DECYZJA NR 46/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 19 listopada 2007 r.

Transkrypt

1 DECYZJA NR 46/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO w sprawie zasad i trybu przyjmowania, przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania przez archiwum wyodrębnione Centralnego Biura Antykorupcyjnego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej Na podstawie 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnego (M. P. Nr 21, poz. 244) postanawia się, co następuje: Akta spraw zakończonych przekazywane są do archiwum wyodrębnionego Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej archiwum, przez jednostkę organizacyjną Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwaną dalej jednostką, w której powstały. 2. Akta spraw zakończonych powinny być przekazywane kompletnymi rocznikami, w stanie uporządkowanym, po dwóch latach, liczonych od dnia 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia sprawy. 3. W przypadku, gdy akta spraw zakończonych są nadal potrzebne do prowadzenia spraw bieżących, dokonuje się ich przekazania do archiwum a następnie wypożycza Przyjęcie dokumentacji przez funkcjonariusza pełniącego służbę lub pracownika zatrudnionego w archiwum, zwanego dalej pracownikiem archiwum, należy poprzedzić jej przeglądem, w celu sprawdzenia, czy dokumentacja została prawidłowo przygotowana do zarchiwizowania. 2. Przez uporządkowanie akt, o którym mowa w 1 ust. 2, należy rozumieć: 1) zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorią archiwalną; 2) wydzielenie dokumentacji kategorii B" z teczek zawierających dokumentację kategorii A" (przy przekazywaniu akt do archiwum zasadą jest, że nie wolno łączyć w jednej teczce akt o różnych symbolach klasyfikacyjnych i różnych kategoriach archiwalnych). W szczególnych przypadkach konieczności połączenia w teczce akt kategorii A" i kategorii B" całość akt należy zakwalifikować do kategorii A"; 3) wydzielenie dokumentacji i pism kategorii Be", które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w jednostce, która je wytworzyła, po otrzymaniu zezwolenia Zarządu Analiz i Ewidencji Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej CBA ; 4) wyłączenie wtórników oraz kopii pism przekazywanych do archiwum wyodrębnionego; 5) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami - według spisu spraw w teczce, a w obrębie akt sprawy - chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno znaleźć się na wierzchu; 6) opisanie teczki, polegające na umieszczeniu na stronie tytułowej: a) na środku u góry - pełnej nazwy CBA oraz nazwy jednostki i komórki organizacyjnej, w której akta powstały, b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt, c) w prawym górnym rogu - klauzuli tajności, symbolu kategorii archiwalnej dokumentacji z wykazu akt, a przy aktach kategorii B również okresu ich przechowywania, d) pod kategorią archiwalną - oznaczenia sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny, Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 1

2 e) na środku - tytułu akt, tj. hasła klasyfikacyjnego dokumentacji z wykazu akt, uzupełnionego o bliższe określenie zawartości teczki, f) pod tytułem - dat skrajnych akt znajdujących się w teczce tj. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej sporządzonych dokumentów, g) w lewym dolnym rogu - liczby porządkowej teczki według spisu zdawczo odbiorczego; 7) zdjęcia, fotografie i inne materiały ilustrowane traktuje się jak karty. Jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to karty w każdej teczce należy numerować oddzielnie. 3. W teczkach zawierających materiały archiwalne (kategoria A ), należy ponumerować karty, zszyć je oraz zabezpieczyć i usunąć części metalowe. 4. Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością haseł klasyfikacyjnych wykazu akt Akta przejmowane przez archiwum powinny znajdować się w teczkach bezkwasowych, których grubość nie może przekraczać 4 cm ( kart). 2. Teczka (oprócz akt) powinna zawierać: 1) opis na okładce zgodny z 2 ust. 2 pkt 6; 2) spis zawartości; 3) notatkę z uwagami o ewentualnych uszkodzeniach akt. W przypadku wystąpienia braku dokumentów w teczce, osoba przekazująca dokumenty sporządza pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj dokumentu, przyczyny braku oraz termin uzupełnienia; 4) kartę kontrolną, którą stanowi wykaz osób korzystających z teczki i którą dołącza się do teczki z chwilą jej założenia (wzór w załączniku nr 1 do niniejszej decyzji). 4. Dokumentację kartoteczną przekazuje się do archiwum wraz z urządzeniem służącym do jej przechowywania. W spisie zdawczo - odbiorczym podaje się liczbę pojemników i określa się liczbę kart kartotecznych w nich zawartych Jednostki przekazują akta do archiwum na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych sporządzonych w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A, natomiast w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej. spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej decyzji. 2. Trzy egzemplarze spisu akt kategorii A przechowywane są w archiwum, a czwarty egzemplarz potwierdzony przez pracownika archiwum otrzymuje jednostka przekazująca akta. Z trzech egzemplarzy spisu akt kategorii B dwa przechowywane są w archiwum, a trzeci podpisany przez pracownika archiwum otrzymuje jednostka zdająca akta. 3. Do akt przekazywanych do archiwum dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, a w szczególności kartoteki, skorowidze i spisy spraw. 4. Spisy zdawczo - odbiorcze podpisują kierownik komórki organizacyjnej, któraprzekazuje akta oraz naczelnik archiwum. 5. Przyjęte teczki, w lewym dolnym rogu pracownik archiwum oznacza sygnaturą archiwalną, która składa się z numeru spisu zdawczo - odbiorczego łamanego przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym. Sygnaturę archiwalną umieszcza się także na grzbiecie teczki. 6. Sygnaturę akt o tym samym tytule obejmującym kilka tomów, należy uzupełnić o kolejny numer tomu. 1. Pracownik archiwum może odmówić przyjęcia akt do archiwum w następujących przypadkach: 6. Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 2

