INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia 31/2010 INSTRUKCJA w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach Grębocice 2010

2 SPIS TREŚCI WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW 3 I. CEL INSTRUKCJI 4 II. AKTY PRAWNE 4 III. POJĘCIA UŻYWANE W INSTRUKCJI 4 IV. KWALIFIKACJA ARCHIWALNA DOKUMENTACJI ZEASIP 5 V. PERSONEL SKŁADNICY AKT 5 VI. LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE 6 VII. PRZYJMOWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 7 VIII. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT I JEJ EWIDENCJA 8 IX. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT OSOBOWYCH 9 X. KORZYSTANIE Z ZASOBU SKŁADNICY AKT 9 XI. WYDZIELENIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ 10 XII. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI ZEASIP 11 XIII. KONTROLA SKŁADNICY AKT 11 XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 11 2

3 WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW ZAŁĄCZNIK 1: OPIS TECZKI AKTOWEJ 12 ZAŁĄCZNIK 2: OPIS TECZKI AKT OSOBOWYCH 13 ZAŁĄCZNIK 3: SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY 14 ZAŁĄCZNIK 4: WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH 15 ZAŁĄCZNIK 5: KARTA UDOSTĘPNIANIA AKT 16 ZAŁĄCZNIK 6: REJESTR AKT UDOSTĘPNIONYCH ZE SKŁADNICY 17 ZAŁĄCZNIK 7: KARTA ZASTĘPCZA AKT 18 ZAŁĄCZNIK 8: PROTOKÓŁ W SPRAWIE ZAGINIĘCIA/ USZKODZENIA/ BRAKÓW W AKTACH 19 ZAŁĄCZNIK 9: PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ 20 ZAŁĄCZNIK 10: SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA 21 3

4 I. CEL INSTRUKCJI 1. Celem instrukcji jest ustalenie trybu postępowania przy gromadzeniu, przechowywaniu, udostępnianiu, ewidencjonowaniu i brakowaniu zasobu archiwalnego w Zespole Ekonomiczno- Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach (dalej zwanym ZEASiP). 2. Zakres instrukcji archiwalnej obejmuje czynności związane z przejmowaniem akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, przechowywaniem zgromadzonego zasobu archiwalnego, prowadzeniem obowiązującej ewidencji zasobu archiwalnego, udostępnianiem oraz brakowaniem dokumentacji kategorii B, której okres przechowywania minął zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Składnica akt podlega Dyrektorowi ZEASiP. II. AKTY PRAWNE Podstawę regulacji prawnych przyjętych w niniejszej Instrukcji stanowią następujące akty prawne: - Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673, ze zmianami). - Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375). - Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DZ. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). III. POJĘCIA UŻYWANE W INSTRUKCJI - Akta pisma utrwalające czynności urzędowe powstałe w poszczególnych komórkach ZEASiP i wpływające do ZEASiP - Dokumentacja niearchiwalna wszelka dokumentacja niestanowiąca materiałów archiwalnych o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. - Składnica akt miejsce gromadzenia i przechowywania dokumentacji zbędnej w pracy bieżącej komórek organizacyjnych. - Jednolity rzeczowy wykaz akt rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna akt powstałych w toku działalności ZEASiP. - Kategoria archiwalna oznaczenie wartości archiwalnej akt przy pomocy symboli A, B, Bc, BE. - Kwalifikacja archiwalna zaliczenie do odpowiednich kategorii archiwalnych akt komórek organizacyjnych. - Akta osobowe akta dotyczące danych osobowych i przebiegu pracy poszczególnych pracowników. - Spis zdawczo-odbiorczy akt spis akt przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne do składnicy akt. - Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych zbiorcze zestawienie spisów zdawczo-odbiorczych akt poszczególnych komórek. - Archiwista pracownik wyznaczony do prowadzenia składnicy akt. - Osoba upoważniona pracownik zatrudniony w ZEASiP lub osoba z zewnątrz mająca zgodę na korzystanie z zasobu archiwalnego. 4

