Rzeszów, 15.04.2013r. Ogłoszenie na wykonanie systemu B2B do reorganizacji handlowych procesów biznesowych firmy Met-Bud poprzez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań IT Zamawiający: MET-BUD Jacek Leszczak, Krzysztof Leszczak, Tomasz Leszczak Spółka Jawna ul. Spółdzielcza 1A 38-100 Strzyżów I. Przedmiot zmówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu handlu hurtowego B2B, połączonego z modernizacją systemu wewnętrznego Wnioskodawcy Subiekt. System ten ma za zadanie automatyzację następujących procesów biznesowych. - wysyłanie zapytań ofertowych - obsługa zamówień - płatności - pobieranie dokumentów w wersji elektronicznej - zarządzanie reklamacjami - raportowanie zestawień oraz analiz dotyczących współpracy biznesowej Realizacja zlecenia przypada na III etapy projektu: I Etap (01.05.2013-31.08.2013) - Wykonanie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej Efektem realizacji usługi będzie raport analizy przedwdrożeniowej, zawierający następujące informacje: - szczegółowa identyfikacja procesów biznesowych, jakie zostaną objęte nowym systemem - zakres organizacyjny wdrożenia - szczegółowa analiza i ocena infrastruktury technicznej i technologicznej 1
- Certyfikat SSL (licencja) Certyfikat umożliwiający bezpieczne, szyfrowane połączenie - Baza danych systemu b2b (licencja) - baza danych systemu B2B - baza danych będzie głównym modułem systemu B2B, przechowującym wszystkie informacje o realizowanych procesach biznesowych. Baz danych w trybie on-line będzie skomunikowana z bazą danych systemu Subiekt, dzięki czemu będzie posiadać ten sam co Subiekt, czyli rzeczywisty stan magazynowy. SPOSÓB KOMUNIKACJI: W celu integracji bazy danych systemu B2B z bazą danych Subiekt niezbędne będzie stworzenie aplikacji umożliwiającej przesyłanie pomiędzy nimi danych. Stworzona aplikacja pozwoli na odczytywanie / wczytywanie do bazy danych systemu Subiekt następujących informacji: - bieżące stany magazynowe - zmiana stanu magazynowego - ceny produktów - kody produktów - opis produktów - faktura własna - dokument w standardzie EDI - zamówienie - dokument w standardzie EDI - kontrola postępu realizacji zamówienia - magazyn wyda, wydanie zewnętrzne, zwrot do dostawcy - stan rozliczeń - analiza sprzedaży (dane historyczne) Zakładana przez Zamawiającego funkcjonalność platformy handlowej B2B (opis procesów biznesowych): Za obsługę procesów biznesowych będą odpowiedzialne następujące moduły procesowe (procesy wypunktowane): II Etap (01.09.2013-31.12.2013) - Moduł sprzedażowy (licencja) Moduł sprzedażowy będzie aplikacją umożliwiającą Partnerom korzystanie z systemu B2B, zainstalowaną na serwerze B2B dostępną przez Internet. System B2B będzie pozwalał na obsługę jedynie uwierzytelnionych partnerów - odbiorców, z wykorzystaniem modułu sprzedażowego. 2
Logowanie do modułu będzie odbywać się poprzez szyfrowane połączenie, z wykorzystaniem protokołu bezpieczeństwa SSL. Moduł będzie wyświetlał dane z systemu B2B i umożliwiał Partnerom wywoływanie funkcji związanych z realizacją procesów biznesowych. Konstrukcja interfejsu obsługi modułu sprzedażowego systemu B2B będzie umożliwiała następujące funkcjonalności: - wgląd w bieżący stan katalogu produktów/towarów, - identyfikacja produktów po kodach EAN, - składanie zamówień, - wydruk zamówień, - dokonywanie płatności on-line, - podgląd stanu realizacji zamówień, - podgląd historii rozliczeń oraz faktur, - kontrola rozrachunków, - przechowywanie wybranych towarów w postaci "ulubionych", - konwersja "ulubionych" do koszyka. - pobieranie faktury VAT w wersji pdf oraz transponowanej do ustandaryzowanej wersji elektronicznej w standardzie EDI - obsługa dostaw i przesyłek (kontrola stanu realizacji zamówień) - obsługa napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych - analizowanie historii sprzedaży, historii ofert i zamówień, terminów realizacji dostaw itd. Ponadto odbiorca będzie miał udostępniony panel administracyjny, który będzie pozwalał na wykonywanie szeregu czynności, związanych z obsługą administracyjną systemu B2B od strony odbiorcy, m.in.: - aktualizacja danych firmy, - dodawanie osób upoważnionych do systemu, - przydzielanie poziomów dostępu do upoważnionych osób, - wymiana informacji administracyjnych i organizacyjnych z Zamawiającym Moduł sprzedażowy będzie modułem służącym Partnerom do obsługi systemu B2B. Za realizację poszczególnych procesów, wywoływanych przez moduł sprzedażowy odpowiadać będą poszczególne moduły, wchodzące w skład aplikacji B2B: - Moduł zamówień/ofert (licencja) 1. Wysyłanie zapytań ofertowych w obecnej sytuacji zapytania ofertowe są przesyłane za pomocą emaila lub faksem. Pracownicy w biurze muszą przepisać zapytanie do systemu komputerowego żeby 3
zrobić wycenę - którą odsyłają klientowi. Wdrożenie systemu pozwoli na zautomatyzowanie tego procesu. Moduł odpowiedzialny za generowanie zapytań ofertowych (związanych np. z większymi zamówieniami, podlegających indywidualnej wycenie). W tym czasie towar zostanie zarezerwowany a do Zamawiającego zostanie wygenerowany dodatkowy mail z informacją. Jeżeli obie strony zaakceptują ofertę moduł będzie generował zamówienie. Procedura składania zamówień będzie obejmować przekształcenie rezerwacji w zamówienie oraz dalsze czynności z tym związane (informacja na magazyn, kontrola postępu realizacji itd.). 2. Obsługa zamówień - składanie, statut, historia - Partner będzie mieć możliwość składania zamówień oraz wgląd w stan ich realizacji. Będzie rozróżniał 3 stany realizacji zamówienia magazyn wyda, wydanie zewnętrzne, zwrot na magazyn. Zamówienia będą mogły być składane bez wcześniejszego zapytania ofertowego lub automatycznie przekształcane z zaakceptowanej przez Partnera oferty. Zamówienie będzie transponowane do standardu EDI, w tym standardzie będzie przesyłane do systemu Subiekt. - Moduł rozrachunków (licencja) 1. Płatności - Zamawiający oraz Partnerzy będą mieć możliwość sprawdzenia stanu płatności na dany dzień. Partner będzie miał również możliwość wydrukowania polecenia wpłaty lub wejścia w system płatności online, w celu uregulowania zapłaty. 2. Pobranie dokumentów w wersji elektronicznej - system będzie automatycznie generował wszelką dokumentację związaną z obsługiwanymi procesami biznesowymi (FV, WZ itp.) w formacie pdf oraz w standardzie EDI. - Moduł obsługi reklamacji (licencja) 1. Zarządzanie reklamacjami (w tym aktualizowana informacja o postępie procedury), wymiana uwag dotyczących już nabytego towaru. Do reklamowanych produktów będą przypisane kody produktów z systemu handlu hurtowego, dzięki czemu będzie mogła nastąpić łatwa identyfikacja produktu, bez obawy o pomyłkę. - Prace wdrożeniowe związane z instalacją, integracją i uruchomieniem aplikacji B2B - część I Prace wykonywane podczas drugiego etapu realizacji projektu. W zakres prac wejdą: - instalacja i konfiguracja bazy danych systemu B2B na serwerze - instalacja i konfiguracja modułu sprzedażowego - instalacja i konfiguracja modułu zamówień/ofert 4
