WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-V.431.28.2011 Kraków, 07.02.2012 r. Szanowna Pani Zofia Szymańska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu Niedźwiedź 233 34-735 Niedźwiedź Zespół Kontrolny Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przeprowadził w IV kwartale 2011 r. kontrolę problemową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu. Przedmiotem kontroli była realizacja zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13 Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny, zadanie 13.5. Wspieranie rodziny; podzadanie 13.5.1. Świadczenia rodzinne; działanie 13.5.1.1. Finansowanie i nadzór w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych oraz podzadanie: 13.5.2. Świadczenia z funduszu alimentacyjnego; działanie: 13.5.2.1. Finansowanie i nadzór w zakresie przyznawania i wypłaty świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz działań podejmowanych wobec dłużników alimentacyjnych). Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. oraz rok 2011 do dnia kontroli. Ustalenia kontroli zostały zawarte w protokole podpisanym przez Panią Zofię Szymańską Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w dniu 11 stycznia 2012 r. w Niedźwiedziu. Kontrola wykazała następujące uchybienia: 1. Zarządzeniem Nr 1/2006 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 1 lipca 2006 r. nadano Regulamin Organizacyjny Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu, który zmieniono Zarządzeniem Nr 1/2010 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 30 marca 2010 r. - w Dziale I Postanowienia Ogólne, w 1 ust. 2 pkt 2 i pkt 3 wymieniono przepisy prawa, na podstawie których działa Ośrodek tj. powołano m.in. ustawę o świadczeniach rodzinnych i ustawę o pomocy osobach uprawnionym do alimentów. - w Dziale III Wewnętrzna Struktura Ośrodka podział kompetencji określono strukturę organizacyjną Ośrodka, w skład której wchodzi: Kierownik referatu świadczeń rodzinnych, stanowisko referenta, pomoc biurowa,. Ww. zapisy Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu, dotyczące Referatu świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego, nie odpowiadają strukturze Ośrodka zamieszczonej w obowiązującym Statucie Ośrodka. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 104 * fax 12 61 60 999 http://www.malopolska.uw.gov.pl
- 2-2. Zarządzeniem Nr 2 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z dnia 28 czerwca 2006 r. wprowadzono Instrukcję Kancelaryjną w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu. Aktualnie Ośrodek jest w tracie uzgodnień z Archiwum Państwowym w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). I. Realizacja zadań zleconych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 992 z późn. zm.). 1. W celu określenia dochodu z gospodarstwa rolnego świadczeniobiorcy dostarczali odpowiednie zaświadczenia wydane przez właściwą komórkę organizacyjną urzędu gminy, dokumentujące wielkość gospodarstwa rolnego wyrażoną w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy lub przedkładali nakazy płatnicze. Wliczeniu do dochodu wnioskodawców podlegały części obszarów gospodarstw rolnych będących współwłasnością, w sytuacji gdy nie przekraczały one powierzchni 1 ha fizycznego ani 1 ha przeliczeniowego. Zgodnie z art. 2 ust 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), który stanowi, iż: gospodarstwo rolne, to gospodarstwo o łącznej powierzchni obszaru gruntów przekraczającej 1 ha lub 1 ha przeliczeniowy, stanowiących własność lub znajdujących się w posiadaniu osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej, w tym spółki, nieposiadającej osobowości prawnej. 2. W uzasadnieniu decyzji GOPS.5240.8.36.2011 z 11 lutego 2011 roku błędnie podano inne nazwisko wnioskodawcy. W dokumentacji do ww. decyzji znajdował się wniosek złożony przez osobę o innym nazwisku, która była również adresatem decyzji. Omyłkę sprostowano w czasie czynności kontrolnych na podstawie art. 113 k.p.a. II. Realizacja zadań zleconych wynikających z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 z późn. zm.). 