INSTRUKCJA GIMNAZJUM NR 1 IM. MICHAŁA JANASA W PACANOWIE. Organizacji i zakresu działania składnicy akt P A C A N Ó W U L.

Transkrypt

1 GIMNAZJUM NR 1 IM. MICHAŁA JANASA W PACANOWIE INSTRUKCJA Organizacji i zakresu działania składnicy akt Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 3 dyrektora Gimnazjum nr 1 w Pacanowie z dnia r INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 1 P A C A N Ó W U L. KARSKA 3

2 Spis treści: Rozdz. I POSTANOWIENIA OGÓLNE 3 Rozdz. II PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE 3 Rozdz. III ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT 3 Rozdz. IV LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE 4 Rozdz. V PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT 4 Rozdz. VI EWIDENCJA I PRZECHOWYWANIE AKT 5 Rozdz. VII UDOSTĘPNIANIE AKT 6 Rozdz. VIII WYDZIELANIE AKT I PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ NA MAKULATURĘ Rozdz. IX NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT 7 7 Rozdz. X POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB USTANIA DZIAŁANOŚCI 8 Załączniki: Zał. nr 1 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego 8 Zał. nr 2 Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych 9 Zał. nr 3 Wzór karty udostępnienia akt 10 Zał. nr 4 Wzór protokołu dokumentacji niearchiwalnej 11 Zał. nr 5 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub 12 zniszczenie Zał. nr 6 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 2

3 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt dla Gimnazjum nr 1 w Pacanowie (zwanego dalej gimnazjum ) oraz zasady i tryb postępowania z powstającą, nadsyłaną i składaną w niej dokumentacją. 2. Obowiązki związane z prowadzeniem i nadzorem nad składnicą akt sprawują: 2.1. dyrektor Gimnazjum nr 1 w Pacanowie (zwany dalej dyrektorem); kierownik jednostki, 2.2. pracownik, któremu dyrektor powierzył obowiązki pracownika ds. składnicy akt; główna księgowa gimnazjum, 2.3. osoba prowadząca składnicę akt; sekretarz gimnazjum. 2 Materiałami do archiwizacji są: akta i dokumenty, mapy i plany, fotografie, filmy, mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideo, cyfrowe nośniki danych, bez względu na sposób ich wytwarzania. PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE 3 1. Gimnazjum wytwarza wyłącznie dokumentację niearchiwalną. 2. Dokumentacja niearchiwalna to akta posiadające czasową wartość praktyczną z tym, że: 2.1. symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego w rzeczowym wykazie akt okresu przechowywania, mogą być przekazane na makulaturę. Okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy np. akta spraw załatwionych w ciągu 2011 r. oznaczone symbolem B 5, mogą być przekazane na makulaturę po 1 stycznia 2017 r. a więc po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej dla celów kontrolnych symbolem "B c" oznacza się akta manipulacyjne, które po pełnym jej wykorzystaniu do prac bieżących mogą być wybrakowane bezpośrednio z komórki organizacyjnej. ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT 4 W składnicy akt gromadzi się i przechowuje akta wymienione w 3 niniejszej instrukcji. 1. Do zadań składnicy akt należy przyjmowanie akt z poszczególnych stanowisk pracy. 2. Porządkowanie akt zgodnie z wymogami instrukcji składnicy akt. 3. Przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji. 4. Udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym. 5 INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 3

