Tarnów, dnia 18.06.2014 r. Zamawiający: DORTECH II Magdalena Jargas Ul. Żeromskiego 18 33-100 Tarnów ZAPYTANIE OFERTOWE NR 3/2014 Zapytanie ofertowe dotyczy zakupu następujących usług marketingowych: badań marketingowych, baz danych, stworzenie wzornictwa w zakresie produktu, opakowania oraz znaku firmowego a także działań promocyjnych związanych z realizacją projektu polegającego na rozwoju firmy dzięki realizacji działań rekomendowanych w Planie Rozwoju Eksportu. Oś priorytetowa 6: Polska gospodarka na rynku międzynarodowym. Działanie 6.1: Paszport do eksportu. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 2013. I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W związku z realizacją projektu pt.: Rozwój firmy dzięki realizacji działań rekomendowanych w Planie Rozwoju Eksportu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz budżetu państwa w ramach działania 6.1 Paszport do eksportu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, DORTECH II Magdalena Jargas, zaprasza do składania ofert na usługi marketingowe: Zadanie 1. Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych niemieckim, czeskim, słowackim Zakup badań marketingowych, które obejmować będą: a) Badania ilościowe i jakościowe, których celem będzie analiza rynku i konkurencji, identyfikacja i definicja grupy docelowej, identyfikacja pożądanego wizerunku kategorii, identyfikacja wizerunku marek konkurencyjnych, identyfikacja silnych i słabych stron produktu i jego opakowania. b) Czas realizacji to max. 14 tygodni. Zakup baz danych dla wybranych rynków docelowych. Usługa polega na wyselekcjonowaniu z szerokiej bazy potencjalnych kontrahentów takich, którzy odpowiadają profilowi działalności firmy DORTECH II Magdalena Jargas. Zakup obejmować będzie 1 800 rekordów dla rynku niemieckiego, 900 rekordów dla rynku czeskiego, 900 rekordów dla rynku słowackiego. Każdy rekord zawierać będzie minimum informacje teleadresowe (nazwa firmy, osoba kontaktowa, adres, telefon, faks), informacje o produktach, które znajdują się w ofercie firmy DORTECH II Magdalena Jargas, których firma może stać się odbiorcą oraz informację o zgodzie na przesłanie oferty handlowej firmy DORTECH II
Magdalena Jargas. Pozostałe informacje zawarte w każdym rekordzie określone zostaną przez Zamawiającego po przeprowadzeniu badań marketingowych i wyników uzyskanych dzięki tym badaniom. - Czas realizacji to max. 26 tygodni. Zadanie 2. Doradztwo w zakresie opracowania koncepcji wizerunku marki przedsiębiorcy na wybranych rynkach docelowych. Stworzenie wzornictwa w zakresie produktu, opakowania, znaku firmowego. Wykonana usługa polegać ma na stworzeniu nowej marki, która pozwoli zaistnieć i rozwijać się firmie DORTECH II Magdalena Jargas na wybranych rynkach docelowych i sprzedawać tam swoje produkty. Proces stworzenia konceptu marki oraz jej wzornictwa obejmować będzie analizę danych badawczych, przygotowanie na ich podstawie strategii sprzedażowo-marketingowej, która obejmować będzie koncept marki i jej strategię komunikacji, a w szczególności: 1. określenie pozycjonowania marki z definicją grupy docelowej pod kątem demograficznym, psychograficznym i behawioralnym, 2. przygotowanie nazwy i hasła marki, 3. określenia drabiny wartości marki, osobowości marki, oferowanych korzyści funkcjonalnych i emocjonalnych, 4. określenie pozycjonowania cenowego marki i jej produktów, 5. określenia sposobu komunikacji werbalnej i niewerbalnej (kolorystyka, grafika, zdjęcia, typologia). Czas realizacji: max. 18 tygodni. Zadanie 3. Działania promocyjne i informacyjne. Przygotowanie tekstów reklamowych, tłumaczenia i przygotowanie projektów graficznych materiałów reklamowych. Proces obejmować będzie: 1. przygotowanie 3 propozycji kreatywnych materiałów reklamowych marki (projektu strony www/sklepu internetowego, fan page na Facebooku, Google+, Pinterest, reklamy prasowej, internetowej, materiałów promocyjnych folderów i ulotek handlowych) oraz finalizacja 1 wybranego kierunku, 2. prace DTP i przygotowanie finalnych projektów graficznych w postaci plików produkcyjnych, 3. opracowanie, zgodnie z przyjętą do realizacji strategią marki, tekstów reklamowych do materiałów promocyjno-informacyjnych (na stronę www, do reklamy prasowej i internetowej, na fan page, do ulotek i folderów handlowych), 4. przetłumaczenie tekstów reklamowych na język angielski i niemiecki,
