ORACLE ZAKUPY Aplikacja Oracle Zakupy wspomaga proces bezpośredniego i pośredniego zaopatrzenia z wykorzystaniem przepływu pracy. Umożliwia szybkie i wydajne przetwarzanie zapotrzebowań, zamówień zakupu, zapytań ofertowych oraz dokumentów dotyczących wysyłki i odbioru. Automatyzuje i upraszcza standardowe transakcje. Usprawnia przepływy biznesowe, wykorzystując najlepsze doświadczenia praktyczne dotyczące internetowego przepływu pracy. Optymalizuje produktywność poprzez całkowitą automatyzację procesu zaopatrzenia i płatności. Aplikację Oracle Zakupy można w pełni zintegrować z dowolnym systemem ERP obejmującym całe przedsiębiorstwo. Obsługa wielu języków i wielu walut umożliwia wykonywanie operacji o zasięgu globalnym. Oracle Zakupy jest głównym komponentem systemu EBS firmy Oracle rozwiązania typu wszystkie towary wszystkie procesy. Uproszczenie i automatyzacja procesów zaopatrzenia Dzięki łatwym do zdefiniowania i wdrożenia regułom biznesowym aplikacja Oracle Zakupy usprawnia procesy bezpośredniego i pośredniego zaopatrzenia z wykorzystaniem przepływu pracy. Transakcje o niewielkiej wartości zostają wyeliminowane, a proces zakupów jest bardziej ukierunkowany na działania strategiczne. Przepływy pracy można łatwo modyfikować, co ułatwia ich dostosowanie do zmian związanych z ciągłym rozwojem firmy. Usprawnienie przepływów biznesowych i zwiększenie produktywności Przepływy biznesowe dostępne w aplikacji Oracle Zakupy przyspieszają uczenie się, ułatwiają przeprowadzanie badań i rozwiązywanie problemów oraz zwiększają bieżącą produktywność firmy. Oracle Zakupy oferuje wiele wstępnie skonfigurowanych przepływów biznesowych, które automatyzując proces zaopatrzenia. Dzięki połączeniu z modułem Oracle Workflow przepływy te można dostosowywać do konkretnych wymagań lub tworzyć nowe, używając przepływów już istniejących jako szablonów. Ponadto Oracle Zakupy ułatwia firmom mapowanie procesów zaopatrzenia, graficzne śledzenie statusu oraz szybkie podejmowanie właściwych działań związanych z obsługą wyjątków. W przypadku długotrwałych powiązań z dostawcami proces zaopatrzenia i płatności można całkowicie zautomatyzować. Standardowe transakcje są wówczas przetwarzane automatycznie, co zwiększa produktywność firmy i zmniejsza koszty przetwarzania. Zapotrzebowania można tworzyć szybko i łatwo dzięki szablonom oraz dużej liczbie dostępnych wartości domyślnych. Automatyzacja procesów obejmuje m.in. generowanie zwolnień na podstawie umów ramowych i standardowych zamówień zakupu zgodnie z zapotrzebowaniami przyjętymi w trybie online, dokumentami uzupełnień zapasów, zadaniami związanymi z produkcją w toku lub modułami planowania Oracle. Dostępne w aplikacji Oracle Zakupy opcje zatwierdzania i zabezpieczania dokumentów w trybie online umożliwiają tworzenie konfiguracji zgodnych z wymaganiami przedsiębiorstwa. Na przykład nabywcy mogą być pewni, że zapotrzebowania są zatwierdzane wyłącznie przez upoważnionych pracowników. Mogą również kierować zapotrzebowania do zatwierdzenia przez następnego zdefiniowanego kontrolera bądź bezpośrednio do osoby z odpowiednimi uprawnieniami. Narzędzie Workflow Notification Viewer umożliwia prewencyjne powiadamianie użytkowników o pozycjach dotyczących ich działań, dzięki czemu mogą oni bezpośrednio przeglądać, modyfikować lub zatwierdzać dokumenty znajdujące się na ich listach zadań. Po zatwierdzeniu wszystkich potrzebnych dokumentów generowane są 1/7
