INSTRUKCJA ARCHIWALNA POLITECHNIKI POZNAŃSKIEJ

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 26 Rektora Politechniki Poznańskiej z dnia 22 grudnia 2017 r. (RO/XII/26/2017) INSTRUKCJA ARCHIWALNA POLITECHNIKI POZNAŃSKIEJ Poznań, 2017

2 Spis treści 1. Informacje podstawowe Zadania Archiwum zakładowego Lokal Archiwum zakładowego Podział dokumentacji aktowej na kategorie Przejmowanie dokumentacji do Archiwum zakładowego Przygotowanie dokumentacji do przekazania Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji Przeprowadzanie skontrum dokumentacji oraz porządkowanie dokumentacji w Archiwum zakładowym 7 7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Archiwum zakładowym Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Ewidencja Archiwum zakładowego Sprawozdawczość Archiwum zakładowego

3 1. Informacje podstawowe 1. Instrukcja określa organizację Archiwum zakładowego oraz tryb postępowania i przekazywania materiałów archiwalnych jawnych do Archiwum zakładowego, niezależnie od techniki ich wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w nich zawartych oraz zasady przechowywania i udostępniania materiałów archiwalnych. 2. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w Archiwum zakładowym musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych. 3. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest wykaz akt obowiązujący w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. 4. Tryb postępowania i przekazywania materiałów archiwalnych poufnych i tajnych do Archiwum zakładowego regulują odrębne przepisy. 5. Przez materiały archiwalne rozumie się wszelkiego rodzaju akta, dokumenty, księgi, dokumentację techniczną, statystyczną, geodezyjną, plany i mapy - niezależnie od techniki ich wykonania; jak również rękopisy i maszynopisy oraz fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym, która posiada historyczne znaczenie polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne, naukowe i praktyczne. Materiały archiwalne o wartości historycznej są częścią składową państwowego zasobu archiwalnego. 6. Instrukcja reguluje postępowanie tylko z tą częścią materiałów archiwalnych, którą określa się jako dokumentację aktową. Odrębne przepisy normują postępowanie z dokumentacją: techniczną, kartograficzną, geodezyjną, geologiczną. 2. Zadania Archiwum zakładowego 1. Archiwum zakładowe podlega Kanclerzowi. 2. W Archiwum zakładowym gromadzi się materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. 3. Do zakresu działania Archiwum zakładowego należy: 1) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych Uczelni, 2) przechowywanie i zabezpieczenie przyjętych materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie ich ewidencji, 3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej osobom upoważnionym, 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej kat. B", udział w ich komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie ich na makulaturę - po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego. 4. Archiwum zakładowe prowadzi kierownik archiwum. 5. Do podstawowych obowiązków kierownika Archiwum zakładowego należy: 1) prowadzenie prac wymienionych w ust. 2 pkt 3. niniejszej instrukcji, 2) sporządzanie rocznego planu pracy Archiwum zakładowego obejmującego ilość materiałów archiwalnych, zakwalifikowanych do: a) przejęcia z komórek organizacyjnych, b) uporządkowania, c) wybrakowania; 3) sporządzanie sprawozdawczości rocznej z działalności archiwum, 4) zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej w zakresie materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum zakładowym. 3