5 - Brakowanie usuwanie ze zbiorów składnicy akt zdezaktualizowanej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Metr bieżący akt - taka ilość akt, jaka mieści się na jednym metrze bieżącym półki, przy ułożeniu dokumentów ściśle przy sobie systemem bibliotecznym. - Jednostka organizacyjna, ZEASiP Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół i Przedszkola w Grębocicach. - Jednostka oświatowa jednostka oświatowa z terenu Gminy Grębocice, obsługiwana przez ZEASiP. Jednostkami oświatowymi są: Szkoła Podstawowa w Grębocicach, Szkoła Podstawowa w Rzeczycy, Gimnazjum w Grębocicach, Przedszkole Publiczne w Grębocicach. - Komórka organizacyjna działy wyodrębnione w strukturze organizacyjnej ZEASiP. - Archiwum Państwowe Archiwum Państwowe we Wrocławiu i Oddział Archiwum Państwowe w Legnicy. IV. KWALIFIKACJA ARCHIWALNA DOKUMENTACJI ZEASiP 1. W ZEASiP występuje dokumentacja nieposiadająca wartości historycznej, zwana dokumentacją niearchiwalną. 2. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się w jednolitym rzeczowym wykazie akt symbolu B z tym, że: - symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb ZEASiP oraz dla celów kontrolnych, (np. akta spraw załatwionych w roku 2010, oznaczone symbolem B5, mogą być przekazane na makulaturę po 1 stycznia roku 2016). - symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych, ale w porozumieniu i za zgodą pracownika sprawującego nadzór nad składnicą akt oraz na podstawie zgody Archiwum Państwowego. 3. Dokumentacji oznaczonej symbolem A nie wytwarza się w Zespole Ekonomiczno- Administracyjnym Szkół i Przedszkola w Grębocicach. 4. Dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem B, przechowuje się przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. V. PERSONEL SKŁADNICY AKT 1. Składnicę akt ZEASiP prowadzi pracownik, któremu przydzielono dodatkowe zadanie archiwisty. 2. Archiwista powinien posiadać odpowiednie wiadomości, zdolności organizacyjne oraz winien być sumienny w wykonaniu powierzonych mu czynności. Do wiadomości fachowych należy zaliczyć przede wszystkim znajomość podstawowych zasad pracy archiwalnej oraz znajomość zakresu działania i czynności poszczególnych komórek organizacyjnych i wykazu akt. 5

6 3. Do obowiązków archiwisty należy: - współpraca z komórkami organizacyjnymi ZEASiP w zakresie udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania z aktami, - przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych akt oraz sprawdzanie ich ze spisem zdawczo-odbiorczym, - sprawdzenia prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej, porządkowanie akt w przypadku, gdy w składnicy akt znajdują się akta nie opracowane, - przechowywanie przyjętych akt w należytym porządku i właściwe ich zabezpieczenie, - prowadzenie ewidencji archiwalnej, - udostępnianie dokumentacji znajdującej się w składnicy akt, - inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, uczestniczenie w pracach komisji brakowania akt, - dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd składnicy akt. VI. LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE 1. Lokal składnicy akt znajduje się w wydzielonym pomieszczeniu w budynku Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół i Przedszkola w Grębocicach. 2. Pomieszczenie, w którym znajduje się składnica akt powinno być suche, z możliwością przewietrzenia i dostatecznie oświetlone energią elektryczną. Lokal składnicy akt należy zabezpieczyć przed działaniem promieni słonecznych zawieszając w oknach odpowiednie rolety. Co najmniej raz w roku należy przeprowadzać gruntowne sprzątanie składnicy akt. W lokalu znajdują się dwie kratki wentylacyjne. Należy utrzymywać stałą temperaturę (14-20 C) oraz wilgotność w granicach 45-60%. 3. Lokal należy zabezpieczyć przed pożarem i włamaniem, a także przed innymi niebezpieczeństwami mogącymi spowodować ubytek lub zniszczenie dokumentacji. Drzwi do składnicy akt winny być metalowe, zaopatrzone w zamek. W pomieszczeniach składnicy akt obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu oraz przechowywania materiałów łatwopalnych. Ponadto w pomieszczeniu składnicy akt należy ustawić gaśnice proszkowe. 4. Składnica akt wyposażona jest w regały metalowe z drewnianymi półkami, dostosowane do wymiarów dokumentacji. Ponadto w pomieszczeniu znajduje się biurko i krzesło. Regały ustawia się prostopadle do ścian. Odstępy między regałami nie powinny być mniejsze niż 70 cm, aby umożliwić swobodny dostęp do akt. Regały i półki są ponumerowane. 5. Prawo wstępu do składnicy akt mają: - pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, - jego bezpośredni przełożeni, - pozostali pracownicy ZEASiP w obecności archiwisty, - upoważnione organy kontroli wewnętrznej i zewnętrznej za okazaniem stosownego upoważnienia, w tym przedstawiciel archiwum państwowego. 6. Po zakończeniu pracy w składnicy akt, pomieszczenie jest zamykane. Klucz znajduje się w sekretariacie ZEASiP. 6