3 1) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami, ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo odbiorczym; 2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi; 3) stwierdzenia, że akta zostały uszkodzone w stopniu uniemożliwiającym ich odczytanie. 2. O przyczynach nie przyjęcia akt, pracownik archiwum w sporządzonej notatce zawiadamia swojego bezpośredniego przełożonego oraz kierownika komórki organizacyjnej przekazującej akta. 7. Przekazywaniu do archiwum podlegają wszystkie materiały operacyjne, bez względu na okres przechowywania z wyjątkiem: 1) dokumentów szyfrowych i kodowych; pochodzących z kontroli korespondencji; 2) odnoszących się do stosowania środków technicznych umożliwiających uzyskiwanie w sposób tajny informacji oraz utrwalenia dowodów w tym zakresie; 3) odnoszących się do niejawnego nabycia lub przejęcia przedmiotów pochodzących z przestępstwa, ulegających przepadkowi, albo których wytwarzanie, posiadanie, przewożenie, lub którymi obrót są zabronione, a także przyjęcia lub wręczenia korzyści majątkowej; 4) zarządzonego niejawnego nadzorowania przemieszczania oraz przechowywania i obrotu przedmiotami przestępstwa. 1. Materiały operacyjne składa się do archiwum niezwłocznie po wyrejestrowaniu sprawy W przypadku, gdy komórka organizacyjna przekazująca akta do archiwum uważa, że bez porozumienia się z nią nie należy udzielać informacji na temat akt, wydawać akt do wglądu innym jednostkom lub podejmować na podstawie tych materiałów decyzji, powinna wskazać to we wniosku i zaznaczyć na jaki okres wprowadza powyższe zastrzeżenia. 9. Jednostka prowadząca akta osobowe, przekazuje do archiwum akta osobowe zwolnionych funkcjonariuszy i pracowników CBA bez zbędnej zwłoki. 10. Przekazywanie do archiwum materiałów o charakterze obronnym regulują odrębne przepisy 11. Sposób wyrejestrowania spraw operacyjnych regulują odrębne przepisy Akta w archiwum układa się albo według podziału na jednostki, albo w miarę ich napływu według kolejności numerów spisów zdawczo - odbiorczych bez zachowania odrębności jednostek, przy czym akta kategorii A układa się oddzielnie na wyodrębnionych regałach. 2. Teczki układa się na półkach pionowo (systemem bibliotecznym) - od lewej do prawej strony w kolejności sygnatur. 3. Na regałach należy zostawiać wolne miejsca jako rezerwę na przekazywane w przyszłości akta. 4. W archiwum prowadzi się inwentarz topograficzny, czyli odpowiednie ponumerowanie i opisanie regałów umożliwiające szybkie i łatwe odszukanie akt. W inwentarzu topograficznym podaje się miejsce przechowywania akt o określonej sygnaturze w magazynie archiwum. Oznaczenie miejsca przechowywania akt w archiwum składa się z kolejnego numeru regału (oznaczonego cyfrą rzymską), pionu regału (licząc od lewej do prawej) oraz numeru półki w tym pionie (licząc od góry ku dołowi) oznaczonych cyframi arabskimi. Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 3

