ZARZĄDZENE Nr 14 MNSTRA FNANSÓW z dn-a 27 stepąsjt2001 r. -." w swawe obslug ~~rtf;~yjnej zb.urzędó~. skarbowych oraz organzacj zakrestrktzlaana archwów zakładowych j' składnc akt -. ' w tych organach. : Na p~dstawe art. 34 ust. 1 ustawy z dna lvs~rpna 1996 r.la!arganzacj trybe pracy Rady Mnstrów oraz 0._ zakrese dzałanta mrjstłów (Dz.U. L: 1999 r. Nr 82 poz. 929 z 2Q.00 r. Nr!20 poz. 1268) w zwązku ~ 1 ust. 1 pkt 2 lt.b) regulamnu arganzacyjnegc Mnsterstwa Fnansówstanowącego załąc~nk da zarządzena nr 7 Mnstr.\ F~an~ów z dna 2 czerwca 1999 r. w sprawe nadana requlamnu orqanzacyjneqo Mnsterstwu Fnansów zmenenega zarządzenam r-'4 _~/~f:a 6 kwetna 2000 r. nr 5 z dna 2 czerwca 2000 r. nr 7 z dna 3 serpna' 2000 r. nr 9 z dna 8 wrześna 2000 r. nr 10 z dna 3 paźdzernka 2000. r. nr 2 z dna 23.marca 2001 r. nr 7 z dna.z! 'maja 2001 r. nr 9 z dna 5 wrześna 2001 r. oraz w zwązku z art. 6 ust. 1: 2 ustawy z dna 14 lpca 1983 r:"e narodowym.zasobtearchłwelnyrn.. - archwach (Dz. U. Nr 38 paz. 173 z 198!ł.-r.'Nr 34;'PQz:1'78 z 1996 Nr 107 paz. 496 Nr 156 paz_775 z 1997 r. Nr 88:'j5~z.554 Nr 141 paz.943 z 1998 r. ~;r1 06 paz.688 Nr.HS 'poz.t 016 oraz z 2000 L- Nr 48 poz.sdf) - 6 JsL.2 rozporządzena Mnstra Nauk Szk~lh_ctwa Wyższeqo tj'thnk z dna" 25 lpca 1984 r. w sprawe zasad klasytkowana kw~lfkawana da~uf\1entacj ara~ zasad rybu przekazywana malera/ów arch~alnych ca ar':hl~6w państwowych (Dz. U. Nr 41 paz. 216) zarządza sę colnastępuje.. WprO\'fa~za skarbowych: ; 1. sq" da stosowana w zbach skarbawych' oraz urzędach 1) nstrukcję w' sprawe abslug kancelaryjnej zb urzędlów skarbowych ' starowącązalączńk nr 1 da zarządzena - J ( f j ' -~ \ :.1. " :\ 1 \.. -- \ - 2).jednol ty rzeczowy wykaz akt zb l- urzędów skarbowych stanowący- ;:zalączn!l< nr :2 do zarządzena ' ' 3) 11sU-ukc;jęw sprawe orqanzacj zakresu dzjalana archwów zakładowych w zbacr- skarbowych składnc aktlw urzędach skarbowych stanawjąc~ załącznlk nr 3 da zarządzena.!. f 'r. r 2. '. rr~cr. mac nstrukcja nr 3/0R Mnstra Fnansów z: dna '19 lutego. 1987 r. w ~prawe wyko~ywana czynnośc kancelaryjnych 'w zbach urzędach skarbowych oraz nstrukcja nr 4/0R Mnstra Fnansów z dna 19 lutego. 1987 L - w-.sprawle arganzacj zakresu dżalana archwów zakładowych w zbach skarbowych eraz-ch ekspozytur w urzędach skarbowych. _ '.... 7 ol.\ 'h 3' ;:. "..J... 0.. '0 zatz~dzene wchadz w życe z dnev" styczna 2002 ~.. - ' ; l. >:; MNSTER_ FNANSÓW " )24.'.' fl Wla~PS!'1o l.lnstrafna/ S\KRlt~':t'.l~u_ Y'l ~ "lo".. - rv v.s»: )~;4/~: ~:.:J '- v~ -- ~J(J' reś-lalj1c~ 'slsk -~~ ~~' l : '!
