INSTRUKCJA ARCHIWALNA ~STAROSTWA POWIATU GRODZISKIEGO



Podobne dokumenty
Spis tresci. 1. Przedmiot instrukcji 3 2. Okreslenia uzyte w instrukcji 3

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

ZARZĄDZENIE Nr 6/2006. Wójta Gminy Sadlinki. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sadlinkach

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. w Milanowie

PROJEKT Umowa sprzedaży węgla energetycznego dla ciepłowni w Sokółce. 1 Przedmiot Umowy

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W SPECJALNYM OŚRODKU SZKOLNO WYCHOWAWCZYM W DĘBOWEJ ŁĄCE

LIST EMISYJNY nr 3 /2014 Ministra Finansów

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwizacji dokumentacji Szkoły Podstawowej Nr 56 w Lublinie I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA. o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt. Warszawa

Zarz^dzenie Nr3/06 *

Instrukcja Archiwalna. Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W SOKOŁOWIE PODLASKIM

I N S T R U K C J A O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO URZĘDU GMINY WIĄZOWNA

ZARZĄDZENIE NR 37/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 16 sierpnia 2016 r.

WYŻSZA SZKOŁA BEZPIECZEŃSTWA z siedzibą w Poznaniu INSTRUKCJA ARCHIWALNA

INSTRUKCJA ARCHIWALNA WYŻSZEJ SZKOŁY FINANSÓW I ZARZADZANIA W BIAŁYMSTOKU

POWIATOWEGO CENTRUM POMOCY RODZINIE W ŚRODZIE WIELKOPOLSKIEJ

:=:~~~::::.~~=::=~~:::::::::

ZARZĄDZENIE NR 29/W/2016 WÓJTA GMINY PIASKI. z dnia 1 lipca 2016 r.

walnego zebrania sprawozdawcz Strazy Pozarnej w KUROWIE z dnia

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Płoskinia

KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Miejskiego Oświatowego Zespołu Ekonomicznego w Tarnobrzegu

Przewodnik Użytkownika

PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO. Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. al. 3 Maja Piotrkow Tryb.

Instrukcja w sprawie zasad klasyfikowania oraz trybu postępowania przy przekazywaniu dokumentacji archiwalnej do Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego

Data zniszczenia lub przekazania do arch. państwowego Kat. akt. Liczba teczek

INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO

Uchwala Nr $. Zarzadu Powiatu Nowodworskiego z dnia...j.5 J..j..~~~a..2P08r.

Rozdział 3 Terminy przechowywania dokumentacji w archiwach zakładowych

5. Kserokopia aktualnego wpisu do rejestru instytucji szkoleniowych prowadzonego przez

Regulamin przetwarzania danych osobowych

~ "'/f!}.m.tlj.j..:!;..& ~~fi..(!.'it2.i2.fl a:f.r.!.i'1!/-...

WZÓR FORMULARZA SPISU ZDAWCZO - ODBIORCZEGO

Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty

Protokól kontroli archiwum zakladowego Urzedu Gminy Dubicze Cerkiewne ul. Glówna Dubicze Cerkiewne

ARCHIWUM PANSTWOWE m. st. WARSZAWY

Instrukcja organizacji i działania składnicy akt (archiwum szkolnego) Zespołu Publicznego Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Chwaszczynie

Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Anna Domalanus

Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

MIERNICTWO WIELKOŚCI ELEKTRYCZNYCH I NIEELEKTRYCZNYCH

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt Zespołu Szkół im. gen. Józefa Kustronia w Lubaczowie

ISTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miejskim w Stawiskach. Rozdział I Postanowienia ogólne

Graf skierowany. Graf zależności dla struktur drzewiastych rozgrywających parametrycznie

INSTRUKCJA GIMNAZJUM NR 1 IM. MICHAŁA JANASA W PACANOWIE. Organizacji i zakresu działania składnicy akt P A C A N Ó W U L.

UNIWERSYTET WARSZAWSKI INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM W UNIWERSYTECIE WARSZAWSKIM

DECYZJA NR 46/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 19 listopada 2007 r.

Muzeum Regionalne w Siedlcach. Tytuł teczki

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Zarządzenie Nr 327/2016 Burmistrza Obornik z dnia 01 lutego 2016 r.

