NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W POZNANIU 61-662 Poznań, ul. DoŜynkowa 9H 16/20 (61) 64 63 800, fax (61) 64 63 801 Poznań, dnia 10 kwietnia 2008 r. P/08/132 LPO 41001-1-2008 Pan Marek Woźniak Marszałek Województwa Wielkopolskiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli (j. t. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu skontrolowała w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego, zwanym dalej Urzędem, przestrzeganie prawa wspólnotowego i krajowego w procesie wdraŝania systemów zarządzania i kontroli przy realizacji Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 kwietnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Marszałkowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia przygotowanie Urzędu do realizacji zadań Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym pomimo stwierdzenia, Ŝe projektowany system jego zarządzania i kontroli wymaga uzupełnień. 1. Stan przygotowania organizacyjnego Urzędu do wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej, w tym powierzenie części zadań związanych z realizacją Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (WRPO) Instytucji Pośredniczącej, NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia jako poprawny. Pracownicy departamentów Urzędu, którym przypisane zostały zadania związane z bezpośrednią realizacją WRPO, zostali przeszkoleni w zakresie obejmującym problematykę wdraŝania i wykorzystania funduszy unijnych. NIK zwraca
2 jednak uwagę, Ŝe załoŝony w systemie zarządzania i kontroli plan zatrudnienia pracowników związanych z realizacją WRPO zrealizowany został tylko w 70%. Zadania objęte Priorytetem I WRPO pierwotnie powierzone Departamentowi Gospodarki (DRG), Zarząd Województwa Wielkopolskiego przekazał w trakcie kontroli NIK (28 lutego 2008 r.) Departamentowi WdraŜania Programu Operacyjnego (DWP). Zmiana ta nie została jednak wprowadzona do obowiązującego od dnia 31 stycznia 2008 r. Opisu systemu zarządzania i kontroli (OSZiK) WRPO. Ustalenia kontroli NIK wykazały ponadto, Ŝe treść OSZiK nie była spójna zarówno z postanowieniami regulaminu organizacyjnego Departamentu Polityki Regionalnej (DPR), w związku z nieutworzeniem Oddziału BudŜetu tego departamentu, jak i z niektórymi zapisami zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników DWP oraz DRG. W ocenie NIK, niezakończenie, w okresie objętym kontrolą, działań przygotowujących organizacyjnie Urząd do wykonywania zadań Instytucji Zarządzającej (IZ) wpłynęło na opóźnienie w procesie wdraŝania WRPO. NIK zwraca przy tym uwagę, Ŝe w projektowanych procedurach wdraŝania programu nie zostały przewidziane czynności przeciwdziałające ewentualnym spiętrzeniom w trakcie jego realizacji. Zarząd Województwa Wielkopolskiego w dniu 17 maja 2007 r. podjął uchwałę w sprawie powierzenia części zadań związanych z realizacją WRPO (Priorytet III) Wojewódzkiemu Funduszowi Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, który wybrany został Instytucją Pośredniczącą (IP). Zastosowany tryb nie był zgodny z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 ze zm.), zwanej dalej ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, bowiem delegacja tych zadań nie nastąpiła w drodze porozumienia. Faktyczne powierzenie IP w drodze porozumienia części zadań związanych z realizacją WRPO, nastąpiło dopiero w dniu 1 października 2007 r. Do czasu zakończenia kontroli NIK postanowienia tego porozumienia, dotyczące sporządzenia procedur wdraŝania WRPO oraz sprawozdawczości, nie zostały dostosowane do odpowiednich postanowień Osik. W trakcie kontroli NIK (25 lutego 2008 r.) Zarząd Województwa Wielkopolskiego ogłosił nabór wniosków do dofinansowania w ramach WRPO (działanie 3.3), wdraŝanego przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Ogłoszenie naboru tych wniosków nastąpiło w sytuacji niezatwierdzenia przez Urząd procedur wykonywania czynności w ramach zadań powierzonych IP. Prace nad ustaleniem treści odpowiedniej instrukcji wykonawczej trwały od dnia 14 września 2007 r., co według NIK świadczyło o przewlekłości w postępowaniu Urzędu.