~ zmenające z rządzene w sprawe obsług kancelaryjnej zb urzędów skarbowych raz organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych składnc akt w tych.organach Na podstawe art. 34 ust. ustawy z dna 8 serpna 1996 r. o Radze Mnstrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24 poz. 199 Nr 80 poz. 717) w zwązku z art. 6 ust. 2 :. ustawy z dna 14 lpca 1983 r. o narodowym zasobe archwalnym archwach (Dz. U z 2002 r. Nr 171 poz. 1396 Nr 241 poz. 2074 oraz z 2003 r. Nr 137 poz. 1302) 3 ust.4 rozporządzena Mnstra Kultury z dna 16 wrześna 2002r. w sprawe postępowana z dokumentacją zasad jej klasyfkowana oraz zasad trybu przekazywana materałów archwalnych do archwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375) zarządza sę co następuje: l W zarządzenu nr 14 Mnstra Fnansów z dna 27 lstopada 2001 r. w sprawe obsług kancelaryjnej zb urzędów skarbowych oraz organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych składnc akt w tych organach wprowadza sę następujące zmany: 1) w załącznku nr 1 w 14 w ust. pkt 1 otrzymuje brzmene: "l) psma zastrzeżone podlegają rejestracj w odrębnych rejestrach w sekretaratach lub w nnej komórce organzacyjnej przez wyznaczonego pracownka" 2) załącznk nr 2 otrzymuje brzmene określone w załącznku nr l do nnejszego. zarządzena 3) załącznk nr 3 otrzymuje brzmene określone w załącznku nr 2 do nnejszego zarządzena. Zarządzene wchodz w życe z dnem l styczna 2004 r. 2 MNSTER FNANSÓW W porozumenu:...-:.:--....... "r:.. F A~ r-- Naczelny Dyrektor Archwów Jf$t.Mwty~e.'.1-- t t pst\xl.f.\jnstnafl:".n~w. /' r: V 1~>~.?" ~tjff'r.an''!':1'a'.ńr / / /. //./ doc. dr hab. Dara Nałęcz z up. NRLNEGO >YREK~'onA ~~ Z ca Naczulnagc Dyrektora 1111111111111111111111111111111111111111111111111111111 167093/03 '16~m ZBA SKARęOWA W KATOV\CACH ul. KONSTANTEGO D.AMROT A 25 40-051 KATOV\llCE nstrukcj Zatąc7.Tlkar 2 do znrz.1c1zena nr ~ł>lt Mnstra Pnansów '/. '/(10." z dna ~O fcłżolu(vfl(.<.r. r- v Z1)ttC.'Zlk'llr3 Na podstawe art 6 ustawy z dna 14 l ca 19d.. archwach (Dz';V z 2002 r. Nr l?! oz ' _. ~ nalodowym za:>oble arcbwalnyl1 p.!396 z pożn.zm.) ustala SQ co następuje: Rozdznlj Przepsy og6 he 1. 1. nstrukcja określa organzację zakres dzała.'. skarbowych zwanych dalej zbam~ lur a.mch l WLll11zakładowego w zbach zwanych dale urzpdallll'"''. s t dmcy akt w llzędacb skarbowy(;h "" -e oraz postępo' '. ' nearchwalllym W zbach / u d ka b arne z matenał!lllll archwalnym rzę ac 1s r (twych 2. Postępowane. z materałam erchwaln m: tanow '.. ShlŻbową oheś. ląją od b. Y. anowrącymj tajemncę paj1stwow.\ "' rę ne przepsy. 3. Do składncy akt stosuje sę rze ' :....... o przekazywanu materałów!'ch~:n ~~lujzej l~slmkcjl z Wyłjlczenem : przepsów wktólych bezpośrecllll' t y. h;djo archlwlm paóslwowego oraz tych o ale Slę'st"nowl. 4.. W przypadku kedy urząd' ekarbow _ '.!. Panstwowe jako wytwarza"c t ":ł zosr r~le wyznaczony przez Archwuu. "'C Y ma ena y ar hwalne kalegor] A t '. nrego przepsyodn.osz"ce se zb k b' n s.osuje Sę do '" -c s -ar owyc 1 Vżyte w nstrukcj określena oznaczają: 2. 1) dokumentacja - materały archwalne' 1: 1. J earchlwulne pow~taj'ące W zbach urzec acu oraz wplywające do nch ~ fjl~ 2!J/ t' J rtmrwszy Urząd ')t~~' ()s.q>/w J; w Gllwlce-.!'.. / q- ~ / ZARZĄDzENE!Nr 34 f' ~:7 LS "}!"~":'. H /'a6'? VH!; MNSTRA "~NANSÓW fj 11:1 _ r te"wjl?r ; z dna bofcł ;rju~m'/a2003 r. ~-!r~---'.- -1-
