Załącznik nr 1 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia CZĘŚĆ III ZAMÓWIENIA I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa spotkania z przedstawicielami Urzędów Marszałkowskich. W skład zamówienia wchodzi: o Zapewnienie sali konferencyjnej dla uczestników w miejscu organizacji spotkania. o Zapewnienie obsługi cateringowej dla uczestników w miejscu organizacji spotkania. o Zapewnienie bazy noclegowej ze śniadaniem dla 30 uczestników w miejscu organizacji spotkania (jedna lub dwie doby). o Wykonanie imiennych identyfikatorów dla uczestników. II. Termin: Spotkanie dwudniowe w dniach 5-6 grudnia 2013 roku. III. Liczba uczestników: Przewidywana liczba uczestników - 40 osób. W przypadku uczestnictwa w spotkaniu mniej niż 40 osób, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie pomniejszone o koszt wyżywienia (w przypadku osób nie korzystających z noclegu) oraz wyżywienia i noclegu (w przypadku osób korzystających z bazy noclegowej ze śniadaniem) w przeliczeniu na 1 osobę. Na 3 dni robocze* przed terminem spotkania Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę z ostateczną liczbą uczestników. Lista ta będzie podstawą do przygotowania odpowiedniej liczby posiłków i miejsc noclegowych oraz do późniejszych rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. W tym terminie Zamawiający przekaże również Wykonawcy informację o dokładnych godzinach serwowania posiłków. *Dni robocze obejmują dni od poniedziałku do piątku. IV Lokalizacja: hotel o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy, zlokalizowany w Centrum Warszawy do 1 km od Dworca Centralnego (odległość liczona drogą publiczną za pomocą narzędzia mapy google). W przypadku konieczności dojazdu komunikacją miejską wymagane jest bezpośrednie połączenie spod dworca do hotelu (bez konieczności przesiadki). 1
Wykonawca zobowiązany jest do podania w złożonej ofercie informacji na temat proponowanego miejsca szkolenia (nazwa i adres obiektu) oraz ewentualnego połączenia komunikacją miejską. Ad I. o Zapewnienie sali konferencyjnej. Sala musi być komfortowa, przestronna, dobrze oświetlona, zapewniająca odpowiednią akustykę. Ponadto, musi zostać dostosowana do specyfiki spotkania i liczby uczestników. Sala nie może posiadać konstrukcji architektonicznych stanowiących barierę, np. kolumny utrudniające widoczność. Salą szkoleniową w rozumieniu Zamawiającego nie jest pomieszczenie, w którym serwowane są posiłki. Powierzchnia sali nie mniej niż 80 m 2, mieszcząca 40 osób, w kształcie kwadratu lub prostokąta; Miejsca siedzące dla każdego uczestnika powinny być ustawione w układzie teatralnym. Krzesła konferencyjne powinny mieć miękkie oparcie i siedzisko oraz dołączony pulpit, umożliwiający wykonywanie notatek przez uczestników konferencji; Cztery miejsca siedzące przy stole prezydialnym dla prelegentów - każde miejsce wyposażone w mikrofon oraz krzesło odpowiednie dla stołu prezydialnego; stół prezydialny przykryty suknem sięgającym do podłogi; Możliwość podłączenia laptopa na stole konferencyjnym do przeprowadzenia prezentacji (z okablowaniem); Bezprzewodowy Internet; Zaplecze sanitarne; Wyposażenie sali w niezbędny sprzęt tj.: - projektor multimedialny 1szt., - laptop 1 szt., - ekran przenośny lub ścienny 1szt., - mikrofon bezprzewodowy 3 szt., - nagłośnienie, - klimatyzacja, - krzesła konferencyjne wyściełane 40 szt. - stół prezydialny o długości ok. 5 m dla prelegentów- 1 szt., - kosz na śmieci 4 szt. 2
