Kraków, 1 sierpnia 2011 Zapytanie ofertowe na dostawę i wdrożenie technologii teleinformatycznych W ramach projektu nr umowy UDA-POIG.08.02.00-12-029/10-00 o tytule Stworzenie systemu B2B do integracji głównych procesów biznesowych firmy Centrum Druku w oparciu o zintegrowany system zarządzania klasy ERP. I Wstęp Centrum Druku S.C. Adam Stachura, Mariola Stachura zaprasza do złożenia pisemnych ofert w zakresie dostawy i wdrożenia systemu informatycznego ERP, niezbędnego do realizacji projektu Stworzenie systemu B2B do integracji głównych procesów biznesowych firmy Centrum Druku w oparciu o zintegrowany system zarządzania klasy ERP na podstawie wymagań firmy Centrum Druku wyspecyfikowanych w niniejszym zapytaniu ofertowym. II Informacje podstawowe 1. Charakterystyka firmy Centrum Druku Firma Centrum Druku została założona w 1998 roku. W miarę upływu lat firma zaczęła ugruntowywać swoją pozycję na rynku sprzedawców urządzeń i intensywnie się rozwijać, pozyskując kolejnych kontrahentów oraz nawiązując współpracę z wiodącymi producentami sprzętu drukującego. W związku z rosnącą rolą Internetu, na przełomie 2001/2002 r. firma uruchomiła pierwszą wersję sklepu internetowego. W 2007 r. uruchomiła drugą wersję sklepu internetowego, znacznie bardziej rozbudowaną i zaawansowaną, co pozwoliło dotrzeć z ofertą do nowych grup kontrahentów. Obecnie firma jest znanym i liczącym się na rynku dostawcą urządzeń drukujących, materiałów eksploatacyjnych oraz nośników druku. Centrum Druku jest obecnie autoryzowanym partnerem czołowych producentów sprzętu drukującego tj. Brother, Canon, Epson, HP, Lexmark, Samsung itp. 2. Lokalizacja projektu Projekt realizowany będzie w dwóch lokalizacjach: a) Kraków, ul. Czarnowiejska 43 salon sprzedaży, powierzchnie biurowe, serwis b) Kraków, ul. Płk. Dąbka 22 magazyn, powierzchnie biurowe Projekt realizowany będzie w dwóch 6-ścio miesięcznych etapach. Strona 1
3. Ogólny opis projektu Projekt zakłada wdrożenie systemu, który ma służyć integracji B2B z systemami partnerów biznesowych firmy. Realizując zasadę integralności oraz automatyzacji system musi obsługiwać podstawowe procesy biznesowe firmy i wspomagać w zarządzaniu przedsiębiorstwem oraz umożliwiać współdziałanie grupy współpracujących ze sobą firm partnerskich, a zatem musi być to system klasy MRP/ERP pełniący również funkcje systemu B2B. Procesy biznesowe które mają podlegać wspomaganiu to: - magazynowanie i zarządzanie zapasami; - śledzenie realizowanych dostaw; - zaopatrzenie; - sprzedaż; - zarządzanie relacjami z kontrahentami; - księgowość; - finanse; - zarządzanie zasobami ludzkimi (kadry, płace). Procesy, które mają być wspomagane i automatyzowane przez system B2B w kontaktach z systemami partnerów to: - wymiana handlowa hurtowa - wymiana informacji handlowych (bieżące dokumenty handlowe oraz archiwum) - zaopatrzenie (zakup towarów od dostawców) - wysyłka (dostawa towarów do firm współpracujących) - rozliczanie płatności (należności i zobowiązań) - planowanie i prognozowanie w oparciu o dane z systemów partnerów W ramach projektu planowane jest pełne wdrożenie systemu MRP/ERP oraz zbudowania na nim systemu B2B wraz z zakupem niezbędnego do jego realizacji sprzętu i oprogramowania oraz przeprowadzenie niezbędnych działań doradczo-wdrożeniowych w zakresie obsługi zakupionych technologii. 4. Specyfikacja systemu CRM - zbieranie i wyświetlanie całej historii handlowej kontrahentów (transakcje / pliki / płatności / serwis) - planer / kalendarz / terminarz / komunikacja wewnętrzna - zbieranie i wyświetlanie całej historii relacji z kontrahentami (transakcje/ kontakty) - obsługa korespondencji pocztowej - planowanie, realizacja, kontrola i analiza kampanii marketingowych KSIĘGOWOŚĆ - księgi rachunkowe, ewidencja podatkowa, rozrachunki, rachunki zysków i strat, rejestry VAT, Strona 2
