W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIALANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO ORAZ ZASAD I TRYBU POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE G M I N Y W W I D A W I E

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK DO ZARZĄDZENIA NR 10 WÓJTA GMINY WIDAWA z dnia 01 lutego 2008 r. I N S T R U K C J A W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIALANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO ORAZ ZASAD I TRYBU POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W URZĘDZIE G M I N Y W W I D A W I E ROZDZIAŁ I 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w W i da w i e, zwanym dalej Urzędem oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w Urzędzie, nadsyłaną i składaną do Urzędu dokumentacją. 2. DOKUMENTACJA POWSTAJĄCA, NADSYŁANA I SKŁADANA W URZĘDZIE DZIELI SIĘ NA: 1. dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwane dalej materiałami archiwalnymi 2. dokumentacją inną niż określona w pkt. 1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, zwaną dalej dokumentacją niearchiwalną Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytworzenia. 3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z dokumentacją tajną. 4. OZNACZENIE KATEGORII DOKUMENTACJI: a/ kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się symbolem A b/ kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się się symbolem B c/ symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 s t y c z n i a roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Urzędu oraz dla celów kontrolnych. d/ symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwale znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu

2 - 2 - przekazywana jest na makulaturę lub do zniszczenia. e/ symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega e k s p e r t y z i e ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe. W szczególnie uzasadnionych wypadkach właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji uznając ją za materiały archiwalne. 3. OKRESY PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI : 1. Materiały archiwalne kat. A przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat - po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do wlaściwego archiwum państwowego. 2. Dokumentację niearchiwalną kat. B archiwum zakładowe przechowuje przez okresy dla tej dokumentacji w j e d n o l i t y m rzeczowym wykazie akt. ROZDZIAŁ II 4 ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1. Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Urzędu Gminy. 2. Dokumentacja Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Widawie przechowywana jest w odrębnym pomieszczeniu Urzędu 5 LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO I JEGO WYPOSAŻENIE. 1. Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać pomieszczenie służące do przecho wywania materiałów archiwalnych i składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia. 2. Prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakladowe w miejscu jego pracy. 3. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny, zapewniający właściwą wilgotność w granicach % i temperaturę powietrza w granicach C. Podłoga winna mieć gładką fakturę, posiadać mocne drzwi z mocnymi zamkami, oraz winien posiadać bezpieczną instalację elektryczną i dobrą wentylację. 4. Na wyposażeniu pomieszczenia winny być regały do składowania akt, drabina dług. 1.5 m, biurko i krzesło. 5. Półki winny być dostosowane go wymiarów dokumentacji. 6. Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone szczytami do ściany okiennej. Odstępy pomiędzy regałami powinny wynosić 70 cm. Pierwszą od dołu półkę każdego regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość między ustawioną na górnej półce dokumentacji a sufitem, dla właściwego przepływu powietrza, powinna wynosić min. 15 cm. 7. W archiwum nie wolno ustawiać żadnych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. 8. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum zakładowego musi być wyposażony w niezbędnu sprzęt gaśniczy tj. gaśnica, koce do zduszania ognia,