7 VII. PRZYJMOWANIE AKT Z KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 1. Do składnicy akt przyjmowana jest dokumentacja spraw ostatecznie załatwionych, w stanie uporządkowanym, po nie więcej niż 2 latach przechowywania ich w komórkach organizacyjnych. Poprzez porównanie odpowiednich haseł z wykazu akt i spisu akt przekazanych do składnicy akt stwierdza się, czy w danym roku komórki organizacyjne oddały do składnicy wszystkie akta. 2. Przez porządkowanie akt należy rozumieć: a) w odniesieniu do akt kat. B25: - ułożenie pism w teczkach sprawami w kolejności wynikającej ze spisu spraw, najwcześniejsza sprawa w obrębie roku winna znajdować się na początku, a ostatnia na spodzie teczki, - ułożenie pism w obrębie sprawy chronologicznie od pisma rozpoczynającego sprawę na wierzchu do kończącego sprawę na spodzie, - usunięcie z teczek wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki, klamry), - wyłączenie spośród, wtórników pism, brudnopisów, - ponumerowanie wszystkich zapisanych stron ołówkiem (w prawym górnym rogu, a na odwrocie w lewym), - zszycie i opisanie teczek. b) w odniesieniu do pozostałych akt kat. B: - zszycie i opisanie teczek. 3. Prawidłowo opisana teczka winna zawierać następujące elementy: - na środku u góry nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej - w lewym górnym rogu znak akt, tj. symbol komórki organizacyjnej i symbol hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, - w prawym górnym rogu kategorię archiwalną akt i okres przechowywania, np. B5, - na środku tytuł, czyli hasło klasyfikacyjne z wykazu akt rozwinięte o rodzaj akt zawartych w teczce, oraz nazwę jednostki oświatowej której akta dotyczą, - pod tytułem daty skrajne - w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, która składa się z numeru spisu zdawczoodbiorczego łamanego przez kolejny numer pozycji w danym spisie, pod którym teczka została ujęta (np. 10/2), - na środku teczki pod datą w odniesieniu do akt kategorii B25 podaje się ilość zapisanych stron zawartych w teczce. Wzór prawidłowo opisanej teczki aktowej przedstawia załącznik nr Teczki aktowe układa się i spisuje w porządku wynikającym z kolejności haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt. 5. Do akt zdawanych do składnicy akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak: kartoteki, spisy, skorowidze, dzienniki. 6. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór zał. nr 3), sporządzonego w trzech egzemplarzach, który podpisuje kierownik komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego pracownik oraz archiwista, po stwierdzeniu prawidłowości sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego i prawidłowym przygotowaniu akt do przekazania do składnicy akt. Akta kat. B25 ujmuje się w osobnym spisie zdawczoodbiorczym. 7