4 5. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej /akt kat. B/ i udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody archiwum państwowego. 6. Stała dbałość o właściwe przechowywanie i konserwację przejętych akt Do obowiązków osoby prowadzącej składnicę akt należy wykonywanie prac wymienionych w 5 oraz sporządzanie rocznego zestawienia stanu ilościowego zasobu składnicy akt 1 w metrach i jednostkach archiwalnych - teczkach aktowych! 2. W zestawieniu o którym mowa w ust. 1 należy podać: 2.1. ilość akt przejętych z poszczególnych stanowisk pracy, 2.2. ilość akt udostępnionych i wypożyczonych, 2.3. ilość akt kat. B przekazanych na makulaturę. 3. Osoba prowadząca składnicę akt ma obowiązek przekazać je protokolarnie swemu następcy. 4. Osoba prowadząca składnicę akt odpowiedzialna jest za zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej. 5. Osoba prowadząca składnicę akt musi posiadać upoważnienie administratora danych gimnazjum do przetwarzania danych osobowych. LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE 7 1. Składnica akt powinna składać się z pomieszczenia magazynowego umożliwiającego pracę osobie prowadzącej składnicę akt i osobom korzystającym ze składnicy akt. 2. Magazyn składnicy akt powinien być suchy, nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych. Wymagana temperatura powinna wynosić ok C, wilgotność % wilgotności względnej.. 3. Magazyn składnicy akt musi być wyposażony w: 3.1. regały rozmieszczone w sposób ułatwiający dostęp do akt I odstępy pomiędzy regałami powinny wynosić przynajmniej 70 cm, 3.2. sprzęt przeciwpożarowy ustalony w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej, 3.3. sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności I termometr i higrometr włosowy. 4. Składnica akt powinna być zabezpieczona przed włamaniem. 5. W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. 6. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. 7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach z powodu braku pomieszczenia na składnicę akt dopuszcza się magazynowanie dokumentacji w szafach wyposażonych w otwory / na tylnich ścianach/, w solidne zamknięcia oraz plombowanie szaf. PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT 8 INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 4

5 1. Składnica akt przejmuje akta spraw ostatecznie załatwionych po 2 latach przechowywania ich na stanowiskach pracy licząc od pierwszego stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. 2. Szczegółowy terminarz przekazywania akt ze stanowisk pracy opracowuje pracownik składnicy akt w porozumieniu z dyrektorem. 3. Składnica akt przejmuje akta kompletnymi rocznikami. 4. Akta przejmowane przez składnicę akt powinny być uporządkowane przez pracowników na stanowiskach pracy w których powstały. 5. Przez uporządkowanie rozumie się: 5.1. ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku archiwalnym przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej /sprawami wg. kolejności zarejestrowania w spisie spraw, a w obrębie spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu/, 5.2. opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej /wierzchniej/ stronie: na środku u góry - nazwy jednostki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt, w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu stanowiska pracy, symbolu i hasła z rzeczowego wykazu akt, w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt w tym przypadku kat. B oraz okresu przechowywania, na środku strony - tytuł akt /hasło wg. rzeczowego wykazu akt/ oraz określenie rodzaju akt zawartych w teczce, pod tytułem - datę dotyczącą skrajnych akt, tzn. rocznej daty najwcześniejszej i najpóźniej sporządzonych akt, zszycie i spaginowanie /ponumerowanie/ stron w teczkach - w przypadku akt kat. B 25/B50 6. Przejęcie akt powinno być poprzedzone przeglądem akt na danym stanowisku pracy przez osobę prowadzącą składnicę akt w celu stwierdzenia ich skompletowania, prawidłowego uporządkowania i zewidencjonowania. 7. Akta spraw zakończonych potrzebne nadal do załatwienia spraw bieżących mogą być wypożyczone na okres umówiony z pracownikiem składnicy akt, po ich zewidencjonowaniu i umieszczeniu w spisie zdawczo - odbiorczym(zał. nr 1) /w uwagach/ odpowiedniej adnotacji. 8. Przejmowanie akt przez składnicę akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych(zał. nr 1), sporządzonych /przez dane stanowiska pracy/ w czterech egzemplarzach dla akt kat. B 25/B50 oraz w trzech egzemplarzach dla kat. B. 9. Trzy egzemplarze spisów kat. B 25/B50 i dwa egzemplarze spisów kat. B (zał. nr 1) są przeznaczone dla składnicy akt z zastrzeżeniem, że jeden egzemplarz spisów akt kat. B 25/B50 składnica akt przesyła do składnicy akt jednostki nadrzędnej, pozostałe egzemplarze są przeznaczone dla poszczególnych stanowisk pracy przekazujących akta. 10. Spisy zdawczo odbiorcze (zał. nr 1) podpisuje pracownik przekazujący akta oraz osoba prowadząca składnicę akt. 11. Jeżeli osobą przekazującą i przyjmująca akta jest ten sam pracownik niezbędny jest po stronie przyjmującej jako drugi podpis dyrektora gimnazjum. EWIDENCJA I PRZECHOWYWANIE AKT 9 INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 5