5. określenie kanałów dotarcia z przekazem promocyjno-reklamowym do grupy docelowej, 6. przygotowanie propozycji planu mediowego, 7. przygotowanie propozycji działań promocyjnych i opracowanie 1 pomysłu w formie projektu graficznego, 8. przygotowanie Księgi Marki. Czas realizacji max. 8 tygodni. II. OSOBA UPRAWNIONA DO KONTAKTU Z OFERENTAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z oferentami jest Tadeusz Martyna. Wszelkie zapytania w sprawie ofert prosimy kierować drogą mailową na adres: biuro@dortech.eu, lub tadeusz.martyna@dortech.eu. III. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy spełniali następujące warunki udziału w postępowaniu: - posiadali wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. Powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat, licząc od dnia złożenia oferty, posiadł doświadczenie w realizowaniu projektów polegających na: 1) Badaniach marketingowych dla minimum 3 nowych marek (badania powinny opierać się minimum na zdefiniowaniu konkurencji, porównaniu oferty cenowej i badaniu cen), 2) Stworzeniu wzornictwa w zakresie produktu, opakowania i znaku firmowego dla minimum 3 nowych marek, 3) Przygotowaniu strategii marketingowej i sprzedażowej dla 3 marek (strategia powinna zawierać minimum przygotowanie tekstów reklamowych i projektów graficznych, przygotowanie materiałów reklamowych). Dodatkowym warunkiem udziału w postępowaniu jest załączenie zaświadczeń z Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu z opłatami. Zaświadczenia te powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem otrzymania zapytania ofertowego. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, polegającego na posiadaniu niezbędnego do realizowania projektu doświadczenia, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z dwoma egzemplarzami papierowej oferty cenowej, 5 listów referencyjnych od dotychczasowych zleceniodawców (potwierdzonych za zgodność z oryginałem), a także oświadczenie, że posiada doświadczenie w zakresie realizowania projektów z obszarów wymienionych wcześniej minimum w liczbie określonej w warunkach udziału w postępowaniu. Dodatkowo ww. dokument powinien zawierać oświadczenie o świadomości
odpowiedzialności karnej za składanie fałszywego oświadczenia zgodnie z art. 297. 1. Kodeksu Karnego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia o udzielenie wyjaśnień w stosunku do załączonego wykazu realizowanych projektów oraz do dostarczenia dokumentów potwierdzających, że zrealizowane projekty zostały wykonane należycie (np. protokoły odbioru, dodatkowe listy referencyjne itp.). Zamawiający zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji przekazanych w ramach wszystkich załączonych dokumentów i wyjaśnień z nimi związanymi. IV. MIEJSCE, SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: nazwę i adres oferenta, datę sporządzenia, opis przedmiotu oferty, nawiązujący do elementów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym oraz wycenę poszczególnych elementów ujętych w zapytaniu, całkowitą wartość oferty (netto i brutto), przewidywany czas realizacji całego zamówienia (38 tygodni), termin ważności oferty, podpis osoby upoważnionej do składania ofert handlowych. Do oferty należy przedłożyć również dokumenty, o którym mowa w pkt. III niniejszego zapytania. Oferta powinna być dostarczona osobiście lub przesłana na adres: DORTECH II Magdalena Jargas, ul. Żeromskiego 18, 33-100 Tarnów. Każda oferta powinna być złożona w dwóch egzemplarzach. Przy sporządzaniu ofert zaleca się korzystanie ze wzoru oferty cenowej, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. Oferta powinna być ważna co najmniej 60 dni. Termin składania ofert upływa w dniu: 27.06.2014 r. o godz. 15:00. Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poproszenia oferentów, którzy przedstawią rażąco niską cenę za wykonanie zadań przedstawionych w niniejszym zapytaniu, o przedstawienie szczegółowej kalkulacji ceny. Nieprzedstawienie takiej kalkulacji w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, skutkuje odrzuceniem oferty.
V. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Kryterium Waga kryterium Maksymalna liczba punktów 1 Cena 80% 50 pkt. 2 Czas realizacji zamówienia 20% 50 pkt. Razem 100% 100 pkt. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna w zbiorze - cena oferty badanej - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji zamówienia maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: - ilość przyznanych punktów - najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w miesiącach) - czas realizacji badanej oferty (w miesiącach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
VI. Istotne postanowienia umowy 1. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju i wszelkie działania związane z realizacją projektu powinny uwzględniać odpowiednie przepisy szczegółowo regulujące postępowanie w projektach współfinansowanych z funduszy strukturalnych. 2. Wynagrodzenie brutto obejmuje wszystkie wymagane prawem podatki i opłaty oraz wszystkie inne koszty wykonania przedmiotu umowy. 3. Do obowiązków Wykonawcy należy wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z umową, a w szczególności zgodnie z wymaganiami projektu opisanymi w części I, w terminie określonym w harmonogramie zawartym w umowie. 4. Zamawiający jest zobowiązany podpisać umowę z Wykonawcą w terminie do 2 miesięcy od dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. 5. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących wypadkach, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa: a) Zamawiający może odstąpić od umowy gdy: wykonawca bez uzasadnionych przyczyn przerwał realizacje prac i ich nie realizuje przez nieprzerwany okres 14 dni, pomimo pisemnego wezwania przez Zamawiającego do kontynuacji prac, wykonawca bez uzasadnionych przyczyn, nie rozpoczął prac i ich nie rozpoczyna pomimo pisemnego wezwania Zamawiającego, wykonawca pozostaje w zwłoce przekraczającej 14 dni od terminu zakończenia całości prac i pomimo wyznaczenia przez Zamawiającego na piśmie dodatkowego odpowiedniego terminu na zakończenie prac pod rygorem odstąpienia od umowy, nie wykona ich we wskazanym terminie. b) Wykonawca może odstąpić od umowy gdy: zamawiający opóźnia się z zapłatą należności Wykonawcy wynikających z umowy co najmniej 14 dni i pomimo wezwania na piśmie przez Wykonawcę nie zapłaci tych należności w dodatkowym terminie dni 14-stu. zamawiający nie wykonuje swoich obowiązków w zakresie współpracy potrzebnej dla wykonania umowy i pomimo wezwania przez Wykonawcę na piśmie i wyznaczenia dodatkowego odpowiedniego terminu na zapewnienie takiej współpracy, nie wypełni swych obowiązków we wskazanym terminie. 6. Wezwania do usunięcia naruszeń umowy oraz odstąpienie od umowy muszą nastąpić w formie pisemnej z podaniem uzasadnienia, pod rygorem nieważności, 7. W sprawach nie uregulowanych w umowie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. VII. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE
Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje DORTECH II Magdalena Jargas do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje DORTECH II Magdalena Jargas do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. DORTECH II Magdalena Jargas nie może być pociągana do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Załączniki: Wzór oferty cenowej. Wzór oświadczenia o realizowaniu projektów wymienionych w warunkach udziału w postępowaniu.