4 2.1. Lokal Archiwum zakładowego 1. Warunki lokalowe powinny zapewnić: 1) zabezpieczenie akt przed zniszczeniem, włamaniem i pożarem, 2) zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej, 3) bezpieczeństwo i higienę pracy. 2. Pomieszczenia Archiwum zakładowego nie mogą być jednocześnie zbiornicą makulatury, druków, różnych materiałów biurowych i gospodarczych lub magazynem. 3. Lokal powinien mieścić się w budynku biurowym. Nie powinien znajdować się na terenie warsztatów, hal produkcyjnych lub różnych magazynów. 4. Lokal powinien być bezwzględnie suchy, widny i posiadać dobre warunki do wietrzenia, spełniać warunki odpowiedniego przechowywania akt tj. posiadać temperaturę w granicach o C oraz wilgotność pomiędzy 30 a 50%. Nie może być nasłoneczniony. 5. Lokal Archiwum musi być zawsze utrzymany w należytym porządku oraz zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego. 6. W pomieszczeniach Archiwum nie można używać (ustawiać) piecyków elektrycznych i innych nie zabezpieczonych urządzeń do ogrzewania. 7. Obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu. 8. W Archiwum można używać tylko oświetlenia elektrycznego. 9. Drzwi prowadzące do Archiwum powinny być mocne oraz zaopatrzone w dobry zamek. Jeżeli drzwi do archiwum są jednocześnie drzwiami zewnętrznymi budynku, wówczas powinny być żelazne lub obite blachą i wzmocnione sztabą żelazną. 10. Lokal Archiwum powinien składać się z pokoju biurowego oraz oddzielnego magazynu na akta. Pomieszczenia magazynu na akta powinny być tak duże, aby mogły pomieścić wszystkie akta Politechniki Poznańskiej z okresu około 10 lat. Powinno też być oddzielne pomieszczenie na odkładaną stopniowo makulaturę aktową. 11. Pokój biurowy Archiwum powinien posiadać biurko lub stół, krzesła i zamykaną na klucz szafę. 12. Wyposażenie magazynu na akta składa się z regałów archiwalnych oraz stołu i krzesła do prac w magazynie. Konieczne są również odpowiednie drabinki lub schodki, umożliwiające dojście do wyżej położonych półek. 13. Przy ścianach magazynu na akta ustawia się tzw. regały jednostronne, o szerokości 40 cm, a pozostałe środkowe regały tzw. dwustronne, powinny być o szerokości 80 cm. 14. Wysokość półek regałów powinna wynosić 40 cm. 15. Przejście pomiędzy poszczególnymi regałami powinno wahać się w granicach od 70 do 90 cm. 16. Regały powinny być odpowiednio ponumerowane. 3. Podział dokumentacji aktowej na kategorie 1. Dokumentacja aktowa z uwagi na swoją wartość historyczną, naukową lub praktyczną, warunkującą potrzebę trwałego lub czasowego jej przechowywania, dzieli się na: 1) materiały archiwalne (kat. A), 2) dokumentację niearchiwalną (kat. B). 2. Kategoria A" obejmuje dokumentację stanowiącą materiał archiwalny. Jest wieczyście przechowywana i nie może być zniszczona. 3. Symbolem B" z dodaniem cyfr arabskich oznaczone są kategorie dokumentacji niearchiwalnej o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku 4