Inne: woda mineralna w szklanych butelkach 0,33 l, gazowana i niegazowana na stole prezydialnym (donoszona w razie potrzeby), serwis kawowy obok sali konferencyjnej (dostępny w czasie trwania spotkania). Godziny wynajęcia Sali na dwa dni: 9.00 17.00 każdego dnia o Zapewnienie obsługi cateringowej bufet powitalny, całodzienny serwis kawowy, obiad, kolacja. Bufet powitalny (w formie szwedzkiego stołu) od 9.30 (tylko pierwszego dnia): kanapki typu tartinki donoszone w razie potrzeby (na białym i ciemnym pieczywie, z wędlinami, rybami, serami i warzywami), przekąski typu koreczki (z wędlinami, rybami, serami, warzywami, owocami), 3 rodzaje ciast, owoce krojone (mango, melon, arbuz, winogrona, pomarańcze), świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko, cukier, cytryna, soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy, porzeczkowy uzupełniane w razie potrzeby), Serwis kawowy dwudniowy od godz. 9.30, w bezpośrednim sąsiedztwie sali (uzupełniany na bieżąco): kawa z ekspresu, mleko, cukier, herbata (woda w warniku) - 3 rodzaje herbat w torebkach, cytryna, cukier, woda mineralna w szklanych butelkach 0,33 l, gazowana i niegazowana, soki owocowe w dzbankach (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy), ciasteczka francuskie z nadzieniem, 3 rodzaje kruchych ciasteczek i/lub ciast, Śniadanie dla osób korzystających z noclegu zgodnie z menu hotelowym Obiad zasiadany w formie szwedzkiego stołu każdego dnia: 3
2 rodzaje zup do wyboru, 3 drugie dania do wyboru (mięsne, rybne, wegetariańskie), 3 rodzaje surówek i/lub sałatek, w tym z warzyw gotowanych na parze, deser, owoce krojone (mango, melon, pomarańcze, grejpfruty), kawa z ekspresu, mleko, cukier, herbata (woda w warniku) - 3 rodzaje herbat w torebkach, cytryna, cukier, soki owocowe w dzbankach (jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy), Kolacja pierwszego dnia zgodnie z menu hotelowym Ponadto: Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych niejednorazowego użytku; Napoje zimne serwowane będą w szklankach; Do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe; Użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana; Przygotowane zostaną stoły koktajlowe (minimum 12 sztuk) wraz z nakryciem (skirtingi); Stoły obiadowe zostaną nakryte obrusami; Użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone; Wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane; Posiłki muszą być przygotowane na miejscu z produktów świeżych i wysokiej jakości; Żadne posiłki nie mogą być serwowane na korytarzu hotelu/ośrodka szkoleniowego oraz w sali konferencyjno-szkoleniowej; Zamawiający zastrzega, aby obiad podany został w pomieszczeniach zarezerwowanych wyłącznie dla uczestników szkolenia lub z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkolenia, z miejscami siedzącymi. Na 5 dni kalendarzowych przed terminem spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji jadłospis obiadów. Zamawiający w terminie 2 dni kalendarzowych dokona akceptacji 4
jadłospisu lub zgłosi uwagi. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić uwagi i przekazać jadłospis do ponownej akceptacji w ciągu 1 dnia od dnia zgłoszenia uwag przez Zamawiającego. o Zapewnienie noclegu ze śniadaniem dla 30 uczestników: pokoje 1-osobowe z łazienką. Wykonawca zapewni noclegi przed pierwszym dniem szkolenia dla około 15 20 osób oraz noclegi dla 30 osób pomiędzy pierwszym i drugim dniem szkolenia Uwaga: faktyczna liczba uczestników, którzy skorzystają z noclegu może ulec zmianie. Wynagrodzenie Wykonawcy uwzględniać będzie faktyczną liczbę wykorzystanych miejsc noclegowych. Na 3 dni robocze przed terminem spotkania Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę z ostateczną liczbą osób korzystających z noclegów w poszczególnych dniach. o Wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów oraz uczestników. a) format: 57 x 90 mm; b) materiał: tworzywo sztuczne; c) sposób zapięcia: metalowy klips z małą agrafką lub smycz; d) wkładka imienna; e) nadruk na wkładce: kolorowy. Na wkładce imiennej do identyfikatorów należy umieścić: logotyp Narodowej Strategii Spójności, flagę Unii Europejskiej, imię i nazwisko uczestnika/prowadzącego/prelegenta wraz ze stanowiskiem służbowym, Wkładki imienne do identyfikatorów powinny być przygotowane w oparciu o dokument Strategia komunikacji Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 oraz załącznik do Strategii Komunikacji: Księga identyfikacji wizualnej NSS dokumenty dostępne na stronie internetowej: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx 5