8 7. Pod jedną pozycją spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonuje się wyłącznie jedną teczkę aktową. 8. Numer, pod którym dana teczka aktowa została zaewidencjonowana w spisie zdawczoodbiorczym, komórki organizacyjne wpisują na teczkę w lewym dolnym rogu. 9. Jeżeli archiwista stwierdzi, że akta nie zostały należycie przygotowane do przekazania, wstrzymuje ich przyjęcie i domaga się uzupełnienia braków. W przypadku odmowy ze strony przekazującej akta komórki organizacyjnej, archiwista informuje o zaistniałym fakcie swoich przełożonych. 10. W uzasadnionych przypadkach (np. likwidacja komórki organizacyjnej) składnica akt może przyjąć akta w stanie nieuporządkowanym, jednak tylko na podstawie spisu zdawczoodbiorczego lub protokołu przyjęcia. 11. Po przyjęciu akt archiwista rejestruje spis zdawczo odbiorczy w wykazie spisów zdawczoodbiorczych (zał. nr 4) i nadaje temu spisowi odpowiedni numer, a następnie zwraca komórce organizacyjnej jeden egzemplarz tego spisu. 12. W składnicy akt pozostają dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego, spośród których jeden jest odkładany do teczek zbiorczych spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi do teczek z ewidencją, prowadzonych osobno dla każdej komórki organizacyjnej. 13. Po zarejestrowaniu spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów archiwista uzupełnia na teczkach sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego. VIII. PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT I JEJ EWIDENCJA 1. Zasady przechowywania dokumentacji: a) teczki z dokumentacją układa się wg jednostek oświatowych, których ona dotyczy, na osobnych półkach. Teczki z dokumentacją dotyczącą ZEASiP układa się wg komórek organizacyjnych na osobnych półkach. Wydziela się przy tym akta kat. B25. b) poszczególne teczki w ramach jednostek oświatowych lub komórek organizacyjnych (w przypadku akt ZEASiP) układa się w kolejności wynikającej ze spisów zdawczoodbiorczych wg sygnatur archiwalnych, c) teczki układa się na półkach tak aby nie były one zbyt ściśnięte, d) w zależności od kształtu i formatu akt można stosować następujące systemy układania akt: - pionowy (biblioteczny) dla ksiąg oprawionych oraz teczek, - poziomy teczka na teczce. 2. Ewidencja archiwalna: Akta przechowywane w składnicy akt muszą być objęte prowadzoną na bieżąco ewidencją. Środkami ewidencyjnymi są: - spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 3), które przechowuje się w oddzielnej teczce, - wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 4), w którym rejestruje się wpływające do składnicy akt spisy zdawczo-odbiorcze (numeracja poszczególnych spisów zdawczoodbiorczych powinna być ciągła, a nie oddzielna dla każdego roku), - karty udostępniania akt (załącznik nr 5), służące do udostępniania lub wypożyczania akt 8

9 ze składnicy akt; przechowuje się je przez okres dwóch lat, układając chronologicznie wg dat, - rejestr akt wypożyczonych ze składnicy (załącznik nr 6), - protokół w sprawie zaginięcia/ uszkodzenia/ braków w wypożyczonych aktach (załącznik nr 8), - protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 9), - spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (załącznik nr 10), - skorowidz alfabetyczny do akt osobowych. IX. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA AKT OSOBOWYCH 1. Akta osobowe winny być przekazywane do składnicy akt w stanie uporządkowanym i na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Przez uporządkowanie akt osobowych należy rozumieć: - wyłączenie spośród akt nieistotnej dokumentacji o charakterze manipulacyjnym, - wyłączenie spośród akt wszystkich oryginalnych dokumentów lub ich uwierzytelnionych odpisów i przekazanie ich pracownikowi, - usunięcie spośród akt wszystkich części metalowych (spinacze, zszywki itp.), - ułożenie akt w porządku chronologicznym tak, aby pismo najwcześniejsze znalazło się na wierzchu a najnowsze na spodzie, - zszycie akt po uprzednim wzmocnieniu ich grzbietu tekturką, - ponumerowanie każdej zapisanej strony akt ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym rogu, - ułożenie akt w kopertach lub teczkach, - opisanie kopert lub teczek (załącznik nr 2). 3. Kopertom lub teczkom z aktami osobowymi należy nadać układ alfabetyczny z numeracją od 1 pierwszej koperty w obrębie każdej litery alfabetu. 4. Ewidencję archiwalną akt osobowych winien stanowić skorowidz alfabetyczny odzwierciedlający układ akt osobowych określony w punkcie 3. X. KORZYSTANIE Z ZASOBU SKŁADNICY AKT 1. Przez korzystanie z zasobu archiwalnego rozumie się udostępnianie akt do celów służbowych komórkom organizacyjnym, a także osobom trzecim. 2. Dla potrzeb służbowych akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania akt (załącznik nr 5), wypełnionej i podpisanej przez osobę, która wypożycza akta, za zgodą kierownika komórki organizacyjnej z której akta pochodzą. 3. Korzystanie z zasobu archiwalnego odbywa się w zasadzie na miejscu składnicy akt pod nadzorem archiwisty. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza pomieszczenie składnicy akt, ale na okres nie dłuższy niż 2 miesiące. 4. Korzystający z zasobu archiwalnego ponosi odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. 5. Archiwista potwierdza na karcie udostępniania akt, w obecności osoby zwracającej akta, odbiór 9

10 udostępnionych akt. 6. Udostępnia się całe teczki aktowe, a nie poszczególne pisma wyjęte z teczek. 7. Przy odbiorze akt, w razie stwierdzenia zaginięcia lub uszkodzenia akt, archiwista sporządza protokół który podpisują wypożyczający akta i jego zwierzchnik (załącznik nr 8). Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz załącza się w miejsce zagubionych lub uszkodzonych akt, drugi egzemplarz przechowuje się w składnicy akt w osobnej teczce. Ponadto, w spisie zdawczo-odbiorczym dokonuje się odpowiedniego wpisu o zaginięciu lub uszkodzeniu akt. 8. Za zagubienie lub uszkodzenie akt ponosi się odpowiedzialność służbową. 9. Teczki aktowe wyszukiwane są w składnicy akt wyłącznie przez archiwistę, który w miejsce wyjętych z półek akt wkłada karty zastępcze (załącznik nr 7). 10. Udostępnianie akt osobom trzecim oraz wypożyczanie akt w uzasadnionych przypadkach np. na żądanie organów kontrolnych poza siedzibę ZEASiP wymaga zgody dyrektora ZEASiP, odbywa się także na podstawie karty udostępniania wypełnionej przez pracownika składnicy akt. XI. WYDZIELENIE I BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ 1. Wydzielenie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza się gdy upłynie termin przechowywania dokumentacji. 2. Wydzielenie akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji powołanej przez dyrektora ZEASiP wchodzą: główny księgowy, archiwista, oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta są brakowane. Komisja ma prawo przedłużyć okres przechowywania akt w składnicy akt. 3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej obejmuje następujące czynności: - przejrzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt w celu ustalenia tych akt, których okres przechowywania w składnicy akt już minął, - wyłączenie spośród akt poszczególnych komórek organizacyjnych dokumentacji przewidzianej do brakowania i umieszczenia jej w oddzielnym miejscu w porządku, w jakim występuje w spisie akt brakowanych, - dokonanie komisyjnej oceny przydatności akt przeznaczonych do wybrakowania. 4. Akta wydzielone przez komisję brakowania ujmuje się w spisie dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia (w dwóch egzemplarzach załącznik nr 10). 5. Z czynności związanych z brakowaniem akt komisja sporządza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej ( w dwóch egzemplarzach załącznik nr 9). 6. Protokół brakowania oraz spisy dokumentacji brakowanej podpisują członkowie komisji i przekazują dyrektorowi ZEASiP. 7. Jeden egzemplarz protokołu oraz spisu należy przesłać do Archiwum Państwowego w celu 10

11 uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 8. Archiwum Państwowe po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku brakowania wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz zgody należy dołączyć do wniosku brakowania, na podstawie drugiego egzemplarza akta winny być przekazane na makulaturę lub zniszczone. 9. Po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego akta przeznaczone do zniszczenia powinny być doprowadzone do stanu uniemożliwiającego odtworzenie ich treści. Wybrakowanie akt należy odnotować w spisach zdawczo-odbiorczych w rubryce 8, wpisując datę ich wybrakowania i numery zgody Archiwum Państwowego. 10. Po fizycznym zniszczeniu akt protokół zniszczenia należy dołączyć do wniosku brakowania. XII. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI ZEASiP 1. W przypadku reorganizacji wewnątrz ZEASiP polegającej na przejęciu zakresu czynności danej komórki organizacyjnej przez inne komórki należy: - akta spraw zakończonych przekazać do składnicy akt, - akta spraw znajdujących się w toku przekazać do kontynuowania komórce organizacyjnej przejmującej kompetencje komórki likwidowanej, a w przypadku całkowitej likwidacji komórki organizacyjnej bez przejęcia i kontynuowania jej działalności przez inne komórki organizacyjne wszystkie akta należy przekazać do składnicy akt. Przekazanie winno być udokumentowane protokołem podpisanym przez kierowników komórek, które podlegają reorganizacji/ likwidacji. 2. W przypadku całkowitej likwidacji ZEASiP zasób archiwalny przekazuje się sukcesorowi. XIII. KONTROLA SKŁADNICY AKT 1. Prawo kontroli składnicy akt mają: - dyrektor ZEASiP oraz osoby upoważnione przez dyrektora, - upoważnieni przedstawiciele organów kontroli (NIK, prokuratura), - przedstawiciele państwowej służby archiwalnej. 2. Z każdej kontroli składnicy akt ZEASiP sporządza się protokół. 3. Dyrektor jest zobowiązany ustosunkować się do zaleceń pokontrolnych oraz zapewnić ich realizację. XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Postanowienia instrukcji archiwalnej mogą być nowelizowane i uzupełniane na mocy zarządzenia wewnętrznego dyrektora ZEASiP i po uzgodnieniu z Archiwum Państwowym. 11