INSTRUKCJA ARCHIWALNA AKADEMII WYCHOWANIA FIZYCZNEGO IM. JERZEGO KUKUCZKI W KATOWICACH

ZARZADZENIE NR 'fo /2009 Starosty Grodziskiego z dnia Lf~. 05, ~OOq_roku

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM

Tryb przyjmowania i załatwiania spraw ZESPÓŁ SZKÓŁ USŁUGOWYCH INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego

. /lflnm (1IE..., dnia o?(;:qqi.?0~ r. (m~jscowosc)

Instrukcja organizacji i działania Składnicy akt oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Ośrodku Pomocy Społecznej w Pysznicy

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

... tytuł teczki ( hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

I N S T R U K C J A W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W OŚRODKU PRZETWARZANIA INFORMACJI

INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

ZARZĄDZENIE NR 42/2013 WÓJTA GMINY WIELGIE

SPIS TREŚCI. Rozdział 9 Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B ) na makulaturę

INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania składnicy akt w Szkole Podstawowej w Gierałtowcu

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 2 w Kępnie

Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 32/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Lubaniu z dnia r.

Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego

Instrukcja organizacji i zakres działania Archiwum Zakładowego Urzędu Miejskiego w ZAWIERCIU

Zarządzenie Nr 74/10 Marszałka Województwa Świętokrzyskiego z dnia 6 października 2010 roku

INSTRUKCJA O ORGANIZACJI I ZAKRESIE DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO STAROSTWA POWIATOWEGO W GRYFINIE. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

AKADEMIA INWESTORA INDYWIDUALNEGO CZĘŚĆ II. AKCJE.

INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach

Sprawozdanie EKSPERTYZA SYSTEMU WG: DIN EN ISO 9001:2000 DIN EN ISO 14001:2005 OHSAS 18001:2007. Valeo Service Sp. z o.o. Warszawa.

l.. Kiedy zostanie wydane zasv,'iadczenie o numerze identyfikacyjnym

31} O5. ZARZADZENIE Nr. STAROSTY POZNANSKIEGO. z dnia.../5... D... 2>.dJJOSrr...

z dnia 16 czerwca 2005 r.

W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIALANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO ORAZ ZASAD I TRYBU POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE G M I N Y W W I D A W I E

Instrukcja składnicy akt

1. Określa się harmonogram przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

DOLNOŚLĄSKA WOJEWÓDZKA KOMENDA OCHOTNICZYCH HUFCÓW PRACY

PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO. Urząd Gminy Darłowo ul. ojca Damiana Tynieckiego Darłowo

z dnia 11 czerwca 2008 r.

INSTRUKCJA O DZIAŁALNOŚCI SKŁADNICY AKT ZESPOŁU SZKÓŁ SPECJALNYCH NR 3.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt Szkoły Podstawowej im. Stanisława Staszica w Jankowicach

Zarządzenie Nr 14/2017 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 5 im. Polskiej Macierzy Szkolnej w Czeladzi. z dnia 02 listopada 2017 r.

INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania SKŁADNICY AKT

Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Zakładowego Narodowego Funduszu Zdrowia

Informacje o przeprowadzonych kontrolach przez Departament Kultury Fizycznej i Turystyki.

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT GMINNEGO ZESPOŁU OBSŁUGI EKONOMICZNO - ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ W MIŃSKU MAZOWIECKIM

INSTRUKCJA SKŁADNICY AKT. Spis treści

PODSTAWA PROGRAMOWA CZĘŚĆ PISEMNA

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W URZĘDZIE GMINY W ŁĘKACH SZLACHECKICH

ZARZADZENIE STAROSTY POZNANSKIEGO Z DNIA 4.C.Q$.,J){JOW.

21 Poznan,Jezyceul. Slowackiego8 3

ARCHIWUM PAŃSTWOWE m. st. WARSZAWY Warszawa, ul. Krzywe Koło 7 tel ; fax

INSTRUKCJA ARCHIWALNA POLITECHNIKI POZNAŃSKIEJ

EGZAMIN POTWIERDZAJĄCY KWALIFIKACJE W ZAWODZIE Rok 201 CZĘŚĆ PISEMNA

Transkrypt:

.. Zalacznik N 1 do Zazadzenia N 2112004 Staosty Godziskiego z dnia 28 stycznia 2004. NSTRUKCJA ARCHWALNA ~STAROSTWA POWATU GRODZSKEGO 1 Postanowienia ogólne iii 1. Podstawa pawna do niniejszej instukcji oaz dzialania achiwum zakladowego stanowia: a) ustawa z dnia 14 lipca 1983. o naodowym zasobie achiwalnym i achiwach (Dz. U. N 38, poz. 173, z p6zn. zm.) b) ozpozadzenie pezesa ady minist6w.z dnia 18 gudnia 1998. w spawie instukcji kancelayjnej dla ogan6w powiatu (Dz. U. N 160, poz. 1074 z p6zn. zm.) c) ozpozadzenie Minista Kultuy z dnia 16 wzesnia 2002. w spawie postepowania z dokumentacja, zas!ld klasyfikowania i kwaliftkowania oaz zasad i tybu pzekazywania mateialów achiwalnych do achiw6w panstwowych (Dz. U. N 167, poz. 1375). 2. nstukcja okesla oganizacje i zakes dzialania achiwum zakladowego Staostwa Powiatowego w Godzisku MazQwieckim, zwanego dalej Staostwem, zasady gomadzenia, pzechowywania i udostepniania akt oaz tyb pzekazywania mateialów achiwalnych do wlasciwego achiwum panstwowego i dokumentacji nieachiwa1nej do bakowania. -. 3. Tyb postepowania z aktami niejawnymi eguluja odebne pzepisy. 4. W Staostwie funkcjonuje achiwum zakladowe powadzone pzez Staostwo oaz Wydzial Geodezji, Katogafii i Gospodaki Nieuchomosciami. l

- - -- =--:.. 2 Zadania achiwum zakladowego l. Achiwum zakladowe gomadzi akta wytwozone w czasie dzialalnosci Staostwa tj. mateialy achiwalne (akta kategoii "A") i dokumentacje nieachiwalna (akta kategoii,)3"). 2. Do zadan achiwum zakladowego nalezy: a) wspólpaca z komókami oganizacyjnymi w zakesie wlasciwego pzygotowania akt pzekazywanych do achiwum zakladowego, b) pzejmowanie dokumentacji od poszczególnych komóek oganizacyjnych, c) pzechowywanie i zabezpieczanie pzyjetych akt, powadzenie ich ewidencji oaz ich udostepnianie, d) uzyskiwanie zgody wlasciwego achiwum panstwowego na bakowanie dokumentacji nieachiwalnej (akt kategoii "B"), udzial w komisyjnym ich bakowaniu i pzekazaniu na makulatue, e) pzekazywanie mateialów achiwalnych kategoii "A" do wlasciwego achiwum panstwowego. Pacownicy 3 achiwum zakladowego 1. Achiwum zakladowe powadzi wyznaczony do tego celu pacownik odpowiednio pzygotowany zawodowo, znajacy stuktue oganizacyjna Staostwa oaz obowiazujacy system kancelayjny. 2. Pacownik powadzacy achiwum zakladowe odpowiedzialny jest za caloksztalt pac wykonywanych w achiwum, a ponadto do: a) spozadzania ocznego spawozdania z wykonania zadan achiwum '. zakladowego, któe pzesyla na poczatku kazdego oku kalendazowego do wlasciwego achiwum panstwowego, b) dba o mienie i bezpieczenstwo achiwum zakladowego. 3. W pzypadku zmiany na stanowisku pacownika powadzacego achiwum nalezy pzepowadzic inwentayzacje zasobów achiwalnych i na podstawie potokolu zdawczo-odbioczego pzekazac nastepcy. ~ & -- 2