zwolnienia lub zamówienia zakupu. Można je wydrukować, a także przesłać faksem lub pocztą elektroniczną do wybranego dostawcy. Gdy dostawca wyśle towary, nabywca może śledzić procedury ich odbioru i inspekcji od miejsca załadunku do magazynu. Umożliwiają mu to wszechstronne funkcje obsługi odbioru dostępne w aplikacji Oracle Zakupy. Nabywcy mogą przyjmować towary od dostawców oraz transfery zapasów zgodnie z procedurą odbioru i/lub inspekcji bądź bezpośrednio do biur i magazynów. W aplikacji Oracle Zakupy dostępna jest również funkcja Cascading Receipts, która ułatwia szybki i bezbłędny odbiór skonsolidowanych dostaw. Dzięki raportom i zapytaniom dostępnym w trybie online użytkownicy uzyskują informacje, które są im potrzebne w związku z odbiorem towarów oraz przyspieszeniem realizacji spóźnionych wysyłek. Obniżenie kosztów administracyjnych dotyczących dostaw pośrednich i bezpośrednich Aplikacja Oracle Zakupy, która stanowi część rozwiązania Oracle Internet Procurement, umożliwia zmniejszenie kosztów zaopatrzenia pośredniego i bezpośredniego. Intensywne wykorzystanie komunikacji elektronicznej obniża wymierne koszty zaopatrzenia, ponieważ zmniejsza liczbę dokumentów papierowych, a dzięki temu eliminuje wiele uciążliwych zadań wykonywanych dotąd przez pracowników administracyjnych. Pracownicy ci mogą poświęcić więcej czasu na tworzenie analiz i strategii, dzięki którym powiązania dostawców z klientami przyniosą więcej korzyści. Większa koncentracja na celach strategicznych i obniżenie kosztów rzeczywistych Automatyzując i upraszczając standardowe transakcje, Oracle Zakupy umożliwia firmom większą koncentrację na takich zadaniach strategicznych jak negocjowanie lepszych warunków umów, zarządzanie dostawcami i przeprowadzanie analiz wartości. Dzięki ścisłej integracji z modułami Oracle isupplier Portal i Oracle iprocurement wielu rozproszonych użytkowników może korzystać z aplikacji Oracle Zakupy na zasadzie samoobsługi. Udostępnienie aplikacji w trybie online pozwala na zmniejszenie liczby dokumentów papierowych i eliminuje związaną z nimi pracę. Użytkownicy mogą zgłaszać swoje zapotrzebowania oraz kierować je do zatwierdzenia automatycznie, przez Internet. Oracle Zakupy umożliwia automatyczne tworzenie zapotrzebowań na podstawie planowanych zamówień, dokumentów dotyczących uzupełniania zapasów lub zadań związanych z produkcją w toku pochodzących z takich modułów jak Oracle MRP, Oracle Inventory i WIP. Dzięki funkcji Oracle Supplier Scheduling dostawcy mogą być automatycznie informowani o przewidywanym zaopatrzeniu na produkty i usługi. Nabywcy mogą natomiast otrzymywać w trybie online informacje dotyczące powiadomień o wysyłce z góry oraz potwierdzenia odbioru. Eliminuje to potrzebę czasochłonnego śledzenia tych dokumentów za pomocą środków nieelektronicznych. Rozwijanie kontaktów z dostawcami i tworzenie porozumień strategicznych Moduł Purchasing Intelligence będący częścią rozwiązania Oracle Internet Procurement umożliwia wyszukiwanie dostawców, którzy terminowo dostarczają towary najwyższej jakości po najniższej cenie. Pracownicy działu zaopatrzenia mogą pobierać te informacje do aplikacji Oracle Zakupy, aby wykorzystać je podczas podejmowania decyzji dotyczących tworzenia porozumień strategicznych i rozwijania kontaktów z klientami. Pozwala im to również skoncentrować się na poprawie jakości dostaw. Po nawiązaniu współpracy z dostawcą firma może udostępnić katalog jego produktów swoim pracownikom, co ułatwi im wybór i zakup produktów oraz usług. 2/7