12 12

13 ZAŁĄCZNIK NR 1 OPIS TECZKI AKTOWEJ (nazwa jednostki organizacyjnej) (nazwa komórki organizacyjnej) (znak akt) (kategoria archiwalna) tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji i nazwę jednostki oświatowej, której akta dotyczą) (roczne daty krańcowe akt) (liczba zapisanych stron w odniesieniu do akt kat. B-25) (sygnatura archiwalna) 13

14 ZAŁĄCZNIK NR 2 OPIS TECZKI AKT OSOBOWYCH (nazwa jednostki organizacyjnej) (nazwa komórki organizacyjnej) (znak akt) B 50 AKTA OSOBOWE nazwisko i imię pracownika Imię ojca ( w przypadku powtarzania się imienia i nazwiska) data zatrudnienia (dd/mm/rrr przyjęcia i zwolnienia z pracy) daty skrajne (numer ewidencyjny) (liczba zapisanych stron) 14

15 ZAŁĄCZNIK NR 3 (pieczątka zakładu pracy) SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT nr lp. znak teczki (wg wykazu) tytuł teczki lub tomu daty skrajne OD - DO kat. akt liczba teczek miejsce przechowywa nia akt (nr regału, półki) data zniszczenia akt Rubryki 7 i 8 wypełnia pracownik składnicy akt Przekazujący akta Dyrektor Przejmujący akta 15

16 ZAŁĄCZNIK NR 4 WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH nr spisu data przyjęcia akt nazwa komórki organizacyjnej przekazującej akta pozycji spisu liczba teczek uwagi

17 Karta udostępnienia akt nr **) ZAŁĄCZNIK NR 5 Pieczątka komórki organizacyjnej Data 20..r. Termin zwrotu akt **) **) Proszę o udostępnienie*) wypożyczenie akt powstałych w komórce organizacyjnej... z lat. o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania *) odbioru*) Pana/Panią. Imię i nazwisko Zezwalam na udostępnienie *)- wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt Podpis *) Niepotrzebne skreślić **) Wypełnia archiwum zakładowe Data i podpis verte Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie Akt tomów.. kart.. Adnotacje o zwrocie akt : Data:.. Podpis Akta zwrócono do składnicy akt Podpis oddającego Dnia... Podpis odbierającego 17

18 ZAŁĄCZNIK NR 6 lp. nr karty REJESTR AKT UDOSTĘPNIONYCH ZE SKŁADNICY AKT nazwa komórki organizacyjnej wypożyczającej akta W ROKU tytuł teczki sygnatura archiwalna akt data zwrotu akt podpis 18

19 ZAŁĄCZNIK NR 7 KARTA ZASTĘPCZA AKT. NAZWA AKT:.. Lp. data wypożyczenia imię i nazwisko wypożyczającego akta akta wydał termin zwrotu 19

20 ZAŁĄCZNIK NR 8 (pieczątka zakładu pracy) PROTOKÓŁ sporządzony dnia w sprawie: zaginięcia / uszkodzenia / braków w wypożyczonych aktach. Akta nr teczka z roku wypożyczone ze składnicy akt dnia 1/ zaginęły 2/ uległy zniszczeniu, a mianowicie przez 3/ mają niżej wykazane braki, stwierdzone przy odbiorze akt Grębocice, dnia Podpis osoby wypożyczającej akta Podpis pracownika składnicy akt Podpis dyrektora 20

21 ZAŁĄCZNIK NR 9 (pieczątka zakładu pracy) PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ 1. Komisja w składzie: dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości mb i stwierdza, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Dnia Podpisy członków komisji: załączniki: kart spisu 21

22 ZAŁĄCZNIK NR 10 (pieczątka zakładu pracy) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA lp. nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego znak teczki (symbol z wykazu akt) tytuł teczki daty skrajne liczba teczek uwagi Ogółem teczek: Ogółem pozycji: Podpisy członków komisji: 22