Si?AJ.fO. ~.,1041 ARCHIWUM PAN.STWOWE we Wroclawlu Wroctaw, ul. Pomorska 2 tel.1lci1tf:. G11.328",81-:Ol.Q71~~~~81-95 fax G'f.~.

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Si?AJ.fO. ~.,1041 ARCHIWUM PAN.STWOWE we Wroclawlu Wroctaw, ul. Pomorska 2 tel.1lci1tf:. G11.328",81-:Ol.Q71~~~~81-95 fax G'f.~."

Wojciech Czerwiński
7 lat temu
Przeglądów:

1 S?AJ.fO. ~.,1041 ARCHWUM PAN.STWOWE we Wroclawlu Wroctaw, ul. Pomorska 2 tel.1lc1tf:. G11.328",81-:Ol.Q71~~~~81-95 fax G'f.~.~m tf~ srarostwo POWATOWE wtrzebncy 55 GC 7rrehnca. ll Ks.Dz.W. 80chenka 6 tel:!;.; V :m 95 01, fax:: (71) ~ 'm:-9":' ::rs:z)'''ns;'-!t':'1}s'11u3ao -{jnrzor~ Jeanostkl kontrofowanej) Znak sprawy: OV /11 PROTOKOL KONfROU ARCDWUM WYDZALU KOMUNKACJ STAROST\V A POWATOWEGO W TRZEBNCY (ul. Ks. Dzekana W. Bochenka 6, Trzebnca) Podstawor prawnllprzeprowadzanej kontrol stanowll: art. 21 ust.2 oraz art, 28 pkt 4 ustawy z dna 14lpca 1983 r. 0 nlodowym zasobe archwalnyrn archwach (tekstjednolty Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z p6zn. z1l.).. nfonnacje wst~pne: 1. Kontrol~ przeprowadzl w dnu 19 grudna 2011 r. Dawd Nyczka- mlodszy archwsta Archwum Panstwowego we Wroclawu, na podstawe legtymacj sluzbowej Nr 03/20111 upowaznene do kontrol nr 5 (D ) z dna 25 lutego 2011 r" w obecnosc przedstawcela jednostk kontrolowanej p. ArJdrzeja Zalewskego- naczelnka wydzalu komunkacj Jednostka kontrolowana zostala utworzona 1 styczna 1999 r, Rozporzttdzener Rady Mnstrow z dna 7 serpna 1998 r. w sprawe utworzena powatow (Dz. U. z 1998 r., Nr 1~3, poz z pom. zm.). Obecne keruje ntt p. Robert Adach- Starosta Powatu Trzebnckego. Organem nadzorujttcym jednostk jest Wojewoda Dolnoslttsk, p. powsttcow Warszawy 1, Wroclaw. 3. Statut, regulamn organzacyjny kontrolowanej jednostk: - Statu, wprowadzony Uchwaltt nr V120/03 Rady Powatu Trzebnckego z dnh 29 styczna 2003 r. w sprawe zmany Statutu Powatu Trzebnckego uchwalonego uchwaltt 1 Nr z dna roku w sprawe uchwalena Statutu Powatu Trzebnckego. - Regulamn organzacyjny, wprowadzony uchwaltt nr XXV/169/09 Rady pofatu Trzebnckego z dna 30 wrzesna 2009 r. w sprawe zmany Regulamnu OrganzacY.nego Starostwa Powatowego w Trzebncy. 4. Zmany organzacyjne w przeszlosc: brak. 5. Jednostka De znajduje s~ w stane lkwdacj, upadlosc czy przeksztalcena. 6. OsUmq kontrol~ Archwum Pallslwowe przeprowadzlo w dnu 5 grudna 2008l.

2 7. Archwum zakladowe ne bylo kontrolowane przez nne nstytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obow~zuj~ przepsy kancelaryjno-archwalne: a) nstrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporz<j.dzenem Prezesa Rady Mnstrow z dna 18 styczna 2011 r. w sprawe nstrukcj kancelaryjnej, jednoltych rzeczowych wykazow akt oraz nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzalana archwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pom. zm.); b) Jednolty rzeczowy wykaz akt, wprowadzony rozporzq,dzenem Prezesa Rady Mnstrow z dna 18 styczna 2011 r. w sprawe nstrukcj kancelaryjnej, jednoltych rzeczowych wykazow akt oraz nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzalana archwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pon. zm.); c) nstrukcja archwalna, wprowadzona rozporzq,dzenem Prezesa Rady Mnstrow z dna 18 styczna 2011 r. w sprawe nstrukcj kancelaryjnej, jednoltych rzeczowych wykazow akt oraz nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzalana archwow zakladowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67 z pon. zm. ); d) nne normatywy kancelaryjno-archwalne: - Ustawa z dna 6 wrzesna 2001 r. 0 transporce drogowym (Dz. U. z 2007 r., Nr 125, poz. 874), - RozporZ<j.dzene Mnstra nfrastruktury z dna 21 styczna 2004 r. w sprawe wydawana uprawnen do kerowana pojazdam (Dz. U. z 2009 r., Nr 9, poz. 46), - Rozporzq,dzene Mnstra nfrastruktury z dna 26 kwetna 2010 r. w sprawe sposobu unewamena dokumentow pojazdow wycofanych z eksploatacj, wzorow zaswadczen wydawanych dla tych pojazdow, sposobu przechowywana zaswadczen oraz ch ewdencj (Dz. U. Nr 75, poz. 476), - Rozporzq,dzene Mnstra Spraw Wewnytrznych Admnstracj z dna 19 wrzesna 2001 r. w sprawe centralnej ewdencj pojazdow (Dz. U. Nr 267, poz. 2658).. U stalena kontrol: 1. Stosowane przeps6w kancelaryjno-archwajnych, szczegolne w zakrese poprawnosc klasyfkacj kwalfkacj dokumentacj oraz kompletnosc regulamosc przekazywana jej do archwum zakladowego: W kontrolowanej jednostce znajduje zastosowane system kancelaryjny bezdzennkowy. Dokumentacja w wykszosc zostala prawdlowo sklasyfkowana oraz zakwalfkowana do kategor archwalnych. Komork organzacyjne przekazujq, akta spraw zamknytych do archwum neregulame. Zgodne z rozporzq,dzenem Prezesa Rady Mnstrow z dna 18 styczna 2011 r. w sprawe nstrukcj kancelaryjnej, jednoltych rzeczowych wykazow akt oraz nstrukcj w sprawe organzacj zakresu dzalana archwow zakladowych (tekst jednolty Dz. U. z 2

3 2011 r., Nr 14, poz. 67 z p6zn. zm.) wyznaczony zosta1 zarz~dzene+ Nr Starosty Trzebnckego z dna 28 czerwca 2011 r., koordynator czynnosc Kancelaryjny h jest nm Pan Ewa Petrzak- nspektor. Ponadto Zarz~dzenem Nr 40/11 Starosty Trzebnckego z ~na 28 czerwca 2011 r. wskazano, ze podstawowym systemem wykonywana czynnosc kancelaryjdych w Starostwe jest system tradycyjny. Ustalono takze Zarz~dzenem Nr 39/11 Starosty Trzebncktgo z dna 28 czerwca 2011 r., lsty rodzaj6w przesy1ek wp1ywaj~cych do Starostwa Powatowego w l'rzebncy, kt6re ne s~ otwerane w punkce kancelar.y.nym. W nnejszym Starostwe rna zastos~wana elektronczny system wspomagaj~cy obeg dokumentacj DocFlow. 2. Zb6r dokumentacj Warchwum zaldadowym jest przechowywana: a) dokumentac'a wlasna odzedzczona mwtrzebn - aktowa: 1 kategor A: ne stwerdzono, kategor B: w losc ok. 720,00 mb., z lat 19S6-2011, 1, w tym akta kategor "BE-SO"- ne stwerdzono, kategor "B-SO"- ne stwerdzrno. ~ f b) dokumentacja zdeponowana (obca): ne stwerdzono. 3. Zb6r dokumentacj obejmuje og61em ok. 720, 00 mb., w tym: - kategora A: ne stwerdzono, - kategora B: w losc ok. 720, 00 mb., w tym: kategora "BE-SO"- ne stwerdzono, kategor "B-SO"- ne stwerdzono.1 4. Stan zboru: stan fzyczny zboru zgromadzonego w archwum wydzalu komjnkacj nalezy uznac zadobry. 5. Materaly archwalne podlegaj~ce przejt;cu przez archwum pastwowe: ne stwerdzono. 6. Stan uporz~dkowana zboru dokumentacj (w szczegolnosc uklad akt, kwalfkacja do kategor archwalnych, opsy teczek, prawdlowosc zewdencjonowana znakowana teczek sygnaturam archwalnym, kompletnosc matera16w archwalnych): W archwum oraz w sal rejestracj pojazd6w Wydzalu Komunkacj ~rzechowywana jest dokumentacja nearchwalna wlasna oraz odzedzczona, pochodz~ca z lat 19S6-2011, w losc ok. 720, 00 mb. Wsr6d omawanej dokumentacj znajduj~ sy: a) akta ewdencyj~e kerowc6w z lat Akta 010;;000 alfabetyczne, a w rama:h lter kolejoo wg roku WYda. Akta znajduj~ s~ 1!!

4 w teczkach za opatrzonych w opsy zlozone z nastypuj,!cych element6w: my nazwsko, data urodzena, PESEL, numer ewdencyjny z sytemu Cepk (numer kolejny prawa jazdy, rok, symbol powatu trzebnckego), b) akta kerowc6w, przekazane z gmn powatu trzebnckego, kt6rych wlasccele ne zwr6cl sy 0 wydane nowych praw jazdy, c)wykazy wydanych druk6w stalych dowod6w rejestracyjnych, rejestry pojazd6w z lat , kartotek pojazd6w zarejestrowanych, kartotek pojazd6w wyrejestrowanych (znajduj,! sy w pudelkach, ulozone wg numer6w rejestracyjnych), d) karty nfonnacyjne pojazd6w zarejestrowanych (ulozone w ukladze alfabetyczno- numerycznym). 7. Dokumentacja przechowywana w archwum zaldadowym od czasu ostatnej kontrol ne byla porz~dkowana przez podmoty z zewn~trz. 8. Ewdencja lednostka kontrolowana prowadz nastypuj,!ce srodk ewdencyjne: a) wykaz sps6w zdawczo-odborczych- ne, b) spsy zdawczo-odborcze- tak, osobne dla akt kategor A B- tak (tylko dla kat. B z b. UR), c) spsy zdawczo-odborcze matera16w archwalnych przekazywanych do Archwum Pafzstwowegome, d) protokoly oceny dokumentacj spsy dokumentacj nearchwalnej przeznaczonej do znszczename, e) ewdencj? wypozyczefz- ne, j) nne srodk ewdencyjne: wykazy, rejestry, ewdencja elektronczna. 9. Ocena prowadzena ewdencj: Na spsach zdawczo-odborczych zewdencjonowano czysc dokumentacj z b. Urzydu Rejonowego. Poza tym cal,! dokumentacjy gromadzon,! w archwum zewdencjonowano w wykazach rejestrach elektroncznej baze danych. 10. Mejsce przechowywana dokumentacj poza lokalem archwum zaldadowego: ne stwerdzono. 11. Udost~pnane ad: dokumentacja ne jest wypozyczana poza pomeszczena wydzalu, korzystaj,! z nej wyl,!czne pracowncy wydzalu. 12. Brakowane dokumentacj nearchwalnej ne bylo dotychczas przeprowadzane. Jednostka kontrolowana ne posada zezwolena generalnego na brakowane. 4

5 .' 13. Pnekazane materal6w archwalnych do Archwum Panstwowego we ~roclawu De malo tlotychczas mejsca. 14. OSQb;'l odpow.aln;'l za prowadzede archwum Wydzalu Komunkacj S~stwa Powatowego w TrzebDcy jest p. Andrzej Zalewsk- naczelnk Wydzalu Komunkacj, pos1daj~cy wyksztalcene wyzsze, brak przeszkolena archwalnego. 15. Wanmk pracy w archwum wydzalu s;'l dobre, podewaz, pomeszczena s~ czyste oraz zadbane. 16. Lokal archwum wydzalowego. Archwum nnejsze zajmuje 3 pomeszczena f l~cznej powerzchn ok. 60, 00 mb. Dwa pomeszczena znajduj~ s~ w pwncy, jedno na p~erze. Poszczegolne pomeszczena WYPosaZono w regaly przesuwne, oplsane. Zabezpeczene ~oz.- dobre (gasnce proszkowe, czujk ppoz.), zabezpeczene przed wlamanem- dobre (drzw ob,e blach~, na parterze kraty w oknach, czujk ruchu). Oswetlene: w pwncy tylko sztuczne- dobre, aa parterze sztuczne naturalne- dobre. 17. nne ustaleda kontrol: (m. n. oswadczena przedstawcel kontrolowanej! jednostk udzelane ustne): wedlug oswadczena osoby odpowedzalnej za prowadzene archwuj udost~pnono calosc pomeszczen zboru archwum wydzalowego. 18. Wykonane zalecen pokontrolnych z poprzednej kontrol przeprowadzon~j przez Archwum Panstwowe we Wroclawu: ne wykonano zalecena: 8 (dotycz~cego zaprowfdzena ewdencj w postac spsow zdawczo-odborczych dla calosc dokumentacj znajduj~cej s~ Wlokalach archwum podrycznego) oraz 11 (ne skerowano osoby odpowedzalnej za pro~adzene archwum podr~cznego Wydzalu Komunkacj Starostwa Powatowego w Trzebncy pa kurs archwalny perwszego stopna organzowany przez Stowarzyszene archwstow Polskch- ~ddzal Dydaktyczny we Wroclawu). m. Zalecena ka' ce z ustalen bd ceo kontrol zostan smem. 5

6 ARCHWU'" PASTWOWE we Wrodlwlu Mt.ODSZV ~HWSTA ""~J N,c:U (kerownk kontrolowanej jednostk) (archwsta zaktadowy) (przeprowadzaj~cy kontroly) Zatllcznk: Protok61 spol"zljdzono w 2 egz. egz. nr - jednostka kontrolowana egz. nr 2 AP we Wroclawu 6

Podobne dokumenty

j Organem nadzoruj~cymjednostkijest Wojewoda Oolnosl~ski, pi. Powstanc6w Wrszawy 1,

j Organem nadzoruj~cymjednostkijest Wojewoda Oolnosl~ski, pi. Powstanc6w Wrszawy 1, 5"P. ~~.f0.-1.19 t'l ARCHWUM PAN.STWQWE we Wroclawlu 50-215 Wroctaw, ul. Pomorska 2 tel. centro 071-328-81.Ql, 071-328-83-95 1\7r~Tll~'S0:45; N1 P.g.98.\1-67-299 ~a:~e amfiwurn panstwowego) STAROSTWO P0:WATOWB.