- ("'\ 4 Lokal achiwum zakladowego 1. Achiwum zakladowe powinno zapewnic: magazynowanie dokumentacji wszystkich komóek oganizacyjnych Staostwa. 2. Lokal achiwum zakladowego musi byc w odpowiedni sposób zabezpieczony pzed pozaem i wlamaniem, a takze pzed innymi niebezpieczenstwami, mogacymi spowodowac ubytek lub zniszczenie dokumentacji. 3. Zabonione jest skladowanie w magazynie achiwalnym pzedmiotów nie stanowiacych mienia achiwum. 4. W achiwumpowinien panowacpozadeki czystosc,nalezy utzymywac odpowiedniatempeatuei wilgotnosc.tempeatuaw achiwum zakladowym powinna wynosic 15 C- 180C a wilgotnosc 55-65%. 5. Achiwum zakladowe musi byc wyposazone w egaly metalowe. 6. Klucze do pomieszczen achiwum powinny byc odpowiednio pzechowywane i zabezpieczone. 7. Pawo wstepu do magazynu achiwalnego posiada tylko pacownik achiwum zakladowego, jego bezposedni pzelotony oaz upawnieni pzedstawiciele panstwowej slutby achiwalnej w obecnosci i pod nadzoem pacownika powadzacego achiwum zakladowe. 8. Spzatanie magazynu achiwalnego oaz okesowe odkuzanie akt mote odbywac sie tylko w obecnosci i pod nadzoem pacownika powadzacego achiwum zakladowe.! J 5 Podzial akt na kategoie achiwalne 1. Akta wytwozone i gomadzone w Staostwie dziela sie ze wzgledu na watosc achiwalna na dwie kategoie: a) mateialy achiwalne oznaczone symbolem,,a", 3

b) dokumentacje nieachiwalna oznaczona symbolem,.,b". 2. Mateialy achiwalne to akta pzeznaczone do wieczystego pzechowywania ze wzgledu na swa watosc histoyczn~ Achiwum zakladowe Staostwa pzekazuje.je do wlasciwego achiwum panstwowego nie pózniej niz po uplywie 25 lat od momentu ich wytwozenia. Akta te wchodza w sklad panstwowego zasobu achiwalnego. 3. Dokumentacja nieachiwalna to akta posiadajace czasowa watosc paktyczna. Do oznaczenia tej kategoii achiwalnej uzywa sie symbolu,)3" pzy czym: a) umieszczone obok symbolu,)3u cyfy aabskie (np. BS) oznaczaja lata pzechowywania dokumentacj i nieachiwalnej. Okes pzechowywania liczy sie w pelnych latach kalendazowych poczawszy od 1 stycznia nastepnego oku po ostatecznym zalatwieniu spawy. Po ustalonym okesie pzechowywania akta te moga byc pzekazane na makulatue po upzednim zezwoleniu wlasciwego achiwum panstwowego. b) Symbolem ubc" oznacza sie akta manipulacyjne, któe maja kótkotwale znaczenie paktyczne. Akta te moga byc pzekazane na makulatue po calkowitym ich wykozystaniu. Bakowanie ich pzepowadza sie w komóce oganizacyjnej, bez pzekazywania ich do achiwum zakladowego Staostwa, jednak za wiedza i zgoda pacownika powadzacego achiwum, c) Symbolem "BE" oznacza sie dokumentacjenieachiwalna, któa po uplywie obowiazujacego okesu pzechowywania w achiwum. Staostwa podlega ekspetyzie (np. BE 5). EKspetyze pzepowadza wlasciwe achiwum panstwowe, któe moze dokonac zmiany klasyfikacji achiwalnej. 6 Pzejmowanie akt pzez achiwum l. Po uplywie l oku, poczynajac od l stycznia oku nastepnego do zakonczenia spawy, akta pzechowywane w komókach oganizacyjnych powinny zostac pzekazane kompletnymi ocznikami do achiwum zakladowego. 4

L_, - 2. Akta pzeznaczone do pzekazania do achiwum zakladowego powinny byc upozadkowane w komóce oganizacyjnej, wedlug nastepujacych zasad: 1) Pzez upozadkowanie nalezy ozumiec: a) wylaczenie Wtóników akt kategoii "BC", b) ulozenie akt wewnatz teczek chonologicznie wg spisu spaw, tzn. teczke otwiea piewsza spawa, a w amach spaw- pisma nalezy ulozyc chonologicznie, c) opisac jednostke aktowa (wzó stanowi Zalacznik N l do niniejszej instukcj i). 2) W odniesieniu do kategoii "A" nalezy ponadto: a) usunac czesci metalowe, b) pzesznuowac w calosci akta, ponumeowac stony olówkiem zwyklym i oznaczyc na zewnetznej stonie okladki, liczbe ston zawatych w teczce. 3. Komóki oganizacyjne pzekazuja akta do achiwum wylacznie kompletnymi ocznikami na podstawie spisu zdawczo - odbioczego (Zalacznik N 2). Dla mateialów achiwalnych kategoii,a" spozadza sie spis zdawczo - odbioczy w czteech egzemplazach, a dla dokumentacji nieachiwa1nej. kategoii "B" w tzech egzemplazach. Jeden egzemplaz spisu zdawczoodbioczegopozostaje w komóce oganizacyjnej pzekazujacej akta oaz jeden egzemplaz spisów zdawczo-odbioczych akt kat.,a" nalezy sukcesywnie pzesylac do wlasciwego miejscowo achiwum panstwowego. Spis zdawczo - odbioczy podpisuje kieownik komóki oganizacyjnej pzekazujacej akta oaz pacownik achiwum zakladowego.. t l!! l ~ 4. Do pzekazywania akt nalezy dolaczyc zwiazane z nimi pomoce ewidencyjne. ' (' 5. Nie nalezylaczyc w jednej teczce akt kategoii na" i "Bu. W pzypadku koniecznoscilaczeniaw jednej teczce akt kategoii"a" z aktamikategoii "B" - cala zawatosc teczki zalicza sie do kategoii "A". W azie potzeby laczenia akt kategoii "Bu o óznychteminachpzechowywania,akta zalicza sie do teminu najdluz.szego. 5