2)' metr beżący dokumentacj - lość dokumentacj jaka meśc sę na jednym mb półk przy ułożenu dokumentacj przy sobe systemem bblotecznym tj. w pozycj stojącej grzbetem teczk zwrócone do frontu półk 3) brakowane - dokonywane oceny przydatnośc dokumentacj nearchwalnej dla celów praktycznych wydzelene dokumentacj neprzydatnej. Rozdzał 2 Podzał dokumentacj na kategore 3. 1. Dokumentację dzel sę pod względem wartośc archwalnej na dwe kategore:» Rozdzał 3 Termny przechowywana dokumentacj w archwach zaldadowych Archwa zakładowe przechowują: 4. l) materały archwalne kateg.. A" kr.. om " przez o es 25 lat zgodne z rozporządzenem M mstra Kultury z dna 16 wrześna 2002.. z d... r. w sprawe pos!«powarua o~entacją. zasad Jej klasyfkowana oraz zasad trybu przekazywana matenałów archwalnych do archwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz. 1375) 2) doku~entację nearchwalną kategor "B" przez okresy ustalone w rzeczowym wykaze akt dla zb urzędów skarbowych.. 1) materały archwalne posadające wartość hstoryczną wchodzące w skład państwowego zasobu archwalnego oznaczone w wykaze akt symbolem "A" 2) dokumentację nearchwalną oznaczoną w wykaze akt: a) symbolem "B" z dodanem cyfr arabskch - oznacza sę tak kategorę dokumentacj o czasowym znaczenu praktycznym która po upływe obowązującego okresu przechowywana podlega brakowanu. Okres przechowywana lczy sę w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dna l styczna roku następnego po utrace przez dokumentacją praktycznego znaczena dla potrzeb zby lub urzędu skarbowego oraz dla celów kontrolnych. W szczególne uzasadnonych wypadkach archwum państwowe może dokonać zmany kategor tej dokumentacj uznając ją za materały archwalne kategor A b) symbolem BE" z dodanem cyfr arabskch - oznacza sę tak dokumentację która po upływe obowązującego okresu przechowywana podlega ekspertyze ze względu na jej charakter treść znaczene. Ekspertyzę przeprowadza właścwe archwum państwowe które może dokonać zmany kategor tej dokumentacj. Zmana kategor może wązać sę z uznanem dokumentacj za materały archwalne kategor A c) symbolem "BC" - oznacza sę tak kategorę dokumentacj posadającej krótkotrwałe znaczene praktyczne. Dokumentację tę można przekazać na makulaturę lub znszczyć po całkowtym jej wykorzystanu. Lkwdację można przeprowadzć w komórce organzacyjnej ne przekazując dokumentacj do archwum zakładowego lub składncy aft jednak za zgodą pracownka prowadzącego archwum lub składncę 2. Szczegółowy podzał dokumentacj na kategore okresy jej przechowywana reguluje nstrukcja w sprawe obsług kancelaryjnej zb urzędów skarbowych oraz jednolty rzeczowy wykaz akt zb urzędów skarbowych. ')...." Organzacja Rozdzał 4 archwum zakładowego 5. l. Archwum zakładowe wchodz w skład komórk spraw ogólnych zby jest prowadzone przez wyznaczonego pracownka. 2. Urzą~ ~rowadz w swojej sedzbe składncę akt nadzorowaną przez kerownk komork spraw ogólnych. a 3. Czynnośc zwązane z prowadzenem składncy akt wykonuje pracownk wyznaczony przez naczelnka urzędu. 4. Archwum z~adowe może prowadzć pracownk posadający co najmnej średne wykształcene który odbył przeszkolene w zakrese prowadzena archwów zakładowych wyznaczony przez dyrektora zby. Rozdzal5 Zakres dzałana archwujn 6. Do zakresu dzałana archwum zakładowego należy: zakładowego l) przyjmowane dokumentacj z komórek organzacy.nych 2) prowadz~n~ewdencj dokumentacj oraz jej przechowywane zabezpeczene 3) udost(lpntarue dokumentacj 4) przekazywane materałów archwalnych kategor AU państwowego ~ " do archwum 5) ncjowane brakowana dokumentacj nearchwalnej kategor "B" udzał w komsy.nymch brakowanu -2- -3-
