Załącznik do Zarządzenia Starosty Lubelskiego Nr 32/2015 z dnia 27 kwietnia 2015 r. Powiat Lubelski Procedura Nadzór nad dokumentacją Starostwa Powiatowego w Lublinie Numer: PR-01 Strona: 1 z 7
Starostwo Powiatowe w Lublinie ul. Spokojna 9 20-074 Lublin tel. 81 528 66 00 fax. 81 528 66 01 e-mail: starostwo@powiat.lublin.pl WYDANIE 06 Numer: PR-01 Strona: 2 z 7
Spis treści 1. Cel procedury... 4 2. Przedmiot i zakres stosowania procedury... 4 3. Terminologia... 4 4. Odpowiedzialność i sposób postępowania... 4 5. Zapisy... 6 6. Załączniki... 6 7. Dokumenty związane... 6 8. Tabela zmian... 7 Numer: PR-01 Strona: 3 z 7
1. Cel procedury Zagwarantowanie, że dokumentacja SZJ jest: 1. opracowywana, weryfikowana i wdrażana w oparciu o ustalone zasady, 2. odpowiednio zarządzana przez właściwe jej przeglądanie, aktualizację, ewidencjonowanie zmian i archiwizację, 3. dostępna dla pracowników w serwisie intranetowym Systemu Zarządzania Jakością. 2. Przedmiot i zakres stosowania procedury Procedura dotyczy następujących grup dokumentów: 1. Księgi jakości 2. Księgi zarządzania procesami 3. Kart spraw 4. Procedur systemowych Z wyjątkiem działań w zakresie okresowego przeglądu dokumentacji oraz monitorowania aktualności dokumentów przez pracowników Starostwa, procedura nie ma zastosowania do: 1. zarządzeń Starosty, 2. uchwał Rady Powiatu, 3. informacji publikowanych na stronach www, 4. zewnętrznych aktów prawnych. 3. Terminologia Dokument - informacja i jej nośnik. PRZYKŁAD Zapis, specyfikacja, dokument procedury, rysunek, raport, norma. UWAGA 1 Nośnikiem może być papier, dysk komputerowy magnetyczny, elektroniczny lub optyczny, fotografia lub próbka wzorcowa, albo kombinacja powyższych. UWAGA 2 Zbiór dokumentów, na przykład specyfikacje i zapisy, często nazywa się dokumentacją. UWAGA 3 Niektóre wymagania (np. wymagania dotyczące czytelności) dotyczą wszystkich rodzajów dokumentów, jakkolwiek inne mogą być wymagania dotyczące specyfikacji (np. wymaganie dotyczące nadzorowania nowelizacji) i zapisów (np. wymaganie dotyczące wyszukiwania). 4. Odpowiedzialność i sposób postępowania Działanie Stanowisko Opis postępowania Określić potrzebę zmian w Pracownik 1. W przypadku stwierdzenia potrzeby dokonania zmian w dokumentacji SZJ, dokumentacji SZJ Starostwa/Naczelnik należy złożyć pisemny wniosek w sprawie zmiany stanowiący załącznik Nr 1. i przygotować projekt Wydziału Wyczerpująco opisana zmiana może być traktowana jako projekt dokumentu. dokumentu W przeciwnym przypadku projekt dokumentu załączyć do wniosku. 2. Wniosek skierować do Pełnomocnika ds. SZJ. Zdecydować o zaakceptowaniu zgłoszonej potrzeby zmiany w dokumentacji SZJ Pełnomocnik ds. SZJ 1. Właściciel procesu ocenia zasadność zgłoszenia i opiniuje przyjęcie albo odrzucenie wniosku o zmianę. W razie potrzeby występuje do pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za dane zadanie, celem uzyskania ich opinii. 2. Pełnomocnik decyduje o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku. 3. Rozpatrzenia wniosku nie powinien przekroczyć 5 dni roboczych. Numer: PR-01 Strona: 4 z 7
Poinformować Pełnomocnik ds. SZJ 1. Poinformować wnioskującego o przyczynie odrzucenia wniosku. wnioskodawcę o odrzuceniu propozycji zmian w dokumentacji SZJ Zweryfikować projekt pod kątem zmian w zapisach i integralności dok. SZJ Właściciel procesu/pełnomocnik ds. SZJ 1. Zweryfikować czy zmiany w dokumentacji spowodują zmiany w zapisach SZJ. Jeśli powodują, należy wówczas określić wymagania związane ze stosowaniem zapisów. Ustalić: miejsce, formę, okres przechowywania zapisu oraz postępowanie po okresie przechowywania. 2. Sprawdzić czy zmiana w dokumentacji SZJ jest zgodna z: 1) wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009, 2) zewnętrznymi i wewnętrznymi wymaganiami prawnymi. 3. W przypadku stwierdzenia niezgodności z normą i/lub przepisami, należy skierować projekt dokumentu SZJ do poprawy z odpowiednią dyspozycją. 4. Określić termin, od kiedy nowa/zmieniona/uaktualniona dokumentacja powinna obowiązywać w Urzędzie. 5. Dostosować dokument do obowiązujących standardów dotyczących układu treści i oznaczenia dokumentacji SZJ. Poprawić projekt dokumentu zgodnie ze Pracownik Starostwa 1. Poprawić projekt dokumentu SZJ zgodnie ze wskazówkami Pełnomocnika ds. SZJ. wskazówkami 2. Przekazać poprawiony projekt do Pełnomocnika ds. SZJ do akceptacji. Zdecydować o zatwierdzeniu proponowanych zmian do dokumentacji Wprowadzić zmiany w dokumencie/ach SZJ Opublikować dokumentację SZJ Starosta/Pełnomocnik ds. SZJ Pracownik zgodnie z zarządzeniem Pracownik zgodnie z zarządzeniem 1. Decyzję o zatwierdzeniu udokumentować na wniosku (ewentualnie dodatkowo także na projekcie dokumentu). 