PORTALE SAMOOBSŁUGOWE kolejny krok na drodze ewolucji outsourcingu usług HRMS Outsourcing HR wczoraj i dzisiaj
(Bardzo) krótka historia outsourcingu usług kadrowo płacowych Jeszcze kilka lat temu fraza outsourcing usług HR miała zupełnie inne znaczenie dla firm korzystających z tego typu usług. Rzecz jasna powody, dla których przedsiębiorcy decydowali się na outsourcing, były takie same jak dziś. O ile jednak sama idea outsourcingu była wcielana w życie, codzienna praktyka wyglądała zupełnie inaczej niż obecnie. Gdzieś tam działał podwykonawca, który przejmował całość lub część obowiązków związanych z obsługą skomplikowanych procesów kadrowo-płacowych. Jego kluczowym zasobem był wykwalifikowany personel, który sobie tylko znanymi sposobami potrafił zaprowadzić porządek w zalewie dokumentacji klientów. Firmy pragnęły pozbyć się obszarów działalności, które tworzyły dla nich niewielką wartość, angażując jednocześnie czas i środki. Należy bowiem pamiętać, że choć Internet był podstawowym środkiem komunikacji pomiędzy klientem a podwykonawcą, cały proces tonął w papierach. Dokumenty były kserowane, skanowane, przesyłane emailami oraz fizycznie transportowane tam i z powrotem (czasami kilkakrotnie) do czasu, aż znajdowały bezpieczny dom na zakurzonych półkach archiwum.
We współpracy pomiędzy stronami dużo większe znaczenie miał element ludzki, tzn. głównie pracownicy podwykonawcy. Miało to swoje dobre i złe strony. Pozytywy sprowadzały się do tego, że kwestie problematyczne zawsze dało się wyjaśnić z żywą osobą, e-mailowo lub telefonicznie. Do negatywów zaliczyć można fakt, że żywa osoba jest drogim w utrzymaniu zasobem, którego zdolność do koncentracji i przetwarzania danych ma granice. Ponadto ów cenny zasób zwykł około godziny 17.00 opuszczać biuro, a czasami wyjeżdżał na urlopy. W takich sytuacjach zdarzało się, że twój ulubiony opiekun klienta, posiadający dogłębną wiedzę o twojej firmie, był zastępowany przez osobę, która ledwie kojarzyła, kim jesteś. Można oczywiście stwierdzić, że już wówczas zewnętrzne usługi kadrowo-płacowe były realizowane przy użyciu narzędzi i systemów informatycznych. Niemniej wciąż był to proces analogowy, z nadmiernie rozbudowaną papierologią i kluczową rolą zespołu ludzkiego. Tę sytuację należało zmienić. Wehikułem zmiany stały się rozbudowane systemy informatyczne do wspomagania procesów kadrowych i płacowych w firmie. Kluczowymi kwestiami okazały się automatyzacja oraz optymalizacja procesów (osiągnięte dzięki pracy i pomysłowości programistów). Innowacyjne systemy HRMS otworzyły zupełnie nowe możliwości zarówno dla klientów jak i obsługujących ich podwykonawców usług kadrowo-płacowych.
WYBRANE zalety systemu HR: ograniczenie ilości dokumentów papierowych natychmiastowy dostęp do usług HR świadczonych przez firmy zewnętrzne 24 godziny na dobę/7 dni w tygodniu możliwość wykonywania wieloaspektowych analiz danych pracowników możliwość przetwarzania danych w dowolnej formie (mnóstwo typów raportów i podsumowań do wyboru, również w formie graficznej) Wdrożenie systemów HRMS rozpoczęło rewolucję w branży. Stosy papierów zostały wymiecione wielką miotłą, a procesy, które do niedawno uważano za absurdalnie skomplikowane, stały się proste. W istocie na tyle proste, że ich obsługę można było oddać w ręce osób, których te procesy bezpośrednio dotyczą, czyli szeregowych pracowników oraz ich bezpośrednich przełożonych. Narzędziem, które to umożliwia, są portale samoobsługowe. łatwe generowanie wniosków, dokumentów, planów i harmonogramów.
Portale samoobsługowe a outsourcing usług HR Portale samoobsługowe to interfejsy pomiędzy pracownikami a systemami HRMS wdrożonymi w przedsiębiorstwach lub oferowanymi przez zewnętrznych dostawców usług kadrowopłacowych. Firmy zewnętrzne wychodzą z założenia, że nikt nie wie więcej o potrzebach kadrowych pracowników niż oni sami. Wystarczy dostarczyć im przyjazną aplikację, dzięki której mogą wyklikać potrzebne im dokumenty, złożyć wnioski lub sprawdzić status swoich sald urlopowych. Z kolei ich przełożeni uzyskali dostęp do kompletu danych o podwładnych (począwszy od informacji o ich nieobecności w pracy, a skończywszy na kończących się umowach o zatrudnieniu). Wdrożenie systemów HRMS rozpoczęło rewolucję w branży. Stosy papierów zostały wymiecione wielką miotłą, a procesy, które do niedawno uważano za absurdalnie skomplikowane, stały się proste. W istocie na tyle proste, że ich obsługę można było oddać w ręce osób, których te procesy bezpośrednio dotyczą, czyli szeregowych pracowników oraz ich bezpośrednich przełożonych. Narzędziem, które to umożliwia, są portale samoobsługowe. Od strony technicznej portale samoobsługowe to rozwiązanie proste, tanie i łatwe do wdrożenia. Potrzebne jest jedynie stanowisko komputerowe z dostępem do Internetu i zainstalowaną przeglądarką. Z ich obsługą poradzi sobie nawet osoba o podstawowych umiejętnościach informatycznych, czyli w obecnych czasach praktycznie każdy.
Portal samoobsługowy systemu KARO HRMS To zaawansowane, choć proste w obsłudze, narzędzie stanowi część aplikacji KARO HRMS opracowanej przez spółkę DMZ CHEMAK. Jest to doskonały przykład przyjaznego rozwiązania informatycznego, projektowanego z myślą o potrzebach klientów. Kolejną ideą przyświecającą twórcom portalu było umożliwienie użytkownikom docelowym (pracownikom i ich przełożonym) samodzielną realizację jak największej ilości monotonnych, prostych zadań. To właśnie tego typu zadania niepotrzebnie angażują czas i uwagę kadrowców (mówi się, że zajmują im nawet 80% czasu, pozostawiając zaledwie 20% czasu na kreatywne działania służące rozwojowi firmy). 80% czasu pracowników kadr i płac to: administrowanie dokumentami, zbieranie informacji, przekazywanie informacji 80% 20% Tylko 20% czasu to rozwiązywanie problemów. GŁÓWNE korzyści Portalu samoobsługowego to: zapewnienie personelowi dostępu do portali Pracownika i Menagera (z określonymi uprawnieniami), co oznacza zdjęcie ogromnej liczby obowiązków z barków pracowników HR; dostęp do narzędzi umożliwiających skuteczne planowanie i rozliczanie czasu pracy niezależnie od wybranego modelu czy okresu rozliczeniowego; możliwość przypisywania wybranych aspektów obsługi kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej lub własnemu działowi kadr w celu zapewnienia harmonijnej współpracy; możliwość korzystania z wielu modułów wspierających zarządzanie zasobami ludzkimi (przydatnych narzędzi pomagającym kadrowcom w codziennej pracy).
Portal samoobsługowy systemu KARO HRMS składa się z pięciu głównych komponentów:
Portal Pracownika Mogą z niego korzystać wszyscy pracownicy firmy, zgodnie z przyznanymi im uprawnieniami. Funkcjonalności: Dostęp do własnych danych osobowych Dostęp do historii zmian angażu, odcinków płacowych, RMUA Dostęp do aktualnych informacji o saldach urlopowych i zestawień absencji
Portal Managera Oferuje łatwy dostęp do niezbędnych danych umożliwiających podejmowanie decyzji kadrowych bez angażowania działu HR. Funkcjonalności: Informacja o absencjach Informacje o saldach urlopów i planowanych nieobecnościach pracowników Dostęp do danych osobowych i finansowych Informacja o kończących się badaniach i szkoleniach BHP Informacja o kończących się umowach z możliwością wnioskowania o ich przedłużenie
Elektroniczne wnioski Umożliwia pracownikom samodzielna składanie najbardziej typowych wniosków. Funkcjonalności: Wniosek o absencję (różne rodzaje) Plan urlopowy do zatwierdzenia Zgłoszenie członka rodziny do ZUS Zmiana dowodu osobistego Zmiana miejsca zamieszkania Wniosek o zasiłek opiekuńczy Oświadczenie art. 188 Wniosek o wydanie zaświadczenia o dochodach Wniosek o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu
Elektroniczne archiwum Baza dokumentów archiwalnych zoptymalizowana pod kątem łatwego i szybkiego wyszukiwania. Funkcjonalności: Bezpośredni i przejrzysty dostęp do danych archiwalnych Łatwość przeszukiwania według różnych kryteriów Możliwość skanowania dokumentów oraz przypisywania ich kontekstowo do pracownika
Zarządzanie czasem pracy Zestaw podręcznych narzędzi pomagających w administrowaniu czasem pracy personelu. Funkcjonalności: Ewidencja i rozliczanie czasu pracy Wsparcie planowania harmonogramów Automatyzacja rozliczenia dodatków
Portale samoobsługowe prognoza na przyszłość Naszym zdaniem portale samoobsługowe to właściwy kierunek rozwoju systemów HRMS. Oczekujemy, że z roku na rok w przedsiębiorstwach będzie pojawiać się ich coraz więcej. Jest to rozwiązanie sensowne i wydajne kosztowo. Sensowne, ponieważ to pracownicy firm wiedzą, jakich informacji aktualnie potrzebują i jakie dokumenty powinni dostarczyć, żeby realizować życiowe plany bez narażania pracodawcy na kłopoty. Wydajne kosztowo, ponieważ to właśnie drobne zadania, które z powodzeniem mogą być realizowane przy pomocy portali samoobsługowych, są bolączką działów kadr. Zmuszanie kompetentnych i kreatywnych ludzi, którzy w nich pracują, do wystawiania świstków i udzielania odpowiedzi na powtarzające się zapytania ze strony pracowników to marnotrawstwo cennego zasobu. Dlaczego nie dać im więcej czasu, który mogliby poświęcić na aktywne kształtowanie polityki zatrudnienia w firmie czy wymyślanie skuteczniejszych sposobów zarządzania kadrami? www.dmz.pl