ol.. 7 Pzechowywanie i ewidencja akt w achiwum zakladowym l.akta pzechowywane w achiwum mozna ukladac na egalach: a) wg podzialu na poszczególne komóki oganizacyjne, zostawiajac ezewe miejsca na pzekazywane akta, b) sukcesywnie - w miae naplywu akt do achiwum zakladowego bez zachowania odebnosci komóek oganizacyjnych. 2.Uklad teczek aktowych na egalach moze byc: a) pionowy - systemem bibliotecznym, b) poziomy - teczka na teczce, oddzielnie lub powiazane po kilka sztuk. 3.Akta kategoii ua" zgodnie z pzyjetym ukladem - pzechowuje sie w jednej czesci magazynu, akta kategoii,,bu w dugiej. 4. Regaly i poszczególne pólki egalów powinny byc oznakowane (egaly cyfami zymskimi lub liteami, pólki cytami aabskimi). Miejsce. zlozenia teczki powinno byc odnotowane w odpowiedniej ubyce spisu zdawczo - odbioczego. 5. Na egalach nalezy ówniez umocowac wywieszki z nazwa komóki oganizacyjnej, któej akta sa pzechowywane i odpowiednim numeem spisu zdawczo - odbioczego. 6. Sodkami ewidencyjnymi w achiwum zakladowym sa: a) spis zdawczo..odbioczy - Zalacznik N 2, b) wykaz spisów zdawczo-odbioczych - Zalacznik N 3, c) kata udostepniania akt - Zalacznik N 4, d) spis dokumentacji nieachiwalnej -Zalacznik N 5, e) potokól oceny dokumentacji nieachiwalnej - Zalacznik N 6, t) spis zdawczo-odbioczy mateialów achiwalnych pzekazywanych do " wlasciwegoachiwum panstwowego-zalacznikn 7, g) potokól stwiedzajacy bak lub uszkodzenie udostepnionych mateialów achiwalnych., ~! 7. Sodki ewidencyjne wymienione w ust. 6 pkt 8.),b), d), e), f), g), naleza do akt kategoii na". 6

--~. 8. Spisy zdawczo-odbiocze ejestuje sie w wykazie spisów zdawczoodbioczych w kolejnosci ich wplywu do achiwum i nadaje sie im kolejne numey z tego wykazu. 9. Pzed umieszczeniem akt na egalach nalezy kazdateczke aktowa oznaczyc sygnatua achiwalna skladajaca sie z numeu spisu zdawczoodbioczego lamanego pzez nume pozycji w tym spisie. lo.achiwum powadzi dwa zbioy spisów zdawczo-odbioczych: a) zbió - w ukladzie naastajacym zgodnie z wykazem spisów zdawczoodbioczych, b) zbió - w podziale na poszczególne komóki oganizacyjne..- 8 Kozystanie z mateialów znajdujacych sie w achiwum zakladowym.udostepnianie akt moze odbywac sie w miejscu w achiwum zakladowym lub poza lokalem achiwum - wypozyczanie. 2. Akta moga byc wykozystane w celach sluzbowych lub naukowobadawczych. 3. Udostepnianie odbywa sie na podstawie katy udostepniania - (zalacznik N 4) i tylko na czas okeslony. Wyszukiwaniem, udostepnianiem lub wypozyczaniem zajmuje sie wylacznie pacownik achiwum zakladowego. W miejsce wypozyczonych akt wklada sie zakladke z sygnatua wypozyczonych akt. 4. Udostepnianie akt dla celów naukowo - badawczych odbywa sie wylacznie w lokalu achiwum i wymaga pisemnej zgody Staosty. 5. Wypozyczanie akt dla celów naukowo- badawczych poza teen achiwum zakladowego odbywa sie tylko w uzasadnionych wypadkach, na podstawie pisemnej zgody Staosty. 6. Kozystajacy z zasobów achiwum zakladowego pzyjmuje na siebie o,dpowiedzialnoscza mateialy, z któych kozysta oaz za teminowy ich zwot. 7