. 6).opracówywane rocznych sprawozdań dotyczących wykonanych czynnośc w archwum... Rozdzał 6 Obowązk pracownków archwum zakładowego 7. 1. Pracownk archwum zakładowego obowązany jest dbać o całość mena archwum jego zabezpeczene a w szczególnośc o zabezpeczene dokumentacj przed pożarem wlgocą znszczenem mechancznym lub chekcznym przed szkodnkam.. 2. Pracownk archwum zakładowego obowązany jest znać strukturę organzacyjną jednostk. jak równeż nstrukcję w sprawe obsług kancelaryjnej zb urzędów skarbowych oraz jednolty rzeczowy wykaz akt według których prowadz sę akta. 3. Do obowązków pracownka archwum zakładowego należy w szczególnośc: 1) przyjmowane uporządkowanej dokumentacj z poszczególnych komórek r.l f.. b) przekazanych do archwum panstwowego ' (ne dotyczy to urzedów skarbowych) '< c) wydzelonych na makulaturę d) przekazanych do zborncy surowców wtórnych. Sprawozdane. pownno takż e wy kazywa ć '1ość dokumentacj udostępnonej na po dstawe kart udostępnena. 4. W razhe zmany. na stanowsku pracownka archwum przekazane dokumentac przec owywanej. w archwum zakł ad owym nowemu pracownkow odb '. protokolarme. ywa Sę 5. Do obowązków pracownka h akł.. arc wum zadowego - poza czynnoścam zwązanym z prowadzenem archwum - należy stałe podnoszene kwalfkac zaw~dowych za~oznawane sę stosowane nowych przepsów dotyczący;~ zasa postępowana z materałam archwalnym dokumentacjąnearchwalną. Rozdzał 7 Lokal archwum zakładowego jego wyposażene 8. organzacyjnych -. l. Lokal archwum zakładowego pownen składać sę: 2) prowadzene ewdencj przyjętej dokumentacj dokonywane zman w ewdencj oraz przechowywane zabezpeczane środków ewdencyjnych l) z pomeszczena burowego służ d...... ącego o pracy burowej personelu archwum 1 do udostępmana dokumentacj. 3) udostępnane przechowywanej dokumentacj 4) przekazywane materałów archwalnych kat. "A" do archwum państwowego (ne dotyczy urzędów skarbowych) 2) z magazynu służącego do przechowywana dokumentacj 3) z pomeszczena przeznaczonego na skład dokumentael makulaturę wydzelonej na " J 5) ncjowane brakowana dokumentacj nearchwalnej kategor "B" udzał w komsyjnym jej brakowanu oraz przekazywane wybrakowanych akt na makulaturę - po uprzednm uzyskanu zezwolena właścwego archwum państwowego 6 ~dzelane nstruktażu komórkom organzacyjnym w zakrese przygotowywana dokumentacj do przekazana do archwum zakładowego 7) utrzymywane stałego kontaktu z właścwym archwum państwowym 8~ opracowywane rocznych sprawozdań z wykonana czynnośc w archwum. Sprawozdane sporządza sę w dwóch egzemplarzach z których jeden przeznaczony jest dla kerownka jednostk a drug. pozostaje w archwum. Sprawozdane w szczególnośc pownno wykazywać lość' dokumentacj 2. Lokal archwum zakładowego pownen być suchy wdny l' w zasadze...eścć. powtruen ~ C SH( na parterze. W suchej suterene mogą meścć.sę jed. l skład makulatury L kal oow.. yme magazyn. o a powruen posadać mocne drzw obte blachą zamk okratowane okna odpo. dn b. '. ' We o za ezpeczoną nstalację elektryczną dobr wentylację Temperatura wlgotność w magazyn h al. ą 'ć d.. e arc w nym powuma wynos o powedne od 16-19 C oraz 55-65%. 3. Wyboru k nk lokalu. przeznaczonego. dla archwum zakład owego powjmen.. dokonać erow Jednostk po porozumenu sę z właścwym archwum państwo 4 Ar h wym.. c wum. zakładowe pownn o być wyposazone. w burka. lub stoły szafy stół do prac archwalnych półk regały drabny schodk tp. ' w metrach beżących: a) przyjętych do archwum zakładowego 5. Reg~ w magazyne pownny być metalowe lub kompaktowe dostosowan d wymaru dokumentacj. e o -5-
' ' :1 [ 6. Regały pownny być ustawone wzdłuż ścan prostopadłych do otworów okennych. Odstęp mędzy regałam pownen wynosć ne mnej nż 70 cm. 7. W magazyne archwum ne wolno ustawać żelaznych peców otwartych grzejnków an też palć tytonu. 8. Lokal archwum zakładowego pownen być' wyposażony w odpowedn sprzęt przecwpożarowy (gaśnce proszkowe). 9. W archwum zakładowym ne wolno przechowywać żadnych przedmotów poza przedmotam stanowącym jego wyposażene. loj. W magazyne należy przeprowadzać co najmnej dwa razy w roku gruntowne odkurzane dokumentacj. Przejmowane Rozdzał 8 dokumentacj przez archwum zakładowe 9. l. Okres przechowywana dokumentacj w komórkach organzacyjnych oraz sposób przekazywana jej do archwum zakładowego określa nstrukcja w sprawe obsług czynnośc kancelaryjnych zb urzędów skarbowych. 