bilanse, środki trwałe, amortyzacje, schematy księgowań, plan kont - komunikacja z aplikacjami zewnętrznymi (Płatnik / e-deklaracje) - wydruki wszelkich dokumentów księgowych wymaganych prawem (deklaracje VAT itp.) - wiekowanie należności, windykacja, noty odsetkowe, ponaglenia (generowanie i wydruki) KADRY - ewidencja pracowników i etatów, generowanie deklaracji (PIT, ZUS, Płatnik) - obliczanie płac i czasu pracy (urlopy, zwolnienia lekarskie) - lista pracowników (kwalifikacje wymagane, kwalifikacje posiadane, umiejętności, staż pracy) - kontrola czasu pracy pracowników na podstawie czytników do rejestracji czasu pracy (RCP, biometryka) - kartoteka pracownika (zeskanowane dokumenty: certyfikaty, świadectwa ukończenia kursów, itp.) - plany szkoleń i ocena szkoleń zgodna z predefiniowanymi kryteriami SERWIS - możliwość rozdzielenia typów działań serwisowych na kilka rodzajów (pogwarancyjny, gwarancyjny, rękojmia, niezgodność towaru z umową, itp.) - powiadamianie kontrahentów o statusach zleceń serwisowych przez e-mail/sms - konfigurowanie wydruków rewersów i faktur - przypominanie o upływających terminach (serwisowane / wysłane do serwisu zewnętrznego) - realizacja zleceń serwisowych i reklamacji w definiowalnych krokach / statusach (nowe, czekamy na części, naprawiamy, odebrane itp.) MAGAZYN - obsługa dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW, MM-, MM+, PR+, PR-, zwroty, korekty) - obsługa FIFO - inwentaryzacje i ewidencje (generowanie, wydruk, analiza) - analizy: rotacji, obrotów, indeksów, stanów - komunikacja ze skanerami / kolektorami i czytnikami kodów HANDEL - fakturowanie, zamówienia, analizy handlowe - ewidencja kontrahentów, urzędów, dokumentów, urzędów, towarów (słowniki) - możliwość zestawienia w jednym miejscu wszelkich dokumentów handlowych, magazynowych i serwisowych składających się na całość transakcji z kontrahentem - wystawianie paragonów / faktur, współpraca z drukarkami fiskalnymi - możliwość utworzenia ścieżki sprzedaży zależnej od wykonywanych zadań lub typu wystawianego dokumentu (realizacja zleceń w definiowalnych krokach) - generowanie i wydruk dokumentów związanych z obsługą kontrahentów: oferty handlowe, zapytania cenowe, faktury proforma i sprzedaży, zlecenia sprzedaży, rezerwacje - wielowymiarowe analizy wszystkich danych w systemie, zestawienia, porównania + możliwość dodawania własnych - wysyłanie powiadomień o kolejnych krokach realizacji zamówienia do kontrahenta e-mail/sms Strona 3
- pełna historia działań pracowników zmiany, dodania i usunięcia danych - tworzenie projektów sprzedażowych i zakupowych, np. przetargi ustalenie grupy produktów, ich cen, łącznej wartości i czasu obowiązywania - historia sprzedaży/zakupów - programy rabatów i bonusów dla kontrahentów - tworzenie ścieżek dla przyjęcia towaru i wprowadzenia faktury - ustalanie cen minimalnych dla poszczególnych produktów z uwzględnieniem elementów kosztów składowych - możliwość samodzielnego tworzenia szablonów do korespondencji i dokumentów handlowych - budżetowanie / planowanie długoterminowe sprzedaży - analiza rentowności, mpki B2B - integracja z systemami dystrybutorów - przeglądanie i zamawianie towarów oraz wymiana dokumentów handlowych, unikalna identyfikacja dostaw i produktów - integracja z systemami firm kurierskich - integracja z systemami bankowymi w zakresie automatyzacji księgowań - integracja z systemami płatności internetowych - integracja z systemami ERP firm partnerskich (towary, ceny, dostępności, zamówienia) - integracja z platformą ecommerce/ B2B online (towary, ceny, dostępności, kontrahenci, zamówienia) WYMAGANIA TECHNICZNE - możliwość pracy w strukturze 3 warstwowej (serwer bazy danych, serwer aplikacji, terminale) - automatyzacja wykonywania zadań na terminarzu (cron) - jednorodność i przyjazność interfejsu oraz wbudowany edytor interfejsu i dodatków - kontrola nad uprawieniami użytkowników systemu - obsługa od 20 do 50 tysięcy dokumentów handlowych miesięcznie - możliwość integracji z innymi systemami ERP za pomocą EDI/XML - jednoczesna ilość użytkowników pracujących w systemie od 25 do 75 Aktualnie ilości osób w poszczególnych działach z dostępem do systemu to: - magazyn - 10 osób - handel - 20 osób - księgowość/kadry - 5 osób - serwis - 5 osób Osoby zatrudnione na każdym ze stanowisk mogą mieć obowiązki, które będą wymagać dostępu do kilku modułów naraz (np. CRM, serwis, handel) INNE WYMAGANIA - zgodność z polskimi normami i standardami - język systemu - polski Strona 4
