obciąŝeń na projekcie wyszukuje kartę odpowiednią dla danej sprawy i w tabeli <Kwoty odzyskane>, po wybraniu ikony, wprowadza dane dotyczące odzyskanych środków. W polu <Numer sprawy/ decyzji o odzyskaniu> uŝytkownik wybiera z listy odpowiedni numer sprawy/ decyzji o odzyskaniu, wydanej na podstawie art. 211 ustawy o finansach publicznych. Uwaga: Na liście znajdują się jedynie te Numery spraw/decyzji o odzyskaniu, które zostały wcześniej wprowadzone w polu <Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu> w tabeli <Kwota do odzyskania/kwota wycofana>. Po wybraniu Numeru sprawy/ decyzji o odzyskaniu i naciśnięciu ikony UŜytkownik ma moŝliwość wpisania danych dotyczących zwróconych środków. Uwaga: W sytuacji, gdy w polu <Typ kwoty> kwota została oznaczona jako Środki do odzyskania, pola te wypełniane są po fizycznym zwrocie środków przez beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, bądź po odliczeniu środków z kolejnego wniosku o płatność. W takiej sytuacji muszą być wypełnione wszystkie pola w wierszu. Uwaga: W sytuacji, gdy w polu <Typ kwoty> kwota została oznaczona jako Kwota wycofana po anulowaniu, pomimo wykazania środków w kolejnej deklaracji wydatków, środki nie musiały być zwrócone instytucji. W takiej sytuacji, bezpośrednio po wypełnieniu tabeli <Kwota do odzyskania/kwota wycofana> naleŝy zaznaczyć do edycji tabelę <Kwota odzyskana> gdzie wypełnione muszą być jedynie pola <Numer 162

163 sprawy / decyzji o odzyskaniu> oraz <Numer deklaracji wydatków>, w której została wykazana kwota wycofana. Kolejne pola wypełniane są w miarę odzyskiwania środków od beneficjenta. Pole <Numer deklaracji wydatków> wypełniane jest automatycznie przez system w momencie przekazania deklaracji wydatków od IC do KE w której zostały wykazane odpowiednio środki odzyskane lub wycofane po anulowaniu. W polu <Data odzyskania> naleŝy ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza w kolejności rok miesiąc dzień wprowadzić datę wpłaty środków na właściwy rachunek bankowy lub datę pomniejszenia kolejnego wniosku o beneficjenta płatność. Kwota odzyskana W polu <Całkowite wydatki kwalifikowalne> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych stanowiących podstawę certyfikacji, wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; W polu <Odpowiadający wkład publiczny> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi publicznemu, wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; W polu <Ogółem> UŜytkownik wpisuje kwotę odzyskanego dofinansowania jaka wpłynęła na konto instytucji, bądź o jaką został pomniejszony wniosek o płatność. W tym polu uŝytkownik wpisuje tylko kwotę odpowiadającą kapitałowi przeznaczonemu do odzyskania bez odsetek. Wartość jest wpisywana przez UŜytkownika z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 163

164 W polu <W tym wkład UE> UŜytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi UE, wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku; Odsetki W polu <Odsetki umowne> UŜytkownik podaje kwotę odzyskanych odsetek umownych naliczanych zgodnie z prawem polskim. Są to odsetki naliczone przed upływem terminu zwrotu określonym w wezwaniu do zapłaty (nienaleŝne Komisji Europejskiej); W polu <Odsetki karne od kwoty odzyskanej> UŜytkownik wpisuje wartość odsetek, jakie zostały faktycznie zwrócone przez beneficjenta na rachunek instytucji. W polu <Odsetki karne od wkładu UE> UŜytkownik wpisuje wartość odsetek naleŝnych KE, naliczaną proporcjonalnie od wkładu UE. Stanowią one iloraz odsetek karnych od kwoty odzyskanej i udziału kwoty dofinansowania UE w dofinansowaniu: ODSETKI KARNE - (odsetki za zwłokę) naliczane od naleŝności głównej, po upływie terminu zwrotu określonego w wezwaniu do zapłaty. W polach dotyczących odsetek karnych naleŝy podać kwotę odzyskanych odsetek karnych. Uwaga: W przypadku, gdy IZ jest zwolniona z obowiązku prowadzenia rejestru odsetek w podziale na karne i umowne, IZ zalicza i rejestruje wszystkie odsetki na rzecz odsetek karnych (metodologia uzgodniona przez IZ zgodnie z procedurą zawartą w Wytycznych IC). 164

165 W polu <Numer wniosku o płatność - korekta> UŜytkownik po naciśnięciu ikony wybiera z listy numer wniosku o płatność, z którego dokonano beneficjentowi potrącenia; Po naciśnięciu ikony rozwija się lista, z której naleŝy wybrać wniosek o płatność, z którego dokonano beneficjentowi potrącenia kwoty stanowiącej kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania. Na liście dostępne są jedynie te wnioski, które były złoŝone w ramach danej umowy / decyzji o dofinansowanie. Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność jest moŝliwe po polu <Numer wniosku> i wybraniu ikony. Uwaga: W przypadku, gdy zostanie wybrany ten sam wniosek, który został wskazany jako wniosek, który został zrefundowany beneficjentowi, i w którym została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania, system przy próbie zapisania zapyta UŜytkownika, czy na pewno chce podać ten sam nr wniosku. Taka sytuacja jest moŝliwa jedynie wtedy, gdy w ramach tego samego wniosku została naliczona dana kwota, oraz nastąpiło jej odliczenie 165