2. S~góło~ ter.f!!llaj.'z..--przekazywaaa--clemuneatacj rzez--kemórk. órg~ ~yj ne..j.o_gl gj;r.wurrl.zakładowego.opracowue; pracq.w!1k_lj!:o.wa.d4ący~ archwum zakładowe w porozumenu z kerownkam właścwych ko~pręj.< ~ór~'a~.cyjn~ch.1l-.ahy.erct.a k;e~o:-vck ~~~órk ~p;aw ogólnych. - - 3. Komórk organzacyjne przekazują - uporządkowaną zgodne z nstrukcją kancelaryjną - dokumentację do archwum zakładowego: 1) według ustalonego termnarza 2) na podstawe spsu zdawczo-odborczego akt; sps sporządza komórka organzacyjna przekazująca dokumentację oddzelne dla dokumentacj kategor "A" kategor "B". Sps dla dokumentacj kategor "A" sporządza sę w 4 egzemplarzach z których jeden pozostaje w komórce zdającej a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownk prowadzący archwum zakładowe z tego jeden egzemplarz spsu otrzymuje właścwe archwum państwowe. Sps dla dokumentacj kategor "B" sporządza sę w trzech egzemplarzach jeden dla komórk zdającej a dwa dla pracownka prowadzącego archwum zakładowe. Sps' podpsuj ą kerownk komórk organzacyjnej przekazującej dokumentację lub upoważnony przez nego pracownk oraz pracownk prowadzący archwum zakładowe. Materały należy wykazywać w spse według kolejnośc symbol klasyfkacyjnych wykazu akt. Sps akt kategor B-25 sporządza sę oddzelne. -6...1 4. Archwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórk organzacyjne. -- Rozdzał 9 Ewdencja dokumentacj w archwum zakładowym 10. l. Archwum zakładowe oznacza przejętą dokumentację swoją sygnaturą ~. numerem spsu zdawczo-odborczego łamanym przez numer pozycj danego spsu np. dokumentację wymenoną w spse nr 32 pod poz. 62 oznacza sę sygnaturą 32/63. 2. Jeden egzemplarz spsów zdawczo-odborczych wszywa sę w kolejnośc numerów do specjalnej teczk która stanow podstawową ewdencję dokumentacj znajdującej sę w archwum. Drug egzemplarz spsów służący do pracy beżącej przechowuje sę w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek 3. Środkam ewdencyjnym w archwum zakładowym są: l) wykaz spsów zdawczo-odborczych akt do którego wpsuje sę poszczególne spsy zdawczo-odborcze w kolejnośc ch napływu nadaje sę m kolejną numerację (zał. 1); 2) spsy zdawczo-odborcze akt (zał. 2); 3) karty udostępnena akt na mejscu w archwum lub wypożyczena ch poza jego obręb;. 4) protokoły o braku lub uszkodzenu udostępnonej dokumentacj; 5) spsy zdawczo-odborcze materałów archwalnych przeznaczonych do archwum państwowego (zał. 4) (ne dotyczy urzędów skarbowych);.6) protokoły oceny dokumentacj nearchwalnej (zał. 5) wraz ze spsam dokumentacj nearchwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub.znszczene (zał. 6). 4. Środk ewdencyjne wymenone w ust. 3 z wyjątkem pkt 3 należą do materałów kategor "A". Karty udostępnena akt nszczy sę po dwóch latach od daty zwrotu akt do archwum. organzacyjnych- -7-
Rozdzał 10 Sposób przechowywana dokumentacj w archwum zakładowym 11. 1: Jeżel welkość magazynu na to pozwala należy przeznaczyć oddzelne mejsce w archwum na dokumentację każdej komórk organzacyjnej. W przecwnym raze należy układać dokumentację w kolejnośc jej otrzymana z różnych komórek organzacyjnych w neprzerwanej kolejnośc numerów spsów zdawczoodborczych. 2: Dokumentację układa sę na półkach ponowo systemem bblotecznym albo pozomo jedne na drugch od dołu do góry od lewej strony do prawej w olejnośc sygnatur. 3. Regały półk pownny być oznaczone odpowedną numeracją. 4=. W magazyne archwum zakładowego pownen być wyweszony szkc sytuacyjny wskazujący sposób rozmeszczena dokumentacj. Rozdzał 11 Udostępnane dokumentacj w archwum zakładowym 12. 