Łatwe w obsłudze, elastyczne opcje szukania dostawców usprawniające procesy zaopatrzenia Dostępna w aplikacji Oracle Zakupy funkcja Supplier-Item Catalog umożliwia zamawiającym i nabywcom przeglądanie katalogów, wybór pozycji oraz tworzenie zapotrzebowań lub zamówień zakupu. Katalogi mogą być dostarczane przez dostawców lub definiowane przez samych użytkowników. Elastyczne funkcje listy zatwierdzonych dostawców (Approved Supplier List ASL) ułatwiają współpracę ze sprawdzonymi dostawcami, którzy zawsze spełniali warunki stawiane przez firmę. Lista ASL oraz reguły wyszukiwania dostawców umożliwiają dokładniejszą alokację źródeł podczas planowania, tworzenia harmonogramów oraz realizacji procesów zaopatrzenia. Na przykład nabywca może określić możliwości zaopatrzenia w dany produkt u poszczególnych dostawców i uwzględnić je podczas alokacji planowanych zamówień. Może również zdefiniować modyfikatory zamówień dla każdego dostawcy i/lub produktu, takie jak minimalne zamawiane ilości lub ograniczenia dotyczące ilości produktu w jednej partii. Elastyczne funkcje wyszukiwania dostawców uzupełnia interfejs Purchasing Documents Open Interface (PDOI). Można go wykorzystać w całym procesie zaopatrzenia od przyjmowania standardowych zamówień zakupu pochodzących ze starszych systemów po wysyłanie powiadomień o zmianach pozycji katalogowych lub ramowych umów zakupu. PDOI umożliwia dodawanie i usuwanie pozycji umów ramowych, uaktualnianie cen, ustalanie progów cenowych oraz wprowadzanie opisów pozycji na istniejących już zamówieniach zakupu. Nabywcy mogą definiować dopuszczalne odchylenia cen na różnych poziomach od całego systemu po pojedynczych dostawców lub konkretne produkty. Zmiany cen w dopuszczalnych granicach są zatwierdzane automatycznie. Jeżeli zmiana przekracza dopuszczalny zakres, nabywca może ją sprawdzić i zatwierdzić na poziomie produktu. W ten sposób jest on automatycznie powiadamiany o każdej zmianie cen, która może wpłynąć na wybór dostawcy. Całościowa integracja Oracle Zakupy jest modułowym rozwiązaniem w pełni zintegrowanym z innymi aplikacjami firmy Oracle. Dzięki tej integracji stanowi kompleksowy system oparty na Internecie i dostosowany do potrzeb produkcyjnych, dystrybucyjnych i finansowych każdej firmy. Najlepsza na rynku technologia firmy Oracle pozwala na szybkie wdrażanie rozwiązań umożliwiających integrację danych w całym przedsiębiorstwie (niezależnie od systemu lub formatu), dostosowanie funkcji do indywidualnych potrzeb oraz rozbudowę systemu wraz z rozwojem firmy. Standardy technologiczne firmy Oracle gwarantują użytkownikom aplikacji Oracle najwyższy zwrot z inwestycji w oprogramowanie nie tylko dziś, lecz również w przyszłości. Oracle E-Business Suite kompletne rozwiązanie Oracle E-Business Suite umożliwia przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie obsługą klientów, produkcją, realizacją zamówień, przyjmowaniem płatności oraz wieloma innymi aspektami działalności firmy za pomocą aplikacji utworzonych na podstawie tej samej architektury informacyjnej. Architektura ta zapewnia ujednolicenie wszystkich definicji związanych z funkcjonowaniem firmy klientów, dostawców, pracowników, produktów itp. Zarówno w przypadku wdrożenia jednego modułu, jak i całego pakietu, Oracle E-Business Suite umożliwia współużytkowanie ujednoliconych informacji w całym przedsiębiorstwie. Jakość tych informacji ułatwia podejmowanie trafnych decyzji. NAJWAŻNIEJSZE WŁAŚCIWOŚCI 3/7
Zarządzanie dostawcami Tworzenie list zatwierdzonych dostawców uporządkowanych według pozycji lub towarów Blokowanie zakupów od dostawców, z którymi nie jest przewidziana dalsza współpraca Kontrolowanie statusu dostawców na poziomie produktu lub pozycji Definiowanie modyfikatorów zamówień dla poszczególnych dostawców lub pozycji, takich jak minimalne zamawiane ilości lub ograniczenia dotyczące ilości produktu w partii Określanie czasu realizacji zamówień w przypadku poszczególnych dostawców lub pozycji Oznaczanie krajów pochodzenia zakupionych produktów dla ułatwienia ich śledzenia lub ze względu na wymogi handlu międzynarodowego Tworzenie raportów dotyczących transakcji w systemach Intrastat i/lub Extrastat, przeznaczonych dla władz państwowych Możliwość porównania wielkości rzeczywistych i docelowych w przypadku każdego