6 1. Ewidencję akt składnicy akt stanowią: 1.1. spisy zdawczo - odbiorcze akt / załącznik Nr 1/, 1.2. wykaz spisów zdawczo - odbiorczych /załącznik Nr 2/, 1.3. karty udostępniania akt /załącznik Nr 3 /, 1.4. protokół dokumentacji niearchiwalnej aktowe przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie /załącznik Nr 4/, 1.5. spis dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie /załącznik Nr 5 l spis dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie /załącznik Nr 6 l. 2. Spisy zdawczo odbiorcze (zał. nr 1) otrzymane z poszczególnych stanowisk pracy rejestruje się w wykazie spisów zdawczo odbiorczych (zał. nr 2) w kolejności ich wpływu do składnicy akt i nadaje się im numery kolejne z tego wykazu. 3. Składnica akt prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo - odbiorczych: 3.1. zbiór I tworzą pierwsze egzemplarze /oryginały/ spisów zdawczo odbiorczych (zał. nr 1) ułożone w/g kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych, 3.2. zbiór II tworzą drugie egzemplarze /kopie/ spisów zdawczo - odbiorczych(zał. nr 1) przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych stanowisk pracy. Zbiór ten służy do udostępniania akt. 4. Akta układa się na regałach: 4.1. poziomo /system biblioteczny/, od lewej ku prawej stronie lub 4.2. pionowo - teczka na teczce, od dołu do góry. 5. Przed umieszczeniem akt na regalach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą archiwalną, składającą się z numeru spisu zdawczo - odbiorczego łamanego przez numer pozycji w spisie. 6. Po ułożeniu teczek na regałach należy odnotować w rubryce 7 spisu zdawczo - odbiorczego (zał. nr 1) numer regału oraz numer półki, na której umieszczono akta. 7. Akta kat. B 25 oraz B 50 należy przechowywać na oddzielnie wydzielonych regałach/półkach. UDOSTĘPNIANIE AKT Akta przechowywane w składnicy akt udostępniane dla celów służbowych i innych, są do wglądu w lokalu składnicy akt. 2. Korzystanie z akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępnienia(zał. nr 3) podpisanej przez dyrektora gimnazjum. 3. Wypożyczenie akt poza lokal składnicy akt może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na ściśle wyznaczony okres. 4. Nie należy wypożyczać poza składnicę akt zastrzeżonych, akt uszkodzonych oraz ewidencji zasobu składnicy akt. 5. Korzystanie z akt przechowywanych w składnicy akt przez placówki naukowe, instytucje środków masowego przekazu i inne instytucje wymaga każdorazowo zgody dyrektora. 6. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe. Nie wypożycza się pojedynczych akt zawartych w teczce. INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 6

7 7. Akta udostępnia osoba prowadząca składnicę akt na podstawie karty udostępnienia (zał. nr 3), wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki. Przy zwrocie akt osoba prowadząca składnicę akt sprawdza ich stan. Fakt odbioru akt odnotowuje na karcie udostępnienia. 8. Korzystający z akt ponosi pełną odpowiedzialność za wypożyczenie lub udostępnione dokumenty. 9. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń osoba prowadząca składnicę akt sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta oraz dyrektor. 10. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi egzemplarz doręcza się dyrektorowi, trzeci przechowuje się w specjalnej teczce. WYDZIELANIE AKT I PRZEKAZYWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ NA MAKULATURĘ W pierwszym półroczu każdego roku osoba prowadząca składnice akt dokonuje przeglądu i wydzielenia akt zgromadzonych w składnicy akt. Przez wydzielenie należy rozumieć: 1.1. wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, na makulaturę. 2. Wydzielanie akt odbywa się komisyjnie na wniosek osoby prowadzącej składnicę akt. W skład komisji wchodzą: 2.1. przewodniczący wyznaczony przez dyrektora, 2.2. pracownicy ze stanowisk pracy których akta podlegają brakowaniu 2.3. osoba prowadząca składnicę akt. 3. Do zadań komisji należy: 3.1. kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania, 3.2. sporządzenia protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 4), której termin przechowywania upłynął oraz sporządzenie spisu tej dokumentacji (zał. nr 5 i 6) / w dwóch egzemplarzach/. 4. Akta przeznaczone na makulaturę należy wydzielić i przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt do czasu uzyskania zgody na jej zniszczenie. 5. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej(zał. nr 4) oraz spis dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 5 i 6) na makulaturę sporządza się w dwóch egzemplarzach, jeden egzemplarz protokołu i spisu akt należy przesłać do Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody. 6. Archiwum Państwowe wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach, jeden egzemplarz pozostaje w składnicy akt przy spisie wybrakowanych akt, drugi - przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury. 7. Osoba prowadząca składnicę akt po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego i po przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych, dokonuje adnotacji o zniszczeniu tych akt w rubryce 8 spisów zdawczo odbiorczych (zał. nr 1). NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT 12 INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 7