2. Udostępnane dokumentacj dla celów służbowych odbywa sę na podstawe karty udostępnena za zgodę kerownka tej komórk organzacyjnej z której dokumentacja pochodz. Na udostępnene dokumentacj komórk organzacyjnej zlkwdowanej zgodę wyraża kerownk komórk który przejął jej zakres dzałana lub - jeśl takej komórk ustalć ne można - kerownk komórk spraw ogólnych. 3. Udostępnane dokumentacj dla celów naukowo-badawczych odbywa sę na zasadach określonych w ustawe z dna 22 styczna 1999 r. o ochrone nformacj nejawnych (Dz.U. Nr 11 poz. 95 z późn.zm.) ustawe z dna 26 styczna 1984 r-. Prawo prasowe (Dz.U. Nr 5 poz. 24 z późn.zm.) rozporządzenu Rady Mnstrów z dna 8 styczna 2002r. w sprawe organzacj zadań rzecznków prasowych w urzędach organów admnstracj państwowej (Dz.U. Nr 4 poz. 36). 4. Udostępnane dokumentacj archwum zakładowego odbywa sę w pomeszczenu burowym archwum w obecnośc pracownka prowadzącego archwum. r 5. W uzasadnonych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archwum zakładowego na teren jednostk organzacyjnej po uzyskanu zezwolena jej kerownka. Należy wówczas dokumentację znajdującą sę w wypożyczonej teczce ponumerować oraz sporządzć jej ops (np. załącznk w postac planów plansz tp. - dokumenty luźne stan dokumentacj brak).. 6.. Poza lokal archwum zakładowego ne wolno wypożyczać: l) dokumentacj zastrzeżonej przez komórkę organzacyjną która ją przekazała; 2) dokumentacj uszkodzonej; 3) środków ewdencyjnych archwum zakładowego. 7. Poszukwana dokumentacj w archwum zakładowym dokonuje wyłączne pracownk tego archwum. 8. W mejsce wyjętej z półek dokumentacj wkłada sę kartę zastępczą z sygnaturą opsem teczk. Rozdzał 12 Odpowedzalność osób korzystających z udostępnonej dokumentacj 13. 1. Korzystający z dokumentacj archwum zakładowego ponoszą odpowedzalność za całość udostępnonych m materałów ch zwrot w wyznaczonym termne. 2. Pracownk prowadzący archwum zakładowe potwerdza odbór udostępnonej dokumentacj na karce wypożyczena w obecnośc osoby zwracającej. 3. W raze stwerdzena braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacj pracownk prowadzący archwum zakładowe sporządza protokół który podpsują: l) pracownk prowadzący' archwum zakładowe; 2) wypożyczający dokumentację; 3) kerownk komórk organzacyjnej której pracownkem jest wypożyczająqy dokumentacj ę; 4) kerownk komórk organzacyjnej który wydał zezwolene na wypożyczene dokumentacj. 4. Protokół sporządza sę w 3-ch egzemplarzach z których jeden wkłada sę w mejsce zgubonej dokumentacj lub dołącza sę do uszkodzonej dokumentacj drug przechowuje sę w archwum w odrębnej teczce a trzec przekazuje sę kerownkow komórk organzacyjnej który wydał zezwolene na wypożyczene dokumentacj. 1. ~'cbwum zakładowe udostępna dokumentację dla celów służbowych naukowobajdawczych. -8- -9-
5. Kerownk komórk organzacyjnej.który wydał zezwolene na wypożyczene dokumentacj ( 12 ust. 2) przeprowadza postępowane wyjaśnające w celu ustalena przyczyn zagubena lub znszczena akt. Rozdzał 13 Wydzelane dokumentacj L Rozdzał 14 Przekazywane materałów archwalnych do archwum państwowego. 15. Po upływe termnu przechowywana materałów archwalnych kategor "A" archwum zakładowe przekazuje te materały do właścwego archwum państwowego zgodne z rozporządzenem Mnstra Kultury z dna 16 wrześna 2002 r. w sprawe postępowana z dokumentacją zasad jej klasyfkowana oraz zasad trybu przekazywana materałów archwalnych do archwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz. 1375). 11 'J ' 14. l. Pracownk prowadzący archwum zakładowe coroczne dokonuje przeglądu wydzelana dokumentacj. Przez wydzelane rozume sę: 1) wyłączene materałów archw:alnych kategor "A" podlegających przekazanu do archwum państwowego (ne dotyczy urzędów skarbowych); 2) wyłączene dokumentacj nearchwalnej kategor "B" na makulaturę lub do znszczena; 3) wyłączene dokumentacj oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy. 2. Wydzelane dokumentacj odbywa sę komsyjne. Komsja składa sę z przewodnczącego wyznaczonego przez kerownka komórk spraw ogólnych przedstawcela zanteresowanej komórk organzacyjnej dobrze znającego cało~ć pracy te] komórk oraz pracownka prowadzącego archwum zakładowe. 