dostawcy Ocena usług, jakości i cen oferowanych przez poszczególnych dostawców Wyszukiwanie dostawców w celu realizacji zapotrzebowania za pomocą najnowocześniejszych narzędzi do negocjacji w trybie online (aukcji oraz zapytań ofertowych) Łatwa integracja z aplikacją Oracle Sourcing, która umożliwia automatyczne tworzenie umów lub zamówień zakupów na podstawie wygranych przetargów NOWOŚĆ! Renegocjowanie umów ramowych utworzonych w aplikacji Oracle Sourcing Powiadamianie w trybie online o zbliżających się terminach wygaśnięcia umów Zapotrzebowania Dostęp do elektronicznych katalogów cenowych dostawców, który ułatwia zgłaszanie zapotrzebowań Automatyczne wyszukiwanie dostawców w celu realizacji zapotrzebowań na podstawie umów i katalogów, z wykorzystaniem list zatwierdzonych dostawców Podział kosztów pomiędzy różne miejsca powstawania kosztów, projekty lub działy Możliwość użycia wielu walut Automatyczne definiowanie sposobu dystrybucji dla poszczególnych kont Możliwość zastosowania szablonów zapotrzebowania w przypadku często zamawianych pozycji Automatyczne przypisywanie nabywców do linii zapotrzebowania według pozycji Obsługa zaopatrzenia w produkty potrzebne do utrzymania odpowiedniego stanu aktywów przy wykorzystaniu modułu Enterprise Asset Management Work Orders Zamówienia zakupu Automatyczne tworzenie zamówień zakupu na podstawie zapotrzebowań zgłoszonych w trybie online Definiowanie reguł biznesowych, które umożliwiają automatyczne przekształcanie zatwierdzonych zapotrzebowań w standardowe zamówienia zakupu Przygotowywanie umów ramowych ze zwolnieniami, które będą tworzone automatycznie na podstawie zapotrzebowań 4/7
NOWOŚĆ! Agregowanie zapotrzebowań w skali całego przedsiębiorstwa i opracowanie scentralizowanych, globalnych umów, które mogą być wykorzystane przez różne działy Tworzenie nowych dokumentów zakupu na podstawie skopiowanej treści już istniejących dokumentów Centralne gromadzenie i konsolidowanie dokumentów z różnych magazynów, fabryk lub ośrodków Tworzenie wielu harmonogramów wysyłki dla tej samej linii zamówienia zakupu Dostęp w trybie online do informacji o dostawcach i zapasach podczas tworzenia zamówień zakupu Śledzenie zapłaconych podatków, które podlegają zwrotowi w całości lub części, bądź też nie będą zwracane Podział kosztów pomiędzy różne miejsca powstawania kosztów, projekty lub działy Tworzenie zamówień zakupu wyrażonych w dowolnej walucie Definiowanie reguł biznesowych umożliwiających automatyczne przetwarzanie zmian wprowadzonych w zamówieniach zakupu Zamrażanie, anulowanie lub ostateczne zamykanie zamówień zakupu na potrzeby późniejszej kontroli transakcji Rejestrowanie akceptacji dostawców Sprawdzanie pozycji związanych z zakupami Możliwość drukowania (w wielu językach) niektórych pól, takich jak opis pozycji, typ linii zamówienia zakupu lub rodzaj ryzyka Przekazywanie informacji o zamówieniach zakupu oraz ich zmianach różnymi środkami na wydruku, faksem, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem systemu EDI Przekazywanie informacji o zamówieniach zakupu oraz ich zmianach za pomocą komunikatów XML Uproszczone, zbiorowe zmiany przyporządkowań zamówień zakupu do poszczególnych nabywców Zlecenie producentom kontraktowym na zasadzie outsourcingu wytwarzania produktów konfigurowanych na zamówienie klienta (Customer Specific Product Configurations) Zlecenie dostawcom na zasadzie outsourcingu uaktualniania poziomu zapasów (funkcja Vendor Managed Inventory) NOWOŚĆ! Możliwość przeniesienia własności zapasów dopiero wtedy, gdy zaczynają być one rzeczywiście wykorzystywane (zapasy dostarczone) Odbiór Odbiór skonsolidowanych dostaw w trybie kaskadowym Odbiór produktów wysyłanych przez dostawców lub przekazywanych wewnętrznie Przyjmowanie produktów w dziale odbioru i/lub inspekcji bezpośrednio do magazynu lub do sklepu Możliwość pobrania ponad stu różnych danych dotyczących jakości do modułu Oracle Quality Przyjmowanie niezamówionych produktów w celu ich późniejszego dopasowania do zamówień zakupu Możliwość szybszego wprowadzania danych za pomocą transakcji ekspresowych Śledzenie przyjętych towarów od miejsca wyładunku do magazynu Przyjmowanie pozycji zastępczych Drukowanie potwierdzeń odbioru Wyświetlanie kompletnej historii przyjęć 5/7