1. W dokumentacji do decyzji nr GOPS.FA.8127-12/7/2010 z 9 października 2010 r. w sprawie ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego, znajdowały się dokumenty stwierdzające, iż wnioskodawczyni jest współwłaścicielką gospodarstwa rolnego o powierzchni 1,6015 ha przeliczeniowego w części ułamkowej 3/20 tj. 0,2402 ha przeliczeniowego. Ośrodek obliczając dochód rodziny uwzględnił dochód z ww. gospodarstwa w wysokości 458,35 zł. Doliczenie ww. dochodu nie miało wpływu na ustalenie prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 2. W podstawie prawnej decyzji w sprawie ustalenia prawa do świadczeń z funduszu alimentacyjnego brak powołania art. 108 k.p.a., w sytuacji gdy w rozstrzygnięciu decyzji zamieszczano sformułowanie Niniejsza decyzja jest natychmiast wykonalna. Np. decyzja nr GOPS.FA.8127-19/13/2010-5/2011 z 18 maja 2011 r. 3. Postępowanie administracyjne dotyczące zwrotu przez dłużnika ( ) świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej, zostało wszczęte 25 października 2011 r., natomiast wydanie decyzji nr GOPS.8323.6.2011 w ww. zakresie nastąpiło 7 grudnia 2011 r. tj. po upływie terminu wynikającego z art. 35 k.p.a. Organ nie zawiadomił strony o powodach
- 3 - niezałatwienia sprawy w terminie oraz o wyznaczeniu nowego terminu jej załatwienia, do czego jest zobowiązany na podstawie art. 36 k.p.a. Uzasadnienie decyzji w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego świadczeń z funduszu alimentacyjnego wypłaconych osobie uprawnionej, nie zawierało informacji o wszczęciu postępowania w ww. zakresie. Np. decyzja nr GOPS.8323.6.2011 z 7 grudnia 2011 r. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Uzasadnienia decyzji zwrotowych będą zawierać informację dotyczącą daty wszczęcia z urzędu postępowania administracyjnego w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Na przyszłość w sprawach prowadzonego postępowania będą przestrzegane terminy, o których mowa art. 35 kpa kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie; zawiadomienie o wszczęciu postępowania do wydania odpowiedniej decyzji. 4. Dłużnik alimentacyjny ( ) złożył 13 stycznia 2010 r. w Ośrodku wniosek o umorzenie należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Ośrodek po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydał 29 marca 2010 r. decyzję o umorzeniu ww. należności w całości w kwocie 5 391,29 zł. W uzasadnieniu decyzji Ośrodek wskazał m.in., iż z przedłożonej dokumentacji medycznej wynika, że dłużnik przebywał w szpitalu w okresie od 28 grudnia 2009 r. do 31 grudnia 2009 r. z powodu złamania podudzia lewego. Niezdolność do pracy trwała od 28 grudnia 2009 r. do 10 lutego 2010 r. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Opis przeprowadzonego postępowania w sprawie z wniosku o umorzenie należności z tyt. otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego złożonego w dniu 13.01.2010r. Przez Pana ( ), zam. ( ). 1. Zawiadomienie z dnia 01.11.2009r. o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie wydania decyzji określającej zwrot przez dłużnika alimentacyjnego Pana ( ) należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z Funduszu Alimentacyjnego. 2. Decyzja z dnia 17.12.2009r. w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego Pana ( ) należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 3. Wniosek z dnia 13.01.2010r. złożony przez Pana ( ) o umorzenie należności z tytułu otrzymanych przez osoby uprawnione świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 4. Wezwanie z dnia 23.02.2010r. do złożenia wyjaśnień niezbędnych dla rozstrzygnięcia sprawy dot. umorzenia należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego. 5. Wniosek z dnia 01.03.2010r. o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych do Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ( ) z prośbą o przeprowadzenie rodzinnego wywiadu środowiskowego u Pana ( ). 6. Odpowiedź Pana ( ) na wezwanie z dnia 23.02.2010r. w sprawie uzupełnienia wniosku o umorzenie należności oświadczenie o stanie majątkowym z dnia 15.03.2010r., oświadczenie z dnia 15.03.2010r. o sytuacji rodzinnej i dochodowej, aktywności zawodowej Pana ( ). 7. Odpowiedź Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w ( ) na wniosek z dnia 01.03.2010r. - kwestionariusz rodzinnego wywiadu środowiskowego przeprowadzonego z Panem ( ) wraz z załącznikami. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w ( ) wskazał że rodzina Pana ( ) znajduje się w trudnej sytuacji finansowej spowodowanej problemami zdrowotnymi i zawodowymi oraz zawnioskował o przychylne ustosunkowanie się do prośby o umorzenie należności.