4 5. Informacje na temat miejsca przechowywania akt (numer regału i półki) wpisuje się w rubryce 7 spisu zdawczo - odbiorczego akt przekazywanych do archiwum Akta przechowywane w archiwum objęte są prowadzoną na bieżąco ewidencją. 2. Ewidencję archiwalną stanowią: 1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum; 2) rejestr spisów zdawczo - odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo odbiorcze. rejestru spisów zdawczo-odbiorczych stanowi załącznik nr 3 do niniejszej decyzji; 3) karty udostępnienia akt, których wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej decyzji; 4) rejestr akt udostępnionych; 5) inwentarz topograficzny informujący o miejscu przechowywania dokumentacji w magazynie archiwalnym (z numerami regału i półki); 6) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie wraz z protokołami oceny dokumentacji niearchiwalnej, których wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszej decyzji; 7) zezwolenia na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub do zniszczenia, których wzór stanowi załącznik nr 6 do niniejszej decyzji; 8) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt; 9) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszej decyzji. 3. Pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 2 pkt 1, 2, 6, 7, 8, 9 stanowią materiał archiwalny, nie mogą być wynoszone z archiwum i przechowuje się je w odrębnych teczkach. Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i w tej kolejności są przechowywane w archiwum przez okres dwóch lat licząc od daty zwrotu akt. 4. Archiwum może prowadzić dodatkową ewidencję zasobu archiwalnego, wynikającą z potrzeb danej jednostki organizacyjnej, np. skorowidze, rejestry itp Dokumentację przechowywaną w archiwum udostępnia się dla celów służbowych i naukowo-badawczych. 2. Do celów służbowych akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania, zgodnie z pisemną dyspozycją kierownika komórki organizacyjnej, w której akta powstały. 3. Wypożyczanie akt do celów służbowych poza CBA może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach, wyłącznie za zgodą Szefa CBA. 4. Do korzystania z zasobu archiwum przez osoby trzecie konieczna jest każdorazowo pisemna zgoda Szefa CBA. 5. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach. 6. Archiwum udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe. W miejscu wypożyczonych akt wstawia się zastawnik zawierający sygnaturę akt, datę wypożyczenia i termin zwrotu. 7. Nie wolno wypożyczać: 1) akt zastrzeżonych przez jednostkę, która przekazała je do archiwum; 2) akt uszkodzonych; 3) materiałów ewidencyjnych archiwum; 4) poszczególnych dokumentów wyjętych z teczek. Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 4

5 8. Korzystający z dokumentacji ponosi odpowiedzialność służbową za udostępnione mu akta i ich zwrot w oznaczonym terminie. 9. Przy zwrocie dokumentacji funkcjonariusz archiwum zobowiązany jest: 1) sprawdzić jej stan; 2) odnotować fakt zwrócenia akt na karcie udostępniania w obecności zwracającego; 3) usunąć zastawnik, o którym mowa w ust W wypadku stwierdzenia braku lub uszkodzeń dokumentacji, pracownik archiwum sporządza stosowny protokół, który podpisuje wypożyczający akta i jego zwierzchnik oraz pracownik archiwum. 11. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych akt lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi przechowuje pracownik archiwum w specjalnej teczce, trzeci przekazuje kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczyła, w celu wyjaśnienia sprawy i podjęcia stosownej decyzji o wyciągnięciu konsekwencji w stosunku do wypożyczającego akta. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania. 15. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego Mariusz Kamiński Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 5

6 Załącznik Nr 1 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik1.pdf Załącznik Nr 2 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik2.pdf Załącznik Nr 3 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik3.pdf Załącznik Nr 4 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik4.pdf Karta Udostępnienia Akt Załącznik Nr 5 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik5.pdf Załącznik Nr 6 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik6.pdf Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 6

7 Załącznik Nr 7 do Decyzji Nr 46/07 Zalacznik7.pdf Id: 1C72B1CB A15-BDFD-BEE006C2D959. Uchwalony Strona 7