Wyświetlanie spodziewanych przyjęć według planowanych dat Wyświetlanie krótkich komunikatów po przyjęciu każdej pozycji, co przyspiesza przetwarzanie danych Rejestrowanie kursu walutowego podczas odbioru, co ułatwia jego śledzenie i zmniejsza wariancję Rejestrowanie powiadomień o wysyłkach towarów przez dostawców za pomocą komunikatów XML Zatwierdzanie i zabezpieczanie dokumentów Wyświetlanie, modyfikowanie, zatwierdzanie i przekazywanie dokumentów za pomocą przeglądarki Workflow Notification Viewer Udzielanie odpowiedzi na powiadomienia za pomocą przeglądarki Notification Viewer, Internetu lub poczty elektronicznej Kontrolowanie zatwierdzeń według kwot, miejsc powstawania kosztów, budżetów, kont, pozycji, kategorii i lokalizacji Kontrolowanie dostępu do dokumentów i kierowanie ich do zatwierdzenia w sposób zgodny ze strukturą zarządzania Kierowanie dokumentów do innych osób zatwierdzających, jeżeli osoby wyznaczone wcześniej są niedostępne Automatyczne kierowanie dokumentów do następnej osoby zatwierdzającej, jeżeli zatwierdzenie nie było możliwe w wymaganym czasie Automatyczne przekazywanie dokumentów do innej osoby zatwierdzającej, jeżeli osoba wyznaczona wcześniej przebywa na urlopie lub jest z innych powodów niedostępna Przekazywanie dokumentów do osób zatwierdzających, nawet jeśli należą one do innych grup biznesowych Kontrola budżetu Kontrola budżetowa kosztów lub zakupów uzupełniających stany magazynowe Uaktywnianie kontroli obciążeń i kontroli budżetowej dla poszczególnych kont Sprawdzanie dostępności funduszy przed zatwierdzeniem dokumentów Zwalnianie rezerwacji obciążonych pozycji dla zapotrzebowań i zamówień zakupu w celu wprowadzenia zmian Kontrola budżetu na poziomie sumarycznym lub szczegółowym Wyświetlanie pozycji zapotrzebowań i zamówień zakupu zaległych z powodu nadmiernego obciążenia oraz tworzenie odpowiednich raportów Dopasowywanie faktur i regulowanie płatności Dopasowywanie faktur do wysyłek realizowanych na podstawie zamówień zakupu Dopasowywanie pojedynczych faktur do transakcji odbioru (opcjonalnie) Blokowanie płatności faktur do momentu, w którym ilości produktów na fakturach będą zgodne z ilościami zamówionymi, przyjętymi i skontrolowanymi Automatyczne tworzenie faktur z wykorzystaniem informacji dotyczących odbioru na poziomie dokumentu (funkcja Payment on Receipt) Określanie liczby dni, po upływie których system będzie automatycznie tworzyć faktury w celu skorygowania przyjętych ilości produktów Automatyczne tworzenie not debetowych na podstawie transakcji zwrotu do dostawcy Pełna integracja z modułami Oracle iprocurement i Oracle Payables, która umożliwia importowanie transakcji dotyczących kart zaopatrzenia oraz plików wyciągów z systemu wystawcy kart 6/7
Otwarte interfejsy Pobieranie zapotrzebowań z dowolnego źródła, na przykład z systemów planowania, magazynów i sklepów Pobieranie zapotrzebowań ze zmienionymi harmonogramami dostaw z innych systemów planowania Pobieranie i uaktualnianie elektronicznych cenników i katalogów na podstawie ofert lub umów z dostawcami Pobieranie danych dotyczących odbioru ze źródeł zewnętrznych, m.in. ze starszych systemów Pobieranie standardowych zamówień zakupu ze starszych systemów lub z systemów innych firm 7/7