3. Termn rozpoczęca wydzelana dokumentacj ustala pracownk prowadzący archwum zakładowe w porozumenu z kerownkem zanteresowanej komórk organzacyjnej kerownkem komórk spraw ogólnych. 4. Wydzelane dokumentacj odbywa sę na podstawe obowązującego rzeczowego wykazu akt. 5. Komsja ne może zmenć kwalfkacj dokumentacj zalczonej do materałów archwalnych kategor A. Może przedłużyć okres przechowywana akt kategor B oraz wystąpć do archwum państwowego z wnoskem o przekwalfkowane dokumentacj kategor B do materałów archwalnych kategor "A". 6. Z czynnośc zwązanych z wydzelenem dokumentacj komsja sporządza protokół do którego dołącza sę spsy dokumentacj. 7. Spsy dokumentacj podpsane przez członków komsj wraz z protokołem przedkłada sę do zatwerdzena kerownkow komórk org:uuzacyjnej z której dok.umentacja pochodz oraz kerownkow komórk spraw ogólnych. 2. W uz~adnonych wypadkach za zgodą właścwego archwum państwowego warchwum zakładowym mogą być przechowywane materały archwalne kategor "A" przez dłuższy okres czasu. 3. Przekazane materałów archwalnych do archwum państwowego następuje na podstawe spsu sporządzonego przez archwum zakładowe w 3-ch egzemplarzach podpsanego przez kerownka zanteresowanej komórk organzacyjnej oraz kerownka komórk spraw ogólnych lub osobę przez nego upoważnoną; jeden egzemplarz spsu zatrzymuje archwum zakładowe pozostałe dwa przekazuje sę do archwum państwowego. 4. Przy perwszym przekazywanu materałów archwalnych do archwum państwowego należy do spsów zdawczo-odborczych dołączyć strukturę organzacyjną wykaz akt jednostk. Przy dalszych przekazywanach materałów do spsu należy dołączyć nformację o zmanach w strukturze organzacyjnej lub w wykaze akt jeżel nastąpły one w okrese medzy kolejnym przekazanam. 5. Archwum zakładowe wpsuje datę przekazana materałów archwalnych w odpowednch pozycjach spsu zdawczo-odborczego. 6. Koszty przekazana materałów ponos przekazujący. Rozdzał 15 Przekazywane dokumentacj na makulaturę lub do zns~czena 16. 1. Spsy dokumentacj zakwalfkowanej na makulaturę lub do znszczena należy przesłać do właścwego archwum państwowego w celu uzyskana zezwolena na uznane tej dokumentacj za podlegającą wybrakowanu oraz w celu uzyskana zezwolena na jej znszczene. 2. Po uzyskanu zezwolena archwum państwowego dokwnentacja przeznaczona na makulaturę lub do znszczena pownna być przekazana do właścwej zborncy -11-
" surowców wtórnych w stane unemożlwającym odtworzene jej pownna być znszczona w komórce organzacyjnej. treśc lub Rozdzał 18 Przepsy przejścowe Rozdzał 16 Postępowane z dokumentacją w przypadku reorganzacj lub lkwdacj komórk bądź jednostk organzacyjnej 17. J... W p ypadku lkwdacj komórk organzacyjnej obowązuje zabezpeczene do entacj powstałej w toku jej dzałalnośc. 2. W przypadku przejęca częśc lub całej komórk organzacyjnej przez nną komórkę organzacyjną należy jej przekazać (na podstawe spsu zdawczoodborczego) akta spraw nezakończonych kopę tego spsu należy przekazać do archwum zakładowego. Akta spraw zakończonych przejmuje archwum zakławe. 