- instalacja i konfiguracja modułu rozrachunków - instalacja i konfiguracja modułu obsługi reklamacji III Etap (01.01.2014-30.04.2014) - Interfejs do komunikacji systemu Subiekt z systemem B2B (licencja) moduł komunikacyjny będzie przesyłał pytania/odpowiedzi pomiędzy serwerem platformy B2B a systemami partnerów. - Moduł business intelligence 1. Raportowanie zestawień oraz analiz dotyczących współpracy biznesowej - możliwość oceny zakresu współpracy (np. w związku z kalkulacjami dotyczącymi wysokości rabatów) na podstawie automatycznie generowanych przez system zestawień. Ponadto analizy mające na celu ocenę działań, które Zamawiający i Partner przedsięwzięli w minionym okresie. Dzięki tym ocenom, strony będą miały podstawy do podejmowania kolejnych działań (np. podniesienie stopy rabatowej, zwiększenie zamówień itp.) - Prace wdrożeniowe związane z instalacją, integracją i uruchomieniem aplikacji B2B - część II Prace wykonywane podczas trzeciego - ostatniego etapu realizacji projektu. W zakres prac wejdą: - instalacja i konfiguracja modułu business intelligence - integracja systemu b2b z systemem Subiekt - wdrożenie interfejsu - testy funkcjonalne z działania całej platformy b2b II. Rodzaj zamówienia: Nabycie wartości niematerialnych i prawnych Analizy przygotowawcze i usługi doradcze Nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacją infrastruktury technicznej i oprogramowania III. Termin realizacji: Od 01.05.2013 do 30.04.2014 5
IV. Warunki udziału: Oferty wykonania dzieła mogą składać firmy, które łącznie spełnią następujące warunki: 1. Złożą ofertę przed upływem terminu składania ofert, w sposób podany w ogłoszeniu 2. Posiadają niezbędne doświadczenie w tworzeniu oprogramowania 3. Przedstawią konkretne oczekiwania odnośnie wynagrodzenia V. Procedura: 1. Termin składania ofert: do 26.04.2013r. 2. Kryteria oceny: Oczekiwane wynagrodzenie 100% VI. Informacje administracyjne: Oferty należy składać: 1. Osobiście bądź listownie na adres: MET-BUD Jacek Leszczak, Krzysztof Leszczak, Tomasz Leszczak Spółka Jawna ul. Spółdzielcza 1A 38-100 Strzyżów 2. Mailem na adres: tleszczak@poczta.onet.pl VII. Załączniki: 1. Wzór oferty 6
Załącznik nr 1 - wzór oferty Rzeszów,.. miejscowość, data... / pieczęć firmowa oferenta / OFERTA I. Oferta dotyczy: Ogłoszenia na wykonanie systemu B2B do reorganizacji handlowych procesów biznesowych firmy Met-Bud poprzez zastosowanie innowacyjnych rozwiązań IT II. Specyfikacja: I. Przedmiot zmówienia: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu handlu hurtowego B2B, połączonego z modernizacją systemu wewnętrznego Wnioskodawcy Subiekt. System ten ma za zadanie automatyzację następujących procesów biznesowych. - wysyłanie zapytań ofertowych - obsługa zamówień - płatności - pobieranie dokumentów w wersji elektronicznej - zarządzanie reklamacjami - raportowanie zestawień oraz analiz dotyczących współpracy biznesowej Realizacja zlecenia przypada na III etapy projektu: I Etap (01.05.2013-31.08.2013) - Wykonanie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej 7
Efektem realizacji usługi będzie raport analizy przedwdrożeniowej, zawierający następujące informacje: - szczegółowa identyfikacja procesów biznesowych, jakie zostaną objęte nowym systemem - zakres organizacyjny wdrożenia - szczegółowa analiza i ocena infrastruktury technicznej i technologicznej - Certyfikat SSL (licencja) Certyfikat umożliwiający bezpieczne, szyfrowane połączenie. - Baza danych systemu b2b (licencja) - baza danych systemu B2B - baza danych będzie głównym modułem systemu B2B, przechowującym wszystkie informacje o realizowanych procesach biznesowych. Baz danych w trybie on-line będzie skomunikowana z bazą danych systemu Subiekt, dzięki czemu będzie posiadać ten sam co Subiekt, czyli rzeczywisty stan magazynowy. SPOSÓB KOMUNIKACJI: W celu integracji bazy danych systemu B2B z bazą danych Subiekt niezbędne będzie stworzenie aplikacji umożliwiającej przesyłanie pomiędzy nimi danych. Stworzona aplikacja pozwoli na odczytywanie / wczytywanie do bazy danych systemu Subiekt następujących informacji: - bieżące stany magazynowe - zmiana stanu magazynowego - ceny produktów - kody produktów - opis produktów - faktura własna - dokument w standardzie EDI - zamówienie - dokument w standardzie EDI - kontrola postępu realizacji zamówienia - magazyn wyda, wydanie zewnętrzne, zwrot do dostawcy - stan rozliczeń - analiza sprzedaży (dane historyczne) Zakładana przez Zamawiającego funkcjonalność platformy handlowej B2B (opis procesów biznesowych): 8
Za obsługę procesów biznesowych będą odpowiedzialne następujące moduły procesowe (procesy wypunktowane): II Etap (01.09.2013-31.12.2013) - Moduł sprzedażowy (licencja) Moduł sprzedażowy będzie aplikacją umożliwiającą Partnerom korzystanie z systemu B2B, zainstalowaną na serwerze B2B dostępną przez Internet. System B2B będzie pozwalał na obsługę jedynie uwierzytelnionych partnerów - odbiorców, z wykorzystaniem modułu sprzedażowego. Logowanie do modułu będzie odbywać się poprzez szyfrowane połączenie, z wykorzystaniem protokołu bezpieczeństwa SSL. Moduł będzie wyświetlał dane z systemu B2B i umożliwiał Partnerom wywoływanie funkcji związanych z realizacją procesów biznesowych. Konstrukcja interfejsu obsługi modułu sprzedażowego systemu B2B będzie umożliwiała następujące funkcjonalności: - wgląd w bieżący stan katalogu produktów/towarów, - identyfikacja produktów po kodach EAN, - składanie zamówień, - wydruk zamówień, - dokonywanie płatności on-line, - podgląd stanu realizacji zamówień, - podgląd historii rozliczeń oraz faktur, - kontrola rozrachunków, - przechowywanie wybranych towarów w postaci "ulubionych", - konwersja "ulubionych" do koszyka. - pobieranie faktury VAT w wersji pdf oraz transponowanej do ustandaryzowanej wersji elektronicznej w standardzie EDI - obsługa dostaw i przesyłek (kontrola stanu realizacji zamówień) - obsługa napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych - analizowanie historii sprzedaży, historii ofert i zamówień, terminów realizacji dostaw itd. Ponadto odbiorca będzie miał udostępniony panel administracyjny, który będzie pozwalał na wykonywanie szeregu czynności, związanych z obsługą administracyjną systemu B2B od strony odbiorcy, m.in.: - aktualizacja danych firmy, - dodawanie osób upoważnionych do systemu, - przydzielanie poziomów dostępu do upoważnionych osób, 9
- wymiana informacji administracyjnych i organizacyjnych z Zamawiającym Moduł sprzedażowy będzie modułem służącym Partnerom do obsługi systemu B2B. Za realizację poszczególnych procesów, wywoływanych przez moduł sprzedażowy odpowiadać będą poszczególne moduły, wchodzące w skład aplikacji B2B: - Moduł zamówień/ofert (licencja) 1. Wysyłanie zapytań ofertowych w obecnej sytuacji zapytania ofertowe są przesyłane za pomocą emaila lub faksem. Pracownicy w biurze muszą przepisać zapytanie do systemu komputerowego żeby zrobić wycenę - którą odsyłają klientowi. Wdrożenie systemu pozwoli na zautomatyzowanie tego procesu. Moduł odpowiedzialny za generowanie zapytań ofertowych (związanych np. z większymi zamówieniami, podlegających indywidualnej wycenie). W tym czasie towar zostanie zarezerwowany a do Zamawiającego zostanie wygenerowany dodatkowy mail z informacją. Jeżeli obie strony zaakceptują ofertę moduł będzie generował zamówienie. Procedura składania zamówień będzie obejmować przekształcenie rezerwacji w zamówienie oraz dalsze czynności z tym związane (informacja na magazyn, kontrola postępu realizacji itd.). 2. Obsługa zamówień - składanie, statut, historia - Partner będzie mieć możliwość składania zamówień oraz wgląd w stan ich realizacji. Będzie rozróżniał 3 stany realizacji zamówienia magazyn wyda, wydanie zewnętrzne, zwrot na magazyn. Zamówienia będą mogły być składane bez wcześniejszego zapytania ofertowego lub automatycznie przekształcane z zaakceptowanej przez Partnera oferty. Zamówienie będzie transponowane do standardu EDI, w tym standardzie będzie przesyłane do systemu Subiekt. - Moduł rozrachunków (licencja) 1. Płatności - Zamawiający oraz Partnerzy będą mieć możliwość sprawdzenia stanu płatności na dany dzień. Partner będzie miał również możliwość wydrukowania polecenia wpłaty lub wejścia w system płatności online, w celu uregulowania zapłaty. 2. Pobranie dokumentów w wersji elektronicznej - system będzie automatycznie generował wszelką dokumentację związaną z obsługiwanymi procesami biznesowymi (FV, WZ itp.) w formacie pdf oraz w standardzie EDI. - Moduł obsługi reklamacji (licencja) 1. Zarządzanie reklamacjami (w tym aktualizowana informacja o postępie procedury), wymiana uwag dotyczących już nabytego towaru. Do reklamowanych produktów będą przypisane kody produktów z 10
systemu handlu hurtowego, dzięki czemu będzie mogła nastąpić łatwa identyfikacja produktu, bez obawy o pomyłkę. - Prace wdrożeniowe związane z instalacją, integracją i uruchomieniem aplikacji B2B - część I Prace wykonywane podczas drugiego etapu realizacji projektu. W zakres prac wejdą: - instalacja i konfiguracja bazy danych systemu B2B na serwerze - instalacja i konfiguracja modułu sprzedażowego - instalacja i konfiguracja modułu zamówień/ofert - instalacja i konfiguracja modułu rozrachunków - instalacja i konfiguracja modułu obsługi reklamacji III Etap (01.01.2014-30.04.2014) - Interfejs do komunikacji systemu Subiekt z systemem B2B (licencja) moduł komunikacyjny będzie przesyłał pytania/odpowiedzi pomiędzy serwerem platformy B2B a systemami partnerów. - Moduł business intelligence 1. Raportowanie zestawień oraz analiz dotyczących współpracy biznesowej - możliwość oceny zakresu współpracy (np. w związku z kalkulacjami dotyczącymi wysokości rabatów) na podstawie automatycznie generowanych przez system zestawień. Ponadto analizy mające na celu ocenę działań, które Zamawiający i Partner przedsięwzięli w minionym okresie. Dzięki tym ocenom, strony będą miały podstawy do podejmowania kolejnych działań (np. podniesienie stopy rabatowej, zwiększenie zamówień itp.) - Prace wdrożeniowe związane z instalacją, integracją i uruchomieniem aplikacji B2B - część II Prace wykonywane podczas trzeciego - ostatniego etapu realizacji projektu. W zakres prac wejdą: - instalacja i konfiguracja modułu business intelligence - integracja systemu b2b z systemem Subiekt - wdrożenie interfejsu - testy funkcjonalne z działania całej platformy b2b 11
III. Dane oferenta: Nazwa oferenta, adres, NIP, REGON:...... IV. Oświadczenia Oświadczam, że: Posiadam doświadczenie w realizacji projektów B2B TAK NIE Posiadam możliwości techniczne i organizacyjne do terminowego wykonania zlecenia Deklaruję możliwość prowadzenia prac i spotkań organizacyjnych również w siedzibie Zamawiającego TAK TAK NIE NIE V. Wycena oferty: Wartość zamówienia netto:.. Słownie.. VI. Termin realizacji: Od 01.05.2013 do 30.04.2014 VII. Potwierdzenie spełnienia wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia. 12
Oświadczam, że do wykonania oferowanego przez nas zamówienia firma posiada odpowiednie zasoby oraz kwalifikacje. W przypadku przyznania firmie zamówienia zobowiązuję się do zawarcia pisemnej umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. VII. Termin ważności oferty Oferta ważna do dnia 31.05.2013r.... Pieczęć i podpis oferenta 13