166 W polu <Data przelewu> UŜytkownik ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza w kolejności rok miesiąc dzień, wprowadza datę przelewu kwoty odzyskanej, wpłaconej przez beneficjenta lub przez organ prowadzący postępowanie egzekucyjne, na właściwy rachunek bankowy. W momencie gdy UŜytkownik po wypełnieniu pola <Numer wniosku o płatność> próbuje dodatkowo wypełnić pole <Data przelewu> pojawia się komunikat informujący, iŝ pole jest nieaktywne. Uwaga: Ta sama kwota nie moŝe być równocześnie potrącona z kolejnego wniosku o płatność oraz wpłacona na rachunek bankowy. W polu <Nr przelewu> UŜytkownik ręcznie, wprowadza numer przelewu/nr dekretu, który został nadany danej operacji wpłaty na konto instytucji kwoty odzyskanej/wycofanej. W momencie gdy UŜytkownik wypełni pole <Numer wniosku o płatność> <Nr przelewu> jest nieaktywne. W polu <Numer deklaracji wydatków> system generuje numer deklaracji wydatków, która została skorygowana o kwotę odzyskaną. Pole jest pobierane automatycznie przez system w momencie włączenia kwoty wycofanej / kwoty odzyskanej do deklaracji wydatków; 166

167 W wierszu <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania> system generuje sumy wszystkich kwot z poszczególnych kolumn, które w części Kwoty do odzyskania/kwoty wycofane, w kolumnie Typ kwoty zostały oznaczone jako kwota do odzyskania. W wierszu <Razem środki odzyskane > system generuje sumy wszystkich kwot z poszczególnych kolumn. 167

168 2. Walidacja i zapisanie danych Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie decyzji o odzyskaniu naleŝy zachować dane na Karcie informacyjnej obciąŝeń na projekcie w Systemie poprzez wybranie ikony (znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza). Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony. Aby powrócić do Rejestru obciąŝeń na projekcie, naleŝy wybrać ikonę. Uwaga: Przed zapisem całej Karty obciąŝeń na projekcie naleŝy zapisać poszczególne wiersze. Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest moŝliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd. Powrót do spisu treści 168

169 XI. Oracle Discoverer 1. Informacje ogólne Oracle Discoverer Plus jest narzędziem informatycznym, w którym zdefiniowane zostały: foldery zawierające dane udostępnione z KSI (SIMIK 07-13), gotowe raporty zdefiniowane przez administratorów merytorycznych zawierające dane udostępnione z KSI (SIMIK 07-13). Na podstawie ww. folderów i raportów uŝytkownik KSI (SIMIK 07-13) posiadający dostęp do Oracle Discoverer Plus moŝe: samodzielnie tworzyć zapytania ad hoc w oparciu o zdefiniowane ww. foldery, prowadzić analizy przekrojowe w oparciu o swoje zapytania bądź w oparciu o ww. zdefiniowane raporty. Baza danych udostępniona na potrzeby Oracle Discoverer jest aktualizowana w cyklu dobowym, co oznacza, iŝ raporty generowane w danym dniu są tworzone w oparciu o dane wprowadzone do KSI SIMIK wg stanu na koniec poprzedniego dnia roboczego. Oracle Discoverer Plus umoŝliwia m.in. tworzenie ograniczeń (warunków), podsumowań, parametrów, dodatkowych obliczeń oraz definiowanie sposobu sortowania danych. Wyniki mogą być przedstawione w formie tabelarycznej lub graficznej. W celu uzyskania lepszej formy graficznej sugeruje się eksportowanie z Oracle Discoverer Plus wyników zapytań, raportów, etc. do Excel i tworzenie w nim poŝądanej formy graficznej. Wymagania techniczne Do prawidłowego działania narzędzia Oracle Discoverer Plus niezbędne jest zainstalowanie na stanowisku komputerowym uŝytkownika KSI: oprogramowania Java wersja 1.5.0_09, przeglądarki Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyŝej). 169

170 2. Połączenie z Oracle Discoverer Plus W celu uzyskania połączenia z Oracle Discoverer Plus naleŝy uruchomić przeglądarkę: Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyŝej) i wpisać poniŝszy adres: Uwaga: Podczas pierwszej próby uruchomienia aplikacji na danym komputerze moŝe pojawić się komunikat o błędzie połączenia (patrz: obok). NaleŜy wówczas odświeŝyć stronę (przyciskiem <F5> lub ikoną ) Następnie uŝytkownik KSI w polu <baza danych> wpisuje symbol bazy, z której danych chce utworzyć zapytanie lub otworzyć raport: Symbole baz (produkcyjnej i szkoleniowej) zostaną udostępnione uŝytkownikom. W chwili obecnej: - symbol bazy produkcyjnej to prod lub db01 ; - symbol bazy szkoleniowej to szkol lub db02. Po wpisaniu symbolu bazy danych, uŝytkownik KSI w polach <nazwa uŝytkownika> oraz <hasło> wpisuje odpowiednio swój login i hasło obowiązujące w danej bazie w KSI (SIMIK 07-13). Na zakończenie naleŝy wybrać przycisk Wykonaj. 170