III Przedmiot oferty Na przedmiot oferty składają się następujące elementy: a) zakup analiz przygotowawczych analiza przedwdrożeniowa systemu i wykonanie projektu funkcjonalno-technicznego. b) zakup środków trwałych: serwerów, oprogramowania, urządzeń sieciowych, zasilaczy awaryjnych i innych, niezbędnych do funkcjonowania systemu, sprzętów. c) zakup licencji ERP na moduły: zakupy, sprzedaż, finanse i księgowość, kadry, magazyn i logistyka, CRM, Business Intelligence, kontrola jakości, serwis. d) zakup modułów integrujących B2B (moduł integrujący z dostawcami, moduł integrujący z partnerem bankowym, moduł integrujący z firmą kurierską, moduł integrujący z kontrahentami hurtowymi). e) usługi doradcze o charakterze wdrożeniowym (z zakresu instalacji, prototypowania, konfiguracji, testów zakupionych systemów) oraz asysta powdrożeniowa. W ofercie należy podać ilość godzin na usługi doradcze (o charakterze wdrożeniowym i powdrożeniowym), które są niezbędne do kompleksowego wdrożenia systemu oraz należy podać stawkę za jedną roboczogodzinę. IV Warunki postępowania ofertowego 1. Informacje ogólne Do składania ofert Centrum Druku zaprasza wszystkie firmy, które posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie we wdrożeniu projektów tego typu projektów i są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami: a) Centrum Druku zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji tego projektu jednemu dostawcy w całości lub kilku dostawcom oddzielenie w wyspecyfikowanych obszarach tematycznych dotyczących oprogramowania i wdrożenia oraz infrastruktury sprzętowej. b) Dopuszcza się możliwość złożenia oferty częściowej, jednakże obejmującej całość danego obszaru tematycznego. c) Centrum Druku zastrzega sobie prawo do przyznania realizacji projektu dostawcy / dostawcom najlepiej spełniającym wymagania biznesowe firmy. d) Firma Centrum Druku zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert wg własnego uznania. e) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do firmy Centrum Druku. Strona 5
f) Firma Centrum Druku zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyn prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości jak i jej poszczególnych elementów. 2. Kryteria oceny ofert Firma Centrum Druku dokona oceny otrzymanych ofert kierując się następującymi kryteriami: a) Jakość zaoferowanych produktów i usług (waga 15%), b) Doświadczenie oferentów we wdrażaniu tego typu systemów (waga 5%), c) Cena (waga 15%), d) Zakres funkcjonalny proponowanych rozwiązań (waga 35%), e) Warunki i jakość zaoferowanego serwisu (waga 10%), f) Kompleksowość składanej oferty (waga 5%), g) Czas dostawy oferowanych produktów lub usług (waga 5%), h) Możliwość rozszerzania funkcjonalności systemu w przyszłości (waga 10%). W wyniku dokonanej analizy otrzymanych ofert zostanie wyselekcjonowany dostawca lub dostawcy poszczególnych obszarów tematycznych w zakresie oprogramowania, wdrażania oraz infrastruktury sprzętowej. W trakcie analizy ofert firma Centrum Druku może zwrócić się do oferentów o dodatkowe informacje lub spotkanie w siedzibie firmy celem wyjaśnienia ewentualnych niejasności dotyczących zaoferowanych rozwiązań. 3. Konsultacje, udzielanie wyjaśnień W przypadku zainteresowania niniejszym zapytaniem ofertowym, informacji merytorycznych i technicznych udziela Pan Konrad Michalewski, dane kontaktowe telefon: 12 631 20 75 (w dni robocze pomiędzy godzinami 10:00 a 15:00), e-mail: b2b@cd2.pl lub na miejscu w siedzibie firmy na ul. Płk. Dąbka 22 (po uprzednim umówieniu spotkania za pośrednictwem poczty elektronicznej kierowanej na adres b2b@cd2.pl ). 4. Przygotowanie, ważność i termin składania ofert Oferty należy przygotować w języku polskim. Wszystkie ceny należy podawać jako wartości netto. Ceny powinny być wyrażone w PLN i posiadać termin ważności do 30 września 2011. Oferty można składać w formie papierowej lub elektronicznej (w formatach plików MS Word lub pdf) na adres: Centrum Druku s.c. Konrad Michalewski ul. Płk. Dąbka 22 30-732 Kraków lub e-mail: b2b@cd2.pl Termin składania ofert: 01.08.2011-15.08.2011 r. Strona 6