5 następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej komórki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych. 4. Symbolem Bc" oznacza się kategorie dokumentacji manipulacyjnej, posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę wprost z komórek organizacyjnych, z pominięciem Archiwum zakładowego, w porozumieniu z tym Archiwum, na zasadach określonych z właściwym Archiwum państwowym. Są to kategorie dokumentacji niearchiwalnej. 5. Symbolem BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Są to materiały niearchiwalne, które wskutek zmiany kategorii po ekspertyzie, mogą stać się materiałami archiwalnymi. 4. Przejmowanie dokumentacji do Archiwum zakładowego 1. Przejęcie dokumentacji przez Archiwum zakładowe oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację Archiwum zakładowego. 2. Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację Archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. 3. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta w postaci nieelektronicznej do Archiwum zakładowego Uczelni w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo odbiorczego spraw na nośniku papierowym (Załącznik nr 2 Spis zdawczo-odbiorczy) albo w postaci elektronicznej, sporządzonego oddzielnie dla kategorii A" i B". 4. Spisy zdawczo-odbiorcze na nośniku papierowym sporządza się: 1) w przypadku materiałów archiwalnych w 4 egzemplarzach, z których trzy egzemplarze otrzymuje Archiwum zakładowe, a czwarty egzemplarz potwierdzony przez kierownika Archiwum zakładowego zatrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta. Spis podpisują: osoba zdająca akta oraz kierownik komórki organizacyjnej, 2) w przypadku dokumentacji niearchiwalnej w 3 egzemplarzach, z których dwa egzemplarze otrzymuje Archiwum zakładowe, a trzeci egzemplarz potwierdzony przez kierownika Archiwum zakładowego zatrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta. Spis podpisują: osoba zdająca akta oraz kierownik komórki organizacyjnej Przygotowanie dokumentacji do przekazania 1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do Archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika. 2. Uporządkowanie dokumentacji w postaci nieelektronicznej przekazywanej do Archiwum zakładowego polega na: 1) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w Instrukcji kancelaryjnej (tj. sprawami wg spisu spraw w teczce, a w ramach akt sprawy chronologicznie, od najwcześniejszej daty na górze), 2) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism, 3) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, jeżeli nie nastąpiło to wcześniej, 4) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek) 5) spisaniu teczek przez umieszczenie na wierzchniej (tytułowej) stronie (zgodnie ze wzorem: Załącznik nr 1: Opis teczki aktowej) a) u góry na środku - nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały, 5

6 b) w lewym górnym rogu - znak akt, złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła wg wykazu akt, c) w prawym górnym rogu - kategoria akt, a przy aktach kat. B, także okres ich przechowywania, d) na środku teczki - tytuł akt (hasła) wg wykazu akt, e) pod tytułem - daty krańcowe (data założenia pierwszej i ostatniej sprawy), a jeżeli teczka zawiera materiały tylko z jednego roku, należy wpisać dany rok, 6) arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart, 7) kartoteki powinny być przekazywane w pudełkach lub skrzynkach o długości ok. 40 cm, a szerokości i wysokości odpowiedniej do wymiaru kart, 8) w przypadku braku niektórych dokumentów w teczce lub kartotece osoba przekazująca materiały do Archiwum zakładowego sporządza pisemne oświadczenie, w którym określa jakich dokumentów brak, z jakiej przyczyny oraz kiedy (termin) zostaną one przekazane do archiwum. 9) szczegóły dotyczące przekazania materiałów do Archiwum zakładowego, należy uzgodnić z kierownikiem Archiwum, który równocześnie stwierdza prawidłowość przygotowania materiałów do przekazania. 10) akta należy gromadzić w teczkach oddzielnie dla kategorii A" i B". W razie konieczności łączenia dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B") o różnych okresach przechowywania, całość zalicza się do najdłuższego terminu. 11) w odniesieniu do akt jawnych kat. A" przygotowanie dokumentacji obejmuje także: a) ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; a. liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]. 3. Archiwista może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli: 1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w ust. 4.1 pkt 2.; 2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy; 3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym. 5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji 1. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, archiwista kolejno: 1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczoodbiorczego; 2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, zawierającym co najmniej następujące elementy: a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego, b) datę przejęcia dokumentacji przez Archiwum zakładowe, c) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, d) nazwę komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, e) liczbę pozycji w spisie, f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie; 3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający z wykazu spisów; 6

7 4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle; 5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w Archiwum zakładowym 6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów. 2. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych: 1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych; 2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację. 3. Dokumentację w postaci nieelektronicznej układa się w Archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w tym archiwum. 4. Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zgromadzona w Archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe. 5. Podmiot poddaje konserwacji uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne w porozumieniu z dyrektorem właściwego Archiwum państwowego. 6. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w Archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób, kierownik podmiotu powiadamia także właściwe Archiwum państwowe. 6. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji oraz porządkowanie dokumentacji w Archiwum zakładowym 1. Skontrum dokumentacji polega na: 1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w Archiwum zakładowym; 2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych, a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków. 2. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika podmiotu lub na wniosek dyrektora właściwego Archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się z co najmniej dwóch członków. 3. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik podmiotu. 4. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej: 1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie; 2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w Archiwum zakładowym; 3) podpisy członków komisji. 7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w Archiwum zakładowym 1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się na miejscu w Archiwum zakładowym przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii dla celów urzędowych i naukowo-badawczych. 7