3. W P ypadku lkwdacj jednostk organzacyjnej postępowane z dokumentacją tej je ostk określa 11 rozporządzena Mnstra Kultury z dna 16 wrześna 2002 " w sprawe postępowana z dokumentacją zasad jej klasyfkowana oraz zasad trybu przekazywana materałów archwalnych do archwów państwowych (Dz.. Nr 167 poz. 1375) 19. Akta które były założone do 31 grudna 2001 r. pownny być archwzowane według zasad określonych w nstrukcj nr 4/0R Mnsterstwa Fnansów z dna 19 lutego 1987 r. w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych oraz ch ekspozytur w urzędach skarbowych. Rozdzał 19 Postanowena końcowe 20. Uchyla sę nstrukcję Nr 4/0R Mnsterstwa Fnansów z dna 19 lutego 1987 r. w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych oraz ch ekspozytur w urzędach skarbowych. Rozdzał 17 adzór nad archwum zakładowym 1'8. l. Kontr lę archwum zakładowego przeprowadzają upowazmem pracowncy Mns erstwa Fnansów zby właścwego archwum państwowego Naczelnej DYle~~jArchwów Państwowychoraz nnych państwowych organów kontrol. 2. Prz~jmuej raz w roku pownna być przeprowadzona kontrola wewnętrzna arch"fd zakładowego mająca na celu porównane stahu zawartośc dokulljlentacj w archwum zakładowym z prowadzoną ewdencją oraz w celu sprawdzena prawdłowej pracy archwum. - -12- -13-
Załącznk m 1 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych Wykaz spsów zdawczo-odborczych akt Nr Data Lczba spsu przyjęca Nazwa komórk przekazującej akta' Uwag akt poz. spsu teczek l 2 3 4 5 6 a~ l - j -. "' dd l l \ '
Załącznk nr 2 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych Załącznk nr 5 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych Sps zdawczo-odborczy 'akt nr.... (nazwa adres komórk organzacyjnej) Lp: Numer teczk Tytuł teczk tomu segregatora Daty skrajne od-do l 2 3 4 Lczba Data teczek Mejsce znszczena Kat akt tomów przechowywana akt lub segrega- w składncy ~rzekazana ") torów do arch. 5 6 7 8 l"'" dokumentacj Protokół oceny nearchwalnej Komsja w składze (mona. nazwska stanowska członków komsj). ~ ' dokonała oceny wydzelena przeznaczonej do przekazana na makulaturę lub znszczena dokumentacj nearchwaloej w lośc mb stwerdzła. że stanow ona dokumentację nearchwaloą neprzydatną dla celów praktycznych jednostk organzacyjnej oraz. że upłynęły termny jej przechowywana określone w jednoltym rzeczowym wykaze akt lub kwalfkatorze dokumentacj techncznej Przewodnczący Komsj. Członkowe Komsj......... ~ Zał.:... kart spsu... pozycj spsu
Załącznk nr 6 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych Załącznk nr 3 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych (nazwa adres komórk organzacyjnej)... Karta udfst~nena akt m...;(..... Peczątka komórk organzacyjnej "l "l Data. Tennn zwrotu akt Sps dokumentacj nearchwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub znszczene Lp. Nr lp. spsu Symbol zdawczo- z wykazu Tytuł teczk Daty Lczba Uwag CR odborczego akt skrajne' tomów 1 2 3 4 5 6 7 Proszę O udostępnene*) - wypożyczene*) akt powstałych w komórce organzacyjnej -lo! '.. z lat o znakach. upoważnam do ch wykorzystana*) - odboru*) Pana/Paną. mę nazwsko... Podps Zezwalam na udostępnene*) - wypożyczene*) wymenonych wyżej akt *) Zbędne skreślć... Data podps **) Wypełna składnca akt Potwerdzam odbór wymenonych na odwrotnej strone akt-tomów kart. ~f ~.. _D_a_ta_: -"'-"-"'-"-"-" _.. _...../...........~..:.:..:...~..:.:..:...~..:.:..:...:::..:.:..:...:...-.- P~o~d:p~s~'.:..::.:..:::::.:..:::::.:..:::::.:..:::::.:..:::::.:..::::: Adnotacje o zwroce akt:........... j.... ~. Akta zwrócono do. składncy Podps oddającego dn.1./20.... Podps odberającego
l ' Załącznk nr 4 do nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzałana archwów zakładowych w zbach skarbowych składnc akt w urzędach skarbowych İ (nazwa urzędu/zby skarbowej przekazującej materały archwalne) materałów archwalnych... dna. (mejscowość) Sps zdawczo-odborczy Nr :. (komórk organzacyjnoj) przeazywanych do Archwum Państwowego w. -' " ł l' Znak teczk Daty Tytuł teczk Lp. (symbol klasyfk. skrajne Uwag (hasło klasyfkacyjne z wykazu akt) z WYkazu akt) od-do 1 2 3 4 5. ~~ l. ( \ " l' '............................. (podps odberającego) 1..... (podps przekazującego)