- 4-8. Decyzja z dnia 29.03.2010r. o umorzeniu należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń z funduszu alimentacyjnego w kwocie 5.391,29zł. Podejmując decyzję o umorzeniu należności wzięto pod uwagę następujące okoliczności; Pan ( ) obecnie pozostaje w związku małżeńskim z Panią ( ), z którą wychowuje dwoje dzieci; jedno w wieku 9 lat, drugie 6 miesięcy. Żona nie pracuje zawodowo. Rodzina utrzymuje się z dochodów osiąganych przez Pana ( ) z tytułu pracy sezonowej w Niemczech. Z poprzedniego związku małżeńskiego Pan ( ) posiada 2 małoletnich dzieci, na które wyrokiem sądu są zasadzone alimenty miesięczne w wysokości 500 zł na jedno dziecko oraz 400 zł na drugie. Za okres świadczeniowy trwający od 01.10.2008r. do 30.09.2009r. na rzecz uprawnionych do alimentów wypłacono świadczenia z funduszu alimentacyjnego w wysokości 10.800,00zł. Pan ( ) pomimo trudnej sytuacji finansowej, jako jeden z nielicznych dłużników regulował należności na bieżąco, łączna kwota wpłat wyniosła 5.408,71zł. Pan ( ) 28.12.2009r. doznał złamania lewej kończyny dolnej z przemieszczeniem, założone śruby. Pan ( ), będący jedynym żywicielem rodziny znalazł się w trudnej sytuacji życiowej, przez kilka miesięcy niezdolny do pracy w związku z tym nie jest w stanie wywiązać się z obowiązku alimentacyjnego wobec dzieci, ani też z obowiązku finansowego wobec obecnej rodziny. Biorąc pod uwagę sytuację życiową w jakiej znalazł się dłużnik, aby rodzina dłużnika nie odczuła drastycznych skutków spowodowanych brakiem wystarczających środków do życia finansowego postanowiono umorzyć pozostały dług w kwocie 5.391,29zł. Był to jedyny przypadek, w którym wydano decyzję o umorzeniu należności. Pan ( ) po wydaniu decyzji określającej zwrot za okres świadczeniowy 2009/2010 kolejny raz w dniu 15.11.2010r. zwrócił się z prośbą o umorzenie należności. Decyzją z dnia 12.01.2011r. odmówiono umorzenia należności. Pan ( ), w dniu 02.02.2011r. złożył odwołanie od decyzji. Sprawa przesłana do SKO dnia 08.02.2011r. do tej pory brak rozstrzygnięcia przez SKO.. 5. W dniu 28 listopada 2011 r. pracownica Ośrodka - Pani Doroty Bielak, przeprowadziła wywiad alimentacyjny z dłużnikiem alimentacyjnym ( ). Ww. pracownica nie posiadała stosownego upoważnienia Wójta Gminy Niedźwiedź. Kierownik Ośrodka przedstawiła następujące wyjaśnienie w tej sprawie: Niniejszym wyjaśniam, że wskazany wyżej pracownik posiada upoważnienie do przekazywania do biura informacji gospodarczej informacji gospodarczych o zobowiązaniu lub zobowiązaniach dłużnika alimentacyjnego wynikających z tytułów, o których mowa w art. 28 ust. 1, w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy, ale nie posiada odrębnego upoważnienia do prowadzenia postępowania i podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych. W br. Pani Dorota Bielak przeprowadziła i podpisała dwa wywiady alimentacyjne u 2-ch dłużników alimentacyjnych. Z uwagi na brak wymaganego upoważnienia w miesiącu styczeń 2012 r. Kierownik GOPS wystąpi z wnioskiem do Wójta Gminy Niedźwiedź o wydanie dla Pani Doroty Bielak upoważnienia do prowadzenia postępowania i podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych.. Z przeprowadzonej w czasie kontroli analizy dokumentacji dłużników prowadzonych przez jednostkę jako organ właściwy dłużnika oraz sprawozdań przesyłanych przez Ośrodek do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie dotyczących działań wobec dłużników alimentacyjnych wynika, iż Ośrodek nie wykorzystywał następujących instrumentów przewidzianych w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów dla organu właściwego dłużnika: 1. Przekazanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego. 2. Wystąpienie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób.