8 2. Materiały archiwalne przechowywane w Archiwum zakładowym mogą być udostępniane w biurze Archiwum, pracownikom upoważnionym i posiadającym zgodę kierownika komórki organizacyjnej, w której materiały te zostały wytworzone. 3. Wypożyczanie materiałów archiwalnych dla celów służbowych Uczelni poza Archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika Archiwum oraz na wniosek i za zgodą komórki organizacyjnej, z której pochodzą. 4. Korzystanie z materiałów archiwalnych na zewnątrz Uczelni dla potrzeb prasy, radia, telewizji, instytutów naukowo-badawczych i innych, wymaga zgody Rektora lub osoby upoważnionej. 5. Poszukiwanie materiałów przeznaczonych do wypożyczenia w Archiwum zakładowym przeprowadza wyłącznie personel archiwum. 6. Korzystanie z materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie wniosku w postaci elektronicznej o udostępnienie akt z archiwum bądź sporządzonego na nośniku papierowym (Załącznik nr 3 Karta udostępnienia akt), kierowanego przez osobę korzystającą z materiałów i akceptowanego przez kierownika komórki organizacyjnej. 7. Korzystanie z zasobu Archiwum zakładowego odbywa się w zasadzie na miejscu w archiwum, pod nadzorem kierownika Archiwum zakładowego lub wyznaczonego przez niego pracownika. 8. Wypożyczający materiały ponosi pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych mu materiałów i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 9. Dokument znajdujący się w aktach może być z nich wyjęty tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych na podstawie zgody Rektora lub osoby upoważnionej. W miejsce dokumentu wyjętego wkłada się uwierzytelniony odpis oraz arkusz papieru, na którym odnotowuje się podstawę wyjęcia dokumentu. 10. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń wypożyczonych materiałów, kierownik Archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują również wypożyczający materiały i jego bezpośredni zwierzchnik (Załącznik nr 4 Protokół zaginięcia lub uszkodzenia akt). Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zaginionych materiałów, drugi - zatrzymuje archiwum w specjalnej teczce, trzeci zaś otrzymuje kierownik komórki organizacyjnej celem dalszego postępowania. 8. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania, poprzez wydzielenie na podstawie wykazu akt oraz spisów zdawczoodbiorczych materiałów archiwalnych (kat. A), dokumentacji przeznaczonej do ekspertyzy archiwalnej (kat. BE) oraz akt, których okresy przechowywania już upłynęły. 2. Po sporządzeniu spisów akt wydzielonych do brakowania podlegają one ocenie dokonanej przez komisję składającą się z kierownika Archiwum zakładowego oraz przedstawicieli komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu. Komisja może wydłużyć okresy przechowywania wynikające z wykazu akt. 3. Z prac Komisji sporządzony zostaje protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (Załącznik nr 6 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej). 4. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji (Załącznik nr 5 Spis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej). 5. Celem uzyskania zgody na zniszczenie dokumentacji do Archiwum państwowego przesyła się wniosek podpisany przez kierownika podmiotu oraz spis dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. Wniosek zawiera nazwę podmiotu występującego o zniszczenie akt, nazwę jednostki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, informację o wykazie akt, w oparciu o który kwalifikowana była 8