. 7. Zabania sie w szczególnosci: a) wyjmowania pism i dokumentów z udostepnionych lub wypazyczanych akt, b) nanaszenia na tych dakumentachjakichkolwiek zapisów lub znaków, c) niszczenia dakumentów. 8. Wypozyczajac akta pacownik achiwum zakladawego spawdza ich stan. Tak samo postepuje pzy ich zwacie da achiwum zakladawega. i,... 9. W azie stwiedzenia baków lub uszkodzen pacawnik achiwum zakladowego spazadza potokól w tzech egzemplazach podpisany pzez zwacajacega akta, jega pzelazonega i pacawnika achiwum. Jeden egzemplaz zalacza sie w miejsce zaginianych lub uszkadzonych akt, dugi dostaje kieownik komóki.oganizacyjnej,któej akta zaginely lub zostaly uszkodzone, a tzeci pzechowuje sie waddzielnej teczce w achiwum zakladowym. 10.W pzypadku nieaddania akt w wyznaczonym teminie, pacawnik achiwum infamuje a tym fakcie kieownika kamóki.oganizacyjnej, któej pacownik kozystal z akt. Gdy mimo tega akta nie zastana zwócane nalezy zawiadomic Staaste. 9! Wydzielanie i pzekazywanie mateialów achiwalnych (kategoii "A") do achiwum panstwowego. 1. W dugim pólaczu kazdego oku pacownik powadzacy achiwum zakladowe dakanuje pzegladu i wydzielania akt. ", 2. Pl'Zezwydzielenie ozumie sie wylaczenie mateialów achiwalnych (kategoii na")-podlegajacych pzekazaniu da wlasciwego achiwum Panstwowego. ( 3. Wydzielanie mateialów odbywa sie komisyjnie. W sklad komisji wchadza: pzedstawiciel komóki oganizacyjnej, któej akta beda wydzielane, pacownik achiwum zakladowego oaz pzewadniczacy wyznaczony pzez. Staoste. i! l--,

... 4. Komisja nie moze zmienic kwalifikacji mateialów achiwalnych (kategoii "A"). 5. Mateialy achiwalne pzekazuje sie do wlasciwego achiwum panstwowego nie pózniej niz po uplywie 25 lat ich pzechowywania, na podstawie spisów zdawczo - odbioczych. Spozadza sie je w 4 egzemplazach, oaz w fomie elektonicznej. Tzy egzemplaze waz z nosnikiem elektonicznym pzeznaczone sa dla wlasciwego achiwum panstwowego.,fi 6. Mateialy achiwalne (kategoii "A") pzekazywane do wlasciwego achiwum panstwowego powinny byc upozadkowane, a w szczególnosci nalezy ulozyc akta wewnatz teczek, opisac je, nadac im wlasciwy uklad; spozadzic ewidencje oaz technicznie zabezpieczyc. 7. Mateialy achiwalne stanowiace dokumentacje techniczna, statystyczna, geologiczna, katogaficzna i geodezyjna, fotogaficzna i fonogaficzna oaz utwalona na innych nosnikach nalezy upozadkowac i pzygotowac do pzekazania w sposób uzgodniony z dyektoem wlasciwego achiwum panstwowego. 8. Do spisów zdawczo - odbioczych mateialów achiwalnych pzekazywanychdo wlasciwegoachiwumpanstwowegonalezy dolaczyc wykazakt, notatke o dzialalnoscstaostwaijego schemat oganizacyjny. 9. Koszty zwiazane z pzekazaniem mateialów achiwalnych do wlasciwego achiwum panstwowego ponosi Staostwo. 10 Wydzielanie i pzeznaczenie dokumentacji nieachiwalnej (kategoii "B") na makulatu'e 1. W dugim póloczu kazdego oku pacownik powadzacy achiwum zakladowe dokonuje pzegladu i wydzielenia akt zgomadzonych w achiwum zakladowym. 2. Pzez \\'Ydzielenie nalezy ozumiec: 9