8 1. Nadzór i kontrolę nad prowadzeniem składnic akt prowadzi pracownik, któremu dyrektor powierzył obowiązki pracownika ds. składnicy akt. 2. Co najmniej raz w roku powinna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna składnicy akt, mająca na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną ewidencją i ustalenie prawidłowości pracy składnicy akt. 3. Prawo kontroli składnicy akt mają również przedstawiciele Archiwum Państwowego, którzy sprawują nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB USTANIA DZIAŁANOŚCI 13 W przypadku reorganizacji lub ustania działalności gimnazjum postępowanie z aktami określone jest w Rozdział XIV Instrukcji kancelaryjnej Postępowanie w przypadku reorganizacji lub ustania działalności jednostki organizacyjnej Załączniki /wzory/: Zał. nr 1 Wzór Spisu zdawczo-odbiorczego Zał. nr 2 Wzór Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych Zał. nr 3 Wzór Karty udostępnienia akt Zał. nr 4 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej Zał. nr 5 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Zał. nr 6 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 8

9 Zał. nr 1 Spis zdawczo-odbiorczy Lp. Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.. (Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej) Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od Do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Przekazujący akta dyrektor Przyjmujący akta (imię i nazwisko) (imię i nazwisko) (imię i nazwisko).... (Podpis) (Podpis) (podpis) INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 9

10 Zał. nr 2 Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych nr. Data przyjęcia akt Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Nazwa komórki przekazującej Liczba Uwagi Poz. spisu teczek INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 10

11 Zał. nr 3 Wzór karty udostępnienia akt pieczątka komórki organizacyjnej Karta udostępnienia akt nr **) **) Data: rok: 20.. Termin zwrotu akt:../ /20.. r Proszę o udostępnienie *) wypożyczenie*) akt powstałych w komórce organizacyjnej:.. za lat: o znakach:.. i upoważniam do ich wykorzystania*) odbioru*) P.. (imię i nazwisko) (podpis) Zezwalam na udostępnienie *) wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt Potwierdzam odbiór wymienionych (podpis) Akt Tomów.. Kart Data././ r. podpis Adnotacje o zwrocie akt: Akta zwrócono do składnicy: /./..20. r.... (podpis oddającego) (podpis odbierającego) *) zbędne skreślić **) wypełnia składnica akt INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 11

12 Zał. nr 4 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej.. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości..mb*) i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący komisji: 1. Członek komisji 2. Członek komisji 3. Podpisy: / /.. 20 r. (miejscowość, data) Załączniki:. kart spisu. pozycji spisu *) metry bieżące w rozumieniu polskiego słownictwa archiwalnego INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 12

13 Zał. nr 5 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej aktowej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) l.p. Nr i lp. spisu zdawczo - odbiorczego Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Symbol z wykazu akt Tytuł teczki Daty skrajne od.. do... Liczba tomów Uwagi INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 13

14 Zał. nr 6 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej technicznej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Sygn. dok. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów Branża Stadium Ilość teczek matryc Nazwisko projektanta Data zakończenia opracowania projektu Uwagi INSTRUKCJA ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT Strona 14