9 dokumentacja przeznaczona do zniszczenia, daty roczne dokumentacji wydzielonej do zniszczenia, informację o rodzaju dokumentacji ujętej na spisie (czy jest to dokumentacja aktowa, techniczna, itp.), informację o ilości metrów bieżących akt oraz oświadczenie, że akta ujęte na spisie utraciły już przydatność praktyczną i dowodową dla działalności podmiotu. Spis musi zawierać wskazanie miejsca i daty sporządzenia oraz podpis i stanowisko służbowe osoby go sporządzającej. Sporządza się odrębne spisy dokumentacji kategorii B, BE i Bc. 6. Po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum państwowego należy przystąpić do fizycznego zniszczenia akt nim objętych, Archiwum zakładowe dokonuje jednocześnie odpowiednich zapisów na spisach zdawczoodbiorczych. 7. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej właściwe Archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany: 1) do jej uporządkowania, 2) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego. 8. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody. 9. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej jest przechowywana przez Archiwum zakładowe. 9. Ewidencja Archiwum zakładowego 1. Ewidencję Archiwum zakładowego stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze, 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, 3) kartoteka udostępnienia akt, 4) kartoteka wycofania akt, 5) protokoły zaginięcia lub uszkodzenia akt, 6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia. 10. Sprawozdawczość Archiwum zakładowego 1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności Archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w Archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym. 2. Sprawozdanie jest przekazywane kierownikowi podmiotu oraz dyrektorowi właściwego Archiwum państwowego. 3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje: 1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty; 2) opis lokalu Archiwum zakładowego; 3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną; 4) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających; 5) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. 4. Ilość, o której mowa w ust. 10 pkt 3, oznacza liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 10 pkt 3, 5) liczbę metrów bieżących. 9

10 Załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej - Opis teczki aktowej OPIS ZEWNĘTRZNEJ STRONY TECZKI Nazwa jednostki organizacyjnej / komórki organizacyjnej / Znak teczki (znak złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła wg wykazu akt) Kategoria archiwalna Tytuł teczki akt (hasło klasyfikacyjne) Rok lub daty krańcowe

11 Załącznik nr 2 do Instrukcji archiwalnej - spis zdawczo-odbiorczy akt... Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od do Kat. Akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum Przekazujący akta Kierownik komórki organizacyjnej Przejmujący akta Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko Podpis Podpis Podpis

12 Załącznik nr 3 do Instrukcji archiwalnej - Karta udostępnienia akt Karta udostępnienia akt nr **).. Pieczątka komórki organizacyjnej Data 20..r. Termin zwrotu akt **) **) Proszę o udostępnienie*) wypożyczenie akt powstałych w komórce organizacyjnej z lat. o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania *) odbioru*) Pana/ią. Imię i nazwisko Zezwalam na udostępnienie *)- wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt Podpis *) Niepotrzebne skreślić **) Wypełnia archiwum zakładowe Data i podpis verte Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt- tomów.. kart.. Data:.../ 20.r. Podpis.. Adnotacje o zwrocie akt : Podpis oddającego Akta zwrócono do archiwum Dnia../..20 r... Podpis odbierającego

13 Załącznik nr 4 do Instrukcji archiwalnej - protokół zaginięcia lub uszkodzenia akt... Pieczątka komórki organizacyjnej PROTOKÓŁ sporządzony dnia.. w sprawie: 1) zaginięcia / 2) uszkodzenia / 3) braków w wypożyczonych aktach. Akta nr teczka z roku wypożyczone ze składnicy akt dnia. przez.. 1) zaginęły 2) uległy zniszczeniu, a mianowicie.. 3) mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt.. Kierownik archiwum zakładowego Bezpośredni zwierzchnik wypożyczającego akta Wypożyczający akta Imię i nazwisko Imię i nazwisko Imię i nazwisko Podpis Podpis Podpis

14 ... (nazwa i adres komórki organizacyjnej) Załącznik nr 5 do Instrukcji archiwalnej - Spis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

15 Załącznik nr 6 do Instrukcji archiwalnej - Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej......, dnia... (nazwa i adres komórki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Przewodniczący Komisji... Członkowie Komisji... (podpisy) Załączniki:... kart spisu... pozycji spisu