2. W przypadku wprowadzania zmian w zakresie kart spraw wniosek zatwierdzany jest tylko przez Naczelnika Wydziału. 1. Wprowadzić zmianę do oryginalnego dokumentu lub bazy danych lub stron www. w zakresie kart spraw. 2. Jeżeli istnieje taka konieczność, oznaczyć numer wydania lub datę obowiązywania zmienionego dokumentu (datę ostatniego przeglądu/ aktualizacji w przypadku kart spraw). 1. Opublikować dokumentację na serwerze 2. Przekazać pracownikom informację o zmianach w dokumentacji SZJ (np.: mail do Naczelników Wydziałów) Postępować zgodnie z dokumentacją SZJ Pracownik Starostwa 1. Zapoznać się ze zmianami w dokumentacji. 2. Jeżeli pracownik na własne potrzeby tworzy kopie dokumentów w wersji papierowej lub elektronicznej ponosi odpowiedzialność za monitorowanie ich aktualności. 3. W przypadku gdy na stanowisku pracy z powodów ułatwiających zakończenie sprawy konieczne jest przechowywanie dokumentów, które utraciły swoją aktualność, dopuszcza się ich utrzymywanie pod warunkiem, odpowiedniego oznaczenia jednoznacznie wskazującego na nieaktualność dokumentu. 4. W przypadku dezaktualizacji dokumentów pracownik zobowiązany jest stosować zarządzenie Nr 224/2012 zmienione zarządzeniem Nr 133/2013, zarządzeniem Nr 31/2014, zarządzeniem Nr 79/2014, zarządzeniem Nr 30/2015. Numer: PR-01 Strona: 5 z 7
Monitorować stopień zapoznania się pracowników z dokumentacją SZJ Postępowanie z nieaktualną dokumentacją SZJ Auditor wewnętrzny 1. Podczas auditów wewnętrznych oceniania jest znajomość dokumentacji SZJ. 2. Uwagi z oceny wpisywane są do raportów z auditów. Pełnomocnik ds. SZJ Pracownik Starostwa Właściciel procesu Oryginały niekatulanych dokumentów Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) w wersji papierowej przechowywane są przez dwa lata (po oznakowaniu ich pieczątką koloru czerwonego ANULOWANO na każdej stronie dokumentu), a następnie przenoszone są do archiwum. Wszystkie nieaktualne kopie SZJ w wersji papierowej należy natychmiast (po wprowadzaniu nowego wydania dokumentu) usunąć ze stanowisku pracy poprzez zniszczenie (w niszczarce). Właściciel procesu (naczelnik wydziału) jest odpowiedzialny za kontrolę aktualności kopii dokumentów SZJ. Auditor wewnętrzny Podczas auditów wewnętrznych oceniania jest aktualność dokumentacji SZJ. 5. Zapisy Nazwa dokumentu Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Wniosek o zmianę dokumentacji Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Niszczenie Baza danych BIP Serwer Elektroniczna Archiwizacja (kopia zapasowa) Baza danych (intranet) Informatyk Elektroniczna Archiwizacja (kopia zapasowa) 6. Załączniki Nazwa załącznika Umiejscowienie Forma przechowywania Postępowanie z dokumentem po okresie przechowywania Wniosek o zmianę dokumentacji Pełnomocnik ds. SZJ Papierowa Niszczenie 7. Dokumenty związane 1. Zarządzenie Nr 224/2012 Starosty Lubelskiego z dnia 21 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania kart spraw świadczonych w Starostwie Powiatowym w Lublinie oraz ustalenia procedur ich aktualizacji zmienione zarządzeniem Nr 133/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 31 grudnia 2013 r., zarządzeniem Nr 31/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 7 kwietnia 2014 r., zarządzeniem Nr 79/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 28 lipca 2014 r., zarządzeniem Nr 30/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 24 kwietnia 2015 r. 2. Zarządzenie Nr 212/2012 z 28 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia Księgi Jakości Starostwa Powiatowego w Lublinie oraz innych dokumentów związanych z wdrożeniem Systemu Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Lublinie wraz z późniejszymi zmianami. Numer: PR-01 Strona: 6 z 7
8. Tabela zmian Numer wydania, którego dotyczy zmiana Numer zmiany PR-01 wydanie 03 1 2 Data zmiany Numer rozdziału 28.07.2014 4 7 Istota zmiany (krótki opis) Zarządzenie Nr 224/2012 Starosty Lubelskiego z dnia 21 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania kart spraw świadczonych w Starostwie Powiatowym w Lublinie oraz ustalenia procedur ich aktualizacji zostało zmienione zarządzeniem Nr 133/2013 Starosty Lubelskiego z dnia 31 grudnia 2013 r., zarządzeniem Nr 31/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 7 kwietnia 2014 r., zarządzeniem Nr 79/2014 Starosty Lubelskiego z dnia 28 lipca 2014 r., zarządzeniem Nr 30/2015 Starosty Lubelskiego z dnia 24 kwietnia 2015 r. Numer: PR-01 Strona: 7 z 7