- 5-3. Przekazywanie do właściwego sądu informacji o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ww. ustawy). Na podstawie przeprowadzonej kontroli realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, określa się ocenę końcową podmiotu jako pozytywną z nielicznymi uchybieniami. Ocena powyższa wynika ze stwierdzenia nielicznych uchybień, które mają charakter formalny, nie mający wpływu na końcowy efekt procesu. Zalecenia pokontrolne: 1. Dokonanie aktualizacji Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu przyjętego Zarządzeniem Nr 1/2006 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Niedźwiedziu z późn. zm., w celu ujednolicenia zapisów z Statutem Ośrodka przyjętego Uchwałą Nr XLVI/293/06 Rady Gminy Niedźwiedź z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z późn zm., w zakresie struktury organizacyjnej Ośrodka. 2. Opracowanie, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym, a następnie wprowadzenie do stosowania jednolitego wykazu akt Ośrodka zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 3. Przeprowadzenie analizy dokumentacji osób którym, w badanym okresie, odmówiono przyznania świadczeń rodzinnych lub świadczeń z funduszu alimentacyjnego z powodu przekroczenia kryterium dochodowego, w sytuacji kiedy byli współwłaścicielami części gospodarstwa rolnego. W przypadku gdy strona jest współwłaścicielem gospodarstwa rolnego, o którym mowa w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136, poz. 969 z późn. zm.), dochód oblicza się zgodnie z art. 5 ust. 8 ustawy o świadczeniach rodzinnych, w związku z art. 207 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), który stanowi: Pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów; w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną.. Tak więc, przy obliczaniu dochodu współwłaściciela należy przyjąć wyłącznie część powierzchni gospodarstwa odpowiadającą jego udziałowi w nieruchomości, a przekraczają 1 ha fizyczny lub 1 ha przeliczeniowy. 4. W razie stwierdzenia omyłek w wydawanych decyzjach, o ile potrzebne jest ich sprostowanie, należy wydać postanowienie o sprostowaniu omyłki zgodnie z art. 113 k.p.a. Przepis ten stosuje się wyłącznie do błędów pisarskich i rachunkowych oraz innych oczywistych omyłek. Inne błędy nie mogą być prostowane. 5. W przypadku konieczności nadania decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności, należy powołać w podstawie prawnej art. 108 k.p.a. oraz dokonać opisu przyczyn nadawania rygoru w uzasadnieniu decyzji. 6. W prowadzonych postępowaniach administracyjnych stosowanie się do zapisów art. 35 1-3 k.p.a., które stanowią, iż art. 35 1 Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed
- 6 - którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Stosowanie się do zapisu art. 36 k.p.a. w związku z art. 35 k.p.a., zgodnie z którym O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.. 7. W przypadku wniosku dłużnika alimentacyjnego o umorzenie należności z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego decyzja o ewentualnym umorzeniu musi być oparta o rzetelne postępowanie dowodowe. Należy mieć na uwadze, iż umarzenie przedmiotowych należności w całości może nastąpić jedynie w szczególnych okolicznościach zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 8. Wydanie przez organ właściwy dłużnika stosowych upoważnień dla pracowników Ośrodka, którzy zgodnie z zakresami czynności realizują zadania związane z podejmowaniem działań wobec dłużników alimentacyjnych (przeprowadzanie wywiadów alimentacyjnych i odbieranie od dłużnika oświadczenia majątkowego), zgodnie z art. 8b ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. 9. Podjęcie działań mających na celu wzmożenie efektywności ściągalności zobowiązań od dłużników alimentacyjnych, a w szczególności poprzez wykorzystanie następujących instrumentów przewidzianych dla organu właściwego dłużnika w ustawie o pomocy osobom uprawnionym do alimentów: 1) przekazanie komornikowi sądowemu informacji mających wpływ na egzekucję zasądzonych świadczeń alimentacyjnych pochodzących z rodzinnego wywiadu środowiskowego, 2) występowanie z powództwem o ustalenie alimentów od innych osób, 3) przekazywanie do sądu informacji o bezczynności lub opieszałości komornika sądowego (art. 3 ust. 8 ustawy). Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.) o sposobie wykorzystania ww. zaleceń i wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia z jednoczesnym wskazaniem sposobów na rozwiązanie problemów. Wszelkie pytania proszę kierować do pracowników Oddziału Nadzoru Nad Realizacją Zadań z Zakresu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego pod numer telefonu: /12/ 39-21-559 lub /12/ 39-21-583. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr inż. Małgorzata Lechowicz Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Niedźwiedź