3 2. NIK negatywnie ocenia stan przygotowania przez Urząd opisu systemu zarządzania i kontroli, słuŝącemu realizacji zadań IZ WRPO, w tym w szczególności w zakresie opracowania instrukcji wykonawczej, zawierającej procedury wdraŝania poszczególnych działań WRPO. Zarząd Województwa Wielkopolskiego, pomimo niezatwierdzenia instrukcji wykonawczej IZ WRPO, zawierającej procedury wdraŝania poszczególnych działań programu (z wyłączeniem zadań powierzonych IP oraz zadań dotyczących inicjatywy JEREMIE), ogłosił rozpoczęcie naboru wniosków w działaniach wdraŝanych przez Urząd. W ocenie NIK, brak zatwierdzenia przedmiotowych procedur nie gwarantuje rzetelnej realizacji przez Urząd zadań instytucji zarządzającej. Pierwsza wersja instrukcji wykonawczej IZ WRPO została przekazana Wojewodzie Wielkopolskiemu jako Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji celem zaopiniowania, w dniu 23 października 2007 r. Przed wydaniem przez Wojewodę Wielkopolskiego stosownej opinii, przekazana została (12 listopada 2007 r.) druga wersja tej instrukcji, a kolejna w dniu 21 stycznia 2008 r. Według zatwierdzonych przez Ministra Rozwoju Regionalnego Wytycznych w zakresie warunków certyfikacji, przekazanie Wojewodzie Wielkopolskiemu instrukcji wykonawczej do zaopiniowania powinno nastąpić w terminie do 31 sierpnia 2007 r. Instytucja Pośrednicząca w Certyfikacji zaopiniowała negatywnie przedkładane projekty ww. instrukcji wykonawczej stwierdzając, Ŝe dokumenty te były niekompletne, niespójne i nie zapewniały odpowiedniej ścieŝki audytu. NIK zwraca uwagę, Ŝe prace nad przygotowaniem instrukcji były prowadzone, mimo niezidentyfikowania przez Urząd ryzyk związanych z wdraŝaniem WRPO. Przyjęty przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego OSZiK zawierał informacje określone w art. 21 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. WE L 371 z 27.12.2006 r.), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1828/2006. 3. Jako poprawną NIK ocenia zgodność opracowanych w Urzędzie projektów procedur dla procesów: wyboru i zatwierdzania operacji do finansowania, gromadzenia, weryfikacji oraz zatwierdzania wniosków o płatność, a takŝe dokonywania płatności dla beneficjentów, z przepisami art. 58-62 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.
4 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07.2006 r.), zwanego dalej rozporządzeniem nr 1083/2006. Ustalenia kontroli NIK wykazały jednak, Ŝe projekty tych procedur nie zawierały postanowień w zakresie: zasad dokonywania przez Zarząd zmian kolejności na listach rankingowych (DRG, DWP), zapewnienia stosowania zasady dwóch par oczu i wymogu udokumentowania zakończenia kolejnych etapów procedury (Departament Finansów), obowiązku rejestrowania wszystkich odwołań od rozstrzygnięć wnoszonych przez beneficjentów oraz wyznaczenie pracowników odpowiedzialnych za przechowywanie i ochronę dokumentacji dotyczącej wyboru poszczególnych projektów (DWP), terminów przekazywania do IC informacji o wynikach prowadzonych kontroli i audytów wewnętrznych (DWP, DPR). W ocenie NIK, beneficjentom, do czasu rozpoczęcia naboru wniosków w poszczególnych działaniach WRPO, nie zapewniono moŝliwości uzyskania szczegółowej informacji w zakresie czasu trwania procedur rozpatrywania wniosków o dofinansowanie, bowiem odpowiednie zapisy w tym zakresie w przygotowywanej instrukcji wykonawczej nie wyczerpywały dyspozycji art. 5 ust. 2 lit. b) rozporządzenia nr 1828/2006. 4. Podjęte przez Urząd działania słuŝące przestrzeganiu zasady partnerstwa w procesie wdraŝania, monitorowania i ewaluacji WRPO, NIK ocenia jako poprawne. Komitet monitorujący WRPO został powołany w terminie wskazanym w przepisie art. 63 ust. 1 rozporządzenia nr 1083/2006. Zasadę partnerstwa, o której stanowi art. 11 tego rozporządzenia, zrealizowano poprzez zapewnienie w składzie tego Komitetu udziału przedstawicieli samorządu terytorialnego, administracji rządowej oraz podmiotów społecznych i gospodarczych. Komitet monitorujący WRPO terminowo przyjął kryteria wyboru projektów do dofinansowania i rozpatrzył uwagi zgłaszane w wyniku ich analizy. W okresie objętym kontrolą komitet monitorujący WRPO nie dokonał jednak przeglądu postępów w osiągnięciu konkretnych celów WRPO oraz nie analizował wyników jego wdraŝania, do czego zobowiązywały go postanowienia art. 65 lit. b i c rozporządzenia nr 1083/2006. 5. System komunikowania i sprawozdawczości WRPO zorganizowany został, w ocenie NIK, poprawnie. W dniu 20 grudnia 2007 r. Zarząd Województwa Wielkopolskiego przyjął plan ewaluacji WRPO, opracowany zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego. NIK