3 - 3 - wg ustaleń z warunkami określonymi przez straż pożarną. 9. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. 10. W magazynie na bieżąco, co najmniej 2 razy w tygodniu, należy sprawdzać temperaturę i wilgotność w pomieszczeniu, a wyniki pomiarów odnotowywać w specjalnej książce kontrolnej. Przynajmniej 2 razy w roku zgromadzone dokumenty należy odkurzyć przy pomocy odkurzacza. Magazyn dokumentacji winien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczenia magazynowego powinny być zasłaniane żaluzjami, roletami lub zasłonami. 6. ZAKRES DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy: 1. Przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, 2. Opracowanie przejętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczenie. 3. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji archiwalnej. 4. Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego. 5. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanych dokumentacji do zniszczenia lub na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego. 7.. OBOWIĄZKI PRACOWNIKA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 1 Za działalność archiwum zakładowego odpowiada wyznaczony pracownik Urzędu. 2. Pracownik archiwum jest odpowiedzialny za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej. 3. Do obowiązków pracownika archiwum należy dbanie o bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności o zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zanieczyszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami. 4. Pracownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z funkcjonowania archiwum, które powinno zawierać dane w metrach bieżących : a/ Ilość przyjętych akt kat. A i kat. B do archiwum zakladowego, b/ Ilość dokumentacji wybrakowanej c/ Ilość akt przekazanych do archiwum państwowego /kat. A/ d/ Akta udostępnione - liczbę kart udostępnienia. Przez metr bieżący dokumentacji rozumie się taką ilość materiałów, jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentacji ściśle obok siebie systemem bibliotecznym, tj. w pozycji stojącej, zwróconej grzbietem do teczki do frontu półki. e/ Jeden egzemplarz sprawozdania przesłać do wiadomości archiwum państwowemu. 5. W razie zmiany na stanowisku pracownika archiwum zakładowego przekazanie

4 - 4 - archiwum nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie. 6. Pracownik archiwum zakładowego zobowiązany jest znać strukturę organizacyjną Urzędu, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy układ akt, według którego komórki organizacyjne prowadzą akta. 7. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego - poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem - należy stale pogłębianie kwalifikacji zawodowych. 8. PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE 1. Okres przekazywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych Urzędu oraz sposób przekazywania jej do archiwum określają postanowienia instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. 2. Szczegółowy terminarz przekazywania przez komórki organizacyjne do archiwum zakładowego opracowuje pracownik archiwum w porozumieniu z z bezpośrednim przełożonym. 3. Poszczególne komórki przekazują uporządkowaną dokumentację do archiwum zakładowego wg ustalonego terminarza, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego sporządzonego w trzech dla kat. B i w czterech egzemplarzach dla kat. A /wzór PA.30/. jednostka przekazująca akta kat. A otrzymuje jeden egzzemplarz spisu natomiast trzy egz. zatrzymuje archiwum zakładowe. Spis podpisują pracownik komórki przekazującej akta oraz pracownik archiwum zakładowgo. Dokumentację należy ujmować w spisie według kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 4. Pracownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego jeden egz. spisów zdawczo odbiorczych dokumentacji kategorii A przejętej przez archiwum zakładowe. 5. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne Urzędu. Dokumentację pochodzącą z innych urzędów bądź jednostek organizacyjnych powiatu archiwum może przechowywać tylko na polecenie Wójta Gminy. 9. EWIDENCJA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Archiwum zakładowe oznacza przejętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez numer pozycji danego pisma /np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 40, poz.71 oznacza się sygnaturą 40/71/. 2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, drugi egzemplarz spisów, asłużący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnej teczce. ŚRODKAMI EWIDENCYJNYMI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM SĄ: a/ spisy zdawczo-odbiorcze /wzór PuA30/, b/ wykaz spisów zdawczo-odbiorczych /wzór PuA31/ do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację, c/ karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub

5 jej wypożyczenia poza jego obręb /wzór PuA32/, d/ protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji, e/ spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do archiwum państwowego /wzór PuA 35/ i protokoły zdawczo-odbiorcze, f/ protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami przekazywanej dokumentacji kat. B /wzór PuA33 i PuA 34/ oraz odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego. Środki ewidencyjne oznaczone literami a/, b/, d/, e/ i f/ należą do kategorii A SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Dokumentacja własna powinna być oddzielona od od odziedziczonej z podziałem na kategorie akt. 2. Na dokumentację każdego wydziału w archiwum zakładowym przeznacza się oddzielne miejsce. 3. Dokumentację układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedna na drugąiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur. 4. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Mapy o dużych rozmmiarach mogą być zwinięte w rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach futerałach. 5 Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednim rokiem i kategorią. 11. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM 1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii A i B dla celów służbowych i naukowo-badawczych. 2. Udostępnienie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą komórki organizacyjnej, z której dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia /wzór PuA 32/. Udostępnienie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 3. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum. 4. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal zakładowego na teren pomieszczeń biurowych Urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować /spaginować/ oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz itp., dokumenty lźune, stan zachowania materiałów, braki itd.). 5. Poza siedzibę Urzędu n i e w o l n o wypożyczać żadnej dokumentacji. 6. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać :

6 - 6 - a) dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika komórki organizacyjnej, który je przekazał. b) dokumentacji uszkodzonej, c) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego. 7. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadzają wyłącznie pracownicy twego archiwum. 8. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą (wzór PuA 6). 12. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KORZYSTAJĄCYCH ZA UDOSTĘPNIONĄ DOKUMENTACJĘ 1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji - pracownik archiwum zakładowego sporządza protokoł, który podpisują: a) pracownik archiwum zakładowego, b) wypożyczający dokumentację, c) kierownik wydziału, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację, d) kierownik wydziału, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. Protokoł sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zgubionych lub uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, trzeci przekazuje kierownikowi wydziału, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej. 13. WYDZIELANIE DOKUMENTACJI 1. Corocznie pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji WYDZIELENIE DOKUMENTACJI POLEGA NA: a/ wydzielenie dokumentacji kat. A, podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego b/ wyłączenie dokumentacji kat. B przeznaczonej do zniszczenia lub na makulaturę. c/ wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE, przeznaczonej do ekspertyzy. 2. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie. Skład Komisji powołuje

7 - 7 - Wójt Gminy w osobach: a/ przewodniczący Komisji b/ przedstawiciel komórki organizacyjnej obeznany z całością pracy c/ pracownik obsługujacy archiwum zakładowym. Termin przystąpienia do przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustalany jest przez pracownika archiwum zakładowego w porozumieniu z kierownikiem zainteresowanej komórki oraz bezpośredniego przełożonego. 3. Wydzielanie dokumentacji komórek - odbywa na podstawie spisów zdawczoodbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.przy wydzielaniu dokumentacji Komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek i ich zawartością. 4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji kategorii A, natomiast może wnioskować o przkwalifikowanie dokumentacji kategorii B do kategorii A oraz przedłużyć przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kat. B. 5. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji Komisja sporządza protokoł do którego dołącza się spisy dokumentacji kategoruii A i B. 6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków Komisji wraz z protokołem przdkłada się do zatwierdzenia kierownikowi komórki organizacyjnej z której dokumentacja pochodzi, oraz bezpośredniemu przełożonego pracownika archiwum. 14. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO 1. Po upływie określonego w 3 instrukcji archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne Urzędu Gminy do właściwego archiwum państwowego na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach. 2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór PuA 35) sporządzonego przez archiwum zakładowe w trech egzemplarzach podpisanego przez Wójta Gminy. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, pozostałe dwa przesyła się wraz z wnioskiem do archiwum panstwowego. 3. Datę przekazania materiałów wpisuje pracownik archiwum zakładowego w odpowiednich pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego. 4. Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi przekazujący. 15. PRZEZNACZENIE DOKUMENTÓW KAT. B DO ZNISZCZENIA LUB PRZEKAZANIA NA MAKULATURĘ 1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej do brakowania należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z ze sporządzonym protokołem oceny dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach. 2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwjającego o9dtworze-

8 - 8 - nie jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych bądź zniszczona. 16. NADZÓR NAD ARCHIWUM ZAKŁADOWYM. 1. Prawo kontroli archiwum zakładowe4go mają osoby upoważnione przez Wójta. 2. Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna archiwum zakładowego, mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ocenę prawidłowości pracy archiwum. 3. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego archiwum państwowego, którzy sprawują nadzór nad sposobami zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz metodami jej porządkowania, inwentaryzacji i brakowania w archiwach zakładowych. 17 POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wszelkie zmiany i uzupełnienia Instrukcji mogą odbywać się jedynie w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia.