Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

Transkrypt

1 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie Podstawa prawna: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.); Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375); Spis treści Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Załączniki Postanowienia ogólne Podział akt na kategorie archiwalne Organizacja i zadania składnicy akt Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Wycofywanie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Postanowienia końcowe Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, zwana dalej Instrukcją archiwalną, określa zakres działania oraz organizację składnicy akt w Powiatowym Zespole Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie, zasady gromadzenia dokumentacji spraw zakończonych, jej przechowywania, ewidencjonowania oraz udostępniania, a także przekazywania materiałów niearchiwalnych i ich niszczenia. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady działania składnicy akt zapewniają ochronę dokumentacji przed jej uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. 3. Bieżący nadzór nad prawidłowością działania składnicy akt sprawuje pracownik wskazany przez dyrektora szkoły. 1 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

2 2 Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają : 1. szkoła Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie, 2. dyrektor dyrektora Powiatowego Zespołu Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie, 3. pracownik / referent pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy, 4. akta sprawy całą dokumentację ( pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, itp. ) zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej / jednej sprawy, 5. brakowanie akt wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia po upływie określonego czasu, 6. dokumentacja niearchiwalna dokumentacja mająca znaczenie praktyczne do przechowywania czasowego, oznaczona symbolem B, 7. jednolity rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną akt, 8. jednostka archiwalna jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym, obejmująca teczkę aktową, segregator itp., 9. rejestr narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej, 10. składnica akt miejsce przeznaczone do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji szkoły, 11. spis spraw formularz w postaci papierowej lub elektronicznej służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w szkole, 12. teczka aktowa ( spraw ) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych szkoły i składnicy akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przejmowane są do składnicy akt po upływie okresu, o którym mowa w Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w szkole, kompletnymi rocznikami. 3. Dokumentację niearchiwalną składnica akt przechowuje przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 4. Zasób składnicy służy potrzebom szkoły. 5. Korzystanie z zasobów składnicy przez inne jednostki organizacyjne wymaga zezwolenia dyrektora szkoły. 2 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

3 Rozdział II Podział akt na kategorie archiwalne 4 1. Dokumentacja podlegająca przechowywaniu w składnicy akt szkoły stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem B. 2. Dokumentacja niearchiwalna to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną. Dokumentacja ta po wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, jest brakowana i niszczona. 3. Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w szkole. 4. Dokumentacja ta dzieli się na grupy: a) B z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas jej przechowywania w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu teczki akt spraw (np. B5 ) oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie tego czasu podlega brakowaniu; b) Bc oznacza kategorię dokumentacji, która ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona bezpośrednio na makulaturę, za zgodą pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt; c) BE z dodaniem cyfr arabskich oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. BE50 po 50 latach) podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. 5. Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w szkole. Rozdział III Organizacja i zadania składnicy akt 5 1. Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie prowadzi jedną składnicę akt. 2. Do zadań składnicy akt należy : a) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych, b) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, c) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, d) udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom uprawnionym, e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, f) dbałość o zabezpieczenie właściwych warunków przechowywania dokumentacji w składnicy akt. 3 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

4 6 1. W lokalu składnicy akt do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnione są warunki do realizacji zadań składnicy oraz zabezpieczenia przechowywanej w niej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 2. W szczególności lokal ten powinien: a) być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów, b) być suchy, c) zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku, d) posiadać skuteczną wentylację, e) posiadać sprawną instalację elektryczną. 3. Składnica akt powinna być wyposażona w: a) regały metalowe stacjonarne (zabezpieczone przed korozją) i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt, o wysokości i szerokości półek dostosowanych do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi, b) drabinę lub schodki umożliwiające dostęp do górnych półek, c) zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV, d) oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z dodatkowego, przenośnego źródła światła, e) sprzęt przeciwpożarowy. 4. Składnica powinna być zabezpieczona przed włamaniem (okratowanie okien, zaopatrzenie drzwi wejściowych w co najmniej dwa zamki). 5. Składnicę akt należy regularnie sprzątać, aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniem przez owady i gryzonie. 6. Palenie tytoniu w składnicy akt jest bezwzględnie zabronione. 7. Prawo wstępu do pomieszczenia składnicy akt ma pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, jego przełożony oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia. Pozostali pracownicy szkoły mają prawo wstępu tylko w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt. Rozdział IV Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt 7 1. Składnica akt przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych po upływie jednego roku kalendarzowego od zakończenia sprawy. 2. Akta przejmowane przez składnicą akt powinny być uporządkowane przez pracownika zdającego dokumentację. 4 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

5 8 1. Przekazanie akt do składnicy akt odbywa się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych sporządzonych w odpowiedniej komórce organizacyjnej ( załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej ). 2. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać : a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, b) imię i nazwisko oraz podpis pracownika przekazującego dokumentację, c) imię i nazwisko oraz podpis dyrektora szkoły, d) imię i nazwisko oraz podpis pracownika składnicy akt przyjmującego dokumentację, e) datę przekazania spisu, f) poszczególne pozycje przekazywanej dokumentacji Spisy zdawczo-odbiorcze pracownik składnicy akt rejestruje w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery tego wykazu. 2. Przejęte teczki aktowe pracownik składnicy akt : a) sprawdza pod kątem chronologicznego ułożenia ( zgodnie z wytycznymi w Instrukcji kancelaryjnej ), b) usuwa z nich metalowe i plastikowe części ( spinacze, zszywki, koszulki itp. ), c) umieszcza dokumentację w wiązanych teczkach aktowych, d) oznacza sygnaturą archiwalną, którą stanowi numer spisu zdawczoodbiorczego. Rozdział V Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat: a) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, b) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek według kolejności spisu spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy (z nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spraw pisma układa się chronologicznie, c) wyłączenie zbędnych egzemplarzy (wtórników, brudnopisów) tych samych pism i dokumentów, d) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych; 5 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

6 e) ponumerowanie stron dokumentacji kategorii B25 zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej akta] ; f) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną; g) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt. 2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej: a) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, b) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych; c) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną; d) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt. 2. Spisy zdawczo odbiorcze sporządza się osobno w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u prowadzącego sprawy, przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a drugi egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt. 3. Spisy zdawczo odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazanych składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. Rozdział VI Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Akta przechowywane w składnicy akt są udostępniane do celów służbowych oraz do innych celów na wniosek dyrektora. 2. Prowadzący składnicę akt odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, zapisuje datę udostępnienia, a w przypadku wypożyczenia poza składnicę także datę zwrotu do składnicy. 3. Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych składnicy akt. 4. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy następuje na podstawie wypełnionej karty udostępnienia akt (załącznik nr 7 do Instrukcji kancelaryjnej ). 6 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

7 5. Wyjmując teczkę z regału należy na jej miejsce włożyć zakładkę z informacją zawierającą dane dotyczące wypożyczenia akt. 6. Wypożyczając dokumentację można sporządzić jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy do czasu zwrotu wypożyczonej dokumentacji. 7. Prowadzący składnicę akt sprawdza stan wypożyczonej dokumentacji przed jej wypożyczeniem, jak również po jej zwrocie Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej : a) datę, b) nazwę wnioskującego, c) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie ( podanie dat skrajnych dokumentacji i nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała ), d) informację o sposobie udostępnienia, e) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie, f) w przypadku osób spoza szkoły cel udostępnienia i uzasadnienie. 2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom szkoły wymagana jest zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do składnicy. 3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza szkoły wymagana jest zgoda dyrektora szkoły Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnionej dokumentacji i jej zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Niedopuszczalne jest : a) wyłączanie z udostępnionej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism, b) przekazywanie dokumentacji innym osobom bez wiedzy odpowiedzialnego za składnicę akt, c) nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag W przypadku zagubienia / zniszczenia wypożyczonej dokumentacji sporządza się protokół, który podpisuje również wypożyczający akta. 2. Protokół powinien zawierać następujące informacje : a) datę sporządzenia, b) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację, c) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia, d) podpisy osoby przyjmującej i przekazującej dokumentację. 3. Protokół dołącza się do teczki, w której będzie brakować akt. 4. Na podstawie protokołu dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające. 7 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

8 Rozdział VII Wycofywanie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt 16 W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do składnicy akt, prowadzący składnicę akt na wniosek pracownika odpowiedzialnego komórki organizacyjnej wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje do tej komórki Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na : 1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której ujęta jest wycofywana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania; 2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy akt zawierającego co najmniej : a) datę wycofania, b) numer protokołu, c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano, d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy, e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej. 2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt do komórki organizacyjnej protokół podpisują prowadzący składnicę akt i pracownik odpowiedzialny komórki organizacyjnej. Rozdział VIII Wycofywanie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt poprzez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania, sporządzając spis tej dokumentacji. 2. Spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania polega na zaopiniowaniu przez pracowników odpowiedzialnych komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona. 3. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt. 4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie. 5. Zgodę na brakowanie dokumentacji nierachiwalnej wydaje dyrektor miejscowo właściwego archiwum państwowego. 6. Do wniosku o zgodę dołącza się : a) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, b) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie. 8 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

9 19 W składnicy akt przechowuje się dokumenty brakowania wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, bądź protokołami jej zniszczenia. 20 Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik prowadzący składnicę akt jest zobowiązany do : 1) jej uporządkowania, 2) sporządzenia nowego spisu zdawczo odbiorczego Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej pracownik składnicy akt odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody. 2. Dokumentacja z procedury brakowania przechowywana jest przez składnicę akt. Rozdział IX Postanowienia końcowe Prawo kontroli składnicy akt mają : a) komisja powołana przez dyrektora szkoły ( kontrola wewnętrzna ), b) uprawnione podmioty zewnętrzne. 2. Kontrola wewnętrzna ma na celu sprawdzenie zgodności stanu zawartości składnicy akt z jej ewidencją oraz ustalenie prawidłowości prowadzenia składnicy w świetle obowiązujących uregulowań wewnętrznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. 23 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji stosuje się odpowiednie przepisy ustawy i rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w szkole. Załączniki 1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 2. Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie 3. Karta zastępcza akt zakładka 9 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

10 Załącznik nr 1 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący komisji : Członkowie komisji : ( podpisy )... (miejscowość, data) 10 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

11 Załącznik nr 2 Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczo - odbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne od... do... Liczba tomów Uwagi 11 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie

12 Załącznik nr 3 Karta zastępcza akt zakładka Lp. Data wypożyczenia Nazwisko i imię wypożyczającego akta Akta wydał Termin zwrotu 12 Powiatowy Zespół Szkół Technicznych i Zawodowych w Świebodzinie