5 pozytywnie ocenia przygotowanie tego planu przez pracowników Urzędu, odpowiedzialnych za realizację zadań w zakresie ewaluacji WRPO. Niemniej przygotowany według wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego Plan komunikacji WRPO nie został, wbrew postanowieniom art. 4 ust. 1 rozporządzenia nr 1828/2006, przedłoŝony komitetowi monitorującemu WRPO. Wyjaśnienia zastępcy dyrektora DPR o konieczności uzyskania akceptacji tego planu przez Instytucję Koordynującą Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia nie stanowią, w ocenie NIK, uzasadnienia niedopełnienia tego obowiązku. W Urzędzie, do czasu kontroli NIK, nie została wyznaczona osoba kontaktowa, odpowiedzialna za informację i promocję WRPO, co naruszało postanowienia art. 10 ust. 1 rozporządzenia nr 1828/2006. W ocenie NIK, powołany przepis nie daje instytucji zarządzającej moŝliwości odstąpienia od spełnienia ww. obowiązku w związku z wyznaczeniem takiej osoby na szczeblu państwa członkowskiego. Zarząd Województwa Wielkopolskiego powierzył siedmiu starostwom z terenu województwa wielkopolskiego prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją WRPO. Za podstawę do zawarcia stosownych porozumień w tej sprawie przyjęto przepis art. 27 ust. 4 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, zgodnie z którym IZ moŝe powierzyć realizację czynności technicznych związanych z obsługą swoich zadań innym podmiotom, na podstawie porozumienia lub umowy. Powierzone starostwom przez Zarząd Województwa Wielkopolskiego zadanie polegające na prowadzeniu działań informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją WRPO, w ocenie NIK, wykraczało poza zakres czynności technicznych związanych z obsługą zadań IZ. NIK zwraca uwagę, Ŝe zgodnie z art. 27 ust. 1 przywołanej ustawy, prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych przewidziane było dla instytucji pośredniczących, którymi nie były starostwa. 6. W ocenie NIK, Urząd poprawnie wywiązywał się z obowiązku wdroŝenia komputerowego systemu monitorowania i sprawozdawczości SIMIK 07-13 oraz elektronicznego systemu wymiany danych z Komisją Europejską, który umoŝliwiał przekazywanie danych w zakresie monitorowania i sprawozdawczości. Do czasu kontroli NIK, do Komisji Europejskiej przekazany został tą drogą tekst WRPO oraz decyzja o jego przyjęciu. Ustalenia kontroli wskazują, Ŝe system został udostępniony tylko osobom do tego upowaŝnionym, posługującym się zindywidualizowanym hasłem, stanowiącym jednocześnie formę podpisu elektronicznego, zgodnie z przepisem art. 41 ust. 3 rozporządzenia nr 1828/2006.
6 NIK zwraca jednocześnie uwagę na potrzebę opracowania pisemnych procedur dla wymiany danych z Komisją Europejską oraz procedur odnoszących się do kontroli rzetelności, kompletności i aktualności przekazywanych danych. Obowiązek w powyŝszym zakresie wynikał z postanowień art. 66 i 76 rozporządzenia nr 1083/2006 oraz art. 39 rozporządzenia 1828/2006. Opracowany w Urzędzie system gromadzenia informacji pozwala, w ocenie NIK, na rzetelne i terminowe sporządzanie raportów o nieprawidłowościach, zgodnie z przepisami art. 28 i 30 rozporządzenia nr 1828/2006. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie spójności Opisu systemu zarządzania i kontroli WRPO z regulaminami organizacyjnymi komórek organizacyjnych Urzędu i zakresami czynności zatrudnionych w nim pracowników. 2. Ustanowienie w moŝliwie najkrótszym terminie obowiązujących procedur dla procesów wdraŝania WRPO przez Instytucję Zarządzającą i Instytucję Pośredniczącą. 3. Zapewnienie realizacji zadań informacyjnych i promocyjnych dotyczących programu zgodnie z przepisami ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz postanowieniami WRPO. 4. Wyznaczenie osoby kontaktowej odpowiedzialnej za informację i promocję programu oraz poinformowanie o tym Komisji Europejskiej. 5. PrzedłoŜenie Komitetowi Monitorującemu Planu komunikacji WRPO. 6. Podjęcie działań w celu przeprowadzenia przez Komitet Monitorujący przeglądu postępów w osiągnięciu celów programu oraz analizy wyników jego wdraŝania. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Poznaniu na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK oczekuje przedstawienia przez Pana Marszałka, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Poznaniu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
7 W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.