a) wylaczeniedokumentacjikategoiiubeul podlegajacych w danym oku ekspetyzie tzn. zniszczeniu; dla niej innego okesu pzechowywania, b) wylacznie dokumentacji nieachiwalnej, któej okes pzechowywania uplynal. 3. Wydzielania akt dokonuje pacownik achiwum. 4. Akceptacji dokumentacji juz wywiezionej dokonuje komisja, w któej sklad wchodza: pzelozony pacownika achiwum zakladowego, pzedstawiciel komóki oganizacyjnej, któej akta beda wydzielane oaz pacownik achiwum zakladowego. 5. Komisja ma pawo pzekwalifikowac dokumentacje nieachiwalna (kategoii ub") do kategoii "Au. Ma takze pawo pzedluzyc lub skócic okes pzechowywania dokumentacji kategoii "Bn za zgoda wlasciwego achiwum panstwowego. 6. Jeden egzemplaz potokolu oceny dokumentacji waz z jej spisem nalezy pzeslac do wlasciwego achiwum panstwowego w celu uzyskania zgody na dokonanie zniszczenia dokumentacji. 7. Po uzyskaniu zgody wlasciwego achiwum panstwowego dokumentacja pzeznaczona na makulatue powinna byc dopowadzona do stanu nieuzywalnosci. W spisach zdawczo- odbioczych dokonuje sie stosownej adnotacji. 11 Kontola achiwum zakladowego l. Pawo kontoli achiwum zakladowego maja osoby legitymujace sie upowaznieniem do pzepowadzania kontoli tj. osoby upowaznione pzez Staoste i pzedstawiciele wlasciwego achiwum panstwowego. - 10

.. 12 Postepowanie z aktami w pzypadku likwidacji komóki oganizacyjnej lub Staostwa. 1. W pzypadku likwidacji komóki oganizacyjnej, dokumentacje pozostajaca w stanie upozadkowanym pzekazuje sie na podstawie spisów zdawczo - odbioczych do achiwum zakladowego, chyba, ze zadania likwidowanej komóki oganizacyjnej pzejmuje inna komóka oganizacyjna a pzejmowane akta beda potzebne do jej dzialania. 2. W pzypadku likwidacji Staostwa tyb postepowania z dokumentacja okesla Rozpozadzenie Minista Kultuy z dnia 16 wzesnia 2002. w spawie postepowania z dokumentacja, zasad jej klasyfikowania i - kwalifikowania oaz zasad o tybie pzekazywania mateialów achiwalnych do achiwów panstwowych (Dz. U. z 2002. N 167, poz. 1375). 13 Postepowanie z aktami w jednostkach podleglych Wjednostkach podleglych Staostwa funkcjonuja skladnice akt na zasadach analogicznych jak achiwum zakladowe. 14 Pzepisy koncowe -- W spawach nieuegulowanych niniejsza instukcja maja zastosowanie ogólnie obowiazujace pzepisy. S T A R,~~k~~ POWk)tf~~..'s~~;~~:b~:~~:?~!:i.. 11 :... V',"'==".""~w"w.-,,,"", -- -.J

. a Zalacznik N 1 "dci>nstuk~jl~ffcj Znak akt - (symbol komóki eg. i znak klasyfikacyjny wedlug zeczowego wykazu akt) Nazwa jednostki oganizacyjnej Kategoia achiwalna Nazwa komóki oganizacyjnej TYTUL TECZK (nazwa hasla klasyfikacyjnego wedlug zeczowego wykazu akt) Daty kancowe akt Sygnatua akt --,.-...- ~.'- ---, ~ J

... " ----. Zalacznik N 2 do nstukcji Achiwalnej Spis zdawczo - odbioczy akt n..., l Nazwa zakladu pacy i kom6~ oganizacyjnej Data Lp. Daty skajne Kategoia Liczba Miejsce miszcz.enia Znak Tytul teczki lub tomu od-do akt teczek pzechowywania lub teczki 1999 akt pzekazania w achiwum do achiwum oanstwowego l 2 3 4 5 6 7 8..., '. <~"... x...... " -o..o.m.o"..4 o ;...., ".. " o...~......~...,,- ~. )zeka.zujacy ak"ta Kieownik komóki oganizacyjnej PzyJmujttcyakta 1od7.iskMazowiecki....

.. Zalaoznik N 3 do nstukcji achiwalnej WYKAZ SPSÓW ZDWACZO - ODBORCLYCH ""--','" Data Nazwa komókipzekazujacejakta Liczba Liczba Uwagi pzyjecia akt pozycji teczek 1 2 3 4 5 6 tja". V'. \. --.,.,.~,~, fi.~ --- j

Zalacznik N 4 do nstukcji Achiwalnej ".."..~. "to.".."... pieczatkakomóki oganizacyjnej KARTA UDOSTEPNANAAKT NR... Data........ Temin zwotu akt Posze o udostepnienie ak""!powstalych w komóce oganizacyjnej "... z lat o znakach... Upowuniam ~okozystaniaz nichpaniapana :.....,.,".....""... (podpis dyektoa komóki oganizacyjnej) Zezwalamna udostepnieniew/w akt... (data i podpis) wypelnia achiwum zakladowe Potwiedzamodbió wymienionychwyzej akt- tomów kat... "" "............'... (data) (podpis) Adnotacjeo zwocie akt: "..:.",... "".~"..~. M..~ M M..~..,... '..~"'..........~.....................li"..".....lo..........ol...."....., ".."......"..... " "... "..."."",... :: Akta zwócono data '...........".... ~ ~~-.....0-_~....~-10-.. ~........ ;.. (podpisoddajacego) (podpis odbieajacego) :--l

Zalacznik N S do nstukcji Achiwalnej..."'..'"' ~ ".. Spis dokumentacji nieacbiwalnej(aktowej) pzeznaczonejntt makulatue lub zniszczenie Lp. N i Lp spisu Symbol Daty Liczba Uwagi zda.wczo- z zeczowego Tytulteczki skajne tomów odbioczeuo WYkazuakt l 2 3 4 5 6? (" fi '..

Zalacznik N 6 do nstukcji-achiwalnej,.!... (nazwa i ades jednostki oganizacyjnej) Potokól oceny dokumentacji nieachiwalnej Komisja w skladzie: (uniona, nazwiska i stanowiska czlonków komisji) (.....,..." lo.. " "..." te. " lo"" '......10... +... lo,...o lo " 11 lo....o...o.o " "' ".... ~~., ~.., "".."...~,," "."."" 0:.", ~~.. ~... dokonala oceny i wydzieleniapzeznaczonejdo pzekazaniana makulatuelub zniszczenie dokumentacjinieachiwalnejw ilosci mb j stwiedzila.,ze stanowi ona do~mentacje nieacbiwalnaniepzydatnado celów paktycznychjednostki oganizacyjnej. oaz. ze uplynelyteminyjej pzechowywaniaokeslone w jednolityntzeczowym wykazie akt lub kwalifikatozedokumentacjitechnicznej. Pzewodniczacy Komisji "...... Czlonkowie Komisji " ",... "......"...J..".'"~...l............ Zalaczniki kat spisu pozycji spisu Akceptuje................... t. "... t...... "... t,.. t., ~.." " (Staosta)

, '' Zalacznik N 7 do nstukcji Achiwalnej (pi~ostki-oganizacyjnej pzekazujacejmateialyachiwalne) Godzisk Mazowiecki. dnia... Spis zdawczo - odbioczy N... mateialów achiwalnych (i.~-;;~'k~~ó~ki. ~;~~~~~j).... pzekazywanychdo AchiwumPanstwowegow... Lp. Znak teczki Tytul teczki Daty skaje llosc Uwagi (... (symbol (haslo klasyfikacyjne z zeczowego ston klasyfikacyjny wykazu akt) z zeczowego od do wykazuakt) 1 2 3 4 5 6 7.... " t " "' "'.. "'" **.. Oj>i'Ol,.","''fi.,,""*.*...".,p"''-' ".. '0 «to.. «"'... (podpis odbieajacego) (podpis pzekazujacego)